Managementul Aprovizionarii si al Achizitiilor

Transformarea intr-o societate informationala, marcata de reorientarea pietei spre

producator (dintr-o piata orientata initial spre clien)t, si globalizarea ei, are un impact
considerabil in definirea rolului de aprovizionare. Plecand de la conceptul initial “ toata lumea
poate desfasura actiunea de aprovizionare”, s-a remarcat (undeva dupa anul 1970, tabel 1), nevoia
de a defini atributiile unui departament specializat si dezvoltarea managementului de
aprovizionare. In acest context maximizarea valorii economice a unei intreprinderi depinde in
mare masura (10-15%) de beneficiile pe care poate sa le asigure aceasta activitate, realizata
corect: a avea produsele/serviciile la timpul si locul potrivit, achizitionate la un cost rezonabil.

Fig 1. Factori determinanti in procesul de cumparare

Conform definitiei CIPS [10], notiunea de aprovizionare se foloseste adeseori

interschimbabil cu cea de achizitie si se refera la obtinerea de bunuri, servicii de la un furnizor
nominalizat. Cele doua notiuni pot fi folosite si in mod clar delimitat:
Aprovizionare (purchasing) – se refera la mecanismul de initiere si control al fluxului de
materiale dea lungul lantului de aprovizionare, de la furnizor la cumparator. Activitatile
desfasurate de departamentul de aprovizionare se refera la comanda, expedierea, receptia si plata
bunurilor sau serviciilor obtinute. Intr-o organizatie tipica, definita prin valori, misiune si etica,
rolul aprovizionarii este corelat cu nivelul strategic si operational.

1
 Tabel 1. Ilustrarea procesului de integrare

Fragmentare specifica anilor Evolutie spre integrare Integrare Integrare totala

1960 1990 2000

Previziunea cererii
Aprovizionare
Planificarea necesarului
de materiale
Planificarea productiei Managementul materialelor
Inventariere la fabricatie (MM-Material Management)

Depozitare
Manipularea materialelor Logistica
Impachetare industriala

Inventariere produse finite

Planificarea distributiei Distributie Managementul
Procesarea comenzilor (Physical Distribution - PD) lantului de
Transport aprovizionare
Serviciu clienti
(SCM-Supply
Chain
Management)
Planificarea strategica
Tehnologia informationala
Marketing si vanzari
Financiar

Achizitie (procurement) – responsabila pentru achizitia materialelor necesare organizatiei

si include toate activitatile necesare pentru obtinerea de bunuri, servicii si alte materiale, de la
furnizorii organizatiei. Achizitia este un termen cu semnificatii mai largi decat cel de
aprovizionare (care implica un schimb monetar sau valoric echivalent) , in sensul ca, bunurile si
serviciile pot fi obtinute si prin imprumut, in leasing sau prin cesiune. Activitatea de achizitie este
strans legata de cea de procesare a informatiilor: colectarea datelor de la diverse surse (furnizori),
analiza acestora si trasnmiterea informatiilor in lantul de aprovizionare. Transportul (livrarea) nu
este inclusa in managementul achizitiilor, doar comanda despre necesarul materialelor, aranjarea
schimbului, operarea modificarii proprietarului si a locatiei acestora.
In lantul aprovizionarii informatiile circula in ambele sensuri, de la furnizor la client cat si
viceversa in vederea nevocierii termenilor si conditiilor schimbului.

1. Aprovizionare

1.1 Importanta si rolul aprovizionarii in lantul de aprovizionare

Definitia de baza a aprovizionarii poate fi extrapolata, in raport cu mediul organizational

(impactul factorilor externi, resursele si partile cointeresate/parteneri) adaugand:
- rolul proactiv al activitatii de aprovizionare de a lua initiativa in a determina necesitatile
organizatiei. Se actioneaza atat pentru satisfacerea cerintele dar de asemenea se urmareste

2
asigurarea stabilitatatii cadrului functional, reducanduse impactul riscurilor existente datorate
presiunii constrangerilor impuse de eventuali factori externi – politici, sociali, economici, tehnici.
- rolul relational pe langa cel simplu tranzactional – se urmareste stabilirea unor legaturi
de parteneriat pe termen lung (nu doar tranzactii de moment), prin negociere efectiva si stabilirea
unui numar optim de furnizori.
- rolul strategic pe langa cel tactic – se coreleaza cu obiectivele pe termen lung ale
organizatiei.
Profesionistii in domeniul achizitiilor colaboreaza in echipe, alaturi de angajati
specializati in procesul de fabricatie, in inginerie, verificarea calitatii, vanzari, marketing,
contabilitate, intr-o maniera trans-functionala. Ponderea acestor specialisti in obtinerea profitului
firmei este ilustrat in graficul din figura 2.
Managementul furnizarilor (supply management) poate fi exprimat prin urmatoarea
ecuatie:
= aprovizionare +EPI+ESI+CFT+ dezvoltarea relatiei cu furnizorii + contractul pe termen lung
cu furnizorii din intreaga lume.

