PROCEDURA DE SISTEM PS-04.

21-003 - AUDIT INTERN

SCOP
Această procedură stabileşte modul în care se realizează managementul procesului de audit
intern a sistemului de management al calităţii, respectiv responsabilităţile şi cerinţele referitoare
la planificarea, conducerea şi efectuarea auditurilor interne, raportarea rezultatelor, urmărirea
realizării corecţiilor, a acţiunilor corective şi preventive şi menţinerea înregistrărilor rezultate.
Scopul auditurilor interne este de a determina dacă SMC:
- este conform cu măsurile planificate privind realizarea produsului, cu criteriile de audit
(cerinţele SR EN ISO 9001:2001) şi cu cerinţele SMC proprii;
- este implementat şi menţinut eficace.

DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplică în procesul de audit intern desfăşurat în cadrul organizaţiei, la toate
nivelurile, de către personal competent (instruit şi certificat) şi cu responsabilităţi în domeniul
managementului calităţii.

TERMENI, DEFINIŢII, ABREVIERI

- Audit: proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de
audit şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite
criteriile de audit; auditul se aplică SMC, proceselor, procedurilor, produselor sau
serviciilor; auditurile pot fi efectuate pentru scopuri interne sau externe;
- Criterii de audit: ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe; criteriile de audit sunt
utilizate ca referinţă faţă de care se compară dovezile de audit;
- Dovezi de audit: înregistrări, declaraţii despre fapte sau alte informaţii care sunt
relevante în raport cu criteriile de audit şi verificabile; dovezile de audit pot fi calitative
sau cantitative;
- Constatări ale auditului: rezultatele evaluării dovezilor de audit colectate, în raport cu
criteriile de audit; constatările de audit pot indica fie conformitatea sau neconformitatea
cu criteriile de audit, fie oportunităţi pentru îmbunătăţire;
- Auditat: organizaţie care este auditată;
- Auditor: persoană care are competenţa de a efectua un audit;
- Echipa de audit: unul sau mai mulţi auditori care efectuează un audit;
- Program de audit: ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit
interval de timp şi orientate spre un anumit scop;
- Plan de audit: descriere a activităţiilor şi a acordurilor pentru un audit;
- Domeniul auditului: amploarea şi limitele unui audit; de obicei domeniul auditului
include o descriere a locaţiilor, a activităţilor şi proceselor ca şi a perioadei auditului;
- Neconformitate: neîndeplinirea unei cerinţe;
- Corecţie: acţiune de eliminare a unei neconformităţi detectate;
- Acţiune corectivă: acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi detectate sau a
altei situaţii nedorite;
- Acţiune preventivă: acţiune de eliminare a unei neconformităţi potenţiale sau a altei
posibile situaţii nedorite;
- Eficace: măsura în care sunt realizate activităţile planificate şi sunt obţinute rezultatele
planificate;
- Eficient: relaţia între rezultatul obţinut şi resursele utilizate.

Abrevieri
- SMC : Sistem de management al calităţii;
- DG : Director general;
- RM : Reprezentantul managementului calităţii;
 - RMC : Responsabil cu managementul calităţii;
- PS : Procedură de sistem;
- F : Formular;
- PAA Program de audit intern anual;
- PA Plan de audit;
- RN : Raport de neconformitate;
- RA : Raport de audit;
- ROF : Regulament de organizare şi funcţionare.
- CA : Conducător echipă audit;
- AI : Audit intern.

DESCRIEREA MODULUI ÎN CARE SE REALIZEAZĂ

MANAGEMENTUL PROCESULUI
Managementul procesului privind auditul intern se realizează în conformitate cu metodologia
“Planifică-Efectuează-Verifică-Acţionează” (PDCA) ai cărei paşi sunt descrişi şi detaliaţi în cele
ce urmează:

1-Planificarea procesului
La începutul fiecărui an calendaristic RM elaborează “Programul de audit intern anual”,
formular cod F02/PS-04.21-003, anexa nr. 2 şi “Lista auditorilor interni”, formular cod F01/PS-
04.21-003, anexa nr. 1, pe care le supune spre aprobare DG.
PAA aprobat, se transmite atât directorilor executivi, cât şi şefilor compartimentelor direct
subordonate DG, ale căror direcţii /compartimente/subunităţi urmează să fie auditate.

