PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05

CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 1/10

COMPETENTA, INSTRUIRE SI
CONSTIENTIZARE

Data: 22.02.2018

APROBAT
ADMINISTRATOR

Elaborat Verificat
Numele si prenumele RSMI: RM:
Semnatura
Data 22.02.2018
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 2/10

LISTA DE DIFUZARE
Nr. Destinatarul documentului Revizia Exemplar Data Semnatura
crt.
1 Administrator 0 1
2 Director Tehnic 0 2
3 Director Economic 0 3
Compartiment Calitate-Mediu-SSO/
4 0 4
RSMI
5 AQ / CQ 0 5
6 Compartiment Juridic 0 6
Compartiment Securitate si sanatate in
7 0 7
Munca
8 Aprovizionare 0 8
9 Marketing Ofertare Contractare 0 9
10 Sector Operativ 0 10
11 Organism de Certificare 0 11
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 3/10

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR

Localizarea E V A
CONTINUTUL MODIFICARII
Revizia modificarii Observatii
rev/cap/pag Nume/ Semnatura
0 1…8 Elaborare iniţială
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 4/10

Cuprins Pagina

1. SCOP 5
2. DOMENIU 5
3. DEFINITII SI PRESCURTARI 5
4. DOCUMENTE DE REFERINTA 5
5. PROCEDURA 6
6. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI 8
7. ANEXE SI INREGISTRARI 10
Anexa 1 – Necesar de instruire - cod FS-05-01
Anexa 2 – Planul anual de instruire - cod FS-05-02
Anexa 3 – Proces verbal de instruire - cod FS-05-03
Anexa 4 – Fise, formulare si inregistrari privind evaluarea instruirii - cod FS-05-04
Fisa postului - cod FS-05-04-01
Formular de instruire pentru angajatii noi - cod FS-05-04-02
Formular evaluare competenta angajati noi - cod FS-05-04-03
Formular individual de apreciere anuala pentru functii de
conducere - cod FS-05-04-04
Fisa individuala de apreciere anuala pentru functii de
executie - cod FS-07-05-05
Program de evaluare a competentei angajatilor - cod FS-05-04-06
Plan de instruire angajati - cod FS-05-04-07
Formular de confirmare a instruirii - cod FS-05-04-08
Fisa de pontaj - cod FS-05-04-09
Convocator - cod FS-05-04-10
Formular asigurare competenta procese externalizate cod FS-05-04-11
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 5/10

1 SCOP
Prezenta procedura stabileste necesarul de competenta ce se are in vedere pentru
asigurarea conformitatii cu cerintele. Deficitul de competenta se asigura prin activitati de
instruire sau alte actiuni pentru atingerea competentei necesare. Prezenta procedura
stabileste modul de realizare al instruirii si constientizarii personalului care lucreaza pentru
si in numele organizatie, precum si metodele de evaluare a competentei, instruirii si
constientizarii la nivelul S.C. 3G LOGISTIC & MERCHANDISING S.R.L., inclusiv analiza
eficientei si eficacitatii acestor procese.

2 DOMENIU
Procedura se aplica in cadrul societatii S.C. 3G LOGISTIC & MERCHANDISING
S.R.L. pentru personalul de la toate nivelurile organizatorice: pentru procesele
externalizate care influenteaza conformitatea produsului/serviciului furnizat de organizatie
se asigura ca si in aceste cazuri comptenta necesara este dovedita.
Procedura urmareste mentinerea si imbunatatirea competentei angajatilor in
desfasurarea activitatilor organizatiei, instruirea pe linie: profesionala, de protectie a
mediului in vederea respectarii legislatiei aplicabile activitatilor desfasurate si prevenirii
poluarii factorilor de mediu, instruirii si reinstruirii pe linie de securitate si sanatate in munca
pentru prevenirea aparitiei pericolelor de ranire si imbolnavire profesionala si mentinerea
starii de sanatate a personalului angajat.

3 DEFINITII SI PRESCURTARI
Termenii utilizati sunt definiti conform:
SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2015 – Managementul calitatii si asigurarea calitatii. Vocabular.
SR EN ISO 9004:2015 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
SR EN ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de
utilizare.
ISO 14050:2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
Cerinte.
OHSAS 18002:2004 – Ghid pentru implementarea OHSAS 18001.
Manualul Integrat Calitate – Mediu – SSO cod MMI – 01, ed. 1, rev. 0.

SMI – Sistem de management integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala.

RM – Reprezentantul managementului.
RSMI – Responsabilul sistemului de management integrat calitate-mediu-sanatate si
securitate ocupationala;
AEM – Analiza efectuata de management;
RI – Regulamentul intern;
ROF – Regulamentul de organizare si functionare;
FP – Fise post.

