PROCEDURĂ PAGINA/DIN

Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 2 / 11

din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1

1. SCOP
Procedura stabileşte practicile de auditare internă cu privire la principalele domenii ale
activităţii universitare, pentru a da asigurare că angajamentele asumate de Universitatea
„Petru Maior” sunt respectate riguros, în condiţii de transparenţă publică.
Procedura dă asigurare că auditarea internă, în cadrul Universităţii „Petru Maior” se
realizează efectiv, periodic şi pe o bază reglementată intern, la nivel de instituţie şi de
compartimente şi priveşte domeniile financiar-contabil, ale integrităţii academice, ale predării,
examinării şi cercetării.
În urma auditării interne, anual se publică un raport de audit academic, dezbătut în
Senat, şi se elaborează un plan de ameliorare.
Procedura stabileşte etapele, metodele, documentele şi responsabilităţile pentru
efectuarea auditurilor interne ale SMC, în scopul evaluării conformităţii acestuia cu cerinţele
specificate, stabilindu-se acţiunile corective sau de îmbunătăţire necesare, astfel încât să poată
fi realizate obiectivele universităţii referitoare la calitate.

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se adresează tuturor funcţiilor/persoanelor implicate în realizarea auditurilor
interne ale SMC. Procedura se aplică de către directorul/responsabilul calitate/auditorul şef şi
personalul nominalizat în echipa de audit pentru efectuarea auditurilor interne ale SMC în
cadrul universităţii, în toate facultăţile/departamentele UPM.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
3.1. SR EN ISO 9000:2001 – Sisteme de management al calităţii. Principii
fundamentale şi vocabular
3.2. SR EN ISO 9001:2001 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
3.3. SE EN ISO 19011:2003 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al
calităţii şi/sau de mediu
3.4. MC-01 – Manualul Calităţii.
3.5. Ordin privind asigurarea calităţii serviciilor educaţionale în instituţiile de
învăţământ superior, Nr. 3928 din 21.04.2005
3.6. Ordonanţa de urgenţă nr. 75/2005 din 12.07.2005 privind asigurarea calităţii
educaţiei
3.7. Legea nr. 89/2006 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.
75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei
3.8. Metodologia de evaluare externă, standardele de referinţă şi lista indicatorilor de
performanţă a Agenţiei Române de Asigurarea Calităţii în Învăţământul Superior, Bucureşti
2006
3.9. Ghidul activităţilor de evaluare a calităţii programelor de studii universitare şi a
instituţiilor de învăţământ superior. Ghid aprobat de Consiliul ARACIS în şedinţa din 17
noiembrie 2006
3.10. Regulament cu privire la asigurarea calităţii în Universitatea “Petru Maior” din
Târgu-Mureş
3.11. Regulament privitor la iniţierea, aprobarea, monitorizarea şi evaluarea periodică a
programelor de studii în Universitatea “Petru Maior” din Târgu-Mureş
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 3 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1
4. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
4.1. Definiţii
4.1.1. În conformitate cu standardul SR EN ISO 9000:2001 – Sisteme de management
al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
4.1.2. În conformitate cu Manualul Calităţii, cod: MC-01.
4.1.3. Audit: proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de
dovezi de audit şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt
îndeplinite criteriile de audit.
NOTA: Auditurile interne, uneori denumite şi audituri de primă parte, sunt conduse
de, sau în numele organizaţiei (3.3.1) însăşi pentru scopuri interne şi pot constitui baza
pentru o organizaţie pentru declaraţia pe propria răspundere a conformităţii.
4.1.4. Neconformitate: neîndeplinirea unei cerinţe.
4.1.5. Dovada obiectivă: date care susţin că ceva există sau este adevărat.
4.1.6. Auditat: organizaţie care este auditată.
4.1.7. Auditor: persoană care are competenţa de a efectua un audit.

