MANAGEMENTUL APROVIZIONĂRII ȘI VÂNZĂRII

– CURSUL nr. 6 –
(25 martie 2020)

III. Fundamentarea și operaționalizarea planului de aprovizionare

3.1. Componentele procesuale ale activității plan – aprovizionare

Constituirea în structura organizatorică a Departamentului Relaţii cu furnizorii a

Compartimentului Plan – Aprovizionare este motivată tehnico – economic şi funcţional de existența
următoarelor componente procesuale ale sistemului complex specific:
 Fundamentare plan aprovizionare (care include fundamentarea necesarului de
cumpărări aferent perioadei de gestiune, pe baza programelor de fabricaţie, normelor tehnice de
consum specific de materii prime, materiale, piese, repere, subansamble, combustibili, energie,
ambalaje etc. și a stocurilor de resurse materiale, piese, repere, subansamble, echipamente etc.
existente în depozite, precum și programarea modului de derulare a procesului de asigurare a lui);
 Negociere – încheiere contracte economice cu partenerii agreaţi (care se referă la
totalitatea acţiunilor, mijloacelor şi a documentelor elaborate şi prezentate într-un dialog între doi sau
mai mulţi parteneri, desfăşurat prin/cu reprezentanţii oficiali ai acestora, prin tehnici şi modalităţi
specifice, care conduce la armonizarea obiectivelor și intereselor ambelor părţi şi finalizarea unei
tranzacţii, a unei afaceri);
 Evidenţă – urmărire derulare contracte (care presupune controlul modului în care se
derulează contractele de cumpărări, analiza sistemului, procedurilor, operaţiunilor, actelor şi faptelor
rezultate din operaţionalizarea acestora);
 Strategii preţuri cumpărări, plăți furnizori (care are în vedere fundamentarea
strategiilor de preţuri aferente cumpărărilor de resurse materiale şi echipamente tehnice, efectuarea
plăţii contravalorii mărfurilor achiziţionate și realizarea de analize periodice sau ori de câte ori situaţia
impune, în scopul fundamentării de strategii ce vizează preţurile cumpărărilor de resurse materiale şi
echipamente tehnice, în măsură să garanteze desfăşurarea în condiţii de calitate, productivitate şi
maximă eficienţă a întregului proces al aprovizionării);
 Analiză eficienţă (prin care se evaluează, pe baza unor criterii tehnico-economice şi de
eficienţă stabilite, modul de utilizare a resurselor materiale; costurile de cumpărare – transport
– gestionare; modul de valorificare a resurselor secundare recuperate ș.a.).
Nevoia de a răspunde acestor probleme specifice conferă Compartimentului Plan –
Aprovizionare configuraţia organizatorică ce se prezintă în schema din Fig. (3.1):

1
 RELAŢII CU FURNIZORII

ŞEF DEPARTAMENT

PLAN – CUMPĂRĂRI
Celelalte activităţi
funcţionale ŞEF COMPARTIMENT

Activităţi funcţionale
(organizare secvenţială)
Fundamen- Negociere Evidenţă Strategii Analiză
tare Plan Încheiere Urmărire preţuri finalitate
Cumpărări Contracte Derulare cumpărări contracte
Contracte Plăţi comerciale,
1 2
3 furnizori eficienţă
4 5
Personal de specialitate:
 economist  inginer  planificator  analist
 jurist  tehnician  statistician prelucrare date

Fig. (3.1): Locul şi organizarea Compartimentului Plan – Aprovizionare, în structura

Departamentului Relaţii cu furnizorii.

3.2. Etape de parcurs în fundamentarea și operaționalizarea planului de aprovizionare

Procesul fundamentării și operaționalizării planului de aprovizionare presupune parcurgerea

obligatorie a următoarelor etape:
1. Definirea, completarea sau actualizarea nomenclatorului de materiale şi echipamente
tehnice;
2. Definirea structurii materiale a planului şi programelor de cumpărări de resurse materiale
şi echipamente tehnice;
3. Analiza asupra stabilirii obiectivelor de bază şi a indicatorilor ce definesc conţinutul
planului de asigurare materială;
4. Fundamentarea propriu-zisă (Elaborarea) planului de aprovizionare cu resurse materiale şi
echipamente tehnice, care presupune:
a) cunoaşterea şi acţionarea mecanismului care determină condiţiile de
fundamentare a planului de aprovizionare;
b) cunoaşterea şi acţionarea metodelor şi modalităţilor de calcul a necesarului
de materiale, echipamente tehnice, scule, dispozitive, verificatoare, maşini şi
utilaje, carburanţi şi lubrifianţi, energie electrică ş.a.;
c) cunoaşterea şi acţionarea indicatorilor de evaluare a resurselor materiale,
pe surse şi cerinţe de consum.