4 DOCUMENTE DE REFERINTA
SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2015 – Managementul calitatii si asigurarea calitatii. Vocabular.
SR EN ISO 9004:2015 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 6/10

SR EN ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de

utilizare.
ISO 14050:2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
Cerinte.
OHSAS 18002:2004 – Ghid pentru implementarea OHSAS 18001.
Ordonanta de urgenta nr. 195/ 2005 – privind protectia mediului.
Legea nr. 319 / 2006 – Legea securitatii si sanatatii in munca.
Hotararea nr. 1425/ 2006 – Norme metodologice de aplicare a prevederilor Legii
319/2006.

5 PROCEDURA
5.1. Planificarea procesului de competenta, instruire, constientizare
In cadrul planificarii procesului de competenta, instruire, constientizare
compartimentele din cadrul S.C. 3G LOGISTIC & MERCHANDISING S.R.L. stabilesc
necesarul de instruire conform Anexei 1 - Necesar de instruire - cod FS-05-01.
Acesta este stabilit in cadrul fiecarui compartiment, in urma evaluarilor personalului
si este supus aprobarii Administratorului societatii.
Planificarea procesului de competenta, instruire, constientizare implica realizarea
urmatoarelor activitati:
 Identificarea competentei necesare pentru personalul care desfasoara activitati care
influenteaza SMI, se face prin analiza cerintelor postului si a sarcinii de munca.
Cerintele referitoare la studii, instruire, abilitati si experienta sunt analizate prin
Fisa postului - cod FS-05-04-01 pentru fiecare pozitie din statul de functiuni din
cadrul S.C. TERMOCONTROL S.R.L. si fata de aceste cerinte se are in vedere :
 dezvoltarea calificarii si capabilitatii personalului;
 comunicarea si intelegerea cerintelor SMI si a politicii in domeniul calitatii-
mediului-sso;
 constientizarea relevantei si importantei activitatilor desfasurate in indeplinirea
obiectivelor generale si specifice ale calitatii-mediului-sso;
 promovarea si realizarea cerintelor si asteptarilor clientului.
 Identificarea necesitatilor de instruire se face de catre RSMI si sefii de compartimente,
in functie de obiectivele generale si specifice ale SMI pentru anul in curs si in functie de
sarcinile si responsabilitatile privind capabilitatea personalului de a indeplini sarcinile de
munca (evidentiate in urma evaluarilor personalului), necesitatile de instruire pe linie de
mediu si sanatate si securitate ocupationala, indicatorii de performanta stabiliti pe
procese si datele de iesire ale analizelor de management. Necesitatile de instruire dupa
analiza managementului se concretizeaza prin programul anual de instruire, care
include tematicile de instruire/categorii de personal, perioada, lectorii, resursele alocate,
eventual modul de evaluare conform formularelor specificate. Programul anual de audit
include calificarea/recalificarea personalului in domeniul tehnic de specialitate,
instruirea/reinstruirea interna si externa pe documentele SMI, formarea profesionala
pentru angajatii noi sau cei care urmeaza a fi promovati, calificare si perfectionare
corespunzator cerintelor legale si reglementate in vigoare (standarde ocupationale,
cerinte de validare si aprobare tehnice, etc. ).
Lectorii cursurilor pot fi interni, sau externi din organizatii specializate in domeniu.
Locul de desfasurare a instruirilor poate fi in cadrul firmei sau la sediul organizatiilor
externe.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 7/10

5.2. Realizarea instruirii

Instruirea se face :
- prin personal propriu al organizatiei (instruiri pe documentele SMI, instruiri
specifice de mediu, instruiri obligatorii de securitate si sanatate in munca si
PSI);
- prin colaborare sau cursuri organizate de terti;
- prin personal executiv si de conducere.

Instruirea va urmari temele:

- Sistem de management al calitatii;
- Sistem de management de mediu;
- Sistem de management al sanatatii si securitatii ocupationale;
- Documentele sistemului de management de calitate, de management de mediu
si de sanatate si securitate ocupationala;
- Securitatea si sanatatea in munca, PSI;
- Teme specifice de protectie a mediului – legislatie de mediu specifica
aplicabila;
- Pregatirea pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns (teme comune
calitate-mediu-sso) si simularea situatiilor de urgenta;
- Teme specifice ariei de competenta al angajatului.

