UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACU

CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE COD: PS 03

PROCEDUR DE SISTEM

RECTOR, PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele i numele Reprezentantul Managementului Elaborat EDIIA: 2 Prof. univ. dr. ing. Gheorghe PINTILIE ef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE REVIZIA: 0 1 2 3 4 5

Semntura

EXEMPLAR NR.:

Intr n vigoare ncepnd cu data de 02.02.2012, prin aprobarea n edina Senatului Universitii Vasile Alecsandri din Bacu

PREZENTA DOCUMENTAIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITII VASILE ALECSANDRI DIN BACU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FR APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/1996. - Document controlat F 01.07/Ed.1

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS 03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 1/14 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

LISTA REVIZIILOR
Simbol revizie Ediie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Paragr. Coninutul reviziei Elaborat Responsabiliti Verificat Aprobat

F 02.07/Ed.1

Fiier SiM/MSIM/Lista reviziilor PS03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 2/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

SCOP Prezenta procedur are drept scop s asigure: activitile efectuate pentru determinarea (stabilirea cu precizie), documentarea, evaluarea, separarea, tratarea neconformitilor; activitile pentru identificarea, documentarea, evaluarea, separarea, tratarea produselor i serviciilor neconforme; ntiinarea funciilor sau prilor implicate pentru a se asigura c nu este permis utilizarea sau livrarea neintenionat a produselor/ serviciilor neconforme cu condiiile specificate; adoptarea unor msuri n vederea reducerii oricrui impact/risc; tratarea, analizarea i identificarea soluiilor de rezolvare a problemelor legate de mediu i SSO i SMSA; identificarea neconformitilor poteniale i documentarea acestora pentru a asigura c nu mai apar; identificarea i analizarea tuturor informaiilor referitoare la procesele Sistemului Integrat de Management, pentru a determina i elimina cauzele neconformitilor constatate sau pentru a depista i elimina cauzele neconformitilor poteniale; realizarea unui sistem de munc mai sntos i mai sigur, mbuntirea continu a performanelor; stabilirea de aciuni corective i preventive necesare i verificarea eficacitii acestora; precizarea responsabilitilor i competenelor decizionale pentru stabilirea i urmrirea aplicrii aciunilor corective i preventive referitoare la Sistemul integrat de management. Procedura se aplic de ctre RM/DM/RCMSSO/ RMSA, personalul responsabil de activitile care influeneaz calitatea serviciilor (tot personalul didactic), comisiile de recepie, personalul din hala de producie, laboratoare, cantin, serviciul social etc. DOMENIU Procedura se refer la activitile efectuate pentru determinarea, documentarea, evaluarea, separarea, tratarea produselor/serviciilor neconforme, aciunile corective desfurate n cadrul Universitii Vasile Alecsandri din Bacu pentru eliminarea cauzelor neconformitilor constatate n ceea ce privete procesele i la aciunile preventive ntreprinse pentru a asigura meninerea conformitii Sistemului integrat de management cu cerinele specificate; tratarea, analizarea i identificarea soluiilor de rezolvare a problemelor legate de mediu, SSO i SMSA adoptarea unor msuri n vederea reducerii oricrui impact/ risc. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular; SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2008 n domeniul educaiei;
Fiier SIM/PS/PS-03

