CONTROLUL

DOCUMENTELOR
PS 01

Drept de proprietate :
Acest document este proprietatea intelectual a Spitalului Judetean de
Urgenta Piatra Neamt .
Orice utilizare sau multiplicare, parial sau total, fr acordul scris al
proprietarului este interzis.

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 1 / 7

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii

Nr
crt

Ediia/ revizia
n cadrul ediiei

Componena
revizuit

Modalitatea reviziei

Data la care se
aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei
n cadrul ediiei procedurii
Data

Elaborat
Funcia / Nume
Semntura
PC
Ec. Murariu Elena

Exemplar nr:

Verificat
Funcia / Nume
Semntura
PC
Ec. Murariu Elena

Aprobat
Funcia / Nume
Semntura
Manager
Dr. Lucian Daniel
Ciobotaru

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 2 / 7

1. SCOP
1.1. Procedura documenteaz cerinele privind structura, modul de elaborare, verificare, aprobare,
difuzare, retragere,
modificare precum i metodele de inere sub control a documentelor incluse n SCM, pt
asigurarea c informaiile curente din ediiile n vigoare ale documentelor aplicabile sunt
disponibile persoanelor interesate.
1.2. Indicator de performan:
Ponderea scztoare a neconformitilor identificate la audit privind controlul documentelor.
2. DOMENIU DE APLICARE
2.1. Procedura se aplic n toate compartimentele Spitalului Judetean de Urgenta Piatra Neamt
de ctre personalul
implicat n gestionarea controlat a urmtoarelor categorii de documente, fr a se limita
numai la acestea:
documente privind SCM ( politici, proceduri, refereniale servicii / proces
i instruciuni) ;
documentaie tehnic (cri tehnice, instruciuni de utilizare / exploatare echipamenteaparatur medical);
documente comerciale privind contractele cu
furnizorii ;
documente de organizare i funcionare a organizaiei (organigrama, decizii, fie post,
regulamente interne, planuri de urgen, etc)
documente de calificare i perfecionare a
personalului ;
documente externe de reglementare aplicabile ( standarde, legislaie, acte
normative, reglementri )
formulare utilizate n activitatea
organizaiei .
2.2. Proprietar de proces: PC Preedintele Colectivului de lucru pentru monitorizarea,
coordonarea i ndrumarea metodologic cu privire la sistemele de control managerial.
3. DEFINIII I ABREVIERI
3.1. Definiii:
3.1.1. Definiiile pentru termenii utilizai n procedura sunt cele din SR CEN/TS15224:2009, n vigoare.
3.1.2. Pentru scopul prezentei proceduri se
definesc:
Organizaie de ngrijire a sntii = organizaie implicat n furnizarea direct a serviciilor
de ngrijire a sntii.
Procedur = mod specific de a descrie o activitate n cadrul unui sistem
de management .
Procedur de sistem = procedur prin care sunt descrise activiti ce au corespondent n
cerinele standardelor de referin pentru conformitatea sistemului de management implementat .
Procedur operaional = procedur prin care sunt descrise activiti specifice desfurate
n cadrul entitilor organizaionale ( departamente, compartimente, birouri, etc. ).
Gestionare documente = activitate de identificare, elaborare, codificare, analiz,
aprobare, difuzare, aplicare, modificare, pstrare, arhivare i distrugere a documentelor.
Difuzare controlat = difuzarea, cu list de difuzare, a unui document n care sunt introduse

eventualele modificri care se efectueaz dup emiterea lui anterioar .

