PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

ELABORAT AVIZAT APROBAT

RESPONSABIL
MEMBRU CEAC MANAGER EDIŢIA: REVIZIA
CEAC
1 :0
Iulia Irena
Cristina BĂLAŞA Laura-Elena PĂDURARU
ŢÂNTOACĂ

SCOP:

Procedura are ca scop stabilirea unui proces eficace şi eficient de audit intern pentru
evaluarea elementelor tari şi slabe ale sistemului de management al calităţii în educaţie din
cadrul Grădiniţei "Casa cu pitici".

DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplică pentru toate domeniile de activitate din carul organizaţiei furnizoare de
educaţie.

CONFIDENŢIALITATE

Document intern GRĂDINIŢA “CASA CU PITICI”.

Nivel de accesibilitate: publică

APROBAT FUNCTIA SEMNATURA DATA APLICARII

Laura-Elena PĂDURARU MANAGER 8/1/2009

Page 1 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

FIŞA DE VIAŢĂ

DESCRIEREA
EDIŢIA DATA APLICARII EMITENT
MODIFICARII
1 9/1/2009 CEAC

DOCUMENTE DE BAZĂ

 SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

 EN ISO 9000:2000 - Sisteme de management al calităţii. Elemente fundamentale şi
vocabular.
 EN ISO 9004:2000 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru
îmbunatatirea performantelor.

 SR ISO 19011: 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau
mediu.
 SR ISO 10013: 2003 - Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al
calităţii
 LEGEA 87/2006 - Pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005
privind asigurarea calităţii educaţiei, modificată prin OUG 102/2006

 H.G.21:10.01.2007 - Standarde de acreditare şi evaluare periodică a unităţilor de

învăţământ preuniversitar
 H.G. 1534:25.11.2008 - Privind aprobarea standardelor de referinţă şi a indicatorilor de
performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar
Asigurarea calităţii - Ghid pentru unităţile şcolare

 Procedura operaţională: - Metodologia de elaborare a procedurilor şi instrucţiunilor de lucru şi

de asimilare a regulamentelor GRĂDINIŢEI “CASA CU PITICI” ca documente ale sistemului de
management al calităţii
 Procedura generală: -Controlul documentelor,

DOCUMENTE CITATE
PSQ 01-00 “Controlul documentelor”
PO 4.4.2.-01 “Controlul înregistrărilor”
MQ = Manualul calităţii din Grădiniţa "Casa cu pitici"

Page 2 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

CUPRINS

DENUMIREA CAPITOLULUI PAGINA

CAPITOLUL I DESCRIEREA PROCEDURII 4

1.1. Modalităţi de aplicare a procedurii 4

1.1.1. Obiective detaliate 4

1.1.2. Entităţi auditabile 4

1.1.3. Domenii auditabile 4

1.1.4 Auditori interni 5

1.1.5. Pregătirea auditului 5

1.2. Modalităţi de punere la zi a procedurii 5

1.3. Schema logică 6

1.4. Descrierea detaliată a etapelor 6

CAPITOLUL II ÎNREGISTRĂRI SPECIFICE 7

CAPITOLUL III DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 8

3.1. Definiţii 7
3.2. Abrevieri 7

CAPITOLUL IV ANEXE ŞI FORMULARE 7

F 03.01 Program anual de audit 8

F 03.02 Raport de audit 9
F 03.03 Raport de neconformităţi 10
F 03.04 Fişa de acţiuni corective/preventive 11

Page 3 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

CAPITOLUL I: DESCRIEREA PROCEDURII

1.1. MODALITĂŢI DE APLICARE A PROCEDURII

CEAC elaborează un plan de audit anual pe care îl supune spre avizare directorului grădiniţei,
care este aprobat de consiliul de administraţie şi pe care îl pune în aplicare şi urmăreşte
realizarea scopurilor propuse. De asemenea, iniţiază şi transmite acţiunile corective necesare,
după ce au fost dezbătute şi aprobate de CA.