4.2. Prescurtări
UPM – Universitatea „Petru Maior”
REC – Rector
RMC – Reprezentantul Managementului pentru Calitate
DC – Director calitate
RC – Referent calitate
EA – Echipa de audit
AS – Auditor şef
AU – Auditor
CA – Compartimentul auditat
MC – Manualul calităţii
SMC – Sistem de management al calităţii
PS – Procedură de sistem
IL – Instrucţiune de lucru
F – Formular
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 4 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1

5. Diagrama Flux

START

Planificarea anuală
Organigramă, obiective, harta a auditurilor Program anual aprobat
proceselor, rapoarte audit, interne Lista auditori aprobată
ISO 9001, MC, cerinţe ARACIS

Stabilirea
Program anual EA
Listă auditori
Procedura PS-8.2.2

Întocmirea şi
Program anual Plan de audit
transmiterea planului de
Listă auditori Lista de difuzare
Procedura PS-8.2.2 audit la comp. auditate
Documentaţia SMC

nu Plan de audit
nu
DECIZIE RMC semnat
de auditat?

da
Documentaţia SMC Liste de verificare pt. audit
Documentaţia auditatului Pregătirea
Rapoarte anterioare de audit auditului

Liste de verificare pt. audit Efectuarea Liste de verificare

Documentaţie QMS auditului intern completate
Procedura PS-03-QMS Rapoarte de neconformitate
Lista participanţi la şedinţa
de închidere

1
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 5 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1

Întocmirea Raport de audit

raportului de
Liste de verificare audit
completate
Rapoarte de neconformitate
Lista participanţi
la şedinţa de închidere
Aprecierea nu
auditului
pozitivă?

Raport de audit
Rapoarte de neconformitate Raport de neconformitate
completat cu acţiuni
corective
Stabilirea
d acţiunilor
a corective
Raport de neconformitate
completat cu acţiuni corective
Verificarea
realizării Raport de
acţiunilor neconformitate
corective cu confirmarea realizării
acţiuni corective.
Raport audit de urmărire

Păstrare
Raportare pentru
Raport de audit înregistrări
analiza efectuată
(Raport audit de urmărire) audit
de management

SFÂRŞIT
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 6 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1
6. PROCEDURA
6.1. Generalităţi
6.1.1. Auditurile interne ale calităţii asigură culegerea şi prelucrarea informaţiilor
referitoare la gradul de implementare şi eficienţa sistemului de management al calităţii, verifică
gradul de conformitate faţă de referenţial (manualul calităţii, proceduri, instrucţiuni, planurile
calităţii, regulamente, standarde, decizii, contracte, documentaţii etc.) şi furnizează prin
rapoartele de audit, date şi informaţii necesare iniţierii acţiunilor corective / preventive.
6.1.2. Domeniile de asigurare a calităţii, auditate în cadrul UPM, sunt cele stabilite prin
OUG nr. 75/2005 la art. 10, fiind următoarele:
Capacitatea instituţională: UPM dispune de un sistem adecvat de conducere şi
administrare, are baza materială şi resursele financiare necesare unei funcţionări stabile pe
termen scurt şi mediu, precum şi resursele umane pe care se poate baza pentru a realiza misiunea
şi obiectivele propuse asumate.
Eficacitatea educaţională: se referă la organizarea proceselor de predare, învăţare şi
cercetare în termeni de conţinut, metode şi tehnici, resurse, selecţie a studenţilor şi a personalului
didactic şi de cercetare, astfel încât să obţină acele rezultate în învăţare sau în cercetare pe care şi
le-a propus prin misiunea sa, care trebuie să fie clar formulată.
Managementul calităţii se centrează pe acele strategii, structuri, tehnici şi operaţii prin
care UPM demonstrează că îşi evaluează performanţele de asigurare ăi îmbunătăţire a calităţii
educaţiei şi dispune de sisteme de informaţii care demonstrează rezultatele obţinute în învăţare şi
cercetare.

6.2. Obiectivele auditurilor interne

6.2.1. Auditurile interne ale SMC sunt planificate şi efectuate în următoarele scopuri
principale:
• determinarea conformităţii elementelor sistemului de management al calităţii, a
domeniilor de asigurare a calităţii din cadrul UPM cu cerinţele specificate;
• determinarea eficacităţii sistemului de management al calităţii, a domeniilor de
asigurare a calităţii privind realizarea obiectivelor stabilite în domeniul calităţii;
• verificarea modului în care se aplică politica universităţii şi sunt realizate obiectivele
stabilite în domeniul calităţii;
• îmbunătăţirea sistemului de management al calităţii la nivelul universităţii;
• satisfacerea cerinţelor definite de ARACIS;
• certificarea sistemului de management al calităţii.