Difuzare informativ ( necontrolat ) = difuzarea unui document fr a se mai introduce
modificrile aprute.
Suport informatic = termen general care desemneaz mijloacele de nregistrare magnetice,
optice sau alte modaliti de nregistrare a informaiilor i a cror caracteristic esenial este
capacitatea mare de stocare, tergere, copiere i modificare rapid i facil a informaiilor discket, CD, HD, etc.
Document electronic = document a crui gestionare se face pe
suport informatic.
Fiier electronic = unitate logic i fizic de gestionare a datelor pe suport informatic, care
grupeaz datele pe baza unor caracteristici logice comune.
Sistem de gestiune a fiierelor = aplicaii informatice/pri componente ale sistemelor de
operare ce ofer suport
utilizatorilor n operaiile curente efectuate cu fiiere: creare, actualizare, consultare,
tergere, arhivare.
Destinaii ( destinatari ) de difuzare = locaii sau persoane ( compartimente, funcii ) care au
acces la un document fie pentru gestionare fie numai pentru consultare ( citire ).
Ediie = numr de ordine acordat documentului la elaborare i/sau la o
modificare de anvergur.
Revizie = numr de ordine acordat la modificarea parial a documentului ( a unei
seciuni / pagini).
Informaie = Dosar medical = ansamblul informaiilor referitoare la sntatea unui
subiect al ngrijirii.
3.2. Abrevieri:
3.2.1 SCM= Sistem de control
managerial
3.2.2 Comisie= Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare petodologic a dezvoltrii
sistemului de control managerial.

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 3 / 7

PC=
Comisiei
3.2.3

Preedintele

4. DOCUMENTE DE REFERIN
4.1. SR CEN/TS 15224:2009 - Servicii de sntate. Sisteme de management al calitii.
Ghid pentru utilizarea standardului EN ISO 9001:2000
4.2. Ordin 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de
management /control intern la enititile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial.
4.3. Ordin nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor
publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codu2lui controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial
4.4. Legea nr. 95 din 14 aprilie 2006 - privind reforma in domeniul sanatatii TITLUL VII: Spitalele
4.5 Dispoziie de formare a Colectivului de lucru pentru monitorizarea, coordonarea i
ndrumarea metodologic cu privire la sistemele de control managerial.
4.6 Regulament de organizare i de lucru al Colectivului de lucru pentru monitorizare,
coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial al Spitalului
Judetean de Urgenta Piatra Neamt.
5. RESPONSABILITI
Responsabilitile privind elaborarea, verificarea, aprobarea documentelor sunt atribuite
conform Anexei 4.
6. DESCRIEREA POCEDURII
6.1 Elaborare i identificare documente
interne
6.1.1. Necesarul de documente se stabilete pe parcursul proiectrii, implementrii,
auditrii i mbuntirii sistemului implementat, controlul documentelor SCM fiind un proces
care se efectueaz pe ntreaga durat de via a acestora.
6.1.2.Toate documentele SCM elaborate n cadrul organizaiei i specificate n prezenta
procedur la punctul 2. DOMENIU, sunt redactate pe formatul de pagina din Anexa 3, tip
A4, portret / vedere, cu caractere Times New Roman 12 sau Arial 11, dupa caz.
6.1.3. Toate documentele SCM ( PS, PO, instructiuni, regulamente, protocoale
medicale, etc.) cuprind :
a) o copert personalizat, n care denumirea documentului este nscris cu caractere Times
New Roman 48 sub antetul spitalului i specificarea privind dreptul de proprietate intelectual
asupra documentului, n partea de jos a paginii de copert ;
b) prima pagin de coninut a documentului n care este specificat, conform
modelului din Anexa 3 :
ediia, revizia, data elaborrii, nr. pagini, nr. exemplar, nscrise n tabloul de identificare
document, poziionat n antet;
funcia, numele i semnatura persoanelor care elaboreaz, verific i aprob, n tabloul
competenelor de
elaborare/ verificare/ aprobare poziionat n partea inferioar a paginii;
Lista de control a paginilor revizuite.
c) pagini curente, ce conin toate, n partea de sus a formatului ( n antet ), tabloul
de identificare ;
d) anexe, dac este cazul, elaborate n format A4, tip portret sau vedere i numerotate n

