SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.

Studiu de caz

I. PREZENTAREA SISTEMULUI ECONOMIC.

Sistemul informaţional are sarcina reflectării tuturor activităţilor din sistemul economic în vederea
creerii posibilităţilor de dirijare a acestuia. Acest fapt conduce la dependenţa sistemului informaţional faţă
de modul de organizare şi conducere a sistemului economic. De aceea, se impune, înaintea trecerii la tratarea
sistemului informaţional, o fază obligatorie de cunoaştere a domeniului analizat.

1.1 Prezentarea agentului economic

Despre agentul economic, în ansamblu, se vor obţine informaţii referitoare la:
- numele agentului economic şi cadrul juridic de funcţionare;
- domeniul de activitate,
- dinamica unor indicatori tehnico-economici mai relevanţi (cifra de afaceri, numărul de salariaţi,
indicatori privind capacitatea de producţie, volumul producţiei etc);
- perspectivele în dezvoltarea unităţii;
- forma de contabilitate folosită;
- metoda de evidenţă a valorilor materiale;
- metoda de calculaţie a costurilor;
- formele de salarizare practicate;
- metodele de previziune utilizate.
Aceste date vor fi solicitate dacă cercetarea vizează întregul sistem informaţional al agentului
analizat. Dacă analiza vizează numai un subsistem informaţional se vor culege date numai despre aspectele
care sunt relevante pentru acesta (de exemplu: în cercetarea subsistemului informaţional de personal nu
interesează metoda de evidenţă a valorilor materiale; în cercetarea subsistemului informaţional al activităţii
de desfacere nu interesează metoda de calculaţie a costurilor sau formele de salarizare practicate).

1.2 Structura organizatorică şi funcţională a unităţii.

Prezentarea structurii organizatorice şi funcţionale a unei unităţi este, de regulă, efectuată în
regulamentul de organizare şi funcţionare sau în statutul societăţii. Una din părţile componente ale acestora
este Organigrama structurii organizatorice (prezentată sub forma unei diagrame de structură în figura 1.1).
Trebuie scoase în relief următoarele:
1 Ierarhizarea diferitelor structuri organizatorice, respectiv gruparea posturilor de lucru în
compartimente, birouri, servicii etc. în funcţie de specificul unităţii analizate.
2 Încadrarea activităţii analizate în structura organizatorică specifică beneficiarului (trebuie
identificate comartimentele în care se realizează în principal activitatea analizată).
3 Inventarierea celorlalte funcţii şi subfuncţii ale agentului economic pentru a cerceta în ce măsură
modul concret de derulare a acestora influenţează activitatea analizată.
Studiul structurii funcţionale este important deoarece abordarea succesivă, în trepte, a funcţiilor şi
subfuncţiilor permite identificarea tuturor activităţilor şi subactivităţilor din unitate, rezultând o imagine
globală concretă.
Studiul structurii organizatorice este necesar deoarece scoate în evidenţă modul în care se
materializează, pe structuri organizatorice concrete (persoane, posturi de lucru, birouri, servicii etc),
activităţile investigate.

