Tema Sistemul informaţional

1. Definiţia, rolul, conţinutul şi funcţiile informaţiei

2. Circuite şi fluxuri informaţionale
3. Cerinţe faţă de informaţie
4. Mijloace de tratare a informaţiei
5. Consideraţii generale privind raţionalizarea sistemuluiinformaţional

1. Definiţia, rolul, conţinutul şi funcţiile informaţiei

Latura dinamică a procesului de management o reprezintă informaţiile existente cantitativ şi

calitativ, asamblate logic în sistemul informaţional. Pe baza unui flux continuu de informaţii în sens
ascendent şi descendent se poate urmări şi regla întreaga activitate economică.
Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, circuitelor şi
fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie
la stabilirea şi realizarea obiectivelor unităţii.
Sistemul informaţional asigură cunoaşterea permanentă a proceselor economice şi are un impact
din ce în ce mai mare asupra desfăşurării şi eficienţei activităţii unităţilor economice. Prin
intermediul său se asigură informaţiile necesare fundamentării deciziilor, se furnizează datele
necesare cunoaşterii gradului de realizare a obiectivelor la anumite perioade prestabilite etc.
Între sistemul informaţional şi sistemul informatic există deosebiri, deşi ca utilitate pentru
activitatea de management au acelaşi rol. Sistemul informatic are obiective similare şi îndeplineşte
aceleaşi funcţii, dar pentru desfăşurarea proceselor informaţionale utilizează procedeele oferite de
ştiinţa managementului, teoria sistemelor, cibernetica economică, cercetarea operaţională etc., redate
prin mijloace automatizate.
Sistemul informatic este considerat o grupare de echipamente de calcul, proceduri reunite,
organizate pentru a prelucra date, în vederea realizării anumitor performanţe măsurabile prin criterii
stabilite.
Din cele de mai sus rezultă că, simpla înlocuire a mijloacelor clasice de calcul, sau când numai o
parte din informaţii sunt prelucrate pe această cale, nu conduce spre un sistem informatic, ci
dispunem de un system informaţional cu mijloace de prelucrare automată a datelor.

1
 Sistemul informaţional are următoarele componente: data, informaţia, suportul purtător de
informaţii, circuitul şi fluxul informaţional, procedura informaţională şi mijloacele de tratare a
informaţiilor.
Data poate fi definită prin: noţiune, fapt, eveniment, proces, obiect sau acţiune din interiorul său
din afara sistemului, reprezentată sub o formă convenţională adecvată comunicării, interpretării sau
prelucrării ei. În procesul informaţional data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a proceselor,
resurselor etc. putând fi utilizată în activitatea de management ca atare (informaţie) sau supusă unor
procese de prelucrare pentru creşterea gradului ei de semnificaţie şi utilitate 2. Sistemul
informaţional are rolul de a culege date despre subsistemul operaţional, de a le prelucra şi transmite
sub formă de informaţii subsistemului funcţional care le foloseşte în procesul de cunoaştere şi de
reglarea activităţii economice din unitate.
Informaţia reprezintă componenta principală a sistemului informaţional fiind definită ca o
înştiinţare, comunicare, mesaj în legătură cu starea sau condiţiile unor procese şi fenomene
economice, ştiinţifice, sociale, tehnice, culturale, etc.,care constituie o noutate şi prezintă un interes
pentru primitor, sporind astfel gradul de cunoaştere al acestuia privind rezultatele obţinute.
Informaţia mai poate fi definită ca un mesaj cu character de noutate despre evenimentele care au
avut loc, au loc, sau care vor avea loc atât în interiorul sistemului, cât şi în exteriorul acestuia şi
prezintă interes pentru receptor.
Pentru a-şi transmite ideile şi a le înţelege pe cele care i se transmit, managerul recurge la
simboluri pe care le cunoaşte, la care se adaugă diverse coduri, grafice, impulsuri electronice etc.
Informaţiile trebuie să reprezinte o bază reală pentru elaborarea deciziilor adoptate în unitatea
economică.
Suportul purtător de informaţie constituie mijlocul material pe care sunt înscrise informaţii şi
care serveşte vehiculării şi stocării acestora. Gama purtătorilor de informaţii se împarte în două
categorii: purtători clasici (documentele primare, documentele evidenţelor tehnico-operative etc.) şi
purtători moderni (bandă magnetică, discuri magnetice) etc.
Folosirea unuia sau altuia din purtătorii de informaţii depinde de gradul de dotare a unităţi
economice cu mijloace de tratare a informaţiilor şi de cunoştinţele personalului care lucrează cu
acestea.

