CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 1 / 7

1 SCOP

Prezenta procedur descrie responsabilitile, autoritatea i metodele de control ale
documentelor emise de organizaie, ct i a celor de provenien extern.

2 DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplic tuturor documentelor din cadrul organizaiei conform SR EN ISO 9001:
2001, SR EN ISO 14001: 2005 i SR OHSAS 18001: 2008.

3 DOCUMENTE DE REFERIN

- SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine,
- SR EN ISO 14001: 2005 Sisteme de management de mediu - Specificatii si ghid de
utilizare
- SR OHSAS 18001: 2008 Sisteme de management al sanatatii si securitatii
ocupationale Cerinte
- Legile si reglementrile aplicabile

4 DEFINIII SI ABREVIERI

Se aplic definiiile din:
- SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii Principii fundamentale i
vocabular.
- SR EN ISO 14001: 2005 Sisteme de management de mediu - Specificatii si ghid de
utilizare
- SR OHSAS 18001: 2008 Sisteme de management al sanatatii si securitatii
ocupationale Cerinte

Abrevieri:

SMI - Sistem de Management Integrat
RM - Reprezentantul Managementului
A - Administrator
PG - Procedura Generala
Comp. - Compartiment










CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 2 / 7

5 RESPONSABILITI

5.1 Administrator

5.1.1 Analizeaz i aprob documentele SMI (decizii, fie post, norme i reguli interne,
manualul de management integrat, proceduri, contracte, comenzi ctre furnizori ,etc.)
la nivelul ntregii organizaii.
5.2 Reprezentantul Managementului

5.2.1 Elaboreaz sau avizeaz, dup caz, documentele interne pe probleme de sistem
integrat din cadrul organizaiei;
5.2.2 Identific procesele care trebuie documentate i stabilete obiectivele;
5.2.3 Coordoneaz i monitorizeaz elaborarea, revizuirea i utilizarea documentelor
Sistemului de Management Integrat;
5.2.4 Pstreaz exemplarul martor al tuturor documentelor SMI.
5.2.5 Multiplic i difuzeaz documentele cu participarea elaboratorului.
5.2.6 Arhiveaz originalele i pstreaz exemplarul martor din documentele SMI;
5.2.7 Actualizeaz i difuzeaz listele documentelor i formularelor SMI n vigoare;
5.2.8 Retrage i elimin documentele perimate;
5.2.9 Administrarea documentelor martor ale SMI.

5.3 efii de compartimente

5.3.1 Analizeaz, avizeaz i menin n regim controlat documentele legate de activitatea
desfurat n cadrul compartimentelor pe care le conduc;
5.3.2 Stabilesc atribuiile personalului din subordine cu privire la elaborarea i verificarea
documentelor emise de compartimentul pe care-l conduc

6 PROCEDURA

6.1 Generaliti

Toate documentele i informaiile ce se refer la cerinele SMI, inclusiv documentele de
provenien extern, cum ar fi standardele, sunt meninute sub control.

6.2 Descrierea procesului de control al documentelor

NR
CRT
ETAPA
PROCES
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
1 Elaborare
Elaborator
(Reprezentantul
Pentru procesele sau activitatile
reprezentative, care au un impact deosebit
Lista de control










CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 3 / 7
NR
CRT
ETAPA
PROCES
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
Managementului/
Comp.)
asupra serviciilor furnizate de organizatie
sunt elaborate proceduri, instructiuni,
regulamente, specificatii tehnice sau alte
tipuri de documente dupa cum este stabilit
de catre Responsabilul de Proces.

Politica in domeniul calitatii, mediului,
sanatatii si securitatii ocupationale este
stabilita de catre Administrator si
constituie parte integranta a Manualului de
Management Integrat.

Manualul de Management Integrat,
procedurile obligatorii cerute de standardele
SR EN ISO 9001: 2001, SR EN ISO 14001:
2005 si SR OHSAS 18001 : 2008 sunt
elaborate de Reprezentantul
Managementului.

Formularele specifice documentatiei SMI
sunt codificate astfel: F 7.5 01, unde, F
= formular, 7.5 = cerinta SMI la care se
trateaza procesele descrise in procedura,
01 = numarul de ordine, de la 1n.
2 Verificare
Sef Comp. +
Reprezentantul
Managementului
Documentele calitatii, mediului, sanatatii si
securitatii ocupationale sunt verificate
inainte de emitere de catre Seful Comp. /
Reprezentantul Managementului pentru a
se vedea daca acestea corespund
cerintelor standardelor aplicabile, cerintelor,
legale si de reglementare in vigoare,
procedurii de elaborare a procedurilor,
politicii si obiectivelor organizatiei, daca
sunt identificate corect resursele necesare
realizarii procesului, functionalitatea.

Daca documentul nu corespunde se
adnoteaza modificarile necesare pe Lista
de control sau direct pe document cu o alta
culoare si se transmite documentul
elaboratorului pentru a fi efectuate
modificarile cerute.
Lista de control
3 Aprobare Administrator
Toate documentele calitatii, mediului,
sanatatii si securitatii ocupationale sunt
aprobate de catre Administrator al
organizatiei.
Lista de control
4 Modificare Elaborator
Pentru asigurarea conformitii
documentelor interne: proceduri, instruciuni
Lista de control










CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 4 / 7
NR
CRT
ETAPA
PROCES
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
(de lucru, sntate i securitate la locul de
munca, specificatii tehnologice etc.) cu
reglementrile legale privind, calitatea
serviciilor furnizate, protecia mediului,
sanatatea si securitatea ocupationala, dar i
a modului n care acestea respect
cerinele din documentele oficiale, se va
face revizuirea lor, ori de cte ori au loc
modificri n legislaia naional sau n
funcionarea propriu-zis a organizaiei
(modificri tehnologice, ale obiectului de
activitate).

