AUDIT

MINISTERUL FINAN ELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN
PERFEC IONAREA ACTIVIT II DE

PREG TIRE PROFESIONAL CONTINU
A PERSONALULUI
Aprobat:
Director Marcel GHI
Avizat:
ef birou Croitoru Ion
Elaborat:
Nicolau Cornelia auditor superior
Prezentul ghid general este elaborat în baza art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind
auditul public intern, republicat , cu modific rile ulterioare i a Normelor generale privind
exercitarea activit ii de audit public intern aprobate prin H.G. nr. 1086/2013.
Bucure ti
2014
CUPRINS
CUVÂNT ÎNAINTE 3
ETAPA I. PREG TIREA MISIUNII 5
1.1 Ini ierea auditului intern 5
1.1.1 Ordinul de serviciu 5
1.1.2 Declara ia de independen 6
1.1.3 Notificare privind declan area misiunii de audit public intern 9
1.2 edin a de deschidere 11
1.2.1 Minuta edin ei de deschidere 11
1.3 Colectarea i prelucrarea informa iilor 12
1.3.1 Chestionarul de luare la cuno tin 12
1.3.2 Studiu preliminar 17
1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 39
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 39
1.4.2 Chestionarul de control intern 42
1.4.3 Evaluarea gradului de încredere în controlul intern 46
1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern 50
1.6.1 Programul misiunii de audit public intern 50
ETAPA II. INTERVEN IA LA FA A LOCULUI 54
2.1 Colectarea i analiza probelor de audit 54
2.1.1 Obiectiv 1: Adecvarea i suficien a programelor anuale de preg tire profesional
54
continu a personalului: test; FIAP.
2.1.2 Obiectiv 2: Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu
71
a personalului: test; FIAP.
2.1.2. Obiectiv 3: Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru
76
derularea eficient a procesului de preg tire profesional continu
2.2 edin e de închidere 90
2.2.1 Minuta edin ei de închidere 90
ETAPA III. RAPORTAREA REZULTATELOR MIISUNII 91
Proiectul Raportului misiunii de audit public intern 91
Raportul misiunii de audit public intern 105
Sinteza Raportului misiunii de audit public intern 119
ETAPA IV. URM RIREA RECOMAND RILOR 122
Fi a de urm rire a implement rii recomand rilor 122
2
CUVÂNT ÎNAINTE
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern ,,Perfec ionarea activit ii de
preg tire profesional continu a personalului reprezint un model practic de desf urare a
unei astfel de misiuni de audit intern, prin parcurgerea în detaliu, a fiec rei proceduri. Ghidul
poate fi utilizat de entit ile din sectorul public i în acela i timp poate reprezenta suportul pentru
realizarea, de c tre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice privind auditul public
intern.
Elaborarea ghidului practic s-a realizat având la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr.
672/2002 privind auditul public intern, republicat , cu modific rile i complet rile ulterioare i
Normele generale privind exercitarea activit ii de audit public intern, aprobate prin HG nr.
1086/2013, potrivit c rora UCAAPI are ca atribu ie dezvoltarea i implementarea de proceduri i
metodologii uniforme, bazate pe standardele interna ionale de audit intern.
La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut în vedere defini ia auditului
performan ei din cadrul normativ na ional, potrivit c reia auditului performan ei este o ,,activitate
care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entit ii
publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu
obiectivele.
Auditul performan ei este o activitate independent i obiectiv de analiz complex a
activit ilor/proceselor/programelor/proiectelor din entitatea public , conceput s aduc un plus de
valoare acestora, cu scopul m sur rii nivelului eficacit ii, eficien ei i economicit ii atins prin gestionarea
fondurilor destinate îndeplinirii obiectivelor propuse.
Ghidul privind misiunea de audit public intern privind perfec ionarea activit ii de preg tire
profesional continu a personalului a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i documentelor specifice
structurate pe etapele derul rii unei misiuni de audit intern stabilite prin normele generale, astfel:
- în etapa Preg tirea misiunii au fost elaborate documentele prev zute de norme, fiind
aduse clarific ri, în special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de Colectarea i
prelucrarea informa iilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i succesiunea
documentelor;
- în etapa Interven ia la fa a locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul c rora sunt stabilite constat rile