6.3. Echipa de audit intern

6.3.1. Efectuarea auditului intern al SMC se încredinţează unei echipe de audit, a cărei
activitate este condusă şi coordonată de către un auditor şef. Membrii echipei de audit nu au
responsabilităţi directe în domeniile / compartimentele auditate.
6.3.2. Auditorii îndeplinesc următoarele cerinţe:
• au studii superioare;
• au o vechime de minimum doi ani;
• au cunoştinţe în domeniul managementului calităţii;
• au participat la o instruire iniţială (internă sau externă) în domeniul auditului calităţii.
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 7 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1
6.4. Planificarea auditurilor interne
6.4.1. Auditurile interne ale calităţii sunt efectuate în mod planificat sau ca urmare a
schimbărilor importante intervenite în procesele sistemul de management al calităţii, ori pentru a
urmări aplicarea acţiunilor corective stabilite.
6.4.2. În procesul planificării auditurilor interne, pentru a asigura eficacitatea acestora,
sunt luate în considerare următoarele elemente importante:
• personalul şi mijloacele pentru aplicarea planului de audit;
• verificarea în timp util a eficacităţii acţiunilor corective;
• stabilirea frecvenţei auditurilor interne în funcţie de:
a. natura şi importanta activităţilor desfăşurate în universitate;
b. evaluarea riscului de apariţie a neconformităţilor, pe baza experienţei
anterioare;
c. posibilitatea modificării frecvenţei auditurilor în funcţie de modificările
intervenite în desfăşurarea proceselor SMC;
d. necesitatea auditării SMC în ansamblu sau a elementelor acestuia în mai multe
etape etc.
6.4.3. La sfârşitul anului universitar directorul calitate întocmeşte Programul auditurilor
interne, cod: F-8.2.2-02 pe care-l prezintă spre aprobare rectorului.
6.4.4. În programarea auditurilor interne ale SMC pot fi utilizate simboluri grafice
adecvate pentru reprezentarea unor audituri suplimentare în următoarele situaţii, după caz:
● atunci când au avut loc modificări importante ale proceselor sistemului de
management al calităţii universităţii;
● înaintea unor audituri externe ale SMC universităţii;
● atunci când neconformităţile SMC ar genera neîncredere în ceea ce priveşte calitatea
activităţilor didactice etc.
6.4.5. Programele noi de studii cât şi Programele de studii existente, pentru studiile
universitare de licenţă şi masterat sunt auditate în conformitate Regulamentul privitor la iniţierea,
aprobarea, monitorizarea şi evaluarea periodică a programelor de studii, rezultatele evaluării
fiind consemnate în Fişă de evaluare a programului de studii universitare de licenţă, respectiv
Fişă de evaluare a programului de studii universitare de masterat.

6.5. Activităţi pentru pregătirea auditului intern

6.5.1. Stabilirea echipei de audit şi a auditorului şef.
Echipa de audit este propusă de DC şi aprobată de REC, Decizie de numire a echipei de
audit intern a SMC, cod: F-8.2.2-03.
De regulă, rolul de auditor şef îl are:
- directorul calitate, pentru activităţile de audit la nivel de universitate,
- prodecanul didactic, responsabil cu asigurarea calităţii, la nivel de facultate,
- adjunctul şefului de catedră, responsabil cu asigurarea calităţii, la nivel de catedră,
- contabilul, responsabil cu asigurarea calităţii, în compartimentul financiar-contabil
care stabilesc echipa de audit, în funcţie de obiectivele auditului şi de zona auditată.
6.5.2. Elaborarea Planului de audit, cod: F-8.2.2-04, care conţine cel puţin următoarele
elemente:
- Stabilirea documentelor de referinţă pentru efectuarea auditului SMC şi analiza
acestora, inclusiv a procedurilor aplicabile;
- Verificarea implementării şi eficienţei acţiunilor corective iniţiate de auditat,
urmare constatărilor făcute cu prilejul auditului intern desfăşurat anterior în
compartimentul respectiv;
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 8 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1
- Înştiinţarea compartimentului auditat cu 5 zile înainte de începerea auditului,
transmiţându-se un exemplar al planului de audit conducerii acestuia.

