Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CUZA”, IAŞI
Sistemul informaţional al
furnizorilor
COORDONATOR:
Conf. Dr. Gabriela Meşniţă
STUDENŢI:
1. Identificarea proiectului
3
În firmă, ierarhia este următoarea:
Directorul tehnic şi contabilul sunt subordonaţi administratorului;
Gestionarul, vânzătorul, agenţii de vânzări şi mecanicul sunt subordonaţi directorului
tehnic.
În ceea ce priveste structura ierarhică a firmei aceasta cuprinde 5 nivele ierarhice :
nivelul 1 : AGA ;
nivelul 2 : Administrator ;
nivelul 3 : Director tehnic şi contabil ;
nivelul 4 : Gestionar, vânzător, agenţi de vânzări şi mecanic;
nivelul 5 : depozit şi magazin.
4
AGA
ADMINISTRATOR
DEPOZIT MAGAZIN
5
1.2. Prezentarea principalelor resurse informatice existente
În unitate există două calculatoare, legate în reţea, folosind o aplicaţie comună, mai mare, cu mai
multe module. Conectarea calculatoarelor în reţea este realizată cu cablu UTP. Un calculator se află în biroul
contabilitate, iar cel de-al doilea la gestionar. Calculatoarele folosesc procesoare de tip Intel Celeron şi IBM
structurate astfel:
- Intel Celeron D326 cu 2.56 GHz, 256 Mb DDR400, HDD 80GB, CDRW, monitor 17”
- 20 IBM cu 650 MHz, 128 MB RAM, HDD 6,4 GB, monitor 15″;
În firmă sunt utilizate imprimante matriciale atât la biroul contabilitate, cât şi la gestionar.
Imprimantele matriciale realizează tipărirea NLQ (Near-Letter-Quality), prin repetarea imprimării
aceleaşi linii. Ele sunt preferate de unitate datorită raportului preţ/performanţe foarte bun şi a faptului că
asigură tipărirea în mai multe exemplare.
6
În Date, modulul mentor există următoarele submeniuri: unelte, stocuri, mişcări, trezorerie, parteneri,
contabile, diverse, tipărire şi aranjare. Urmează modulul Service cu submeniurile sale: unelte, operare, plăţi/
încasări, diverse, tipărire şi aranjare. În Liste, există aceleaşi module, dar cu alte submeniuri ce efectueză alte
operaţiuni.
Mentorul conţine: diverse, nomenclatoare, intrări, interne, ieşiri, imobilizări, trezorerie, contabile;
Service-ul are ca submeniuri: diverse, iniţializare, recuperare, avarie, închidere, fuzionări şi conversie, iar
meniul.
Cele mai folosite aplicaţii ale acestor meniuri şi submeniuri sunt: interne, intrări, ieşiri, imobilizări,
trezorerie şi contabile.
9
Sistemul informaţional al contabilităţii generale
Sistemul informaţional al contabilităţii preia datele introduse în toate celelalte sisteme
informaţionale. Scopul acestui sistem este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzacţiilor financiar- contabile
ale unităţii, de a sintetiza modificările de active, obligaţiile şi venitul net al firmei prin întocmirea jurnalelor,
rapoartelor şi situaţiilor financiare.
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: notele contabile; jurnal de cumpărări/vânzări.
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului informaţional al
contabilităţii generale sunt: declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat;fisă de cont;
balanţa de verificare; bilanţul; contul de profit şi pierdere; registrul jurnal
Directorul tehnic :
10
Semnează contractele cu furnizorii de mărfuri, de materiale pentru consum propriu, dar şi de
mijloace fixe.
Menţine relaţiile de bună colaborare cu furnizorii firmei:
Preia comenzile de mărfuri şi materiale necesare consumului propriu şi transmite comenzile
la furnizori;
Răspunde de participarea firmei la Târguri şi Expoziţii, în vederea îmbunătăţirii relaţiilor cu
furnizorii;
Primeşte ofertele de produse de la furnizori.