care vor fi men ionate în Raportul misiunii de audit public intern;
- în etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urm rit elaborarea unui model de
Raport misiunii de audit public intern structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare astfel încât
acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit, aria de
cuprindere, constat rile, concluziile auditului i recomand rile formulate;
- în etapa Urm rirea recomand rilor s-a urm rit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea ac iunilor întreprinse pentru implementarea recomand rilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern privind ,,Perfec ionarea activit ii de preg tire
profesional continu a personalului au fost urm toarele:
Adecvarea i suficien a programelor de preg tire profesional continu a personalului;
Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului;
Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate în vederea derul rii eficiente a
activit ii de formare profesional .
3
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern ,, Perfec ionarea activit ii de
preg tire profesional continu a personalului presupune parcurgerea în cadrul fiec rei etape a
activit ilor specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate în
continuare.
Etape Proceduri Cod Documente
Preg tirea Ini ierea Elaborarea Ordinului de P-01 Ordinul de serviciu
misiunii auditului serviciu
intern Elaborarea Declara iei de P-02 Declara ia de independen
independen
Elaborarea Notific rii privind P-03 Notificarea privind declan area
declan area misiunii de audit misiunii de audit public intern S
public intern
edin a de deschidere P-04 Minuta edin ei de deschidere U
Colectarea i Constituirea/actualizarea P-05 Chestionarul de luare la cuno tin
prelucrarea dosarului permanent P
informa iilor Prelucrarea i documentarea P-06 Studiul preliminar
informa iilor E
Analiza P-07 Stabilirea punctajului total al riscurilor
riscurilor i Evaluarea riscurilor i ierarhizarea riscurilor R
evaluarea P-08 Chestionarul de control intern
controlului Evaluarea controlului intern V
intern Evaluarea gradului de încredere în
controlul intern
I
Elaborarea Programului misiunii de audit P-09 Programul misiunii de audit public
public intern intern
Z
Interven ia Colectarea Efectuarea test rilor i P-10 Teste
la fa a i analiza formularea constat rilor Chestionar list de verificare - CLV; foi A
locului probelor de de lucru; interviuri; chestionare etc.
audit Foi de lucru R
Analiza problemelor i P-11 Fi de Identificare i Analiz a
formularea recomand rilor Problemei - FIAP E
Analiza i raportarea P-12 Formular de Constatare i Raportare a
iregularit ilor Iregularit ilor FCRI A
Revizuirea documentelor i constituirea P-13 Nota centralizatoare a documentelor de
dosarului de audit lucru
edin a de închidere P-14 Minuta edin ei de închidere
Raportarea Elaborarea Elaborarea proiectului P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit
rezultatelor proiectului Raportului misiunii de public intern
misiunii Raportului audit public intern
misiunii de Transmiterea proiectului P-16 -
audit public Raportului misiunii de
intern audit public intern
Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere
Elaborarea Raportul misiunii de audit P-18 Raportul misiunii de audit public intern P-20
Raportului public intern
misiunii de Difuzarea Raportului P-19 -
audit public misiunii de audit public
intern intern
Urm rirea Urm rirea recomand rilor P-21 Fi de urm rire a implement rii
recoman- recomand rilor
d rilor
4
Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 76456 data 15.01.2014
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 13, lit. c din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat , cu modific rile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea a Normelor
generale privind exercitarea activit ii de audit public intern i a Planului anual de audit
public intern pentru anul 2014, în perioada, 03.02.2014 28.02.2014 se va efectua o misiune de
audit public intern la nivelul entit ii, cu tema ,, Perfec ionarea activit ii de preg tire
profesional continu a personalului
Perioada supus audit rii: 01.01.2012 31.12.2013
Scopul misiunii const în analiza responsabilit ilor asumate de conducerea Direc iei Resurse
Umane Serviciul Preg tire Profesional cu privire la organizarea i realizarea activit ilor în mod
eficient i eficace.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:

1. Adecvarea i suficien a programelor de preg tire profesional continu a personalului;
2. Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului;
3. Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate în vederea derul rii eficiente a
Men ion m c se va efectua un audit al performan ei activit ii de preg tire profesional
continu .
Echipa de audit este format din urm torii auditori interni:

Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.
Supervizorul misiunii de audit este doamna Sl vescu Dana, care are i calitatea de ef al
compartimentului de audit public intern
ef Compartiment Audit Intern,

Sl vescu Dana
Not :
Ordinul de serviciu se întocme te de c tre conduc torul structurii de audit intern pe baza
Planului anual de audit intern. Reprezint mandatul de interven ie dat de c tre structura de
audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit public intern i
repartizeaz sarcinile auditorilor nominaliza i pentru efectuarea misiunii.
Define te domeniul de interven ie al auditului i informeaz responsabilii de realizarea misiunii
asupra urm toarelor:
- cadrul juridic privind realizarea misiunii de audit public intern;
- domeniul auditului;
- obiectivele generale ale misiunii de audit public intern;
- perioada efectu rii misiunii de audit public intern;
- numele i prenumele auditorilor desemna i s realizeze misiunea de audit public
intern.
5
Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern
DECLARA IA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Popescu George

Misiunea: Perfec ionarea activit ii de preg tire profesional continu a personalului
Data: 15.01.2014
Nr.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilit ilor Da Nu
crt.
1. A i avut/ave i vreo rela ie oficial , financiar sau personal cu persoane din
cadrul entit ii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze m sura în
X
care pute i s interveni i i s constata i deficien e de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern al performan ei?
2. Ave i idei preconcepute fa de persoane, activit i, procese, programe, grupuri,
care au leg tura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influen eze în X
3. A i avut/ave i func ii sau a i fost/sunte i implicat( ) în ultimii 3 ani într-un alt mod
în activitatea entit ii/structurii ce va fi auditat ? X
4. Ave i responsabilit i în derularea programelor i proiectelor finan ate integral

X
sau par ial de Uniunea European ?
5. A i fost implicat( ) în elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
X
entit ii/structurii ce va fi auditat ?
6. Sunte i so /so ie, rud sau afin pân la gradul al patrulea inclusiv cu
X
conduc torul entit ii/structurii ce va fi auditat ?
7. Ave i vreo leg tur politic , social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redeven e de la vreun grup, organiza ie sau nivel guvernamental, care X
are leg tur cu entitatea/structura ce va fi auditat ?
8. A i aprobat înainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
entitatea/structura ce va fi auditat ?
9. A i fost/sau sunte i implicat în inerea eviden ei contabile la entitatea/structura ce
X
va fi auditat ?
10. A i avut/sau ave i vreun interes personal care influen eaz sau pare s influen eze
îndeplinirea atribu iilor de serviciu cu impar ialitate i obiectivitate fa de X
11. Pute i evalua eficacitatea proceselor i sistemelor în raport cu cerin ele
X
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entit ii?
12. Dac în timpul misiunii de audit public intern apar incompatibilit i personale,
externe sau organiza ionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
X
elabora rapoarte de audit impar iale, notifica i eful compartimentului de audit
public intern?
1. Incompatibilit i personale: Nu este cazul

2. Pot fi eliminate incompatibilit ile: Nu este cazul
3. Dac da, explica i cum anume: Nu este cazul
Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,

Popescu George Sl vescu Dana
6
Entitatea public
DECLARA IA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Ionescu Corneliu

Misiunea: Perfec ionarea activit ii de preg tire profesional continu a personalului
Data: 15.01.2014
Nr.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilit ilor Da Nu
crt.
1. A i avut/ave i vreo rela ie oficial , financiar sau personal cu persoane din
cadrul entit ii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze m sura în
X
care pute i s interveni i i s constata i deficien e de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern?
2. Ave i idei preconcepute fa de persoane, activit i, procese, programe, grupuri,
care au leg tura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influen eze în X
3. A i avut/ave i func ii sau a i fost/sunte i implicat( ) în ultimii 3 ani într-un alt mod
în activitatea entit ii/structurii ce va fi auditat ? X
4. Ave i responsabilit i în derularea programelor i proiectelor finan ate integral

X
sau par ial de Uniunea European ?
5. A i fost implicat( ) în elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
X
entit ii/structurii ce va fi auditat ?
6. Sunte i so /so ie, rud sau afin pân la gradul al patrulea inclusiv cu
X
conduc torul entit ii/structurii ce va fi auditat ?
7. Ave i vreo leg tur politic , social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redeven e de la vreun grup, organiza ie sau nivel guvernamental, care X
are leg tur cu entitatea/structura ce va fi auditat ?
8. A i aprobat înainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
9. A i fost/sau sunte i implicat în inerea eviden ei contabile la entitatea/structura ce
X
va fi auditat ?
10. A i avut/sau ave i vreun interes personal care influen eaz sau pare s influen eze
îndeplinirea atribu iilor de serviciu cu impar ialitate i obiectivitate fa de X
11. Pute i evalua eficacitatea proceselor i sistemelor în raport cu cerin ele
X
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entit ii?
12. Dac în timpul misiunii de audit public intern apar incompatibilit i personale,
externe sau organiza ionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
X
elabora rapoarte de audit impar iale, notifica i eful compartimentului de audit
public intern?
1. Incompatibilit i personale: Nu este cazul

