I.

ASPECTE TEORETICE PRIVIND INVENTARIEREA

Din punct de vedere al contabilitii inventarierea reprezint ansamblul prin care se constat la un moment dat existena elementelor de activ i de pasiv ,cu exprimare n etalon cantitativ-valoric sau numai valoric. Obiectivul inventarieri l constituie : Elementele patrimoniale proprii Bunurile i valorile deinute cu orice titlu,apartinnd altor persoane fizice sau juridice Bunurile aflate la teri . Scopul principal al inventarierii l reprezint determinarea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv care aparin entitii ct i cele care aparin altor persoane fizice i juridice dar se folosesc n cadrul unitii .Prin inventariere se constat mrimea fizic a elementelor patrimoniale ct i evaluarea la nivelul valorii actuale.1 Momente n care se efectueaz inventarierea : Inventarierea se efectueaz ,n mod obligatoriu ,n urmatoarele momente: a) La nceputul activitii unei unitii pentru stabilirea i evaluarea aportului n natur. b) Cel puin odat pe an,pe parcursul funcionrii unitii(la sfritul exerciiului financiar) sau de cte ori exist suspiciunea n legtur cu integritatea patrimoniului. c) n cazul fuziunii,divizrii sau ncetrii activitii unei unitii d) n cazul calamitiilor naturale sau al unor cazuri de for major e) n cazul predrii primirii gestiuni f) Ori de cate ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite,dect prin inventariere.2

1.1FUNCIILE INVENTARIERII Inventarierea ndeplinete urmtoarele funcii:

1.Funcia de control a concordanei dintre informaiile furnizate de contabilitate si realitate.n cadrul activitilor de recepie,depozitare,gestionare i de organizare a contabilitii elemenetelor patrimoniale exist situaii destul de frecvente n care apar diferene ntre soldurile scriptice i realitatea din teren.Prin compararea situaiei faptice stabilit prin inventariere,cu situaia scriptic din contabilitate se stabilesc plusurile si minusurile de inventar i se iau msuri n vederea punerii de acord a soldurilor scriptice cu realitatea,n vederea delimitrii rspunderilor i a ntririi ordinei n gestionarea patrimoniului. 2.Funcia de stabilire a situaiei nete i a rezultatului exerciiului.Inventarierea este punctul de pornire i de inchidere al oricrui exerciiu financiar .Pe baza inventarierii se deschid conturile i tot pe baza inventarierii se nchid i se definitivez bilanul contabil. Situaia net=Active inventariate Datorii inventariate
1. Page 1

Dac se face abstracie de modificarea aportului proprietarului la capitalul social,atunci rezultatul net se determin n funcie de variaia situaiei nete astfel:
Rezultatul net= Situaia net de la sfritul exerciiului Situaia net de la nceputul exerciiului

3.Funcia de calcul i eviden a stocurilor,consumurilor i vnzrile.Unitiile mici i mijlocii pot folosi pentru evidena stocurilor metoda inventarului intermitent.n aceast variant de lucru se nregistreaz n conturile de stocuri numai stocurile iniiale i finale ale elementelor patrimoniale respective,iar intrrile din cursul lunii se nregistreaz n conturile de cheltuieli corespunztoare.n aceste condiii,inventarierea de la sfritul fiecrei lunii sta la baza determinrii ieirilor din depozite astfel:3 Ieiri din depozite =Stocuri iniiale+Intrri din cursul lunii-Stocuri finale

1.2 CLASIFICAREA INVENTARIERII

Inventarierea ca procedeu al metodei contabilitii se clasific dup urmtoarele criterii: a)Dupa intervalul de timp la care se efectueaz se deosebesc : Inventarierea periodic se efectueaz periodic(lun,trimestru) conform unei planificri proprii ntocmite de ctre fiecare unitate patrimonial .Frecvena acestor inventarieri se stabilete n funcie de particularitiile fiecrei gestiuni i de ritmul micrii patrimoniale. Inventarierile anuale sunt obligatoriu de efectuat nainte de nchiderea conturilor i ntocmirea bilanului. b)Dup gradul de curpindere a elemenetelor patrimoniale se deosebesc: Inventarierile generale cuprind toate elemenetele patrimoniale aflate in patrimoniul unei unitii .Inventarierea general se efectueaz cel puin o data pe an,este obligatorie i se desfoar n situaii prevzute de normele legislative. Inventarierea partial cuprinde numai unele elemente patrimoniale(materiale,mrfuri, produse)sau numai unele gestiuni din unitatea respectiv . c)Dup modul n care se efectueaz sunt: Inventarieri totale se extind asupra tuturor sortimentelor care formeaz un element patrimonial(sortimente de materiale,sortimente de produse)sau asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune,indiferent de natura lor(mijloace fixe,obiecte de inventar,mrfuri) Inventarieri prin sondaj cuprind numai unele sortimente sau numai unele bunuri dintr-o gestiune..Dac se constat nereguli, de cele mai multe ori inventarierile prin sondaj se transform n inventarieri totale. d)n funcie de condiiile n care se desfoar inventarierile sunt: Inventarieri ordinare au,de regul un caracter normal ,planificat . Inventarieri extraordinare sunt impuse de anumite situaii de excepie cum ar fi :
1. Page 2

n cazul predrii primirii gestiunii La cererea organelor de control Cu ocazia modificrilor preurilor n urma calamitilor i a altor cazuri de for major Cnd exist indicii de plusuri sau minusuri n gestiune4

