Sunteți pe pagina 1din 17

Exemplu studiu de caz

1. Identificarea proiectului
1.1. Descrierea organizrii ntreprinderii
(obiect de activitate, tipul de structur organizatoric, organigrama, principalele funciuni economice etc)

1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente


resursele hardware - calculatoare, imprimante, echipamente de retea etc. (configuraia de
baz si caracteristicile de baza),
resursele software - de baz (sisteme de operare, utilitare, medii de programare, soft de
reea etc) i de aplicaii economice (programele financiar-contabile utilizate de organizaia unde
se efectueaz studiul de caz, cu descrierea principalelor funcii pe care le ndeplinesc),
resursele umane specializate in domeniul sistemelor informationale - analiti-programatori,
programatori, administratori baze de date, administratori de reea, operatori etc.

2. Iniierea i planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaional ales


2.1 Identificarea principalelor subsisteme informaionale financiar-contabile din organizaie. Vor fi
prezentate principalele intrri i ieiri ale fiecrui subsistem.
Componentele principale ale sistemului informational contabil din organizatia noastra, precum si
intrarile/iesirile specific, sunt:
Subsistemul SIC
Gestiunea imobilizarilor
Gestiunea stocurilor de materiale

Gestiunea produselor finite


Gestiunea obiectelor de inventor
Contabilitate generala
Contabilitate de gestiune
....

Intrari
Factura furnizor
NRCD (NIR)
Bon de consum
Fisa limita de consum
Bon de transfer
Bon de restituire
Centralizatorului necesarului de
achizitie
Oferta furnizor
Fisa de magazie
Procesul verbal de inventar
Etc.
...
...
...

Iesiri
Comanda de aprovizionare
Bon de transfer
Fisa de magazie
Balanta analitica a stocurilor
Centralizatorul facturilor
receptionate
Recapitulatia miscarilor de
material
Centralizatorul cheltuielilor
material
Situatia stocurilor fara miscare
Liste de inventariere
Etc.
...
...
...

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice

2.2 Definirea ariei de ntindere a sistemului de gestiune a stocurilor


2.2.1 Componentele organizatorice care au responsabiliti pe linie de gestiune a stocurilor
Directorul economic
- asigur coordonarea raportrilor statistice i a evidenelor sintetice necesare elaborrii
prognozelor pentru producie, reparaii, consumuri i a lurii deciziilor;
- semneaz contractele economice cu furnizorii.
Oficiul juridic
- avizarea contractelor comerciale;
- avizarea deciziilor de imputare;
- rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor comerciale.
Biroul financiar
a) Pentru activitatea de control de gestiune
- controlul documentelor ce cuprind operaiuni referitoare la drepturile i obligaiile patrimoniale
ale firmei (ncheierea contractelor, plata furnizorilor);
- verificarea constituirii garaniilor n numerar pentru gestionari;
- controlul constituirii comisiilor de recepie i a documentelor de recepie;
- verificarea nregistrrii n fiele de magazie a documentelor de intrare-ieire a bunurilor;
- efectuarea inventarierilor periodice;
- verificarea ntocmirii i circulaiei documentelor primare;
b) Pentru activitatea financiar:
- primirea documentelor pentru livrrile de la furnizori;
- urmrirea plii furnizorilor;
- ntocmirea jurnalului si a situaiei contului pe baza operaiunilor din extrasul de cont;
- organizarea evidenei realizrii contractelor comerciale i a comenzilor;
- calculul i evidena TVA.
Biroul contabilitate
- organizarea contabilitii sintetice i analitice a patrimoniului;
- colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile de
materiale, obiecte de inventar, prestri servicii, amortizare i cele salariale;
- realizarea operaiunilor legate de inventariere;
- nregistrarea TVA;
Biroul analize economice
- defalcarea BVC pe elemente de costuri i resurse.
Biroul proiectare i tehnic
- elaborarea de soluii tehnice;
- fia tehnic a produsului;
- necesarul de materii prime i materiale;
- planul de producie.
Biroul aprovizionare i depozitele
- asigurarea pregtirii i desfurrii negocierilor contractelor comerciale;
- aprovizionarea cu materii prime i materiale, obiecte de inventar, piese de schimb,;
- valorificarea stocurilor fr micare sau cu micare lent, a deeurilor i ambalajelor;
- urmrirea respectrii prevederilor cuprinse n contractele de aprovizionare;
- constituirea comisiilor de recepie i efectuarea recepiilor;
- asigurarea condiiilor de pstrare si depozitare a bunurilor materiale;
- asigurarea nregistrrii n fiele de magazie a intrrilor-ieirilor de bunuri.
Biroul marketing
- evaluarea furnizorilor i a preturilor;
- organizarea licitaiilor;
- participarea la aciunile de negociere a preurilor de achiziie.