6.6. Efectuarea auditurilor interne

6.6.1. Etapele auditului. Efectuarea auditurilor interne ale SMC universităţii presupune
parcurgerea a trei etape:
1. Şedinţa de deschidere a auditului;
2. Auditarea propriu-zisă a SMC;
3. Şedinţa de încheiere a auditului.
6.6.2. Şedinţa de deschidere a auditului. Obiectivele şedinţei de deschidere a auditului
sunt:
● prezentarea membrilor echipei de audit conducerii universităţii;
● prezentarea obiectivelor şi a domeniul auditului, inclusiv a documentelor de referinţă utilizate;
● prezentarea metodelor şi procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului;
● confirmarea datei la care va avea loc şedinţa de încheiere precum şi reuniunile intermediare
ale echipei de audit cu conducerea compartimentului auditat;
● clarificarea detaliilor planului de audit.

6.6.3. Auditarea propriu - zisă a SMC

• Modul de obţinere a dovezilor:
- obţinerea dovezilor prin chestionarea personalului, examinarea documentelor şi prin
observarea directă a desfăşurării activităţilor în domeniul auditat;
- informaţiile obţinute pe parcursul desfăşurării auditului se verifică prin compararea lor cu
informaţiile provenind din alte surse, ca de exemplu cele obţinute urmare evaluării
satisfacţiei clienţilor (studenţilor, cursanţilor);
- dacă obiectivele auditului nu pot fi realizate, auditorul şef prezintă conducerii
compartimentului auditat motivele, pentru stabilirea măsurilor necesare.
• Observaţiile auditorilor:
- toate observaţiile din timpul auditului sunt documentate;
- după auditarea tuturor activităţilor, echipa de audit analizează toate observaţiile pentru a
stabili care din ele vor fi raportate ca neconformităţi;
- neconformităţile sunt documentate clar şi concis prin completarea Raportului de
neconformitate, cod: F-8.2.2-06, şi demonstrate pe baza unor dovezi obiective. Ele sunt
identificate în raport cu cerinţele specificate în documentele de referinţă ale auditului.
6.6.4. Şedinţa de încheiere a auditului
Şedinţa de încheiere a auditului are loc înainte de elaborarea raportului de audit. La
această şedinţă participă şi responsabilii compartimentelor auditate.
Obiectivul principal al acestei şedinţe este de a prezenta conducerii compartimentului
auditat, constatările echipei de audit, astfel încât aceasta să înţeleagă în mod clar concluziile
auditului cu privire la eficacitatea sistemului de management al calităţii în realizarea
obiectivelor.

6.7. Raportul de audit intern

6.7.1. Raportul de audit intern, cod: F-8.2.2-07 este întocmit de auditorul şef, care
răspunde pentru corectitudinea acestuia.
6.7.2. Raportul de audit conţine aprecierea echipei de audit cu privire la conformitatea
sistemului de management al calităţii din zona auditată cu cerinţele specificate şi cu
documentaţia aferentă, fiind semnat de auditorul şef.
NOTĂ: La raportul de audit se anexează toate rapoartele referitoare la neconformităţile
constatate în timpul auditului.
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 9 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1

6.8. Finalizarea auditurilor interne

6.8.1. Auditul se consideră încheiat atunci când raportul de audit este difuzat, de către
auditorul şef, pe baza listei de difuzare (conţinută în raportul de audit).

5.9. Activităţi post - audit

6.9.1. Conducerea compartimentului auditat, luând în considerare constatările
(neconformităţi şi observaţii) menţionate în raportul de audit şi în rapoartele de neconformităţi,
iniţiază şi implementează acţiunile corective/ preventive necesare pentru a elimina
neconformităţile şi/sau cauzele acestora.
6.9.2 Auditatul transmite rapoartele de neconformităţi completate cu acţiunile corective
stabilite, directorului calitate, în maximum 15 zile de la primirea raportului de audit, pentru ca
aceste acţiuni să fie evaluate de auditorul şef.
6.9.3. Acţiunile corective/preventive iniţiate sunt verificate, de regulă, cu prilejul
următorului audit programat pentru compartimentul respectiv. Dacă se consideră necesar, poate
fi efectuat un audit de urmărire (neprogramat), pentru a verifica acţiunile corective/preventive
iniţiate de auditat.
6.9.4. În cadrul auditului de verificare a aplicării acţiunilor corective/ preventive se
închide dosarul de audit şi se consemnează implementarea şi eficacitatea acestor acţiuni în
rubrica corespunzătoare a rapoartelor de neconformităţi iniţiale.
6.9.5. În cazul în care acţiunile corective nu au fost implementate, se stabilesc noi măsuri
şi termene de aplicare, cu acordul reprezentantului conducerii pentru SMC şi se planifică un nou
audit intern.

