Sunteți pe pagina 1din 31

UNIVERSITATEA ROMNO-AMERICAN FACULTATEA DE ECONOMIA TURISMULUI INTERN I INTERNAIONAL

Proiectarea si realizarea unui sistem informatic pentru activitatea de gestiune on-line a rezervarilor in Hotelul IBIS Palatul Parlamentului

Masterand : Paic Angela-Maria AAT, Anul I, Grupa 1

Cuprins

CAPITOLUL 1 ............................................................................................................................... 3 Prezentarea grupului hotelier Accor i a hotelului Ibis Palatul Parlamentului ............................... 3 1.1. Hotelul Ibis Palatul Parlamentului ........................................................................................... 7 1.2. Organigrama hotelului ........................................................................................................... 10 CAPITOLUL 2 ............................................................................................................................. 12 Proiectarea si realizarea unui sistem informatic pentru activitatea de gestiune on-line a rezervarilor .................................................................................................................................... 12 2.1. Prezentarea sistemului informational ..................................................................................... 12 2.1.1. Prezentarea activitatii de gestiune a rezervarilor ................................................................ 12 2.1.2. Prezentarea documentelor ................................................................................................... 13 2.1.3. Fluxul documentelor ........................................................................................................... 20 2.2. Analiza critic i direcii de perfecionare ............................................................................. 20 2.2.1. Analiza sistemului actual i indentificarea neajunsurilor ................................................... 20 2.2.2. Direcii de perfecionare .................................................................................................... 21 Capitolul 3..................................................................................................................................... 22 Proiectarea de ansamblu a sistemului informatic.......................................................................... 22 3.1. Obiectivele sistemului informatic .......................................................................................... 22 3.2. Definirea situaiilor finale ...................................................................................................... 22 3.3. Modelarea datelor i modelarea prelucrrilor ........................................................................ 23 3.4. Diagrama Entitate-Asociere .................................................................................................. 24 3.5. Stabilirea coleciilor de date................................................................................................... 25 CAPITOLUL 4 ............................................................................................................................. 26 Rezervare on-line .......................................................................................................................... 26

CAPITOLUL 1 Prezentarea grupului hotelier Accor i a hotelului Ibis Palatul Parlamentului


Grupul Accor, lider european n servicii, hotelrie i turism, lider pe plan global al serviciilor corporate, se bazeaz pe o cultur corporist, un factor de coeziune i mobilizare a tuturor colaboratorilor din grup, simbolizat n expresia Esprit Accor(rom. n spiritul Accor). Esprit Accor este exprimat prin cinci valori ntlnite zilnic: Inovaia este marca nregistrat. Spiritul de cuceritor este motorul de cretere. Performana este cheia succesului continuu. Respectul st la baza oricrei relaii. Managementul este ntemeiat pe ncredere. n timp de 40 de ani, grupul Accor i-a remodelat n mod constant competenele i a pstrat pacea cu mediul nconjurtor, cu scopul de a asigura inovaie i produse de nalt calitate oaspeilor. Sprijinii de branduri puternice i respectabile, angajaii ajut la crearea relaiilor interpersonale de durat i dezvolt abilitile pentru a materializa i transmite soluii pentru crearea bunstrii. Datorit partenerilor i angajailor, n fiecare zi, oriunde pe glob, grupul Accor se simte onorat i n acelai timp este mndru s deserveasc oaspeii, oferind soluii diverse pentru cazare i restaurante, potrivite pentru nevoile fiecrei persoane i garanteaz cel mai ridicat nivel de servicii. Grupul Accor creaz servicii pentru companii i instituii publice care sprijin dezvoltarea, mresc performana afecerilor i i simplific viaa de zi cu zi prin folosirea acestor servicii. Istoria grupului ncepe n anul 1967 prin deschiderea primului hotel Novotel n Lille, Frana. n 1974 creaz conceptul hotelurilor Ibis. n 1975 achiziioneaz hotelurile Mercure. n 1980 a luat asupra sa hotelurile Pullman. Urmez n anul 1983 un eveniment important, cumprarea Jacques Borel Internaional cu Ticket Restaurant acest eveniment formeaz fundaia marelui grup Accor. n decursul a 15 ani dezvolt noi branduri hoteliere: Formule 1, Motel 6, Etap Hotel i Suite Hotel. n anul 2007 lanseaz brandurile hoteliere Pullman i All Seasons i

cumpr Kadeos pentru Accor Services. n 2008 lanseaz brandul hotelier Adagio i reeaua slilor de confein sub numele Atria. Marca Accor originar din Frana este prezent cu peste 3 800 de hoteluri i 450 000 de camere n 90 de tri. Accor ofer servicii hoteliere croite pe necesitile clienilor; portofoliul grupuilui include deasemenea agenii de turism, restaurante, contracte de catering i prin parteneriat, cazinouri i nchirieri de maini. Hotelurile din Grupul Accor se mpart n patru categorii: Upper upscale: Pullman; Upper scale & midscale: Pullman, Novotel, Mercure, Adagio i Suite Hotel; Economy: All seasons i Ibis; Budget: Motel 6, Etap i Formule 1.
Figura 1.1 Diagrama brandurilor Accor Sursa: www.accor.com

