Sunteți pe pagina 1din 7

UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I

POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0


BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 1din 7

1. OBIECTUL PROCEDURII
Procedura “ Auditul intern PS-06” documenteaza modul de desfasurare al
procesului de audit intern, ca instrument managerial pentru evaluarea sistematica si
independenta a proceselor si activitatilor din cadrul UPB, cu specificarea cerintelor
pentru planificarea si conducerea auditului, a responsabilitatilor aferente, a modului de
raportare a rezultatelor si mentinerii inregistrarilor.

2. DOMENIUL DE APLICARE
Aceasta procedura se aplica pentru auditurile interne desfasurate in compartimente din
cadrul UPB, care efectueaza activitati ce fac parte din SMC.

3. DEFINITII SI PRESCURTARI
3.1 Definitii
 Audit – proces sistematic, independent si documentat pentru obtinerea evidentei
auditului si evaluarea lui obiectiva, pentru a determina masura in care criteriile
de audit sunt indeplinite.
 Auditor – persoana care are competenta de a efectua un audit.
 Auditat – organizatia care este auditata.
 Dovezi de audit – inregistrari, enumerarea faptelor sau alte informatii care sunt
relevante in raport cu criteriile de audit si verificabile.
 Domeniul auditului – extinderea si limitele unui audit.
Nota: un program de audit include toate activitatile necesare pentru planificarea,
organizarea si conducerea auditurilor.
 Proba tangibila – informatie a carei veridicitate poate fi demonstrata, fondata
pe fapte si obtinuta prin observatii, masurare, incercare sau alte mijloace.
 Monitorizare – efectuarea de verficari periodice, independente pentru a constata
daca toti parametrii unui proces sunt mentinuti in limitele specificatiilor asa cum
sunt definiti in procedurile de proces.

3.2 PRESCURTARI
 SMC – Sistemul de Management al Calitatii.
 AQ – Asigurarea Calitatii
 UPB – Universitatea Politehnica din Bucuresti
 DMC – Departamentul Managementul Calitatii

4. DOCUMENTE DE REFERINTA
4.1 SR EN ISO 9001/2001 –Sistemul de mangement al calitatii – Cerinte;
4.2 SE EN ISO 19011/2002 – Linii directoare pentru auditarea sistemelor calitatii si a
managementului de mediu;
4.3 MQ - Manualul de management al calitatii;
4.4 PS 04 – Procedura de actiuni corective;
4.5 PS 05 – Procedura de actiuni preventive.
Întocmit Verificat Aprobat 7
Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 2din 7

5. ACTIVITATEA SI MODUL DE DESFASURARE


5.1 Diagrama flux
Programarea auditului

Programul
de audit
intern

Plan de audit
Informarea Formarea echipei de Pregatirea
auditatului audit auditului
chestionar de
audit
necorespunzatoare Analiza corespunzatoare
documentatiei
Formulare
Inregisrare
informatii

Dovezi de
Efectuare audit la fata audit
locului

Raportarea rezultatelor
auditului

s-au constatat
NU neconformitati DA
Raport de
? neconformitate

Gestionarea si arhivarea Programare si declansare


documentelor auditului audit de urmarire a imple-
mentarii actiunilor
corective

Analiza efectuata de
management

Întocmit Verificat Aprobat 7


Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 3din 7

Generalitati
5.1.1 Prin procesul de audit intern in cadrul UPB se investigheza, examineaza,
evalueaza daca:
 SMC este implementat si mentinut eficace, daca este conform cu obiectivele
stabilita si masurile planificate referitoare la cerintele ISO 9001/2001;
 sunt identificate punctele critice, neconformitatile;
 pe baza rezultatelor auditurilor s-au initiat activitati de imbunatatire pentru
micsorarea decalajelor fata de nivelul calitativ de conformitate si pentru
cresterea gradului de satisfactie a partilor interesate.
5.1.2 Pe baza rezultatului auditului managementul de varf din UPB poate evalua si
verifica adecvarea si eficienta sistemului si poate lua masurile care se impun pentru
imbunatatirea acestuia.
5.1.3 Frecventa auditurilor interne depinde de necesitatea de a audita toate procesele
si activitatile din cadrul UPB care fac parte din sistemul calitatii, de importanta si de
criticitatea acestora si de rezultatele auditurilor anterioare.
5.1.4 In cadrul UPB se desfasoara urmatoarele tipuri de audituri:
 audituri sistemului calitatii;
 audituri ale elementelor sistemului;
 audituri ale proceselor sau serviciilor.

