Sunteți pe pagina 1din 34

UNIVERSITATEA “AL. I.

CUZA”, IAŞI

FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informaţional al
furnizorilor

COORDONATOR:
Conf. Dr. Gabriela Meşniţă

STUDENŢI:
1. Identificarea proiectului

1.1. Descrierea organizării întreprinderii


Obiectul de activitate
În prezent, activităţile pe care le desfăşoara SC Butto SRL sunt activităţi de comerţ intern
(marochinărie, gablonţuri), prestări servicii (repararea, recondiţionarea şi întreţinerea maşinilor şi
utilajelor folosite în industria uşoară), precum şi activităţi de import - export şi distribuţie de
produse de curaţenie, marca SANO. Firma este reprezentant zonal al marilor firme cu prestigiu
internaţional în industria uşoară şi anume Minerva Cehia, Garudan, Siruba

Date de identificare şi scurt istoric


SC. BUTTO, potrivit normelor legale în vigoare, se încadrează în categoria societăţilor
mijlocii, forma de organizare a firmei fiind cea a unei societăţi cu răspundere limitată.
A fost înmatriculată la Registrul Comerţului în data de 28.05.1992, sub numărul de
înmatriculare J22-1451-1992, cu numărul de înregistrare fiscală R1962275.
Sediul social al societăţii este declarat în Iaşi, Str. Toma Cozma, nr.87.
În ceea ce priveşte activitatea firmei SC Butto SRL Iaşi, ea îşi desfăşoară activitatea prin
punctul de lucru deschis în localitatea Iaşi. Acesta este situat pe strada Piaţa Voievozilor nr.16,
parter. Tot în punctul de lucru din strada Piaţa Voievozilor, Iaşi funcţionează şi birourile firmei.

Parteneri, concurenţă, cifra de afaceri

Partenerii de afaceri şi clienţii săi sunt nume sonore în domeniul confecţiilor,


marochinăriei şi a produselor de curăţenie SANO, precum Casa Wanda, Gold Revoli, Confecţii
Integrate Moldova, Iasitex, Prima Fashion, Moldova Tricotaje, Motexco, Europlast, Socom Arta
de Gradul I, Cristian Invest, Niky Fashion, Iasiconf, Hi-Tex, Mercur Mary, CH Unirea (Hotel
Unirea), Turism Moldova (Hotel Astoria şi Traian), Unita Turism Holding (Hotel Moldova) etc.,
firme care acţioneaza atât pe piaţa românească cât şi pe piaţa internaţională.
2
Poziţia ei favorabilă de pe piaţa este datorata şi faptului că pe piaţa întâmpină o concurenţa
slabă, atât pe piaţa din Iaşi cât şi pe pieţele învecinate. În Iaşi, există doar înca 2 firme care au un
obiect de activitate asemănător, dar care atât din punct de vedere al calităţii cât şi din punct de
vedere al preţurilor practicate sunt pe o poziţie inferioară firmei Butto.
SC Butto SRL Iaşi realizează în medie pe luna o cifra de afaceri de cca. 800 milioane lei,
cifra care se datorează activităţii de calitate pe care o desfăşoară.

Functiile intreprinderii si activitatile pe care le desfaşoară


In cadrul societatii SC Butto SRL se intalnesc urmatoarele functii: financiar- contabila si
comerciala.
Prin functia financiar-contabila se asigura echilibrul financiar al societăţii, aceasta
funcţie este realizatş de biroul financiar-contabil, care are drept îndatoriri: sortarea actelor
contabile ale societăţii, verificarea formei documentelor, evidenţa zilnică a încasarilor şi plăţilor,
înregistrarea cronologica în contabilitate a documentelor ce reflecta operatiunile firmei, calcularea
impozitelor si taxelor si contributiilor, întocmirea si depunerea lunara a declaratiilor privind
impozitele si taxele, precum şi evidenţa personalului privind salarizarea..
Funcţia comercială constă în activităţi legate de aprovizionarea cu mărfuri şi materiale
necesare consumului intern al firmei, precum şi informarea cu privire la oferta de produse a firmei
şi promovarea acesteia prin intermediul agenţilor de vânzări, la nivel local. Aceştia au în vedere
extinderea canalelor de distribuţie şi dezvoltarea portofoliului de clienţi.

Structura organizatorică a firmei


SC Butto SRL are o structură organizatorică funcţională, personalul său având următoarele
funcţii în cadrul firmei:
 Administrator- Butunoi Liviu
 Director tehnic- Găureanu Cristina
 Contabil- Ţugui Anamaria
 Gestionar- Busuioc Tereza
 Vânzător- Dănilă Cristina
 Agenti de vânzări- Brumă Iulian, Dascălu Marius
 Mecanic de întreţinere- Cucu Gheorghe

3
În firmă, ierarhia este următoarea:
 Directorul tehnic şi contabilul sunt subordonaţi administratorului;
 Gestionarul, vânzătorul, agenţii de vânzări şi mecanicul sunt subordonaţi directorului
tehnic.
În ceea ce priveste structura ierarhică a firmei aceasta cuprinde 5 nivele ierarhice :
 nivelul 1 : AGA ;
 nivelul 2 : Administrator ;
 nivelul 3 : Director tehnic şi contabil ;
 nivelul 4 : Gestionar, vânzător, agenţi de vânzări şi mecanic;
 nivelul 5 : depozit şi magazin.