Exemplu studiu de caz

Not: Plecnd de la descrierea responsabilitilor componentelor organizatorice i de la


descrierea sistemelor de la punctul 2.2 se vor identifica entitile externe (principalele
birouri, alte sisteme, persoane sau alte organizaii cu care intr n legtur sistemul),
precum i fluxurile informaionale specifice sistemului supus analizei.
2.2.2 Clasele de operaii economice reflectate n sistemul stocurilor
Principalele clase de operaii economice sunt:
asigurarea procesului de aprovizionare (stabilirea necesarului de aprovizionat, ntocmirea comenzilor
de aprovizionare sau a contractelor);
intrarea materiilor prime i materialelor n gestiunea depozitelor presupune efectuarea recepiilor,
determinarea plusurilor sau minusurilor la recepie, ocazie cu care se stabilete dac factura va fi dat
la plat n totalitate (recepia coincide cu factura) sau parial (n cazul n care apar diferene n minus la
recepie), se returneaz produsele constate plus la recepie i se efectueaz plata pentru toate produsele
primite, sau se refuz la plat ntreaga factur, returnndu-se ntreaga cantitate de produse;
consumul de materii prime i materiale, pe baza solicitrilor primite de la seciile de producie sau
celelalte componente organizatorice, pa baz de bon de consum sau fi limit de consum;
determinarea plusurilor/minusurilor de inventar la nivel de gestiuni;
restituirea de materiale din secie la magazie, n situaia neutilizrii integrale a cantitilor date n
consum;
transferul materialelor de la o gestiune la alta, cnd articolele transferate trebuie s fie nregistrate, pe
baza notelor de transfer, n evidena gestiunilor participante la operaiune (scdere la gestiune
predtoare i cretere de stoc la gestiunea primitoare).
2.2.3 Diagrama de context pentru sistemul de gestiune a stocurilor

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice


Diagrama de context - Sistemul de gestiune a stocurilor de materiale

Sistem de
gestiune a
trezoreriei

Sistem de
calculatia
costurilor

Furnizori

Situ a tie -c h e ltuie lima te r ia le - p e -c o me n z i

Fa c tu ra

D o c u me n t- in s o tir e tr a n s po r t

NRCD
0

D o c u me n tc o n s um

Sistem de
gestiune a
stocurilor de
materiale

N C - ma te r ia le - v e rific a te

Sistem de
contabilitate
generala

Depozit
NRCD
R a p o a rte c o n d uc e r e

Conducere

3. Descrierea sistemului informaional existent


n urma studierii documentaiei firmei s-au obinut informaii suplimentare privind procesele de
prelucrare care au loc n cadrul SGSM, grupate n funci de principalele operaiuni economice (clase de
tranzacii) i transformri, astfel:
Aprovizionare cu materiale, care urmrete prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare,
facturile i recepiile, plecnd de la urmtoarele tranzacii sau transformri:
Calcul necesar de materiale
4

Exemplu studiu de caz

Lansare comenzi de aprovizionare


Efectuarea recepiilor
Evidena operativ a tranzaciilor cu materiale, prin care se culeg, verific i prelucreaz datele
generate de urmtoarele operaii economice:
Intrri de materiale prin cumprare
Intrri de materiale prin returnare din secii
Consumuri de materii prime i materiale
Dare n folosin a obiectelor de inventar i a echipamentului de lucru i protecie
Vnzarea materialelor
Transferul materialelor de la o gestiune la alta.
Inventarierea stocurilor, urmrete prelucrarea datelor obinute n urma desfurrii inventarierii,
avnd n vedere dou tipuri de diferene:
Intrri de materiale din plusuri de inventar
Ieiri de materiale din lipsuri de inventar
Actualizarea stocurilor, prin preluarea informaiilor din procesele de prelucrare anterioare,
urmrindu-se operarea la nivelului stocului, ntocmirea balanei analitice, verificarea fielor de
magazie i generarea listelor de inventariere.
Evidena furnizorilor creditori, prin preluarea datelor din procesul de aprovizionare i colectarea
datelor din sistemul de trezorerie.

