S.C. ….. S.R.L.

Procedura de lucru: PO - DV- 01 Departament:

– Contactare clienți/furnizori Vânzări

Data: 03.06.2021 Revizie: 0

Avize/Aprobări
Elaborat de: Aprobat de:
Nume /prenume Funcţia Semnătura Nume /prenume Funcţia Semnătura

Lista de control a reviziilor:

Revizia nr. Data reviziei Obiectul reviziei Nume elaborator
0 03.06.2021 Elaborare procedura

SCOP/OBIECTIVE
Această procedură are ca scop atât informarea cu privire la modalitatea si conditiile de contactare
a clienților/furnizorilor de către agenții de vânzări ai societatii cât şi respectarea procedurii
stabilite.
S.C. ….. S.R.L. Procedura de lucru: PO - DV- 01 Departament:
– Contactare clienți/furnizori Vânzări

Data: 03.06.2021 Revizie: 0

DOMENIU DE APLICARE
Aceasta procedură vizează departamentul de vânzări.

MOD DE APLICARE
1. Pentru mărirea bazei de date cu clienți/furnizori, agenții de vânzări au la dispoziție
următoarele surse:
 Surse media (internet, ziare, reviste etc.). Fiecare component al echipei de vânzări are
obligația de a se informa prin intermediul surselor media scrise, în fiecare dimineață,
între orele 09.00 si 09.15, asupra noutăților din domeniul său de responsabilitate,
respectiv echipamente de protecție individuală și colectivă, companii noi/vechi cărora ar
putea să le prezinte echipamentele aflate în portofoliul firmei;
 Informații obținute de la terțe persoane (persoane de la alte companii care lucrează în
domeniu);
 Informații primite chiar de la ceilalți agenți de vânzări.
2. Înainte de a trece la contactarea efectivă a clientilor/furnizorilor potențiali se vor
parcurge urmatorii pasi:
 Se va compara lista clientilor de contactat cu baza de clienti existentă, pentru a afla
informatii suplimentare despre acei clienti: obiect de activitate, director
general/executiv/vânzări, responsabil achizitii, numere de telefon.
 Se va consulta baza de date a clienților/furnizorilor companiei pentru a verifica dacă
firma respectivă există, și dacă da, cât, ce, când și ce a mai comandat;
 Daca comenzile sunt recente și repetitive se va renunța la contactarea acelui client, el
fiind deja client CESS Plus Solutions; dacă comezile existente în sistem sunt mai vechi
de 1an de zile, se va putea contacta fara nici o restrictie acest client indiferent de persoana
responsabilă, în trecut, de acel client.
3. Clientul/furnizorul va fi contactat prin telefon/email și se va stabili o întâlnire în funcție
de obiectul de interes al acestuia.
4. După fiecare contact telefonic, indiferent că este urmat sau nu de o vizită la clientul
potential, se va completa în mod obligatoriu “Fișa clientului” (anexată prezentei
proceduri), ce va cuprinde informații primare, generale despre acesta, fișa urmând
a se definitiva în urma întalnirii efective cu reprezentantul acestuia.
5. Daca contactarea telefonică a clientului este urmată de o vizită la client, la întalnirea cu
acesta agentul de vanzari va adopta o ținută business, îngrijită.
6. În urma Întrevederii agentul de vânzări va obține, în mod obligatoriu, cartea de vizită a
persoanei de decizie sau a persoanei de contact pentru adaugarea ei în baza de clienți.
7. În urma completării, “Fișa clientului” se remite, în format e-mail sefului de department și
se vor introduce datele în baza de date clienți;
8. La rubrica „Observaţii” din formularul „Fişă clienţi” se completează orice informaţie
primită de la client, care poate ajuta procesul de vânzare către acesta.
9. Pentru un bun management al timpului, se vor fixa întâlniri în aceeași zi cu
clienți/furnizori care au sediul în aceeași zonă;
10. Gradul de satisfacţie al clienţilor este evaluat conform procedurii de sistem “Evaluarea
gradului de satisfacţie al clienţilor”.
11. Săptămânal, în fiecare zi de vineri, se va elabora un raport de activitate pentru săptămâna
care s-a încheiat și un plan de activitate pentru săptămâna următoare; acestea vor fi
discutate și aprobate cu/de Directorul de vânzări/general.
S.C. ….. S.R.L. Procedura de lucru: PO - DV- 01 Departament:
– Contactare clienți/furnizori Vânzări

Data: 03.06.2021 Revizie: 0

AMENZI ŞI PENALITĂŢI
Nerespectarea acestei proceduri atrage de la sine, individual, sancţiunile disciplinare pentru
neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute şi duce la sancţiuni conform Regulamentului
Intern.

TABEL LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Am primit un exemplar şi mă oblig să respect procedura de mai sus:

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

CONTACT Vizită
Feedback pozitiv client
CLIENT potential
POTENȚIAL client

Obține CARTEA DE
VIZITĂ
a persoanei de
decizie/contact
S.C. ….. S.R.L. Procedura de lucru: PO - DV- 01 Departament:
– Contactare clienți/furnizori Vânzări

Data: 03.06.2021 Revizie: 0

Completează

Finalizare

FIȘA DE
CLIENT
Completare +
RAPORT DE
ACTIVITATE
Săptămânal
Transmite

Șefului direct
+ completează
bază de date Transmite

Director
vânzări + DG