Sunteți pe pagina 1din 10

PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03

MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1


Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 1/10

AUDITUL INTERN

Data: 22.02.2018

APROBAT
ADMINISTRATOR

Elaborat Verificat
Numele si prenumele RSMI: RM:
Semnatura
Data 22.02.2018
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 2/10

LISTA DE DIFUZARE
Nr. Destinatarul documentului Revizia Exemplar Data Semnatura
crt.
1 Administrator 0 1
2 Director Tehnic 0 2
3 Director Economic 0 3
Compartiment Calitate-Mediu-SSO/
4 0 4
RSMI
5 AQ / CQ 0 5
6 Compartiment Juridic 0 6
Compartiment Securitate si sanatate in
7 0 7
Munca
8 Aprovizionare 0 8
9 Marketing Ofertare Contractare 0 9
10 Sector Operativ 0 10
11 Organism de Certificare 0 11
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 3/10

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR


Localizarea CONTINUTUL MODIFICARII E V A
Revizia modificării Nume/ Semnatura Observatii
rev/cap/pag
0 1 … 10 Elaborare iniţială
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 4/10

Cuprins Pagina

1. SCOP 5
2. DOMENIU 5
3. DEFINITII SI PRESCURTARI 5
4 DOCUMENTE DE REFERINTA 6
5. PROCEDURA 6
6. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI 9
7. ANEXE SI INREGISTRARI 10
Anexa 1 - Program anual de audit intern cod FS-03-01
Anexa 2 - Plan de audit cod FS-03-02
Anexa 3 - Chestionar de audit cod FS-03-03 A, B, C
Anexa 4 - Raport de audit cod FS-03-04
Anexa 5 - Raport de neconformitate cod FS-06-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 5/10

1 SCOP
Procedura documentata pentru audit intern defineste responsabilitatile si
cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, pentru stabilirea inregistrarilor si
raportarea rezultatelor. Pentru neconformitatile identificate prin audit sunt intreprinse
corectii si actiuni corective pentru eliminarea lor si a cauzelor care le-au generat (prezenta
procedura este corelata cu cerintele de audit din ISO 19011:2002).
Auditurilor interne se efectueaza la intervale planificate pentru a stabili :
a) ca SMI este conform cu aspectele planificate (planificarea realizarii serviciului) cu
cerintele stabilite de organizatie (politica, obiective, etc.) si cu cerintele de standard (ISO
9001; ISO 14001 si OHSAS 18001);
b) ca SMI este efectiv implementat si mentinut.

2 DOMENIU
Procedura se aplica tuturor compartimentelor din cadrul organizatiei ale caror
procese si activitati afecteaza direct calitatea serviciilor destinate clientilor, care pot avea
impact semnificativ asupra mediului si/ sau pot periclita sanatatea si securitatea
ocupationala.

3 DEFINITII SI PRESCURTARI
Termenii utilizati sunt definiti conform:
SR EN ISO 9001: 2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calitatii – Principii fundamentale si
vocabular.
SR EN ISO 9004:2015 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
SR EN ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de
utilizare.
ISO 14050:2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
Cerinte;
OHSAS 18002:2004 – Document international referitor la indrumari pentru implementarea
sso, recomanda in plus si consultarea standardului britanic BS 8800;
SR EN ISO 19011:2003 – Auditarea sistemelor de management al calitatii si / sau de
mediu
audit – proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de “dovezi de
audit” si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite
“criteriile de audit”.
criterii de audit – ansamblu de politici, proceduri sau cerinte.
dovezi de audit – inregistrari, declaratii despre fapte sau alte informatii care sunt relevante
in raport cu criteriile de audit si verificabile.
constatari ale auditului – rezultatele evaluarii “dovezilor de audit” colectate in raport cu
“criteriile de audit”.
concluziile auditului – rezultat al unui “audit” furnizat de “echipa de audit” dupa luarea in
considerare a “obiectivelor de audit” si a tuturor “constatarilor de audit”.
clientul auditului – organizatie sau persoana care solicita un “audit”.
auditat – organizatie care este auditata.
auditor – persoana care are “competenta” de a efectua un “audit”.
echipa de audit – unul sau mai multi “auditori“ care efectueaza un “audit“ sustinuti de
experti tehnici, dupa cum este cerut.
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 6/10

expertul tehnic – persoana care furnizeaza cunostinte specifice sau experienta


profesionala specifica “echipei de audit“.
program de audit – ansamblu de unul sau mai multe “audituri“ planificate pe un anumit
interval de timp si orientate spre un scop specific.
plan de audit – descriere a activitatilor de la fata locului si acordurile pentru un “audit“.
domeniul auditului – amploarea si limitele unui “audit“.
competenta – abilitate demonstrata de a aplica cunostinte si aptitudini.
SMI – sistem de management integrat calitate-mediu – sanatate si securitate ocupationala
MMI – Manual Integrat Calitate-Mediu-SSO;
RM – reprezentantul managementului.
RSMI – responsabilul sistemului de management integrat calitate – mediu – sanatate si
securitate ocupationala.