Pentru exemplificare se va analiza doar tranzacia intrrilor de materiale prin


cumprare, urmrind trei aspecte de baz:
a. descrierea documentelor primare, pentru a se constata care este sursa datelor de intrare n SGS,
cum circul fiecare document i, eventual, ce particulariti trebuie urmrite n procesul de
prelucrare;
b. descrierea fluxurilor informaionale i a proceselor de prelucrare;
c. descrierea listelor, rapoartelor, situaiilor de ieire sau a documentelor ce rezult din procesul de
prelucrare.
Intrri de materiale prin cumprare
a) Descrierea documentelor primare
n cazul cumprrii de materiale, intervin urmtoarele documente:
Factura
Avizul de nsoire a mrfii
Scrisoarea de trsur
Nota de recepie i constatare de diferene
Nota de debitare.

Nota de recepie i constatare de diferene


NRCD este ntocmit de comisia de recepie i semnat de membrii comisiei i de gestionar la
recepia materialelor primite pe baza documentului de nsoire a transportului. Documentul de nsoire a
transportului poate fi factura, avizul de nsoire a transportului sau scrisoarea de trsur. NRCD-ul este
ntocmit n 3 exemplare cu urmtoarele destinaii:
un exemplar rmne la depozit,
un exemplar va fi transmis la Contabilitate ca document justificativ pentru nregistrarea n
contabilitate a intrrii materialelor n gestiune
un exemplar va fi transmis la biroul financiar, mpreun cu factura furnizorului n original, n vederea
plii furnizorului i nregistrarea n contul de furnizori.

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice


Pn n prezent nu s-au ntlnit cazuri de constatare de diferene la recepie. Totui, dac se ivete o
astfel de situaie, este necesar ntocmirea unui al patrulea exemplar al NRCD ce va fi remis furnizorului.

b) Descrierea fluxurilor informaionale i procedurilor de prelucrare


n cazul primirii materialelor fr factur, NRCD-ul este ntocmit pe baza avizului de
expediie sau scrisorii de trsur. Exist cazuri n care factura este primit mai trziu, iar preul
materialelor nu este cunoscut, caz n care trebuie stabilit un pre de nregistrare. n aceast situaie se
utilizeaz ca pre de nregistrare preul ultimei aprovizionri la materialul respectiv (cerina 1).
n urma analizei efectuate s-a constatat c ntre facturi i NRCD-uri exist o legtur de tipul multela-multe, ceea ce nseamn c:
Unei facturi i pot corespunde mai multe NRCD-uri, valabil n urmtoarele situaii:
Pe o factur se primesc mai multe materiale ce vor intra n gestiuni diferite (pentru fiecare
gestiune cte un NRCD)
Pe o factura se primesc mai multe materiale care sunt evideniate n conturi diferite de eviden a
stocurilor (se ntocmete cte un NRCD pentru fiecare cont de eviden a materialelor care
intervine)
Unui NRCD i poate corespunde mai multe facturi. Aceast situaie se ivete doar n cazul
aprovizionrii cu lapte, cnd la sfritul lunii se ntocmete un singur NRCD pentru toate facturile
primite n cursul lunii respective.
Aceast coresponden multe-la-multe complic reproiectarea bazei de date (cerina 2).
Prin prelucrarea tuturor NRCD-urilor dintr-o lun calendaristic se obine Centralizatorul NRCDurilor pe luna n dou exemplare, din care unul este anexat n dosarul cu NRCD-uri, iar unul este
anexat la nota contabil.
n ce privete modul de nregistrare a tranzaciilor privind intrrile de materiale prin
cumprare, exist trei situaii:
Cazul 1: Cumprri de materiale achitate prin ordin de plat sau cecuri din conturile curente ale firmei
(numai pentru aprovizionrile fcute direct de ctre filiale).
Dup sosirea facturii la filial, aceasta este vizat de directorul filialei, pentru controlul financiar
preventiv i apoi este transmis la contabilitate pe baz de semntur. Dup primirea facturilor, ele sunt
supuse urmtoarelor prelucrri:
datele din facturi sunt transcrise n jurnalul pentru cumprri, ntocmit de fiecare filial;
sortarea facturilor pe filiale i ntocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;
ntocmirea notei de debitare i transmiterea ei, mpreun cu centralizatorul facturilor, ctre biroul
contabilitate.
Pe baza centralizatorului NRCD-urilor, pe de o parte, a notei de debitare i a centralizatorului
facturilor, pe de alt parte, se efectueaz mperecherea NRCD-urilor i facturilor, n funcie de care se pot
ivi urmtoarele situaii:
mperecherea este realizat complet i nu rezult diferene de pre
mperecherea este realizat integral i rezult diferene de pre ntre valoarea facturii (conform notei
de debitare i a centralizatorului facturilor) i valoarea NRCD-urilor aferente (conform
centralizatorului NRCD-urilor). nregistrarea acestei diferene de pre este soluionat n mai multe
moduri (de la filial la filial):
Repartizarea acesteia pe conturile de cheltuieli (pentru cantitatea consumat) sau pe conturile de
stocuri (pentru cantitatea aflat nc pe stoc) prin stornarea tuturor NRCD-urilor i a bonurilor de
consum implicate, ceea ce implic o operaiune greoaie nefundamentat datorit lipsei de
informaii, ngreunnd evidena cheltuielilor i a stocurilor.
6

