ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

COLEGIUL UNIVERSITAR ECONOMIC

LUCRARE DE LICENTA
TEMA: REALIZAREA UNUI SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU DESFACEREA STOCURILOR DE MARFURI APLICATIE LA SOCIETATEA COMERCIALA DALIA S.R.L.

COORDONATOR STIINTIFIC: LECT. UNIV. ADRIANA IONESCU

ABSOLVENT: VLAD LUCICA

BUCURESTI 2001

CUPRINS

CAP.

APROVIZIONAREA

TEHNICO-MATERIALA

SI

ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR

1.1. Notiuni generale privind activitatea de aprovizionare si de desfacere 1.2.Gestiunea economica a stocurilor 1.2.1. Stocurile definitie, rol, functii si natura ecomica 1.2.2. Tipologia stocurilor de materile 1.2.3. Modalitati de exprimare a stocurilor 1.2.4. Factorii care influenteaza nivelul de formare al stocurilor 1.2.5 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Lipsa de stoc, suprastocarea si stocurile neeconomice Elemente caracteristice vanzarilor de produse Vanzarile complexe si functiile serviciilor Indicatori de evaluare a programelor de desfacere a produselor Activitatea de desfacere a produselor finite 1.3. Activitatea de desfacere vanzare a produselor

CAP. 2 PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA
2.1 CARACTERISTICI GENERALE ALE SOCIETATII DALIA S.R.L. 2.1.1. PROFILUL UNITATII 2.1.2. OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC 2.1.3. RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI 2.1.4. ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE 2.2.PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL SOCIETATII DALIA S.R.L. COMERCIALE

2.3.

SARCINILE

SI

ATRIBUTIILE

COMPARTIMENTULUI

DE

DESFACERE

CAP. 3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL 3.2. SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. PRIVIND DESFACEREA DE MARFA 3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI 3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI 3.3. APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL INFORMATIONAL ACTUAL

CAP.

PROIECTAREA

SUBSISTEMULUI

INFORMATIC

DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA

4.1. STRUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI ARIA SA DE CUPRINDERE 4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE 4.5. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE

INTRODUCERE

Obtinerea de catre agentii economici a unei eficiente economice sporite, este conditionata de existenta unei conduceri bazate pe o buna cunoastere a legilor economice, pe cunostarea exacta a cererii si ofertei pe piata interna si externa. Acest lucru impune promovarea in munca de conducere a unor metode, tehnici si mijloace moderne de informare, analiza si decizie. In cadrul unei societati comerciale, un rol important il are activitatea de aprovizionare, care asigura resursele materiale necesare (respectiv materii prime, materiale, combustibili, energie, utilaje) desfasurarii activitatii. Obiectivul activitatii de aprovizionare il reprezinta asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu materiile prime si materialele necesare, la termenele solicitate si cu costuri cat mai mici. In vederea realizarii acestui obiectiv se realizeaza o serie de activitati specifice, cum ar fi:

determinarea volumului de materii prime si materiale necesare desfasurarii prospectarea pietei interne si externe in vederea selectarii furnizorilor a caror

activitatii societatii;

oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;

elaborarea strategiilor de achizitionare a resurselor in raport cu piata interna; negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii selectati; stabilirea spatiilor de depozitare, alegerea sistemelor eficiente de deozitare. Proiectarea unui subsistem informatic simplu si operativ, pentru activitatea

de gestiune a stocurilor de marfuri, este necesara pentru a vehicula volumul mare de informatii intr-un timp scurt, pentru evidentierea clara a starii reale a procesului de aprovizionare si a situatiei marfurilor in orice moment.

CAPITOLUL 1 APROVIZIONAREA TEHNICO-MATERIALA SI ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR

1.1. NOTIUNI GENERALE PRIVIND ACTIVITATEA DE APROVIZIONARE SI DE DESFACERE

Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele necesare productiei, in volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri minime si ale unui profit cat mai mare. In acelasi cadru se include si activitatea de cooperare dintre intreprinderi pentru realizarea unor produse, ca o consecinta directa a gradului de dezvoltare si specializare in productie, de diversificare a relatiilor economice dintre acestea. Managementul desfacerii produselor reprezinta activitatea prin care se asigura vanzarea rezultatelor productiei. Aceasta impica stabilirea cailor, formelor si modalitatilor prin care urmeaza a fi vandute produsele, si a pietelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacerea produselor se incheie practic circuitul economic al intreprinderii. Managementul aprovizionarii si respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe, carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente, care au in vedere, ca elemente de ansamblu, probleme de conducere-coordonare, de organizare, antrenare, de urmarire-control, analiza si evaluare.

Aprovizionarea materiala se integreaza in activitatea de ansamblu a unitatii economice asa cum se observa si din figura de mai jos. -----------------------------------------------------------------------Piata de desfacere Cerere Clienti reali si potentiali

---------------------------------------------------------------Plan si programe de desfacere Subsistemul Desfacere-Vanzari Contracte incheiate Stocuri de produse

---------------------------------------------------------------Subsistemul Aprovizionare

Necesitati de consum Stocuri de materiale

Plan de aprovizionare

----------------------------------------------------------------

In ceea ce priveste managementul aprovizionarii, acesta asigura echilibrul intre necesitatile (de resurse) si disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economica. Principalul obiectiv al activitatii de aprovizionare se concretizeaza in asigurarea unitatii economice cu resurse materile si tehnici corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate, cu un cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se desfasoara mai multe activitati specifice dintre care amintim:

identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice

necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand a celei comerciale;

fundamentarea tehnico-economica a planului de aprovizionare materiala si dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si a loturilor (a cantitatilor de prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi; urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a partizilor de materiale urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatii conceperea si aplicarea unui sistem informational simplu si operativ, asezat pe

energetica a unitatii;

comandat) de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare;

vederea localizarii surselor reale si potentiale de furnizare;

economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;

fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse;

sosite de la furnizori;

de consum;

baze informatice, care sa permita: vehicularea volumului imens de informatii intrun timp scurt, evidentierea starii reale a procesului de asigurare materiala, evidentierea corecta a materialelor.

Prin natura informatiilor, sistemul aprovizionare materiala poate contribui si la imbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate de intreprindere, aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe piata, de materiale si echipamente tehnice noi. Importanta subsistemului aprovizionare materila pentru activitatea intreprinderii decurge si din faptul ca, prin aceasta se asigura resurse materiale a caror pondere in costul total al productiei este semnificativa, respectiv de peste 50%. Ca urmare, orice actiune a subsistemului aprovizionare care determina reducerea costurilor materile este benefica. Managementul desfacerii componenta a functiunii comerciale a intreprinderii - are ca obiectiv principal vanzarea produselor din profilul propriu de fabricatie in conditii de eficienta. In acest scop se desfasoara mai multe activitati specifice, si anume:

elaborarea studiilor de marketing, in vederea cunoasterii cererii si a situatiei colectarea comenzilor emise de cienti, incheierea de contracte comerciale in elaborarea programelor de livrare-vanzare a produselor contractate pe

concurentei, a preturilor, a noilor produse care pot fi asimilate;

stricta concordanta cu cererile clientilor;

sortimente corecte si pe caile de distributie-vanzare stabilite;

modernizarea si extinderea retelelor proprii de desfacere a produselor pe piata organizarea unor retele proprii de service sau modernizarea si extinderea celor extinderea relatiilor de vanzare pe baza de comenzi, contracte prezinta o

interna si externa;

existente;

actiune care asigura certitudine in activitatea de desfacere pentru o anumita perioada;

informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmarire a

derularii livrarilor, de intocmire a documentiei de livrare;

1.2. GESTIUNEA ECONOMICA A STOCURILOR

1.2.1. STOCURILE DEFINITIE, ROL, FUNCTII SI NATURA ECONOMICA

Stocurile sunt cantitati de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele si magaziile unitatilor economice, intr-un anumit volum si o anumita structura, pe o perioada de timp determinata, cu un anumit scop. Stocurile sunt de fapt rezultatul activitatii de aprovizionare si de desfacere, al activitatii comerciale, in general, care este dependenta de natura si caracteristicile materialelor si produselor, de conditiile si modalitatile de furnizare si asigurare-transport. Agentii economici isi constituie stocuri de resurse materiale sau de produse pentru a asigura alimentarea continua a subunitatilor de consum sau servirea clientilor in vederea desfasurarii normale a activitatii si realizarii obiectivelor pe care si le-au propus. Formarea stocurilor de materiale si produse asigura conditii optime pentru desfasurarea, dupa un sistem rational, a activitatii fiecarei unitati economice; fara stocuri nu se pot satisface cererile clientilor in stricta concordanta cu pretentiile pe care le emit, nu se pot desfasura o serii de operatii din sistemele aprovizionare si desfacere cu cheltuieli rezonabile. Detinerea de stocuri necesita spatii special amenajate si dotate, cheltuieli de depozitare-pastrare, taxe de asigurare, dobanzi pentru credite s.a, amplificand efortul investitional aferent. La acesta situatie se adauga efectele negative ale uzurii morale a resurselor materiale sau produselor stocate. Sub acest aspect nu ar fi justificata formarea de stocuri, dar in procesul de furnizare, aprovizionare si utilizare a resurselor materiale, intervine influenta multor situatii care conditioneaza necesitatea formarii stocurilor si anume:

periodicitatea productiei la furnizori determina formarea de stocuri curente la aparitia unor dereglari in livrarile de la furnizori determina formarea de intreruperea exploatarii sau a transportului ca urmare a conditiilor naturale sau necesitatea conditionarii materialelor inaitea trecerii lor in consum implica Principalele probleme care se pun in fata agentilor economici se refera la:

utilizatori;

stocuri de siguranta la consumatori sau in magazinele de desfacere;

sezonalitatea productiei determina formarea stocurilor sezoniere;

constituirea stocurilor de pregatire. stabilirea tipurilor de stocuri care trebuie constituite la nivelul acestora. In vederea stabilirii avantajelor si dezavantajelor care sunt determinate de procesul de stocare, este necesara cuantificarea efortului de stocare E s pe care il face unitatea economica. Practic, acesta se compune din:

efortul direct E d s care cuprinde cheltuielile pentru detinerea stocurilor de

materiale (cheltuieli cu salariile personalului administrativ, din depozire; cheltuieli pentru energia electrica, combustibili; cheltuieli cu amortismentele mijloacelor fixe din depozite; cheltuieli pentru intretinerea si repararea echipamentelor; cheltuieli pentru materialele auxiliare necesare activitatii depozitului);

efortul indirect E i d s determinat de marimea investitiei financiare efectuate

pentru cumpararea si stocarea unor cantitati de materiale sau produse pe o anumita perioada de timp. Es = Eds + Eids Efortul total E s trebuie amortizat prin efectele favorabile determinate de constituirea stocurilor. In consecinta, o politica eficienta este cea care asigura formarea unor stocuri minim necesare, care, prin nivel si structura, asigura continuitate in alimentarea consumului in conditiile unui cost minim de stocare.