F 03.07/Ed.1

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 3/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, ENQA, 2005; SR EN ISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu. Specificaii, cu ghid de utilizare; SR ISO 14050: 2010 - Management de mediu. Vocabular; SR OHSAS 18001: 2008 Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. Cerine; SA 8000:2008. Certificarea sistemelor de management al responsabilitii sociale; Legea nr.319/ 14.07.2006 Legea securitii i sntii n munc; H.G. nr. 955/2010 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securitii i sntii n munc nr. 319/2006, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 1.425/2006; Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv republicat SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de manangement al siguranei alimentelor Cerine pentru orice organizaie din lanul alimentar; SR ISO/TS 22004:2005 - Sisteme de management al siguraei alimentului. Recomandri de aplicare pentru ISO 22000:2005; SR EN ISO 22005:2007 - Trasabilitatea n lanul alimentar. Principii generale i cerine fundamentale pentru proiectarea i implementarea sistemului; Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 853/2004 de stabilire a normelor specifice de igien privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 2073/2005 privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare; Legea nr.150 din 2004 - privind sigurana alimentar; Hotarare nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare MSIM - 01 Manualul sistemului integrat de management (calitate, mediu, Ssntate i securitate ocupaional); MSMSA 01 Manualul sistemului de management al siguranei alimentelor; PS 01 Controlul documentelor i al nregistrrilor; PS 02 Audit intern; PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului; PS 04 Prevederi legale i alte cerine aplicabile, evaluarea conformrii cu cerinele legale i alte cerine; PO 05 Analiza efectuat de management PO 08 Evaluarea satisfaciei clienilor i a altor pri interesate
F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 4/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

4 4.1

R-01.03 Codul de etic al Universitii

DEFINIII I ABREVIERI Definiii Compartiment orice structur organizatoric din cadrul Universitii (facultate, departament, serviciu, catedr etc.); Proces o activitate sau un ansamblu de activiti care utilizeaz resurse, condus (conduse) astfel nct s permit transformarea elementelor de intrare n elemente de ieire; Neconformitate nendeplinirea unei cerine; Corecie aciune de eliminare a unei neconformiti determinate; Incident - eveniment legat de munc ce a generat sau ar fi putut genera o rnire sau o mbolnvire profesional sau deces; Risc - combinaie a probabilitii de apariie a unui eveniment periculos sau expunerii la acesta i a severitii rnirii sau mbolnvirii profesionale, care poate fi cauzat de eveniment sau de expunerea la acesta; Evaluare risc - proces de estimare a riscului, care rezult dintr-un pericol, innd seama de caracterul corespunztor al oricror controale existente i de luare a deciziei asupra faptului c riscul este sau nu este acceptabil; Client persoan, grup de persoane, cu responsabiliti, autoritate i relaii determinate sau persoan care primete un produs; Pericol pentru sigurana alimentului agent biologic, chimic sau fizic prezent n produsul alimentar, sau stare a produsului alimentar, cu potenial de a determina un efect negativ asupra sntii; Punct de control orice etap a procesului de fabricaie n care trebuie exercitat un anumit grad de control, dar n care pierderea controlului nu conduce la periclitarea sntii sau vieii consumatorului; Punct critic de control etap de siguran a alimentului n care se poate realiza controlul i care este esenial pentru a prevenii sau elimina un pericol alimentar sau de a-l reduce la un nivel acceptat; Verificare utilizarea unor teste suplimentare i/sau a unei treceri n revist a nregistrrilor monitorizrii, realizate pentru a determina dac sistemul HACCP este aplicat, dac funcioneaz conform planului i dac monitorizarea este realizat efectiv i eficient; Msur de control aciune sau activitate care poate fi folosit pentru a prevenii sau elimina un pericol alimentar sau pentru a-l reduce pn la un nivel acceptabil. Definiiile celorlali termeni utilizai sunt conform SR EN ISO 9000:2006, SR ISO 14050, OHSAS 18002 i SR EN ISO 22000:2005, MSIM i SMSA. Abrevieri SIM - Sistemul integrat de management; SMSA Sistem de management al siguranei alimentelor; CEACU Comisia de evaluare i asigurare a calitii din Universitate; RM Reprezentantul managementului; DM Departamentul de management; RNACP Raport de neconformitate, aciuni corective i preventive; MECTSI Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului;
Fiier SIM/PS/PS-03

4.2

F 03.07/Ed.1

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 5/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