ordinea elaborrii
6.1.4. Toate documentele precizate la punctul DOMENIU din procedur sunt identificate unic,
dup caz, prin titlu, cod, ediie, revizie i sunt datate i nregistrate dup aprobarea acestora i
nainte de a fi difuzate.
6.1.5. Codul unui document este o combinaie alfa-numeric structurat conform algoritmului
XX XX , n care:
primul grup de caractere reprezint iniialele caracteristice tipului de document ( ex:
PS/PO/PL procedur de sistem/operaional/lucru; IL instruciuni de lucru; PR
protocoale medicale; IPS instruciuni proprii de securitate; etc. ) ;
al doilea grup de caractere reprezint un
numr, care este :
numrul de ordine, n cazul documentelor de acelai tip ( PS, regulament intern );
codul compartimentului urmat de numrul de ordine, dac se aplic, pt. PO,
PR, IL, IPS, ISU
cod activitate, conform codului ocupaiilor din Romnia, ediia/revizia n vigoare) atunci
cand se codific fie post .
6.1.6. La elaborarea documentelor organizatorice ( ROI, FP ) i a documentelor tehnice ( ROI, ROF,
IL, IPS, etc.) se respect aceleai reguli de redactare ca i pentru proceduri, cu diferena c pe prima
pagin nu exist lista de control a paginilor revizuite.
6.1.7. Documentele SCM sunt elaborate pe seciuni sau capitole, conform Coninutulului cadru
al documentelor incluse n SCM detaliat n Anexa 5 la prezenta procedur .

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 4 /

6.1.8. Toate documentele i formularele asociate SCM precum i reviziile lor, se elaboreaz sub
form de proiect
(ediie 0/ revizie 0) i se transmit de ctre elaborator/ PC, pt. analiz, tuturor funciilor
implicate n utilizarea lor.
6.1.9. Funciile implicate formuleaz observaii n scris i le transmit PC / compartimentului
elaborator pentru analiza
i determinare a formei finale iniiale, n prima ediie, a documentelor i/sau
a formularelor.
6.1.10. Dup stabilirea formei finale a documentelor/ formularelor, elaboratorul/ PC asigur
parcurgerea etapelor de verificare / avizare i aprobare, de emitere i difuzare, de modificare i
arhivare.
6.1.11. Elaborarea, codificarea i gestionarea controlat a formularelor, anexe ale procedurilor
i utilizate pentru nregistrarea de date, este descris n procedura de sistem Controlul
nregistrrilor, cod PS 02.
6.1.12. Toate documentele i formularele n original, asociate SCM implementat, sunt
gestionate de ctre
coordonatorii de compartimente/ procese descrise iar evidena centralizat a tuturor
documentelor, formularelor i reviziile acestora este ntocmit, meninut i gestionat de ctre PC.
6.1.13. La elaborarea i gestionarea documentelor prin tehnica informatic sunt respectate
urmtoarele cerine :
gestionarea sub form de fiiere a documentelor pe
suport electronic;
pstrarea formei documentului original cu posibiliti de
reproducere;
multiplicarea pe hrtie i difuzarea controlat, multiplicarea executndu-se numai n
limita listei de difuzare;
eliminarea / arhivarea documentul iniial atunci cnd o copie
trebuie nlocuit;
asigurarea posibilitii de regsire rapid a oricrui
document ;
asigurarea accesului difereniat, prin intermediul sistemului de gestiune al fiierelor, la
documente n funcie de autorizrile i responsabilitile stabilite prin SCM, i anume:
acces pentru citire/scriere ( read / write ) numai pt. funciile cu responsabiliti n
modificarea documentelor;
acces numai pentru citire ( read only ) pentru celelalte categorii de utilizatori ;
asigurarea meninerii la zi a stadiului reviziei ( versiunii )
documentelor .
6.2. Identificare documente
externe
6.2.1. Toate documentele de provenien extern i pstreaz numele i alte date de identificare (
cod, ediie, revizie, etc. ) folosite de proprietarii externi emiteni ( furnizori, subiect al ngrijirii ,
pri interesate) i sunt nregistrate la primire, de ctre secretariat (secretar), ntr-un
Registru de intrri ieiri coresponden, (Condic de secretariat).
6.2.2. Documentele de provenien extern cu caracter informativ vor fi identificate n cadrul
proceselor din organizaie folosind numrul de nregistrare unic sub care au fost nscrise
n Registrul de intrri ieiri coresponden .
6.2.3. Orice referire ulterioar la aceste documente de provenien extern va trebui s indice
numrul de nregistrare unic sub care documentul a intrat n organizaie .
6.2.4. Documentele de provenien extern, cu caracter de reglementare ( legislatie i
normative de reglementare aplicabile, autorizaii, standarde, refereniale / specificaii tehnice i de