1.2.2. TIPURI DE STOCURI DE MATERIALE

Pentru desfasurarea normala a activitatii, unitatile economice isi constituie stocuri in functie de conditiile de aprovizionare, de natura resurselor materiale, de organizarea subunitatilor de consum, de strategia si politica adoptate in formarea stocurilor. La nivelul unitatii economice, se prevede constituirea obisnuita a stocului curent si, cu titlu de exceptie, stocurile de siguranta, de conditionare, de transport intern si de iarna. Stocul curent reprezinta cantitatea de materii prime si materiale noi si refolosibile, de combustibili si lubrifianti, de piese de schimb, subansamble care se acumuleaza in depozitele si magaziile unei unitati economice in scopul acoperirii cererilor pentru consum in intervalul dintre doua aprovizionari succesive. Este stocul care se formeaza in mod obisnuit in intreprinderi, pentru alimentarea consumului. Evolutia stocului curent, pe percursul formarii si utilizarii inregistreaza mai multe nivele:

nivelul maxim se inregistreaza in momentul intrarii, receptiei si nivelul mediu estimat va fi nivelul maxim impartit la doi; nivelul minim estimat este teoretic egal cu zero.

trecerii in gestiune a unui lot nou de materiale sosit de la furnizori;

Consumul din stoc poate fi ritmic sau neritmic, continuu sau periodic, constant uniform in timp sau variabil. Semnificativ este momentul calendaristic la care urmeaza a se declansa actiunea de comanda-aprovizionare, acesta putand fi prestabilit in functie de: durata de aprovizionare, distributia statistica a cererii, conditiile de furnizare.

Stocul in curs de transport reprezinta cantitatea de resurse materiale care se gaseste in mijloacele de transport pe timpul deplasarii acestora de la sursele de furnizare la depozitele destinatarilor. Marimea acestui stoc depinde de distanta de transport si de mijlocul de transport folosit in deplasarea materialelor. Stocul in curs de transport este sursa materiala de reintregire a celui curent, marimea lui fiind, de regula, la nivelul cantitatii de materiale comandate. Stocul de siguranta reprezinta cantitatea de materiale acumulata in depozitul consumatorului, fiind destinata asigurarii continuitatii consumului cand stocul curent a fost epuizat si intarzie reintregirea lui din cauza unor dereglari in livrarile de la furnizori. Formarea stocului de siguranta inseamna o acumulare suplimentara de resurse materiale in stoc si implica o imobilizare mai mare de fonduri financiare antrenate la cumpararea lor. Formarea acestuia se practica si in sistemul activitatii de desfacere-vanzare, pentru satisfacerea cererii clientilor, onorarea lor prompta. Este un stoc considerat intangibil, consumul din cadrul acestuia se face cu acordul conducerii asigurarii materiale si presupune reintregirea lui imediata, din loturile urmatoare primite de le furnizori. Stocul de pregatire reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza si este stationata o perioada de timp, in vederea aducerii resurselor respective, prin operatia de conditionare, la parametrii fizico-chimici care sa permita prelucrarea lor corespunzator conditiilor impuse de normele tehnologice. De regula, operatia de conditionare se executa la producatori-furnizori, acestia fiind obligati sa livreze marfa la parametrii calitativi prevazuti in standarde. Exista insa situatia cand conditionarea trebuie facuta la utilizator, atunci cand operatia s-a prevazut a se realiza (prin contract) la consumator sau cand, parametrii fizico-chimici nu pot fi mentinuti. Dupa conditionare, materialele se trec in stoc curent pentru utilizare pe destinatiile de consum prevazute.

Stocul pentru transport intern reprezinta cantitatea de resurse materiale care se acumuleaza in depozitele subunitatilor de consum in scopul acoperirii cererilor pentru consum pe durata eliberarii si transportului materialelor de la depozitul central la destinatiile de folosire. Situatia este specifica unitatilor care au in structura mai multe subunitati care consuma aceleasi resurse si sunt alimentate alternativ de la un depozit central, precum si unitatilor care au subunitatile de consum amplasate dispersat in teritoriu. Asemenea stocuri pot sau nu pot fi constituite ca o marime distincta fata de stocul curent, formarea separata de acesta amplificand volumul stocurilor, implicit capitalul circulant si scade eficienta in utilizarea fondurilor intreprinderii. Prin esalonarea rationala, cantitativa si in timp, a stocului curent, pe puncte de consum se poate preveni situatia de mai sus. Stocul de iarna reprezinta cantitatea de materiale care se acumuleaza in depozitele unitatii in scopul alimentarii continue a consumului pe perioada de intrerupere a exploatarii si/sau transportului unor resurse, ca urmare a conditiilor naturale si de clima. Aici se incadreaza resursele materiale care, prin natura lor, sunt afectate de asemenea conditii sau productia are caracter sezonier. Formarea stocurilor sezoniere se realizeaza in perioadele de presezon prin acumulari esalonate in limitele necesarului de aprovizionat prestabilit pentru sezonul de iarna. Alaturi de aceste tipuri de stocuri destinate asigurarii continuitatii activitatii lor, agentii economici pot constitui si alte categorii de stocuri, si anume: Stocurile strategice sunt formate la resursele materiale achizitionate in volum mare in momentul in care se considera ca pretul de achizitie este cel mai favorabil, iar in viitor acesta va avea o tendinta de crestere; eficienta acestor stocuri este data de diferenta dintre pretul de achizitie si cel in vigoare in momentul consumului acestor resurse;

Stocul anticipat este constituit in scopul evitarii penuriei de resurse la consumatori pe perioada cand este prevazuta incetarea livrarii acestora de la furnizori, ca urmare a intrarii in modernizare;

1.2.3. MODALITATI DE EXPRIMARE A STOCURILOR

Stocurile se exprima in diferite marimi si unitati de evaluare fizica si valorica, in functie de necesitatea corelarii lor cu alti indicatori. Exista urmatoarele forme de exprimare a stocurilor:

Exprimarea

in

unitati

naturale

care

serveste

la

estimarea

fizica

potentialului de productie, de lucrari sau servicii, care se poate realiza. Totodata, se asigura determinarea necesarului de spatii pentru depozitare, a necesarului de mobilier, dispozitive, instalatii pentru dotare, a necesarului de forta de munca din depozit;

Exprimarea valorica prin care se asigura evaluarea resurselor financiare si

valutare antrenate de formarea stocurilor si, prin aceasta, stabilirea impozitelor si dobanzilor care trebuie platite. Exprimarea valorica permite stabilirea stocurilor totale (prin insumare), determinarea capitalului circulant aferent materiilor prime si materialelor, a vitezei de rotatie, a cheltuielilor de stocare;

Exprimarea in zile prin care se evidentiaza perioada de timp pentru care se stabilesc momentele calendaristice de declansare a actiunii de

stocul fizic constituit acopera cererea pentru consum. In functie de exprimarea in zile reaprovizionare.

1.2.4. FACTORII CARE INFLUENTEAZA NIVELUL DE FORMARE AL STOCURILOR

Frecventa livrarilor de la furnizori; o importanta deosebita prezinta modul Strategiile care pot fi aplicate de furnizor in organizarea si derularea livrarilor

in care furnizorul isi organizeaza livrarile catre clientii sai. catre clienti sunt: livrarea alternativa sau simultana. Livrarea alternativa conduce la formarea (la clienti) a unor stocuri mai mari pentru perioade de timp mai lungi. Livrarea simultana actioneaza invers, fiind mai eficienta pentru clienti, necesitand organizarea mai complexa si mai ampla a activitatii de desfacere, implicand un efort suplimentar din partea furnizorului.

Cantitatea minima care poate fi comandata de un client in conditii Aceasta este stabilita de producator, ca reprezentand limita sub care fabricatia

economice avantajoase sau la preturi accesibile; unui produs ar antrena cheltuieli de productie mai mari si implicit preturi de vanzare mai ridicate. Acest factor defavorizeaza solicitantii de cantitati mai mici, iar pentru a se evita o astfel de situatie, acestia se pot aproviziona prin unitatile en-gros care colecteaza mai multe comenzi de la mai multi clienti.

Capacitatea de transport a mijloacelor folosite; marimea stocurilor este

conditionata in anumite cazuri de capacitatea de transport, in special pentru resursele materiale care se asigura din import;

Conditiile naturale si de clima determina, de regula, formarea stocurilor de

iarna la resursele materiale a caror exploatare sau trasport se intrerupe, ca urmare a influentei nefavorabile specifice sezonului de iarna; Proprietatile fizico-chimice influenteaza in sensul ca limiteaza durata de

stocare in timp a resurselor materiale perisabile, a celor cu termene de garantie scurte sau a celor care se degradeaza;

Capacitatea de depozitare exitenta, disponibila limiteaza cantitatea maxima

de materiale ce poate fi stocata la un moment dat. Stocarea peste aceasta limita se poate face decat prin extinderea spatiilor de depozitare;

Durata de comanda-aprovizionare conditioneaza nivelul de formare a

stocului de iarna;