DGA Direcia General Administrativ; I Instruciune; F Formular; R- Regulament; RN Registrul neconformitilor; RCMSSO Responsabil pe probleme de calitate, mediu, sntate i securitate a ocupaiei din compartiment; RMSA Reprezentantul managementului siguranei alimentelor; DSV Direcia Sanitar Veterinar; APM Agenia pentru Protecia Mediului; GNM Garda Naional de Mediu; ITM Inspectoratul Teritorial de Munc; UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu. CP Punct de control; HACCP Hazard Analysic Critical Control Point (Analiza Hazardelor i a Punctelor Critice de Control); CCP Punct critic de control. 5 DESCRIEREA PROCEDURII 5.1 Generaliti 5.1.1 n cadrul documentaiei SIM din UB, sunt stabilite regulile necesare pentru identificarea i inerea sub control a neconformitilor aprute n procesele de educaie, formare profesional, cercetare, precum i a serviciilor administrative. 5.1.2 n cadrul documentaiei SMSA din cadrul cantinei universitii, sunt stabilite regulile caracteristice identificrii i monitorizrii continue a neconformitilor aprute n procesul de procesare a alimentelor. 5.1.3 Informaiile relevante referitoare la procesele SIM se nregistreaz n conformitate cu procedura PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor, i sunt analizate pentru a stabili cu precizie i elimina produsele/serviciile neconforme, precum i cauzele neconformitilor i ale altor situaii nedorite, existente sau poteniale. 5.1.4 Aciunile corective sau preventive sunt stabilite lund n consideraie impactul potenial asupra: costurilor prestrii serviciilor; performana proceselor educaionale i de cercetare; satisfacerea cerinelor MECTS i ale altor pri interesate; mediului; SSO, SMSA i asupra imaginii UB. 5.1.5 Orice modificri ale documentaiei SIM care rezult din aciunile corective sau preventive se nregistreaz i se implementeaz pentru a se asigura funcionarea eficace a SIM, cu respectarea procedurii PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor. 5.1.6 Aciunile corective sau preventive iniiate ca urmare a analizei efectuate de management pe Universitate sunt tratate n procedura PO 05 Analiza efectuat de management, iar cele iniiate ca urmare a auditurilor interne ale SIM/ SMSA, n procedura PS 02 Audit intern. 5.1.6. Cu prilejul fiecrei analize a SIM/SMSA, efectuat de conducerea UB, este discutat sinteza aciunilor corective i preventive ntreprinse, prezentat de DM.

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 6/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Identificarea neconformitilor Persoanele care identific neconformiti pot fi: lucrtorii (salariaii) UB; conductorii compartimentelor; RCMSSO; RMSSO, auditorii; RMSA; studenii; furnizorii; persoanele interesate; inspectorii instituiilor de verificare i control. 5.2.1 Identificarea produselor/serviciilor neconforme Identificarea de produs/serviciu neconform are loc n urmtoarele situaii: a) la recepia materialelor, utilajelor, aparaturii de msur i control sau a altor produse/servicii aprovizionate; b) la controlul pe flux al produselor/serviciilor; c) la controlul final al produselor/serviciilor; d) dup livrare produse/servicii (reclamaii). 5.2.1.1 Schema procesului de tratare a produsului/serviciului neconform (fig. 1). 5.2.1.2 Analiza i tratarea produsului/serviciului neconform Produsele aprovizionate neconforme sunt identificate de Comisiile de recepie/ laboratoare. Produsul neconform se analizeaz i se returneaz sau se folosete ca atare. Produsele neconforme nregistrate pe flux i la final se analizeaz de ctre proprietarii de proces, comisiile de recepie i se stabilete modul de tratare a acestora. Tratarea produsului neconform se realizeaz prin corecie pentru eliminarea neconformitii detectate. DGA, departamentele i facultile pstreaz nregistrri ale coreciilor aplicate, nsoite sau nu de aciuni corective. Dup aplicarea coreciei, produsul/serviciul trebuie s fie reverificat, pentru a se demonstra c este conform cu cerinele. Dac produsul/serviciul neconform este detectat dup livrare, se iau msuri corespunztoare, n funcie de riscurile implicate sau poteniale ale neconformitii. Dac este cazul, aceste aspecte se convin cu clientul.