2. Circuite şi fluxuri informaţionale

2
 Utilizarea informaţiilor în procesele decizionale şi de execuţie din cadrul organizaţiei implică
ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaţii, adică este necesar un circuit informaţional.
Circuitul informaţional reprezintă itinerarul parcurs de informaţii de la locul de culegere lor până
la locul de utilizare sau stocare a acestora. Itinerarul presupune parcurgerea tuturor operaţiilor din
momentul apariţiei datelor până în momentul ivirii unei acţiuni sau distrugerea informaţiei.
Lungimea circuitului informaţional este determinată de o serie de factori, printre care mai importanţi
sunt: scopul informaţiei vehiculate, poziţia în structura organizatorică a centrilor emiţători şi
receptori, viteza de prelucrare a datelor, capacitatea canalelor de comunicaţii etc. Cu cât lungimea
canalelor de circulaţie a informaţiilor este mai mică cu atât fluxul informaţional va fi mai operativ.
În activitatea de perfecţionare a sistemului informaţional al unei unităţi economice, raţionalizarea
circuitului informaţional ocupă un loc prioritar.
Caracteristic organizaţiei moderne este marea varietate de circuite şi fluxuri informaţionale, aşa cum
rezultă şi din clasificarea lor în funcţie de principalele criterii considerate de specialişti, prezentate în
tabelul nr. 1.

3
4
 Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor transmise într-un interval de timp
determinat, de la sursa de informare la receptor, printr-un sistem de canale informaţionale. Un sistem
informaţional cuprinde mai multe fluxuri informaţionale, precum şi o mulţime de conexiuni ce se
stabilesc între diferitele componente ale acestora. La nivelul unităţii economice fluxurile
informaţionale sunt grupate în raport de funcţiunile acesteia.

5
 3. Cerinţe faţă de informaţie

În desfăşurarea procesului decizional şi adoptarea unor decizii eficiente, informaţiile economice

joacă un rol hotărâtor. Pentru aceasta ele trebuie să îndeplinească anumite cerinţe, printre care mai
importante sunt: acurateţea, oportunitatea, cantitatea, conţinutul adecvat, frecvenţa, vârsta
informaţiei etc.
Acurateţea, determină valoarea informaţiei şi se referă la reflectarea exactă a realităţii, atât
cantitativ cât şi calitativ. Ea redă gradul de corespondenţă dintre mărimea cantitativă a fenomenului
sau procesului economic reprezentată în informaţie şi cea reală existentă în sistemul economic.
Oportunitatea, reprezintă calitatea informaţiei de a fi disponibilă la momentul la care este
solicitată de decident. Aceasta presupune instituirea unor măsuri menite să asigure scurtarea ciclului:
producere - prelucrare - transmitere - recepţionare - utilizare a informaţiilor cu scopul reducerii la
minimum a procesului de “perimare” sau “îmbătrânire” a acestora. Oportunitatea are în vedere
legătura ce există între natura fenomenului sau procesului economic reflectat prin informaţie şi
realitatea dimensiunii acestuia.
Cantitatea de informaţii, care intră într-un sistem, în unitatea de timp, trebuie să satisfacă
nevoile pentru care acestea au fost solicitate, fără a produce fenomenul de suprainformare,
subinformare.
Fenomenul de suprainformare se manifestă cu precădere la managerii care nu au o viziune
clară asupra factorilor ce influenţează negativ sistemul şi a direcţiilor de acţiune pentru înlăturarea
lor. Prin suprainformare se iroseşte timp suplimentar pentru culegerea, prelucrarea şi transmiterea
acelor informaţii de care managerul nu are nevoie, sporind în mod nejustificat cheltuielile cu
activitatea de conducere.
Subinformarea, aduce prejudicii mari procesului decizional pentru că se adoptă decizii fără o
fundamentare ştiinţifică corespunzătoare, iar consecinţele reale se vor abate mult de la cele pe care
le-a evaluat iniţial decidentul.
Conţinutul adecvat are în vedere asigurarea unei corespondenţe depline între conţinutul
informaţiilor şi natura problemelor decizionale ce urmează a fi rezolvate.