CEAC monitorizează modul de tratare a neconformităţilor şi informează conducerea grădiniţei

despre stadiul îndeplinirii acţiunilor corective, prin rapoartele, analizele şi informările prezetate în
cadrul şedinţelor consiliului de administraţie şi consiliului profesoral, precum şi în cadrul
analizelor de management planificate.
1.1.1. Obiective detaliate
Auditurile interne sunt iniţiate pentru atingerea urmatoarele obiective :
1. implementarea şi menţinerea SMQE
2. determinarea conformităţii (sau neconformităţii) elementelor sistemului calitate sau exigenţelor
referentialelor de la beneficiarii direcţi şi indirecţi
3. determinarea eficacităţii prin care sistemul de management calitate pus in operă satisface
obiectivele propuse şi este conform cu cerinţele standardelor naţionale şi standardelor pe linia
calităţi în educaţie în vigoare;
4. îmbunătăţirea continuă a managementului calităţii în grădiniţă
Notă: Unul din obiectivele auditului de calitate este de a evalua nevoia acţiunilor de ameliorare
sau de corecţie.
1.1.2. Entităţi auditabile
Toate entităţile (funcţii/compartimente/) pot fi auditate oricare ar fi poziţia ierarhică sau domeniul
activitatea.
Şeful consiliului, comisiei sau compartimentului auditat răspunde întrebărilor auditorilor.
Auditaţii sunt informaţi de auditul intern cu cel puţin o lună înaintea de derularea acestuia.
Auditatii pun la dispoziţia auditorilor toate mijloacele necesare pentru a asigura buna
desfăşurare a auditului, facilitând accesul (la cererea auditorilor) către toate spaţiile grădiniţei,
înregistrări specifice, planificări, documente doveditoare ale activităţii desfăşurate în grădiniţă,
afalte pe suport de hârtie sau pe suport magnetic..

Ei coopereaza cu auditorii în vederea atingerii obiectivelor de audit.

Auditaţii determină şi declanşază acţunile corective de întreprins faţă de observaţiile sau
neconformităţile raportului raportului de audit.
1.1.3. Domenii auditabile
Capacitatea instituţională

Page 4 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

Eficacitatea educaţională
Managementul calităţii

Auditul prinde tot sau o parte a structurii organizatorice în vigoare:

procese,
interfeţe organizatorice,
sistem documentar (formă, fond, funcţionare, înregistrări)
1.1.4. Auditori interni

Auditurile interne pe linia managementului în educaţie sunt realizate de către CEAC care deţine
responsabilitatea generală de organizare şi conducere a acestora, sub îndrumarea operativă a
directorului grădiniţei.

În acest sens, desfăşoară următoarele activităţi:

propune spre aprobarea CA membrii echipei de audit;
întocmeşte programul de audit pe care îl supune aprobării CA;
prezintă concluziile rapoartelor de audit în analiza de management efectuată şi în cadrul
şedinţelor CA şi CP.
Membrii CEAC sunt responsabili pentru:

1. realizarea conformării cu cerintele aplicabile auditului (respectarea "deontologiei" auditului);

2. pregatirea şi efectuarea în mod eficace a misiunilor care le sunt încredinţate;

3. oferirea dovezilor obiectivităţi, în timpul auditului, grupând dovezi pertinente şi suficiente
pentru tragerea concluziilor;

4. notarea observaţiilor (constătarilor efectuate în cursul auditării, susţinute de dovezi evidente) .

CEAC este independentă de funcţiile/compartimentele auditate, ceea ce se traduce prin faptul

ca nu poate audită propria sa activitate.
1.1.5. Pregătirea auditului

CEAC elaborează un program anual de audit, care este aprobat de CA. El este comunicat în
prealabil, echipei de audit şi auditaţilor. Programul de audit indică : domeniile vizate,
referenţialul utilizat, echipa de audit şi data efectuării auditului

Documentele de lucru sunt furnizate auditorilor sub

forma formularelor de evaluare permiţând
consemnarea observaţiilor
1.2. MODALITĂŢI DE PUNERE LA ZI A PROCEDURII
Punerea la zi a acestei proceduri este decisă de elaborator ca urmare :
1. unei evoluţii a standardelor sau a organizării grădiniţei;
2. unui audit extern ;
3. o cerere de modificare a procedurii;

Page 5 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

4.în urma modificării normelor legale sau a altor ceriţe.