5.2

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 7/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

verificarea produsului/serv.

a) produs aprovizionat

b) pe flux

c) la final

Identificare produs neconform

d) la livrare

returnare utilizare ca atare livrare

Analiza i tratarea produsului neconform Corecie

Necesitate aciuni corective

STOP

se aplic punctele 5.6 i/sau 5.7

Fig. 1. Schema procesului de tratare a produsului/ serviciului neconform 5.2.2 Identifi carea neconformitilor se face n cadrul auditurilor, la avizrile pe parcurs i finale n cadrul procesului didactic, de cercetare, de asigurare a serviciilor sociale i n cadrul analizelor efectuate de management, n timpul controalelor pe linie de mediu, SSO, SMSA, situaii de urgen, ISCIR. 5.2.3 n UB pot s apar urmtoarele tipuri de neconformiti: Neconformiti aferente proceselor conducerii: a) Definirea necorespunztoare a politicii i obiectivelor referitoare la calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional i siguran alimentar; b) Stabilirea necorespunztoare a responsabilitilor la diferite niveluri ale structurii organizatorice; c) Stabilirea unor modaliti necorespunztoare de comunicare ntre diferite entiti funcionale; d) Neefectuarea/efectuarea necorespunztoare a analizei SIM la nivelul conducerii. Neconformiti aferente documentelor SIM:
F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 8/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

a) Elaborarea documentelor SIM fr luarea n consideraie a cerinelor definite n documentaia de referin declarat; b) Nerespectarea prevederilor documentelor SIM, aprobate de conducerea UB; c) Nerespectarea metodologiei de inere sub control a nregistrrilor; d) Nerespectarea politici caracteristice siguranei alimentelor; e) Nerespectarea reetarului, a fielor/ parametrilor de lucru; f) Identificarea necorespunztoare a riscurilor/ punctelor critice de control caracteristice procesului de producie; g) Nerespectarea normelor de igien impuse i a condiiilor de pstrare a materiilor prime i a produsului finit; h) Efectuarea necorespunztoare a analizei planului HACCP; i) Nerespectarea documentelor caracteristice sistemului de siguran a alimentelor. Neconformiti aferente resurselor: a) Identificarea necorespunztoare a necesarului de resurse; b) Neasigurarea resurselor materiale i umane necesare pentru realizarea obiectivelor stabilite; c) Neasigurarea unui mediu de lucru adecvat, a infrastructurii i dotrii necesare pentru ndeplinirea cerinelor; d) Identificarea de resurse umane sau materiale necorespunztoare asigurrii cerinelor de calitate, mediu, SSO i SMSA.. Neconformiti ale proceselor educaionale, de cercetare tiinific i de asigurare a condiiilor sociale: a) Identificarea necorespunztoare a cerinelor explicite ale clienilor; b) Neidentificarea sau identificarea incorect a cerinelor implicite; c) Abateri contractuale; d) Analiza incorect sau incomplet a datelor de intrare; e) Elaborarea greit a unui studiu de cercetare sau a unei lucrri de proiectare; f) Nerespectarea condiiilor de protecie a mediului, a celor de SSO i a celor de intervenie n caz de situaii de urgen; g) Consultarea inadecvat a personalului UB i a beneficiarilor serviciilor asigurate de UB sau stabilirea unor aciuni inadecvate rezolvrii solicitrilor justificate ale acestora. Monitorizarea neconformitilor: a) Sistem necorespunztor de monitorizare a satisfaciei clientului; b) Audituri interne ale SIM, desfurate necorespunztor; c) Sistem necorespunztor de inere sub control a neconformitilor; d) Aciuni corective/preventive definite necorespunztor. 5.2.4 n timpul elaborrii studiilor de cercetare sau a proiectelor se fac analize, la nivel de responsabil de proiect/lucrare, ori de cte ori este nevoie, iar neconformitile depistate sunt eliminate imediat, fr a fi nregistrate; 5.2.5 Neconformitile de mediu i SSO sunt identificate n timpul auditurilor interne i n urma inspeciilor GNM Comisariatul Judeean Bacu, APM Bacu sau ITM Bacu. 5.3 nregistrarea neconformitilor