1. Definirea, completarea sau actualizarea nomenclatorului de materiale şi echipamente

tehnice.
Nomenclatorul de materiale şi echipamente tehnice reprezintă o listă (catalog) centralizatoare
a tuturor resurselor materiale, pieselor de schimb, subansamblelor și altor repere necesare, ordonate
după anumite criterii, definite prin totalitatea caracteristicilor fizico-chimice, dimensional-
configurative şi de calitate, care să asigure individualizarea distinctă a fiecărui articol.

2
 La elaborarea nomenclatorului general de materiale, produse şi echipamente tehnice participă
toate compartimentele şi subunităţile întreprinderii, în scopul identificării reale a tuturor categoriilor şi
cantităţilor de resurse necesare pentru fiecare perioadă de gestiune.
Totodată, în cadrul nomenclatorului se mai precizează, pentru fiecare articol component,
sursele de furnizare cunoscute, preţurile de ofertă, după caz, şi condiţiile de livrare – furnizare care
sunt specificate în oferte.
Pe baza unui asemenea nomenclator se elaborează fişierul de materiale şi de echipamente
tehnice care va fi actualizat ori de câte ori este nevoie pentru lucrările de prelucrare automată a datelor
de tipul: elaborare de planuri strategice şi programe de cumpărări, stabilirea cantităţilor economice de
comandat, studierea şi alegerea furnizorilor, alegerea substituenţilor etc.
Pe baza de informațiilor din fişierul de materiale se întocmesc, pentru fiecare material, cartele
informative sugestive, care să asigure informarea factorilor de decizie şi a celor implicați în procesul
aprovizionării, cu structura prezentată în tabelul 3.1.

Tabel 3.1.

Nr. ………. Fişier M

CARTELA MATERIALULUI
________________________

1. Denumire __________________ u/m ________ preţ ____________________

2. Calitate, dimensiuni, format _________________________________________
3. Alte caracteristici _________________________________________________
4. STAS, norma internă, caiet de sarcini, proiect ___________________________
5. _____________________________________________________________
Nr. crt. FURNIZORI ADRESA FIŞIER F nr.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
6. Condiţii de livrare - ambalare _______________________________
ce se solicită - transport________________________________
- etichetare, marcare _______________________
- recepţie_________________________________
- alte condiţii _____________________________
7. Lotul optim de livrare ______________________________________________
8. Consumul (zilnic, trimestrial, anual) __________________________________
9. Stocul curent (zile, cantităţi) __________________________________
siguranţă (zile, cantităţi) ________________________________
10. Produse la care se consumă ______________________________________
Nr. Denumirea Fişier
crt. produselor P. nr.
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
11. Materiale înlocuitoare
________________________________________________________________
Nr. crt. Denumirea materialelor Fişier M. nr. Fişier P. nr.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Concret, în elaborarea nomenclatorului se succed două etape:

- cea de pregătire a acţiunii, care constă în strângerea purtătorilor de informaţii (cataloage
comerciale, STAS-uri, liste cu norme de consum, caiete de sarcini ş.a.) din care se vor colecta datele

3
necesare definirii conţinutului viitorului nomenclator, ca şi în stabilirea formei de prezentare a acestui
instrument;
- cea de elaborare propriu-zisă, care presupune parcurgerea următoarelor momente de lucru:
1. Întocmirea listei centralizatoare a tuturor categoriilor şi specificaţiilor de resurse
materiale şi produse potenţial necesare;
2. Restructurarea şi rearanjarea articolelor (materii prime, materiale, piese de schimb etc.)
pe grupe, feluri, tipuri şi alte subdiviziuni şi stabilirea astfel a locului real pe care
trebuie să-l ocupe fiecare dintre ele în nomenclator;
3. Codificarea (indexarea) materialelor, pieselor de schimb, a altor repere incluse în
nomenclator, proces prin care, folosind un anumit sistem de indexare, se atribuie
fiecărui articol un simbol alfanumeric, în scopul substituirii denumirii acestuia;
4. Nominalizarea, în dreptul fiecărui articol din nomenclator, a tuturor furnizorilor
cunoscuţi şi a preţurilor de ofertă specifice acestora. Operaţiunea permite ca în orice
moment factorul interesat să se poată informa şi să cunoască ansamblul surselor de
furnizare pentru un anumit tip de resursă materială; în raport cu acestea şi condiţiile
specifice de furnizare se pot exprima opţiuni pe criterii economice pentru asigurarea
materială.
Pe această bază se elaborează, pentru fiecare furnizor, cartele informative sugestive, care să
asigure informarea factorilor de decizie şi a celor implicați în procesul aprovizionării, cu structura
prezentată în tabelul 3.2.
Tabel 3.2.