7. RESPONSABILITĂŢI
7.1. Rectorul are următoarele responsabilităţi:
a) Aprobă Lista auditorilor interni, cod: F.8.2.2.-01;
b) Emite Decizia de numire a echipei de audit intern a SMC cod: F.8.2.2.-03,
b) Dispune efectuarea de audituri neplanificate în cazul modificării unor dispoziţii cu
privire la sistemul de management al calităţii facultăţii, ca urmare a formulării unor noi cerinţe
de către CNMCIS sau de către clienţii interni şi externi;
c) Asigură resursele necesare pentru efectuarea auditurilor interne;
d) Asigură independenţa auditorilor;
e) Aprobă Programul auditurilor interne, cod: F-8.2.2-02.

7.2. Directorul Calitate

a) Întocmeşte Lista auditorilor interni, cod: F.8.2.2.-01;
b) Stabileşte auditorul şef şi echipa de audit;
c) Comunică verbal şefilor compartimentelor auditate data auditului, cu cinci zile înainte
de desfăşurarea acestuia;
d) Ţine la zi evidenţa auditurilor planificate, realizate şi neplanificate;
e) Urmăreşte realizarea auditurilor interne planificate;
f) Organizează efectuarea auditurilor neplanificate, decise de conducerea universităţii;
g) Elaborează Programul auditurilor interne, cod: F-8.2.2-02;
h) Asigură înregistrarea, difuzarea şi păstrarea documentelor elaborate cu prilejul
auditului intern (dosarul de audit);
i) Defineşte obiectivele auditului intern;
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 10 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1
j) Urmăreşte realizarea acţiunilor post-audit;
k) Prezintă conducerii universităţii (în raportul semestrial şi ori de câte ori consideră
necesar) constatările rezultate, urmare auditurilor efectuate, precum şi stadiul implementării
acţiunilor corective/ preventive iniţiate de auditat;
l) Asigură instruirea auditorilor interni.

7.3. Referentul calitate

a) Păstrează înregistrările generate de procedură.

7.4. Auditorul şef

a) Asigură pregătirea Planului de audit, cod: F-8.2.2-04 şi a Chestionarului de audit,
cod: F-8.2.2-05;
b) Răspunde de desfăşurarea auditului intern în toate fazele sale;
c) Semnalează conducerii compartimentului auditat orice obstacol major întâlnit pe
parcursul desfăşurării auditului;
d) Conduce şedinţele de deschidere şi încheiere ale auditului;
e) Întocmeşte Raportul de audit intern, cod: F-8.2.2.2-07;
f) Completează dosarul de audit şi îl predă directorului calitate.

7.5. Auditorul
a) Participă la pregătirea auditului şi îndeplineşte eficient sarcinile care i-au fost
încredinţate;
b) Consemnează observaţiile sale, formulate în timpul auditului;
c) Cooperează cu auditorul şef şi îl ajută în îndeplinirea obiectivelor auditului;
d) Dă dovadă de obiectivitate în desfăşurarea auditului.

7.6. Conducerea compartimentului auditat

a) Informează personalul cu privire la obiectul şi scopul auditului;
b) Desemnează persoana care va însoţi echipa de audit;
c) Pune la dispoziţia echipei de audit toate mijloacele necesare pentru a asigura
desfăşurarea corespunzătoare a auditului;
d) Permite accesul, la cererea auditorilor, în zonele care furnizează dovezi cu privire la
desfăşurarea activităţilor care fac obiectul auditului;
e) Cooperează cu auditorii în vederea atingerii obiectivelor auditului;
f) Iniţiază şi implementează acţiuni corective/ preventive, în timp util, pe baza
raportului de audit.
 PROCEDURĂ PAGINA/DIN
Universitatea „Petru Maior” « AUDIT INTERN » 11 / 11
din Târgu-Mureş Cod: PS-8.2.2 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1
8. ÎNREGISTRĂRI