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 9/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

5.3.1 Neconformitile identificate se nregistreaz n Registrul de neconformiti, aciuni corective i preventive n momentul constatrii, de ctre personalul DM responsabil. 5.3.2 Pentru toate neconformitile nregistrate, se ntocmesc RNACP. 5.4 Analiza neconformitilor 5.4.1 Analiza neconformitilor se face n raport cu: cerinele standardelor de referin; acte normative n vigoare; satisfacia clienilor; regulamente, proceduri i instruciuni care funcioneaz n UB; cerinele din planurile de cercetare. 5.4.2 Analiza neconformitilor se face n funcie de cerinele i criteriile de acceptare specificate, determinndu-se msura n care neconformitile identificate afecteaz cerinele i criteriile de acceptare ale proceselor de educaie/formare profesional sau cercetare i a serviciilor; 5.4.3 Analiza neconformitilor stabilite n urma unui audit intern se realizeaz conform PS-02 Audit intern. 5.4.4 Pentru celelalte neconformiti, analiza i propunerea de msuri corective i preventive se fac de ctre conducerea compartimentului n care a fost semnalat neconformitatea. 5.4.5 Pentru neconformitile care nu pot fi soluionate, se pot ntocmi Cereri de derogare. 5.5 Neconformiti depistate n documente 5.5.1 Dac se constat neconformiti n documente, acestea se trateaz prin stabilirea de aciuni corective i preventive, respectnd procedura PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor. 5.6 Aciunile corective 5.6.1 Aciunile corective se iniiaz n urmtoarele situaii: la identificarea unor neconformiti, cu ocazia auditului intern; la identificarea unor neconformiti, dup analize periodice efectuate de management; la sesizri i opinii ale clienilor sau ale altor pri interesate referitoare la neconformitile unor produse/procese, servicii; la sesizri ale personalului referitoare la disfuncionaliti n aplicarea SIM. 5.6.2 n procesul de elaborare a aciunilor corective se vor lua n consideraie urmtoarele elemente: stabilirea cu precizie (determinarea) cauzelor neconformitilor; stabilirea msurilor corective necesare; numirea persoanelor responsabile de implementarea msurilor corective, cu precizarea termenelor de realizare a acestora; controlul ndeplinirii la termen a msurilor stabilite;
F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 10/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

nregistrarea n procedurile operaionale i n toate documentele necesare a schimbrilor rezultate din aciunile corective. 5.6.3 Persoana care iniiaz aciunile corective ntocmete RNACP. 5.6.4 efii de compartimente n care s-au identificat neconformiti determin aciunile corective necesare pentru eliminarea cauzelor acestora, evalueaz amploarea lor, stabilesc responsabilii, termenele pentru aplicarea aciunilor corective i reverific neconformitile pentru a demonstra conformitatea cu cerinele. 5.6.5 Aciunile corective iniiate n urma auditurilor sunt consemnate de eful zonei auditate n RNAPC. 5.6.6 eful zonei auditate stabilete termenul de finalizare al aciunii corective. 5.6.7 Auditorul-ef verific modul de implementare i eficiena aciunilor corective propuse. 5.6.8 Dup implementarea aciunilor corective, responsabilul cu ndeplinirea acestora consemneaz n RNACP data implementrii i, dac este cazul, modul de realizare. 5.6.9 Dac n urma verificrilor auditorul constat c neconformitatea nu a fost nlturat, informeaz n scris eful structurii imediat superioare, care stabilete msurile corective necesare. 5.6.10 Msurile corective stabilite cu ocazia analizelor efectuate de management sunt nregistrate n Planul de msuri i difuzate n termen de 5 zile lucrtoare compartimentelor responsabile. 5.6.11 n cazul aciunilor corective identificate ca fiind necesare, urmare a evalurii satisfaciei studenilor i a altor pri interesate (reclamaii), se aplic prevederile procedurii PO 08 Evaluarea satisfaciei clienilor i a altor pri interesate. 5.6.12 Dac prin aplicarea aciunilor nu a fost eliminat neconformitatea, procedura este reluat de la etapa de identificare a cauzelor care au generat neconformitatea, caz n care se evalueaz modalitatea de rezolvare i eficacitatea aciunilor corective / preventive impuse.