Biroul contabilitate:
Gestionarul:
11
Directo r tehnic
comanda
PV-
privind-
centralizator- compensarile
contracte necesar-
materiale
PV-
modificat-
privind-
compensarile
0
factura
necesar-materiale Gestiona r
necesar-materiale
SIF aviz-de-insotire-a-marfii
Depozit
NRCD
contract
necesar-
materiale ordin-de- nomenclator-
jurnal- compensare furnizori
cumparari
Biroul financiar-contabil
12
2.2.2 Clasele de operaţii economice reflectate în sistemul furnizorilor
13
3. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor
Documentul/
Loc stocare (tabele
documentele Tipul ieşirii şi
Denumire ale bd, fişiere sau Destinaţia ieşirii, Proces prelucrare
Structura ieşirii pe baza momentul Observaţii
ieşire dosare) de unde se nr. exemplare din care se obţine
căruia se obţinerii
obţin datele
obţine
Date de
identificare(C,40)
Nr.crt(N,3)
Data doc(D,10)
Tip doc(C,2)
Nr.doc(N,7)
Facturi,
Partener(C,40) Raport
Jurnal chitanţe, Winmentor,
Total val cu programat, la Biroul fin-ctb
cumpărări bonuri fiscale jurnal cumpărări Introducere facturi
TVA(N,8) sfârşitul lunii
Cumpărări scutite
de TVA(N,7)
Bază
impozitare(N,7)
Val TVA(N,7)
Notă de Nr.doc(N,7) Factura Winmentor, Intrări, Act Biroul fin-ctb Introducere facturi
recepţie şi Data(D,10) Facturi,
constatare Nr.fact(N,7) receptie
diferenţe Den.furnizor(C,40)
Adresa
14
furnizor(C,15)
Nr.curent(N,2)
Denumire bunuri
recepţionate(C,45)
U.M(C,5)
Cantitate(N,5)
Preţ la
recepţie(N,7)
Adaos comercial
unitar(N,7)
Adaos comercial
total(N,7)
Preţ unitar+adaos
comercial(N,8)
TVA unitară(N,7)
TVA totală(N,7)
Valoarea la preţ de
vânzare unitară
inclusiv TVA(N,8)
Valoarea la preţ de
vânzare totală
inclusiv TVA(N,8)
Nume şi prenume-
comisie de
recepţie(C,30)
Semnătura
Data(D,10)
Centralizator Nr.contract(N,7) Contract, Dosar contracte Neplanificat Directorul tehnic,1 Evidenţa Se ţine manual
contracte Dată contr(D,10) facturi exemplar contractelor cu
vânzare- Denumire furnizorii
cumpărare furn(C,40)
Obiect
contract(C,150)
15
Termen de
livrare(C,10)
Modalităţi de
plată(C,10)
Denumire furn.
(C,40)
Nr.de
înmatriculare în
reg. Winmentor,
Biroul financiar-
Nomenclator comerţului(C,13) Nomenclatoare, Programat, la
Facturi, avize contabil,1 Introducere facturi
furnizori Codul fiscal(C,7) Partener, sfârşitul lunii
exemplar
Sediul(C,60) Nomenclator
Judeţul(C,20)
Contul(C,24)
Banca(C,20)
Număr doc.(N,7) Facturi, proces Dosar compensari Programat, la Biroul financiar- Introducere facturi
Data(D,10) verbal sfârşitul lunii contabil,1
Suma(N,7) compensare exemplar
Date agent
ec.iniţiator(C,60)
Date agent
ec.destinatar(C,60)
Ordin de Numărul
compensare borderoului(N,7)
Data(D,10)
Nr.fact.(N,7)
Data fact.(D,10)
Valoare fact.(N,7)
Valoare
compensată(N,7)
Total(N,7)
16
Denumire Necesar de Directorul tehnic,1 Generare comenzi
furn(C,12) materiale, Dosar comenzi Act exemplar
Nume contract
distribuitor(C,12)
Data
comenzii(D,10)
Nr.comenzii(N,4)
Comanda Nr.crt.(N,3)
Cod prod.(N,20)
Denumire prod.