1.2.5. LISPA DE STOC, SUPRASTOCAREA SI STOCURILE SUPRANORMATIVE

Pe parcursul derularii aprovizionarii, evolutia stocurilor inregistreaza variatii diferite ca marime; aceasta face ca, stocurile efective sa se situeze la nivele mai mari decat cele economice predeterminate, sa se epuizeze sau sa se mentina la aceeasi dimensiune in mod nejustificat. In cazul in care se inregistreaza lipsa de stoc, aceasta situatie implica stabilirea unor decizii e genul:

impulsionarea furnizorilor pentru livrarea la termenul prestabilit sau cu aprobarea consumului din stocul de siguranta daca este format; acceptarea lipsei de stoc prin reprogramarea fabricatiei produselor aflate Suprastocarea reprezinta formarea de stocuri mai mari decat nivelul

anticipatie a loturilor de resurse comandate;

sub incidenta actiunii. prestabilit. Nivelul estimat anticipat poate sau nu sa fie precizat pe criterii economice. De exemplu, la unele resurse cu caracter deficitar, care se asigura prin import si se afla sub incidenta fluctuatiilor preturilor se poate opta pentru stategia formarii unor stocuri mai mari. La resursele care nu intra intr-o asemenea situatie, stocurile se vor forma la nivelul limitelor economice predeterminate. Pentru ultimul caz, cantitatile de resurse materiale acumulate peste limita admisa sunt neeconomice, reprezentand imobilizari suplimentare de materiale si implicit de fonduri financiare antrenate la cumparare. Pe parcursul perioadei de gestiune, in depozitele unitatii economice se pot identifica stocuri care nu mai

sunt necesare consumului propriu; aceste stocuri se definesc stocuri fara miscare. De asemenea, sunt si stocuri al caror consum se inregistreaza in cadrul perioadei de gestiune prevazute, sau peste, dar intr-un ritm lent, in cantitati mici la intervale relativ mari; asemenea stocuri se numesc stocuri ci miscare lenta. Toate cele trei categorii de stocuri peste limita stabilita, cu miscare lenta sau fara miscare sunt neeconomice pentru ca antreneaza nejustificat un efort material suplimentar, diminuand astfel posibilitatile unitatii de a folosi cu eficienta sporita resursele banesti de care dispune. Cauzele care determina formarea unor astfel de stocuri, ca si lipsa de stoc sunt in cea mai mare parte de ordin subiectiv,dependente sau nu de unitatea la care se constituie; intre acestea amintim pe cele cu frecventa mai mare de aparitie, respectiv:

supradimensionarea necesarului de resurse materiale ca urmare a folosirii in

calculele de fundamentare a unor norme de consum specific mai mari, care au fost stabilite in neconcordanta cu factorii care influenteaza consumul de materiale;

livrarea de catre furnizori a unor materiale in sortimente, dimensiuni, calitati achizitionarea unor materiale care nu concorda calitativ si structural cu livrarea de catre furnizor a materialelor comandate la alte termene decat cele depozitarea si conservarea in conditii necorespunzatoare a resurselor

diferite de cele prevazute in comenzile clientilor;

cerintele de consum;

stabilite;

materiale;

schimbarea profilului de activitate, restrangerea structurii de fabricatie pe Pentru perioada in care s-au format si sunt detinute, aceste stocuri se

parcursul anului fara corelarea actiunii cu sectorul de aprovizionare. considera nejustificate economic si ca urmare acestea trebuie verificate operativ, pe mai multe cai, si anume:

folosirea resurselor materiale devenite disponibile chiar in cadrul unitatii, dar desfasurarea unei actiuni de informare a potentialilor clienti de pe piata

pe alte destinatii de consum decat cele intiale;

interna si internationala asupra resurselor materiale si produselor disponibile pentru vanzare;

apelarea unor unitati specializate in comercializarea de produse; apelarea la institutii specializate in studiul pietei interne si internationale, a participarea la targuri si expozitii interne si internationale. Cand resursa materiala sau produsul nu-si mai gasesc utilizarea in forma in

unor agenti comerciali cu experienta si sfera de actiune mare;

care se prezinta, atunci se apeleaza la valorificarea prin recuperarea substantei materiale in sine si reciclarea acesteia.

1.3. ACTIVITATEA DE DESFACERE-VANZARE A PRODUSELOR 1.3.1. ELEMENTELE CARACTERISTICE VANZARILOR DE PRODUSE

Vanzarea produselor reprezinta actul prin care se asigura valorificarea rezultatelor productiei; este un moment al activitatii de desfacere care finalizeaza toate actiunile pe care le face intreprinderea, agentul de vanzare pentru ca produsul propriu sa fie solicitat si acceptat de clienti. Prin acest act se realizeaza, de fapt, scopul celui care produce si/sau vinde, respectiv acela de a-si recupera cheltuielile facute cu fabricarea si pregatirea produsului pentru vanzare. Vanzarea produselor se face pe mai multe cai, si anume:

pe baza de contract comercial incheiat anticipat la cererea clientului; pe baza de comanda anticipata ferma, urmata sau nu de onorarea imediata a la cererea neprogramata, dar previzibila, din magazinele si depozitele proprii Modalitatea prin care se vand produsele este in functie de natura

acesteia;

sau ale retelei comerciale publice. produselor, sfera de utilitate, potentialul de cumparare al solicitantilor, caile de distributie utilizate. Un rol definitoriu in extinderea vanzarilor in economia de piata, ii revine actiunii de promovare, a celei de informare a viitorilor utilizatori asupra caracteristicilor produselor, a conditiilor de desfacere. Firmele care realizeaza produse similare, care se vand unui numar mai mare de clienti, isi programeaza productia anticipand comenzile de vanzari; se asigura astfel conditii pentru reducerea produselor. Pentru unii producatori, comenzile clientilor reprezinta informatii de baza privind produsele si cantitatile aferente care trebuie sa fie disponibile pentru desfacere. Livrarile se fac din stocurile de produse finite sau din productia realizata pana la momentul cand trebuie efectuata expeditia marfurilor conform comenzilor. ciclului intre primirea comenzii si livrarea

1.3.2. VANZARILE COMPLEXE SI FUNCTIILE SERVICIILOR ASIGURATE DE CATRE FURNIZORI

Un element stimulator, important in extinderea vanzarilor, il reprezinta sfera serviciilor asigurate de furnizori. In fundamentarea deciziilor intereseaza serviciile care contrubuie la conceperea, producerea, desfacerea si utilizarea produselor. Sfera de cuprindere a serviciilor se prezinta astfel:

Servicii care contribuie la conceperea si fabricarea produselor industriale

cuprind: consultingul, cesionarea de licente, tehnologii si procedee de fabricatie, etc. Dupa modul de realizare ele pot fi : specializate si integrate;

Serviciile

care

inlesnesc

comercializarea

produselor

cuprind:

leasingul,

factoringul, logistica de marketing, servicii de asigurare;

Serviciile care contribuie la valorificarea produselor si care se realizeaza pe

parcursul utilizarii acestora, pana la scoaterea din uz; se asigura de catre unitatile producatoare sau specializate in comercializare si cuprind: asistenta tehnicoeconomica in timpul comercializari, punerii in functiune, reviziile, reparatiile curente si capitale, intretinerea. Vanzarile complexe se definesc ca o forma speciala de desfacere a produselor, compusa din ansamblul de livrari de produse si servicii aferente sau efectuate de un singur furnizor in beneficiul unui singur utilizator. Serviciile joaca un rol deosebit in promovarea vanzarilor, reprezentand in cazul vanzarilor complexe, componenta antrenanta in extinderea desfacerilor pe pietele interna si externa. In general, actiunea de promovare a vanzarilor, publicitatea trebuie sa aiba in vedere toate componentele desfacerii complexe.Serviciile, optim dimensionate si structurate influenteaza favorabil exercitarea functiilor specifice celorlalte componente ale managementului desfacerii.

Functiile

serviciilor

sunt multiple;

sintetic,

se definesc

astfel:

de

antrenare; de sporire a volumului si eficientei vanzarilor; de imbunatatire a calitatii ofertei; de promovare; de stabilizare si permanentizare a partenerii. Functia de antrenare este exercitata, in general, de majoritatea componentelor vanzarilor complexe, astfel:

relatiilor cu

functia de antrenare a serviciilor de productie se transmite direct asupra

produselor fizice si serviciilor de pregatire a fortei de munca; indirect, efectul se transmite asupra celorlalte categorii de servicii;

functia de antrenare a produsului fizic se manifesta in sensul ca acesta

indeplineste rolul de element motor fata de serviciile comerciale, cele de dupa vanzare si de pregatire a personalului;

functia de antrenare a serviciilor de pregatire a fortei de munca; acesta

reprezinta un factor determinant fata de toate delelalte categorii de servicii ca si fata de produsele fizice. Functia de sporire a volumului si eficientei vanzarilor difera ca influenta de la produs la produs, cu cat acesta este mai complex, cu atat functia capata mai mult in dimensiune. Functia serviciilor de promovare a produselor cuprinde actiuni de promovare a produselor si serviciilor aferente ca: pregatirea patrunderii pe piata a noilor produse, efectuarea reclamei,formarea relatiilor publice, formarea si cultivarea imaginii asupra marcii. Functia serviciilor de stabilizare si permanentizare a relatiilor cu clientii asigura stabilitatea in timp a activitatii, planificarea si programarea cu un grad mare de certitudine a productiei, a comercializarii pe termen scurt, mediu si lung. Totodata, se elimina influenta fluctuatiilor de pe piete, se creeaza conditii pentru o mai buna adaptare a produsului la cerintele utilizatorilor.

1.3.3. INDICATORII DE EVALUARE A PROGRAMELOR DE DESFACERE A PRODUSELOR

Strategia in domeniul desfacerii se concretizeaza la nivelul fiecarui an intrun plan global care cuprinde vanzarile estimate a se realiza intr-un orizint de timp definit. Evaluarea, in cadrul planului global anual, a nivelului viitoarelor vanzari de produse se realizeaza cu ajutorul unor indicatori specifici, care definesc continutul programelor de desfacere ale unitatii; acestia sunt:

volumul desfacerilor V d ; stocul preliminat de produse finite la inceputul perioadei de gestiune stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune S s f .

Spi;

Volumul desfacerilor exprima cantitatea de produse care se prevede pentru livrare-vanzare diferitilor clienti intr-o perioada de gestiune definita. Acest indicator se determina pe fiecare tip, sortiment sau varianta constructiva de produs si pe total productie, fizic si valoric, pornind de la raportul dintre cerere si oferta. Modul de estimare a volumului de desfacere se realizeaza diferit pentru produse unicat, de serie mica sau mijlocie fata de cele cu fabricatie in serie mare, pentru produsele specifice unor anumite categorii de consumuri fata de cele cu utilitate generala. In consecinta, pentru produsele comandate in cantitati mici sau unicat, volumul de desfacere se va dimensiona prin simpla insumare a cantitatilor camandate de clienti pe tipuri, sortimente Q c i cu ajutorul relatiei: Vd = Qci

In cazul anumitor produse, cum sunt cele de sezon, sau cele pentru care se estimeaza vanzarea unor cantitati suplimentare q s peste cele comandate, volumul desfacerii se va calcula cu ajutorul relatiei: Vd = Qci + qs In situatia in care cererea este mai mare decat oferta sensul de actiune in estimarea volumului desfacerilor se modifica astfel: se organizeaza fabricatia si se defineste potentialul de productie, apoi se determina volumul desfacerilor V d , avandu-se in vedere situatiile:

produs nou a carui fabricatie incepe in perioada de gestiune; produs in fabricatie curenta, cu perspectiva extensiei si in perioada de gestiune produs in fabricatie curenta, cu extensie in perioada de gestiune urmatoare In primul caz, volumul desfacerilor se va estima cu ajutorul relatiei: V d =Q f S s f C i ,

urmatoare;

cand productia lui va si inceta.