2. Pot fi eliminate incompatibilit ile: Nu este cazul
3. Dac da, explica i cum anume: Nu este cazul
Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,

Ionescu Corneliu Sl vescu Dana
7
Not :
Independen a auditorilor interni nominaliza i pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat , motiv
pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va întocmi Declara ia de independen .
Declara ia de independen trebuie s asigure:
- eliminarea incompatibilit ilor auditorului intern fa de conducerea structurii auditate i fa de
salaria ii ai c ror activit i le supune audit rii,
- asigurarea independen ei fa de activit ile pe care le supune audit rii, respectiv s nu fi fost
implicat în realizarea acestora o perioad de cel pu in trei ani în urm ;
- capacitatea profesional a auditorului intern, respectiv cuno tin e i abilit ii adecvate, de a
atinge obiectivele misiunii de audit intern i de a ob ine rezultatele a teptate.
Conduc torul compartimentului de audit intern va urm ri s nu desemneze un auditor, acolo unde
exist incompatibilit i personale i nu poate fi demonstrat obiectivitatea pentru entitatea auditat .
Dac în timpul efectu rii misiunii de audit public intern apare o incompatibilitate, real sau
presupus , auditorii sunt obliga i s informeze de urgen conduc torul compartimentului de audit intern.
8
Entitatea public
Nr. 5423 din 15.01.2014
NOTIFICAREA PENTRU DECLAN AREA MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN DE PERFORMAN
C tre: Serviciul Formare Profesional

ef serviciu St nescu Ioana
De la: eful Compartimentului Audit Intern
Referitor la: Misiunea de audit public intern Perfec ionarea activit ii de preg tire profesional
continu a personalului
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca în perioada 03.02.2014

28.02.2014 s efectu m o misiune de audit public intern cu tema Perfec ionarea activit ii de
preg tire profesional continu a personalului.
Perioada supusa evalu rii este perioada 01.01.2012 31.12.2013.
Scopul misiunii const în analiza responsabilit ilor asumate de conducerea Direc iei
Resurse Umane Serviciul Preg tire Profesional cu privire la organizarea i realizarea
activit ilor în mod eficient i eficace. În acest sens, se va se va analiza modul în care Serviciul
Formare Profesional asigur un sistem adecvat de formare profesional a personalului la nivelul
entit ii i se va urm ri dac obiectivele sunt realizate în condi ii de economicitate, eficien i
eficacitate.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:

4. Adecvarea i suficien a programelor de preg tire profesional continu a personalului;
5. Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului;
6. Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate în vederea derul rii eficiente a
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a edin ei
de deschidere a misiunii în cadrul c reia vom avea în vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea i documentarea obiectivelor generale ale misiunii;
c. scopul misiunii;
d. modalitatea de desf urare a misiunii , persoanele de contact;
e. alte aspecte.
Pentru facilitarea procesului de evaluare a performan ei sistemului de preg tire profesional a

