Tema 11.

Sistemul informaional al ntreprinderii

11.1. Conceptul i componentele sistemului informaional al ntreprinderii
11.2. Informaia n managementul. Tipuri de informaii
11.3. Cerine i circulaia informaiei n unitatea economic
11.1. Conceptul i componentele sistemului informaional al ntreprinderii
Practica de management din unitile economice a evideniat legtura direct care exist intre
procesul managerial propriu-zis i sistemul informaional existent.
Latura dinamic a procesului de management o reprezint informaiile existente cantitativ i
calitativ, asamblate logic in sistemul informaional. Pe baza unui flux continuu de informaii in sens
ascendent i descendent se poate urmri i regla intreaga activitate economic din unitatea economic.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor
informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i
realizarea obiectivelor unitii.
Sistemul informaional asigur cunoaterea permanent a proceselor economice i are un impact din
ce in ce mai mare asupra desfurrii i eficienei activitii unitilor economice. Prin intermediul su se
asigur informaiile necesare fundamentrii deciziilor, se furnizeaz datele necesare cunoaterii gradului
de realizare a obiectivelor la anumite perioade prestabilite etc.
Intre sistemul informaional i sistemul informatic exist deosebiri, dei ca utilitate pentru
activitatea de management au acelai rol. Sistemul informatic are obiective similare i indeplinete
aceleai funcii, dar pentru desfurarea proceselor informaionale utilizeaz procedeele oferite de tiina
managementului, teoria sistemelor, cibernetica economic, cercetarea operaional etc. redate prin
mijloace automatizate.
Sistemul informatic este considerat o grupare de echipamente de calcul, proceduri reunite,
organizate pentru a prelucra date, in vederea realizrii anumitor performane msurabile prin criterii
stabilite. Din cele de mai sus rezult c, simpla inlocuire a mijloacelor clasice de calcul, sau cand numai o
parte din informaii sunt prelucrate pe aceast cale, nu conduce spre un sistem informatic, ci dispunem de
un sistem informaional cu mijloace de prelucrare automat a datelor.
Sistemul informaional are urmtoarele componente: data, informaia, suportul purttor de
informaii, circuitul i fluxul informaional, procedura informaional i mijloacele de tratare a
informaiilor.
Data poate fi definit prin: noiune, fapt, eveniment, proces, obiect sau aciune din interiorul su
din afara sistemului, reprezentat sub o form convenional adecvat comunicrii, interpretrii sau
prelucrrii ei. In procesul informaional data reprezint descrierea cifric sau letric a proceselor,
resurselor etc. putand fi utilizat in activitatea de management ca atare (informaie) sau supus unor
procese de prelucrare pentru creterea gradului ei de semnificaie i utilitate. Sistemul informaional are
rolul de a culege date despre subsistemul operaional, de a le prelucra i transmite sub form de informaii

subsistemului funcional care le folosete in procesul de cunoatere i de reglare a activitii economice