Pentru a stabili granitele si interactiunile dintre notiuni, in tabelul 2 au fost sintetizate

activitatile managementului de materiale (MM). Activitatea MM consta in planificarea si
controlul fluxului si stocurilor de materiale care sustin productia. Se poate realiza urmatoarea
ierarhizare a termenilor:

Lantul aprovizionarii (Supply chain )

|___Logistica
|___Managementul de materiale (MM sau InBond Logistics)
|____Aprovizionare sau achizitie
|____Managementul furnizorilor (Strategic Sourcing)

100%

90% 87%
84%

80%
1 Proces de fabricatie
2 Inginerie
70%
3 Verificarea calitatii
60%
60% 4 Vanzari
5 Marketing
50%
6 Transport/Logistica
40% 7 Contabilitate
30%
8 Alte
24%
22%
20% 16%

10% 7%
2%
0%
1 2 3 4 5 6 7 8

Fig 2. Ponderea activitatilor

3
Tabel 2. [12]
Managementul resurselor organizationale
Activitati de Activitati de Activitati ale lantului de Operatiuni
aprovizionare achizitie aprovizionare (supply chain)
Identificarea Specificarea Proiectarea EPI (Early Purchasing Decizii de
necesitatilor pentru materialelor Involvement) si ESI (Early Supplier inventariere:
aprovizionare Studiul Involvement) [11] -materie prima
Discutii cu vanzatorii materialelor Activitati de achizitie -subansamble
Identificarea Activitati de aprovizionare
Cercetare de piata Controlul
furnizorilor potriviti
Activitati de Calificarea furnizorilor si productiei
Studiul pietei desemnarea echipei de selectie
Negocierea aprovizionare si a termenelor
Managementul (CFT - Contractor Field Teams) Receptie
Analiza ofertelor Aliante de parteneriat si strategice
Selectia furnizorilor calitatii Monitorizarea cadrului de
Trafic
Realizarea furnizorilor desfasurare a furnizarii
contractului Trasportul produselor/serviciilor Inventarul in
Inregistrarea achizitiilor Planificarea strategica a achizitiei de procesul de
achizitiilor Managementul materiale productie
acoperirii Monitorizare pentru imbunatatire Inventarul
investitiei continua produselor finite
Incadrarea in planul strategic
operational al organizatiei
<=Orientate spre ‘tactica’
Orientate spre strategie=>

Studiul “aprovizionarii” (purchasing) poate fi abordat din mai multe perspective [1]:
- ca functie – adica achizitia de materiale, componente, bunuri sau/si servicii destinate
transformarii, consumului sau revanzarii. Unitatea organizationala responsabila pentru a
indeplinii aceasta functie este Departamentul de aprovizionare. Acesta functioneaza intr-o
maniera segmentata, ca activitati specifice din lantul de activitati de la aprovizionare pana
la livrarea produsului, sau integrata ca parte a logisticii sau a managementului lantului de
aprovizionare (supply chain). Functia de aprovizionare este analizata din perspectiva celor
5 factori : 1. economia controlului operatiilor 2. economia cheltuielilor corporale 3.
economia cheltuielilor de functionare/flexibilitate 4. minimizarea costului defectiunilor
(ale produselor sau serviciilor)/maximizarea calitatii 5. economia costului de inventariere;
- ca process – este consituit dintr-un set de subprocese sau stadii de obtinere a produsului
final. Lantul proceselor de aprovizionare poate fi ilustrat schematic in figura 3:

Fig 3 Aprovizionarea ca process

4
Legaturile din acest lant il constituie informatiile care raspund la intrebari precum “ Ce, unde si
cum dorim sa obtinem? “. Tehnologia electronica a revolutionat acest domeniu, reducand
costurile (ex: plata prin Internet).
- veriga in lantul valoric - alaturi de alte activitati de transformare a produsului brut pentru
obtinerea produsului final, precum productie, depozitare si transport.
- ca mod de relationare – interna sau externa. Relationarea interna se refera la echipa
formata din initiator aprovizionarii, respectiv utilizatorii elementelor solicitate (produs
brut sau servicii). Relationarea externa reprezinta construirea unor legaturi de durata cu
furnizorii, inlocuind conceptual de “ a cumpara produsul corespunzator, la timpul si pretul
potrivit.
- ca disciplina studiata - poate fi incadrata in aria de studiu al urmatoarelor domenii:
managementul logistic, managementul operational, marketing. Specialistii acestor
domenii sunt, conform NAPM (www.napm.org): “senior buyer”, agent de aprovizionare,
manager de achizitii/furnizari/materiale (Manager of Purchasing/Supply/Materials) ,
director de achizitii/furnizari/materiale. Aceste pozitii desemneaza responsabili cu
sistemul de planificare a resurselor si a necesarului organizatiei.

1.2 Departamentul de aprovizionare – obiective si organizare

Principalul obiectiv, este garantarea necesarului de materiale pentru o organizatie. In acest scop
se vor dezvolta urmatoarele activitati:
- organizeaza un flux sigur si neintrerupt de materiale in cadrul organizatiei
- lucreaza in stransa legatura cu departamentele unde sunt utilizatorii materialelor pentru a
le intelege nevoile
- selecteaza, contacteaza cei mai buni furnizori si dezvolta relatii pe termen lung cu ei
- achizitioneaza materiale potrivite, la momentul potrivit, pretul si calitatea necesara
- negociaza preturi si conditii de achizitie ale materialelor
- pastreaza un nivel scazut de stocuri luand in considerare conditiile de inventariere,
depozitare, investitii
- comanda mutarii materialelor in lantul de aprovizionare, expediere comanda livrari
- pastrarea unor conditii optime de functionare care includ: controlul cresterii preturilor, in
conformitate cu planificarea pe termen-lung, evidenta lipsurilor, nevoia de noi produse,
contactarea furnizorilor de noi produse