Motivatia pentru calitate, mediu si sanatate si securitate ocupationala are urmatoarele

obiective:
- intelegerea si indeplinirea sarcinilor de serviciu;
- participarea competenta la desfasurarea proceselor si realizarea indicatorilor
de performanta ai acestora;
- prezentarea avantajelor unui lucru corect;
- satisfacerea cerintelor clientului, implicite si explicite, inclusiv a cerintelor de
mediu si sanatate si securitate ocupationala;
- costuri optime si beneficii;
- aplicare la intregul personal al societatii;
- aplicarea constientienta a sistemului de calitate, mediu si sanatate si securitate
ocupationala.

Organizatia evalueaza permanent eficacitatea actiunilor intrepriunse privind instruirea

personalului Formular de confirmare al instruirii cod FS-05-04-08.

5.3. Evaluarea personalului

Se face prin testare, in ultima zi de instruire, pe baza unor chestionare, intocmite de
personalul care realizeaza instruirea, rezultatele consemnandu-se in Procesele verbale de
instruire cod FS-05-03.
Evaluarea personalului din punct de vedere al aprecierilor pentru functii de executie,
functii de conducere, evaluare competente, etc. se face conform Anexei 4 – Fişe,
formulare şi înregistrări privind evaluarea instruirii – cod FS-05-04, Formularul
individual de apreciere anuala pentru functii de conducere – cod FS-05-04-04, Fisa
individuala de apreciere anuala pentru functii de executie – cod FS-05-04-05,
Formularul de evaluare competenta angajati noi – cod FS-05-04-03, de către şeful
ierarhic superior, în funcţie de criteriile profesionale alese astfel încât să oglindească cât
mai fidel rezultatele muncii şi comportamentul unui salariat de pe orice nivel ierarhic.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 8/10

Originalul Fişelor de apreciere se păstreazã la evaluator, iar o listă cu rezultatele

evaluării personalului se transmite la seful serviciului resurse umane, personal.
Se folosesc Formulare de evaluare si in cazul evaluarii personalului nou angajat dupa
perioada de proba.

5.4. Inregistrarea documentelor de instruire

RSMI va inregistra necesarele de instruire, elaborand Planul anual de instruire
cod FS-05-02 pe care il aproba Administratorul, procesele verbale si chestionarele de
evaluare precum si fisele de evaluare a performantei angajatilor.
Compartimentul Resurse Umane tine sub control si completeaza dosarele de
personal cu toate inregistrarile si rezultatele instruirilor/evaluarilor personalului angajat. De
asemenea, RSMI intocmeste lista de evidenta a persoanelor autorizate (domeniul de
autorizatie, valabilitatea autorizatiei) la nivel de societate. Dosarele de personal contin
copiile dupa autorizatiile personalului.
Eficacitatea actiunilor de instruire si constientizare a personalului pot fi date de
intrare in analiza efectuata de management.

5.5 Constientizare si competenta

Constientizarea personalului va urmari conformarea cu politica integrata calitate-
mediu-sanatate si securitate ocupationala, cu legislatia in vigoare si cerintele reglementate
precum si indeplinirea responsabilitatilor corespunzator indicatorilor de performanta si
responsabilitatilor fiecarui angajat / loc de munca.
Mentinerea competentei se face: prin participarea permanenta la cursuri interne si
externe, prin evaluarea rezultatelor instruirilor si cursurilor conform procedurii.
Organizatia se asigura ca toate procesele externalizate au asigurate competenta
necesara realizarii serviciilor de baza ale organizatiei Formular asigurare competenta
procese externalizate cod FS-05-04-11.

6. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI

6.1 Administrator
- aproba Programul de instruire si evalueaza performantele angajatilor din toate
punctele de vedere si pe toate tipurile de instruire;
- aproba resursele necesare desfasurarii activitatii de Competenta, instruire si
constientizare din cadrul societatii;
- aproba lectorii, respectiv numesc responsabilul cursului de pregatire sau instruire a
personalului;
- angajeaza pe criterii de competenta lectori specializati pentru domeniul in care se
face instruirea;
- numesc in functiile de conducere, de control si asigurare a functionarii SMI numai
personal calificat, instruit si competent pentru a implementa cerintele SMI;
- valideaza functiile de conducere si de executie in urma evaluarii competentei
personalului; se consulta dupa caz cu Directorul Tehnic si Directorul Economic
pentru personalul din subordinea acestora.