securitate furnituri, etc. ) se nscriu n Lista prevederilor legale i a altor cerine aplicabile PS
01/F3, Anexa 6 i orice referire ulterioar la acestea va indica datele de identificare ( nume, cod,
ediie, revizie ) folosite de emitent / creator .
6.2.5. Documentele de provenien extern, n original sau copii, sunt difuzate de ctre secretar
tot prin Registrul de intrri ieiri coresponden, conform destinaiilor stabilite de Manager.
6.3. Distribuirea intern / extern a
documentelor
6.3.1. Toate documentele pe suport hrtie, asociate SCM, inclusiv cele de provenien
extern, se difuzeaz n
interiorul organizaiei pe baz de Lista de difuzare, cod PS 01/F1 ( Anexa 1 ) care este
meninut la zi, toate listele de difuzare fiind pstrate ntr-un dosar, fie mpreun cu documentul care
o genereaz, fie separat.
6.3.2. Difuzarea intern a documentelor pe suport informatic se efectueaz electronic, prin
intermediul sistemelor de gestiune a fiierelor existente pe server i folosind ca infrastructur
de comunicaie reeaua intranet, documentele difuzate putnt fi accesate n fiierul SCM atunci cnd este cazul i cnd este implementat infrastuructura informatic.
6.3.3. Difuzarea unor documente n exteriorul organizaiei, ctre clieni sau alte organizaii
cum ar fi cele de certificare, se poate face fie electronic prin intermediul fiierelor, fie pe suport
imprimabil ( hrtie ).
6.3.4. Lista de difuzare conine urmtoarele
informaii:
destinaiile de difuzare se menioneaz pt. fiecare destinaie n parte regimul difuzrii (
controlat, informativ ) i suportul de difuzare ( electronic, tipribil ), iar pentru destinaiile de
difuzare pentru care difuzarea se face pe hrtie se va meniona i numrul copiei;
consemnarea evenimentelor de difuzare i a datelor la care au loc
acestea, cum ar fi :
emiteri de noi documente i/sau emiteri de noi ediii ale aceluiai document ;
retragerea ediiilor perimate, scoateri din uz ( retrageri ) ale documentelor, n
coloana Observaii;
modificarea destinaiilor de difuzare i/sau schimbarea locaiei de difuzare, n
coloana Observaii.