II PREZENTAREA DOMENIULUI APROVIZIONĂRII

2.1 Prezentarea activităţilor specifice procesului de aprovizionare

Obiectivele procesului de aprovizionare tehnico-materială sunt:
1
 SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.
Studiu de caz
1. Asigurarea continuităţii proceselor de producţie prin achiţionarea materiilor prime şi materialelor
necesare în cantităţile, structura şi calitatea corespunzătoare în conformitate cu planul unităţii;
2. Acoperirea necesarului de piese de schimb, combustibili, lubrefianţi şi a celorlalte elemente
materiale necesare desfăşurării activităţilor mecano-energetice şi de investiţii ale întreprinderii;
3. Depozitarea în condiţii optime a resurselor materiale, în conformitate cu normele de consum şi
normativele de stoc;
4. Adoptarea unor metode optime de aprovizionare în raport cu particularităţile diferitelor tipuri de
materiale şi diferiţilor furnizori;
5. Pregătirea prealabilă a materialelor în vederea consumului lor în producţie;
6. Desfăşurarea unor activităţi cât mai eficiente prin reducerea cheltuielilor de aprovizionare şi prin
accelerarea vitezei de rotaţie a activelor circulante.
Pentru realizarea acestor sarcini, în cadrul procesului de aprovizionare, se desfăşoară un ansamblu
numeros şi variat de acţiuni corelate între ele. Cea mai mare parte a acestora sunt efectuate în cadrul
serviciului aprovizionare, element organizatoric al funcţiei comerciale a agentului economic, dar în acelaşi
timp, o serie de compartimente funcţionale (cu profil tehnic sau economic) desfăşoară acţiuni implicate în
procesul aprovizionării.
Procesul complex al aprovizionării se realizează în cadrul a trei categorii de activităţi (subsisteme):
1. Planificarea şi contractarea aprovizionării;
2. Urmărirea derulării procesului de aprovizionare;
3. Stocarea şi gestionarea stocurilor de materii prime şi materiale.
Un aspect deosebit de important în cadrul analizei sistemului informaţional al activităţii de
aprovizionare îl reprezintă analiza implicării diferitelor elemente din structura organizatorică a agentului
economic (servicii, birouri etc.) sau a unor organisme externe unităţii în procesul de aprovizionare. În
tabelul nr. 2.1 sunt prezentate activităţile - grupate în cele trei subsisteme - şi factorii organizaţionali
implicaţi în cadrul fiecărei activităţi.
După cum se poate observa, serviciul de aprovizionare este direct implicat în toate activităţile ce ţin
de acest proces complex. Celelalte compartimente întervin în procesul aprovizionării, prin activităţile lor
concrete într-o măsură mai mică sau mai mare. De asemenea, o serie de organisme externe firmei (în special
furnizori, dar şi clienţi) sunt implicate în procesul de aprovizionare.

2
 SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.
Studiu de caz
Tabelu nr. 2.1 Grila activităţi-elemente organizatorice în procesul de aprovizionare

Subsisteme Activităţi Elemente organizatorice

Aprov. Plan Tehnic. Financ. Desfacere Juridic Secţii Alte sist.
contab. de prod. (furniz.)
Fundamentarea şi trasmiterea
Planificare necesarului de aprovizionat * * * * *
Emiterea de comenzi de
şi aprovizionare * * *
Finalizarea contractelor de
contractare aprovizionare * * *
Recepţia materialelor livrate de
Urmărirea furnizor * *
derulării Intrarea în gestiunea * * *
întreprinderii
procesului de Urmărirea operativă a
desfăşurării *
aprovizionării
aprovizionare Eliberarea materialelor în * * *
consum
Actualizarea planului de
aprovizionare * * * * *
Analiza îndeplinirii planului de
aprovizionare * *
Stocarea Analiza activităţii de stocare a
materialelor * *
şi Controlul periodic al nivelului
stocurilor * *
gestiunea Reîntregirea stocurilor
subnormative * * * *
stocurilor Lichidarea stocurilor
de materiale supranormative şi a celor cu
mişcare lentă * * * *