4
AGA

ADMINISTRATOR

DIRECTOR TEHNIC BIROUL FINANCIAR-


CONTABIL

GESTIONAR VÂNZĂTOR AGENŢI DE MECANIC


VÂNZĂRI

DEPOZIT MAGAZIN

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A FIRMEI SC BUTTO SRL

5
1.2. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

1.2.1. Resursele hardware

În unitate există două calculatoare, legate în reţea, folosind o aplicaţie comună, mai mare, cu mai
multe module. Conectarea calculatoarelor în reţea este realizată cu cablu UTP. Un calculator se află în biroul
contabilitate, iar cel de-al doilea la gestionar. Calculatoarele folosesc procesoare de tip Intel Celeron şi IBM
structurate astfel:
- Intel Celeron D326 cu 2.56 GHz, 256 Mb DDR400, HDD 80GB, CDRW, monitor 17”
- 20 IBM cu 650 MHz, 128 MB RAM, HDD 6,4 GB, monitor 15″;
În firmă sunt utilizate imprimante matriciale atât la biroul contabilitate, cât şi la gestionar.
Imprimantele matriciale realizează tipărirea NLQ (Near-Letter-Quality), prin repetarea imprimării
aceleaşi linii. Ele sunt preferate de unitate datorită raportului preţ/performanţe foarte bun şi a faptului că
asigură tipărirea în mai multe exemplare.

1.2.2. Resurse software


Sistemele de operare întâlnite sunt Windows ′98 şi Windows XP Professional. Ca utilitare regăsim
aplicaţii de tip Office, Microsoft Office 2003, Norton AntiVirus 2004 şi Kaspersky Anti-virus sunt antiviruşii
folosiţi în aplicaţiile de gestionare a fişierelor şi directoarelor. Aceste aplicaţii sunt realizate în regim propriu,
cu excepţia aplicaţiei WINMENTOR, care este achiziţionată din exterior cu licenţă. WinMENTOR cuprinde
instrumente integrate pentru stocarea, analiza si raportarea rapida a informaţiilor permitând accesul rapid la
informaţiile contabile si de gestiune. Firma deţine varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR, care
oferă posibilitatea evidenţierii stocurilor atât valoric cât şi cantitativ. Alte aplicaţii sunt programele pentru
declaraţii fiscale, OPFV; declaraţiile privind impozitul reţinut pe veniturile cu regim de reţinere la sursă, pe
beneficiari de venit; declaraţii fiscale pentru CAS, pentru ITM şi pentru şomaj şi aplicaţii XL pentru
calcularea salariilor.
Winmentor cuprinde două ferestre: Liste şi Date. În Date se introduc informaţiile şi datele de orice
fel şi se prelucrează, iar în Liste obţinem rapoartele şi listele acestor prelucrări.
Modulele principale ale aplicaţiei sunt: Mentor şi Service.

6
În Date, modulul mentor există următoarele submeniuri: unelte, stocuri, mişcări, trezorerie, parteneri,
contabile, diverse, tipărire şi aranjare. Urmează modulul Service cu submeniurile sale: unelte, operare, plăţi/
încasări, diverse, tipărire şi aranjare. În Liste, există aceleaşi module, dar cu alte submeniuri ce efectueză alte
operaţiuni.
Mentorul conţine: diverse, nomenclatoare, intrări, interne, ieşiri, imobilizări, trezorerie, contabile;
Service-ul are ca submeniuri: diverse, iniţializare, recuperare, avarie, închidere, fuzionări şi conversie, iar
meniul.
Cele mai folosite aplicaţii ale acestor meniuri şi submeniuri sunt: interne, intrări, ieşiri, imobilizări,
trezorerie şi contabile.

1.2.3. Resurse umane


Firma Sc Butto Srl, nu are un compartiment distinct în ceea ce priveşte IT-ul, contabilul ocupându-se
de administrarea reţelei.