4 DOCUMENTE DE REFERINTA
SR EN ISO 9001: 2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calitatii – Principii fundamentale si
vocabular.
SR EN ISO 9004:2015 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
SR EN ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de
utilizare.
ISO 14050:2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
Cerinte.
OHSAS 18002:2004 – Document international referitor la indrumari pentru implementarea
sso, recomanda in plus si consultarea standardului britanic BS 8800.
SR EN ISO 19011:2003 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si /
sau de mediu.

5 PROCEDURA
Prin prezenta procedura se indica modul de realizare al auditurilor interne.
Auditurile interne sunt realizate in urmatoarele scopuri :
- evaluarea gradului de implementare, mentinere si imbunatatire in mod eficace a
sistemului de management integrat calitate – mediu – sanatate si securitate
ocupationala, in conformitate cu documentele de sistem si cerintele obligatorii din
standardele de referinta;
- efectuarea unei evaluari initiale (furnizor), in vederea stabilirii sau mentinerii de
relatii contractuale cu acestia.

5.1 Planificarea auditurilor interne


Auditurile interne planificate sunt efectuate conform Programului anual de audituri
interne – cod FS-03-01, intocmit de RSMI, aprobat de Administrator. Documentul indica
intervalul in care sunt efectuate auditurile interne.
Planificarea se face dupa statutul si importanta proceselor si zonelor auditate cat si
dupa rezultatele auditurilor anterioare. Sunt definite in cadrul planificarii: criteriile,
domeniile, frecventa si metodele de audit.
Un exemplar din varianta curenta a programului anual de audituri interne, este
distribuit de catre RSMI, tuturor compartimentelor care urmeaza sa fie auditate.
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 7/10

Frecventa auditurilor interne planificate este de minim 1 audit / an pe fiecare proces


de baza conform organigramei, in asa fel incât SMI sa fie evaluat din punct de vedere al
conformitatii cel putin o data.
Auditurile suplimentare pot fi efectuate din dispozitia Administratorului in una din
urmatoarele situatii:
- neconformitati majore sau repetate, constatate in aplicarea unui element de
sistem;
- introducerea unor modificari importante ale SMI;
- pregatirea unui audit extern, din partea unui organism de certificare;
- in urma unor reclamatii repetate cu privire la un element de sistem sau semnalate
de parti interesate sau autoritati.
In situatia unui audit suplimentar, auditorul va comunica din timp auditatului domeniul
si obiectivele auditului si va stabili de comun acord cu acesta un plan de audit.
Se pot face si audituri la furnizori cand organizatia, prin Administrator, considera acest
lucru necesar.

5.2. Desfasurarea auditului

5.2.1 Generalitati
1. Auditul intern poate fi efectuat de o echipa de audit sau de un singur auditor. Echipa de
audit trebuie selectata astfel incat sa asigure obiectivitatea si impartialitatea procesului de
audit (nu se auditeaza propria activitate).
2. Componenta echipei de audit este stabilita de management.
3. Echipa care auditeaza o activitate trebuie sa fie formata din personal care nu are
responsabilitati in zona auditata.
4. Auditul intern se desfasoara pe baza Planului de audit - cod FS-03-02 elaborat de
auditorul sef.
5. Auditorii sefi trebuie sa fie exemplu in activitatea profesionala, sa dovedeasca etica si
corectitudine in intreaga activitate.
6. Auditorii interni trebuie sa aiba calificarea necesara prin cursuri specifice de formare
auditori interni.
7. In cazul auditurilor planificate auditorul sef transmite aceste documentele de audit
auditatului cu cinci zile inainte de inceperea auditului.
8. Trebuie intreprinse neintarziat actiuni pentru a elimina neconformitatile si cauzele
acestora si desfasurate actiuni de urmarire si verificare a actiunilor intreprinse si raportarea
rezultatelor verificarilor.