1.3. Schema logică

Auditorori

Auditaţi
Documente şi date

CA
ETAPA ACŢIUNI
rezultate

START
Program anual de
E0
audit F 03.01
Programare audit

Informarea personalului privind desfăşurarea

E1 auditului Difuzare program audit

Auditare Raport de audit F

E3
03.02

Redactare, avizare, aprobare, înregistrare raport de Raport de audit F

E4 audit 03.03

Elaborare acţiuni corective Lista documentelor

E5
difuzate F 02.01

Raport de
neconformităţi F 03.03;
E6 Difuzare raport de audit Fişa de acţiuni
corective/preventive F
03.04

Validare
E7
DA NU

Capitalizare
E8

Stop

Page 6 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

1.4 Descrierea detaliată a etapelor
E0: Programul de audit
Auditurile interne sunt programate si efectuate de CEAC .
Alegerile (în programare) se fac ţinând cont de rezultatele anterioare (domenii auditate, probleme, disfuncţionalităţi),
de luarea in calcul a tuturor proceselor, a tuturor funcîâţiilor şi procedurilor, de diferite entităţi ale unei funcţii /
compartiment.

Programul anual de audituri se întocmeşte conform cu formularul F-03.01 din PG 03-00, care este aprobat de
consiliul de administraţie. Sistemul de calitateîn educaţie al Grădiniţei "Casa cu pitici" este auditat intern semestrial
(de regulă, în penultima sau ultima lună a semestrului şcolar), sau atunci când, datorită unor disfuncţionalităţi, apare
necesitatea unui audit intern.

E1: Informarea personalului privind desfăşurarea auditului

Cu
minim 30 de zile înainte de data planificată în Programul de audit, personalul organizaţiei este anunţat de această
activitate planificată.

CEAC stabileşte modalităţile practice de realizare şi informează auditatul despre acestea.

E2 Realizarea auditului

Auditul se deruleaza in trei faze:

1. reamintire : obiective audit, interlocutori auditor/auditat;

2. examinare : documente, procese, înregistrări,etc.;

3. prezentare abateri, desemnare neconformităti şi remarci.

E4 Redactare, avizare, aprobare, înregistrare raport de audit
Raportul de audit se redactează de membrii CEAC şi cuprinde punctelor tari, punctelor slabe şi acţiunile corective
care se impun pentru remedierea disfuncţionalităţilor constatate.
Neconformitatile semnalate in timpul auditului sunt consemnate într-un "Raport de neconformitati" (formular: F-
03.03 ), iar pentru fiecare neconformitate se întocmeşte "Fişa de acţiuni corective / preventive" formularul : F-03.04
care se anexează la raportul de audit.

"Raportul de audit " şi anexele sunt datate şi semnate de membrii CEAC şi sunt prezentate spre avizare directorului
grădiniţei.

Documentele vor fi aprobate în şedinţa CA. Şi înregistrate la secretariatul grădiniţei.

E5 Elaborarea acţiunilor corective

Membrii consiliului de administraţie vor aproba planul de măsuri corective elaborat în vederea rezolvării
neconformităţilor constatate.
E6 Difuzarea raportului de audit
Raportul de audit şi documentele anexate se prezintă personalului în cadrul unei şedinţe de lucru. Totodată se va
repartiza responsabililor entităţilor auditate câte un exemplar din programul de acţiuni corective.
E7 Validare
Entitatea auditata stabileste un plan de acţiune pentru eliminarea neconformităţilor constatate şi a posibilităţilor de
reapariţie.

"Fişele de actiuni corective " vor servi ca suport pentru modul de tratare a remarcilor sau neconformităţilor.

CEAC trebuie să verifice periodic modul de realizare şi eficacitatea acţiunilor corective stabilite. În cazul în care se
constată ineficienţa lor, se întreprind măsuri de corecţie.

CEAC validează acţiunile angajate (natura, etape de avansare, eficacitate)..