Hotelurile Pullman sunt n numr de 182 de hoteluri de lux pe teritoriul a 53 de ari din Europa, Africa, Orientul Mijlociu, Asia dinspre Pacific, America de Nord i de Sud. Locaia hotelurilor este una de excepie i esenial. Astfel, hotelul Pullman, n New York l ntlnim ntre 5th i 6th Avenue, pentru locaia londonez este ales Pall Mall Str. iar cea din Washington este la doar dou blocuri distan de Casa Alba. Angajaii dedicai ai hotelului, pasionai pentru excelena n servicii, caut n mod continuu s stabileasc o legatur cu clienii satisfcui care apreciaz cele mai sofisticate lucruri n via. Hotelurile Pullman au un nume isoric care este legat de luxoasele trenuri cu restaurant i compartimente pentru dormit care a ajutat clatorii s ajung la destinaie ntrun mod uor i confortabil. Accor renvie brandul Pullman, printrun sistem de prghii, ridicndu-i valoarea original la ateptrile clienilor de afaceri, cu o ofert modern. Hotelurile Pullman au n dotare noi tehnologii, servicii personalizate i echipe de lucrtori dedicate i de ncredere; toate acestea permit oaspetelui s stea conectat cu biroul de la serviciu,

familia i prietenii pe tot timpul ederii. Construciile ofer o atmosfer familial, ndeprtat de atmosfera rece ntlnit pn acum n camerlele hotelurilor de business. Hotelurile Novotel din clasa upper scale sunt ntlnite n 59 de ri cu un total de 385 de hoteluri. Modernitatea, inovaia, fluiditatea si serviciile acestor hoteluri sunt proiectate pentru a oferi oaspeilor o sedere special. Dormitorul Novotel este central identitii brandului. nc de la nceput, iar generaie dup generaie, nnoirea camerelor este un concept durabil pe care oaspeii l recunosc pertutindeni n lume. Relansat n 2003 i ntro evoluie continuu, hotelurile Novotel au fost modelate ca s ofere confort maxim clientelei de afaceri i o ntmpinare clduroas pentru ntreaga familie. n anul 2007 brandul Novotel a avut o evoluie ascendent, urmndu-i strategia pecedent aceea de a opera in centrele oraelor, noilor destinaii internaionale, printre acestea enumerm: Istambul, Casablanca i principatul Monaco. Hotelurile Mercure reprezint know-how-ul ospitalier care reuete, de fiecare dat, s creeze o edere unic. Cordial, individual, omenos, fiecare hotel este unic. Hotelurile formeaz o familie unit n jurul unor valori comune: personalitatea fiecrei locaii, calitatea serviciilor, atenia pe care o ofer fiecrui client i grandioasele vinuri Mercure. Pentru ambele tipuri de clientel, de afaceri sau de vacan, reeaua hotelier Mercure poate satisface toate dorinele. Acest tip de hotel se gsete in centrele oraelor, pe litoral sau la munte i chiar n vecintatea aeroporturilor. Reeaua Mercure deine 762 de hoteluri fiind aezat pe poziia a 3-a n rndul celor mai mari branduri europene i pe poziia a 16-a n rndul brandurilor de pe glob. Lanul hotelier de trei stele, Suite hotel, ofer spaii largi care pot fi remodelate sau reamenajate, construit cu materiale de nalt calitate i perfect adaptat nevoilor personale. Suitehotel reprezint alegerea clienilor care caut acel confort promis, nutresc dorina de libertate n gndire i necesit Internet la tarife pertinente. Conceptul original al hotelurilor permite clienilor si s-i ordoneze spaiul pentru a lucra sau pentru a se relaxa n funcie de dorinele proprii. Aceast organizare se face relativ simplu prin existena n camera a unui perete mobil. Marca All Seasons mbin atmosfera de calitate i cordialitate a hotelurilor tradiionale. Hotelurile sunt nestandardizate, din clasa economy, care s-au extins prin contracte de franciz.