Exemplu studiu de caz

Diferena este considerat ca o cheltuial de transport-aprovizionare sau ca tax de manevr


Trecerea direct a ntregii diferene de pre pe conturile de cheltuial
Rmn NRCD-uri pentru care nu s-a primit factura (i deci nu sunt cuprinse nici n nota de debitare) i
care sunt nregistrate n contul de furnizori facturi nesosite
Facturi din anexa la nota de debitare pentru care nu se gsete NRCD-ul corespondent din dou
motive: fie nu s-a efectuat recepia acelei facturi, fie nu s-a reuit mperecherea NRCD-ului cu factura
pe baza datelor din anexa la nota de debitare. Pn la clarificare, aceste facturi sunt evideniate diferit
de la filial la filial:

Dup clarificarea situaiei fiecrei facturi i, eventual, ntocmirea recepiei acesteia se va realiza
nregistrarea n contabilitate.
Cazul 2: Cumprri de materiale achitate cu CEC din contul subunitilor (numai pentru aprovizionrile
fcute direct de ctre filiale).
n acest caz, facturile sunt vizate de controlul financiar preventiv i recepionate dup care vor fi
predate la contabilitatea filialelor. Datele din facturi vor fi transcrise n jurnalul pentru cumprri, iar pe
baza acestuia i a centralizatorului NRCD-urilor se vor efectua nregistrrile.
Este necesar transmiterea valorii TVA ctre biroul contabilitate de la sediul central, n vederea
ntocmirii decontului TVA.
n funcie de nregistrrile contabile, la o anumit filial se deschide o fi analitic pentru contul
de facturi nesosite sau pentru furnizori.
Cazul 3:Cumprri de materiale la care recepia se efectueaz la depozitele de la sediul firmei.
n aceast situaie, fluxul informaional este mai simplu i se ncadreaz n variantele prezentate
anterior, nemaifiind necesare nota de debitare i centralizatorul facturilor (anexa la nota de debitare).
Astfel, recepia materialelor fr factur sunt nregistrate prin contul specific (furnizori-facturi nesosite),
iar cele cu factur prin contul de furnizori. Diferenele de pre sunt nregistrate n contul de diferene i
repartizate ulterior la darea n consum a materialelor.

c) Descrierea listelor, situaiilor, rapoartelor sau altor ieiri din sistem

Centralizatorul NRCD-urilor pe luna . obinut pe baza notelor de intrare recepie ntocmite pe


baza facturilor sau a avizelor de expediie primite ntr-o lun, care evideniaz intrrile de materiale n
luna respectiv. Centralizatorul este folosit ca document justificativ la nota contabil.
Centralizatorul facturilor primite n luna obinut pe baza facturilor primite de la furnizori i care
st la baza urmririi furnizorilor, transmis mpreun cu centralizatorul NRCD-urilor i facturile n
original la sistemul de trezorerie.
Centralizatorul facturilor primite n luna la filiala este obinut pe baza jurnalului de cumprri
i a facturilor primite de la fiecare filial i evideniaz cheltuielile cu materialele efectuate de filiale.