personalului, v rug m s ne pune i la dispozi ie documenta ia necesar privind :
planificarea, organizarea i controlul activit ilor auditabile;
cadrul normativ i reglement rile aplicabile domeniului auditat;
lista obiectivelor generale i specifice, care fac referire la activitatea Serviciului Formare
Profesional ;
planurile privind preg tirea profesional continu a personalului pentru anii 2012-2013;
Strategia i politicile în domeniul preg tirii profesionale continue a personalului;
organigrama, manuale opera ionale, Regulamentul de organizare i func ionare i fi ele
9
posturilor;
indicatorii/ intele/modalit ile de cuantificare a performan elor;
rapoartele de audit intern aferente domeniului auditabil, proceduri opera ionale, care stau la baza
desf ur rii activit ii;
statistica seminariilor i cursurilor organizate, a tematicilor i participan ilor .a.
Pentru eventualele întreb ri privind desf uarea misiunii, v rog s contacta i pe domnul Popescu
George auditor intern, coordonatorul misiunii, la telefon , e-mail .
.
Cu deosebit considera ie,
Data: 15.01.2014
ef Compartiment Audit Intern
Sl vescu Dana
Not :
Notificarea privind declan area misiunii de audit public intern se comunic structurii auditate cu
cel pu in 15 zile calendaristice înainte de declan area miisunii.
Scopul notific rii este de a anun a structura auditat de inten ia compartimentului de audit intern în
leg tur cu realizarea misiunii de audit public intern, precum i de a da posibilitatea structurii auditate s
aduc la zi eviden ele i s preg teasc documentele necesare în vederea asigur rii desf ur rii
corespunz toare a misiunii.
Notificarea privind declan area misiunii de audit public intern de regul , cuprinde urm toarele
informa ii referitoare la:
- scopul misiunii de audit public intern ;
- obiectivele generale ce vor fi avute în vedere de auditori;
- durata misiunii;
- documentele pe care structura auditat trebuie s la pun la dispozi ia auditorilor;
- modul de abordare a misiunii.
Transmiterea Notific rii asigur în tiin area structurii auditate asupra misiunii de audit public
intern ce urmeaz a fi efectuat i permite ob inerea documentelor necesare în vederea realiz rii cercet rii
preliminare.
10
Compartiment Audit PREG TIREA MISIUNII
Intern edin a de deschidere Data: 03.02.2014
Domeniu/activitatea evaluat : Formare profesional
Denumire misiune: Perfec ionarea activit ii de preg tire profesional continu a personalului
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Sl vescu Dana
MINUTA EDIN EI DE DESCHIDERE
Lista participan ilor:
Numele i
Func ia Entitatea/structura auditat Semn tura
prenumele
Sl vescu Dana Sef compartiment SAI
Popescu George Auditor intern SAI
Ionescu Corneliu Auditor intern SAI
Stefanescu Mihai Director General Direc ia general resurse umane
Serviciul sintez , metodologie i
Tomescu Viorel ef serviciu reglement ri Direc ia general
resurse umane
St nescu Ioana ef serviciu Serviciul Formare Profesional
Coordonator Compartiment metodologie, planificare,
Cristea Gabriel
compartiment evaluare programe si asigurarea calit ii
Compartimentul implementarea
Coordonator
Nicolae Ana programelor de formare, eviden e si
compartiment
raport ri
Compartimentul rela ii inter-
Coordonator
Manea Ion institu ionale in domeniul form rii, la
compartiment
nivel na ional si interna ional
Coordonator Compartiment informare, documentare,
Florea Cristiana
compartiment bibliotec
Stenograma edin ei
În cadrul edin ei de deschidere s-a procedat la:

- prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit public intern;
- prezentarea caracteristicilor auditului performan ei, particularit ile i flexibilitatea acestuia,
comparativ cu auditul de regularitate;
- prezentarea temelor si obiectivelor auditului performan ei care se va realiza i priorit ile stabilite.
Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la tema misiunii, fiind în totalitate de
acord cu acestea i recunoscând existen a posibilit ilor de îmbun t ire a activit ii;
- prezentarea modului de derulare a metodologiei auditului performan ei;
- stabilirea persoanelor care vor fi contactate de c tre auditorii interni în vederea colect rii
informa iilor, a programului întâlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- stabilirea condi iilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure în vederea realiz rii misiunii de
audit (spa iu de lucru, calculatoare, posibilit ile de editare etc.);
- convenirea unor aspecte procedurale, respectiv informare sistematic asupra constat rilor,
programarea unor edin e intermediare în cursul auditului;
- pentru facilitarea procesului de evaluare a performantei, au fost solicitate informa ii referitoare la:
planurile anuale (2011-2013), politici i strategii în domeniu, obiectivele stabilite în cadrul
departamentului i organigram ;
- stabilirea modalit ii de redactare a Raportului privind auditul performan ei.
11
Compartiment PREG TIREA MISIUNII
Audit Intern Colectarea i prelucrarea informa iilor Data: 04.02.2014
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNO TIN
Nr. ÎNTREBAREA DA NU COMENTARII