Numele lanului hotelier provine de la cel australian pe care grupul Accor l-a dezvoltat cu succes ntro perioad lung de timp n regiunea Asiei din Pacific. Hotelurile All Seasons sunt construite pe baza a patru principii: tot ceea ce dorete clientul, calitate, convivialitate i activitate interioar. Lanul hotelier ofer clienilor tarife all inclusive care cuprind preul pe camer cu mic dejun plus alte servicii adiionale. Fiecare hotel are propria personalitate i ambian care corespund serviciilor superioare de calitate i care sunt n permanent controlate de grupul Accor. Hotelurile Ibis sunt primul brand hotelier de dou stele, din lume, care au fost certificate cu standardul de calitate ISO 9001. Acest standard a fost stabilit de Bureau Veritas Certification care a recunoscut profesionalismul i know how-ul echipelor din hotel. Bureau Veritas Certification a verificat c aceleai metode de lucru, identice n fiecare hotel, ncurajez mbuntirea serviciilor i a produselor dispuse clienilor. n hoteluri, aria de aplicare a certificatului se preocup de: 24 ore/zi recepie care poate caza, mic dejun de la ora 4.00 a.m pn la 12.00 a.m, serviciu de bar i gustri 24 ore/zi. Dincolo de nregistrare, acest simbol al calitii indic un hotel garantat. n fiecare zi, alte hoteluri primesc acest certificat i pot fi recunoscute dup acest semn la recepie. Mai mult de 600 de hoteluri, din 15 ri, au obinut deja acest certificat, care reflect procedurile de calitate care au fost perfecionate pentru satisfacerea clientului. n hotelurile Ibis avem obligaia acionm n favoarea protejrii mediului nconjurtor. Peste 180 de hoteluri au fost certificate cu standardul ISO 14 001. Interesul n respectarea angajamentului fa de acest standard se observ n ct mai multe construcii ecologice. Acest certificat atest angajamentul de zi cu zi, al echipelor, n vederea conservrii mediului. Prevederile certificatului sunt: managementul deeurilor i programe de reciclare, reducerea, prin control, a consumului de energie i ap, folosirea resurselor regenerabile i angajarea unui personal calificat.Acest certificat, cu siguran, v-a fi obinut i de alte hoteluri din: Frana, Europa i restul lumii. Hotelurile Motel 6, Etap i Formule 1 sunt hotelurile Accor din clasa buget i sunt alegere neleapt pentru cei care cltoresc cu maina sau mpreun cu familia. Aceste locaii dein camere pentru una, dou sau trei persoane, sunt prevzute cu baie i televizor, iar dimineaa se poate savura o cafea sau servi micul dejun n zona recepiei.

Dezvoltarea tehnologiei a fcut posibil nlocuirea recepiei de clieni cu un automat care prin introducerea carii de credit poate s emit cheia de la camer.

1.1. Hotelul Ibis Palatul Parlamentului


Hotelul aduce n peisajul turistic al capitalei o arhitectur modern, proiectat s asigure un confort la standarde internaionale pentru categoria de trei stele, dotat cu echipamente noi la un nivel tehnic superior cum ar fi: lifturi Kone Finlanda, central termic De Diectrich Frana, central telfonic Siemens, televizoare tip hotelier Philips, sonorizarea ambiental a hotelului i a slilor de conferin Philips, sistem de traducere simultan Philips, buctrie Gico Italia, cabine de du Box Doccia Italia, robinete Grohe Germania, mobilier de tip hotelier i mochet Italia, central de tratare a aerului Wesper Frana, sistem de acces n camer cu cartele Ving Card Vision mpreun cu cartele Assa Abloy Suedia, frigidere minibar pentru camere Frigomatic Italia. Hotelul este construit pe 8 nivele i ncorporeaz 161 de camere, 6 sli de conferin i un restaurant clasa 1. Hotelurile din lanul Ibis ofer un loc de dormit la cel mai bun raport calitate-pre, confortul i serviciile care sunt asigurate 24 ore din 24, angajamentul i garania calitaii, sigurana linitii necesare recreerii, diversitatea restauraiei i un pre mai bun n weekend -uri. La Ibis weekend-ul dureaz trei zile - preurile afiate pe noapte i pe camer sunt valabile vinerea, smbta i duminica.

Tipurile de camere Camera Ibis este confortabil i relaxant, cu un pat dublu (queen size; 160*200 cm) i o baie simpl potrivit oricror nevoi. Se poate acomoda o familie ntro camer iar copilul st gratuit i micul dejun este la jumtate de pre. Standardul camerelor este cotat la nivelul de trei stele. n toate camerele ntlnim: internet broad band, telefon, televizor, radio, dulap, oglind, minibar, aer condiionat, usctor de pr. Televizorul i telefonul sunt prin satelit. n camer se afl pliante care ofer informaii ajuttoare dar i pentru facilitarea serviciilor. Astfel, exist un cartona care se poate aga de clana uii pe care scrie V rog s-

mi curai camera! sau Nu deranjai!. Un pliant cartonat prezint: facilitile din camer (telefon, internet), specificul i programul restaurantului, numerele de telefon pentru receptie bar, prefixele telefonice ale unor ri, utilizarea seifului, etc. Un al treilea pliant se adreseaz n mod direct oaspeilor care au o perioad mai lung n vederea economicizrii apei (acesta prezint informaii despre reutilizarea prosopului dac este aezat la locul su nseamn c va fi refolosit, dac se gsete n oricare alt loc trebuie nlocuit). Pe ua de la intrare este afiat tariful camerei, dup cum prevede standardul Accor. n vederea reducerii consumului de energie la intrarea n camer se gasete un economizator n care se introduce cheia de acces n camer. n momentul n care cheia magnetic este extras, alimentarea cu energie a televizorului i a becurilor este ntrerupt. n viziunea grupului francez fiecrui tip de camer i s-a atribuit o scurt denumire: STN, STD, STT, APT i STA. Camera STN standard normal are un pat mare matrimonial i cabin de du. Camera STD standard dubl sau twin are dou paturi identice dar care se pot uni i cabin de du. Camera STT standard tripl sau parlamentar are un pat mare matrimonial, o canapea extensibil, cad i vedere la Casa Poporului. Camera APT apartament are dou camere (living i dormitor) echipate cu: un pat matrimonial, canapea extensibil, dou grupuri sanitare i o cad. STA standard acesibil are pat mare matrimonial i du special amenajat pentru persoanele cu dezabiliti locomotorii. Acest ultim tip de camer este ntlnit n hotel n coresponden cu camera alturat, n acest mod persoana care ofer ajutor este cazat n camera alturat.
Tabel 1.1 Tipuri de camere

