Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 1 din Exemplar nr.

SPITALUL CLINIC DE PSIHIATRIE PROF. DR. ALEXANDRU OBREGIA GRUP DE LUCRU

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice

COD: PO-GL-29

Ediia I Revizia 0

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 2 din Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale:
Nr. Elemente privind crt. responsabilii/operaiunea 1 1.1 1.2 1.3 1.4 Elaborat Verificat Avizat Aprobat Numele i prenumele 2 Badea Maria Petre Nicoleta Simona Badea Maria Dr. Boer Monica Claudia Funcia 3 Secretar Grup de lucru Sef Serviciu RUNOS Secretar Grup de lucru Manager Data 4 04.07.2012 06.07.2012 10.07.2012 12.07.2012 Semntura 5

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Nr. crt. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Ediia/Revizia n cadrul ediiei 1 Ediia I Revizia 1 Revizia 2 Componenta revizuit 2 X X Modalitatea reviziei 3 Data la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4 17.07.2012

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale
Nr. crt. 3.1 3.2 3.3 Scopul difuzrii 1 Aplicare Aplicare Aplicare Exemplar nr. 2 Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Compartiment 3 Funcia 4 Manager Director medical Director FinanciarContabil Sef sectie Sef sectie Sef sectie Nume si prenume 5 Data primirii 6 Semntura 7

3.4 3.5 3.6

Aplicare Aplicare Aplicare

Sectia 1 Clinic Psihiatrie Sectia 2 Clinic Psihiatrie Sectia 3 Clinic Psihiatrie

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 3 din Exemplar nr.

3.7 3.8

Aplicare Aplicare

Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic

3.9

Aplicare

3.10 Aplicare 3.11 Aplicare 3.12 Aplicare 3.13 Aplicare 3.14 Aplicare 3.15 Aplicare 3.16 Aplicare 3.17 Aplicare 3.18 Aplicare 3.19 Aplicare 3.20 Aplicare 3.21 Aplicare

3.22 Aplicare

3.23 Aplicare 3.24 Aplicare 3.25 Aplicare 3.26 Aplicare

Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic

Sectia 4 Clinic Psihiatrie Sectia 5 Clinica Psihiatrie Pediatrica Sectia Neurologie Pediatrica Sectia 6 Clinic Psihiatrie Sectia 7 Clinic Psihiatrie Sectia 8 Clinic Psihiatrie Sectia 9 Clinic Psihiatrie Sectia 10 Psihiatrie Sectia 11 Psihiatrie Sectia 12 Psihiatrie Sectia 13 Psihiatrie Sectia 14 Psihiatrie Sectia 15 Psihiatrie Sectia 16 Toxicomanie Sectia 17 Psihiatrie Toxicomanie Compartiment de psihiatrie comunitara si integrare psihosociala Camera de garda Ambulatoriu integrat Juridic Laborator de analize medicale

Sef sectie Sef sectie

Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie Sef sectie

Coordonator compartiment

Asistent coordonator Asistent coordonator Consilier juridic Medic sef

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 4 din Exemplar nr.

3.27 Aplicare

Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic Suport informatic

3.28 Aplicare 3.29 Aplicare 3.30 Aplicare 3.31 Aplicare 3.32 Aplicare 3.33 Aplicare

Laborator clinic explorari functionale Laborator radiologie Farmacie CPCIN Serviciul RUNOS Serviciul Achizitii publice Serviciul FinanciarContabilitate Serviciul Administrativ Statistica si informatica medicala Bloc alimentar CSM-sector 4 Compartiment de profilaxie si cercetare a stresului Laborator cercetare psihiatrie Compartiment cercetare genetica, psihiatrica, biometrica Grup de lucru

Coordonator laborator Coordonator laborator Farmacist sef Coordonator compartiment Sef serviciu Sef serviciu Sef serviciu

3.34 Aplicare 3.35 Aplicare

Sef serviciu Coordonator compartiment Asistent dietetician Medic sef Coordonator compartiment

3.36 Aplicare 3.37 Aplicare 3.38 Aplicare

3.39 Aplicare

Suport informatic Suport informatic

Coordonator laborator Coordonator compartiment

3.40 Aplicare

3.41 Pastrare

original

Secretar Grup de lucru

4.Scopul procedurii operaionale

Scopuri generale: 4.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate;

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 5 din Exemplar nr.