1.3. Proiecte informatice


În vederea dezvoltării sistemului informatic firma îşi propune să realizeze următoarele proiecte:
 Achiziţionarea programului Legis, care este o colecţie de date de specialitate care cuprinde
toate reglementările din ţara noastră. Această bază de date este actualizată săptămânal, iar specialiştii firmei
sunt la curent cu toate noutăţile.
LEGIS este achiziţionată din exterior şi cuprinde legi, decrete, circulare, hotărâri, ordine, norme,
regulamente, instrucţiuni, constituţii, coduri (CODUL PENAL, DE PROCEDURA PENALA, CODUL
CIVIL, DE PROCEDURA CIVILA, CODUL COMERCIAL, CODUL FAMILIEI, etc), etc., mai exact
toate tipurile de acte oficiale din perioada menţionată, emise de Guvern, Parlament, Presedinţie, Banca
Naţională, Ministerul Finanţelor, Comisia Valorilor Mobiliare, Ministere etc. care pot fi accesate uşor şi
rapid.
Printre avantajele acestei aplicaţii se numără posibilitatea configurării modului de realizare a
înregistrărilor contabile astfel încât acestea să fie conforme cu activitatea specifică a firmei.
De asemenea, nu este necesară o conexiune fizică între calculatoarele firmei. Pachetul de programe
permite introducerea datelor în fiecare compartiment şi apoi transferul pe un calculator central (aflat la sediul
firmei, la serviciul de contabilitate).
Datele transferate sunt cuplate logic, după cuplare având aceleaşi proprietăţi ca şi cele introduse pe
calculatorul central.
 Crearea unui sistem informatic on-line privind vânzările de produse de curăţenie
SANO, având ca avantaje reducerea cheltuielilor de personal; creşterea vânzărilor şi a profitului
7
(atragerea de noi clienţi); creşterea eficienţei operaţiilor (pierderile de timp sunt reduse, la fel
pierderile din transport sau depozitare); dezvoltarea imaginii de firmă.

2. Initierea proiectului de dezvoltare a sistemului informational ales

Sistemele informaţionale identificate în cadrul societăţii Butto sunt:


- Sistemul informaţional de evidenţă a mijloacelor fixe;
- Sistemul informaţional al mărfurilor;
- Sistemul informaţional al clientilor;
- Sistemul informaţional al furnizorilor;
- Sistemul informaţional al trezoreriei;
- Sistemul informaţional al contabilităţii generale;
- Sistemul informaţional personal- salarizare.

2.1. Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar-contabile din


organizaţie
Sistemul informaţional de evidenţă a mijloacelor fixe
În cadrul sistemului informaţional al mijloacelor fixe se efectuează o serie de operaţiuni dintre care
cele mai importante sunt: recepţia mijloacelor fixe şi gruparea acestora pe categorii, darea în folosinţă,
stabilirea plusurilor şi minusurilor în urma inventarierii patrimoniului, stabilirea duratei de uitlizare, calculul
amortizării pe baza planului de amortizare, ieşirea din gestiune.
Documente de intrare: proces verbal de recepţie; proces verbal de punere în funcţiune; bon de
mişcare a mijloacelor fixe; proces verbal de scoatere din funcţiune; plan de amortizare; nomenclator mijloace
fixe.
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al mijloacelor
fixe sunt: balanţa lunară analitică şi sintetică a mijloacelor fixe; centralizatorul listă de inventariere; fişa
analitică a mijloacelor fixe, raportul mijloacelor fixe.

Sistemul informaţional al mărfurilor


În cadrul sistemului informaţional al mărfurilor se ţine evidenţa acestora prin intermediul
următoarelor operaţiuni: recepţia mărfurilor pe bază de NIR, stabilirea plusurilor şi minusurilor în urma
inventarierii, distribuirea mărfurilor direct din depozit sau indirect prin magazinul de desfacere al firmei,
existent în punctul de funcţionare al biroului firmei, primirea de rebuturi de la clienţi, scoaterea din gestiune.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: avizul de însoţire a mărfii; factura; nota de recepţie
8
şi constatare de diferenţe, lista de inventariere; bonuri de transfer, borderou de achiziţii.
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al mărfurilor
sunt : comanda aprovizionare; raportul de gestiune; fişă de magazie.

Sistemul informaţional al clienţilor


Gestionarea tuturor operaţiilor de vânzare se face în cadrul sistemului informaţional al clienţilor. De
asemenea se ţine evidenţa clienţilor prin întocmirea rapoartelor ce conţin: fişe clienţi, fişe de încasare,
compensări acordate, discount-uri.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contract de vânzare-cumpărare; dispoziţie de
livrare; situaţia facturilor neîncasate
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al clientilor
sunt: factură fiscală; jurnal de vânzări; nomenclatorul clienţilor, facturi de întocmit, comandă

Sistemul informaţional al furnizorilor


În cadrul sistemului informaţional al furnizorilor se gestionează toate operaţiile de achiziţionare. De
asemenea se ţine evidenţa furnizorilor prin întocmirea rapoartelor ce conţin fişe furnizori, fişe de plată,
compensări primite, discount-uri, rabaturi primite.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contractul de vânzare-cumpărare; aviz de însoţire a
mărfii; factura fiscală, necesar materiale, proces vebal modificat privind compensarile
Documentele şi rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al furnizorilor sunt: comandă; jurnal pentru cumpărări; centralizator contracte de vânzare-
cumpărare; nomenclator furnizori; ordinul de compensare, notă de recepţie şi constatare diferenţe, proces
vebal privind compensarile.