(C,40)
U.M.(C,5)
Cantitate(N,5)
Termen de
livrare(C,10)
Număr doc.(N,7) Facturi Dosar compensari Programat, la Directorul tehnic,1 Introducere facturi
Data(D,10) sfârşitul lunii exemplar
Suma(N,7)
Date agent
ec.iniţiator(C,60)
Date agent
Proces vebal
ec.destinatar(C,60)
privind
Data(D,10)
compensarile
Nr.fact.(N,7)
Data fact.(D,10)
Valoare fact.(N,7)
Valoare
compensată(N,7)
Total(N,7)
17
3.2 Descrierea prelucrarilor
Winmentor, în
meniul Intrări,
Facturi
Jurnal - Cant*preţ unitar=
Winmentor
cumpărări valoare fără TVA
Intrări, Avize
Facturi Notă de recepţie - Valoare fără
Dosar
- se introduc datele despre furnizori, dupa Aviz de şi constatare TVA*19%= valoare
compensari
care se face actualizarea datelor atunci insotire a diferenţe TVA
Winmentor,
când este cazul si se obţine nomenclatorul marfii Nomenclator - Total valoare fără
Introducere Nomenclatoare,
furnizorilor Proces vebal furnizori TVA+ total valoare
facturi Partener,
- obţinerea NRCD-urilor modificat Ordin de TVA= total factură
Nomenclator
- compensare sume datorate privind compensare - adaos comercial=
Winmentor,
compensaril Proces vebal (preţ de vânzare-
Intrări, Facturi,
e privind valoare TVA)- preţ
Receptie
compensarile de intrare
Winmentor,
jurnal
cumpărări
Centralizator
Evidenţa - modificare date contract furnizor Contract
contract Dosarul cu Se tin
contractelor -centralizare contracte vânzare-
vânzare- contracte manual
cu furnizorii cumpărare
cumpărare
18
-stabilire necesar materiale
Generarea Necesar
- lansare comenzi Comanda Dosar comenzi
comenzilor materiale
20
Contract Biroul 1 Contabil Biroul Nr.contract(N,7) Nr.contract(N,7) Dosarul cu Evidenţa
Vânzare- financiar- financiar- Dată contr(D,10) Dată contr(D,10) contracte contractelor
cumpărare contabil contabil Denumire Denumire cu
furn(C,40) furn(C,40) furnizorii
Denumire Obiect
benef(C,40) contract(C,150)
Obiect Termen de
contract(C,150) livrare(C,10)
Termen de Modalităţi de
livrare(C,10) plată(C,10)
Modalităţi de
plată(C,10)
Aviz de Furnizor 1 Gestionar Biroul Denumire Denumire Winmentor Introducere
însoţire a financiar- furnizor(C,40) furnizor(C,40) Intrări, facturi
mărfii contabil Nr.de Nr. Fact(N,7) Avize
înmatriculare în Data(D,10)
reg. Valoare
comerţului(C,13) totală(N,9)
Codul fiscal(C,7)
Sediul(C,60)
Judeţul(C,20)
Contul(C,24)
Banca(C,20)
Denumire
cumpărător(C,12)
Nr.de
înmatriculare în
reg.