1.3 ETAPELE INVENTARIERII

Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere revine administratorului ,coordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii patrimoniului.Administratorul numete prin decizie scris comisiile de inventariere,care trebuie s fie formate din cel puin dou persoane cu pregtire corespunztoare tehnic i economic . Din comisiile de inventariere nu pot face parte :gestionarii depozitelor supuse inventarieri si contabilii care in evidena gestiunii respective,cu excepia unitilor mici gestionarul are insa obligaia s asiste la desfurarea inventarierii.Inventarierea este o lucrare complex care se deruleaz n mai multe etape:

PREGTIREA INVENTARIERII INVENTARIEREA PROPRIU-ZIS STABILIREA I NREGISTRAREA DIFERENELOR CONSTATATE 5

CONTABILITATE

1.3.1 Pregtirea inventarieri

Pregtirea inventaririi este o etap premergtoare inventarierii propriu-zise.n cadrul acestei etape se iau o serie de msuri organizatorice i se executa unele lucrri contabile. Printre lucrrile de natur organizatoric se pot meniona: Se constituie o comisie central de inventariere i mai multe subcomisii n funcie de numrul de gestiunii ce urmeaz a fi inventariate . Se sigileaz cile de acces n gestiuni,cu excepia locului n care ncepe inventarierea. Se cere gestionarului o declaraie scris din care s rezulte dac are cunotine de plusuri sau minusuri n gestiune. Se sisteaz operaiunile de intrare-ieire a bunurilor din gestiune . Se grupeaz bunurile ce urmeaz a se inventaria pe sortimente si categorii de preuri. Se verific dac aparatele de msur sunt n bun stare de funcionare . Lucrrile pregtitoare ale inventarierii de natur contabil cuprind: Asigur nregistrarea tuturor operaiunilor n contabilitate sintetic i analitic i n evidene operative conduse n cadrul gestiunilor(fie de magazie,rapoarte de gestiune) Verific exactitatea nregistrrilor prin confruntarea informaiilor din contabilitate cu cele din evidena operativ i ntocmirea balanelor de verificare sintetice i analitice.
1. Page 3

1.3.2 Inventarirea propriu zis

Const n descrierea i evaluarea elementelor patrimoniale i se face la locurile de depozitare a bunurilor respective.Listele de inventariere se ntocmesc anual pe locuri de depozitare ,pe categorii de bunuri i de anual responsabile de integritatea lor. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare,cntrire,msurare sau calcul tehnice. Se realizeaz prin constatarea faptic a elementelor de activ i pasiv i nscrierea lor n documentul list de inventar.Constatarea faptic se face prin numrare, cntrire, sonaj, calcul matematic pentru bunuri depozitate vrac(crbune,ciment,cherestea) Elemenetele patrimoniale de active i de pasiv a cror existen nu poate fi constatat prin inventarieri fizice se verific pe baza datelor din contabilitate. Cantitile constatate faptic se nscriu n liste de inventar,separate pentru fiecare gestiune,fiecare loc de depozitare ,fiecare sortiment de bunuri n liste separate se nscriu urmatoarele categorii:bunurile primite de la alte societii i bunurile mprumutate altor societii. Evaluarea elementelor de active i pasiv se face la valoarea actual a fiecrui element numit valoarea de inventar. Valoarea de inventar sau anual reprezint valoarea bunului n funcie de utilitatea , starea bunului i preul pieei. Valoarea care se nscrie n listele de inventariere rezult din compararea valorii de inventar cu valoarea nregistrat n contabilitate din care se alege valoarea cea mai mic : a)valoare de inventar > valoarea contabil valoarea nscris n listele de inventariere este valoarea contabil b)valoarea de inventar< valoarea contabil valoarea nscris n listele de inventariere este valoarea de inventar Evaluarea creanelor i datoriilor ,exprimate n lei se face la valoarea lor probabil de ncasat sau de plat pentru cele exprimate n valut se face la cursul de schimb comunicat de BNR valabil pentru data incheieri exerciiului financiar . Toate elemenete de activ i de pasiv se nscriu pe msura inventarieri lor n listele de inventariere i situaii analitice anexe. Rezultatele inventarierii se consemneaz ntr-un process verbal de inventariere,care cuprinde: Perioada i gestiunile inventariate Persoanele care au participat la inventariere Plusurile i minusurile constatate Bunurile depreciate Creanele i datoriile incerte sau n litigiu Concluziile i propunerile comisiei privind cauzele diferenelor de la inventar i persoanele vinovate Propuneri privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar i de casare a mijloacelor fixe. n termen de 3 zile de la data ncheierii inventarierii,propunerile din procesul verbal de inventariere vor fi prezente administratorului pentru luarea unor msuri n vederea soluionrii situaiilor aprute.Administratorul cu avizul compartimentului financiar-contabil i a compartimentului juridic,va decide n termen de 5 zile asupra soluionrii propunerile fcute de comisie.
1. Page 4

