Procedura

Procesul de aprovizionare

1 SCOP
Prezenta procedur are drept scop inerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea s
fie conforme cu cerin ele specificate şi pentru a stabilii o metodologie de evaluare şi de selectare a furnizorilor
pe baza capabilit ilor de a furniza produse conforme cu cerin ele ENVICONS CITC.

2 DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedur se aplic în ENVICONS CIT, pentru urm toarele activit i:
a) achizi ionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea produselor,
proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.
b) subcontractarea unor activit i şi/sau servicii care afecteaz calitatea produselor, proceselor
transferului tehnologic şi serviciilor oferite de ENVICONS CIT.
c) achizi ionarea de echipamente, utilaje şi materiale utilizate în activitatea de transfer, produc ie
sau pentru inspec ii şi încerc ri.

3 DEFINI II ŞI PRESCURT RI
3.1 Defini ii
3.1.1 Pentru scopurile procedurii sunt valabile defini iile con inute în referen ialul SR EN ISO 9000:2006,
SISTEME DE MANAGEMENT AL CALIT II. Principii fundamentale şi vocabular

3.2 Prescurt ri
3.2.1 ENVICONS – S.C. ENVICONS CONSULTING S.R.L.
3.2.2 ENVICONS CIT – Centrul De Informare Tehnologica ENVICONS CIT
3.2.3 LFA – LISTA FURNIZORILOR ACCEPTA I
3.2.4 CEF – Chestionar de evaluare a furnizorilor
3.2.5 CA – Comanda de aprovizionare
3.2.6 NA – Necesar de Aprovizionare

4 DOCUMENTE DE REFERIN
4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calit ii. Principii fundamentale şi vocabular
4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calit ii. Cerin e
4.3 Manualul calit ii, cod: MC - ENVICONS CIT – 01
4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO – 4.2.3/1
4.5 Procedura: Controlul înregistr rilor, cod: AC – PS – 4.2.4

5 DESCRIEREA PROCEDURII
5.1 Procesul de aprovizionare
5.1.1 Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectu rii unor achizi ii, se
stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie achizi ionate, precum şi serviciile sau
lucr rile ce trebuie subcontractante.
5.1.2 În vederea aprovizion rii cu materii prime, materiale, componente, echipamentele, utilajele sau pentru
subcontract rile de activit i sau de servicii - necesare pentru realizarea contractelor, întocmeşte înregistrarea
denumit NECESAR DE APROVIZIONARE, care con ine cel pu in urm toarele informa ii:
- identificarea produselor, serviciilor sau lucr rilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate;
 - termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucr rilor subcontractate;
- subcontractan ii poten iali;
- condi ii de calitate pentru produse, servicii, lucr ri subcontractate;
- condi ii impuse pentru subcontractan i;
- edi iile aplicabile ale specifica iilor şi desenelor (dac se apreciaz ca fiind necesar).
5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de ENVICONS CIT sunt conforme cu cerin ele specificate în
NECESARUL DE APROVIZIONARE
5.1.4 ENVICONS CIT face aprovizionarea cu produse şi servicii numai de la furnizorii incluşi în Lista
furnizorilor accepta i.
5.1.5 În ENVICONS CIT poten ialii furnizori de materiale, de produse şi / sau servicii sunt selecta i şi incluşi
în LFA în baza informa iilor pe care aceştia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A
FURNIZORILOR, luând în considerare şi abilitatea acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în
concordan cu cerin ele specificate.
5.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor, produselor şi / sau
serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.2 Informa ii referitoare la aprovizionare
5.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE APROVIZIONARE;
5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informa ii care descriu materialul, produsul/serviciul
comandat, iar atunci când se consider necesar, cuprinde şi:
- identificarea complet şi corect a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucr rii
subcontractante;
- cerin e pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;
- cerin e pentru calificarea personalului;
- metode de recep ie şi criterii de acceptare;
- cerin e pentru sistemul de management al calit ii.
5.2.3 Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura c datele
con inute de acestea sunt corecte şi complete.
5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat
5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEP IE (numit prin
decizie), în vederea asigur rii c produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condi iile specificate.
5.3.2 În func ie de rezultatele evalu rii furnizorilor se stabileşte dac este necesar ca furnizorul s elaboreze
şi s implementeze un plan al calit ii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în
cauz , sau dac sunt necesare anumite verific ri efectuate de reprezentan ii ENVICONS CIT la sediul
furnizorului, pe fluxul de transfer şi fabrica ie al acestuia sau la final.
5.3.3 În vederea verific rii produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE APROVIZIONARE sunt
precizate în elegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a produsului.
5.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul
acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.3.5 În cazul în care se specific în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale
reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dac produsul/serviciul aprovizionat este conform cu
condi iile specificate
5.3.6 Documentele în baza c rora se fac inspec iile şi încerc rile la primire sunt, dup caz: proceduri de
lucru, standarde şi reglement ri în vigoare, documente de aprovizionare care înso esc produsele/serviciile
aprovizionate
5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerin ele de inspec ie este identificat prin NOTA DE
INTRARE-RECEP IE.
5.3.8 Rezultatul recep iei, este consemnat de Comisia de recep ie în NOTA DE INTRARE-RECEP IE. Dac
produsul este admis la recep ie, este luat în primire pe baza aceluiaşi document.
5.3.9 Atunci când, din motive de urgen , produsul este utilizat înainte de verificare, acesta este identificat şi
înregistrat precis, în scopul permiterii rechem rii şi înlocuirii sale în cazul constat rii ulterioare a st rii de
neconformitate fa de condi iile specificate.
5.4 P strarea produselor aprovizionate
5.4.1 Produsele aprovizionate se manipuleaz astfel încât s nu fie afectat calitatea sau caracteristicile
func ionale ale acestora.
5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spa ii corespunz toare, în magazii închise, pe
sortimente, conform cerin elor de fabrica ie sau specifica iei de pe ambalaj.
5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe dimensiuni, astfel încât
marcajele de identificare s fie uşor vizibile.