Not: n studiile de caz, studenii vor descrie toate operaiunile economice, datele de
intrare, procesele de prelucrare i ieirile specifice i nu se vor limita doar la o singur
operaiune, aa cum este n model.

4. Modelarea sistemului informaional existent


Pentru modelarea sistemului se vor folosi dou modele de baz, respectiv modelul proceselor de
prelucrare, redat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date, si modelul datelor, reprezentat prin diagram
entitate-relatie.
7

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice

4.1. Modelarea proceselor de prelucrare

Sistemul de gestiune a stocurilor se descompune n urmtoarele procese i subprocese de prelucrare:


aprovizionarea cu materiale, cu urmtoarele subprocese:
stabilirea necesarului de materii pime, materiale, obiecte de inventar;
lansarea comenzilor de aprovizionare;
prelucrare recepii;
evidena operativ a tranzaciilor, cu urmtoarele subprocese:
nregistrarea operaiilor cu materiale;
ntocmirea centralizatoarelor, listelor i documentelor;
generare NC;
actualizarea stocurilor, care conine subprocesele:
operarea la nivel de stoc;
obinere balan analitic;
verificarea fielor de magazie;
generarea listelor de inventar;
inventarierea stocurilor, cu urmtoarele subprocese:
stabilirea diferenelor de inventar;
ntocmirea notelor contabile pentru diferene;
evidena furnizorilor, care const n umtoarele subprocese:
actualizarea soldului furnizorilor;
obinere fie analitice de furnizori.

Modelarea proceselor se realizeaz cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date (DFD), care redau
sub form grafic modul n care fluxurile de date intr n procesele de prelucrare din diferite surse
(entiti externe sau locuri de stocare a datelor) i ieirea fluxurilor de date ctre diferite destinaii (entiti
externe sau locuri de stocare a datelor).
n procesul de modelare a proceselor se pleac de la descompunerea funcionala, prezentata mai
sus, i de la descrierea orientat pe tranzacii/transformri a sistemului existent. De fapt, se identific
pentru fiecare proces de prelucrare fluxurile de date de intrare i de ieire.
In continuare sunt prezentate diagramele fluxurilor de date.

Exemplu studiu de caz


Diagrama de nivel 0 - Sistem de gestiune a stocurilor de materiale
Situa tie - c ump a ra r ifu r n iz o r i

D a te - g e s tiu n i
D o c u me n tin s o tire - tr a n s p o rt
NRCD
G e s tiu n e -n o u a

NRCD

D a te - ma ter ia le c u mp a r a re

Fa c tu r a

Ma te r ia l-n o u

Inregistrare
cumparare

D a te - fu r n iz o r i

Gestiune

D o c u me n tc ons um
D a te - g e s tiu n i
Situa tie - c he ltu ie lima te r ia le -p e - c o me n z i

Material
2

D a te - ma ter ia le c ons um

Tr an z a c tie c u mp a r a re noua

Fu rn iz o rnou

Inregistrare
consum
C e n tr a liz ato r- c o n s u mma te r ia le

C o n s u mu r ie x is te n te Tr an z a c tie c ons um

D a te c u mp a r a rie x is te n te

Furnizor

D a te r e c e p tie s to c

Cumparare

D a te c u mp a r a ris to c

D a te c o n s u mu rir a po a r te

Consum

Material
L is te - c u mp a r a ri-N C
D a te - c o n s u m- s to c

Material

C MP- n o u
L is te c o n s u mu ri- C MPNC
v ec hi

D a te - ma ter ia lNC
Sto c - v e c hi

D a te - ma ter ia ls to c
Sto c - n o u

Operare stoc

Inchidere
perioada de
gestiune

Ba la n ta - a n a litic a -s i-fis a -d e - ma g a z ie
D a te - c o n s u mu r i-N C