Departamentul de aprovizionare este organizat in conformitate cu tipul si dimensiunea

organizatiei [15-p11]. In functie de dimensiune:
- mici – un singur angajat cu rolul de a asigura politica de achizitii si administrare
- mijlocii – departament ce include un persoane responsabile cu achizitia, expeditor si
respectiv magazioner.
- mari – sute de oameni care coordoneaza cantitatea imensa de achizitii

Clasificarea tipurilor de cumparatori in functie de natura organizationala este ilustrata in tabelul 3

[1-p7]:

5
Tabel 3
Tip Caracteristici
Organizatii Achizitia de bunuri si servicii in scopuri comerciale sau/si a unei
producatoare si productii tangibile
industriale
Organizatie Aprovizionare cu bunuri si servicii in vederea revanzarii lor sau
intermediara facilitarea revanzarii unor alte bunuri pe piata industriala sau cea a
consumatorilor – exemple: banci, hotele, dealeri
Din sector public sau Achizitii de bunuri si servicii in vederea revanzarii sau utilizarii lor de
guvernamentala catre organizatie pentru a asigura la randul ei servicii, adesea tangibile
la nivel local, regional sau national
Institutii Achizitie de bunuri sau servicii de catre institutie, independent, doar in
vederea bunei ei functionari – exemple: scoli, spitale, organizatii de
voluntariat

In functie de tipul organizatiei (organizare pe verticala sau pe orizontala) si obiectivele ei se

utilizeaza urmatoarele structuri de baza:
- centralizata – avand avantajele:
o comanda poate fi standardizata (se elimina probabilitatea de aparitie a
evenimentelor duplicat sau intamplatoare)
o pentru produse similare, la cantitati mari se poate obtine discount
o se coreleaza activitatile pentru obtinerea reducerii consturilor transportului, de
depozitare si administrare
o se dezvolta aptitudini specializate pentru imbunatatirea operatiilor de achizitie,
usurand activitatea specializata al angajatilor care pot sa se concentreze pe propria
lor activitate
o managementul de control este simplificat (control financiar, audit)
principalele dezavantaje:
o pierderea oportunitatilor
o timp de raspuns intarziat
o rigiditate - pentru organizatii care lucreaza pe o arie geografica mare se poate
constata o lipsa de adaptare a acestui sistem la cultura si conditiile locale
o cost de transport si inventariere ridicat

- decentralizata – avantaje
o autonomie
o varietate si diversitate de produse
o prudenta in activitatea locala de achizitie
o satisfactie locala
o competitie intre divizii
dezavantaje:
o managementul de control este ingreunat
o duplicate
o furnizori raspanditi si anomalii de cost
o afaceri locale

6
- atomizata sau hybrida – combina avantajele celor doua structuri expuse: unele activitati
de aprovizionare sunt centralizate (responsabil un grup de achizitie de obicei la sediul
central – purchasing support at headcorter), altele decentralizate la nivel operational

Ierarhia de aprovizionare

a. in cadrul organizatiei
Presedinte companie

Vice-presedinte Vice-presedinte Vice-presedinte Vice-presedinte

Financiar Marketing Operatiuni MM (manag materiale)

Manager Control Manager

Achizitii productie Logistica

Cumparator Planificare Trafic

Expeditor Verificare
termene Depozitare

Procesare Control
Ordin achizitii inventariere Receptie si
transmitere
marfa

b. in cadrul departamentului de aprovizionare – exemplu de organizare pentru o companie

de dimensiune medie

7
Tranzactia cumparator vanzator se realizeaza conform circuitelor din figura 4.

Documente Documente
precontractuale si financiar
contractuale
Si post-procesare
Documente Documente
Comanda logistica

Fig 4. Tranzactia comparator-vanzator

1.3 Alegerea furnizorilor

Dupa identificarii unei nevoi de materiale urmatorul pas este cautarea celui mai bun produs
care satisface necesitatile si respectiv cautarea unui furnizor care garanteaza livrarea unui
produs de calitate, in timp util, la pret convenabil etc. Furnizorii sunt alesi in functie de
urmatoarele criterii:
- dovedesc siguranta financiara si perspective de colaborare pe termen lung
- au capacitatea si abilitatea de a furniza necesarul de materiale
- livrarea produselor in conditii optime
- garanteaza calitatea produselor
- sunt flexibili la nevoile si modificarile in cerintele clientilor
- au oferte acceptabile si flexibilitate in negociere
- au castigat o reputatie buna
- au experienta si asigura expertiza la produse, asigura fiabilitate
- au un sistem de achizitii convenabil si usor
- sunt localizati intr-o arie geografica convenabila
- uneori conteaza sa poata asigura furnizarea unor materiale la nevoi variabile
Majoritatea organizatiilor au o lista proprie de furnizori. Cand se cauta un nu furnizor se
parcurg de regula urmatorii pasi:
- cautarea furnizorilor potentiali, alternativi si crearea unei liste cu cei convenabili (nu au
realizat abateri anterioare)