din unitate.
Informaia reprezint componenta principal a sistemului informaional fiind definit ca o
intiinare, comunicare, mesaj in legtur cu starea sau condiiile unor procese i fenomene economice,
tiinifice, sociale, tehnice, culturale etc., care constituie o noutate i prezint un interes pentru primitor,
sporind astfel gradul de cunoatere al acestuia privind rezultatele obinute. Informaia mai poate fi
definit ca un mesaj cu caracter de noutate despre evenimentele care au avut loc, au loc, sau care vor avea
loc atat in interiorul sistemului, cat i in exteriorul acestuia i prezint interes pentru receptor.
Pentru a-i transmite ideile i a le inelege pe cele care i se transmit, managerul recurge la simboluri
pe care le cunoate, la care se adaug diverse coduri, grafice, impulsuri electronice etc. Informaiile
trebuie s reprezinte o baz real pentru elaborarea deciziilor adoptate in unitatea economic.
Suportul purttor de informaie constituie mijlocul material pe care sunt inscrise informaii i
care servete vehiculrii i stocrii acestora. Gama purttorilor de informaii se imparte in dou categorii:
purttori clasici (documentele primare, documentele evidenelor tehnico-operative etc.) i purttori
moderni (band magnetic, discuri magnetice) etc. Folosirea unuia sau altuia din purttorii de informaii
depinde de gradul de dotare a unitii economice cu mijloace de tratare a informaiilor i de cunotinele
personalului care lucreaz cu acestea.
Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise intr-un interval de timp
determinat, de la sursa de informare la receptor, printr-un sistem de canale informaionale. Un sistem
informaional cuprinde mai multe fluxuri informaionale, precum i o mulime de conexiuni ce se
stabilesc intre diferitele componente ale acestora. La nivelul unitii economice fluxurile informaionale
sunt grupate in raport de funciunile acesteia.
Circuitul informaional reprezint itinerarul parcurs de informaii de la locul de culegere lor pan
la locul de utilizare sau stocare a acestora. Itinerarul presupune parcurgerea tuturor operaiilor din
momentul apariiei datelor pan in momentul ivirii unei aciuni sau distrugerea informaiei. Lungimea
circuitului informaional este determinat de o serie de factori, printre care mai importani sunt: scopul
informaiei vehiculate, poziia in structura organizatoric a centrilor emitori i receptori, viteza de
prelucrare a datelor, capacitatea canalelor de comunicaii etc. Cu cat lungimea canalelor de circulaie a
informaiilor este mai mic cu atat fluxul informaional va fi mai operativ. In activitatea de perfecionare a
sistemului informaional al unei uniti economice, raionalizarea circuitului informaional ocup un loc
prioritar.
Procedura informaional reprezint o secven de operatori cu un anumit grad de generalizare,
cu caracter de rutin, a crei executare asigur rezolvarea unei probleme date, folosind mijloace i metode
specifice. In programul unui calculator procedura reprezint o secven de instruciuni formand o entitate
logic fr a constitui, in mod necesar o unitate independent de program.
Procedurile sunt constituite dintr-un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitile de
culegere, integrare, transmitere, prelucrare i prezentare a informaiilor. Rolul procedurilor constau in
stabilirea suporilor de informaii utilizai, a mijloacelor folosite pentru culegerea, inregistrarea,

transmiterea, prelucrarea i forma de prezentare a informaiilor a succesiunii tratrii informaiilor, precum

i a operaiilor pe care acestea le suport, a metodelor i formulelor de calcul utilizate etc.
Nivelul calitativ al procedurilor este determinat de gradul de satisfacere a managerilor i a
executanilor cu informaiile necesare. Coninutul procedurilor informaionale trebuie sa asigure derularea
procesului decizional in condiii optime i s creeze pentru fiecare manager condiiile necesare exercitrii
funciilor managementului.
Mijloacele de tratare a informaiilor, componenta de baz a sistemului informaional, sunt
reprezentate de totalitatea echipamentelor prin care se efectueaz operaii asupra unei mulimi de date i
se obin informaiile necesare procesului de management din unitatea economic. Calitile funcionale
ale sistemului informaional managerial sunt condiionate de mijloacele de colectare, de prelucrare, de
transmitere i de prezentare a informaiilor.
Prelucrarea datelor presupune realizarea urmtoarelor aciuni: stabilirea scopurilor prelucrrii
datelor; sistematizarea faptelor colectate, depistarea coninutului faptelor i cauzelor care genereaz
deficiene; fundamentarea teoretic a concluziilor i generalizarea lor; analiza informaiilor obinute prin
prelucrarea datelor.
Dup efectuarea activitilor de culegere i prelucrare a datelor, informaiile obinute trebuie
transmise in cel mai scurt timp beneficiarilor pentru a fi utilizate in scopul in care s-a declanat aciunea.
Pentru asigurarea unui management performant in unitile economice funcionarea sistemului
informaional trebuie s respecte urmtoarele principii:
a) asigurarea unei cantiti minime de date iniiale, care reflect fidel fenomenele economice i care
prin procesare s poat genera un maximum de informaii derivate, prezentate intr-o form uor
accesibil, evitandu-se aglomerrile de date primare, astfel incat sasigure obinerea unui sistem complet
de parametrii sau indicatori ori derivai;
b) asigurarea unui flux de informaii precis, intr-un volum suficient pentru fiecare manager
indiferent de nivelul ierarhic la care se afl;
c) furnizarea informaiilor la momentul oportun, cu scopul asigurrii unui interval de timp suficient
intre momentul transmiterii i materializarea lor in aciunile iniiate;
d) secvenele de informare existente pe traseul fluxurilor informaionale trebuie s dea posibilitatea
manifestrii relaiilor de cooperare intre diferitele componente ale structurii organizatorice;
e) asigurarea valorificrii superioare a informaiilor, prin utilizarea lor in calcule de eficien
economic i de analiz economic etc.
11.2. Informaia n managementul. Tipuri de informaii
Informaia, prin mesajul pe care-l poart, poate declana reacii, care la randul lor, determin
aciuni. Cu cat se rspunde mai operativ la informaii sub raportul analizrii i iniierii de msuri, cu atat
se pot elimina mai uor factorii cu influen negativ asupra sistemului. Aceasta presupune existena unei
comunicri intre subsistemul operaional i cel funcional, la inceputul aciunii, pe parcurs i la incheierea
acestuia.