E8 Capitalizare

Page 7 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA:

CEAC 1
capitalizează rezultatele şi acţiunile rezultate în urma auditului pe care le supune spre dezbatere în cadrul analizei
de management.
CAPITOLUL II: ÎNREGISTRĂRI SPECIFICE

Arhivare, păstrare
Nr. Crt. Denumirea documentului
Responsabil Durata (în ani)
1 Program anual de audituri Secretar 5 ani
2 Raport de audit Secretar 5 ani
3 Raport de neconformităţi Secretar 5 ani
4 Fişa de acţiuni corective/preventive Secretar 5 ani

CAPITOLUL III: DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

3.1. Definiţii
Neconformitate = abatere sau absenţa unuia sau mai multor elemente ale managementului sistemului de calitate

Remarcă = constatarea disfuncţionalităţii, care nu afectează managementul sistemului de calitate

3.2. Abrevieri

CA = consiliul de administraţie
CEAC = comisia de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie
F =formular
PG = procedură generală de sistem
PO = procedură operaţională
PSQE = procedură de sistem calitate în educaţie

CAPITOLUL IV: ANEXE ŞI FORMULARE

F 03.01 Program anual de audit
F 03.02 Raport de audit
F 03.03 Raport de neconformităţi
F 03.04 Fişa de acţiuni corective/preventive

Nr. ___ din________

SECRETARIAT

LISTA DOCUMENTELOR DIFUZATE

Numele şi prenumele Data Semnătur

Nr. Crt. Denumirea documentului
destinarului primirii a

Page 8 of 14
 PROCEDURĂ GENERALĂ SISTEM CALITATE

AUDIT INTERN Exemplar nr._

STATUT: ÎN APLICARE P.G.. 03.00 EDIŢIA: 1

ÎNTOCMIT
Secretar
Numele şi prenumele

Page 9 of 14
Nr. __ din___________________________

PROGRAM DE AUDIT INTERN PE ANUL _________

APROB
PREŞEDINTE CONSILIU DE ADMINISTRAŢIE
Manager
Laura-Elena PĂDURARU

Auditori
Nr. Saptamana Auditor
Domeniul auditat Referenţal Data (daca Observatii
crt luna/an şef
exista)

Întocmit:
 RAPORT DE AUDIT

PAGINA DE GARDĂ Nr. Exemplare:

1. DOMENII AUDITATE

2. SCOP

3. COMPONENŢA ECHIPEI DE AUDIT

Nr.
Numele şi prenumele Funcţia Rolul Semnătura
Crt.

4. CRITERII AUDITATE

Page 11 of 14
 RAPORT DE AUDIT

PAGINA DE GARDĂ Nr. Exemplare:

5. PERSOANE CONTACTATE ÎN TIMPUL AUDITULUI

Nr.
Funcţia Nume şi prenume Semnătura
Crt.

6. Număr total de neconformităţi şi observaţii

NECONFORMITĂŢI OBSERVAŢII

DATA ÎNCHEIERII RAPORTULUI SEMNĂTURA MEMBRILOR COMISIEI DE AUDIT

Page 12 of 14
1.
DO
ME
NII RAPORT DE NECONFORMITĂŢI
AU
DIT
AT
E

DOMENIUL AUDITAT DATA AUDITĂRII

Descriere neconformitate (loc,

Nr. activitate, documente, Document de Semnătura
Notare
Crt. inregistrări persoane, etc) referinţă
Auditat Auditor

Page 13 of 14
1.
DO FIŞA DE ACŢIUNI CORECTIVE/PREVENTIVE
ME
NII
AU
Nr. ____ Data_______
DIT
AT AUDIT INTERN
E
DOMENIUL AUDITAT

ULTIMA DATĂ DE
ETAPE
PUNERE LA ZI
PROBLEMA:
PLAN CAUZA:
SOLUŢIA:

DO PUNEREA ÎN OPERA

CHECK VERIFICARE:
STABILIRE ACŢIUNI DE ÎMBUNĂTĂŢIRE:

ACTIONS

VALIDARE DATA SEMNĂTURA

PDCA - Metode de rezolvare a problemelor:

- Plan ( formularea problemei – gasirea cauzelor- propunerea solutiilor)
- Do (implementarea - aplicarea solutiilor )
- Check (Verificarea eficacitatii solutiilor)
- Actions ( intreprinde actiuni pentru imbunatatire continua)

Page 14 of 14