6
 Frecvenţa informaţiilor, reprezintă ritmul impus de necesitatea informării continue a centrilor
decizionali şi necesitatea adoptării deciziilor. Pentru a-şi putea îndeplini rolul lor, informaţiile
trebuie colectate, prelucrate, stocate şi transmise, momente care sunt cunoscute sub denumirea
de circulaţie a informaţiilor şi sunt concepute ca un “sistem” formând un ansamblu unitar.
În procesul de management informaţia trebuie să fie continuă, rapidă şi să asigure realizarea
conexiunii inverse. Aceasta înseamnă că în cadrul informaţiilor furnizate managerilor se găsesc şi
cele reieşite din deciziile anterioare, completate cu un conţinut asemănător. O circulaţie raţională a
informaţiilor presupune realizarea acesteia cu cheltuieli reduse, lucru care se poate înfăptui prin
evitarea paralelismelor sau transmiterea repetată pe acelaşi canal a acestora.
Vârsta informaţiei, reprezintă intervalul de timp scurs între momentul înregistrării informaţiei şi
cel al utilizării ei în procesul decizional. În etapa actuală asistăm la o perimare rapidă a informaţiilor
mai ales a celor cu caracter ştiinţific, determinată de progresele care se înregistrează în domeniul
respectiv.
În practica managerială din unităţile economice reducerea cât mai mult posibil a timpului dintre
momentul înregistrării şi utilizării informaţiilor reduce sfera incertitudinii şi consecinţele reale ale
deciziilor se vor apropia de cele evoluate de decident.

4. Mijloace de tratare a informaţiei

Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate pentru culegerea, înregistrarea,

transmiterea, prelucrarea, interpretarea şi stocarea datelor şi informaţiilor reprezintă
mijloacele de tratare a informaţiilor, (de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe
(computer)
Pentru sistemul informaţional mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a
informaţiilor reprezintă suportul său tehnic.
Numărul, structura şi performanţele tehnice şi funcţionale ale mijloacelor de tratare a
informaţiilor condiţionează într-o măsură apreciabilă performanţele sistemului informaţional şi
implicit performanţele organizaţiei.
Caracteristic organizaţiilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a
informaţiilor, care, în funcţie de performanţele tehnice şi de gradul de intervenţie a omului, se
împart, aşa cum rezultă din tabelul nr. 2, în trei categorii.

7
8
 Referitor la categoriile de mijloace de tratare a informaţiei prezentate în tabel,
precizăm că, cele mecanizate sunt pe cale de dispariţie. Progresele formidabile
înregistrate de mijloacele automatizate, în condiţiile diminuării substanţiale a costurilor, au
făcut caduce mijloacele mecanizate.
Pe planul managementului organizaţiei, utilizarea calculatorului electronic implică
integrarea sa organică în sistemul managerial, ţinând cont de necesităţile specifice
fiecărei .O altă preocupare majoră a managementului în utilizarea computerului este
păstrarea secretului de serviciu şi apărarea patrimoniului economico-financiar al firmei.
Din ce în ce mai actuală este şi problema protejării mijloacelor automatizate de calcul
de viruşi informatici.
Pentru managerii de organizaţii, una din problemele cele mai dificile în plan
informaţional este asigurarea în permanenţă de mijloace de tratare a informaţiei cu
parametri tehnici şi economici la nivelul ultimelor produse ale tehnicii electronice de
calcul. Ritmul de înnoire în acest domeniu este deosebit de alert, apariţia de noi produse
producându-se uneori la intervale de câteva luni, ridicând serioase probleme de
cunoaştere, decizie şi costuri pentru managerii de organizaţii.
Într-o măsură crescândă, capacitatea managerilor de a asigura accesul la cele mai
recente şi perferomante produse de hard şi soft, condiţionează capacitatea competitivă a
organizaţiei.

9
 5. Consideraţii generale privind raţionalizarea sistemului informaţional

Perfecţionarea sistemului informaţional vizează în principal, următoarele direcţii de acţiune:

1. Asigurarea unei proporţii raţionale între necesarul şi scopul folosirii informaţiilor, care se
realizează prin implicarea periodică a purtătorilor de informaţii şi eliminarea celor inutili,
perfecţionarea metodelor de prelucrare şi raţionalizare a documentelor în unitate.
2. Eliminarea distorsiunii (denaturarea informaţiilor) care apar mai frecvent atunci când persoana
care culege şi transmite informaţiile nu are o imagine clară despre fenomenul economic urmărit.
3. Eliminarea filtrajului informaţiilor, care constă într-o triere a celor negative sau pozitive cu
scopul de a-l influenţa într-un anumit sens pe cel care le recepţionează şi analizează. Acest fenomen
poate fi înlăturat prin efectuarea unui control sistematic de către receptor la emiţător.
4. Ierarhizarea informaţiilor în raport cu natura deciziilor adoptate pe nivele ierarhice. Prin aceasta
se elimină circulaţia unei informaţii pe multe canale, înlăturând în acest mod fenomenul de
suprainformare a managerilor etc.
Calitatea informaţiilor utilizate în procesul decizional depinde în cea mai mare măsură de
perfecţionarea continuă a programelor şi a metodelor de prelucrare a informaţiilor.

10