Situa tie s to c u r ifa r a mis c a r e

D a te c o n s u mu ri

D a te c u mp a r a riC MP

Consum
Cumparare

D a te c u mp a r a riNC

Sto c - n o u

N C - ma te ria le -v e r ific a te

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice


Diagrama de nivel 1 - Inregistrare cumparari
Fac turarec ptionata D oc umentrec eptionatnou
Ges tiune-

Gestiune

Cumparare

noua
NRCD

D ate-ges tiuni

Tranz ac tiefac turiintarz iate

D ate-rec eptie-noua-s toc

1.1

D ate-furniz oriex is tenti

Fac tura-intarz iata

Adaugare
Furnizor
NRCD

Furniz or- cumparare noua


nou

D oc umenterec eptionateex is tente

Material-nou
D atematerialeex is tente

M aterial

Tranz ac tiec umparare-noua

D aterec eptiiex is tente

1.2

D ate-fac turines os ite

Fac tura-intarz iata

Inregistrare
factura
intarziata

Cumparare
Gestiune

D aterec eptiiex is tente


D ate-materials toc

D ate-ges tiuni
D ate-c umparari-rapoarte

Tranz ac ties tornarerec eptie

1.3
1.4

Stornare
receptie

D ate-materialrapoarte

D ate-s tornarerec eptie-s toc

R ec eptie-des tornat

M aterial

Situatie-c umpararifurniz ori

Generare liste
intrari

D atefurniz orirapoarte

Furnizor

10

Lis te-c umparari-N C

Exemplu studiu de caz


Diagrama de nivel 2 - Adaugare cumparare noua
Furnizor

Documentreceptionatnou

Furnizornou
Datefurnizoriexistenti

Material

1.1.1

Factura-recptionata

Datematerialeexistente

Adaugare
document
insotitor nou

Gestiune
Materialnou
Documentreceptionat-nouvalid

Datedocumentinsotitornou-valid

Documentereceptionateexistente

NRCD

Dategestiuni

1.1.2

Gestiune-noua

Adaugare
receptie noua
NRCD

Cumparare
Date-receptiiexistente

Date-receptie-nouavalida

Tranzactiecumparare-noua

1.1.3

Cumparare
Actualizare
cumparare noua

Date-receptie-nouastoc

11

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice


Diaagrama de nivel 1 - Operare stoc

D a te - s to r n a r e - c o n s u mD a te - c o n s u ms to c
n o u - s to c

Ba la n ta a n a litic a ma te r ia le

3.1

D a te - r e c e p tie n o u a - s to c

Actualizare stoc

3.2

Sto c v ec hi

D a te s to r n a r e r e c e p tie s to c

D a te - ma te r ia l- b a la n ta

Generare
balanta
materiale

Sto c nou

D a te - c o n s u mb a la n ta

Material
D a ta u ltime imis c a r i

D a te - c u mp a r a r ib a la n ta

Cumparare

Consum

D a te - c u mp a r a r ifis a

3.4

D a te - ma te r ia l- fis a

Determinare
stocuri fara
miscare

D a te - c o n s u mfis a
3.3

Generare fisa de
magazie
Situ a tie - s to c u r ifa r a - mis c a r e
Fis a - ma te r ia l