Tipuri de camere STN standard normal STD standard dubl STT standard tripl APT apartament STA standard acesibil
Sursa: documente interne

Numr de camere n hotel 64 48 40 7 2

Suprafa camer 18 M 18 M 23 M 40 M 18 M

O alt divizare a camerelor se face n funcie de poziionarea acestora n hotel: cu vedere la Casa Poporului sau cu vedere la Facultatea de Medicin sau se mai pot mpri n camere de fumtori sau nefumtori. Dup ultima clasificare avem etajele doi, apte i opt de fumtori iar

etajele trei, patru, cinci i ase de nefumtori; n total 69 de camera de fumtori i 92 camere nefumtori. Slile de Conferin
Tabel 1.2 Numr de locuri n slile de conferin dup tipuri de aranjamente

Nume sal de conferin Eminescu A Eminescu B Brncui Eliade A Eliade B Celibidache

Suprafat mp 60 60 45 45 45 45 Cinema 50 50 40 40 40 40 U -Shape 24 24 18 18 18 18

Tip aranjament sal Classroom 24 24 16 16 16 16 Reception 60 60 50 50 50 50 Boardroom 28 28 20 20 20 20

Sursa: Documente interne

La primul nivel, cel executiv, gsim ase sli de conferin care se pot nchiria pentru: training, nuni i botezuri sau pentru primirea oaspeilor. n tariful standard al slii sunt incluse proiector multimedia, DVD cu televizor, flipchart, retroproiector i ecran. Echipamente tehnice suplimentare, cu tax, se pot enumera: sonorizare, sistem discuii i instalaie de traducere simultan n trei limbi. Slile Eminescu A i Eminescu B se pot uni i astfel permit un spaiu mai larg de desfsurare a evenimentelor. La fel i pentru slile Eliade A i Eliade B. Restaurantul Sud&Cie Restaurantul se situeaz la nivelul inferior al hotelului i are o disponibilitate de 120 de locuri. Specificul restaurantului este mediteranean, unde in prim plan se gsete mslinul. n restaurant se servete micul dejun, dejunul i cina. n timpul cinei este o atmosfer de convivialitate ntreinut de muzica ambiental. Iar la sfritul de sptmn muzica este oferit de o orchestr. Produsele din meniu sunt schimbate n funcie de sezonalitate dar si de vnzarea acestora de cel putin dou ori pe an. Sunt organizate zile de sarbatoare: Sptmna romneasc,

Sptmna turceasc, Sptmna spaniol i Sptmna ruseasc unde sunt prezentate obiceiurile si preparatele specifice acestor naionaliti. Micul dejun se servete de la ora 4.00 a.m pn la ora prnzului. Acesta este de tip bufet suedez ntre orele 6.30 10.00 a.m i este considerat cel mai consistent deoarece se poate alege dintro gama variat de produse. Early bird (4.00 6.30 a.m) i Late rise (10.00 12.00 a.m) sunt concepte ale managementului n vederea deservirii oaspeilor care pornesc la munc sau nspre aeroport foarte devreme sau pentru persoanele care sosesc trziu n timpul nopii i se trezesc dup nchiderea bufetului. Barul Ibis Barul este un loc confortabil, deschis 24 ore pe zi. Poate s ntrein pn la 40 de persoane. Aici sunt puse la dispoziia clienilor buturi calde, rcoritoare, buturi aperitiv sau digestive, vinuri roii, albe sau roze, ampanie dar se pot consuma i gustri calde (sandwich uri sau tarte).