Înregis- Întoc- Păstrează Arhivează

Distruge
trarea meşte Respons. Durata Respons. Durata
F-8.2.2-01 DC, REC RC valabilitate RC 3 ani Arhiva
F-8.2.2-02 DC, REC RC valabilitate RC 3 ani Arhiva
F-8.2.2-03 REC RC 1 an RC 3 ani Arhiva
F-8.2.2-04 AŞ RC 1 an RC 3 ani Arhiva
F-8.2.2-05 AŞ RC 1 an RC 3 ani Arhiva
F-8.2.2-06 AU RC 1 an RC 3 ani Arhiva
F-8.2.2-07 AŞ RC 1 an RC 3 ani Arhiva
R-8.2.2-01 RC RC valabilitate RC 3 ani Arhiva

9. DOCUMENTE DE LEGĂTURĂ

Cod document Denumire document

F-8.2.2-01 Lista auditorilor interni
F-8.2.2-02 Program audituri interne
F-8.2.2-03 Decizie de numire a echipei de audit intern a SMC
F-8.2.2-04 Plan de audit
F-8.2.2-05 Chestionar de audit SMC
F-8.2.2-06 Raport de neconformitate
F-8.2.2-07 Raport de audit intern
R-8.2.2-01 Registru de evidenţă audit intern al SMC
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-01 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:

Aprobat,
Rector

LISTA AUDITORILOR INTERNI AI SMC

din UNIVERSITATEA „PETRU MAIOR” din Târgu-Mureş

Certificare
Titlul
Facultatea/ competenţe
Nr. didactic/
Nume, prenume de auditor Observaţii
crt. Profesia, Compartimentul intern al
specialitatea
SMC

Elaborat DC: Verificat RMC:

Nume : Nume :
Data: Data:
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-02 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:
Aprobat,
RECTOR

PROGRAM AUDITURI INTERNE

Nr. crt. COMPARTIMENT LUNILE ANULUI Observaţii
AUDITAT
Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sep Oct Noi Dec
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Legenda: Audit planificat Audit efectuat Acţiuni corective propuse

Acţiuni corective introduse Acţiuni corective verificate şi eficiente

Întocmit, DC Data:
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-03 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:

DECIZIE
Nr. …... din………….

privind numirea membrilor Echipei de audit al SMC

În vederea efectuării auditului intern al SMC la Facultatea/Departamentul.............................

Conform Programului anual de audit al SMC...

Rectorul decide:

Art. 1. Colectivul echipei de audit intern al calităţii:

1. Auditor Şef : ... ............................................... ...,
2. Membru: ... ..................................................... ...,
3. Membru: ... ..................................................... ...,

Art.2. Auditorul şef are responsabilitatea coordonării activităţilor de audit al SMC:

• Propune membrii Echipei de audit din Lista de auditori interni ai SMC, conform
formular cod F-8.2.2-01, (persoanele desemnate trebuie să fie independente de
activitatea auditată pentru a putea evalua obiectiv) şi după obţinerea deciziei de
numire a Echipei de audit, repartizează responsabilităţilor membrilor Echipei de audit;
• Elaborează Planul de audit intern al SMC, conform formular F-8.2.2-04;
• Analizează documentaţia existentă referitoare SMC din compartimentul auditat
pentru a determina dacă aceasta este adecvată şi răspunde de colectarea dovezilor de
audit;
• Pregăteşte şi prezintă Raportul de audit intern al SMC, cod F-8.2.2-07;
• Verifică îndeplinirea acţiunilor corective;
• Asigură condiţiile de monitorizare, analiză şi îmbunătăţire a programelor de audit.

Art.3. Auditorii sunt responsabili pentru:

• Conformarea cu condiţiile aplicabile auditului;

• Realizarea efectivă şi eficientă a sarcinilor ce le revin din Planul de audit;
• Cooperarea cu auditorul şef şi raportarea rezultatelor auditului;
• Participarea la completarea Chestionarelor de audit intern al SMC, cod: F-8.2.2-05, a
Rapoartelor de acţiuni corective, alte formulare necesare pentru documentarea
dovezilor de susţinere a concluziilor la care s-a ajuns în procesul de auditare a SMC;
• Dezvoltarea, menţinerea şi îmbunătăţirea competenţei de auditor prin pregătire
profesională continuă şi prin participări regulate la audituri ale SMC.