3
SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.
Studiu de caz
2.2 Structura organizatorică a compartimentului de aprovizionare.
Compartimentul aprovizionare, componentă a funcţiei comerciale a firmei, este subordonat
administrativ directorului comercial. În cadrul compartimentului se realizează cea mai mare parte a
acţiunilor menite să asigure desfăşurarea optimă a procesului de aprovizionare.
În unitatea analizată, acest compartiment este structurat organizatoric pe grupe de
aprovizionare-depozitare-control-utilizare în funcţie de caracteristicile specifice uneia sau mai multor
grupe de materii prime şi materiale. Organigrama structurii organizatorice a activităţii de aprovizionare
la S.C. Metal S.A. este prezentată în figura 2.1.
Distingem astfel subcolectivele de muncă ce vor fi prezentate în continuare.
1. Subcolectivul care asigură aprovizionarea unităţii cu materiale chimice, plastice, lacuri şi
vopsele.
Specificul acestor materiale ţine, pe de o parte de caracteristicile lor fizico-chimice iar, pe de
altă parte, de faptul că ele sunt furnizate în mod constant de aceeaşi furnizori care au un specific comun
de producţie.
Acest subcolectiv este format din trei persoane: un economist (care are ca sarcini principale
determinatea necesarului de aprovizionat, iniţierea contractării materialelor şi actualizarea planului de
aprovizionare), un merceolog (care are sarcina de a păstra legătura permanentă cu furnizorii şi cu
depozitul de profil din cadrul unităţii) şi un gestionar (care răspunde de corecta păstrare, manipulare şi
gestionare a materialelor).
2. Subcolectivul ce se ocupă de aprovizionarea cu materiale textile şi neferoase. Colectivul este
format din trei persoane: un economist, doi merceologi şi doi gestionari.
3. Subcolectivul ce se ocupă de materialele feroase. Este format din trei membri (un
economist, un merceolog şi un gestionar). Ca şi în celelalte subcolective, atribuţiile celor
trei vizează planificarea, derularea şi urmărirea operativă a procesului de aprovizionare,
precum şi gestiunea materialelor, activităţile lor completându-se reciproc.
4. Subcolectivul care are sarcina asigurării aprovizionării cu piese de schimb, carburanţi,,
lubrefianţi şi materiale de construcţii necesare activităţilor mecano-energetice şi de investiţii. Are
aceeaşi structură ca şi subcolectivul precedent.
5. Subcolectivul care se ocupă cu aprovizionarea materialelor auxiliare, subcolectiv format din
două persoane: un merceolog şi un gestionar.
Întregul colectiv al aprovizionării este condus de un economist cu studii superioare care
coordonează în ansamblu procesul de aprovizionare. Prin natura funcţiei sale acesta face parte din
organele de conducere ale firmei respective.

2.3 Descrierea activităţilor ce urmează a fi reflectate informaţional.

În continuare, se vor descrie principalele activităţi care se desfăşoară în domeniul
aprovizionării. Având în vedere complexitatea procesului de aprovizionare, această prezentare este
făcută pe subsisteme de activităţi.
A. Subsistemul activităţilor de planificre şi contractare a aprovizionării. Reprezintă prima
fază a unui nou ciclu al procesului de aprovizionare. Această fază cuprinde următoarele activităţi:
1. Fundamentarea necesarului de aprovizionat, care se realizează în lunile august-septembrie
pentru anul următor. Pentru determinarea necesarului de aprovizionat se iau în considerare toate
elementele care îl influenţează, şi anume:
- volumul fizic al producţiei aferente anului viitor, pentru fiecare produs;
- normele de consum (consumurile specifice) pentru fiecare material încorporat în fiecare
produs;
- stocul normat, reprezentând cantitatea de material care trebuie să se găsească în mod
permanent în depozite şi care dă posibilitatea desfăşurării normale a procesului de producţie;