crt.
I. Cunoa terea contextului socio-economic specific domeniului de formare profesional a
personalului
1. Procesul de formare profesional a Structura a elaborat politici i strategii, cu
personalului din entitatea public se Da - obiective i indicatori
bazeaz pe politici, proceduri i
metodologii practice?
2. Conducerea entit ii publice
con tientizeaz importan a form rii i - - Nu s-a putut finaliza în aceast faz . Se va
dezvolt rii profesionale continue a finaliza la edin a deschidere.
personalului?
3. Activitatea de formare profesional la - - Serviciul Formare Profesional este
nivelul entit ii publice se realizeaz organizat ca structur distinct din anul
la nivelul unei singure structuri? 2013. În celelalte structuri exist un
responsabil cu formarea profesional .
.4. Activitatea Serviciului Formare
Profesional se realizeaz pe baz de Da -
programe multianuale i anuale?
5. Programele de formare profesional a Par ial. Nu în toate cazurile programele
personalului cuprind informa ii despre Da - respect structura standard
ac iunile de instruire:
- tema ac iunii de instruire
- perioada de derulare
- lectorii
- loca ia
- grupul int al participan ilor s.a.?
6. Sunt urm rite i respectate termenele
de derulare a ac iunilor de instruire Da -
profesional ?
7. Sunt realizate actualiz ri ale În principiu, sunt p strate condi iile ini iale
programelor activit ii de preg tire - Nu planificate. Dac sunt actualiz ri, nu toate
profesional ? modific rile/ complet rile programelor au
justific ri reale i obiective.
8. Costurile privind activitatea de Nu s-a putut finaliza în aceast faz . Se va
formare profesional a personalului - - finaliza în cadrul edin ei de deschidere.
prev zute în bugetul entit ii i sunt
suficiente?
9. Exist preocup ri pentru reducerea Se dore te reducerea costurilor, dar prin
justificat a costurilor ac iunilor de - Nu reducerea volumului de activitate
instruire profesional ?
10. Este evaluat calitatea ac iunilor de Recent au fost introduse chestionare de
preg tire profesional realizate i dac - Nu satisfacere a lectorilor i participan ilor.
acestea au contribuit la îmbun t irea
cuno tin elor profesionale ale
12
cursan ilor?
11. În cazul unor nemul umiri, Par ial. Chestionarele de evaluare nu sunt
beneficiarii instruirii profesionale î i - - complete i analizate i de multe ori nu s-a
pot manifesta aceast atitudine în solicitat completarea lor.
chestionarele de evaluare?
12. Num rul aspectelor negative
semnalate în chestionarele de evaluare - Nu
este mare pentru o singur ac iune de
instruire?
13. Exist un sistem de motivare al - Nu
personalului?
14. Programele de formare profesional a Par ial. Sunt realizate i ac iuni de instruire
personalului sunt realizate? Da - profesional neplanificate.
15. Ac iunile de formare profesional a Par ial. Sunt situa ii în care unele seminarii
personalului din entitatea public sunt Da - nu au fost realizate datorit lipsei resurselor
corelate cu resursele financiare financiare
disponibile?
16. Ac iunile de formare profesional Nu în totalitate. Nu exist feed-back optim
planificate i derulate contribuie la - - cu structurile direct interesate.
atingerea obiectivelor entit ii
publice?
17. Exist un feed-back corespunz tor
între Serviciul Formare Profesional - Nu
i responsabilii cu preg tirea
profesional de la nivelul structurilor
organizatorice din entitatea public ?
18. Sunt realizate ac iuni de cunoa tere a
nevoilor de formare profesional - Nu
pentru a se determina oportunitatea
unei ac iuni de instruire profesional ?
19. Este dezvoltat i implementat o Nu s-a putut finaliza în aceast faz . Se va
politic de gestionare a formatorilor - - finaliza la deschidere.
interni i externi?
20. Formatorii sunt selecta i în func ie de
nevoile i cerin ele identificate? - Nu
21. Sunt utiliza i formatorii proprii ori de Formatorii proprii nu sunt solicita i.
câte ori preg tirea profesional a - Nu
acestora acoper domeniul ac iunilor
de instruire profesional ?
22. Stabilirea unui anumit tip de S-a luat oferta cea mai avantajoas
formatori (interni i/sau externi) s-a - Nu economic i foarte pu in sunt utiliza i
realizat de fiecare dat , avându-se în formatorii interni.
vedere eficien a i eficacitatea
ac iunilor de instruire profesional ?
23. Sunt încheiate contracte cu furnizori
externi pentru ac iunile de instruire Da -
organizate în cadrul entit ii publice?
24. Sunt organizate licita ii pentru
încheierea acestor contracte? Da -
25. Sunt cunoscute i respectate
procedurile de atribuire a acestor Da -
contracte?
26. Sunt respectate contractele încheiate? Da -
27. Fi ele posturilor identific abilit ile Da -
necesare realiz rii activit ilor?
13
28. Conducerea asigur un feed-back - Nu
permanent cu personalul?
29. Responsabilit ile posturilor sunt clar Da -
definite?
30. Personalul cunoa te competen a Nu s-a putut finaliza în aceast faz . Se va
func iei? - - finaliza la deschidere.
31. Personalul de ine cuno tin ele La angajare au fost respectate condi iile
specifice solicitate de nivelul Da - ocup rii posturilor specifice Serviciului
posturilor? Formare Profesional .
32. Sarcinile sunt definite încât s asigure
o bun cooperare între posturile de Da -
acela i nivel?
33. Sunt realizate sondaje cu privire la - Nu
moralul i satisfac ia personalului?
34. Rezultatele individuale sunt - Nu
recunoscute i apreciate?
35. Exist o repartizare zilnic a - Nu
sarcinilor?