Rector,
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-04 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:

Nr.
PLAN DE AUDIT
Data:
1. Compartimentul auditat:

2. Tipul auditului: F Audit programat F Audit neprogramat F Audit de urmărire

3. Obiectivul auditului:

4. Documente de referinţă:
SR EN ISO 9001:2001 Documentaţia SMC aplicabilă auditatului

5. Echipa de audit:
Funcţia Nume Semnătura
1. Auditor Şef ............................................. ........................................
2. Auditor .............................................. ........................................
3. Auditor .............................................. ........................................
6. Reprezentanţii compartimentului auditat:
Funcţia Nume Semnătura
1. .................................... .............................................. ........................................
2. ..................................... .............................................. ........................................
Data şedinţei de deschidere a auditului cu conducerea universităţii şi cu şefii
compartimentelor auditate .................................. locul ...........................................................
7. Program de desfăşurare audit:
Entitate organizatorică
Data Ora Elem. SMC Auditor
Proces / activitate auditată

Data şedinţei de încheiere a auditului cu conducerea universităţii şi cu şefii

compartimentelor auditate .................................. locul .....................................
8. Întocmit, Auditor Şef Reprezentantul auditatului,
............................................ .....................................................................................
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-05 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr: 1

CHESTIONAR DE AUDIT INTERN

AUDIT DE SISTEM CONFORM SR EN ISO 9001:2001
RE: Rezultatul Evaluării: 1 = îndeplinit; 2 = observaţie; 3 = neconformitate (minoră, majoră);
4 = neconformitate critică; NA = neaplicabil
Observa-
Cerinţă standard Verificări / Întrebări Documente examinate RE
ţii
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-06 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:

Nr.
RAPORT DE NECONFORMITATE LA AUDIT
Data :
Cerinţa/Documentaţia SMC:
Document de referinţă: Clauză/paragraf:

Entitate organizatorică/proces/ activitate Conducător auditat/proprietar proces:

auditată:

1. Auditor şef Participanţi din partea auditatului:

2. Auditor 1
3. Auditor 2
Neconformitate/observaţie:
Auditori

Auditor Data
............................ ..............................

Cauze:
Auditor şef / Auditat

Acţiuni corective propuse:

Termen pentru acţiuni corective....................convenit cu..........................................

Auditor şef Data Şef compartiment auditat

.............................. ................ .........................................

Verificarea acţiunilor corective:

1. Este necesar un audit de urmărire ? Da ο Nu ο

Auditor şef

2. Acţiunile corective sunt eficace ? Da ο Nu ο Motiv:

RAC Data
............................ ..............................
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: F-8.2.2-07 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:

RAPORT DE AUDIT INTERN

Nr. ..... / Data......
1. Obiectivul auditului:

2. Compartiment auditat:

3. Entitatea organizatorică:

4. Procesul/activitatea auditată:

5. Planul de audit nr.

6. Documente de referinţă:

7. Participanţi:
Echipa de audit : Reprezentanţii auditatului:

1. Semnătura....... 1. Semnătura.......

2. Semnătura....... 2. Semnătura.......

8. Durata auditului şi perioada:

9. Concluzia echipei de audit:

Nr. raport de Cerinţa/

Descrierea neconformităţii
neconformitate Documentul SMC

10. Anexe:

11. Lista de difuzare:

Ex. 1:
Ex. 2:
12. Întocmit:
 PAGINA/DIN
ANEXĂ PROCEDURĂ
Universitatea „Petru 1 / 1
Maior” din Târgu-Mureş Cod: R-8.2.2-01 Ediţia: 1 / Revizia: 0 Exemplar nr:

REGISTRU DE EVIDENŢĂ AUDIT INTERN AL SMC

anul ...........

Nr. Nr. Nr. Raport de

Compartiment
Plan de Data Tip audit
auditat
Auditor Şef Raport neconformitate/
audit de audit observaţii