1.2. Organigrama hotelului


Structura organizatoric formal a hotelului se prezint astfel: serviciul front office, serviciul food & beverage, serviciul housekeeping, serviciul financiar contabil, serviciul marketing, serviciul resurse umane i alte departamente. Toate aceste departamente sunt subordonate managerului general care fluidizeaz i angreneaz relaiile dintre departamente. n departamentul front office (recepie) au loc operaiunile de plat pentru serviciile prestate sau care urmeaz a fi prestate ctre clieni. Angajaii trebuie s salute politicos fiecare oaspete care intr n hotel i s ofere consultan n momentele cnd oaspetele ntmpin dificulti care in de confortul acestuia n hotel. n serviciul food & beverage sunt cuprinse buctria i restauraia; cea din urm incluznd restaurantul i barul. Acest serviciu se face responsabil de o deservire impecabil a clienilor din restaurant sau bar dar i a clienilor din slile de conferint. Departamentul housekeeping este responsabil de curenie i ntreinerea din punct de vedere tehnic a camerelor, holurilor i a altor spaii de pe etaj. Angajai n acest serviciu sunt: guvernanta, cameristele, echipierul i tehnicienii. Cu toate c posturile menionate fac parte din acelai serviciu; guvernantele, cameristele i echipierul se subordoneaz unei guvernante

10

general n timp ce tehnicienii se subordoneaz unui responsabil tehnic. Iar la rndul lor guvernanta general i responsabilul tehnic primesc informaii de la directorul de calitate. Serviciul financiar contabil urmrete ca extrasele de cont de la bnci s coincid cu ncasrile crilor de credit din programul informatic. Cursul valutei trebuie monitorizat, att la facturarea serviciilor ct i la schimbul valutar. nregistreaz, n programul informatic Charisma, facturile de virament i ordinele de plat emise de ctre recepie. Creaz pentru fiecare companie sau agenie un cont ar cnd se obeserv diferene se iau msuri n corectarea acestora. Fac pli catre ageniile de turism i furnizorii hotelului. Centralizeaz cifra de afaceri pentru fiecare departament i previzioneaz veniturile i cheltuielile n vederea emiterii raportului GOP (gross operational profit). n cadrul departamentului de resurse umane se efectueaz formalitile de angajare sau de plecre ale personalului, se gestioneaz un dosar personal al fiecrui angajat, se efectueaz salarizarea n funcie de pontaj, se pregtete viitorul personal angajat prin training i lecii de protecie a muncii i se efectueaz statistici.

Figura 1.2 Organigrama hotelului Ibis Palatul Parlamentului

11

CAPITOLUL 2 Proiectarea si realizarea unui sistem informatic pentru activitatea de gestiune on-line a rezervarilor

2.1. Prezentarea sistemului informational 2.1.1. Prezentarea activitatii de gestiune a rezervarilor


Activitatea de gestiune a rezervarilor implica : - preluarea si consemnarea rezervarilor in registrul de rezervari - anularea rezervarilor - validarea rezervarilor - actualizarea registrelor - repartizarea camerelor - eliberarea facturilor fiscale - intocmirea rapoartelor - trimiterea documentelor catre alte departamente

Angajatii departamentului Receptie au ca sarcina preluarea rezervarilor. Acestia trebuie sa consemneze rezervarile, fie ele confirmate sau nu , in registrul de rezervari. In cazul anularii sau confirmarii unei rezervari inregistrarea sa in registru trebuie actualizata. Cand o rezervare este facuta, angajatul trebuie sa repartizeze o camera care sa indeplineasca cerintele clientului, acesta va fi informat in privinta alternativelor disponibile. Serviciile optionale solicitate vor fi consemnate in registrul servicii. Datele despre serviciile suplimentare se regasesc in tabelul de servicii. La preluarea camerei, clientul va semna un contract de cazare la receptie. La eliberarea camerei de catre client, acesta va primi o chitanta si factura fiscala, ce va cuprinde produsele si serviciile de care a beneficiat pe durata sederii. Copii ale acestor acte vor ajunge la departamentul de Contabilitate. Departamentul de receptie intocmeste diferite rapoarte ce redau informatii utile despre activitatea hotelului. Se pot intocmi rapoarte care arata ce camere se bucura de un grad ridicat de

12

ocupare, situatia rezervarilor pe perioade, sau care sunt cele mai populare produse si servicii suplimentare.

2.1.2. Prezentarea documentelor


Documentele folosite la activitatea de gestiune a rezervarilor sunt : - registrul rezervari - tabela camere - tabel servcii - contract de cazare - factura fiscala si chitanta - raport rezervari camere - raport rezervari pe luni - raport top servicii optionale

Registrul de rezervari este un registru in care se tine evidenta rezervarilor. El cuoprinde date despre perioada unei rezervari, camera, poersoane care solicita rezervarile, mese, etc. Aceste registre sunt actualizate in mod constant.

13

Hotel Ibis REGISTRU REZERVARI Nr. Rezervare 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Data cazare


01.01.2010 02.01.2010 03.01.2010 04.01.2010 05.01.2010 06.01.2010 07.01.2010 08.01.2010 09.01.2010 10.01.2010

Data eliberare 07.01.2010 08.01.2010 09.01.2010 10.01.2010 11.01.2010 12.01.2010 13.01.2010 14.01.2010 15.01.2010 16.01.2010

Nume si Prenume STAN ADRIAN STEFANESCU ALEXANDRA OTVES CRISTIAN CHESCA MADALINA MOISE DANIEL IONESCU ALINA OPREA MADALIN OPREA ALEXANDRA PATRASCU CODRIN NITA GEORGIANA

Camera
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Mese B HB B B B FB FB HB HB B