In al doilea caz: V d = Q f +S p i S s f C i ,

In al treilea caz: V d = Q f +S p i -C i , in care: Q f = productia prevazuta pentru fabricatie;

S s f = stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune; S p i = stocul preliminat de produse finite la inceputul perioadei de gestiune; C i = consumul intern al intreprinderii care fabrica produsul. Stocul la inceputul perioadei de gestiune S p i - exprima cantitatea probabila de produse finite care se prevede sa exite la momentul respectiv, in scopul satisfacerii cererilor clientilor si se calculeaza cu ajutorul relatiei: S p i = S e x +Q o L o din care: S e x = stocul de produse finite exitent in depozitul de desfacere la momentul determinarii; Q o = productia pe perioada curenta care urmeaza a se mai fabrica conform comenzilor; L o = livrarile programate pentru perioada care a mai ramas din anul curent. Stocul de produse finite la sfarsitul perioadei de gestiune S s f - exprima cantitatea de produse finite programata sa existe la incheierea acestei perioade in depozitele si magaziile unitatii producatoare. Este, de fapt, stocul de produse finite care se formeaza in perioada de gestiune sub forma stocului de desfacere in scopul servirii continue, ritmice a clientilor. Conditiile de prezentare la vanzare impuse de clienti in contracte si chiar de concurenta, determina efectuarea unui lant de operatiuni care se aplica produsele finite; acestea sunt, in general, urmatoarele: primirea si receptia produselor finite sosite de la sectiile de fabricatie; inregistrarea si incarcarea gestiunii; sortarea produselor finite; asamblarea, efectuarea unor operatiuni de montaj; etichetarea, marcarea; ambalarea pentru prevenirea deteriorarii lor la operatiunile de manipulare si transport; facturarea si descarcarea din gestiune. In dimensionarea stocurilor de desfacere se pot folosi, dupa caz: metoda directa (de calcul analitic) si metoda statistica. ,

Metoda directa sau analitica presupune calculul nivelului stocului de desfacere, cu ajutorul relatiei: Sd = tpli + qmz , in care: t p l i = suma datelor de timp prevazute pentru executia operatiilor specifice depozitelor de produse finite pana la distributia acestora la magazinele proprii de vanzare, la angrosisti sau clientilor finali; q m z = productia medie zilnica. Productia medie zilnica (sau ritmul mediu zilnic al productiei) se determina prin raportarea productiei prevazute pentru fabricatie Q p i lucratoare din perioada de gestiune avuta in vedere N z i . q m z =Q p i :N z i Metoda statistica se bazeaza pe datele efective inregistrate in perioada de gestiune curenta referitoare la stocurile fizice de produse finite sau la duratele efective de stationare a produselor in depozite. Dupa acesta metoda, stocul de desfacere se stabileste cu ajutorul relatiei: Sd = Ts x K x qmz , la numarul de zile

in care: T s = timpul mediu de stocare a produselor finite in depozitul desfacere, in perioada curenta; k = coeficientul de corelatie care exprima efectul eventualelor masuri tehnicoorganizatorice in scopul reducerii perioadei de stationare a produselor finite in depozitele de desfacere;

q m z = productia medie zilnica estimata pentru perioada de gestiune urmatoare.

1.3.4. ACTIVITATEA DE DESFACERE A PRODUSELOR FINITE

Elaborarea programelor

de livrare-vanzari este rezultatul unui efort

complex, care se desfasoara practic pe parcursul intregii perioade de gestiune, in scopul corelarii structurii fabricatiei cu cererile clientilor. Printr-o asemenea armonizare unitatea producatoare isi asigura satisfacerea intereselor proprii, aderenta la clienti, extinderea vanzarilor, functionalitate in conditii de eficienta. Procesul operativ de livrare-vanzari (componenta a activitatii de desfacere a produselor finite) presupune parcurgerea unui numar relativ mare de operatiuni specifice (prezentate in tabelul de mai jos), iar prin realizarea acestora se asigura onorarea cererilor clientilor si incasarea contravalorii produselor livrate la preturile de vanzare negociate. Prin activitatea operativa de livrare se asigura transferul produselor finite de la producator la destinatarii acestora (clienti finali, intermediari, comercianti). Aceasta activitate presupune: organizarea operatiunilor de pregatire a produselor pentru livrare; formarea loturilor complete si complexe, unitare pentru livrare; intocmirea documentelor de expeditie; derularea propriu-zisa a actiunii.

Desfasurarea operatiunii Primirea si receptionarea produselor Inscrierea in evidenta si trecerea in gestiune

Compartiment de desfacere

Depozit de produse finite

Clienti

Analize

Depozitarea si conservarea, marcarea, etichetarea,ambalare Eliberarea dispozitiilor de livrare Formarea loturilor de livrare pe cai de distributie Expedierea la clienti a produselor

Desfasurarea in bune conditii a acestui proces necesita cunasterea in detaliu a cerintelor clientilor referitoare la:tipul de produs, termenele de livrare, cantitate, calitate, etc.

CAPITOLUL 2 PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA
2.1. CARACTERISTICI GENERALE ALE SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. 2.1.1. PROFILUL UNITATII

Reforma

economica

are

meritul

incontestabil

de

asezare

in

centrul

economiei a unitatii productiv-comerciale cu toate gradele sale de libertate necesare intre care: organizarea conducerii, drepturi exhaustive in manuirea resurselor si propriul autocontrol. In acesta perioada de tranzitie pietele de desfacere capata o importanta deosebit de mare. In ultima instanta, ele sunt cele care hotarasc soarta societatilor comerciale. Astfel, daca produsele fabricate si/sau comercializate de catre o societate comerciala sunt competitive, desfacute la preturi atractive (cu profit), existenta si dezvoltarea societatii sunt asigurate. Deci, evoluatia economica a unei societati comerciale depinde de vanzarea produselor, mai precis de profitul realizat. Proiectul de fata face referire la societatea comerciala DALIA SRL situata in cadrul complexului comercial TITAN, in Str. Liviu Rebreanu, Nr.14, Sect. 3, Bucuresti. Societatea comerciala DALIA S.R.L. este persoana juridica romana, avand forma de societate cu raspundere limitata. Aceasta societate isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si cu statutul sau. Infiintare: Societatea comerciala DALIA S.R.L. a luat fiinta in conformitate

cu legea nr. 30/1990 si s-a inmatriculat la Oficiul Registrului Comertului sub numarul J40/136/1995. Codul fiscal: Cont nr.: R 2779730; 40016092120276 deschis la BCR;

Obiect de activitate:

Coform statutului obiectul de activitate al firmei este comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a produselor de imbracaminte si de incaltaminte. Ulterior, prin cereri de inscriere de mentiuni la Registru Comertului, a fost completat obiectul de activitate cu activitati de import-export, reclama si publicitate, comercializarea de diverse produse industriale alimentare prin punctele de desfacere proprii sau inchiriate. Capitalul social: Societatea comerciala DALIA S.R.L. are un capital subscris si varsat de 20.000.000 lei, repartizat in 1000 de parti sociale (conform statutului), in valoare de 20.000 fiecare.

2.1.2. OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC

Obiectivul principal al societatii comerciale este si va fi in continuare comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a articolelor de imbracaminte si incaltaminte. Se urmareste diversificarea sortimentelor de produse comercializate prin contactarea de noi furnizori de pe piata interna si/sau internationala, marirea termenului de garantie la articolele de incaltaminte ca urmare a imbunatatirii calitatii produselor achizitionate de la diferiti furnizori. In domeniul comercializarii se urmareste crearea unor retele de magazine in principalele orase din tara pentru desfacerea directa a produselor catre populatie si agenti economici. In domeniul tehnic obiectivele sunt de o mare diversitate, urmarindu-se in principal achizitionarea unui mobilier modern pentru prezentarea adecvata a sortimentelor de produse comercializate.

Pentru cresterea productivitatii muncii se are in vedere imbunatatirea organizarii compartimentelor auxiliare, reducerea timpului de manevrare a produselor, in special din activitatea de transport intern. Un alt obiectiv il constituie imbunatatirea activitatii de aprovizionare cu marfuri pentru a elimina golurile in aprovizionare. In domeniul tehnologic se are in vedere cresterea pregatirii profesionale si calificarii salariatilor, cu influente in cresterea eficientei economice in toate compartimentele. Un alt obiectiv foarte important este dezvoltarea sistemului informatic existent. Se are in vedere trecerea de la un sistem informatic care are ca suport hardware calculatoare la unul ce se bazeaza pe folosire calculatorului intr-o retea care sa permita fluidizarea mai mare a informatiilor si reducerea timpului in care acestea ajung la factorii de conducere.

2.1.3. RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI

Societatea comerciala DALIA S.R.L. are relatii de colaborare cu furnizorii si cu clientii care se bazeaza pe respectarea contractelor incheiate intr-un cadru legal. Se urmareste reducerea blocajelor financiare rezultate din relatiile cu furnizorii si clientii societatii prin achitarea, respectiv incasarea facturilor in timpul prevazut in contract. Societatea comerciala DALIA S.R.L. practica o politica flexibila in domeniul comercializarii articolelor de imbracaminte si incaltaminte (si prin acordarea unor sconturi) pentru pastrarea actualilor clienti, dar si pentru gasirea altora, mai ales in marile orase ale tarii. Si in ceea ce priveste relatiile cu

furnizorii politica practicata este tot de intarire a colaborarii cu cei existenti, de gasire a unor noi furnizori atat in tara cat si in strainatate. Principalii furnizori cu care societatea intretine relatii sunt:

S.C. Antilopa S.A. situata in Sos. Dudesti-Pantelimon 44, Sect. 3 care comercializeaza pantofi cu fete din piele si inlocuitori, incaltaminte sport pentru barbati, femei si copii, precum si incaltaminte tip casual; S.C. Carmen S.A. situata in Str. Inclinata 1; S.C. Crisdia Trading Company S.R.L. aflata in Str. Theodor Pallady 287, Sector 3, Bucuresti; S.C. Comart S.C.A. situata in Str. Radu Cristian 5. In ceea ce priveste relatiile de colaborare cu alti agenti economici, este

necesar ca activitatea desfasurata de unitatea economica sa fie in concordanta cu cerintele economiei de piata, care sa includa diversificarea gamei de produse oferite, reducerea cheltuielilor, amenajarea corespunzatoare a punctelor de desfacere;

2.1.4.

ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L.

AGA

CENZORI

CONSILIUL DE ADMINISTRATIE

DIRECTOR GENERAL

SERVICIUL APROVIZIONARE DESFACERE

CONTABIL SEF

SERV. PERSONAL

MAGAZII

MAGAZINE

BIROU

SALARIZARE

ORGANIGRAMA SOCIETATII DALIA S.R.L. 2.2. PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L.

Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale DALIA S.R.L., are ca obiectiv principal vanzarea marfurilor achizitionate de la diferiti furnizori, in termenele solicitate si cu costuri (de depozitare, transport) cat mai mici. Activitatea de desfacere se realizeaza astfel:

se analizeaza cantitatile de produse vandute (pe sortimente, tipuri calitative) pe baza planului de desfacere prevazut a se realiza; ulterior, societatea comerciala contracteaza noi produse in functie de noile comenzi primite si de modificarile aparute in planul de desfacere. Relatiile stabilite intre compartimentul de desfacere si principalele verigi

ale sistemului de conducere sunt prezentate in urmatoarea diagrama:

CONDUCEREA SOCIETATII COMERCIALE

FINANCIARCONTABILITATE

DEPOZITE

COMPARTIMENT DESFAC ERE

Compartimentul

Desfacere

transmite

conducerii

societatii

comerciale

informatii referitoare la indicele de realizare a desfacerii planificate pentru o anumita perioada, stocurile de produse din depozite, asigurarea bazei materiale, comenzi, contracte si primeste aprobari, sugestii.

Catre compartimentul Financiar-Contabilitate transmite datele necesare elaborarii planului financiar, date privind situatia intrarilor, iesirilor si stocurile de marfuri, impreuna cu documentele aferente. De la compartimentul Aprovizionare primeste necesarul de aprovizionat pe urmatoarea perioada. Modalitatile practice folosite uzual sunt:

factura ordin de plata

- se intocmeste atat pentru furnizori, cat si pentru beneficiari; - se intocmeste pentru clientii care au de platit sume mari,

chitanta fiscala - se intocmeste pentru plata marfii pe loc; reglarea conturilor realizandu-se prin intermediul bancilor; se intocmeste pentru plata furnizorilor, cantitatile contractate fiind in general mari si costisitoare; carnet CEC - modalitatea de plata prin intermediul filelor de carnet CEC;

registre speciale- se intocmesc lunar, pe post de documente centralizatoare.

Diagrama de resurse este urmatoarea:

FURNIZOR

Factura

CUMPARARE MARFURI

Factura

RECEPTIA LA MAGAZIE

BENEFICIAR

Factura

VANZAREA PRODUSELOR

Activitatea de desfacere a produselor se desfasoara in doua magazine, fiecare dintre acestea avand un depozit aferent. In fiecare magazin, receptia si intrarea in gestiune se fac pe baza documentelor de livrare care insotesc valorile materiale in cursul transportului. NIR in cazul utilizarii ca document de predare a produselor la depozit se utilizeaza potrivit normelor prevazute pentru Bonul de predare-transfer, restituire. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare in magaziile proprii. Elementele sistemului de conducere sunt:

ORGANELE DE CONDUCERE Sef serviciu aprovizionare-desfacere Contabil sef Director general Operational Administrativ Strategic

NIVEL

La nivel operational, seful serviciului aprovizionare-desfacere ia decizii simple, impune anumite reguli de desfasurare a activitatii. La nivel tactic, se iau decizii administrative, cum ar fi:

categoria de clienti admisa; sistemul de discount practicat; analiza solvabilitatii clientului; acapararea unor piete de desfacere; diversificarea sortimentelor de produse comercializate; retehnologizarea societatii.

La nivel strategic, se iau decizii pe termen lung:

2.3. SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE DESFACERE

Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale DALIA S.R.L., are ca principale sarcini si atributii urmatoarele:

controlul desfasurarii contractelor si comenzilor cu principalii clieni: analizeaza stadiul derularii contractelor; alege furnizorii a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare; intocmeste fisele de urmarire operativa a desfacerii; asigura conditiile necesare livrrii la timp a produselor contractate. organizeaza si urmareste receptia cantitativa si calitativa a marfurilor aprovizionate; intocmeste nota de intrare-receptie pe baza avizului de expeditie care insoteste marfa si intocmeste fisa de magazie; stabileste anticipat spatiile de depozitare; alege cele mai eficiente sisteme de depozitare; elibereaza marfurile din magazii; se preocupa de controlul evolutiei stocurilor efective pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de stoc asupra activitatii economice a societatii comerciale.

urmarirea receptiei stocurilor de marfuri:

-

CAPITOLUL 3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT 3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL

Sistemul informational este definit ca ansamblul informatiilor existente impreuna cu relatiile dintre acestea, legile de transformare si elementele purtatoare de informatii din cadrul unei institutii sau ca totalitatea procedeelor, metodelor si mijloacelor folosite in procesul informational. Sistemul informational este constituit din totalitatea informatiilor economico-sociale impreuna cu procedeele, metodele si mijloacele si tehnicile, considerate ca un ansamblu organizat si integrat al operatiilor de culegere, transmitere, prelucrare si valorificare, utilizate in procesul de conducere. Functionarea culegerea datelor unui despre sistem starea informational sistemului presupune si a desfasurarea mediului sau urmatoarelor activitati:

condus

inconjutator;

transmiterea datelor in vederea prelucrarii; prelucrarea datelor in scopul asigurarii informatiilor necesare procesului decizional; adoptarea deciziilor; transmiterea deciziilor spre executie; asigurarea controlului si punerii in practica a deciziilor. Sistemul informational face legatura intre sistemul condus si sistemul

decizional, fiind subordonat acestora. Structura de conducere a unui sistem economic este prezentata in figura 3.1:

SISTEM DE CONDUCERE

SISTEM

SISTEM INFORMATIC

INFORMATIONAL

SISTEM CONDUS

Conducerea unei activitati economice presupune culegerea unor date si informatii din cat mai multe surse si cat mai precise. Aceste date si informatii sunt mai apoi selectionate, prelucrate, comparate si analizate, finalizandu-se astfel faza de pregatire a deciziei, respectiv etapa de informare in care se culeg datele, se elaboreaza ipotezele si propunerile. Sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate functional pentru armonizarea procesului de obtinere a informatiilor si pentru fundamentarea deciziilor. Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca obiect de activitate procesele de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor. In general este acceptata ideea ca sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational. Un sistem informatic este alcatuit din elementele prezentate in figura 3.2. BAZA INFORMATIONALA BAZA TEHNICA SISTEM SISTEMUL DE PROGRAME INFORMATIC BAZA STIINTIFICO-METODOLOGICA CADRUL ORGANIZATORIC FACTORUL UMAN informationala cuprinde datele asupra prelucrarii, fluxurile

Baza

informationale, sistemele si nomenclatoarele de coduri.

Baza tehnica a sistemului informatic este constituita din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, in care locul principal revine calculatorului electronic. Un sistem informatic trebuie sa dispuna, in afara de calculatorul electronic, si de echipamente de culegere, verificare, transmitere si stocare a datelor, in conformitate cu figura 3.3. B A Z A T E H N I C A ECHIPAMENTE DE CULEGERE ECHIPAMENTE DE VERIFICARE ECHIPAMENTE DE PRELUCRARE ECHIPAMENTE DE STOCARE ECHIPAMENTE DE TRANSMITERE ECHIPAMENTE DE VIZUALIZARE SUPORTURI DE DATE

Sistemul de programe cuprinde totalitatea produselor program care asigura functionarea sistemului informatic, in concordanta cu functiunile si obiectivele ce i-au fost stabilite. Se au in vedere atat programele de baza cat si cele aplicative. Baza stiintifico-metodologica este formata din algoritmi, formule, modele matematice ale proceselor si fenomenelor economice, metode si tehnici de realizare a sistemelor informatice. Cadrul organizatoric este specificat in regulamentul de organizare si functionare al unitatii in care functioneaza sistemul informatic.

3.2.SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE DALIA S.R.L. PRIVIND DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA

Activitatea de gestiune a stocurilor de marfa incepe odata cu receptionarea marfurilor primite de la furnizori si intrate in depozitele unitatii si se finalizeaza in momentul livrarii lor catre clienti. Intrarea marfurilor in gestiune se face pa baza facturii si a notei de intrarereceprie, iar iesirea marfurilor din gestiune se face pe baza facturii, avizului de expeditie si a dispozitiei de livrare.

3.2.1. IESIRILE SISTEMULUI

In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, se intocmesc o serie de documente ce formeaza iesirile sistemului informational, prezentate in cele ce urmeaza. Nota de transfer-iesire Serveste ca:

dispozitie de transfer a marfurilor de la o gestiune la alta a aceleasi unitati; document justificativ pentru scoaterea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului; document de insotire pe timpul transportului a marfurilor transferate; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri.

Odata cu predarea marfurilor respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de

primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare. Circula la urmatoarele servicii:

la compartimentul financiar-contabil; la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de catre gestionar (ambele exemplare); la magazia primitoare (exemplarul 2). Avizul de expeditie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, format A4,

tiparite pe ambele fete. Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii; document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului; document de insorire pa timpul transportului; document de baza pentru insotirea facturii; document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand

marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in 3 exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii. Circula in cadrul urmatoarelor servicii:

la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru intocmirea facturii; la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura. Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar- contabil.

Dispozitia de livrare se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparite pe ambele fete. Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii; document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului; document de insorire pa timpul transportului; document de baza pentru insotirea facturii; document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand

marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in trei exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii. Circula astfel:

la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru intocmirea facturii; la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura. Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar-contabil.

3.2.2. INTRARILE SISTEMULUI

In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, sunt intocmite o serie de documente ce formeaza intrarile sistemului informational, si anume: Nota de intrare-receptie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4 si se completeaza in trei exemplare de catre gestionar. Serveste ca:

document pentru receptia valorilor materiale, utilajelor si instalatiilor pentru investitii care necesita montaj, precum si a materialelor refolosibile rezultate din dezasamblare; document justificativ pentru incarcare in gestiune; act de proba in litigii cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; document justificativ de inregistrare in evidenta depozitelor si in contabilitate. Se ataseaza la dispozitia de livrare la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si

la cea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite, in cazul constatarii de diferente la receptie. Circula:

la magazie, dupa semnarea da catre gestionar si comisia de receptie, pentru incarcarea in gestiune; la compartimentul a carui sarcina principala este urmarirea si controlul intrarilor din livrari in vederea autentificarii platilor catre furnizori; la serviciul financiar-contabil pentru efectuarea de plati, pentru eliminarea impreuna cu furnizorii a diferentelor constatate Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Lista de inventar se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4.