8
 - realizarea unei analize de piata si crearea unei liste minimale cu furnizorii care par cei mai
avantajosi.
- Trimiterea cererilor de oferte
- Primirea cererilor de oferte si evaluare preliminara a lor
- Evaluarea tehnica a produselor, daca respecta toate specificatiile
- Realizarea unei evaluari comerciale pentru a compara costurile si eventuale alte conditii
- Se aranjeaza o intalnire comuna cu furnizorii ramasi pe lista
- Discutarea conditiilor si caderea de acord asupra conditiilor finale
- Desemnarea furnizorilor finali
- Aranjarea unei sedinte de angajament, pentru a discuta ultimele detalii
- Trimiterea comenzii
Intregul proces este consumator de timp, dar acest factor are un impact minor in comparatie
cu alegerea unor materiale de proasta calitate sau nepotrivite.
Procesul expus este simplificat daca:
- se achizitioneaza o cantitate mica de materiale
- exista doar un singur furnizor sau exista un monopol de furnizor (ex. Petrol)
- exista un furnizor cu care s-a colaborat anterior, cu succes
- nu exista timp pentru extinderea negocierilor
- organizatia are reguli bine specificate, de selectie a furnizorilor (licitatie limitativa –
limited tender).

In cadrul unei colaborari pe termen lung sau parteneriat se iau in considerare

avantajele/dezavantajele unui singur furnizor sau mai multi:

Tabel 4.
Un singur furnizor
- asigura relatii stranse inre furnizor si client
- toti sunt co-interesati si contribuie la succesul
relatiei
-discounturi la cantitati mari de produse
-omunicare usoara si simplificarea
operatiunilor pentru o comanda obisnuita
-onfidentialitate si usurinta de a mentine
termenii si conditiile prvazute conform
contractului
Mai multi furnizori
- competitie intre furnizori pentru scaderea
preturilor
- perturbari mai mici in sistemul de livrare,
decat in cazul schimbarii unui unic furnizor
- negocieri mai avantajoase la nevoi variabile
- fiind implicate mai multe organizatii, se
acceseaza mai usor baza de date de informatii
utile despre caracteristicile produselor potrivite
- este incurajata inovarea si imbunatatirea
produselor
- se elimina potentialele riscuri (in special
incertitudine si ridicarea costurilor), prin
utiliarea conceptului de cumparare in avans
(forward buying)

Performanta furnizorilor este monitorizata continuu, pentru a se asigura servicii

satisfacatoare. Aceasta monitorizare poate fi adesea informala sau uneori prin masuratori
complexe asupra unei medii a tuturor indicatorilor de performanta prevazuti. Se va asocia un
scor, care daca depaseste limita acceptata va genera un avertisment sau in cazul extrem, cautarea
altui furnizor.

9
 1.4 Circuitul de cumparare

In circuitul de cumparare fluxul informational circula bidirectional de la client la furnizor.

Departamentul utilizatorilor initiaza procesul de cumparare prin identificarea nevoii de
materiale. Se informeaza despre materialele existente si formuleaza o specificatie. Se verifica
bugetul departamentului si se clarifica ce se doreste sa se cumpere. Se transmite cererea
departamentului aprovizionare.
Departamentul aprovizionare primeste si verifica cererea, o proceseaza prin verificarea
materialelor, stocurile existente, produse alternative si dupa disutia cu departamentul
utilizatorilor, confirma decizia luata prin trimiterea unei cereri de oferta, clientilor. In continuare
pasii sunt ilustrati in tabelul 5.

Tabel 5
Departament utilizator
1. Se identifica nevoile
Elaboreaza o cerere pentru
aprovizionare
5. discutii
8. primeste si verifica
Autorizeaza plata
Departament aprovizionare Furnizor
2. primeste cererea
Procesare prin verificare daca
exista in stoc si livrare
Daca nu exista, se realizeaza 3. primirea cererii de oferta
o cerere de oferta
Procesare
4.primirea ofertei trimitere oferta
Discutii si procesare
Trimite cererea de achizitii 6. primeste cererea achizitii
procesare
7. primeste si verifica Livrare bunuri si factura
transfera
Aranjeaza plata Primeste plata

Un pas important in evolutia activitatii de aprovizionare este asigurat prin sistemul electronic de
aprovizionare, sub denumirea de EDI (electronic data interchange), aparut dupa anii 1980. Acesta
permite automatizarea cererilor mici si a celor care se repeata prin legatura electronica
permanenta intre client si furnizor. La momentul predefinit in planul de activitati, se aplica
automat o cerere de aprovizionare clientului.
Principalele avantaje oferite:
- asigura accesul instantaneu la furnizori din intreaga lume
- creaza o piata transparenta acolo unde produsele si conditiile permit acest lucru
- perite automatizarea procesului de aporvizionare, cu proceduri standardizate; se asigura
astfel disciplina procesului de aprovizionare.
- reducerea timpului necesar tranzactiei
- reducerea costurilor (pana la 15%)
Exista doua tipuri de e-commerce:
B2B – intreprinderea cumpara materiale de la un alt furnizor

10
B2C – clientul cumpara de la furnizor. Varianta lectronica permite compararea preturilor si a
specificaiilor de produs.