Sistemul informaţional al trezoreriei


Sistemul informaţional al trezoreriei asigură evidenţa încasărilor şi plăţilor efectuate atât în numerar
cât si prin bancă, precum şi situaţia datoriilor şi a creanţelor unităţii. Sistemul trezoreriei preia datele din
sistemul furnizorilor şi al clienţilor.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: filă C.E.C.; chitanţă; dispoziţie de încasare/ plată;
stat de salarii; lista avans; lista contribuţii; extras de cont; bilet la ordin.
Documentele şi rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al trezoreriei sunt: ordin de plată; listă facturi plătite; situaţia facturilor neîncasate; jurnal
privind decontările în numerar cu furnizorii, balanta analitica si fisa analitica

9
Sistemul informaţional al contabilităţii generale
Sistemul informaţional al contabilităţii preia datele introduse în toate celelalte sisteme
informaţionale. Scopul acestui sistem este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzacţiilor financiar- contabile
ale unităţii, de a sintetiza modificările de active, obligaţiile şi venitul net al firmei prin întocmirea jurnalelor,
rapoartelor şi situaţiilor financiare.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: notele contabile; jurnal de cumpărări/vânzări.
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al
contabilităţii generale sunt: declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat;fisă de cont;
balanţa de verificare; bilanţul; contul de profit şi pierdere; registrul jurnal

Sistemul informaţional personal- salarizare


Sistemul salarizare preia datele despre angajaţi, concediile de odihnă, precum şi pontajele pentru
calculul salariilor.
În cadrul sistemului informaţional personal-salarizare se efectuează următoarele operaţiuni:
iniţializarea salariilor pentru luna curentă, înregistrare avans chenzinal, preluarea pontajelor lunii, a
sancţiunilor, a concediilor, a sporurilor, calculul concediilor medicale sau de odihnă, a deducerilor personale,
înregistrarea statelor de salarii, înregistrarea declaraţiilor lunare la bugetul de stat, la bugetul asigurărilor
sociale de stat, la bugetul asigurărilor pentru şomaj, înregistrarea fişelor fiscale, precum şi evidenţa tuturor
angajaţilor şi funcţiile acestora, fişa postului.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fişa de pontaj; lista cu reţinerile; contractul de
muncă; grila privind deducerile personale; nomenclator personal; pontaj avans şi pontaj lichidare.
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al salarizării
sunt: stat de salarii; listă de avans chenzinal; fişe fiscală 1 şi 2;

2.2. Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional al furnizorilor

Unitatea are doua gestiuni:


 gestiune valorică a maşinilor şi a pieselor de schimb
 gestiune cantitativă a produselor de curaţenie SANO

2.2.1 Componentele organizatorice ce au responsabilităţi în sistemul informaţional al furnizorilor

Directorul tehnic :

10
 Semnează contractele cu furnizorii de mărfuri, de materiale pentru consum propriu, dar şi de
mijloace fixe.
 Menţine relaţiile de bună colaborare cu furnizorii firmei:
 Preia comenzile de mărfuri şi materiale necesare consumului propriu şi transmite comenzile
la furnizori;
 Răspunde de participarea firmei la Târguri şi Expoziţii, în vederea îmbunătăţirii relaţiilor cu
furnizorii;
 Primeşte ofertele de produse de la furnizori.

Biroul contabilitate:

 Primirea de la vânzător a facturilor privind materialele, mărfurile şi mijloacele fixe


spre a fi prelucrate;
 Verifică corectitudinea întocmirii documentelor primite de la furnizori;
 Verifică discount-urile de pe facturi, acolo unde este cazul;
 Realizarea viramentelor către conturile bancare ale furnizorilor;
 Realizarea plăţilor prin casierie;
 Realizarea de compensări cu furnizorii;
 Transmite diverse rapoarte privind, spre exemplu vânzările dintr-o lună;

Gestionarul:

 Primeşte şi verifică marfa de la furnizori şi răspunde de aşezarea acesteia în depozite;


 Întocmeşte lista cu produsele deteriorate pe care o transmite directorului tehnic spre a
fi returnate furnizorilor;
 Primeşte şi semnează facturile de la furnizori;
 Verifică marfa conform facturii;

11
Directo r tehnic

comanda
PV-
privind-
centralizator- compensarile
contracte necesar-
materiale
PV-
modificat-
privind-
compensarile

0
factura
necesar-materiale Gestiona r
necesar-materiale
SIF aviz-de-insotire-a-marfii
Depozit

NRCD
contract

necesar-
materiale ordin-de- nomenclator-
jurnal- compensare furnizori
cumparari

Biroul financiar-contabil

12
2.2.2 Clasele de operaţii economice reflectate în sistemul furnizorilor

Principalele clase de operaţii economice reflectate în acest sistem sunt:


 întocmirea planului săptămânal de aprovizionare în baza necesarelor primite de la depozit
şi o trimite spre aprobare conducerii;
 urmăreşte şi înregistrează avizele şi facturile;
 asigură efectuarea corectă şi la timp a înregistrărilor contabile privind contabilitatea
operaţiunilor de achiziţie a mărfurilor de la furnizori
 prelucrarea datelor de pe facturi
 prelucrarea si centralizarea necesarelor de materiale
 lansarea comenzilor
 tine evidenta contractelor cu furnizorii

13
3. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor

3.1 Descrierea iesirilor

Documentul/
Loc stocare (tabele
documentele Tipul ieşirii şi
Denumire ale bd, fişiere sau Destinaţia ieşirii, Proces prelucrare
Structura ieşirii pe baza momentul Observaţii
ieşire dosare) de unde se nr. exemplare din care se obţine
căruia se obţinerii
obţin datele
obţine
Date de
identificare(C,40)
Nr.crt(N,3)
Data doc(D,10)
Tip doc(C,2)
Nr.doc(N,7)
Facturi,
Partener(C,40) Raport
Jurnal chitanţe, Winmentor,
Total val cu programat, la Biroul fin-ctb
cumpărări bonuri fiscale jurnal cumpărări Introducere facturi
TVA(N,8) sfârşitul lunii
Cumpărări scutite
de TVA(N,7)
Bază
impozitare(N,7)
Val TVA(N,7)

Notă de Nr.doc(N,7) Factura Winmentor, Intrări, Act Biroul fin-ctb Introducere facturi
recepţie şi Data(D,10) Facturi,
constatare Nr.fact(N,7) receptie
diferenţe Den.furnizor(C,40)
Adresa

14
furnizor(C,15)
Nr.curent(N,2)
Denumire bunuri
recepţionate(C,45)
U.M(C,5)
Cantitate(N,5)
Preţ la
recepţie(N,7)
Adaos comercial
unitar(N,7)
Adaos comercial
total(N,7)
Preţ unitar+adaos
comercial(N,8)
TVA unitară(N,7)
TVA totală(N,7)
Valoarea la preţ de
vânzare unitară
inclusiv TVA(N,8)
Valoarea la preţ de
vânzare totală
inclusiv TVA(N,8)
Nume şi prenume-
comisie de
recepţie(C,30)
Semnătura
Data(D,10)

Centralizator Nr.contract(N,7) Contract, Dosar contracte Neplanificat Directorul tehnic,1 Evidenţa Se ţine manual
contracte Dată contr(D,10) facturi exemplar contractelor cu
vânzare- Denumire furnizorii
cumpărare furn(C,40)
Obiect
contract(C,150)

15
Termen de
livrare(C,10)
Modalităţi de
plată(C,10)
Denumire furn.
(C,40)
Nr.de
înmatriculare în
reg. Winmentor,
Biroul financiar-
Nomenclator comerţului(C,13) Nomenclatoare, Programat, la
Facturi, avize contabil,1 Introducere facturi
furnizori Codul fiscal(C,7) Partener, sfârşitul lunii
exemplar
Sediul(C,60) Nomenclator
Judeţul(C,20)
Contul(C,24)
Banca(C,20)

Număr doc.(N,7) Facturi, proces Dosar compensari Programat, la Biroul financiar- Introducere facturi
Data(D,10) verbal sfârşitul lunii contabil,1
Suma(N,7) compensare exemplar
Date agent
ec.iniţiator(C,60)
Date agent
ec.destinatar(C,60)
Ordin de Numărul
compensare borderoului(N,7)
Data(D,10)
Nr.fact.(N,7)
Data fact.(D,10)
Valoare fact.(N,7)
Valoare
compensată(N,7)
Total(N,7)

16
Denumire Necesar de Directorul tehnic,1 Generare comenzi
furn(C,12) materiale, Dosar comenzi Act exemplar
Nume contract
distribuitor(C,12)
Data
comenzii(D,10)
Nr.comenzii(N,4)
Comanda Nr.crt.(N,3)
Cod prod.(N,20)
Denumire prod.
(C,40)
U.M.(C,5)
Cantitate(N,5)
Termen de
livrare(C,10)
Număr doc.(N,7) Facturi Dosar compensari Programat, la Directorul tehnic,1 Introducere facturi
Data(D,10) sfârşitul lunii exemplar
Suma(N,7)
Date agent
ec.iniţiator(C,60)
Date agent
Proces vebal
ec.destinatar(C,60)
privind
Data(D,10)
compensarile
Nr.fact.(N,7)
Data fact.(D,10)
Valoare fact.(N,7)
Valoare
compensată(N,7)
Total(N,7)

17
3.2 Descrierea prelucrarilor

Descrierea succintă a operaţiunilor de Intrări în Ieşiri din Locuri de Formulele sau