12

Exemplu studiu de caz


Diagram a de nivel 1 - Inchidere perioada de gestiune
C MP-v ec hi

M aterial

4.1

Stoc v ec hi

C MP-nou

Stoc nou

Calculare CM P

D atec umparariC MP

4.2

Initializare stoc
Cumparare

D atec umparariNC

N C -materialev erific ate


4.4

4.3

Verificare NC

G enerare NC
N C -materiale

Balanta-analitic as i-fis a-de-magaz ie

D atec ons umuriNC


Lis te-c umparari-N C
D atematerialNC

Lis tec ons umuriNC

Consum

M aterial

4.2 Modelarea conceptuala a datelor (diagram entitate-relatie)


SGSM trebuie s reflecte urmtoarele clase de tranzacii:
13

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice


Achiziionarea de materiale prin cumprare de la furnizori. Intrarea MATERIALELOR n
GESTIUNE se face pe baza RECEPIEI care indic cantitatea intrat i preul pentru unul sau
mai multe MATERIALE. RECEPIA este ntocmit pe baza DOCUMENTULUI DE
NSOIRE A MRFII emis de FURNIZOR (factura sau avizul de nsoire a mrfii). Dac
MATERIALELE de pe o factur sau de pe un aviz vor intra n mai multe GESTIUNI (magazii),
atunci se ntocmete cte o RECEPIE pentru ncrcarea fiecrei GESTIUNI n parte. Datorit
modului diferit de nregistrare n contabilitate, aceast clas de tranzacii implic dou subclase:
achiziionare materiale cu factur i achiziionare materiale fr factur. Un MATERIAL poate fi
regsit n una sau mai multe GESTIUNI, iar stocul pentru un MATERIAL depinde de
GESTIUNEA la care se face referire. Dac se recepioneaz un MATERIAL nou sau se primesc
materiale de la un FURNIZOR nou, atunci trebuie adugate n sistem datele despre materialul
i/sau furnizorul respectiv.
Sosirea unei facturi ntrziate. Dac iniial FURNIZORUL a emis doar avizul de nsoire a
mrfii, ulterior el va emite i factura ce corespunde avizului. Pn n prezent nu s-au consemnat
diferene ntre cele dou documente emise de FURNIZOR.
Consumul de materiale. Darea n consum a materialelor se face pe baza DOCUMENTULUI
DE CONSUM (bonul de consum i fia limit de consum, care au structur asemntoare), n
care sunt specificate cantitatea pentru unul sau mai multe MATERIALE. La ieirea din
GESTIUNE, materialele vor fi evaluate prin metoda costul mediu ponderat, calculat la sfritul
fiecrei luni la nivelul ntregii firme. Documentul de consum este emis pentru MATERIALELE
eliberate dintr-o singur GESTIUNE.
Transferul de materiale ntre gestiuni. Transferul de materiale ntre gestiuni se realizeaz pe
baza BONULUI DE TRANSFER, care consemneaz cantitatea pentru unul sau mai multe
MATERIALE. BONUL DE TRANSFER este emis de GESTIUNEA surs i va conine
materialele transferate ctre o singur GESTIUNE destinaie. De asemenea, la ieirea din
GESTIUNE se utilizeaz costul mediu ponderat. n cadrul acestei clase de tranzacii au fost
identificate trei subclase de tranzacii, determinate de modul diferit de nregistrare n contabilitate:
transferuri ntre GESTIUNI din aceeai SUBUNITATE; transferul ntre GESTIUNI din
SUBUNITI diferite; transferul ntre gestiunea central i celelalte gestiuni.

Diagrama entitate-relatie este redata in figurile de mai jos. In prima figura sunt evidentiate doar
entitatile de date si relatiile de asociere dintre acestea, iar in cea de-a doua sunt incluse si atributele
specific entitatilor de date.
Nota!
1. La realizarea propriilor proiecte studentii vor construe doar diagrama a doua, cea care include
si atributele entitatilor de date.
2. Se vor ignora entitatile associative din a doua diagram (cele marcate cu [AS]). In proiectele
studentilor nu vor fi reflectate.

