Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1. OBIECTUL PROCEDURII
Procedura “ Auditul intern PS-06” documenteaza modul de desfasurare al
procesului de audit intern, ca instrument managerial pentru evaluarea sistematica si
independenta a proceselor si activitatilor din cadrul UPB, cu specificarea cerintelor
pentru planificarea si conducerea auditului, a responsabilitatilor aferente, a modului de
raportare a rezultatelor si mentinerii inregistrarilor.
2. DOMENIUL DE APLICARE
Aceasta procedura se aplica pentru auditurile interne desfasurate in compartimente din
cadrul UPB, care efectueaza activitati ce fac parte din SMC.
3. DEFINITII SI PRESCURTARI
3.1 Definitii
Audit – proces sistematic, independent si documentat pentru obtinerea evidentei
auditului si evaluarea lui obiectiva, pentru a determina masura in care criteriile
de audit sunt indeplinite.
Auditor – persoana care are competenta de a efectua un audit.
Auditat – organizatia care este auditata.
Dovezi de audit – inregistrari, enumerarea faptelor sau alte informatii care sunt
relevante in raport cu criteriile de audit si verificabile.
Domeniul auditului – extinderea si limitele unui audit.
Nota: un program de audit include toate activitatile necesare pentru planificarea,
organizarea si conducerea auditurilor.
Proba tangibila – informatie a carei veridicitate poate fi demonstrata, fondata
pe fapte si obtinuta prin observatii, masurare, incercare sau alte mijloace.
Monitorizare – efectuarea de verficari periodice, independente pentru a constata
daca toti parametrii unui proces sunt mentinuti in limitele specificatiilor asa cum
sunt definiti in procedurile de proces.
3.2 PRESCURTARI
SMC – Sistemul de Management al Calitatii.
AQ – Asigurarea Calitatii
UPB – Universitatea Politehnica din Bucuresti
DMC – Departamentul Managementul Calitatii
4. DOCUMENTE DE REFERINTA
4.1 SR EN ISO 9001/2001 –Sistemul de mangement al calitatii – Cerinte;
4.2 SE EN ISO 19011/2002 – Linii directoare pentru auditarea sistemelor calitatii si a
managementului de mediu;
4.3 MQ - Manualul de management al calitatii;
4.4 PS 04 – Procedura de actiuni corective;
4.5 PS 05 – Procedura de actiuni preventive.
Întocmit Verificat Aprobat 7
Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 2din 7
Programul
de audit
intern
Plan de audit
Informarea Formarea echipei de Pregatirea
auditatului audit auditului
chestionar de
audit
necorespunzatoare Analiza corespunzatoare
documentatiei
Formulare
Inregisrare
informatii
Dovezi de
Efectuare audit la fata audit
locului
Raportarea rezultatelor
auditului
s-au constatat
NU neconformitati DA
Raport de
? neconformitate
Analiza efectuata de
management
Generalitati
5.1.1 Prin procesul de audit intern in cadrul UPB se investigheza, examineaza,
evalueaza daca:
SMC este implementat si mentinut eficace, daca este conform cu obiectivele
stabilita si masurile planificate referitoare la cerintele ISO 9001/2001;
sunt identificate punctele critice, neconformitatile;
pe baza rezultatelor auditurilor s-au initiat activitati de imbunatatire pentru
micsorarea decalajelor fata de nivelul calitativ de conformitate si pentru
cresterea gradului de satisfactie a partilor interesate.
5.1.2 Pe baza rezultatului auditului managementul de varf din UPB poate evalua si
verifica adecvarea si eficienta sistemului si poate lua masurile care se impun pentru
imbunatatirea acestuia.
5.1.3 Frecventa auditurilor interne depinde de necesitatea de a audita toate procesele
si activitatile din cadrul UPB care fac parte din sistemul calitatii, de importanta si de
criticitatea acestora si de rezultatele auditurilor anterioare.
5.1.4 In cadrul UPB se desfasoara urmatoarele tipuri de audituri:
audituri sistemului calitatii;
audituri ale elementelor sistemului;
audituri ale proceselor sau serviciilor.
5.2.6.1 Dupa efectuarea auditului intern, seful echipei de audit analizeaza observatiile
consemnate, formuleaza neconformitatile constate, incadrandu-le in majore sau minore
si intocmeste raportul de audit.
5.2.6.2 Raportul de audit, confirma oficial toate informatiile comunicate in timpul
sedintei de inchidere, reflectand in mod adecvat si onest tot ceea ce auditorii au
descoperit bazandu-se pe dovezi obiective si este elaborat sub directa coordonare a
auditorului sef, care este responsabil de caracterul sau precis si complet .
Raporul de audit, formular PS-06-A03-R0, trebuie sa contina urmatoarele
elemente:
- identificare unica, numar, data;
- domeniul si obiectivele auditului;
- identitatea membrilor echipei de audit si a reprezentantilor auditatului;
- observatii asupra neconformitatilor si observatiilor constatate;
- aprecierea echipei de audit asupra masurii in care zona auditata se conformeaza
documentelor de referinta si capacitatea de a realiza obiectivele definite ale
calitatii;
- lista de difuzare a raportului de audit.
Raportul de audit este semnat de catre echipa de audit si de catre autoritatea
functionala responsabila a zonei auditate.
Raportul de audit este difuzat personalului de conducere al zonei auditate,
reprezentantului managementului de varf al UPB pentru a fi utilizat in analiza
sistemului calitatii, iar originalul impreuna cu celelalte documente ale auditului
raman la auditor, ca inregistrari ale auditului.
5.2.6.3 Neconformitatile consemnate in rapoartele de neconformitate de catre echipa de
audit sunt analizate de managementul zonei auditate, care stabileste masuri
corective/preventive, responsabilitati si termene referitoare la punerea lor in aplicare.
Eficacitatea implementarii lor in practica se verifica cu ocazia urmatoarelor audituri.
5.2.6.4 Functie de termenul stabilit pentru indeplinirea actiunilor corective/preventive,
seful de audit programeaza auditul de urmarire, pe care-l consemneaza in „Programul
auditului intern”.
6. RESPONSABILITATI
MATRICEA RESPONSABILITATILOR
CADRE/COMPARTIMENTE IMPLICATE
Managementul Departamentul Auditor sef Managementul
UPB Managementul zonei auditate
ETAPE
Calitatii
Planificare si A D R D
pregatire audit
Efectuarea auditului V R C
Raportarea V R C
rezultatelor
Analiza rezultatelor D R C C
Verificarea V R+D R R
implementarii
actiunilor
corective/preventive
Semnificaţia notaţiilor este: A – aproba, C – contribuie; D – decide; R – răspunde; V –
verifică.
7. INREGISTRARI
Inregistrarile complete ale auditului:
- Programul de audit intern, formular PS-06-A01-R0;
- Planul de audit, formular PS-06-A02-R0;
- chestionare de audit;
- Raport de audit, formular PS-06-A03-R0;
- Rapoarte de neconformitate;
- Rapoarte de actiuni corective/preventive ;
- Inregistrari referitoare la personalul utilizat in efectuarea auditului (pentru
evaluarea competentei si a performantelor, precum si cele referitoare la
imbunatatirea performantelor),
sunt arhivate si mentinute o perioada de 10 ani in cadrul DMC.
8. ANEXE
8.1 Programul de audit intern, formular PS-06-A01-R0;
8.2 Planul de audit, formular PS-06-A02-R0;
8.3 Raport de audit, formular PS-06-A03-R0;