Dup stabilirea unei abateri se formeaz informaiile intermediare prin cele recurente, fiind de
prim utilitate pentru elaborarea deciziilor de corecie i iniierea de aciuni pentru stabilirea
funcionalitii sistemului la parametrii prestabilii.
Funcionarea optim a sistemului - unitatea economic presupune existena unor conexiuni
informaionale interne cat i externe determinate de circuitul informaiilor in sens ascendent i descendent
fa de sistemul global din care face parte.
Informaia economic este prezent oriunde este vorba de dirijarea unei aciuni, asigurand
cunoaterea fenomenelor i proceselor economice, reducand prin aceasta domeniul riscului i
incertitudinii.
Procesul de informare a managerilor are un caracter permanent, atat la elaborarea i implementarea
deciziilor, cat i pe parcursul realizrii acestora, prin urmrirea unor performane ce trebuie realizate la
termene intermediare, pentru fiecare element component al procesului de execuie.
Se analizeaz informaiile primite cu privire la realizarea obiectivelor pe diferite faze i se reia
procesul decizional, dac se impun decizii de corecie. Eficiena activitii de management este influenat
de calitatea informailor i de operativitatea culegerii, prelucrrii, transmiterii i transformrii lor in
supori ai deciziilor.
Informaiile care circul intr-o unitate pot fi sistematizate i grupate dup mai multe criterii. Scopul
sistematizrii lor const in ordonarea i uurarea muncii de culegere, prelucrare i punere la dispoziia
managerilor aflai pe diferite niveluri ierarhice, pentru utilizarea lor in procesul decizional.
Un prim criteriu de clasificare a informaiilor il constituie elementele sistemului de conducere.
Potrivit acestui criteriu, informaiile pot fi: de conducere, cum ar fi deciziile emise de manageri, i de
raportare, furnizate de subsistemul operaional, cu privire la realizarea sarcinilor in anumite etape
prestabilite.
Un al doilea criteriu de clasificare a informaiilor il reprezint caracteristicile lor funcionale, ele
putand fi: de stare, de intrare, de ieire, de cooperare i de execuie.
Informaiile de stare caracterizeaz cantitativ i calitativ potenialul tehnic de producie al unitii
i subdiviziunilor sale componente. In aceast grup de informaii sunt cuprinse cele referitoare la:
suprafeele de teren pe categorii de folosin i culturi; efectivele de animale de producie; stocurile de
materiale i produse; sumele existente in cont; nivelul principalilor indicatori economici etc.
Informaiile de intrare caracterizeaz cantitativ i calitativ intrrile, atat la nivel de sistem, cat i
subsistemele componente, se refer la: cantitile de factori de producie ce urmeaz a fi cumprate i
repartizate fermelor i sectoarelor consumatoare; serviciile ce urmeaz a fi executate de teri etc.
Informaiile de ieire caracterizeaz influena pe care o exercit unitatea economic asupra
mediului inconjurtor i se refer la: produse i servicii livrate; comunicri ctre organisme de coordonare
a unitilor economice, etc.
Informaiile de cooperare exprim legturile organizatorice ce se stabilesc atat in interiorul
unitii, cat i intre unitate i ali ageni economici.