Listele de inventariere se semneaz de ctre membrii comisiei i gestionarii,iar pe ultima fil gestionarul face meniunea care confirm c bunurile au fost verificate n prezena sa,c fa de comisie nu are nici o obiecie i bunurile cuprinse n lise se afl n custodie. Listele de inventariere ,mpreun cu o copie dup procesul verbal de inventariere,vor fi trimise compartimentului financiar-contabil i rezultatele inventarierii vor fi nregistrate n evidena operativ i n evidena contabil. Toate rezultatele finale ale inventarierii se trec n Registrul inventar ,completat anual ntr-un singur exemplar.6

1.3.3 Stabilirea i nregistrarea n contabilitate a diferenelor constatate

Pentru a stabili inventarierea trebuie parcurse urmtoarele etape: Confruntarea situaiei faptice cu cea scriptic Stabilirea lipsurilor imputabile Compensarea lipsurilor cu plusurile constatate Aplicarea sczamintele legale

Confruntarea fapticului cu scripticul Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena operativ i contabilitate. Ca i regul general,n urma inventarierii pot rezulta egalitii,plusuri sau minusuri de inventar: FAPTIC = SCRIPTIC nu sunt diferene de inventar FAPTIC > SCRIPTIC PLUS de inventar FAPTIC < SCRIPTIC MINUS de inventar Stabilirea lipsurilor imputabile Dac se constat anumite lipsuri care se pot imputa ,administratorii trebuie s ia msura imputrii acestora la o valoare de nlocuire.Preul de nlocuire este costul de achiziie al bunului respectiv la data constatrii pagubei.Documentul prin care se imputa persoanelor vinovate lipsurile din gestiune este decizia de imputare. Compensarea lipsurilor cu plusurile constatate Dac lipsurile nu sunt urmarea svririi unei infraciuni,la stabilirea valorii debitului se are n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate,dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii: S existe riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material,din cauza asemnrii aspectului exterior

1.

Page 5

 Diferenele constatate n plus sau n minus s priveasc aceeai perioad de gestiune i aceeai gestiune Lipsurile constatate la inventariere s nu provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor resective datorit vinoviei persoanelor care rspund de gestionarea lor. Aplicarea sczmintelor legale Se aplic doar la bunurile materiale la care sunt acceptate sczminte.n cazul compensrii minusuilor cu plusurile stabilite la inventariere ,sczmintele se calculeaz numai n situaia n care cantitile lips sunt mai mari dect cele constatate n plus. Normele de sczminte nu se aplic anticipat,ci numai dup constatarea existenei efective a lipsurilor i numai n limita acestora.7

1.

Page 6

1.4 DOCUMENTE UTILIZATE PENTRU EFECTUAREA INVENTARIERII Deciziile de inventariere Declaraiile de inventariere Listele de inventariere Registrul inventar Procesele verbale Documentele privind sczmintele legale Deciziile de recuperare a pagubelor constatate Notele contabile Deciziile de inventariere reprezint documentele ce declaneaz operaiunile de inventariere a patrimoniului indiferent de cauzele ce au determinat efectuarea inventarierii. Declaraiile de inventariere sunt documentele ce se ntocmesc de ctre gestionarii n prezena membrilor comisiilor de inventariere sau a organelor de control,fiind semnate de toi. Listele de inventariere sunt documentele folosite pentru urmtoarele destinaii : pentru inventarierea bunurilor i valorilor inventariate,pentru stabilirea plusurilor si minusurilor constatate,pentru ntocmirea Registrului-Inventar,pentru stabilirea provizioanelor i a ajustrilor de valoare. Registrul inventar reprezint o recapitulaie a elementelor inventariate grupate n funcie de natura lor conform postului din bilanul contabil. Elementele registrului inventar: Recapitulaia elementelor de inventar Valoarea contabil(de nregistrare) Valoarea de inventar(actual) Difereenele din reevaluare i cauzele diferenelor din depreciere. Procesele verbale privind inventarierea numerarului din casierii sunt documentele prin care se atest efectuarea inoportun a valorilor din casierii.8

1.

Page 7

1.

Page 8