14

Exemplu studiu de caz


Visible Syst e m s Corporat ion E DUCAT IONAL /T RAINING Ve rsi on

Ar e in
c or e s p o nd e nta
C o r e s p u nd e

Doc_insotitor

Ar e
Es te emis d e

Locali tate

F urniz or
Ar e s ed iu l in

Emite
Ar e

Fac e
p ar te
d in
Es te
in to c mita
pe
b az a

Ar e

Es te r e c e p tio n at

Jude t
Re ce pti e

M ater ial

C o ntine
Es te da t in c o n s u m
p r in

Es te tr a n s fe r at
Es te
in
s to c
la

Es te intoc mita p e ntr u


C o ntine

C o ntine

Tr ansfe r

Consum
Es te tr a n s mis a

Es te intoc mit pe n tr u

Es te pr imit

Ar e in
s to c
Tr a n s mite
Pr ime s te

Pr ime s te

G e stiune

Pr ime s te

Ar e
Fac e p ar te d in

15

Subuni tate

Sisteme informaionale contabile 1 Lucrri practice

16

Exemplu studiu de caz

5. Determinarea cerinelor informaionale pentru noul sistem


5.1 Cerinele funcionale ale noului sistem
Din prezentarea anterioar se poate observa o descentralizare total a funciei contabile care privete
nregistrarea n contabilitate i evidena analitic a materialelor, pe de o parte, i centralizarea aproape
total a nregistrrii i evidenei analitice a furnizorilor. Datorit acestei organizri, dar nu numai, se
constat urmtoarele deficiene, care se constituie n acelai timp cerine funcionale ale noii aplicaii:
1. Problema mperecherii NRCD-urilor cu facturile. Aceast mperechere se face pe baza anexei la
nota de debitare primit (centralizatorul facturilor), a centralizatoarelor NRCD-urilor i a fiei
analitice pentru contul 408.01. Aceast mperechere (de altfel esenial pentru nregistrarea n
contabilitate) se realizeaz greoi datorit lipsei de informaii din centralizatorul facturilor, respectiv
listarea unui singur NRCD din cele corespondente unei facturi ( i majoritatea facturilor au cel
puin 2 3 NRCD-uri). n unele filiale se face o copie a facturilor nainte de a fi transmise la biroul
contabilitate de la sediul central pentru a facilita operaia de mperechere, ghidndu-se uneori i dup
numele furnizorului! Exist cazuri, n prezent, cnd se ntocmesc documentele de recepie de dou ori,
deoarece nu s-a reuit mperecherea iniial a NRCD-ul cu factura!
Variantele de soluionare a acestei probleme sunt urmtoarele:
Reproiectarea centralizatorului facturilor (utilizat ca anex la nota de debitare) astfel nct s
permit mperecherea facil a documentelor. Aceast soluie este considerat ineficient.
Reproiectarea aplicaiei astfel nct s se realizeze mperecherea automat a documentelor,
pstrndu-se acelai flux informaional. Proiectarea acestei variante este relativ complex, iar
din punct de vedere tehnic implementarea ei este puin fiabil, deoarece nu exist nc facilitile
de comunicaii electronice necesare.
Reproiectarea cadrului organizatoric i a fluxurilor informaionale n sensul descentralizrii
funciei contabile privind nregistrarea i evidena analitic a furnizorilor la nivelul unitilor de
baz.
3. Problema preului de nregistrare. n prezent materialele sunt evideniate la preul de cumprare
prin utilizarea codurilor cu cifr de pre. Din opiniile exprimate de economitii care in evidena
materialelor reiese c aceast modalitate prezint unele inconveniente legate de numrul limitat de
coduri ce pot fi atribuite unui material pentru preuri diferite (maximum 10 coduri), dar mai ales de
numrul mare de fie de magazie care trebuie deschise i dificultatea realizrii punctajului cu fiele de
magazie. Se poate opta pentru metoda costul mediu ponderat (CMP) care ar simplifica mult
contabilitatea analitic a materialelor precum i munca gestionarului, organizndu-se o evidena
numai cantitativ la nivelul magaziei. Menionm c din interviurile luate unor angajai rezult c sunt
deschii ctre o astfel de soluie. Totui, n optarea pentru metoda CMP trebuie luate n considerare
urmtoarele aspecte:
Dac se opteaz pentru utilizarea CMP trebuie stabilit perioada de calcul a costului mediu ponderat.
Din acest punct de vedere pot fi imaginate mai multe variante, de la calculul lunar sau sptmnal
pn la calculul zilnic sau dup fiecare intrare, a costului mediu ponderat. Menionm c n cazul n
care nu se opteaz pentru calculul lunar al CMP trebuie acordat o atenie sporit actualizrii oportune
a bazei de date cu toate tranzaciile care au loc.
O alt problem este cea a elementelor care intr n calculul CMP. n acest sens exist cel puin dou
alternative: calculul CMP pe baza doar a intrrilor din afara unitii (deci doar intrri de materiale de
la teri), fie calculul CMP pe baza tuturor intrrilor. Considerm c alegerea primei variante ar
complica evidena materialelor i nregistrarea n contabilitate a transferurilor.
4. Stabilirea unor proceduri comune de prelucrare, evideniere i nregistrare a tranzaciilor la
nivelul ntregii firme. Dup cum se poate constata din prezentarea anterioar, acelai tip de tranzacie
este evideniat i nregistrat diferit de la o filial la alta sau fa de contabilitatea organizat la nivelul
central al firmei.

17