Informaiile de execuie reflect modul de desfurare a activitii curente i asigur conducerea

operativ a unitii economice.
Dup destinaie, informaiile se impart in: informaii de programare, de pregtire-lansare, de
control reglare, de evaluare i raportare.
Informaiile de programare sunt cele ce asigur suportul decizional privind elaborarea planurilor
i strategiilor de dezvoltare pe anumite perioade de timp, atat la nivel de unitate, cat i pe subdiviziuni
organizatorice.
Informaiile de pregtire-lansare, sunt utilizate pentru fundamentarea deciziilor privind pregtirea
i lansarea lucrrilor in succesiunea logic a lor.
Informaiile de control i reglare, rezult din urmrirea operativ a activitilor din unitatea
economic de ctre manageri prin exercitarea funciei de control. Aceast grup de informaii prezint un
interes deosebit pentru c pe baza lor se desfoar procesul decizional privind adoptarea deciziilor de
corecie. Aceste informaii sunt utilizate i in iniierea de aciuni menite s opreasc influena negativ a
factorilor aleatori i restabilirea funcionalitii sistemului de parametrii prestabilii.
Dup perioada la care se refer, informaiile pot fi grupate, in: informaii active, pasive i
previzionale.
Informaiile active sau dinamice, circul in timpul desfurrii proceselor economice i permit
intervenia operativ a managerilor in asigurarea funcionrii sistemului. Perfecionarea mijloacelor de
tratare a informaiilor sunt msuri menite s asigure un grad sporit de operativitate privind adoptarea
deciziilor curente.
Informaiile pasive, reflect procese economice care au avut loc. Ele sunt utilizate la analize
comparative, calcule de tendine etc.
Informaiile previzionale, reflect evoluia intr-o perioad ulterioar a fenomenelor i proceselor
economice.
Dup modul de exprimare, informaiile pot fi grupate in: informaii scrise, orale i audio-vizuale.
In literatura de specialitate sunt prezentate i alte criterii de clasificare, cele de mai sus se regsesc
cu o frecven mai mare in activitatea practic de management din unitile economice. Cunoaterea
tipurilor de informaii, care sunt vehiculate intr-o unitate economic are importan, pentru c fiecare tip
de informaie prezint anumite caracteristici ce trebuie luate in considerare pentru asigurarea
funcionalitii optime a intregului sistem, cat i a componentelor sale.

11.3. Cerine i circulaia informaiei n unitatea economic

In desfurarea procesului decizional i adoptarea unor decizii eficiente, informaiile economice
joac un rol hotrator. Pentru aceasta ele trebuie s indeplineasc anumite cerine, printre care mai
importante sunt: acurateea, oportunitatea, cantitatea, coninutul adecvat, frecvena, varsta informaiei etc.
Acurateea, determin valoarea informaiei i se refer la reflectarea exact a realitii, atat
cantitativ cat i calitativ. Ea red gradul de coresponden dintre mrimea cantitativ a fenomenului sau
procesului economic reprezentat in informaie i cea real existent in sistemul economic.

Acurateea informaiei poate fi determinat prin dou modaliti:

1) prin valoarea raportului dintre numrul rspunsurilor exacte i numrul total de rspunsuri
obinute la intrebrile cu privire la procesele economice urmrite. Cu cat valoarea acestui raport
se apropie de unitate, cu atat informaiile au fost mai exacte, situaia ideal este atunci cand
raportul este egal cu unitatea;
2) prin valoarea coeficientului de exactitate avand forma:

K 1

D D0 , in care: D - dimensiunea exprimat prin informaie; D0 - dimensiunea existent

D0

in sistemul economic la data culegerii informaiei; D - D0 = D - reflect mrimea abaterii exactitii

informaiei fa de dimensiunea real a fenomenului sau procesului economic pe care-l reprezint;