Nr. ………. Fişier F

CARTELA FURNIZORULUI
________________________

1. Denumire furnizor şi adresa __________________________________________

2. Număr cont, banca__________________________________________________
3. Distanţa de transport ________________________________________________
4. Cheltuieli de transport pe km în diferite condiţii de transport
____________ _______________________________________________
____________ _______________________________________________
____________ _______________________________________________
5. Ce produse livrează furnizorul

Nr. Denumirea u/m Condiţii de livrare Fişier P Preţ

crt. produsului oferite/ritm/mărimea nr. unitar
lotului
1 ........................... ..... ................................ ........ ........
2 ........................... ..... ................................ ........ ........
3 ........................... ..... ................................ ........ ........
... ........................... ..... ................................ ........ ........

6. Observaţii: - dacă respectă termenul de livrare _____________________

- litigii în perioadele anterioare _____________________
- perspective de îmbunătăţire a relaţiilor _____________________
- perspective de îmbunătăţire a calităţii _____________________
- produse noi avute în vedere _____________________
- probleme de negociere a preţului _____________________
- alte observaţii _____________________
- furnizori potenţiali în perspectivă _____________________

2. Definirea structurii materiale a planului şi programelor de cumpărări resurse

materiale şi echipamente tehnice
Stabilirea structurii materiale a planului şi programelor de cumpărări diferenţiază resursele
materiale după mai multe criterii, între care:

4
  După importanţa în activitatea economică: vitale, de importanţă mare, medie, mică;
 După aria (sfera) consumului: materiale de uz general (utilizabile pe o paletă extinsă de
destinaţii şi de un număr mare de consumatori) şi materiale specifice (consumabile pe o singură
destinaţie de unul sau un număr restrâns de utilizatori);
 După destinaţia de folosire – consum: materiale destinate producţiei de bază, care
defineşte profilul întreprinderii şi materiale pentru activitatea auxiliară sau deservire (respectiv pentru:
efectuarea de lucrări de revizii tehnice şi de reparaţii; confecţionarea de ambalaje; asigurarea
condiţiilor normale de muncă; asigurarea funcţionării normale a maşinilor, utilajelor şi instalaţiilor;
desfăşurarea producţiei de SDV-uri şi a activităţii de întreţinere şi recondiţionare a acestora ş.a.);
 După natura resursei se desprind: materiale metalurgice feroase şi neferoase; materiale şi
produse din lemn; materiale şi produse chimice; combustibili şi lubrifianţi; materiale textile ş.a.;
 După sursa de provenienţă: resurse materiale din ţară (indigene) şi din import;
 După forma de achiziţionare: resurse materiale care se asigură direct de la producători şi
cele achiziționate de la unităţi en-gross specializate în comercializarea de mărfuri;
 După forma şi stadiul tehnic de prezentare (prelucrare): resurse materiale aflate în fazele
primare de prelucrare şi respectiv cu un grad avansat sau definitiv de prelucrare;
 După efortul financiar antrenat la cumpărare şi stocare : foarte mare, mare, mediu, redus;
 După gradul de certitudine (sau de risc) în asigurarea de pe piaţă : mare, mediu, mic sau
necritice, critice;
 După posibilitatea de substituire: nesubstituibile, parţial sau integral substituibile ş.a..
Cunoaşterea unor asemenea diferenţieri ale resurselor materiale este necesară pentru a se
realiza rolul şi importanţa diferită a lor pentru activitatea întreprinderii, atenţia şi gradul de exigenţă
care trebuie manifestate în procesul cumpărării şi gestionării, strategia ce trebuie conturată în procesul
aprovizionării materiilor prime şi materialelor, sistemele şi tipurile de gestiune recomandate ş.a..