5.2 Fazele desfasurarii auditului


5.2.1. Initierea auditului se face pe baza programarii anuale efectuata de
„Departamentul Managementul Calitatii” in conformitate cu „Programul de audit
intern”, formular PS 06- A01-R0, sau independent de programarile facute, la cererea
managementului universitatii, motivat de manifestarea unor neconformitati majore si
repetate.
5.2.2 Organizarea echipei de audit
Seful birou DMC, ca reprezentant al managementului cu responsabilitatea
implementarii SMC, dispune formarea echipei de audit (seful de audit si 2-3 membrii),
asiguradu-se obiectivitatea si impartialitatea rezultatelor. Echipa este formata din
persoane calificate in conformitate cu cerintele ISO 19011 /2002, auditori in curs de
formare si experti tehnici, dupa caz.
5.2.3 Pregatirea auditului presupune:
5.2.3.1 Elaborarea planului de audit
Echipa de audit stabileste in functie de obiectivul si domeniul auditului ce zone si
activitati urmeaza a fi auditate intr-un inteval de timp specificat, referinta pentru
efectuarea auditului si profunzimea acestuia. Planul de audit, formular PS-06-A02-R0,
trebuie sa precizeze:
- obiectivele si domeniul auditului;
- identitatea persoanelor care au responsabilitati directe, importante, referitoare la
obiective si domeniu;
- identificarea documentelor de referinta;
- data si locul unde se desfasoara auditul;
Întocmit Verificat Aprobat 7
Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 4din 7

- data si durata estimata pentru fiecare activitate prezentata in planul de audit;


- programul sedintelor care se tin cu managementul zonei auditate.
Dupa elaborare planul de audit este comunicat auditatului, fara detalieri particulare a
caror prezentare prematura ar putea compromite obtinerea unor dovezi obiective.
5.2.3.2 Elaborarea listei de verificare/chesionar de audit
Pentru facilitarea desfasurarii auditului, listele de verificare/chestionare de audit
se intocmesc plecand de la standardul de referinta, documente ale sistemului calitatii,
prioritati ale mangementului, rezultatele auditurilor anterioare etc, pentru evaluarea
sistemului calitatii zonei auditate.
5.2.4 Efectuarea analizei documentelor
Documentatia auditatului, care poate include documente relevante ale SMC si
inregistrari, este analizata de echipa de audit pentru a determina conformitatea
sistemului din punct de vedere al documentelor, cu criteriile de audit.
Daca documentatia este considerata inadecvata, conducatorul echipei de audit
anunta factorii responsabili ai compartimentului auditat.
5.2.5 Efectuarea auditului la fata locului
Etapele efectuarii auditului sunt:
5.2.5.1 Sedinta de deschidere la care participa membrii echipei de audit si
managementul zonei auditate si are scopul de a prezenta obiectivul, domeniul,
clarificarea oricaror detalii ale planului de audit, precizari asupra asigurarii
confidentialitatii din partea echipei atat pe timpul derularii auditului cat si dupa
incheierea lui, confirmarea datei si orei sedintei de inchidere.
5.2.5.2 Examinarea consta in;
 evaluarea documentelor sistemului calitatii zonei auditate, rapoartele auditurilor
anterioare, daca au existat, cu scopul de a constata daca au fost eliminate
neconfomitatile depistate si au fost initiate actiuni corective pentru a
preintampina repetarea lor;
 vizitarea efectiva a zonei pentru a constata masura in care practica curenta din
organizatie este in acord cu prevederile documentelor de referinta. Colectarea de
dovezi obiective se face prin intermediul interviurilor, examinarii documentelor
si a inregistrarilor calitatii, a observarii activitatilor in curs de desfasurare si a
conditiilor din zona auditata;
 inregistrarea constatarilor, neconformitati sau observatii, trebuie efectuata de
catre auditor, pentru a putea fi prezentate auditatului. Toate constatarile facute in
timpul auditului sunt inregistrate, formulate clar pentru a constitui o sursa
relevanta din care sa poata rezulta concluzii. Neconformitatile depistate sunt
evaluate de auditor in majore sau minore, sunt redactate exact, complet, concis
in formularul PS-03-A01- R0
5.2.5.3 Sedinta de inchidere cu auditatul este ultimul act inaintea transmiterii raportului
de audit, in cadrul careia auditorul sef prezinta oficial concluziile auditului.

5.2.6 Raportare si verificare

Întocmit Verificat Aprobat 7


Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 5din 7

5.2.6.1 Dupa efectuarea auditului intern, seful echipei de audit analizeaza observatiile
consemnate, formuleaza neconformitatile constate, incadrandu-le in majore sau minore
si intocmeste raportul de audit.
5.2.6.2 Raportul de audit, confirma oficial toate informatiile comunicate in timpul
sedintei de inchidere, reflectand in mod adecvat si onest tot ceea ce auditorii au
descoperit bazandu-se pe dovezi obiective si este elaborat sub directa coordonare a
auditorului sef, care este responsabil de caracterul sau precis si complet .
 Raporul de audit, formular PS-06-A03-R0, trebuie sa contina urmatoarele
elemente:
- identificare unica, numar, data;
- domeniul si obiectivele auditului;
- identitatea membrilor echipei de audit si a reprezentantilor auditatului;
- observatii asupra neconformitatilor si observatiilor constatate;
- aprecierea echipei de audit asupra masurii in care zona auditata se conformeaza
documentelor de referinta si capacitatea de a realiza obiectivele definite ale
calitatii;
- lista de difuzare a raportului de audit.
 Raportul de audit este semnat de catre echipa de audit si de catre autoritatea
functionala responsabila a zonei auditate.
 Raportul de audit este difuzat personalului de conducere al zonei auditate,
reprezentantului managementului de varf al UPB pentru a fi utilizat in analiza
sistemului calitatii, iar originalul impreuna cu celelalte documente ale auditului
raman la auditor, ca inregistrari ale auditului.
5.2.6.3 Neconformitatile consemnate in rapoartele de neconformitate de catre echipa de
audit sunt analizate de managementul zonei auditate, care stabileste masuri
corective/preventive, responsabilitati si termene referitoare la punerea lor in aplicare.
Eficacitatea implementarii lor in practica se verifica cu ocazia urmatoarelor audituri.
5.2.6.4 Functie de termenul stabilit pentru indeplinirea actiunilor corective/preventive,
seful de audit programeaza auditul de urmarire, pe care-l consemneaza in „Programul
auditului intern”.