Serveste ca:

document pentru inventarierea marfurilor aflate in gestiunea societatii; document de baza pentru stabilirea minusurilor si plusurilor de valoare materiala; document de consemnare a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe la care se constata lipsuri sau plusuri in inventar; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a minusurilor si plusurilor constatate. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual

sau in situatiile prevazute de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale si mijloace fixe ale unitatii. In cazul valorilor materiale, la toate unitatile trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:

respectarea cerintelor cu privire la inregistrarea in fisele de magazie si in contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale; verificarea concordantei dintre inregistrarile efectuate in evidenta de la locul de depozitare si in contabilitate; inscrierea in listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate. Circula la urmatoarele niveluri: la gestionar, pentru semnarea fiecarei file;

la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice; la comisia de inventariere, pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor;la conducerea unitatii, impreuna cu procesul verbal privind rezultatele inventarierii. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Nota de transfer-intrare serveste ca:

dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleasi unitati; document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului; document de insotire pe timpul transportului a valorilor materiale transferate; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri.

Odata cu predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare. Circula la urmatoarele servicii:

la compartimentul financiar-contabil; la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de catre gestionar (ambele exemplare); la magazia primitoare (exemplarul 2).

3.3

APRECIERI REFERITOARE LA SUBSISTEMUL INFORMATIONAL ACTUAL

Prin analiza si evaluarea sistemului existent se urmareste evidentierea performantelor si limitelor sistemului informational in raport cu cerintele sistemului de conducere si evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice studiate pentru introducerea unui sistem informatic. Formularea de aprecieri asupra sistemului informational are la baza ansamblul criteriilor de calitate impuse acestuia prin prisma informatiilor economice prelucrate si difuzate de diferiti utilizatori. Procedeele de analiza a sistemului informational sunt diversificate si se utilizeaza in raport cu conditiile concrete de desfasurare a analizei sistemului . Din multitudinea procedeelor de analiza utilizate pentru analiza sistemului existent au fost alese observarea directa, inventarierea documentelor si interviul. Observarea directa a activitatilor desfasurate in sistemul informational este realizata prin deplasarea a evidentia membrilor sfera colectivului in compartimentele in fiecare functionale, compartiment. Procedeul prezinta avantajul ca este usor de realizat, dar nu se utilizeaza ca procedeu de baza in analiza sistemului, pentru ca nu presupune o relatie directa intre echipa de analiza si personalul implicat. Observarea directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a modului de realizare a operatiilor de prelucrare a datelor, timpul necesar realizarii fiecarei informatii, in vederea formarii unei viziuni globale asupra caracteristicilor fiecarei activitati. Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational a constat in identificarea tuturor documentelor din sistemul informational cu ajutorul unor fise in care au fost consemnate toate datele privind fiecare document analizat (denumirea documentului, cine il intocmeste, in cate exemplare, mijloace de calcul folosite). pentru activitatilor desfasurate

Procedeul prezinta avantajul ca permite comensurarea obiectiva a efortului unitatii in utilizarea si vehicularea documentelor din sistemul informational, dezavantajul fiind generat de complexitatea surprinderii tuturor aspectelor ce decurg din utilizarea documentelor. Interviul este un procedeu care consta in studiul sistemului informational prin dialogul direct intre membrii colectivului de analiza si personalul din compartimentele implicate. Procedeul prezinta avantajul contactului direct cu personalul din compartimentele analizate, ceea ce asigura obtinerea tuturor datelor necesare pentru evaluarea critica a sistemului existent in vederea inlocuirii acestuia cu un sistem informatic. Utilizarea interviului ca procedeu de baza in analiza sistemului informational presupune parcurgerea unor faze care au ca scop pregatirea, desfasurarea si finalizarea interviului. Pregatirea interviului consta intr-o documentare prealabila cu privire la sistemul informational analizat, prin care s-au definit obiectivele interviului, s-au stabilit interlocutorii din compartimentele functionale implicate care detin functii de executie si de decizie. De asemenea, interviul a fost pregatit cu anticipatie, prilej cu care s-a stabilit problematica, locul si momentul desfasurarii interviului. Interviul s-a desfasurat in compartimentul functional implicat si anume aprovizionare-desfacere pentru a exista posibilitatea furnizarii imediate a datelor care justifica raspunsurile persoanei intervievate. Desfasurarea interviului a constat in formularea intrebarilor in limita obiectivelor stabilite, intr-o forma clara, directa si accesibila;in receptionarea raspunsurilor s-a urmarit daca persoanele intervievate au furnizat date corecte si exacte. Finalizarea interviului s-a concretizat intr-o discutie de sinteza asupra problemelor abordate.

In urma acestei sinteze a rezultat o imagine clara a sistemului, putandu-se trage primele concluzii cu privire la aspectele negative, cauzele generatoare de perturbatii ale sistemului. In subsistemul informational actual existent la S.C. DALIA S.R.L., se desfasoara un volum foarte mare de munca de rutina, iar timpul de raspuns al sistemului nu este cel asteptat. Datorita faptului ca o mare parte a operatiilor se executa in regim manual, prin sistemele clasice de lucru, rezultatele prelucrarilor sunt afectate prin prisma exactitatii. De asemenea, culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea si difuzarea informatiilor se face greoi, prin proceduri manuale, cu intarziere si aceasta influenteaza negativ operativitatea informatiilor evaluata pe baza timpului de raspuns al sistemului informational. Timpul mare de raspuns face ca posibilitatile de analiza si previziune sa fie reduse. Datele distribuite in puncte diferite ale unitatii ingreuneaza actualizarea operativa si corecta. Caile principale de actiune pentru reducerea acestui timp sunt dezvoltarea si perfectionarea mijloacelor folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor, inlaturarea eventualelor deficiente de organizare a proceselor informationale. Neajunsurile prezentate anterior pot fi inlaturate prin introducerea prelucrarii automate a datelor in domeniul desfacerii de produse, ceea ce va duce la marirea numarului de rapoarte finale, la eliminarea erorilor de calcul si la cresterea operativitatii. In concluzie, sistemul informational existent la societatea Dalia S.R.L. asigura conditii minime de analiza si mai ales de alegere a solutiilor optime pentru activitatile viitoare. De aici, se desprinde necesitatea imbunatatirii actului de conducere prin implementarea unui sistem informatic care, chiar daca initial e mai costisitor constituie o investitie cu efecte benefice sigure.

CAPITOLUL 4 PROIECTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA

4.1. STUCTURA DE BAZA A SUBSISTEMULUI PROPUS SI ARIA SA DE CUPRINDERE

Obiectivul

principal

al

subsistemului

informatic

proiectat

consta

in

gestionarea automata a stocurilor de marfa, in conditii optime de calitate si operabilitate, in vederea asigurarii conducerii cu informatii reale si in timp util, necesare fundamentarii deciziilor. In acelasi timp se vor crea premize pentru abordarea in viitor si a altor aspecte precum: calculul cheltuielilor cu marfurile depozitate, determinarea necesarului de aprovizionat, etc. Subsistemul informatic implementat asigura evidenta cantitativa si valorica a marfurilor iesite din unitate, precum si obtinerea unor situatii finale privind miscarea acestora, stocurile de marfa existente. Programul este realizat modularizat conform fluxului de prelucrare a documentelor de evidenta primara si asigura o serie de facilitati, cum ar fi:

usurinta in utilizare (putand fi folosite si de utilizatori neinformaticieni) datorita interfetei prietenoase, avand mesaje de atentionare in caz de eroare; produsul program are o structura modulara, putand fi dezvoltat ulterior prin adaugarea unor noi proceduri; adaptabilitatea programului la modificarea purtatorilor de informatii, la cerintele fluxului si procedurilor de prelucrare; utilizarea documentelor primare in etapa de introducere a datelor,de validare; reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zisa a situatiilor finale.

Structura de baza a subsistemului informatic este prezentata in figura 4.1., care reda componentele informatice asociate fluxului tehnologic de prelucrare care cuprinde: operatii de culegere si inregistrare a datelor, operatii de actualizare si validare, centralizarea si editarea situatiilor de iesire.

SCHEMA GENERALA A SUBSISTEMULUI INFORMATIC

DOCUMENTE PRIMARE CULEGEREA SI INCARCARE DATE

ERORI

CORECTII

BAZA DE DATE

CONTROLUL INTEGRITATII

ERORI

RAPOARTE

EDITARE 4.4.

4.2.

PROIECTAREA IESIRILOR DESCRIEREA RAPOARTELOR FINALE

Rapoartele finale obinute n cadrul sistemului informatic de desfacere a stocurilor de mrfuri grupeaz informaii necesare cunoaterii realitaii curente. Rapoartele furnizate de subsistemul informatic proiectat au urmtorul coninut: SITUATIA INTRARILOR DE MARFURI conine pentru fiecare marf urmtoarele: numrul documentului, felul documentului de intrare, codul mrfii, data intrrii, cantitile intrate, preul unitar i valoarea intrrii. DOCUMENT NUMAR COD MF DATA CANTITATE INTRATA PRET UNITAR VALOARE

TOTAL:

SITUATIA IESIRILOR DE MARFURI conine pentru fiecare marf ieit din gestiune urmtoarele: felul documentului de ieire, numrul acestui document, data ieirii, cantitile ieite, preul unitar i valoarea ieirii. DOCUMENT NUMAR DATA CANTITATEA IESITA PRET UNITAR VALOARE

TOTAL: LISTA STOCURILOR DE MARFURI conine pentru fiecare marf n parte urmtoarele: codul mrfii, denumirea mrfii, unitatea de msur, cantitatea intrat, cantitatea ieit, cantitatea rmas n stoc i valoarea.