6 RESPONSABILIT I
6.1 Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT
• aprob LISTA FURNIZORILOR ACCEPTA I
• aprob NECESARUL DE APROVIZIONARE
• aprob toate documentele de aprovizionare sau furnizare
6.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate
• avizeaz NECESARUL DE APROVIZIONARE
• avizeaz toate documentele de aprovizionare sau furnizare
6.3 RMC
• întocmeşte şi actualizeaz ( ine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTA I a ENVICONS CIT
• conduce evalu rile furnizorilor
• particip la verific rile referitoare la aprovizionare sau furnizare.
6.4 Responsabilul cu aprovizionarea
• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai pu in NA)
• particip la evaluarea şi selectarea furnizorilor
• urm reşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare
• p streaz înregistr rile referitoare la aprovizionare sau furnizare.
6.5 Responsabilul de proiect/contract
• elaboreaz documentul NECESAR DE APROVIZIONARE
• analizeaz documentele de aprovizionare sau furnizare
• particip la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al c rui responsabil este.

7 ANEXE
7.1 Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU EFECTUARE DE
CHELTUIELI şi REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI)
 F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semn tur ) (nume, prenume, semn tur )

NECESAR DE APROVIZIONARE
Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________
Comanda / etapa : ___________________ / ______________________
Produs, serviciu, Cantitate Preţ Valoare Termen Furnizori Condiţii de Condiţii impuse
lucrare, material de aprov. unitar totală de potenţiali calitate impuse pentru furnizori
Nr. crt.

etc. aproviz. pentru material,

de aprovizionat produs, serviciu,
lucrare
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1

10

Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de proiect,

___________________ __________________
(nume, prenume, semn tur ) (nume, prenume, semn tur )
Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semn tur ) (nume, prenume, semn tur )

Denumire proiect/serviciu:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern :_________
Etapa / Faza: ________/______
Pozi ie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Se anexeaz la F.061. – 1, Necesar de aprovizionare

Nr. Produs, serviciu, lucrare, Cantitate Valoare Observaţii

crt. material etc. totală
de aprovizionat
1

2
3

5
6
7
8
9
10

Se solicit avans lei:

Se solicit plata facturii proforma anexate şi avizate de noi, nr.
Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea facturii, din
contul:

ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semn tur )
Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semn tur ) (nume, prenume, semn tur )

Denumire proiect/serviciu:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern :_________
Etapa / Faza: ________/______
Pozi ie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr. Document Nr. crt. (produs,
crt. justificativ serviciu, lucrare,
material etc.
(factura fiscal ,
de aprovizionat) Furnizor Valoare TVA Valoare Observaţii
chitan fiscal ,
bon fiscal, nr.) conform fără TVA totală
referatului pt.
efectuare de
cheltuielii
1
2
3
4
5
TOTAL (lei) :

1. Avans încasat: ............................................. (lei)

2. Diferenţă:
• De primit: ............................................... (lei)
• De restituit: .......................................... (lei)

ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semn tur )