5.2.2. Pregatirea auditului


Pentru fiecare audit intern, auditorul si / sau impreuna cu echipa de audit stabileste
criteriile, domeniul, frecventa si metodele de audit.
Obiectivele unui audit intern, pot fi:
- evaluarea conformitatii activitatilor desfasurate cu cerintele SMI.
- determinarea gradului in care SMI implementat indeplineste obiectivele de calitate,
mediu, sanatate si securitate ocupationala.
- stabilirea de recomandari pentru imbunatatirea SMI.
- urmarirea si implementarea eficienta a unor actiuni corective / preventive.
Domeniul auditului este definit prin auditarea cerintelor SMI sau prin procesele care
urmeaza sa fie evaluate.
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 8/10

Auditorul sef analizeaza documentele SMI: Manualul de Management Integrat


Calitate – Mediu – Sanatate si Securitate Ocupationala – cod MMI – 04, ed. 4, rev. 0,
Procedurile de Sistem de Management Integrat – PSMI si Procedurile Operationale de
Management al Calitatii – POMQ, Procedurile Operationale de Management de Mediu
– POMM si Procedurile Operationale de Management al Sanatatii si Securitatii
Ocupationale – POMSSO, instructiuni, inregistrarile auditurilor interne etc., in raport cu
care urmeaza sa fie efectuat auditul.

5.2.3 Efectuarea auditului


Auditul are loc acolo unde se desfasoara efectiv procesele identificate ca relevante in
organizatie.
1. Inainte de inceperea auditului se desfasoara sedinta de deschidere, sedinta condusa
de seful echipei de audit, la care participa tot personalul implicat, membrii echipei si
personalul desemnat din cadrul departamentului auditat.
2. Auditorul prezinta reprezentantilor departamentului auditat, domeniul si obiectivele
auditului. Daca este necesar, pot avea loc discutii privind procedurile SMI aplicabile
activitatilor care urmeaza sa fie examinate.
3. Principala metoda prin care se colecteaza informatiile cu privire la functionarea SMI,
este intervievarea reprezentatilor auditatului si/sau persoanelor care partipipa la realizarea
proceselor. Intrebarile auditorului se refera strict la domeniul de activitate si de raspundere
al persoanelor auditate. Auditorul poate examina documente, evalua activitati in curs de
desfasurare si/sau inregistrari in legatura cu acestea.
4. In timpul investigatiilor auditorul este insotit de un reprezentant al auditatului având
rolul de a confirma obiectivitatea constatarilor.
5. Investigatiile din timpul auditului au drept scop culegerea de dovezi obiective cu
privire la respectarea cerintelor SMI in zona auditata/proces.
6. In timpul auditului, auditorul noteaza toate informatiile necesare pentru elaborarea
raportului de audit final.
7. In timpul auditului echipa de audit / auditorul poate constata neconformitati pe care le
trateaza conform procedurii Controlul produsului neconform PSMI-06 si le consemneaza
intr-un Raport de neconformitate – cod FS-06-01.
Daca neconformitatile se sting pe loc, acestea nu vor mai fi inregistrate dar se
consemneaza.

5.2.4. Raportarea rezultatelor


Fiecare audit este finalizat cu un Raport de audit – cod FS-03-04 elaborat de catre
auditorul sef. Acesta cuprinde:
- zona auditata si data efectuarii auditului;
- domeniul si obiectivele auditului;
- participantii la audit (auditorii si reprezentantii auditatului);
- documentele in raport cu care a fost efectuat auditul;
- constatarile (atât cele pozitive cât si cele negative), inclusiv exemplele si dovezile
obiective care le sustin;
- concluziile auditului.
Rapoartele de audit sunt identificate printr-un numar (Registru intrari / iesiri cod R-
01) si data când sunt emise.
Raportul de audit se difuzeaza auditatilor, Administratorului, precum si altor
compartimente implicate in rezultatele auditului, dupa cum este necesar. Originalul
raportului final se pastreaza de catre RMI.
Concluziile rapoartelor de audit este prezentata de RSMI in cadrul analizelor SMI.
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
Revizia: 0
OCUPATIONALA
AUDIT INTERN Page 9/10

5.3. Procesul actiunilor corective / preventive care urmeaza auditului

5.3.1. Stabilirea actiunilor corective / preventive


Pe baza concluziilor Raportului de audit – cod FS-03-04 se iau masuri corective si
preventive pentru a elimina neconformitatile si cauzele acestora.
Auditorul poate sa ofere recomandari in legatura cu modul de rezolvare a
neconformitatilor.
Modul de stabilire si implementare a actiunilor corective si preventive se realizeaza
conform procedurilor Actiuni corective – cod PSMI-07, ed.1, rev. 0 si Actiuni preventive
– cod PSMI-08, ed.1, rev. 0.