comerţului(C,13)
Codul fiscal(C,7)
Sediul(C,60)
Judeţul(C,20)
Contul(C,24)
Banca(C,20)
Data(D,10)
21
Nr.aviz de însoţire
a mărfii(N,7)
Nr.crt (N,2)
Denumire
produs(C,45)
U.M.(C,5)
Cantitate(N,5)
Preţ unitar(N,7)
Valoare(N,8)
Valoare
totală(N,9)
Nume
delegat(C,30)
Serie carte de
identitate(C,2)
Număr carte de
identitate(N,6)
Mijloc de
transport(C,15)
Număr(C,9)
Data(D,10)
Ora(T,5)
Semnătura şi
ştampila
22
Proces vebal Furnizor 1 Director Biroul Număr doc.(N,7) Suma(N,7) Dosar Introducere
modificat tehnic financiar- Data(D,10) Date agent compensari facturi
privind contabil Suma(N,7) ec.iniţiator(C,60)
compensarile Date agent Date agent
ec.iniţiator(C,60) ec.destinatar(C,60)
Date agent Valoare
ec.destinatar(C,60) compensată(N,7)
Valoare
compensată(N,7)
23
4. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor
4.1. Diagrama descompunerii functionale
Sistemul
info rma tio na l
a l furn izo rilo r
24
4.1. Diagrama fluxurilor de date
Diagrama de context
Directo r tehnic
comanda
PV-
privind-
centralizator- compensarile
contracte necesar-
materiale
PV-
modificat-
privind-
compensarile
0
factura
necesar-materiale Gestio na r
necesar-materiale
SIF aviz-de-insotire-a-marfii
Depo zit
NRCD
contract
necesar-
materiale ordin-de- nomenclator-
jurnal- compensare furnizori
cumparari
25
Diagrama de nivel 0
Winmentor Winmentor
Intrari facturi jurnal Winmentor
receptie cumparari Nomenclatoare
date-
existente- parteneri nomenclator
date- date- cumparari
existente- noi- date-noi-furnizori
NRCD NRCD date-noi-cumparari
date-existente-furnizori
1
Winmentor date-noi-avize
Intrari avize jurnal-cumparari
date-existente- Gestiona r
avize nomenclator-furnizori Biro ul
fina ncia r-
Intro ducere fa cturi NRCD co ntabil
date-noi-
date-existente-facturi facturi ordin-de-compensare
PV-privind- necesar-
Winmwntor compensarile Directo r materiale
PV-modificat-privind-compensarile tehnic
Intrari facturi date-noi- date-
compensari comanda
aviz-de- existente-
factura compensari Director
insotire-
a-marfii tehnic necesar-materiale
Dosar 3
compens ari
Gestionar date-existente-comenzi
Dosar comenzi Genera rea
date-noi-comenzi co menzilor
date-
existente-
facturi Directo r necesar-materiale
tehnic
date-existente-contracte
centralizator-contracte
Biroul
date-existente- Dosar financiar-
2 contracte contracte co nta bil
necesar-
materiale
date-noi-
Evidenta contracte
co ntractelor cu
furnizo rii Biroul
contract financiar-
co nta bil
Depo zit
26
Diagrame de nivel 1
Winmentor
Intrari avize
date-
date- existente-
noi-avize avize Gest io na r
factura
1.1
aviz-de-insotire-a-marfii
date-noi-facturi Winmwntor
Int ro du cere d a t e Intrari facturi
f urn izo ri date-existente-facturi
jurnal-cumparari date-existente-facturi
date-
noi- date- date-
furnizori existente- existente- date-noi- nomenclator-furnizori
furnizori cumparari cumparari
Winmentor
Nomenclatoare Winmentor Biro u l
parteneri nomenclator jurnal cumparari f in a n cia r-
co nt a b il
date-existente-facturi
NRCD
1.3
D irect o r
t ehn ic
PV -privind- Winmentor date-existente-NRCD Obt inerea
compensarile Intrari facturi N R C D - urilo r
receptie date-noi-NRCD
PV -modificat-privind-
compensarile
1.2
date-noi-
Dos ar
compensari C o mp ensa re
compens ari
date-existente- sume da t o ra t e Biro u l
compensari f in a n cia r-
ordin-de-compensare
co nt a bil
27
W inmw ntor
Intrari fac turi
date-
existente- Biroul
facturi financiar-
contabil
2. 1 contract
2. 2
Modificarea
conditii contracte Centralizare
contracte
centralizator-contracte
Director
tehnic
date-
noi-
contracte
date-existente-contracte