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 5 / 7

6.3.5. Documentele SCM se difuzeaz cu toate formularele anexe i sunt disponibile la toate
compartimentele unde sunt necesare datele/informaiile pe care le cuprind, fiind lizibile i uor
accesibile personalului interesat.
6.3.6. La difuzarea unei noi revizii a documentului, copia controlat a reviziei perimat, care nu
mai este n vigoare, este retras, distrus i nlocuit cu noua revizie a documentului de catre
destinatarul noii revizii.
6.3.7. Listele de difuzare tiprite i/sau electronice se actualizeaz la fiecare eveniment de difuzare,
ntiinarea tuturor
destinatarilor despre difuzare i strngerea semnturilor de luare la cunotina fiind efectuat
de ctre PC pentru documentele SCM, respectiv coordonatorii compartimentelor care le
genereaz, pentru restul .
6.3.8. Copiile difuzate cu scop informativ, fr obligaia de a difuza reviziile ulterioare, se
evideniaz cu inscripia
Informativ pe lista de difuzare i pe prima pagin a documentului, nu se retrag i nu se distrug.
6.3.9. Difuzrile externe, indiferent de suport ( electronic, hrtie ) se nregistreaz cu numr de
nregistrare unic n
Registrul de intrri ieiri coresponden i sunt nsoite de note / adrese de transmitere ( pe
hrtie sau prin e
mail ) .
6.3.10. Orice referire ulterioar la aceste difuzri externe efectuate trebuie s indice numrul de
nregistrare unic sub care acesta a ieit din firm, nscris n Registrul de intrri ieiri
coresponden.
6.3.11. Responsabilii cu difuzarea extern a documentelor au obligaia s obin de la
destinaiile de difuzare
confirmri ( e-mail, telefon, fax sau pe hrtie ) de primire a documentelor.
6.3.12. Sistemul de nregistrare n Registrul de intrri ieiri coresponden) cuprinde:
numr alocat, data nregistrrii, numrul i data documentului, proveniena, descrierea pe scurt
a coninutului, destinatarul intern sau extern ( compartimentul ), data expedierii i semntura .
6.4. Controlul modificrilor documentelor si ale datelor
6.4.1. Procesul de control al documentelor SCM este un proces care se efectueaz pe ntreaga
durat de via a
acestora, PC verific periodic dac documentele i formularele utilizate i accesibile n
fiecare compartiment, reprezint ultimele ediii n vigoare ale acestora.
6.4.2. Funcia de control a documentelor se materializeaz prin ntocmirea i meninerea a zi a
urmtoarelor :
a) Lista de difuzare a documentelor;
b) Lista de control a paginilor revizuite;
c) Lista documentelor n vigoare
d) Lista prevederilor legale i a altor cerine aplicabile.
6.4.3. Necesitatea modificrii unui document poate aprea ca rezultat direct al unei cerine
venite direct de la orice funcie din cadrul organizaiei de ngrijire a sntii sau indirect, ca urmare
a: modificrilor legislative, modificri ale procesului de realizare produs, constatarilor la audituri
interne/ externe, analize de management, etc.
6.4.4. Documentele asociate SCM sunt emise iniial n ediie 0/ revizie 0 iar dup un numr de max.
5 revizii n cadrul
aceleiasi ediii sau cnd se schimb radical structura acestuia se trece la o nou ediie cu revizia 0.
6.4.5. Modificrile survenite sunt evideniate prin creterea numrului reviziei / editiei pe
document i, unde este posibil, o scurt descriere a modificrii ( n Lista de control a paginilor
revizuite, inclus n unele documente ).
6.4.6. Toate ediiile / reviziile documentelor generate intern primesc aceleai aprobri ca i

cele iniiale, stadiul ediiilor/ reviziilor n vigoare fiind identificat prin Lista de control a
paginilor revizuite inclus n document, i prin meninerea la zi a unei Lista documentelor n
vigoare, cod PS 01/F2 ( Anexa 2 ) care poate fi consultat de utilizatori n reeaua de
calculatoare
n SCM sau la Preedintele Colectiului de lucru pentru
monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic cu privire la sistemele de control
managerial (PC),
6.4.7. n cazul nlocuirii versiunilor documentelor pe suport informatic, retragerea se face prin
suprascrierea fiierului
coninnd vechea versiune cu fiierul coninnd noua versiune.
6.4.8. La retragerea definitiv a documentelor pe suport informatic, fiierul este ters, operaiile
de suprascriere /
tergere a fiierelor avnd loc la sursa de difuzare ( locul de difuzare ).
6.4.9. Evenimentul de retragere este consemnat de ctre funcia responsabil cu gestionarea
documentului n lista de difuzare a documentului care asigur astfel ntiinarea i semnarea de
luare la cunotin de ctre toi destinatarii de difuzare interni care au regimul de difuzare
controlat.
6.4.10. Copiile controlate difuzate n afara firmei, care nu mai sunt valabile, sunt retrase i distruse
de ctre posesori, obligativitatea retragerea documentelor ieite din uz i a distrugerii lor
aducndu-se la cunotina posesorului extern prin adresa de nsoire a documentelor actualizate de
ctre distribuitor .
6.4.11. Deintorii de copii controlate care au fost depreciate prin utilizare, chiar dac mai sunt
valabile, le retrag i le nlocuiesc cu exemplare noi, lizibile.
6.4.12. Documentele scoase din uz, pstrate din diferite motive, se inscripioneaz vizibil cu
PERIMAT, iar
documentele n format electronic se distrug prin tergere fr posibilitatea de restaurare.
6.4.13. Toate documentele i activitile care le-au generat, care nu respect prevederile
prezentei proceduri, se trateaz ca neconformiti.