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 11/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

5.6.13 Schema procesului de aciuni corective i preventive

Date i informaii privind abateri Identificare i nregistrare neconformiti
Existente Probabile

RNACP

Analiza neconformitilor

Analiz date i informaii i stabilire de aciuni preventive

a) Implementare aciuni corective

a) Implementare aciuni preventive Completare RNACP

Verificare, rezolvare aciuni corective i preventive

Evaluarea eficacitii aciunilor corective i preventive date de intrare pentru analiza efectuat de management

5.7 Aciuni preventive 5.7.1 Aciunile preventive se stabilesc pentru evitarea apariiei neconformitilor n procesele didactice, de cercetare, de asigurare a condiiilor sociale din UB. 5.7.2 Aciunea preventiv trebuie s fie discutat i aprobat de eful compartimentului n care se impune o astfel de aciune. 5.7.3 n procesul de elaborare a aciunilor preventive se vor lua n consideraie urmtoarele elemente: determinarea cauzelor unor neconformiti posibile, lund n consideraie impactul potenial ca urmare a evalurii activitii; stabilirea msurilor preventive necesare; numirea persoanelor responsabile de implementarea msurilor preventive, cu precizarea termenelor de realizare a acestora; controlul ndeplinirii la termen a msurilor stabilite; nregistrarea n procedurile operaionale i n toate documentele necesare a schimbrilor rezultate din aciunile preventive. 5.7.4 Persoana care iniiaz aciune preventiv ntocmete RNACP. 5.7.5 Implementarea aciunilor preventive i eficiena lor sunt controlate de efii compartimentelor implicate. 5.7.6 Fiecare angajat al UB, student/cursant i alte pri interesate pot face propuneri de mbuntire a procesului educaional. RM are obligaia s analizeze
F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 12/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

propunerile i s caute soluii. Soluia final este stabilit mpreun cu eful compartimentului vizat. 5.7.7. Fiecare parte interesat sau angajat al cantinei Universitii pot propune msuri mbuntire a procesului de procesare i comercializare a hranei. 6 6.1 RESPONSABILITI Rectorul rspunde de aprobarea procedurii i asigur resursele necesare pentru aplicarea acesteia; numete comisiile de recepie; aprob soluiile de rezolvare a neconformitilor care apar la nivelul UB; dispune implementarea aciunilor corective/preventive stabilite la nivelul UB pentru a elimina cauzele unor neconformiti existente sau poteniale, atunci cnd aceasta necesit alocarea de resurse umane i de alt natur; aprob RNACP; aprob toate modificrile la documentele SIM, stabilite prin aciuni corective i/sau preventive; solicit RM/DM/IMSSO/RMSA rapoarte privind situaia neconformitilor, modul de tratare a acestora i stadiul realizrii aciunilor corective/preventive. Reprezentant Management analizeaz soluiile pentru nlturarea neconformitilor constatate fa de cerinele legale i de reglementare, de Hotrrile Senatului sau Biroului senatului, de cerinele stabilite n documentaia planurilor naionale i internaionale de cercetare, de cerinele clienilor sau de temele de proiectare i comand/contract; dispune aciuni corective sau preventive n vederea eliminrii reapariiei de neconformiti nregistrate; aprob cererile de derogare; analizeaz propunerile de mbuntire primite; analizeaz cauzele neconformitilor SIM i istoricul lor, n vederea iniierii de aciuni corective i/sau preventive necesare n domeniul pe care l coordoneaz; verific implementarea aciunilor corective i preventive pentru a se asigura c aceste aciuni sunt eficace n raport cu cerinele; urmrete implementarea i eficiena aciunilor corective i preventive; avizeaz toate modificrile la documentele SIM stabilite prin aciuni corective i preventive; primete propunerile de mbuntire i analizeaz mpreun cu DM aciunile corective i preventive propuse; urmrete efectuarea modificrilor n documentele SIM elaborate de alte departamente. Directorul DM Informeaz rectorul despre situaia neconformitilor nregistrate i aciunile corective/preventive care s-au impus i modul de implementare a acestora; avizeaz cererile de derogare;
Fiier SIM/PS/PS-03