S-ar putea insa ca in loc de B2C, clientii sa prefere aprovizionarea directa, deoarece le place
sa vada intai produsul. De asemenea, daca exista un magazin/punct de desfacere in apropiere,
prefera sa simplifice si mai mult procedura de aprovizionare, cumparand produsele pe loc,
fara a plati taxe de transport, in special daca valoarea produselor cumparate nu e mare.

Alte avantaje ale EDI:

- mai putine hartii, spatiu de depositare a dosarelor
- se asigura acuratetea informatiilor
- reducerea timpului pentru comenzi si ordine eronate
- reducerea costului liniei telefonice
- incurajarea partajarii informatiilor
- permite monitorizarea statusului de livrare a produsului (order status)
- reducerea numarului de interactiuni vanzator-cumparator
In concluzie EDI imbunatateste procesul de comunicare, dar nu neaparat pe cel al fluxului de
transmitere fizica a materialelor. De exemplu. pentru a imbunatati serviciul clienti,
intreprinderea poate sa-si imbunatateasca servicile de livrare acasa (home delivery).

Dezavantaje
- erori de introducere a datelor
- cost hardware si mentenanta
- cost traning pentru invatarea utilizarii sistemului de achizitie
- inchiriere linie de transmisie. Utilizare retea
- cost ridicat de memorare electronica
- costuri licente
- costuri de traducere a ordinelor transmise electronic
- este necesar serviciul sales support
- nu exista copii, decat variante electronice (uneori) pentru actele oficiale

1.5 Strategia de aprovizionare

In procesul de aprovizionare este important managementul relatiilor dintre furnizori si

consumatori. Acest lucru este ilustrat schematic in figura 5, pentru a intreprindere integrata.
Exista trei grupe principale de factori care influenteaza strategia de aprovizionare:
- factori financiari – care se refera la cost
- factori operationali – responsabilitati, flexibilitate, siguranta, termeni si conditii impuse
- factori strategici – implicatiile pe termen lung pentru organizatie

11
 Fig. 5 Managementul relatiilor

Luarea deciziilor de aprovizionare

Cumpararea serviciilor bussiness
Achizitii publice
Cercetarea de piata
Faza 1:Analiza Cercetarea lantului de furnizori
Procesul de management al achizitiilor

Faza 2: Strategia
de planificare

Ma
na de i
per gem e g i i ta s
fo n t e
ach rmant tul de ra an
izit a a St orm ness
rf i
i ilo
r pe bus s

O l
ap rgan n t u i ti i
rov iza e m e c hiz
izi rea g a
on na de
ari M a ului
i t
l an

Controlul calitatii si
inovarii

Faza 3: Implementare
practica
Evaluarea furnizorilor si dezvoltarea relatiilor pe
termen lung
Etica si responsabilitati sociale

Fig 6. Fazele procesului de implementare a strategiei

12
 De asemenea importanta materialelor in procesul de productie a organizatiei, joaca un rol de
asemena important:
- materiale care nu sunt critice in procesul de productie – cu profit si risc de achizitie
redus, avand proceduri simple de achizitie
- materiale care pot bloca temporar procesul de productie (bottleneck materials) – cu profit
mic, dar proceduri complicate de achizitie. Aceste tipuri de materiale trebuie achizitionate
din timp, pentru a preintampina potentialele probleme
- materiale strategice – care aduc profit ridicat si sunt necesare aliante sau parteneriate pe
termen lung

2. Procesul de achizitii

O definitie posibila a activitatii de achizitie este aprovizionarea, contractarea, logistica, in

timp ce logistica este control inventariere, depozitare, transport, asigurarea si controlul calitatii.
Dinstinctia dintre achizitie si contractare consta in activitatea de aprovizionare.In adoptarea unei
decizii in procesul de achizitie publica trebuie avute in vedere cateva principii, pentru a se asigura
corectitudine si eficienta procedurii [3]:
1. principiul liberei concurente - pentru eliminarea discriminarii potentialilor contractanti
(furnizori de produse, executant de lucrari, prestator de servicii)
2. principiul utilizarii eficiente a fondurilor, in general si a celor publice in particular – obtinerea
celei mai bune valori si supravegherea costurilor
3. principiul transparentei – punerea la dispozitie celor interesati a tuturor informatiilor referitoare
la aplicarea procedurii de atribuire a contractului
4. principiul tratamentului egal – aplicarea nediscriminatorie a criteriilor de selectie
5. principiul confidentialitatii – garantarea protejarii secretului comercial si dreptului de
proprietate intelectuala a ofertantului, evitarea impunerii solicitarilor abuzive
Alte principii: principiul acceptarii tacite a documentelor si certificatelor emise de
autoritatile de drept, principiul impartialitatii specialistilor si practicienilor in achizitii publice,
principiul asumarii raspunderii pentru deciziile luate si actiunile realizate, principiul evitarii
concurentei neloiale, principiul proportionalitatii cerinte calificare-criterii atribuire-natura si
gradul de complexitate a obiectului contractului.