2-Efectuarea procesului
Constă în desfăşurarea în condiţii controlate a procesului, adică din respectarea următoarelor
reguli:
a-Pregătirea auditului
-Constituirea echipei de audit intern
-Acţiuni premergătoare desfăşurării auditului :
Stabilirea documentelor de lucru de către echipa de audit constă în:
“Planul de audit intern” conţine:
- domeniul auditului;
- zona auditată;
- procesele auditate;
- tipul auditului (de sistem, de proces, de produs/serviciu);
- obiectivele auditului;
- criteriile de referiţă – standarde, documentaţie SMC, specificaţii tehnice, etc.;
- perioada auditării;
- echipa de audit;
“Chestionarului de audit”
După evaluare, chestionarul de audit se semnează atât de auditor, cât şi de auditat
b-Efectuarea auditului intern
-Şedinţa de deschidere
Are loc la sediul auditatului, la data stabilită în PA. În cadrul şedinţei de deschidere se prezentă
planul de audit şi modul de desfăşurare al acestuia:
- rolul fiecărui membru al echipei de audit şi al persoanelor care îl însoţesc;
- confirmarea domeniului, obiectivelor şi criteriilor de audit;
- precizarea modului de lucru al echipei de audit;
- stabilirea căilor oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat;
 -Derularea auditului
Derularea auditului are loc conform PA.
Schema flux, de la colectarea informaţiilor până la concluziile auditului, se prezintă astfel:

Sursele de informare
Colectarea prin eşantionare
şi selectarea (din examinarea
documentelor, interviuri,
observaţii, înregistrări, sinteze,
rapoarte din alte surse,
baze de date computerizate, etc.)
Informarea
Verificarea
Dovezile auditului
Compararea cu
criteriile de audit
Constatările auditului
Analizarea

Concluziile auditului

Şedinţa de închidere
La sfârşitul auditului intern, înainte de elaborarea raportului de audit, va avea loc o şedinţă de
închidere, care se va desfăşura în aceeaşi componenţă ca şi şedinţa de deschidere, condusă de
CA. În şedinţa de închidere, CA va prezenta şefului subunităţii/compartimentului auditat şi
responsabililor pentru domeniile implicate constatările şi concluziile auditului, subliniindu-se
atât rezultatele pozitive, cât şi neconfomităţile constatate, astfel încât să se asigure că aceştia
înţeleg rezultatele auditului.

c-Elaborarea documentelor finale ale auditului

-Elaborarea raportului de neconformitate
Pentru toate neconformităţile constatate, auditorii întocmesc “Rapoarte de neconformitate”,
-Elaborarea raportului de audit intern
Raportul de audit intern” este elaborat de CA,
-Urmărirea realizării acţiunilor de eliminare a neconformităţilor şi acţiunilor de
îmbunătăţire.
Auditatul este responsabil pentru eliminarea, la termenele scadente, a neconformităţilor
consemnate în RN, precum şi pentru aplicarea acţiunilor de îmbunătăţire. La termenele stabilite
în RN, un membru al echipei de audit, desemnat de CA, va verifica dacă acţiunile de eliminare a
neconformităţilor constatate în timpul auditului şi acţiunile de îmbunătăţire au fost realizate.

3-Verificarea procesului
Verificarea procesului de audit intern se realizează prin compararea rezultatelor procesului cu
indicatorul de performanţă şi respectiv cerinţele pentru produs, şi înregistrarea rezultatului
comparării în RA, în vederea analizei.

4-Îmbunătăţirea procesului
Acţiunile întreprinse pentru îmbunătăţirea continuă a performanţei procesului se realizează prin
acţiuni corective şi acţiuni preventive stabilite în analiza efectuată de management asupra RA.