6.2 Directorul Economic

- asigura resursele financiare necesare aplicarii planului anual de instruire si
desfasurarii procesului de constientizare si competenta pentru intregul personal.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE Page 9/10

6.3 Responsabilul sistemului de management integrat calitate-mediu-sanatate si

securitate ocupationala – RSMI
- elaboreaza Planul anual de instruire si il supune spre aprobare Administratorului
societatii;
- organizeaza cursurile privind instruirile in domeniul calitatii, mediului si sanatatii si
securitatii ocupationale la nivelul organizatiei (intern);
- intocmeste procesele verbale de instruire si le pastreaza ca dovezi obiective,
inclusiv pe cele privind dovada eficacitatii instruirilor;
- valideaza rezultatele instruirilor, inregistreaza si pastreaza rezultatele;
- mentine si pastreaza dovezi privind constientizarea si competenta necesara
realizarii proceselor conform cerintelor din fisele de post si atributii paralel cu
urmarirea evolutiei performantelor profesionale si de sistem;
- pastreaza dovezi privind asigurarea competentei si pentru procesele externalizate
care influenteaza conformitatea serviciilor in cadrul organizatiei.

6.4 Compartimentul Resurse Umane

- tine evidenta tuturor instruirilor si validarea acestora, completeaza si tine la zi
corespunzator prezentei proceduri cartile de munca, fisele de post si atributii,
celelalte inregistrari specifice privind evaluarea competentei si instruirii angajatilor
precum si dovezi ale experientei profesionale si de formare ale acestora;
- gestioneaza RI si ROF pe baza caruia face constientizarea intregului personal
angajat privind responsabilitatile in cadrul organizatiei, corespunzator acestora si
pozitiei in organigrama;
- colaboreaza cu lectorii sau persoanele care realizeaza instruirea (inclusiv cu
RSMI) la elaborarea structurii programelor de instruire si calificare/recalificare la
nivel de societate;
- asigura planificarea fortei de munca, a personalului calificat si autorizat si
recruteaza si selecteaza personalul conform cerintelor de calificare solicitate de
sefii compartimentelor;
- asigura pastrarea tuturor documentelor si inregistrarilor privind calificarea,
pregatirea si instruirea personalului;
- intocmeste formularele si programele de evaluare a competentei angajatilor pe
care le supune spre aprobare Administratorului.

6.5 Compartimentele operative ale societatii

- indentifica nevoile de instruire, analizeaza nevoile de instruire si competenta si
stabilesc necesarul de instruire conform Necesar de instruire - cod FS-05-01
- asigura folosirea in cadrul compartimentului a personalului calificat si competent
din punct de vedere al studiilor, experientei, instruirii si abilitatilor adecvate postului
si sarcinilor de serviciu;
- necesarul de instruire se transmite pentru aprobare catre RSMI si compartimentul
resurse umane;
- pastreaza dovezi privind instruirea, confirmarea instruirii si evaluarea eficacitatii
acestuia pentru toate tipurile de instruire, inclusiv cele referitoare la mediu, ssm,
SU;
- raspunde de realizarea instruirilor planificate la nivel de SMI si validate de
management;
- asigura instruirea periodica a personalului din subordine atat pentru mentinerea si
imbunatatirea SMI, cat si conform cerintelor legale si reglementate specifice
activitatilor.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-05
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI Editia: 1
SECURITATE OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 10/10
COMPETENTA, INSTRUIRE SI CONSTIENTIZARE -

6.6 Personalul angajat

- participa la toate tipurile de instruire din cadrul organizatiei şi răspund de insusirea
acesteia;
- isi dovedeste competenta si constientizarea pentru realizarea sarcinii de munca in
spiritul politicii si obiectivelor SMI;
- este evaluat periodic din punct de vedere al competentei la locul de munca, al
indeplinirii indicatorilor de performanta stabiliti la nivelul SMI.

7 ANEXE SI INREGISTRARI
Anexa 1 – Necesar de instruire - cod FS-05-01
Anexa 2 – Planul anual de instruire - cod FS-05-02
Anexa 3 – Proces verbal de instruire - cod FS-05-03
Anexa 4 – Fise, formulare si inregistrari privind evaluarea instruirii cod FS-05-04
Fisa postului cod FS-05-04-01
Formular de instruire pentru angajatii noi cod FS-05-04-02
Formular evaluare competenta angajati noi cod FS-05-04-03
Formular individual de apreciere anuala pentru functii de
conducere cod FS-05-04-04
Fisa individuala de apreciere anuala pentru functii de
executie cod FS-05-04-05
Program de evaluare a competentei angajatilor cod FS-05-04-06
Plan de instruire angajati cod FS-05-04-07
Formular de confirmare a instruirii cod FS-05-04-08
Fisa de pontaj cod FS-05-04-09
Convocator cod FS-05-04-10
Formular asigurare competenta procese externalizate cod FS-05-04-11