6. RESPONSABILITATI

6.1 Managementul UPB


- analizeaza rapoartele de audit cu ocazia analizei efectuata de echipa manageriala
pentru a concluziona asupra stadiului si compatibilitatii sistemului calitatii cu politica
si obiectivele promovate de UPB in domeniul calitatii;
- stabileste necesarul de audituri neprogramate.

6.2 Departamentul Managementul Calitatii


-intocmeste programarea auditurilor;
- coordoneaza activitatea de audit;
- selectioneaza specialistii care intrunesc conditiile de a efectua audit intern;
Întocmit Verificat Aprobat 7
Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 6din 7

- coordoneaza activitatea de elaborare a chestionarelor de audit;


- coordoneaza activitatea de elaborare, difuzare si arhivare a raportelor de audit;
- urmareste in cadrul auditurilor urmatoare aplicarea masurilor corective/ preventive
propuse si eficacitatea lor practica.
6.3 Auditorul sef
- stabileste componenta echipei de audit;
-defineste sarcinile pentru auditori si se asigura ca au fost intelese;
- pregateste documentele necesare desfasurarii auditului intern, aplicabile zonei
auditate;
- coordoneaza echipa si asigura buna desfasurare a auditului in conformitate cu
orarul stabilit;
- evalueaza si documenteaza rezultatele auditului in raportul de audit si le comunica
managementului zonei auditate;
-asigura pastrarea inregistrarilor referitoare la auditul intern;
- verifica si confirma indeplinirea actiunilor corective/preventive stabilite, precum si
eficacitatea lor.

6.4 Managementul zonei auditate


- asigura conditiile necesare desfasurarii auditului;
- participa prin persoanele desemnate la desfasurarea activitatii de audit, oferind
toate probele tangibile necesare si tot sprijinul pentru realizarea in conditii optime a
acestuia;
- stabileste impreuna cu seful de audit termenele de solutionare a neconformitatilor
depistate
- analizeaza, initiaza, implementeaza si verifica actiunile corective/ preventive care
se impun, pentru eliminarea cauzelor care au generat neconformitatile identificate in
timpul auditului, in conformitate cu prevederile procedurilor PS-04 si PS-05.

MATRICEA RESPONSABILITATILOR

CADRE/COMPARTIMENTE IMPLICATE
Managementul Departamentul Auditor sef Managementul
UPB Managementul zonei auditate
ETAPE
Calitatii
Planificare si A D R D
pregatire audit

Efectuarea auditului V R C

Raportarea V R C
rezultatelor

Întocmit Verificat Aprobat 7


Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan
UNIVERSITATEA Procedura Ediţia I
POLITEHNICA din AUDITUL INTERN Revizia 0
BUCURESTI Exemplar I
Cod PS 06 Pagina 7din 7

Analiza rezultatelor D R C C

Verificarea V R+D R R
implementarii
actiunilor
corective/preventive
Semnificaţia notaţiilor este: A – aproba, C – contribuie; D – decide; R – răspunde; V –
verifică.

7. INREGISTRARI
Inregistrarile complete ale auditului:
- Programul de audit intern, formular PS-06-A01-R0;
- Planul de audit, formular PS-06-A02-R0;
- chestionare de audit;
- Raport de audit, formular PS-06-A03-R0;
- Rapoarte de neconformitate;
- Rapoarte de actiuni corective/preventive ;
- Inregistrari referitoare la personalul utilizat in efectuarea auditului (pentru
evaluarea competentei si a performantelor, precum si cele referitoare la
imbunatatirea performantelor),
sunt arhivate si mentinute o perioada de 10 ani in cadrul DMC.

8. ANEXE
8.1 Programul de audit intern, formular PS-06-A01-R0;
8.2 Planul de audit, formular PS-06-A02-R0;
8.3 Raport de audit, formular PS-06-A03-R0;

Întocmit Verificat Aprobat 7


Nume şi Data Nume şi prenume Data Nume şi Data
prenume prenume
R. 26.03.03 Roxana Dumitrescu 14.05.08 D. C. Ionescu 25.10.03
Rohan