Cel ce face propunerea de modificare sau
de creare a unui nou document va trimite
Reprezentantului Managementului o
copie a noului document nsoit de Fisa de
modificare coninnd propunerea de
modificare mpreun cu precizarea
modificrilor.

Reprezentantul Managementului
analizeaz propunerea i nivelul (gradul) de
verificare-validare ce l implic.

Modificrile documentelor sunt verificate si
aprobate de ctre aceleai funcii care le-au
semnat iniial.

Dac sunt afectate alte documente ale SMI,
Reprezentantul Managementului
actualizeaz seciunile de eviden (istorie)
a modificrilor documentelor.

Atunci cnd se modific un capitol/
subcapitol al unei proceduri se va indica
acest lucru n noua revizie a procedurii prin
bararea cu o linie vertical a ntregului
capitol/ subcapitol modificat.

Documentele modificate implica retragerea
documentului initial de la toti detinatorii in
baza Listei de difuzare / retragere si
difuzarea noii versiuni cu identificarea clara
a stadiului reviziei.

Prin audituri interne se verifica daca la
punctele de utilizare sunt disponibile ultimile










CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 5 / 7
NR
CRT
ETAPA
PROCES
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
revizii ale documentelor.

5 Inregistrare
Reprezentantul
Managementului
Inregistrarea tuturor documentelor calitatii,
mediului, sanatatii si securitatii ocupationale
se face de catre Reprezentantul
Managementului in Lista documentelor
SMI. Aceasta trebuie actualizat ori de cate
ori sunt elaborate noi documente sau apare
o noua revizie/editie a unui document.
Lista
documentelor
SMI
6 Multiplicare Emitent
Multiplicarea documentelor SMI este
realizata de ctre emitent in numarul de
exemplare stabilit in Lista de difuzare /
retragere, pe fiecare pagina a
documentului, specificandu-se numarul
exemplarului.

Multiplicarea i difuzarea documentelor SMI
este interzisa fr acordul S.C.
TOPOGEOTEHNICS S.R.L

Lista de
difuzare /
retragere
7
Difuzare
controlata
Reprezentantul
Managementului
Copii controlate
Documentele SMI sunt difuzate controlat
tuturor entitatilor functionale stabilite in Lista
de difuzare / retragere. Originalul cu toate
avizele si validarile este pastrat la
Reprezentantul Managementului.

Copii necontrolate
Copiile pentru care emitentul nu isi asuma
responsabilitatea actualizarii, avand numai
un caracter informativ, vor fi identificate in
acest sens: Necontrolat, Copie
informativa, Nu se actualizeaza etc.

Copiile necontrolate pentru Manualul de
Management Integrat, procedurile
documentate ale SMI (marcate cu textul
NECONTROLAT) pot fi emise i distribuite
numai de ctre Reprezentantul
Managementului.

Copiile realizate n regim necontrolat i
distribuite de ctre Reprezentantul
Managementului se nregistreaz ntr-o
list de distribuire pstrat de acesta.

Documente de origine externa
Documentele de origine externa sunt
Lista de
difuzare /
retragere










CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 6 / 7
NR
CRT
ETAPA
PROCES
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
inregistrate in Lista documentelor externe
aplicabile si se difuzeaza controlat in baza
Listei de difuzare / retragere.

Controlul documentelor pe suport
informatic
este asigurat de Reprezentantul
Managementului;
nu este permis modificarea/ editarea
de ctre alte persoane dect
Reprezentantul Managementului a
acestor documente,
accesul este controlat prin Read Only i
parole de acces.

Protejarea proprietii intelectuale:
dreptul de autor asupra tuturor
documentelor interne ale SMI aparine
S.C. TOPOGEOTEHNICS S.R.L
copierea sau difuzarea documentelor
SMI este limitat strict la
Reprezentantul Managementului,
difuzarea intern/ extern - se
realizeaz pe baza listei de difuzare
aprobate de Administrator.
8 Retragere
Reprezentantul
Managementului
Retragerea documentelor se face in baza
Listei de difuzare / retragere de la toate
punctele la care documentul a fost difuzat
initial.

Documentele perimate sau iesite din uz
sunt marcate corespunzator iesit din uz.
Daca sunt destinate a fi mentinute pentru
scopuri juridice sunt transmise la arhiva
organizatiei.

Responsabilitatea distrugerii editiilor
perimate ii revine Reprezentantului
Managementului cu acordul prealabil al
Administratorului si se realizeaza in baza
registrului arhiva al S.C.
TOPOGEOTEHNICS S.R.L
Listei de
difuzare
9 Arhivare
Reprezentantul
Managementului
Originalele documentelor SMI se pastreaza
in arhiva S.C. TOPOGEOTEHNICS
S.R.L numai ultimile trei editii, restul fiind
eliminate de catre Reprezentantul
Arhiva










CONTROLUL DOCUMENTELOR

FORMULAR COD: F 4.2.3 03 7 / 7
NR
CRT
ETAPA
PROCES
RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE
Managementului.

7 NREGISTRRI I ANEXE

Nr.
crt.
Formular
Elaborat
Durata
pstrrii
(ani)
Denumire Cod
1 Lista de control F - 4.2.3 - 01 RM 3
2 Lista de difuzare / retragere F - 4.2.3 - 02 RM 3
3 Formulare de redactare F - 4.2.3 - 03 RM 3
4 Lista documentelor externe aplicabile F - 4.2.3 - 04 RM 3
5 Registru intrari documente tipizat Secretariat 3
6 Registru iesiri documente tipizat Secretariat 3