Proces Observaţii
prelucrare proces proces stocare relaţiile de calcul

Winmentor, în
meniul Intrări,
Facturi
Jurnal - Cant*preţ unitar=
Winmentor
cumpărări valoare fără TVA
Intrări, Avize
Facturi Notă de recepţie - Valoare fără
Dosar
- se introduc datele despre furnizori, dupa Aviz de şi constatare TVA*19%= valoare
compensari
care se face actualizarea datelor atunci insotire a diferenţe TVA
Winmentor,
când este cazul si se obţine nomenclatorul marfii Nomenclator - Total valoare fără
Introducere Nomenclatoare,
furnizorilor Proces vebal furnizori TVA+ total valoare
facturi Partener,
- obţinerea NRCD-urilor modificat Ordin de TVA= total factură
Nomenclator
- compensare sume datorate privind compensare - adaos comercial=
Winmentor,
compensaril Proces vebal (preţ de vânzare-
Intrări, Facturi,
e privind valoare TVA)- preţ
Receptie
compensarile de intrare
Winmentor,
jurnal
cumpărări

Centralizator
Evidenţa - modificare date contract furnizor Contract
contract Dosarul cu Se tin
contractelor -centralizare contracte vânzare-
vânzare- contracte manual
cu furnizorii cumpărare
cumpărare

18
-stabilire necesar materiale
Generarea Necesar
- lansare comenzi Comanda Dosar comenzi
comenzilor materiale

3.3 Descrierea intrarilor


Denumire Emitent Nr. Sursa de Loc Structură Date preluate Loc stocare Proces Observaţii
intrare exemplare intrare în arhivare4
sistem

Factură Furnizor 1 Gestionar Biroul Denumire Denumire Winmentor, Introducere discount


fiscală financiar- furnizor(C,40) furnizor(C,40) în meniul facturi
contabil Nr.de Contul(C,24) Intrări,
înmatriculare în Banca(C,20) Facturi
reg. Nr. Fact(N,7)
comerţului(C,13) Data(D,10)
Codul fiscal(C,7) Nr.crt (N,2)
Sediul(C,60) Denumire
Judeţul(C,20) produs(C,45)
Contul(C,24) Unitate de
Banca(C,20) măsură(C,5)
Denumire Cantitate(N,5)
cumpărător(C,12) Preţ unitar(N,7)
Nr.de Valoare(N,8)
înmatriculare în Valoare TVA(N,6)
reg. Valoare totală fără
comerţului(C,13) TVA(N,8)
Codul fiscal(C,7) Valoare totală
Sediul(C,60) TVA(N,6)
Judeţul(C,20) Valoare
Contul(C,24) totală(N,9)
Banca(C,20)
19
Cota TVA(C,3)
Nr. Fact(N,7)
Data(D,10)
Nr.aviz de însoţire
a mărfii(N,7)
Nr.crt (N,2)
Denumire
produs(C,45)
U.M.(C,5)
Cantitate(N,5)
Preţ unitar(N,7)
Valoare(N,8)
Valoare TVA(N,6)
Valoare totală fără
TVA(N,8)
Valoare totală
TVA(N,6)
Valoare
totală(N,9)
Nume
delegat(C,30)
Serie carte de
identitate(C,2)
Număr carte de
identitate(N,6)
Mijloc de
transport(C,15)
Număr(C,9)
Data(D,10)
Ora(T,5)
Semnătura şi
ştampila

20
Contract Biroul 1 Contabil Biroul Nr.contract(N,7) Nr.contract(N,7) Dosarul cu Evidenţa
Vânzare- financiar- financiar- Dată contr(D,10) Dată contr(D,10) contracte contractelor
cumpărare contabil contabil Denumire Denumire cu
furn(C,40) furn(C,40) furnizorii
Denumire Obiect
benef(C,40) contract(C,150)
Obiect Termen de
contract(C,150) livrare(C,10)
Termen de Modalităţi de
livrare(C,10) plată(C,10)
Modalităţi de
plată(C,10)
Aviz de Furnizor 1 Gestionar Biroul Denumire Denumire Winmentor Introducere
însoţire a financiar- furnizor(C,40) furnizor(C,40) Intrări, facturi
mărfii contabil Nr.de Nr. Fact(N,7) Avize
înmatriculare în Data(D,10)
reg. Valoare
comerţului(C,13) totală(N,9)
Codul fiscal(C,7)
Sediul(C,60)
Judeţul(C,20)
Contul(C,24)
Banca(C,20)
Denumire
cumpărător(C,12)
Nr.de
înmatriculare în
reg.
comerţului(C,13)
Codul fiscal(C,7)
Sediul(C,60)
Judeţul(C,20)
Contul(C,24)
Banca(C,20)
Data(D,10)
21
Nr.aviz de însoţire
a mărfii(N,7)
Nr.crt (N,2)
Denumire
produs(C,45)
U.M.(C,5)
Cantitate(N,5)
Preţ unitar(N,7)
Valoare(N,8)
Valoare
totală(N,9)
Nume
delegat(C,30)
Serie carte de
identitate(C,2)
Număr carte de
identitate(N,6)
Mijloc de
transport(C,15)
Număr(C,9)
Data(D,10)
Ora(T,5)
Semnătura şi
ştampila