36. Realizarea sarcinilor este urm rit - Nu
zilnic?
37. Exist un sistem de evaluare a Da - Rapoartele de evaluare profesional
personalului? individual , anuale.
38. Rela iile ierarhice asigur o bun
colaborare între posturile de Da -
conducere i cele de execu ie?
39. Delegarea de competen e asigur Da -
continuitatea activit ilor?
II. Cunoa terea contextului organiza ional privind desf urarea procesului de preg tire
profesional a personalului
1. Entitatea public are obiective Strategia entit ii publice are definit un
strategice bine definite în ceea ce Da - obiectiv în domeniul resurselor umane.
prive te domeniul resurselor umane?
2. Entitatea public are obiective Este definit un obiectiv general privind
generale cu privire la formarea Da - formarea profesional a personalului.
profesional ?
3. La nivelul Serviciului Formare Da - Sunt stabilite 5 obiective specifice
Profesional sunt definite obiective
specifice?
4. Obiectivele specifice stabilite Dar nu toate sunt definite prin respectarea
acoper în totalitate atribu iile Da - caracteristicilor SMART
Serviciului Formare Profesional ?
5. Obiectivele specifice Serviciului
Formare Profesional au stabili i Da -
indicatori de performan /rezultate
pentru urm rirea îndeplinirii lor?
6. Cum este organizat Serviciul Formare - - Serviciul are 2 compartimente func ionale.
Profesional ?
7. Care sunt rela iile de subordonare? - - Nivelurilor ierarhice urm toare
8. Serviciul Formare Profesional
r spunde cerin elor entit ii publice Da -
sau a mediului în care ac ioneaz ?
9. Exist un sistem de promovare al - Nu
salaria ilor?
14
10. Exist organigram la nivelul Da -
11. Organigrama exprim rela iile Da -
func ionale?
12. Exist fi e ale posturilor din cadrul Da -
13. Fi ele posturilor definesc clar Da -
condi iile specifice ale acestora?
14. Fi ele posturilor stabilesc sarcinile Da -
posturilor?
15. Este respectat principiul echilibrului - Nu În principiu, to i salaria ii au acelea i
dintre sarcini i competen e? sarcini. De multe ori, sarcinile sunt
îndeplinite de personal f r experien a i cu
atribu ie expres în fi a postului.
16. Sunt stabilite competen ele la nivelul - Nu
fiec rui post?
17. Nivelul de calificare al posturilor este -
adaptat necesit ilor? Da
18. Sarcinile posturilor de conducere
difer de cele ale posturilor de Da -
execu ie?
19. Exist un circuit total al documentelor - Nu
la nivelul Serviciului Formare
Profesional ?
20. Posturilor existente corespund Da -
tatului de func ii aprobat?
..
III. Cunoa terea func ion rii departamentului de formare profesional a personalului
1. Organizarea i desf urarea Da -
procesului de formare profesional a
personalului respect metodologia i
legisla ia în vigoare?
2. Exist registru de coresponden la Da -
nivelul Serviciului Formare
Profesional ?
3. Serviciul Formare Profesional are Da - Procedurile opera ionale sunt elaborate,
elaborate proceduri opera ionale? verificate i avizate
4. Procedurile opera ionale acoper toate Da -
activit ile serviciului?
5. Procedurile opera ionale definesc clar Da -
responsabilit ile?
6. Procedurile opera ionale asigur Da -
separarea sarcinilor?
7. Procedurile opera ionale sunt
cunoscute i utilizate în practic ? - Nu
8. Exist o procedur de sistem privind Procedura prezint principiile generale
activitatea de formare profesional la Da - aferente activit ii de formare profesional a
nivelul entit ii publice? personalului
9 Pentru procesul de formare Serviciul Formare Profesional este în
profesional a personalului este Da - subordinea directorului general adjunct
responsabil un membru din resurse umane.
conducerea superioar ?
10. Activit ile derulate în cadrul Orice document privind formarea
Serviciului Formare Profesional sunt - - profesional este avizat pentru
15
supervizate? conformitate i legalitate
11. Conducerea superioar are experien
în domeniul form rii i dezvolt rii - Nu
profesionale a personalului?
12. Deciziile entit ii i-au în considerare
i rezultatele procesului de formare - Nu
profesional ?
13. Derularea activit ilor asigur
conformitatea cu procedurile Da -
opera ionale elaborate?
14. Programele de preg tire profesional
sunt elaborate în func ie de nevoile de - Nu
preg tire existente?
15. Se au în vedere metode noi, de tip Metoda e-learning este de perspectiva
informatic, pentru derularea ac iunilor Da - Serviciului Formare Profesional .
de instruire profesional ?
16. Personalul cunoa te i în elege
strategia în domeniul form rii Da -
profesionale?
17. Exist o politic de gestiune a Da -
informa iilor?
18. Nevoile i priorit ile privind Planificarea nu se bazeaz pe o
formarea profesional sunt definite i - Nu fundamentare corespunz toare.
stabilite cu toate p r ile interesate?
19. Se urm re te gestionarea riscurilor? - Nu Nu exist elaborat Registrul riscurilor.
20. Performan a procesului de preg tire
profesional este m surat ? - Nu
21. Rezultatele form rii profesionale Rezultatele sunt raportate numai cu
conduc la îmbun t irea activit ilor - Nu referire la încadrarea în plan.
entit ii publice?
22. Exist Regulament de Organizare i Da -
Func ionare?
23. ROF-ul cuprinde atribu iile
Serviciului Formare Profesional ? Da -
24. Exist un program de preg tire
profesional a salaria ilor Serviciului Nu -
Formare Profesional ?
25. Strategia IT de la nivelul entit ii
publice asigur i informatizarea Da -
26. Exist acces la internet, intranet .a.? Da -
Auditori interni, Supervizat,