5.3.2 Verificarea actiunilor corective


RSMI are responsabilitatea sa verifice daca neconformitatile au fost rezolvate, la
termenele de finalizare stabilite.
RSMI va organiza actiuni de urmarire si verificare a actiunilor intreprinse si
raportarea rezultatelor verificarilor.

6 ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI

6.1. Administrator
- verifica si aproba Planului de audit - cod FS-03-02 si toate modificarile ulterioare ale
acestuia;
- urmareste realizarea auditurilor interne conform planificarilor si solicita efectuarea de
audituri suplimentare (neplanificate) in cazurile specificate in prezenta procedura in
capitolul 5.1.;
- asigura resursele necesare pentru efectuarea auditurilor interne precum si pentru
instruirea si mentinerea calificarii auditorilor interni;
- stabilesc si aproba echipele de audit intern;
- urmaresc discutarea si analizarea tuturor documentelor de audit intern in cadrul
analizelor efectuate de management Analiza efectuata de management cod PSMI
04 ed.1, rev. 0, inclusiv a stadiului neconfomitatilor, actiunilor corective si preventive
stabilite prin acest proces.
- analizeaza toate actiunile de urmarire si verificare a masurilor intreprinse si modul de
raportare a rezultatelor verificarilor intreprinse de RSMI.

6.2. Responsabilul sistemului de management integrat calitate – mediu – sanatate


si securitate ocupationala – RSMI
- planifica activitatea de audit intern, intocmeste Programul anual de audit intern
cod FS-03-01 si il actualizeaza de ori cate ori este necesar;
- asigura efectuarea auditurilor interne planificate si neplanificate;
- face parte din echipa de audit intern sau membru al echipei dupa caz;
- propune Administratorului componenta echipei de audit intern pe care acesta o
valideaza; membrii echipei de audit pot face parte din toate departamentele
societatii, cu conditia sa nu sa nu participe la actiuni in care sunt implicati direct;
- intocmeste Raportul de audit – cod FS-03-04 si Raportul de neconformitate de
audit intern – cod FS-03-05  din care 1 exemplar ramane auditatului si 1 exemplar
se pastreaza la RSMI;
- se perfectioneaza in permanenta in activitatea de audit intern/extern, dupa caz, in
domeniul calitatii – mediului – sanatatii si securitatii ocupationale;
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT CALITATE- Cod : PSMI-03
Editia: 1
MEDIU-SANATATE SI SECURITATE
Revizia: 0
OCUPATIONALA Page 10/10
AUDIT INTERN 10 -

- are responsabilitatea de a verifica daca neconformitatile au fost rezolvate, la


termenele de finalizare stabilite;
- organizeaza actiuni de urmarire si verificare a actiunilor intreprinse si raportarea
rezultatelor verificarilor.

6.3. Toate compartimentele societatii


participa la desfasurarea auditurilor efectuate asupra proceselor pe care le
desfasoara;
asigura echipei de audit toate datele, documentele, mijloacele solicitate si accesul in
zonele definite prin scopul auditului si transmise prin Planul de audit - cod FS-03-
02.;
sefii compartimentelor sunt obligati sa respecte Planul de audit - cod FS-03-02., sa
raspunda cerintelor echipei de audit conform procedurii sa mentina inregistrarile
efectuate in urma auditului;
emit documente referitoare la calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala
conform instructiunilor si altor acte normative;
primesc documente referitoare la calitate – mediu – sanatate si securitate
ocupationala de la celelalte compartimente sau de la conducere in vederea
conformarii cu prezenta procedura;
managementul zonei auditate asigura ca se intreprind fara intarziere nejustificata
orice corectii si actiuni corective/preventive necesare pentru eliminarea
neconformitatilor detectate si a cauzelor acestora;
raspund de activitatile de urmarire care includ verificarea actiunilor intreprinse si
raportarea rezultatelor acestora.

7 ANEXE SI INREGISTRARI

Anexa 1 - Program anual de audit intern – cod FS-03-01


Anexa 2 - Plan de audit – cod FS-03-02
Anexa 3 - Chestionar de audit – cod FS-03-03 A,B,C
Anexa 4 - Raport de audit – cod FS-03-04
Anexa 5 - Raport de neconformitate – cod FS-06-01