3. Analiză asupra stabilirii obiectivelor de bază şi a indicatorilor care definesc conţinutul

planului de asigurare materială
Planul de aprovizionare, în fapt, conturează politica globală în asigurarea resurselor materiale
şi echipamentelor tehnice necesare pentru o anumită perioadă de timp, de regulă un an; orizontul de
timp poate fi şi mai mare, caz în care, datele de evaluare a strategiei de aprovizionare au caracter de
previziune, de evoluţie probabilă. Acestea asigură baza orientativă pentru delimitarea cadrului în care
conducerea întreprinderii îşi organizează întreaga activitate a relaţiilor cu furnizorii.
În definirea planului de aprovizionare se au în vedere obiectivele strategice specifice
domeniului de activitate, ca şi modalităţile de acţiune care asigură îndeplinirea lor.
Concret, obiectivele de bază ale strategiei de aprovizionare vizează acoperirea (asigurarea)
completă şi complexă a cererilor de consum resurse materiale, de calitate, ritmic şi la timp, în
condiţiile unei stricte corelaţii a momentelor calendaristice de aducere a acestora cu cele la care se
manifestă consumul lor, asigurate de furnizori care practică preţuri de vânzare avantajoase, prezintă un
grad ridicat de certitudine în livrări, care antrenează cheltuieli minime pentru achiziţie, transport şi
stocare.
Îndeplinirea acestor obiective de bază necesită elaborarea de planuri şi programe de
aprovizionare bine fundamentate științific, iar primul pas în acest demers îl reprezintă dimensionarea
rațională, pe criterii științifice, a principalilor indicatori care definesc conţinutul planului de
aprovizionare.
Conţinutul final al planului de aprovizionare trebuie să evidenţieze o situaţie reală, judicios
dimensionată, în ceea ce priveşte volumul necesarului de consum, care se va corela ulterior cu
strategia generală conturată în raport cu tendinţele şi mutaţiile ce se înregistrează pe piaţa internă şi
internaţională a materiilor prime şi materialelor, iar prin strategia de aprovizionare trebuie să se
urmărească asigurarea unei permanente și stricte corelaţii între cerinţele de consum și potenţialul,
pe structură de resurse materiale, care poate fi asigurat, în scopul îndeplinirii obiectivelor de
ansamblu ale activităţii agentului economic.

5
 În consecință, conţinutul planului de aprovizionare se defineşte prin mai mulţi indicatori
specifici care, în funcţie de natura lor economică, pot fi grupaţi pe două categorii:
a) Indicatori care reflectă necesarul (cererile) de consum de materii prime, materiale,
combustibili, energie, lubrifianţi, piese de schimb ş.a., destinate realizării activităţii de ansamblu a
întreprinderii, în primul rând a celei de bază (fabricarea de produse, executarea de lucrări sau prestaţia
de servicii), în vederea îndeplinirii obiectivelor strategice finale;
b) Indicatori care reflectă sursele şi potenţialul de acoperire cantitativă şi structurală cu
resurse materiale a nevoilor de consum.
Conţinutul şi structura indicatorilor planului de aprovizionare se prezintă în Tabelul (3.3).
Tabel (3.3).
Necesarul de resurse materiale pentru Resurse pentru acoperirea necesarul de consum
consum – Necesar de consum (pe surse de provenienţă) - Resurse
1. Necesarul pentru realizarea planului, a a) Surse interne (proprii):
desfăşurării activităţii de ansamblu a 1. Stocul preliminat de resurse materiale
întreprinderii - Npl. pentru începutul perioadei de gestiune - Spi.
2. Stocul preliminat de resurse materiale 2. Alte resurse interne – ARI.
la sfârşitul perioadei de gestiune – Ssf.
b) Surse externe:
3. Necesarul total de resurse materiale
3. Necesarul de achiziţionat, resurse materiale
pentru realizarea planului de producţie
de pe piaţa internă şi internaţională a materiilor
specifică, a activităţii generale a
prime şi materialelor – Na .
întreprinderii – Ntpl (rd.1 + rd.2).
Total necesar de resurse materiale şi Total resursele materiale şi energetice de
energetice pentru desfăşurarea activităţii de acoperire a necesarului de consum ale
ansamblu a întreprinderii (Ntpl). întreprinderii ( S pi  ARI  N a ).

Pentru ca activitatea generală a întreprinderii să se desfăşoare în bune condiţii este obligatorie

asigurarea echilibrului perfect şi stabil între necesar şi resurse pe întreaga perioadă de gestiune,
situaţie care se exprimă prin următoarele relaţii:
N pl  S sf  S pi  ARI  N a

sau: N tpl  S pi  ARI  N a

în care: N tpl  N pl  S sf
Orice abatere de la egalitatea exprimată prin relaţiile de calcul determină fie imobilizări
nejustificate de resurse materiale sub forma stocurilor peste limitele normative prestabilite, fie apariţia
la un moment dat a lipsei de materiale – situaţie care perturbă desfăşurarea normală a activităţii
întreprinderii, realizarea obiectivelor economico-financiare la dimensiunile proiectate. Ambele stări de
fapt generează consecinţe economice nefavorabile importante, de regulă cu efecte negative mult mai
pronunţate şi greu de recuperat în situaţia manifestării celui de-al doilea fenomen.