COD MF

DENUMIRE MARFA

UM

CANTITATE INTRATA

CANTITATE IESITA

STOC

VALOARE

TOTAL:

LISTA STOCURILOR NULE conine mrfurile care au stocul zero, iar pentru fiecare marf afieaz codul mrfii, denumirea mrfii, unitatea de msur, cantitatea intrat, cantitatea ieit, stocul i valoarea. NR CRT COD MF DENUMIRE MARFA UM CANTITATE CANTITATE STOC VALOARE INTRATA IESITA

LISTA STOCURILOR SUB LIMITA ADMISA conine marfurile care se afl sub limita stocului de siguran, iar pentru fiecare marf afieaz codul mrfii, denumirea mrfii, unitatea de msur, cantitatea intrat, cantitatea ieit i stocul. NR COD DENUMIRE UM CANTITATE CANTITATE STOC VALOARE

TOTAL: 4.3

PROIECTAREA INTRARILOR DESCRIEREA DOCUMENTELOR DE INTRARE

Datele de intrare necesare prelucrrii automate au drept surs documentele primare ce se ntocmesc n cadrul activitii de eviden a micrii mrfurilor.

Proiectarea intrarilor din punct de vedere fizic:

Unitatea Chitanta nr.

Data Am primit de la Adresa Suma de lei reprezentand adica

FACTURA

FURNIZOR Cod fiscal: Localitatea:

CUMPARATOR Cod fiscal: Localitatea: NR. FACTURA: DATA:

Nr. Crt.

Denumirea Produselor

U.M. Cantitate

Pret unitar

Valoare

Valoare T.V.A.

Semnatura si stampila furnizorului:

TOTAL: TOTAL DE PLATA:

UNITATEA Magazia

Pagina FISA DE MAGAZIE COD UM Lei Pret unitar B

Materialul (produsul) sort calitate marca profil dimensiune Data Numr Felul Intrri

Stoc normat

Stoc de siguran

Ieiri

Stoc

Numr de control

Furnizor. DISPOZITIE DE LIVRARE Nr. . Data (ziua,luna,anul) . Vei elibera produsele de mai jos ctre. prin delegatul ..cu delegaia nr. buletin de identitate seria nr. . emis de Nr. Denumirea UM Cantitatea Pre unitar Crt. produselor sau serviciilor Dispus Livrat

Semntura

Dispus livrarea

Gestionar

Primitor

Furnizor AVIZ DE INSOTIRE A MARFII Nr. ord. Registru com/an Nr. de nreg. fiscal Localitatea.. Judeul

Cumprtor

Nr. de nreg. fiscal. Localitatea... Judeul.

Nr.. Data (ziua,luna,anul). Nr. crt. SPECIFICATIA (produse, ambalaje, etc.) UM Cantitatea livrat Pre unitar (fr TVA) Valoarea -lei-

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia Numele delegatului.. .. mijlocul de transport. .. nr..

TOTAL

4.4. DESCRIEREA BAZEI DE DATE RELATIONALE

Subsistemul informatic proiectat in scopul gestionarii automate a stocurilor da marfa, utilizeaza facilitatile oferite de catre sistemul de gestiune al bazelor de dare relationale VISUAL FOXPRO 6.0., sistem de gestiune al bazelor de date care poate fi utilizat si exploatat pe calculatoarele personale IBM-PC sub sistemul de operare Windows. In alegerea acestui sistem de gestiune al datelor s-a tinut cont de criterii precum: performantele de exploatare cerute, asigurarea securitatii datelor, specificul aplicatiei, precum si de aspecte de natura economica privind incadrarea in bugetul alocat pentru realizarea aplicatiei. Baza de date a acestei aplicatii este constituita din trei tabele de baza:MARFURI.DBF, VANZARI.DBF, STOC.DBF, INTRARI.DBF in care sunt stocate informatiile preluate din documentele primare privind iesirile de marfuri. Aceste tabele pot fi actualizate prin intermediul unor proceduri special proiectate. Fiecare tabela are cate o cheie primara pentru regasirea automata a datelor pe suportul extern, iar celelalte campuri sunt in relatie de dependenta functionala cu campul cheie primara. Proiectarea structurii tabelelor ce alcatuiesc baza de date s-a facut tinanduse seama de criteriile de normalizare impuse de SGBD-ul utilizat:

stabilirea cheilor primare si externe; verificarea unicitatii cheilor primare; verificarea dependentelor functionale si a celor multivaloare; eliminarea dependentelor tranzitive. Tabela MARFURI este formata din campurile: CODMF, DENMF, UM. Cheia

primara a acestei tabele este CODMF, iar cheia de legatura cu tabela VANZARI este CODMF, iar cu tabela STOC este COD.

Tabela VANZARI este formata din campurile NRDOCE, FELDOCE, CODMF, CANTITATE, DATA, PRET, VALOAREA. Cheia primara a acesteia este NRDOCE, iar cheia de legatura cu tabela STOC este COD. Tabela STOC este formata din campurile: COD, STOC, MIN, MAX, iar cheia primara acesteia este COD. Tabela INTRARI este format din cmpurile: NRDOCI, FELDOC, CODMF, DATA, CANT, PRET, VAL.

4.4

PROIECTAREA STRUCTURII TABELELOR BAZEI DE DATE

Tabelele bazei de date au urmatoarea structura si semnificatie a campurilor de date: Tabela MARFURI.DBF contine marfurile achitizionate: NR. CRT. 1 2 3 NUME CAMP CODMF DENMF UM TIP CAMP N C C LUNGIME 5 20 3 SEMNIFICATIE Cod marfa Denumire marfa Unitatede masura

Tabela STOC.DBF reprezinta stocul ramas din fiecare produs: NR. CRT. NUME CAMP TIP CAMP LUNGIME 1 COD N 5 2 STOC N 8 3 MIN N 8 4 MAX N 8 Tabela VANZARI.DBF reprezinta vanzarile de marfuri: NR. CRT. NR. CRT. 1 CODMF TIP CAMP N LUNGIME 5 SEMNIFICATIE Codul marfii Stocul existent Stocul minim Stocul maxim

SEMNIFICATIE Cod marfa

2 3 4 5 6 7

NRDOCE FELDOC CANTITATE PRET VAL DATA

N C N N N D

5 3 8 8 8 8

Numrul documentului Felul documentului Cantitatea Pretul Valoarea Data

Tabela INTRARI.DBF reprezint intrrile de mrfuri: NR. CRT. 1 2 3 4 5 6 7 NR. CRT. CODMF NRDOCI FELDOC CANTITATE PRET VAL DATA TIP CAMP N N C N N N D LUNGIME 5 5 3 8 8 8 8 SEMNIFICATIE Cod marfa Numrul documentului Felul documentului Cantitatea Pretul Valoarea Data

Schema legaturilor ntre tabelele bazei de date este prezentata in figura 4.2.: INTRARI NRDOCE FELDOC CODMF CANT PRET VAL

MARFURI.DBF CODMF DENMF UM

VANZARI.DBF

NRDOCE

FELDOC

CODMF

CANT

PRET

VAL

STOC.DBF CODMF STOC

4.5. REALIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC PROPUS 4.6.1. FUNCTIILE SUBSISTEMULUI PROPUS

Lansarea n execuie a programului va afia un meniu prezentat n figura 4.3., prin care utilizatorul poate efectua o serie de operaii, cum ar fi:

crearea i vizualizarea tabelelor bazei de date; introducerea i actualizarea datelor cu validrile specifice; obinerea rapoartelor de ieire; terminarea sesiunii de lucru. n vederea eliminrii interdependenelor dintre programe i pentru

dezvoltarea ulterioar prin noi proceduri, produsul program este modularizat. Aplicaia este conceput astfel nct s asigure un dialog simplu i concis cu utilizatorii finali. Programele au fost realizate sub form de proceduri, monitorizate n concordan cu opiunile din meniul principal. CREARE MARFURI INTRARI VANZARI IESIRE

ACTUALIZARE

ADAUGARE MODIFICARE STERGERE

VIZUALIZARE

4.6.2. DESCRIEREA PROGRAMELOR

Programul principal monitorizeaz ntreaga aplicaie, iar prin selectarea fiecrei opiuni a meniului, sunt activate o serie de proceduri. Procedurile de adugare sunt: ADAUGAREINT, ADAUGAREMF, ADAUGAREVAN i realizeaz operaii de adugare de noi tupluri n tabelele de bazei de date. Dup apelarea opiunii ADAUGARE, pe ecran apare videoformatul de introducere a datelor n concordan cu tabela selectat. Nu este permis introducerea de date eronate, n caz contrar fiind atenionat utilizatorul prin anumite mesaje. Macheta programului ADAUGAREINT este:

ADAUGARE INTRARI NUMAR DOCUMENT: FEL DOCUMENT: DATA: COD MARFA: CANTITATE: PRET: VALOARE:

Macheta programului ADAUGAREVAN este: ADAUGARE VANZARI NUMAR DOCUMENT: FEL DOCUMENT: DATA: COD MARFA: CANTITATE: PRET: VALOARE:

Macheta progamului ADAUGAREMF este:

ADAUGARE MARFURI CODUL MARFII: DENUMIREA MARFII: UNITATE DE MASURA:

4.6.

IMPLEMENTAREA SI EXPLOATAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC 4.6.1. ETAPA DE IMPLEMENTARE

Etapa de implementare finalizeaz activitatea de proiectare i realizare a sistemului informatic, avnd ca obiectiv testarea noului sistem cu date reale, n vederea aducerii lui la stadiul de exploatare efectiv. Implementarea ncepe n momentul n care toate componetele sistemului informatic au fost testate individual i permit asamblarea lor la nivelul fiecrei unitai funcionale; implementarea se ncheie cu punerea n funciune a sistemului proiectat odat cu acceptarea de ctre beneficiar a raportului de implementare.

Implementarea const n realizarea activitilor de introducere, listare, expermentare i funcionare a sistemului informatic n condiii de eficien economic. n acelai timp se urmrete realizarea obiectivelor propuse, a parametrilor proiectai, definitivarea documentaiei de exploatare a noului sistem n vederea omologrii acestuia. Pentru implementarea subsistemului informatic trebuie parcurse o serie de etape, precum:

difuzarea instruciunilor de executare a procedurilor (manuale i automate); instruirea personalului; asigurarea condiiilor organizatorice; asigurarea resurselor hard; asigurarea datelor reale necesare implementrii. Verificarea performanelor subsistemului informatic proiectat se realizeaz

prin evaluarea rezultatelor obinute la testarea i implementarea produsului informatic, n funcie de cerinele stabilite n etapa de proiectare. Definitivarea documentaiei de exploatare a subsistemului se concretizeaz n ntocmirea manualului de prezentare i exploatare. Recepia i omologarea subsistemului reprezint acceptarea oficial a acestuia de ctre unitatea beneficiar. Omologarea se realizeaz n urma verificrii ncadrrii subsistemului implementat n obiectivele solicitate de societatea beneficiar.