Confirmat V V V V X V V X V V

Figura 1. Registrul rezervari Tabelul camere este un tabel in care este tinuta evidenta camerelor din hotel. TABEL CAMERE Nr. Camera
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Etaj 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Tip camera DBL DBL DBL DBL DBL DBL DBL DBL SGL SGL

Tarif
100 100 100 100 100 100 100 100 69 69

14

Tabelul de servicii este un tabel in care este tinuta evidenta serviciilor oferite de hotel clientilor sai. TABEL SERVICII Denumire serviciu

Nr. Servici u
1 2 3 4 5

Tarif

Wake-up call Room service Room internet WI.FI Smoker room Mini Bar

5 10 2 10 50

Figura 3. Tabel servicii Tabelul Registrul de servicii tine evidenta tuturor serviciilor neincluse in pretul de baza de care beneficiaza un client.

REGISTRU SERVICII Nr. Rezervare


1 2 3 4 5

Data 01.01.2010 02.01.2010 03.01.2010 03.01.2010 01.01.2010

Denumire serviciu Wake-up call Room service Room internet WI.FI Smoker room Mini Bar

Figura 4. Registru servicii Contractul de cazare este actul care este intocmit in momentul in care o persoana intra inposesia unei camere.

15

CONTRACTUL CU TURISTUL Nume: Prenume: CNP: . . . Opti Tour Belgrad, nr.2, 700056, Bucuresti, Romania Tel: +40 021 266 666 Fax: +40 219 212 187 Data Cazare: Data Eliberare: . .

Servicii:

Semnatura

. tampila

Figura 5. Contractul cu turistul

16

Furnizor: Opti Tour S.R.L Nr. inmatriculare reg. com./anul : J40/3758/2006 C.U.I. : 18452211 Cod IBAN : RO71 RZBB 0001 0806 0858 0436 Banca : BRD

Beneficiar : C.U.I. : Sediul : Judetul : Sector : Contul : Banca :

. . . . . . .

FACTURA FISCALA
Nr. facturii : . Data : . Nr. Avizului de insotire a marfii : ( daca este cazul )

Nr.
0

Denumirea produselor sau a serviciilor


1

U.M Cantitatea Pret Unitar


2 3 4

Valoarea
5 (3*4)

Valoarea cu T.V.A.
5+TVA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Plata prin : Total Din care: Accize: Disount : Figura 6. Factura fiscala Numele delegatului B.I./C.I. Seria Eliberat() Semnturile Semntura i tampila furnizolului EXPEDITIA

nr.

Semntura de primire

17

Factura fiscala este un document contabil emis de agentia de turism catre client, document ce contine produsele vandute sau serviciile prestate clientului. O factura mai contine datele de identificare fiscala a clientului ( emitentului 0 , datele furnizorului ( pers fizica sau juridica ) , cota TVA, precum si pretul , cantitatea si valoare fiecarui produs vandut. Ea este emisa la sfarsitul perioadei de cazare. Chitanta
Furnizor : Opti Tour S.R.L Nr. inmatriculare reg. com./anul : J40/3758/2006 C.U.I. : 18452211 CHITANTA

Nr.: Data :

. .

Am primit de la Adresa suma de Reprezentand adica .

. .

Figura 7. Chitanta

Raport servicii optionale este un raport ce arata care servicii suplimentare s-au bucurat de sucesul in randul clientilor intr-o anumita perioada. Hotel Ibis Nr. RAPORT SERVICII Denumire serviciu Incasari

Figura 8 . Raport Servicii

18

Exist 2 rapoarte care arat evoluia rezervrilor. Raportul rezervrilor pe camere arat ce camere au fost cel mai mult rezervate ntr-o anumit perioad.

Figura 9. Raport rezervri pe camere

Figura 10. Raport rezervri pe luni

Raportul rezervrilor pe luni arat n ce perioade s-au nregistrat cele mai multe rezervri.

19

2.1.3 Fluxul documentelor

2.2. Analiza critic i direcii de perfecionare 2.2.1. Analiza sistemului actual i indentificarea neajunsurilor
Dei Hotelul Ibis este un hotel cunoscut, hotelul nu are o expunere foarte mare ctre noi clieni. Toate procedurile utilizate n activitatea de gestiune a rezervrilor sunt manuale. nregistrrile i actualizrile sunt efectuate n registre clasice. Acest lucru face gsirea i modificarea informaiilor o sarcin grea. 20

Un alt inconvenient al greutii cu care se poate regsii informaia dificultatea crerii unor rapoarte bazate pe acea informaie. n sistemul actual pot aprea erori cauzate de factorul uman: spre exemplu, din neatenie aceeai camer poate fi rezervat in aceeai perioad de dou ori. Stocarea i scoaterea din arhiv a registrelor este o operaiune incomod, care nu poate fi ndeplinit imediat. n mod normal informaia poate fii accesat doar n cadrul hotelului, de o singur persoan n acelai timp.