Necesar Gestionar, 1 - - - - Generarea Nu se


materiale Biroul comenzilor arhiveaza,
financiar se transmit
contabil, verbal
Depozit,
Director
tehnic

22
Proces vebal Furnizor 1 Director Biroul Număr doc.(N,7) Suma(N,7) Dosar Introducere
modificat tehnic financiar- Data(D,10) Date agent compensari facturi
privind contabil Suma(N,7) ec.iniţiator(C,60)
compensarile Date agent Date agent
ec.iniţiator(C,60) ec.destinatar(C,60)
Date agent Valoare
ec.destinatar(C,60) compensată(N,7)
Valoare
compensată(N,7)

23
4. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor
4.1. Diagrama descompunerii functionale
Sistemul
info rma tio na l
a l furn izo rilo r

In tro ducere Ev identa Genera rea


fa cturi co ntra ctelo r co menzilo r
cu f urnizo rii

In tro ducere Obtinerea C o mpensa re M o difica rea Sta bilire Efectua re


sume co nditii C entra liza re necesa r
da te furnizo ri NRCD- co ntra cte co ma nda
urilo r da to ra te co ntra cte ma teria le

A ctua liza re Tra nsmiterea Into cmirea


Genera re o rdinu lui de
BD furnizo ri PV
ra po a rte co mpensa re
ex isten ta fu rnizo rulu i

24
4.1. Diagrama fluxurilor de date
Diagrama de context

Directo r tehnic

comanda
PV-
privind-
centralizator- compensarile
contracte necesar-
materiale
PV-
modificat-
privind-
compensarile

0
factura
necesar-materiale Gestio na r
necesar-materiale
SIF aviz-de-insotire-a-marfii
Depo zit

NRCD
contract

necesar-
materiale ordin-de- nomenclator-
jurnal- compensare furnizori
cumparari

Biro ul fina ncia r-co nt a bil

25
Diagrama de nivel 0
Winmentor Winmentor
Intrari facturi jurnal Winmentor
receptie cumparari Nomenclatoare
date-
existente- parteneri nomenclator
date- date- cumparari
existente- noi- date-noi-furnizori
NRCD NRCD date-noi-cumparari
date-existente-furnizori
1
Winmentor date-noi-avize
Intrari avize jurnal-cumparari
date-existente- Gestiona r
avize nomenclator-furnizori Biro ul
fina ncia r-
Intro ducere fa cturi NRCD co ntabil
date-noi-
date-existente-facturi facturi ordin-de-compensare
PV-privind- necesar-
Winmwntor compensarile Directo r materiale
PV-modificat-privind-compensarile tehnic
Intrari facturi date-noi- date-
compensari comanda
aviz-de- existente-
factura compensari Director
insotire-
a-marfii tehnic necesar-materiale
Dosar 3
compens ari
Gestionar date-existente-comenzi
Dosar comenzi Genera rea
date-noi-comenzi co menzilor
date-
existente-
facturi Directo r necesar-materiale
tehnic
date-existente-contracte
centralizator-contracte

Biroul
date-existente- Dosar financiar-
2 contracte contracte co nta bil
necesar-
materiale
date-noi-
Evidenta contracte
co ntractelor cu
furnizo rii Biroul
contract financiar-
co nta bil
Depo zit

26
Diagrame de nivel 1
Winmentor
Intrari avize

date-
date- existente-
noi-avize avize Gest io na r
factura
1.1
aviz-de-insotire-a-marfii

date-noi-facturi Winmwntor
Int ro du cere d a t e Intrari facturi
f urn izo ri date-existente-facturi

jurnal-cumparari date-existente-facturi
date-
noi- date- date-
furnizori existente- existente- date-noi- nomenclator-furnizori
furnizori cumparari cumparari

Winmentor
Nomenclatoare Winmentor Biro u l
parteneri nomenclator jurnal cumparari f in a n cia r-
co nt a b il

date-existente-facturi
NRCD

1.3
D irect o r
t ehn ic
PV -privind- Winmentor date-existente-NRCD Obt inerea
compensarile Intrari facturi N R C D - urilo r
receptie date-noi-NRCD
PV -modificat-privind-
compensarile
1.2

date-noi-
Dos ar
compensari C o mp ensa re
compens ari
date-existente- sume da t o ra t e Biro u l
compensari f in a n cia r-
ordin-de-compensare
co nt a bil

27
W inmw ntor
Intrari fac turi

date-
existente- Biroul
facturi financiar-
contabil
2. 1 contract
2. 2

Modificarea
conditii contracte Centralizare
contracte
centralizator-contracte

Director
tehnic

date-
noi-
contracte
date-existente-contracte

D os a r
contra cte

28
Gestionar Depozit

Dos ar date-existente-
necesar-
c ontra c te contracte
materiale
necesar-materiale
3. 2