4.7.2.

ETAPA DE EXPLOATARE

Exploatarea curent a subsistemului informatic presupune punerea n stare operaional a calculatorului electronic i a perifericelor necesare, dup care se continu cu operaiile urmtoare:

lansarea n execuie a programelor pentru crearea i actualizarea bazei de date, exploatarea bazei de date n vederea obinerii situaiilor de ieire; verificarea corectitudinii rezultatelor obinute. Exploatarea curent a subsistemului informatic se ncredineaz

eliminarea erorilor;

compartimentelor funcionale care rspund de efectuarea tuturor operaiilor ce se realizeaz de la introducerea datelor pn la obinerea rapoartelor finale. Meninerea n funciune a subsistemului informatic presupune corectarea i eliminarea erorilor care apar pe parcurs, ntruct unele anomalii aprute n timpul exploatrii pot duce la schimbri n structura programelor. De asemenea, ntreinerea subsistemului presupune introducerea unor perfecionri care conduc la sporirea niveluli papametrilot tehnico-funcionali i economici ai subsistemului.

CAPITOLUL 5 EFICIENA ECONOMIC A SISTEMULUI INFORMATIC

La baza proiectrii sistemelor informatice st conceptul de eficien economic, respectiv compararea efectelor obinute cu cheltuielile necesare pentru funcionarea sistemului. Evaluarea celor dou elemente se va realiza innd cont de caracterul complex al manifestrii efectelor i de sistemul factorilor endogeni i exogeni care influeneaz funcionarea sistemului.

5.1.

TEORII, CONCEPTE I METODE EXISTENTE

Pn n prezent au fost elaborate teorii i concepte ce privesc eficiena economic a sistemelor informatice i care se polarizeaz n trei mari grupe. Prima grup se axeaz pe utilitatea sistemelor informatice i deci eficiena lor nu se poate pune n discuie atta timp ct ele nu servesc cerinelor informaionale ale conducerii unitilor social-economice. Pentru acesta se stabilesc criterii privind selecionarea judicioas a fluxurilor informaionale, sunt selecionate cele mai performante metode, tehnici, proceduri de organizare a datelor i proceselor de prelucrare, sunt proiectate configuraii optimale ale sistemelor de calcul, etc. Totodat se va urmri ca sistemul informatic s fie caracterizat de stabilitate. Aceast abordare conduce la o aplicare limitat, deoarece introducerea sistemului informatic este privit ca o nlocuire a mijloacelor de prelucrare a datelor cu altele noi, mai performante. Se introduc astfel metode, tehnici, care vor crete productivitatea sistemului informatic dar nu i perfecionarea sistemului nsui. A doua categorie are n vedere faptul c eficiena unui sistem informatic rezult din impactul acestuia asupra activitailor din unitile economico-sociale. Msura eficienei va fi dat de valoarea informaiilor pe care sistemul le furnizeaz.; aceast valoare se calculeaz pe baza caracteristicilor tehnice i a cheltuielilor cu obinerea lor. Pentru evaluarea eficienei economice se are n vedere i calitatea informaiei care se determin tot prin prisma unor caracteristici tehnice ale sistemului informatic. Corelarea calitaii cu valoarea informaiei conduce la urmtoarele aspecte:

valoarea informaiei va crete proporional o dat cu creterea calitaii ei,

pn la un moment dat, dup care creterea n continuare a calitaii va duce la o cretere nesemnificativ a valorii;

pn la un moment dat, ritmul creterii calitaii informaiei l devanseaz cu

mult pe cel al creterii cheltuielilor; dup acest punct, la creteri nesemnificative ale calitii se vor nregistra salturi semnificative ale cheltuielilor. Aceast categorie de teorii privete mai ales efectul economic prin prisma eficacitaii activitaii de conducere. A treia categorie grupeaz teorii i concepte prin care eficiena economic a unui sistem informatic se poate evalua prin contribuia adus la sporirea eficienei activitailor cu caracter tehnic, de producie, economic sau social. Pentru acest lucru se au n vedere indicatorii:

indicatori de fundamentare tehnico-economici ai sistemului informatic, cum ar creterea profitului, reducerea cheltuielilor de producie, reducerea

fi:

cheltuielilor de funcionare a sistemului informatic;

indicatori sintetici de evaluare a eficienei sistemului informatic.

5.2.

OBIECTIVELE EVALURII SISTEMULUI INFORMATIC

n ansamblu, prin evaluarea eficienei economice a sistemului informatic se determin efectele rezultate i resursele utilizate. Pentru acest lucru, se urmresc obiectivele:

selectarea din ansamblul sistemului informatic a acelor fluxuri care se selectarea modalitailor care dau o eficien maxim pentru realizarea formularea criteriilor de evaluare a eficienei economice a sistemului

concretizeaz n aplicaii informatice eficiente economic;

aplicaiilor informatice;

informatic deja realizat.

5.3 FORMELE EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI INFORMATIC

Efectele economice ale introducerii sistemului informatic dau eficiena acestuia. Aceste efecte sunt determinate n funcie de mai multe criterii: rezultatele care sunt considerate ca efecte ale introducerii sistemului informatic, modul de realizare a efectelor, locul de manifestare a efectelor. Toate acestea conduc la dou forme de efecte economice: directe i indirecte. Efectele directe se refer la realizatorul sistemului informatic (eficiena apare datorit cercetrii i proiectrii i la utilizatorul sistemului informatic (eficiena apare datorit exploatrii). Efectele indirecte rezult din nivelul cantitativ i calitativ superior al informaiei, care rezult din introducerea sistemului informatic.

5.4. INDICATORII EFICIENTEI ECONOMICE A SISTEMULUI INFORMATIC

Utilitatea i eficiena unui sistem informatic sunt date print-o serie de caracteristici, care sunt de dou tipuri:

funcionale; constructive.

Caracteristica funcional este dat de capacitatea sistemului de a rspunde la cerinele utilizatorilor (pestabilite sau aprute ulterior). Caracteristica constructiv este dat de raportul efect / effort i se refer la resursele informatice i procesele informaionale din sistemul informatic. Caracteristicile funcionale i constructive ale unui sistem informatic sunt condiionate de dou categorii de factori: organizatorici i tehnico-economici.

Factorii organizatorici sunt specifici unitaii pentru care se realizeaz sistemul informatic. Dac pentru aceeai unitate se realizeaz mau multe variante de sistem informatic, influena factorilor organizatorici este aproximativ constant. Factorii tehnico-economici ofer un ansamblu de elemente, cu ajutorul crora se pot analiza diferite variante ale sistemului informatic, posibil de realizat. Pentru acest analiz exist urmtorii indicatori:

coeficientul de satisfacere a cerinelor informaionale; coeficientul timpului de rspuns; coeficientul eficienei economice; coeficientul timpului de recuperare; coeficientul economiei de personal.

Pentru proiectul analizat, au fost considerai relevani i, n consecin sa urmrit calculul lor -, urmtorii indicatori: Coeficientul de satisfacere a cerinelor informaionale (Csc) ;acest indicator este dat de raportul dintre cantitatea informaiilor proiectate a fi furnizate de sistemul informaional (C p ) i cantitatea informaiilor real furnizate (C r ). CSC = Cp / Cr Sistemul nostru furnizeaz exact informaiile utile, acoperind n ntregime necesarul de informaii folosit de conducere la fundamentarea deciziilor. Pentru aceasta, se consider c valoarea acestui indicator este 1. Cp=Cr; C S C =1. Coeficientul timpului de rspuns (Ctr) este dat de raportul dintre timpul de rspuns al componentelor sistemului informatic (Tri) i diferena dintre timpul

de reglare admis pentru sistemul informatic (Tra) i perioada aferent desfurrii proceselor de conducere (Tec). Ctr = Tri / (Tra- Tec) Se consider c timpul de rspuns al componetelor sistemului informatic este foarte mic (este un sistem performant, nu are implementai algoritmi ce necesit un timp ridicat de rspuns, regsirea datelor este foarte rapid, la fel i prelucrarea lor), i se consider c sistemul asigur un grad ridicat al operativitaii deciziilor, bazate pe informaiile furnizate de sistemul informatic.

Coeficientul eficienei economice (C E E ) este dat de raportul dintre suma efectelor economice poteniale pentru o perioad, de exemplu un an, (E C ), i resursele informatice pe aceeai perioad (Ri).

C E E = E C / Ri Efectele economice sunt date de:

creterea cifrei de afacere; reducerea cheltuielilor de depozitare; reducerea cheltuielilor generale ale unitaii.

Resursele utlizate n sistem sunt date de: valoarea capitalului mijloacelor fixe i a mijloacelor circulante necesare funcionrii sistemului, precum i de valoarea cheltuielilor cu elaborarea i ntreinerea sistemului. Efectele economice ale introducerii acestui sistem se concretizeaz n reducerea cheltuielilor generale ale unitaii, astfel:

reducerea cheltuielilor materiale pentru producerea de informaii necesare reducerea cheltuielilor umane pentru culegerea de informaii necesare

compartimentului financiar-contabil pentru fundamentarea deciziilor;

conducerii societaii prin redistribuirea sarcinilor personalului aferent;

eliminarea erorilor datorate factorului uman n procese de rutin; eliminarea efectelor nedorite datorate necunoaterii la timp a datoriilor

comerciale ale firmei, care pot aduce mari prejudicii societaii (prin aplicarea unor dobnzi. Lund n considerare o valoare estimativ a tuturor reducerilor implicate, evalum coeficientul Ec=60 milioane lei. Valoarea cheltuielilor cu elaborarea i implementarea sistemului este evideniat astfel:

cheltuieli cu procurarea software-ului necesar; cheltuieli cu instruirea personalului; cheltuieli pentru asigurarea intreinerii sistemului. Astfel, valoarea coeficientului Ri=20 milioane lei. Dup cum se observ,

coeficientul eficienei economice C E E =50/20=2,5. n concluzie, se remarc faptul c necesitatea realizrii acestui sistem informatic este reflectat clar prin efectele implementrii i exploatrii acestuia (reducerea cheltuielilor unitaii, reducerea considerabil a timpului necesar obinerii informaiilor folosite de conducere la fundamentarea deciziilor, asigurarea unei relaii ferme cu furnizorii i clienii unitaii, etc), iar eficiena acestui sistem este evident. nc o dat se demonstreaz c activitaile automatizate asigur rapiditate, siguran, corectitudine, eficien i este recomendabil lrgirea sferei de utilizare a acestora.