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 6 / 7

6.5. Pstrarea i arhivarea documentelor

controlate
6.5.1. Toate exemplarele originale ale documentelor i formularelor asociate SCM generate
intern, sunt pstrate i
arhivate n cadrul compartimentelor emitente n condiii care s previn
distrugerea lor prin :
foc, inundaie, variaii de temperatur / umiditate n
zona de pstrare ;
furt, pierdere, deteriorare
intenionat ;

aciunea
insectelor,
roztoarelor.
6.5.2. Documentele i datele perimate sunt retrase din punctele de utilizare de ctre elaboratori,
care asigur arhivarea
/ distrugerea acestora, conform prevederilor legislaiei
aplicabile, n vigoare.
6.5.3. Documentele originale ieite din uz sunt inscripionate cu meniunea ANULAT, cel
puin pe prima pagin, sunt datate, semnate i pstrate pe o perioad de 3 ani .
6.5.4. Pentru a fi uor accesibile i protejate de deteriorri i pierderi, documentele distribuite la
locurile de munc se vor protejeaza cu folie transparent.
6.5.5. Documentele n vigoare sunt pstrate n format electronic, att in calculator ct i pe suport
fizic, n 2 copii din
care o copie la Manager i o copie
la PC.
6.5.6. Documentele sunt pstrate/arhivate pe perioade stabilite prin legislaia n vigoare
aplicabil, n funcie de interesele tehnico economice i comerciale ale organizaiei precum i
de perevederile legale n domeniul medical.
6.5.7. Pentru arhivarea documentelor i formularelor n format electronic, generate intern /
extern, conducerea organizaiei a stabilit proceduri proprii care asigur acoperirea nevoilor de
eviden, acces la informaie i de protecie mpotriva oricrei pierderi datorate unor
disfuncionaliti ale sistemului sau unor erori de utilizare.
6.5.8. Practicile interne de pstrare i arhivare a documentelor n format electronic asigur
integritatea i securitatea
documentelor arhivate dar si supravieuirea tehnic i informaional,
n timp prin:
utilizarea a cel putin 2 medii de stocare ( suport
fizic ) diferite ;
locaii de depozitare diferite ale mediilor de
stocare utilizate;
salvare periodic, pe noi suporturi fizice, a documentelor n format electronic
pstrate / arhivate.
6.6. Grafic
de
circuit
al
documentelor
6.6.1 Graficul de circuit al documentelor, cod PS 01/F4, Anexa 7 are rolul de a reglementa
modul de gestionare al documentelor de tip inregistrare elaborate in cadrul structurilor din
organizatie.
6.6.2 Graficul de circulatie al documentelor este elaborat de catre fiecare Sef de structura sau
responsabil de alctivitate, aceiasi persoana care are responsabilitati in elaborarea procedurilor la
nivel de comp. /birou/serviciu. O data elaborat Graficul este adus la cunostiinta persoanelor din

cadrul structurii pe baza de Lista de difuzare.

6.6.3 Graficul este modificat de catre elaboratorul initial ori de cate ori apar modificari in
circuitul unui document.
6.6.4 Graficele sunt elaborate in doua exemplare, unul este trimis catre PC iar unul este indosariat
de catre elaborator la nivelul comp/sectiei/biroului.
6.6.5. Graficele de circuit al documentelor se
completeaza astfel:
a) NR crt - numar de ordine atribuit
formularului
b) Denumirea ad litteram a formularului care
se ntocmete
- comune - documente intocmite in cadrul comp./biroului/serviciului in format
electronic sau pe suport de hartie.
- tipizat - documente reglementate prin
acte legislative:
- Ordinul MEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile
- Ordin numarul 384/2009 privind aprobarea modelului unic al biletului de trimitere pentru
servicii medicale clinice/biletului de internare utilizat in sistemul asigurarilor sociale de sanatate si
a Instructiunilor privind utilizarea si modul de completare a biletului de trimitere pentru servicii
medicale clinice/biletului de internare
- OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare
- Ordin nr. 55/2010 privind transportul pacientilor care nu se afla in stare critica efectuat
de catre serviciile publice de ambulanta
c) NR ex. - se completeaza cu cifre si reprezinta numarul de exemplare in care se
intocmeste documentul
d) De catre cine se
semneaza
- intocmit : se cimpleteaza cu functia persoanei care intocmeste documentul (ex. economist,
consilier, referent, etc)
- aprobat: se completeaza cu functiile care aproba documentul (ec. Manager, Director financiar
contabil, etc)
e) Destinatar (se trimite
la..)
- intern: - se mentioneaza nr de exemplare si comp./biroului/sau serviciului unde este trimis
documentul) (ex. 1 ex. Birou RUNOS, 1 ex Birou Financiar contabil, etc)
- extern - se completeaza cu Numele destinatarului - institutie, entitate alta decat spitalul (ex.
1 ex. MS, 1 ex.
Trezorerie,
etc).
f) periodicitatea intocmirii formularului - se noteaza frecventa cu care se completeaza
documentul respectiv (eex. Lunar, zilnic, trimestrial, ori de cate ori este nevoie, etc)