6.2

6.3

F 03.07/Ed.1

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 13/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

asigur pstrarea documentelor conform cerinelor procedurii; difuzeaz controlat RNACP efului zonei auditate i auditorului-ef; asigur modificarea documentelor SIM pe care le-a elaborat CEACU, innd seama de aciunile corective/preventive implementate; gestioneaz i arhiveaz documentele n care sunt consemnate aciunile corective i preventive; elaboreaz i prezint rapoarte privind aciunile corective/preventive n edinele de analiza de management; difuzeaz Planul de msuri realizat ca urmare a analizelor de management, n termen de 5 zile de la ntocmire; identific i documenteaz neconformiti; analizeaz cauzele i modul de tratare a neconformitilor; stabilete aciuni corective/ preventive. 6.4 efii de compartimente identific neconformitatea la controlul pe flux, o documenteaz i o nregistreaz n registrul neconformitilor; analizeaz situaiile de produs/serviciu neconform la controlul pe flux i stabilesc modul de tratare al acestuia; stabilesc cauzele neconformitilor; dispun aciuni corective/preventive la neconformitile constatate (dup caz); verific modul n care aceste aciuni au fost realizate; stabilesc responsabilitile i competenele decizionale, la nivelul compartimentelor pe care le conduc, dispun i aplic aciunile corective/preventive stabilite; prezint efilor ierarhici superiori, rapoartele privind implementarea aciunilor corective/preventive stabilite i eficiena acestora; anun DM privind situaia eliminrii neconformitilor; aprob aciunile preventive n compartimentul coordonat. Comisia de recepie identific produse neconforme la recepie; identific neconformitatea, o documenteaz i o nregistreaz n RNACP; stabilete cauzele neconformitilor; analizeaz i decide returnarea produselor neconforme la furnizor; convine cu clientul aspectele de livrare ale produsului/serviciului neconform; stabilete aciuni corective/preventive; aplic aciunile corective/preventive stabilite; reverific produsul neconform, dup aplicarea aciunii corective. RCMSSO/IMSSO/ RMSA identific neconformitatea, o documenteaz i o nregistreaz n RNACP; verific implementarea aciunilor corective/ preventive stabilite; nchide RNACP;
Fiier SIM/PS/PS-03

6.5

6.6

F 03.07/Ed.1

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 14/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

IMSSO ntocmete rapoarte privind stadiul ndeplinirii neconformitilor pe linie de mediu, SSO i situaii de urgen; RMSA ntocmete rapoarte privind stadiul ndeplinirii neconformitilor pe linie de siguran a alimentelor. 6.7 Angajaii (lucrtorii) UB aplic aciunile corective i/sau preventive stabilite; formuleaz propuneri de mbuntire a proceselor de instruire i cercetare, pe care le prezint spre analiz RM/DM/ef compartiment; identific neconformitile. Auditorii interni efectueaz auditul intern conform planificrii, iar n cazul depistrii de neconformiti ntocmesc/nchid RNACP. 7 CONTROLUL NREGISTRRILOR nregistrare Raport de neconformiti RNACP* Nota de returnare la furnizor PV al analizei efectuat de management Raport de audit Proces-verbal de control pe linie de mediu i securitatea i sntate ocupaional
Proces-verbal de control pe linie de sigurana alimentelor