4.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii; 4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului; 4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in luarea deciziei; Scop specific: 4.5. Procedura se aplica de ctre toate compartimentele in activitatea de stabilire si de monitorizare a obiectivelor specifice. 4.6. Stabilirea unui set unitar de reguli privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refera procedura operaional; Prezenta procedur stabileste un cadru general specifice. unitar pentru stabilirea si monitorizarea obiectivelor

5.2. Delimitarea explicita a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; -stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice care presupune: -stabilirea obiectivelor specifice -monitorizarea realizarii obiectivelor specifice, cu frecventa stabilita; 5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata; Activitati de care depinde activitatea procedurata: -toate activitatile din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia Activitati care depind de activitatea procedurata: -toate activitatile din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii Compartimente furnizoare de date ale activitii procedurate:
Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 6 din Exemplar nr.

Compartimente beneficiare de rezultatele activitii procedurate:

Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

Compartimente implicate n procesul activitii:

Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate

Reglementari internationale Legislatie primara: Legislatie secundara: - Ordinul 946 din 2005 pentru aprobare Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificarile si completarile ulterioare Alte documente, inclusiv reglementari interne:

-regulamentul de organizare si functionare al Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia -fisele de post -decizia de constituire a grupului de lucru

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

7.1. Definiii ale termenilor

Nr.crt. Termenul 1. Procedura Operaional 2. Ediie a unei proceduri operaionale Revizia n cadrul unei ediii Procedur operaional Control managerial Corectie Actiune corectiva Structura organizatorica

Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente funcia managerial de msurare i corectare a performanelor activitii subordonailor, pentru ca planurile i obiectivele entitii s fie realizate. Actiune de eliminare a unei neconformitati detectate Actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altei situatii nedorite. sectie / serviciu / birou/compartiment/laborator

3.

4. 5 6 7 8

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 7 din Exemplar nr.

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr.crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9 10 Abrevierea P.O. E V A Ap. Pa. P ROF Av SMART Termenul abreviat Procedura operationala Elaborare Verificare Aprobare Aplicare Pastrare Propune Regulamentul de organizare si functionare Avizare S Precise (n limba englez: Specific); M Msurabile i verificabile (n limba englez: Measurable and verifiable); A Necesare (n limba englez: Appropriate); R Realiste (n limba englez: Realistic); T Cu termen de realizare (n limba englez: Time dependent); Ordinul Ministrului Finanelor Publice Buget de venituri si cheltuieli

11 12

O.M.F.P. BVC

8. Descrierea procedurii operationale

8.1 Generalitati Fiecare structura organizatorica stabileste obiective specifice in concordanta cu atributiile din regulamentul de organizare si functionare. Periodic, cu frecventa stabilita(de regula trimestrial), obiectivele specifice sunt monitorizate. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista si provenienta documentelor -planul de management provine de la structura organizatorica 8.2.2. Continutul si rolul documentelor -planul de management contine: obiectivele specifice, activitatile adecvate pentru realizarea lor, rezultatele asteptate, indicatorii de performanta, resursele, responsabilii si termenele de realizare. 8.2.3.Circuitul documentelor Conform flux activitati de la pct. 8.4. 8.3. Resurse necesare

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 8 din Exemplar nr.

8.3.1.Resurse materiale -birotica 8.3.1. Resurse umane - conform stat de functii 8.3.2. Resurse financiare - salarii aferente personalului desemnat - resursele alocate conform BVC 8.4 Modul de lucru 8.4..1. Stabilirea obiectivelor specifice (1) Fiecare sef de compartiment in luna ianuarie a anului in curs stabileste obiectivele specifice, tinand cont de obiectivele generale ale Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia si de responsabilitatile din fisele de post. (2) Obiectivele se grupeaza in urmatoarele categorii: Eficacitatea si eficiena funcionrii Aceast categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia si de utilizarea eficient a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse i obiectivele privind protejarea resurselor Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia, de utilizare inadecvat sau de pierderi, ca i identificarea si gestionarea pasivelor. Fiabilitatea informaiilor interne si externe Aceast categorie include obiectivele legate de inerea unei contabiliti adecvate, ca i de fiabilitatea informaiilor utilizate n Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia sau difuzate ctre teri. De asemenea, n aceast categorie sunt incluse i obiectivele privind protejarea documentelor mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudei i distorsionarea rezultatelor. Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne Aceast categorie cuprinde obiective legate de asigurarea c activitile Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia se desfaoar n conformitate cu obligaiile impuse de lege i de regulamente, precum i cu respectarea politicilor interne. (3) Obiectivele trebuie astfel definite nct sa raspund pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T.; (4)Pentru realizarea obiectivelor specifice, conducatorul structurii organizatorice identifica: activitatile adecvate pentru realizarea lor, rezultatele asteptate, indicatorii de performanta, resursele, responsabilii si termenele de realizare. (5) Conducatorul structurii organizatorice completeaza Planul de management si-l comunica personalului din subordine pentru realizare. 8.4..2. Monitorizarea realizarii obiectivelor specifice

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 9 din Exemplar nr.