Conractul este un act juridic incheiat inre autoritatea contractanta si contractant. Acestea pot fi:
1. de furnizare definitiva sau temporara a produselor – presupune cumparare, rate,
inchiriere sau leasing a produselor prevazute in contract
2. servicii – intretinere, reparatie, instalare, proiectare, consultanta etc.
3. lucrari – proiectare si executia lor
Autoritatea contractanta, poate fi o autoritate publica, institutie publica de interes local sau
general autonoma sau aflata in subordinea sau controlul unei autoritati publice, asociatii sau
persoana juridica de drept privat care desfasoara activitati relevante cu cele prevazute in contract.
Contractantul, este orice operator economic, persoana fizica sau juridica care indeplineste rolul
de furnizor, executant sau prestator pe durata prevazuta in contract.
In cazul achizitiilor publice exista si supreveghetori ai sistemului: autoritatea de reglementare in
domeniul achizitiilor publice, Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor, Ministerul
Finantelor Publice, Curtea de Conturi.

13
 2.1 Etapele procesului de achizitii

Pentru imbunatatirea eficientei, eficacitatii procesului si desfasurarea si monitorizarea acestia,

este necesar sa se identifice clar etapele si sa se stabileasca un calendar de planificare a
activitatililor prevazute pentru atingerea obiectivelor. Etapele generice sunt:
- planificarea achizitiilor, derularea procedurii, finalizarea procedurii, administrarea
contractului de achizitie.

Etapele sunt puse in corespondenta cu operatiunile aferente, conform descrierii din tabelul 6:

Tabel 6
Etapa Operatiunea Descriere
Planificarea Identificarea necesitatilor Raspunde la intrebarile: ce, cand, pentru ce
achizitiilor si efecte preconizate sub asect tehnico-
publice – economic, raportate la costul de viata al
intocmirea elementului de achizitionat
programului Estimarea valorii conform metodelor expuse in Monitorul
anual oficial [3]. Sunt necesare informatii cu
privire la nivelul curent al preturilor,
capacitatea companiilor de interes de pe
piata, interesul companiilor de a participa la
procedura.
Ierarhizarea Se va stabili ponderea de prioritate in
functie de : importanta in vederea stabilirii
scopului general al companiei, durata si
anticiparea fluxului de numerar. Se
evalueaza potentialele riscuri ce pot aparea
pe parcursul derularii procedurii
Intocmirea programului anual de In stransa legatura cu Programul de
achizitii investitii ale companiei
Alegerea procedurii Este aleasa in conformitate cu : 1. estimarea
valorii contractului si nevoi identificate si
estimate ca prioritati 2. compararea cu
pragurile valorice prevazute de lege etc.
Procedurile de atribuire a contractului sunt:
Licitatie restransa
Licitatie deschisa
Negociere competitiva
Negociere cu o singura sursa
Cerere de oferta, cumparare directa
Identificarea fondurilor
Elaborarea calendarului Succesiunea activitatilor, avand in vedere
constrangerile de realizare a acestora
Definitivarea programului si
obtinerea aprobarilor pentru
declansarea procedurii

14
Elaborarea Elaborarea si transmiterea In Monitorul Oficial al Romaniei
documentatiei anuntului de intentie, daca e Se vor avea in vedere pragurile si duratele
de atribuire necesar; publicarea acestuia. prevazute de lege pentru desfasurarea
procedurilor
Stabilirea specificatiilor tehnice Atetie la informatiile solicitate prin
sau a documentatiei descriptive Documentatia Standard pentru Elaborarea si
si punerea la dispozitie in Prezentarea ofertei (DSEPO)
vederea solicitarilor de clarificari
Numire comisie de evaluare
Elaborare si transmitere anunt de
participare; publicarea acestuia.
Reguli de evitare a conflictului
de interese
Initierea si Stabilirea clauzelor contractuale
lansarea Stabilirea cerintelor minime de
procedurii calificare si a criteriilor de
selectie
Stabilirea criteriului de atribuire
Solicitarea garantiei de
participare daca e cazul
Completarea fisei de date a
achizitiei
Stabilirea formularelor si
modelelor
Anuntul catre Ministerul
Finantelor Publice privind
verificarea procedurala
Definitivarea documentelor de
atribuire
Derularea Primirea candidaturii si
procedurii selectarea candidatilor
Derularea rundelor de discutii
Stabilirea termenelor pentru
elaborarea ofertelor
Primirea ofertelor
Deschiderea ofertelor si In prealabil se verifica daca:
intocmirea procesului verbal al - membrii comisiei de evaluare au
sedintei de deschidere semnat declaratiile de
confidentialitate si impartialitate
- membrii comisiei verifica daca
ofertantii au respectat regulile
formale (de depunere si prezentare a
ofertelor si a documentelor care
insotesc oferta)
- se anunta: denumirea ofertantilor,
modificarile sau retragerile de

15
 oferte, pretul, propuneri de oferte
alternative, orice alte detalii care
respecta principiul condentialitate
Se distribuie procesul verbal, tuturor
participantilor la sedinta, sub semnatura
Se resping – ofertele intarziate si cele care
nu fac dovada garantiei de participare
Examinarea si evaluarea Se verifica documentele care dovedesc
ofertelor eligibilitatea si inregistrarea
Indeplinirea cerintelor minime privind
capacitatea tehnica si cea economico-
financiara
Se examineaza propunerea tehnica,
financiara
Stabilirea ofertei castigatoare si
intocmirea raportului de evaluare
Daca este cazul, anularea
procedurii
Atribuirea Notificarea rezultatului tuturor
contractului celor care au depus oferta
sau incheierea Perioada de asteptare si de
acordului- solutionare a eventualelor
cadru contestatii
Semnarea contractului sau
incheierea acordului-cadru
Publicare anunt de atribuire
Incheierea Definitivare dosar de achizitie
dosarului de Intrarea contractului in
achizitie efectivitate
publica
Derularea Constituirea garantiei de buna
contractului si executie
administrare Acordarea si plata avansului
Indeplinirea obligatiilor asumate
si receptii partiale
Plati in cadrul conractului
Restituirea garantiei de buna
executie
Receptia finala
Analiza Concluzii si masuri de
procesului imbunatatire pe viitor a
procesului de desasurare a
achizitiilor