D os a r
contra cte
28
Gestionar Depozit
Dos ar date-existente-
necesar-
c ontra c te contracte
materiale
necesar-materiale
3. 2
3. 1
Efectuare
date-existente-comenzi comanda
Stabilire necesar Dos a r come nz i
materiale date-noi-comenzi
comanda
necesar-materiale
necesar-
materiale
Director
tehnic
Biroul
financiar-
contabil
29
Diagrame de nivel 2
Biro ul financiar-
co ntabil
Winmwntor
Winmentor
Intrari facturi
jurnal
cumparari jurnal-cumparari
Winmentor
Nomenclatoare
parteneri nomenclator date-
existente- date-
nomenclator-furnizori
cumparari noi-
cumparari
date-existente- date- date-existente-facturi
furnizori noi- date-noi-facturi
furnizori Winmentor
1.1.1 Intrari avize
date-existente-avize
Genera re date-noi-avize 1.1.2
ra poarte
Actualizare BD
furnizori
ex istenta
aviz-de-insotire-a-marfii
factura
Gestiona r
30
Winmwntor Intrari
facturi
Biro ul
fina ncia r-
date- co nta bil
existente-
facturi
ordin-de-compensare
1.2.1
PV-modificat-privind-compensarile
D irecto r
tehnic
31
5. Culegerea informatiilor pentru modelarea conceptuala a datelor
5.1 Construirea matricei CRUD
PROCESE
LOCURI DE STOCARE
Dosar Dosar Dosar Winmentor Winmentor Winmentor Winmentor Winmentor
comenzi compensari contracte Intrari Facturi Intrari Facturi Intrari Avize Jurnal Nomenclatoare
Receptie Cumparari Parteneri
Nomenclator
Introducere CRU CRU CRU CRU
date furnizori
Compensare CRU R
sume datorate
Obtinerea R CRU
NRCD-urilor
Modificare CU R
conditii
contracte
Centralizare R
contracte
Stabilire CU
necesar
materiale
Efectuare R R
comanda
32
5.2 Identificarea entitatilor de date si a cardinalitatilor dintre ele
Raport 1:1
Raport 1:M
Raport M:N
O factura contine mai multe produse, un produs se gaseste pe mai multe facturi
Platile facturilor la utilitati se fac intarziat intotdeauna si firma sufera penalizari, de aceea
ne-am gandit sa implementam o aplicatie, un fel de program care sa stocheze datele cu scadenta
facturilor si sa ne atentioneze de fiecare data cand se apropie scadenta uneia dintre ele
O alta rezolvare ar fi, pur si simplu insarcinarea unei persoane deja existente in firma, cu
plata furnizorilor de utilitati, cineva care sa fie responsabil cu aceste plati, o persoana care poate
fi trasa la raspundere cand se mai intampla ca firma sa primeasca penalitati pentru intarzieri la
plata facturilor
Necesarele de materiale care vin din partea entitatilor( director tehnic, depozit, birou
financiar- contabil, gestionar) se transmit verbal, de aceea se intampina problema ca dupa
centralizare, daca nu s–a notat separat necesarul fiecarei entitati, la sosirea comenzii, sa nu se stie
care e cantitatea din fiecare produs ce corespunde la fiecare in parte. Solutia este deschiderea
unui dosar in care sa se pastreze necesarele, macar pana la venirea comenzii pentru a stii ce
produs si in ce cantitate, este de repartizat la fiecare entitate.
6.2 Cerinte nefunctionale
Memoria folosita de calculatoare este prea mica, ceea ce reduce viteza de lucru, mai ales
calculatorul de la biroul contabilitate, care foloseste aplicatia Winmentor, aplicatie care necesita
foarte multe resurse. Solutia ar fi achizitionarea de noi componente hardware sau adaugarea de
memorie RAM la cele deja existente.
Timpul de raspuns pentru obtinerea unei informatii este prea mare la biroul contabilitate,
problema fiind singurul contabil, care are responsabilitati extracurriculare si nu mai are timp sa
se ocupe de problemele strict legate de biroul financiar- contabil. Rezolvarea este angajarea unei
noi persoane, care sa preia responsabilitatile in plus ale contabilului.
34