2.2.2. Direcii de perfecionare


n zilele noastre, un site de prezentare reprezinta o resursa destul de importanta n ceea ce privete crearea unei imagini i atragerea noilor clieni pentru un hotel. Site-ul nu trebuie s fie complicat de explorat. El trebuie s aib un design elegant, s fie simplu i informativ, acest lucru poate ajuta la creterea numrului de noi clieni. Daca pe site exist o pagin special dedicat pentru rezervarea camerelor on-line aceasta va ajuta la creterea numrului de rezervri. Pentru a elimina neajunsurile sistemului actual de gestiune a rezervrilor este recomandat folosirea unei aplicaii informatice, web-based. Registrele i tabelele actuale pot fii recreate ntr-o baz de date. nregistrrile i actualizrile n acest sistem pot fi efectuate imediat, informaia dorit n legtur cu o nregistrare putnd fi vizualizat n cteva zecimi de secund. Erorile umane sunt eliminate din sistem, aplicaia nepermind rezervarea unei camere de dou sau mai multe ori n aceeai perioad. Stocarea unui volum mare de informaie pe o perioad mare de timp nu este o problem, informaia cutat fiind ntotdeauna la ndemn. Un avantaj al aplicaiilor web-based este c aceasta poate fi accesat de oriunde exist o conexiune la Internet, iar posibilitatea conturilor multiple nseamn c mai multe persoane pot accesa sistemul n acelai timp.

21

Capitolul 3 Proiectarea de ansamblu a sistemului informatic

3.1. Obiectivele sistemului informatic


Principalul obiectiv al aplicaiei informatice este de a crete eficiena n activitatea de gestiune a rezervrilor. Se propune ca sistemul informatic sa nlocuiasc total sistemul actual, manual, de gestiune a rezervrilor, i s modernizeze procedeele actuale: preluarea rezervrilor cu ajutorul PC-ului, n locul registrelor clasice; stocarea informaiilor ntr-o baz de date renunarea la arhive tradiionale; crearea de rapoarte rapid i in format electronic; posibilitatea de a accesa informaia de oriunde daca este disponibil o conexiune la internet. Al doilea obiectiv al sistemului informatic este de a promova imaginea hotelului ctre un public foarte numeros, prin intermediul unui site de prezentare, i implicit de a crete gradul de ocupare al hotelului. Al treilea obiectiv este de a oferi clienilor o modalitate rapid i eficient de rezervare i plat prin introducerea modulului de rezervare online. Introducerea acestui modul ar face posibil rezervarea i plata n orice moment al zilei, i ar putea avea ca efect stimularea potenialilor clieni la efectuarea unei rezervri. Al patrulea obiectiv al aplicaiei este eliminarea erorilor umane din sistem, astfel scutind att hotelul ct i clienii de situaia neplcut n care o camer este rezervat de mai multe persoane n acelai timp.

3.2. Definirea situaiilor finale


Un raport este un document caracterizat de coninutul su rspunsul unei interogri ce este formulat pentru a corespunde cerinelor publicului destinaie. Scopul unui raport este de a informa, dar acesta poate include informaii precum sugestii sau recomandri pe care cititorul raportului le poate urma. Sistemul informatic va genera urmtoarele ieiri: - Raportul rezervrilor pe camere - Raportul rezervrilor pe luni - Raportul serviciilor suplimentare 22

- Nomenclator camere - Nomenclator servicii - Factur fiscal Raportul rezervrilor pe camere este un document ce va prezenta gradul de ocupare al fiecrei camere din hotel pe o perioad de timp specificat. n acest fel se va putea observa dac o camer este la mare cerere, sau deopotriv nu prea este rezervat. n cazul n care se va observa c o camer nu se bucur de un grad de ocupare ridicat, se pot efectua studii pe aceast situaie i lua decizii n consecin cu scopul de a mrii numrul de rezervri pentru acea camer. Raportul rezervrilor pe luni este o analiz a gradului de ocupare al hotelului ntr-o anumit perioad privit din punctul de vedere al lunilor. Analiznd acest raport se poate observa tendina de rezervare a camerelor a clienilor, aflndu-se lunile cu potenial maxim i minim. Pe baza acestui raport se pot lua decizii administrative i financiare cu scopul de a minimiza cheltuielile sau maximiza profitul. Raportul serviciilor suplimentare este un alt document care poate sta la baza unor decizii luate de conducerea hotelului. Acest document furnizeaz informaii referitoare la serviciile suplimentare oferite de hotel: care sunt cele mai populare servicii, ct de des au fost solicitate, sau care sunt cele mai puin rentabile servicii. Pe baza acestor date se poate decide renunarea la unele servicii, sau din contr, includerea unor noi servicii din categoria cerut n oferta pentru clieni. Nomenclatorul de camere este un document ce prezint informaii despre camerele din hotel: tipul acestora, starea, etajul i tariful. Nomenclatorul de servicii este un document ce prezint informaii despre serviciile suplimentare oferite de hotel clienilor si: denumirea serviciului i tariful. Factura fiscal este un document contabil emis de hotel ctre client, document ce conine produsele vndute sau serviciile prestate clientului de ctre hotel.