3. 1
Efectuare
date-existente-comenzi comanda
Stabilire necesar Dos a r come nz i
materiale date-noi-comenzi

comanda
necesar-materiale
necesar-
materiale
Director
tehnic

Biroul
financiar-
contabil

29
Diagrame de nivel 2

Biro ul financiar-
co ntabil

Winmwntor
Winmentor
Intrari facturi
jurnal
cumparari jurnal-cumparari
Winmentor
Nomenclatoare
parteneri nomenclator date-
existente- date-
nomenclator-furnizori
cumparari noi-
cumparari
date-existente- date- date-existente-facturi
furnizori noi- date-noi-facturi
furnizori Winmentor
1.1.1 Intrari avize

date-existente-avize
Genera re date-noi-avize 1.1.2
ra poarte
Actualizare BD
furnizori
ex istenta

aviz-de-insotire-a-marfii

factura

Gestiona r

30
Winmwntor Intrari
facturi
Biro ul
fina ncia r-
date- co nta bil
existente-
facturi

ordin-de-compensare
1.2.1

Tra nsmiterea PV date-noi-compensari


furnizo rului Dosar compens ari 1.2.2
date-existente-compensari
Into cmirea
o rdinului de
co mpensa re
PV-privind-compensarile

PV-modificat-privind-compensarile

D irecto r
tehnic

31
5. Culegerea informatiilor pentru modelarea conceptuala a datelor
5.1 Construirea matricei CRUD

PROCESE
LOCURI DE STOCARE
Dosar Dosar Dosar Winmentor Winmentor Winmentor Winmentor Winmentor
comenzi compensari contracte Intrari Facturi Intrari Facturi Intrari Avize Jurnal Nomenclatoare
Receptie Cumparari Parteneri
Nomenclator
Introducere CRU CRU CRU CRU
date furnizori
Compensare CRU R
sume datorate
Obtinerea R CRU
NRCD-urilor
Modificare CU R
conditii
contracte
Centralizare R
contracte
Stabilire CU
necesar
materiale
Efectuare R R
comanda

32
5.2 Identificarea entitatilor de date si a cardinalitatilor dintre ele

Raport 1:1

 Unei facturi fiscale ii corespunde o nota de intrare receptie si constatare de diferente;


 Fiecarui act si document cu regim special din firma ii corespunde un singur numar de
inregistrare si o singura data
 O factura ii corespunde unui singur furnizor
 Un contract la mai multi furnizori

Raport 1:M

 Unui jurnal de cumparari ii corespund mai multe facturi


 Unui ordin de compensare ii corespund mai multe facturi
 Unei comenzi ii corespund mai multe necesare de materiale
 Unui centralizator de contracte ii corespund mai multe contracte
 Un nomenclator al furnizorilor cuprinde mai multi furnizori
 Unui furnizor ii corespund mai multe facturi

Raport M:N

 O factura contine mai multe produse, un produs se gaseste pe mai multe facturi

6. Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem


6.1 Cerinte functionale

 Platile facturilor la utilitati se fac intarziat intotdeauna si firma sufera penalizari, de aceea
ne-am gandit sa implementam o aplicatie, un fel de program care sa stocheze datele cu scadenta
facturilor si sa ne atentioneze de fiecare data cand se apropie scadenta uneia dintre ele
 O alta rezolvare ar fi, pur si simplu insarcinarea unei persoane deja existente in firma, cu
plata furnizorilor de utilitati, cineva care sa fie responsabil cu aceste plati, o persoana care poate
fi trasa la raspundere cand se mai intampla ca firma sa primeasca penalitati pentru intarzieri la
plata facturilor
 Necesarele de materiale care vin din partea entitatilor( director tehnic, depozit, birou
financiar- contabil, gestionar) se transmit verbal, de aceea se intampina problema ca dupa
centralizare, daca nu s–a notat separat necesarul fiecarei entitati, la sosirea comenzii, sa nu se stie
care e cantitatea din fiecare produs ce corespunde la fiecare in parte. Solutia este deschiderea
unui dosar in care sa se pastreze necesarele, macar pana la venirea comenzii pentru a stii ce
produs si in ce cantitate, este de repartizat la fiecare entitate.
6.2 Cerinte nefunctionale

 Memoria folosita de calculatoare este prea mica, ceea ce reduce viteza de lucru, mai ales
calculatorul de la biroul contabilitate, care foloseste aplicatia Winmentor, aplicatie care necesita
foarte multe resurse. Solutia ar fi achizitionarea de noi componente hardware sau adaugarea de
memorie RAM la cele deja existente.
 Timpul de raspuns pentru obtinerea unei informatii este prea mare la biroul contabilitate,
problema fiind singurul contabil, care are responsabilitati extracurriculare si nu mai are timp sa
se ocupe de problemele strict legate de biroul financiar- contabil. Rezolvarea este angajarea unei
noi persoane, care sa preia responsabilitatile in plus ale contabilului.

34