(1) Periodic, cu frecventa stabilita in Planul de management, conducatorul structurii organizatorice, monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice. (2) Rezultatele monitorizarii sunt inregistrate in Planul de management(in rubrica Stadiul realizarii) si sunt prezentate la sedintele Grupului de lucru. 8.4..3. Identificarea abaterilor de la obiectivele specifice (1) Atunci cand in urma monitorizarii sunt constatate abateri de la obiective, sunt analizate cauzele care au dus la nerealizarea lor. (2) Pentru eliminarea lor si prevenirea reaparitiei, se stabilesc corectii si actiuni corective. 8.4..4. Analiza si actualizarea obiectivelor specifice (1) Atunci cand au loc modificari de: obiective generale, structura organizatorica, legislatie, obiectivele specifice sunt analizate pentru adecvare.

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 10 din Exemplar nr.

Fluxul activitatilor

INTRRI
O.M.F.P. nr. 1649/2011; Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; - ROF - Obiectivele generale - Fisele de post

STABILIREA OBIECTIVELOR SPECIFICE Stabilirea obiectivelor specifice in concordanta cu obiectivele generale Stabilirea activitatilor adecvate realizarii obiectivelor specifice, rezultatelor asteptate, indicatorilor de performanta, resurselor, responsabililor si termenele de realizare; Completarea Planului de management si comunicarea lui angajatilor MONITORIZAREA REALIZARII OBIECTIVELOR SPECIFICE Monitorizarea realizarii obiectivelor specifice cu frecventa stabilita in Planul de management

IDENTIFICAREA ABATERILOR DE LA OBIECTIVELOR SPECIFICE Analiza cauzelor care au dus la abateri de la obiective; Stabilirea de corectii si de actiuni corective pentru eliminarea si prevenirea reaparitiei cauzelor;

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 11 din Exemplar nr.

ANALIZA SI ACTUALIZAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE Obiectivele specifice sunt analizate ori de cate ori sunt modificari;

IEIRI
- Plan de management; - Corectii si actiuni corective

PASTRAREA INREGISTRARILOR CARE STAU LA BAZA STABILIRII SI MONITORIZARII OBIECTIVELOR SPECIFICE

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 12 din Exemplar nr.

Cine rspunde

Activiti desfurate -stabileste obiectivele specifice; -identifica si stabileste activitatile adecvate realizarii obiectivelor, indicatorii de performanta, rezultatele asteptate, resursele, responsabilii si termenele de realizare; -comunica Planul de management angajatilor, pentru realizarea obiectivelor specifice; -monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice, cu frecventa stabilita si completeaza Planul de management; -identifica abateri de la obiective si analizeaza cauzele care au dus la nerealizarea lor; -stabileste corectii si actiuni corective; -analiza obiectivelor specifice pentru adecvare ori de cate ori este necesar; -analizeaza rezultatele monitorizarii;

Conducatorul structurii organizatorice

Grupul de lucru

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 13 din Exemplar nr.

9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

Nr.Crt 1. 2. 3. 4. 5. Activitatea Propunerea modificarii procedurii Manager Sef Serviciu RUNOS P V A Ap Ap Ap Pa Ap Secretar Grup de lucru P E, Av Structura organizatorica

Proiectul procedurii modificate

Aprobarea modificarii procedurii

Aplicarea Editiei revizuite Pastrarea procedurii revizuite

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 14 din Exemplar nr.

10. Anexe, inregistrari, arhivari

Numr de exemplare 1 Difuzare intranet Conducator structura organizatorica Arhivare Loc Conducator structura organizatorica Perioad 5 ani

Nr. Anex

Denumirea anexei Plan de management

Elaborator Conducator structura organizatorica

Aprob

Alte

11 Cuprins
Numarul componentei in cadrul procedurii operationale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei, sau, dupa caz,a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Lista cuprinzand persoanele la cre se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale. Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitii procedurate Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii Anexe, inregistrari, arhivari Cuprins Anexe

2 2 2 3 4 4 5 6 13 14 15 16

Procedura operationala privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice COD: POGL-29

Editia: I Nr. de ex. Revizia 0 Nr. de ex Pagina 15 din Exemplar nr.

ANEXE
Anexa nr. 1 - Plan de management Anexa nr. 1-Plan management APROBAT COMPARTIMENT.............................

PLAN DE MANAGEMENT ANUL............

Obiectiv specific Activitati Rezultate asteptate Indicatori de rezultat si/sau de performanta Resurse Responsabili Termen limita Frecventa de monitorizare Stadiu de realizare

Data: Intocmit