6.8

Suport Hrtie F 14.07

Completeaz Comisia de recepie/ ef compartiment/ RCMSSO/

RMSA

Loc de pstrare Comisia de recepie/ efi de compartiment/ RCMSSO/ DM/

RMSA

Durata

5 ani

Hrtie (fax) Hrtie F 16.07 Hrtie F 13.07 Formular / Hrtie F 367.10

DGA RM Auditor ef IMSSO

DGA RM/DM RM/DM IMSSO

5 ani 3 ani 3 ani 2 ani

Formular/ Hrtie F 454.11

RMSA

RMSA

2 ani

Not:
^ RNACP se ntocmete n trei exemplare, din care unul se pstreaz la DM timp de 5 ani, iar celelalte se difuzeaz controlat la eful compartimentului n care a fost semnalat neconformitatea, la auditorul-ef (dac RNACP se completeaz n urma unui audit) i, dac este cazul, n alte zone interesate. Exemplarul de la eful zonei auditate sau din alte zone vizate se pstreaz timp de 4 ani.
F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 15/15 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

^^. Reclamaii de la clieni se pstreaz la Registratur timp de 5 ani. ^^^ Cererea de derogare se pstreaz la DM minimum 3 ani de la ncetarea derogrii. ^^^^ Propunerile de mbuntire se pstreaz la Registratur timp de 5 ani. ^^^^^ Sintezele referitoare la aciunile corective i preventive ntreprinse se pstreaz mpreun cu nregistrrile analizei efectuate de management la RM timp de 5 ani i se arhiveaz pentru 5 ani.

ANEXE - Anexa nr. 1 Model formular - Raport de neconformitate, cod F 14.07. - Anexa nr. 2 - Model formular - Proces-verbal de control pe linie de mediu, sntate i securitate ocupaional, cod F 367.10. - Anexa nr.3 Model formular - ,,Proces-verbal de control pe linie de siguran alimentar, cod F 454.11

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Anexa nr. 1

Model formular

RAPORT DE NECONFORMITATE ACIUNE CORECTIVA/PREVENTIV

Data:

Numr:

APROBAT, RECTOR/EF COMPARTIMENT/DGA, 1. Compartimentul / produsul/serviciul/ activitatea:

2. Document de referin (titlul, ediie, revizie, paragraf): 3. Constatri:

n timpul auditului n timpul supravegherii activitii Alte situaii:

4. Descrierea neconformitii i cauza:

Identificat: ________________________________________________________________ (nume) (semntura) (data) 5. Corecie Responsabil: _______________________________________________________________ (nume) (semntura) (data) Termen de realizare: 6. Aciuni pentru eliminarea neconformitii: Analizat: ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ (nume) (semntura) (data) 7. Aciunea corectiv/preventiv stabilit: Termen realizare : Responsabil : ______________________________________________________________ (nume) (semntura) (data) 8. Rezultatul evalurii: Aciunile sunt corespunztoare i eficiente : DA NU Auditor: ___________________
Nume/semntur /data

9. Verificat ndeplinirea aciunilor de la punctele 5, 6 sau 7 Aciunile au fost ndeplinite: DA NU Auditor: ______________________
Nume/semntur /data

F 14.07/Ed. xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Anexa nr. 2 Model formular

PROCES-VERBAL DE CONTROL pe linie de mediu i securitatea i sntatea muncii

Data: Compartiment:

Aspectul de mediu/risc evaluat:

Document de referin:

Observaii:

n urma controlului efectuat, nu s-au constatat neconformiti; nu este necesar stabilirea de aciuni corective i preventive.

IMSSO,

CONDUCTOR COMPARTIMENT, F 367.10/Ed.xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL PRODUSULUI I SERVICIULUI NECONFORM, NECONFORMITI, ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE

Cod document PS-03 Pag./Total pag. Data Ediie/Revizie 02.02.2012 2/ 0 1 2 3 4 5

Anexa nr. 3 Model formular

PROCES-VERBAL DE CONTROL pe linie de sigurana alimentelor Data: Compartiment: Risc evaluat:

Document de referin:

Observaii:

n urma controlului efectuat, nu s-au constatat neconformiti; nu este necesar stabilirea de aciuni corective i preventive.

RMSA,

CONDUCTOR COMPARTIMENT,

F 454.11/Ed.xx

F 03.07/Ed.1

Fiier SIM/PS/PS-03