16
 2.2 Notiuni de administrare a contractului precum si mecanismul de control

Administrarea contractului implică realizarea de activităţi cu caracter economic, financiar, tehnic,

de către specialişti din cadrul companiei contractante, printr-o combinare de cunostinte
interdisciplinare ce presupune munca in echipa, din momentul încheierii contractului de achiziţie
publică până în momentul finalizării acestuia. Se stabilesc proceduri interne pentru administrarea
contractului, prin care autoritatea contractantă asigură condiţiile pentru îndeplinirea la timp a
contractului, cu încadrarea în termeni prestabiliţi. Acestea vizeaza:

• stabilirea activităţior de planificare

• înţelegere şi cunoaştere a procesului de achiziţie publică
• abilităţile personalului autorităţii contractante de a lucra în echipă
• capacitatea personalului autorităţii contractante de a analiza, previziona şi anticipa riscurile ce
decurg din derularea contractului, posibilele schimbări pe perioada acestuia şi care pot genera
influenţe asupra bugetului alocat contractului.

Beneficii obtinute :
- se verifica termenele stabilite pentru livrarea produselor, execuţia lucrărilor, prestarea
serviciilor
- termenii comerciali prevăzuţi în contractele de furnizare, pentru a putea evalua
amplitudinea riscului în derularea contractului.
- testele, încercările, verificările se realizează la momentul recepţiei/acceptării de către
autoritatea contractantă a produselor/lucrărilor/serviciilor si sunt realizate de către
contractor. Verificarea standardelor stabilite
- mecanism adecvat pentru coordonarea şi diseminarea informaţiilor in cadrul activitatilor
prevazute in contract
- verificarea derularii contractului în conformitate cu prevederile clauzelor contractuale
- evidenţierea cronologică şi într-o succesiune logică a documentelor aferente derulării
contractului.
Administrarea contractului presupune înainte de toate:
- studierea conţinutului contractului:
- preţurile prevazute şi modalitatea de actualizare a acestuia
modul de soluţionare a eventualelor neînţelegeri ce pot apărea pe parcursul derulării contractului.
Evitarea posibilelor conflicte de interes prin semnarea anuală de către angajaţi a unei declaraţii de
evitare a conflictelor de interes
- cunoasterea condiţiilor de subcontractare
- condiţiile de efectuare a plăţii şi documentele suport necesare pentru efectuarea plăţilor.

Autoritatea contractantă are responsabilităţi de natură:

• Operaţională - monitorizarea indicatorilor de performanţă
• Tehnică- ce cuprind asigurarea asistenţei tehnice necesare derulării contractului şi evaluarea sub
aspect tehnic a activităţilor/lucrărilor realizate de contractor sau a bunurilor furnizate de acesta
• Administrativă – pentru asigurarea unui cadru adecvat (logistică şi resurse) derulării
contractului

17
Din punct de vedere administrativ se numeste un responsabil de contract, care să asigure atât
relaţia cu contractantul cât şi supervizarea modului de administrare a contractului. Acesta are
urmatoarele atributii:
- intocmirea unui opis al documentelor contractului, în ordine cronologică, cu actualizare
sistematică
- transmiterea si eliberare garanţiilor de bună execuţie departamentului economic pentru
înregistrarea acestora în contabilitatea autorităţii contractante
- organizarea recepţiei la livrare/terminarea lucrărilor/stadiului serviciilor prestate
- acolo unde este cazul, verificarea modului de respectare a instrucţiunilor prezentate de
furnizor /prestator privind operaţiunile de mentenanţă de către autoritatea contractantă sau
beneficiar. Monitorizarea modului de derulare a contractului (planificat – realizat) şi
urmărirea modului de îndeplinire a clauzelor contractuale
- estimarea fondurilor necesare pe perioada derulării contractului
- stabilirea, acolo unde este cazul, a unui grafic al întâlnirilor autoritate contractantă -
contractant, funcţie de natura, complexitatea şi durata contractului urmărirea respectării
angajamentelor luate în cadrul acestor şedinţe
- obţinerea tuturor documentelor suport pentru efectuarea plăţilor, aşa cum sunt aceste
documente prezentate în contract şi reglementate în legislaţie
- obţinerea vizelor de control financiar preventiv intern şi control financiar preventiv
- transmiterea documentelor ce privesc derularea contractor altor instituţii îndreptăţite
- obţinerea documentelor necesare finalizării contractului, aşa cum sunt acestea stabilite
prin contract
- inregistrarea în patrimoniul autorităţii contractante a echivalentului valoric al rezultatului
contractului
- monitorizarea comportamentului produsului /lucrărilor pe perioada de garanţie, aşa cum
este aceasta definită în contract