3.3. Modelarea datelor i modelarea prelucrrilor


Tipurile de entiti existente sunt: - Clieni - Adrese - Camere - Tip Camere - Servicii 23

- Rezervri - Facturi Atributele tipului de entitate Clieni sunt: cod client, nume client, prenume client, cod adres. Atributele tipului de entitate Adrese sunt: cod adres, denumire strad, numr strad, numr bloc, numr apartament, telefon, localitate, jude i ar. Pentru tipul de entitate Camere avem urmtoarele atribute: numr camer, cod tip camer, etaj i stare. Tipul de entitate Tip Camere are atributele: cod tip camer, denumire tip i tarif. Atributele tipului de entitate Servicii sunt: cod serviciu, denumire serviciu i tarif serviciu. Tipul de entitate Rezervri prezint urmtoarele atribute: numr rezervare, dat rezervare, dat eliberare, cod client, numr camer, cod serviciu i confirmat. Pentru ultimul tip de entitate, Facturi, avem urmtoarele atribute: numr factur, serie factur, dat factur, numr rezervare, valoare fr TVA, TVA i valoare total. Etapele de prelucrare pentru rezervarea unei camere sunt: - Completarea formularului de rezervare online i plata sau realizarea rezervrii de ctre un angajat al recepiei - n cazul rezervrii online validarea se realizeaz prin plata prin card - Verificarea disponibilitii camerei -Introducerea clientului n baza de date n cazul n care nu exista nregistrare despre acesta - nregistrarea rezervrii n baza de date - Eliberarea facturii.

3.4. Diagrama Entitate-Asociere

Figura 12 Diagrama entitate-asociere 24

3.5. Stabilirea coleciilor de date

Figura 13 Coleciile de date

25

CAPITOLUL 4 Rezervare on-line


Pentru a efectua o rezervare la hotelul Ibis Palatul Parlamentului se acceseaza pagina principala de internet a hotelului, http://www.ibishotel.com/gb/hotel-5938-ibis-bucurestipalatul-parlamentului/index.shtml , de unde se alege un hotel din romania sub marca ACCOR. Aici puteti citi diferitele oferte ce sunt prezentate, tarife speciale si tarife ale camerelor si serviciilor specifice, puteti realiza si o rezervare on-line. Dupa accesarea site-ului se apasa pe butonul Rezerva acum, din meniul paginii web.

26

Dupa accesarea acestei sectiuni, se deschide o fereastra noua in care este oferita adresa de contact, atat si telefonul la care se pot face rezervari si o sectiune a paginii unde se poate introduce data efectuarii rezervarii , perioada si daca sunteti detinatorul unui card sau cod de fidelitate.

27

Dupa ce se introduc datele si se apasa butonul Rates and reservation, meniul continua spre alegerea numarului de persoane, tipului de camera ( DBL, SGL, TWIN, etc ) si numarul de

camere care se doreste a fi rezervat. Dupa confirmarea acestor date, se apasa butonul Continue, pentru a trecee in sectiunea urmatoare a meniului rezervarii on-line. In caeasta sectiune este prezentat pretul camerei, categoria acesteia cat si posibilitatea de a adauga un mic dejun de 8 euro.

28

Dupa apasarea butonului Continue , din aceasta sectiune se ajunge pe o pagian care ofera un subtotal al serviciilor contractate, iar dupa apasarea butonului Continue este oferita o imagine completa asupra rezervarii, cu campuri unde se pot introduce date personale pentru a confirma rezervarea.

29

30

Dupa apasarea butonului oc se face o confirmare a rezervarii aceasta este verificata de catre un angajat si va puteti prezenta la hotel pentru a face check-in-ul in ziua aleasa de dumneavoastra in rezervare.

Eficienta sistemului informatic :

Obiectivele sistemului informatic erau

cresterea eficientei in activitatea de gestiune a rezervarilor. Se propunea ca sistemul informatic sa inlocuiasca total sistemul vechi manual, de gestiune al rezervarilor cu ajutorul PC-ului, in locul registrelor clasice.

Promovarea imaginii hotelului catre un punlic foarte numeros, prin intermediul unui site de prezentare, si mplicit de a creste gradul de ocupare al hotelului.

Oferirea catre clienti unei modalitati rapide si eficiente de rezervare si plata prin introducerea modului de rezervare online. Introducerea acestui model face posibila rezervarea si plata in orice moment al zilei si ar putea avea efect stimularea potentialilor clienti la efectuarea unor rezervari.

Eliminarea erorilor umane din sistem , astfel scutind atat hotelul cat si clientii de situatia neplacuta in care o camera este rezervata de mai multe persoane in acelasi timp.

Toate obiectivele propuse au fost indeplinite, sistemul informatic ridicand gradul de eficienta in activitatea de gestiune a rezervarilor, transformand activitatea inr-o activitate mai placuta si aducand departamentul de rezervari al hotelului la un nivel modern de functionare.

31