4
SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.
Studiu de caz
- stocul preliminat a exista în gestiune la începutul anului pentru care se elaborează planul de
aprovizionare.
Necesarul de aprovizionat, astfel determinat, se defalcă trimestrial, lunar şi uneori, pentru
anumite materiale (de o importanţă mai mare în procesul de producţie), pe perioade mai scurte.
2. După stabilirea necesarului de aprovizionat, se trece la emiterea comenzilor către furnizorii
de materiale.
3. La recepţia comenzilor, furnizorii trec la emiterea contractelor care sunt trasmise firmei S.C.
METAL S.A.
4. În cazul existenţei unor diferenţe între clauzele contractuale şi condiţiile menţionate în
comenzi, se încearcă rezolvarea acestora. Odată ce se convine asupra condiţiilor de contractare, iar
contractele de aprovizionare sunt semnate de conducerile celor două părţi, se încheie practic activităţile
din cadrul primului subsistem.
B. Subsistemul activităţilor de urmărire operativă a derulări aprovizionării. Pe măsura
finalizării contractării, serviciul de aprovizionare planifică derularea acestui proces, acţiune
materializtă în elaborarea graficelor de aprovizionare, a unor registre şi a unor fişe de evidenţă
operativă, care vor servi drept bază a urmăririi derulării aprovizionării.
Derularea propriu-zisă a procesului de aprovizionare începe, de regulă, la beneficiar cu recepţia
materialelor livrate. Această activitate, a cărei modalitate de desfăşurare este stipulată în contract, poate
să se desfăşoare şi la furnizori. Cu ocazia recepţiei, se întocmeşte de către comisia constituită în acest
scop, pe baza facturii sau a avizului de însoţire a mărfii, o notă de de intrare recepţie şi constatare
diferenţe (NIR).
În varianta în care recepţia se desfăşoară la furnizor, beneficiarul are obligaţia să trimită un
delegat ce va asista la recepţia respectivă.
Dacă recepţia se efectuează la beneficiar şi apar diferenţe cantitative sau valorice, acestea se
rezolvă astfel:
a) în cazul în care cantităţile recepţionate efectiv sunt mai mici decât cele înscrise în
documentele de livrare, S.C. METAL S.A. comunică acest fapt furnizorului (trazmiţându-i şi un
exemplar din nota de intrare recepţie), iar acesta - în temenele prvăzute în contract - trebuie să livreze
cantităţile ce au fost constatate ca diferenţă;
b) în condiţiile în care cantităţile livrate sunt mai mari decât cele stabilite în comenzi sau
contracte, S.C. METAL S.A. introduce în gestiune (consemnezză în NIR) numai cantităţile ce trebuiau
livrate, iar diferenţele le preia în custodie, pe baza unui proces verbal, comunicând furnizorului această
situaţie.
Introducerea în gestiune a materialelor presupune menţionarea cantităţlor recepţionate în
documentele de evidenţă a realizării necesarului de aprovizionat şi în fişa de magazie, precum şi
depozitarea materialelor în magazii. Astfel, sunt create premisele satisfacerii cerinţelor de consum ale
producţiei.
Darea în consum a materialelor se efectuează pe baza bonurilor de consum sau a fişelor limită
de consum.
În cazul în care, pe parcursul anului de plan, apar modificări faţă de planul de producţie,
solicitările de materiale vor varia în funcţie de aceste modificări. Dacă solicitările producţiei sunt mai
mari, atunci serviciul de aprovizionare va întreprinde acţiuni pentru obţinerea de la furnizorii existenţi
sau de la alţi noi, a cantităţilor suplimentare necesare. În cazul unor solicitări mai mici, serviciul de
aprovizionare va lua măsuri ca livrările ce urmau a fi realizate să fie sistate sau reduse în conformitate
cu noile nevoi ale producţiei.
C. Subsistemul de stocare şi gestiune a stocurilor. Periodic (decadal, lunar sau trimestrial),
are loc operaţia de comparare, pentru fiecare material, a nivelului stocului efectiv cu cel normat. Cazul
ideal este acela când între aceste niveluri există o concordanţă deplină.