Elementele ce trebuie avute în vedere la definirea şi implementarea unui mecanism de control

sau a unei proceduri de auditare a procesului de achiziţie publică:

1. Separarea atribuţiilor şi instituirea sistemului de verificare „în cruce”, pentru:

- angajarea fondurilor;
- emiterea de note de comandă;
- recepţia de bunuri / servicii / lucrări;
- aprobarea plăţi;
- executarea plăţi;
- definirea responsabilităţilor privind pierderile la nivel de autoritate contractantă, pierderi
generate de un comportament inadecvat.
- monitorizarea şi auditul operatiunilor

2. Acurateţea raportărilor:
- utilizarea de formulare standard cu numar de serie tiparit;
- respectarea prevederilor legale;
- limitarea numărului excepţiilor
- încurajarea raportării imediate a oricărui incident;
- arhivarea şi păstrarea oricăror rapoarte la loc sigur.

18
3. Audit ex-ante (asigurarea eficacităţii) şi audit ex-post (verificarea rezultatelor):
- verificarea dacă s-a obţinut valoarea echivalenta in bani prin procedura de achiziţie
publică şi nu doar dacă procesul a respectat legea şi normele.
- verificarea dacă bunurile, serviciile sau lucrările ce urmează a fi achiziţionate sunt
necesare şi îmbunătăţesc activitatea organizaţiei înainte de iniţierea procedurii. Se
analizeaza daca aceasta era doar o cheltuială planificată;

4. Audit ‘ în timp real’:

- verificarea diferitelor etape ale procesului de achiziţii publice în orice moment al
desfăşurării lui (nu doar la finalizarea procedurii);
- monitorizarea îndeplinirii clauzelor din contract, a schimbărilor specificaţiilor tehnice şi
indexarea preţului;
- monitorizarea modului de efectuare a plăţilor.

Referinte bibliografice:

1. Purchasing and supply chain management, Kenneth Lysons, Brian Farrington,

http://books.google.com/books?id=IO1FNS6w08oC&printsec=frontcover&dq=purchasing+and+
supply+chain&hl=en&ei=VY8GTLz2FIqImgOl6fH4DA&sa=X&oi=book_result&ct=result&res
num=1&ved=0CC4Q6AEwAA#v=onepage&q&f=false

http://www.amazon.co.uk/gp/reader/0273694383/ref=sib_rdr_next3_ex6?ie=UTF8&p=S00S&j=
1&ns=1#reader-page

2. Purchasing and Supply Chain Management: Strategies and Realities, Michael Quayle, UK
3. Monitorul oficial al Romaniei, partea I, nr 894 bis/2.XI.2006

4. Purchasing and Supply Chain Management, Robert M. Monczka, Robert B. Handfield, Larry
Giunipero

http://books.google.com/books?id=YGTaTIPKSsMC&pg=PA2&dq=purchasing+and+supply+ch
ain+management&hl=en&ei=apYGTNOWGNSK_AbA-
LiRDA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=2&ved=0CDMQ6AEwAQ#v=onepage&q&
f=false

5. Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy, Planning, By Arjan Van Weele

http://books.google.com/books?id=ZQr8T0tmH88C&printsec=frontcover&dq=purchasing+and+
supply+chain+management&hl=en&ei=apYGTNOWGNSK_AbA-

19
LiRDA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=3&ved=0CDgQ6AEwAg#v=onepage&q&f
=false

6. http://edu.cengage.co.uk/catalogue/product.aspx?isbn=140801744X

7. http://edu.cengage.co.uk/catalogue/product.aspx?isbn=186152823X
8. ghid aprovizionare - resurse
http://ghidmanagement.ro/modele-formulare-iso-management-
calitate.aspx?resurse=Managementul%20aprovizionarii%20si%20desfacerii

9. Modern logistics management: integrating marketing, manufacturing, by John F. Magee,

William C. Copacino, Donald B. Rosenfield

10. Chartered Institute of Purchasing and Supply

http://www.cips.org/professionalresources/toolsresources/glossaryofterms/details.aspx?id=369

11. http://www.materialsmanagement.info/glossary/glossarye.htm

12. Purchasing and Supply Management - A Conceptual Framework, Lutz Kaufmann

http://www.econbiz.de/archiv/myk/whumyk/controlling/supply_management_framework.pdf
13.
http://books.google.com/books?id=ebrggEwdhKUC&pg=PA35&dq=purchasing+department+str
ucture&hl=en&ei=5FsWTIaUF46kOJuUtZ0M&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&v
ed=0CCsQ6AEwAA#v=onepage&q=purchasing%20department%20structure&f=false

14. Purchasing and Supply Chain Management By Robert M. Monczka, Robert B. Handfield,
Larry Giunipero

15. Gower handbook of purchasing management By Marc Day, Chartered Institute of Purchasing
& Supply

http://books.google.com/books?id=idUvzwpOc14C&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=fals
e

16. Business-to-business marketing: a strategic approach, Michael H. Morris, Leyland F. Pitt,

Earl D. Honeycutt,
http://books.google.com/books?id=ebrggEwdhKUC&printsec=frontcover&dq=business+to+busi
ness+marketing&hl=en&ei=dZEWTP2qAcKpsQaZspjKDA&sa=X&oi=book_result&ct=result&
resnum=2&ved=0CDcQ6AEwAQ#v=onepage&q&f=false

20