D D0
- exprim coeficientul de inexactitate.
D0
Cunoaterea exactitii informaiilor prezint o mare importan practic pentru c din cantitatea
total de informaii obinut, numai o parte este folositoare scopului urmrit i anume cea
corespunztoare coeficientului de exactitate. Cu cat valoarea acestui coeficient este mai mare, cu atat va
asigura un nivel mai ridicat al certitudinii deciziilor adoptate.
Intre exactitatea informaiei i cea cu care este dimensionat procesul decizional, trebuie s existe o
relaie de compatibilitate, altfel, se creeaz o situaie de subinformare sau de exactitate excesiv.
Subinformarea, conduce la adoptarea unor decizii fr a avea un suport tiinific, mrind gradul de
incertitudine.
Exactitatea excesiv, conduce la obinerea unor informaii cu cheltuieli mai mari decat cele
necesare, influenand negativ cheltuielile cu desfurarea procesului decizional. In activitatea de asigurare
a procesului decizional cu volumul i calitatea informaiilor necesare fiecrui tip de decizie, un rol
deosebit il au metodele i tehnicile utilizate in culegerea i tratarea datelor.
Oportunitatea, reprezint calitatea informaiei de a fi disponibil la momentul la care este
solicitat de decident. Aceasta presupune instituirea unor msuri menite s asigure scurtarea ciclului:
producere - prelucrare - transmitere - recepionare - utilizare a informaiilor cu scopul reducerii
laminimum a procesului de perimare sau imbtranire a acestora.
Oportunitatea are in vedere legtura ce exist intre natura fenomenului sau procesului economic
reflectat prin informaie i realitatea dimensiunii acestuia.
Evoluia in dinamic a fenomenelor i proceselor impune compararea coninutului informaiei cu
fenomenul real ce-l reprezint, in momentul culegerii acestuia. Dup parcurgerea unei anumite perioade
fenomenele i procesele economice evolueaz, iar informaiile culese anterior ii pierd din semnificaia
lor, folosirea lor in procesul decizional va determina o cretere a abaterilor de la consecinele preconizate
de decident. Aceasta impune ca in procesul decizional, indiferent de natura deciziei ce urmeaz a fi
adoptat, informaiile trebuie s fie autentice.

Cantitatea de informaii, care intr intr-un sistem, in unitatea de timp, trebuie s satisfac nevoile
pentru care acestea au fost solicitate, fr a produce fenomenul de suprainformare, subinformare.
Fenomenul de suprainformare se manifest cu precdere la managerii care nu au o viziune clar
asupra factorilor ce influeneaz negativ sistemul i a direciilor de aciune pentru inlturarea lor. Prin
suprainformare se irosete timp suplimentar pentru culegerea, prelucrarea i transmiterea acelor informaii
de care managerul nu are nevoie, sporind in mod nejustificat cheltuielile cu activitatea de conducere.
Subinformarea, aduce prejudicii mari procesului decizional pentru c se adopt decizii fr o
fundamentare tiinific corespunztoare, iar consecinele reale se vor abate mult de la cele pe care le-a
evaluat iniial decidentul.
Coninutul adecvat are in vedere asigurarea unei corespondene depline intre coninutul
informaiilor i natura problemelor decizionale ce urmeaz a fi rezolvate.
Frecvena informaiilor, reprezint ritmul impus de necesitatea informrii continue a centrilor
decizionali i necesitatea adoptrii deciziilor. Pentru a-i putea indeplini rolul lor, informaiile trebuie
colectate, prelucrate, stocate i transmise, momente care sunt cunoscute sub denumirea de circulaie a
informaiilor i sunt concepute ca un sistem formand un ansamblu unitar.
In procesul de management informaia trebuie s fie continu, rapid i s asigure realizarea
conexiunii inverse. Aceasta inseamn c in cadrul informaiilor furnizate managerilor se gsesc i cele
reieite din deciziile anterioare, completate cu un coninut asemntor.
O circulaie raional a informaiilor presupune realizarea acesteia cu cheltuieli reduse, lucru care se
poate infptui prin evitarea paralelismelor sau transmiterea repetat pe acelai canal a acestora.
Varsta informaiei, reprezint intervalul de timp scurs intre momentul inregistrrii informaiei i
cel al utilizrii ei in procesul decizional. In etapa actual asistm la o perimare rapid a informaiilor mai
ales a celor cu caracter tiinific, determinat de progresele care se inregistreaz in domeniul respectiv.
In practica managerial din unitile economice reducerea cat mai mult posibil a timpului dintre
momentul inregistrrii i utilizrii informaiilor reduce sfera incertitudinii i consecinele reale ale
deciziilor se vor apropia de cele evoluate de decident.