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod: PS 01
Ed.: 0 Rev.: 0
Pag.: 7 / 7

g) De catre cine si cand se arhiveaza - se completeaza cu functia responsabila pentru arhivare si

perioada la care se arhiveaza documentul
7. EVIDENE I NREGISTRRI
7.1. Lista de difuzare,
7.2. Lista documentelor n vigoare,
7.3. Registrul de intrri ieiri coresponden
7.4. Lista prevederilor legale i a altor cerine aplicabile.
8. ANEXE
Anexa 1 - Lista de difuzare, cod PS 01/F1
Anexa 2 - Lista documentelor n vigoare, cod PS 01/F2
Anexa 3 - Formatul de pagina tip pentru redactarea documentelor
Anexa 4 - Responsabiliti pentru elaborarea, verificarea i aprobarea documentelor
Anexa 5 - Coninutul cadru al documentelor incluse n SCM
Anexa 6 - Lista prevederilor legale i alte cerine aplicabile, cod PS 01/F3
Anexa 7- Grafic de circulatie al documentelor, cod PS 01/F4
9. DIFUZARE
Procedura este pus la dispoziia utilizatorilor la Serviciul Financiar Contabilitate pe suport
informatic i pe
suport hrtie.
nregistrrile generate de aceast activitate se pstreaz / arhiveaz conform cerinelor SCM
implementat.

PS 01/F4
GRAFIC CIRCULAIE DOCUMENTE IN
CADRUL..

Nr
.
crt
0
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Denumirea ad litteram a formularului care se

ntocmete
Comun
1

Nr.
Ex
Tipizat .
2
3

De ctre cine
se
Aprobat
semneaz?
ntocmit (avizat)
4
5

"Destinatar"
(se
trimite

Rev.:0
Pag.: 1/1

Periodicitat
ea
ntocmirii
Intern Extern
formularulu
6
7
8

De ctre cine
i cnd se
arhiveaz

O.B.S

10

TIPIZAT - formulare reglementate prin:

- Ordinul MEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile
- Ordin numarul 384/2009 privind aprobarea modelului unic al biletului de trimitere pentru servicii medicale clinice/biletului de
internare utilizat in sistemul asigurarilor sociale de sanatate si a Instructiunilor privind utilizarea si modul de completare a biletului de
trimitere pentru servicii medicale clinice/biletului de internare
- OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare
- Ordin nr. 55/2010 privind transportul pacientilor care nu se afla in stare critica efectuat de catre serviciile publice de ambulanta
- Ordin pentru aprobarea Metodologiei de raportare a cazurilor si evenimentelor la care intervin serviciile publice de ambulanta, ordin nr.
418/2008

LISTA

DE

DIFUZARE

Cod: PS 01/F1
Rev: 0
Pag: 1/1

Titlul documentului :
........................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....
Nr Nr
.
.

Funcia

Destinatarul documentului
Difuzare
Numele si
Semntur H E C I
prenumele
a

Dat
a

Observaii

Legenda: H = suport hrtie; E = suport electronic; C = difuzare controlat; I = difuzare informativ

/necontrolat

LISTA DOCUMENTELOR N VIGOARE

Nr
.

Denumire document

Elaborat, PC

Cod: PS 01/F2
Rev.: 0
Pag.: 1 / 1

Cod document Nr. ed Data

/
revizi

Nr.
exempla

Data: ...... / /............