5
SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.
Studiu de caz
Dacă nivelul stocului efectiv este mai mic decât cel normat - existând deci posibilitatea apariţiei
unor perturbări în procesul de producţie ca urmare a lipsei de materiale - se întreprind urgent acţiuni de
reântregire a stocului efectiv.
În cazul în care stocul efectiv depăşeşte nivelul stocului normat, unitatea înregistrează o
imobilizare în active circulante materiale, prin crearea de stocuri supranormative, ceea ce conduce la
efecte economice negative. Deciziile luate în această variantă vizează lichidarea acestor stocuri
supranormative fie prin utilizarea materiilor prime şi materialelor în alte procese de producţie ale
unităţii, fie prin vânzarea lor către terţi, sarcină ce revine compartimentului de desfacere.
Deoarece aprovizionarea este un proces neântrerupt, cele trei subsisteme se succed, dar se şi
condiţionează reciproc, iar activităţile anterior descrise se desfăşoară de cele mai multe ori simultan.
Practic, prin acţiunile întreprinse pe parcursul unui an se vizează atât perfecţionarea continuă a
procesului de aprovizionare pentru perioada curentă, dar şi pentru ce viitoare (pentru anul următor).

2.4 Structura informaţională a activităţii de aprovizionare.

Prezentarea structurii informaţionale trebuie efectuată pornind de la inventarierea documentelor
ca elemente informaţionale. Această inventariere are, pentru început, la bază sursa (emitentul) fiecărui
document, iar în această viziune vom distinge:
A. Documente emise de serviciul de aprovizionare.
B. Documente emise în afara serviciului de aprovizionare, dar implicate în această activitate. În
cadrul acestei grupe se disting următoarele două categori:
1. documente emise de către organisme externe agentului economic analizat;
2. documente emise de către servicii funcţionale din cadrul S.C. METAL S.A.
Este prezentată în continuare lista documentelor ce au fost inventariate în cadrul cercetării
efctuate la societatea comercială menţionată.

A. Documente emise de serviciul de aprovizionare: fişa de evidenţă a necesarului; evidenţa

realizării necesarului; registrul stocurilor; comanda (specificaţia) de materiale; graficul de
aprovizionare; nota de recepţie şi constatare diferenţe; situaţia îndeplinirii planului de aprovizionare;
situaţia materialelor neacoperite cu contacte la nivelul necesarului; situaţia stocurilor de materiale la
sfârşitul perioadei; calculul normelor de stoc şi a normativelor pentru activele circulante materiale; fişa
de magazie; centalizatorul necesarului de materii prime în perioada...

B. Documente emise în afara serviciului de aprovizionare.

B1. Documente emise de către organisme externe sistemului economic analizat:

Furnizori: contract; aviz de însoţire a mărfii; factură fiscală.

B2. Documente emise de către servicii funcţionale din cadrul sistemului economic analizat.
Serviciul plan: planul de producţie pe anul ... (cu defalcarea pe trimestre şi luni); situaţia
realizării producţiei în anul precedent; situaţia producţiei preliminate pentru anul în curs.
Serviciul tehnic: fişa tehnologică; centralizatorul realizării normelor de consum pentru anul
precedent; propuneri de norme de consum pentru perioada de plan.
Serviciul financiar-contabilitate: catalog de preţuri de înregistrare; fişa limită de consum;
situaţia stocurilor la începutul perioadei; lista de inventariere; bonul de consum.
Serviciul desfacere: planul de desfacere.
Secţiile de producţie: bonul de consum; bon de predare, transfer, restituire.

2.5 Diagrama de relaţii a activităţii de aprovizionare.

6
SIA Finanţe-Asigurări 2003 - Analiza sistemului informaţional privind activitatea de aprovizionare la S.C. METAL S.A.
Studiu de caz
Folosindu-ne de elementele informaţionale anterior menţionate, trebuie să punem în evidenţă
relaţiile informaţionale ale serviciului aprovizionării cu celelalte compartimente din interiorul unităţi şi
cu organismele externe. Menţionăm că este vorba de de relaţiile informaţionale care concură la
realizarea obiectivelor procesului aprovizionării.
Relaţiile informaţionale dezvoltae cu:
- serviciul tehnic
- serviciul plan
- serviciul financiar-contabilitate
- serviciul desfacere
- secţiile de producţie
- furnizorii de materiale