Ionescu Corneliu
16
Compartiment PREG TIREA MISIUNII
Audit Intern Colectarea i prelucrarea informa iilor Data: 04.02.2014
STUDIU PRELIMINAR
Studiul preliminar î i propune s în eleag mediul entit ii privind activitatea de formare profesional ,
s analizeze i s identifice problemele care împiedic entitatea public s î i realizeze obiectivele politicii
de formare profesional a personalului.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole, astfel:
1.Analiza domeniului auditabil
2.Stabilirea întreb rilor domeniului auditabil
3.Analiza obiectivelor domeniului auditabil
4.Analiza indicatorilor de performan
5.Analiza surselor de date utilizate de management.
6.Stabilirea ariilor auditabile
1. ANALIZA DOMENIULUI AUDITABIL
1.1. Prezentare general a entit ii publice i a domeniului auditabil
Entitatea public este organ de specialitate al administra iei publice centrale, cu personalitate
juridic , în subordinea Guvernului, care aplic strategia i politica Guvernului i r spunde de realizarea
reformei în sectorul public. Colaboreaz cu celelalte entit i publice. Entitatea public nu are în subordine/în
coordonare/sub autoritate alte entit i publice.
Principiile care stau la baza activit ii entit ii publice sunt urm toarele:
coeren a, stabilitatea i predictibilitatea în domeniul propriu de activitate pe termen mediu;
armonizarea cadrului legislativ cu reglement rile Uniunii Europene;
înt rirea autorit ii institu iei;
perfec ionarea managementului fondurilor publice;
transparen a activit ii în toate domeniile sale de activitate;
colaborarea cu partenerii sociali;
asigurarea unui mediu de afaceri concuren ial i predictibil.
Entitatea public este organizat dup natura activit ilor i modul de desf urare, astfel:
- structuri organizatorice func ionale în cadrul c rora se desf oar activit ile func ionale,
denumite suport, care asigur condi iile economice, juridice, tehnice, de personal i informa ionale pentru
realizarea atribu iilor entit ii publice;
- structuri organizatorice de specialitate în cadrul c rora se desf oar activit ile de
specialitate pentru realizarea func iilor entit ii publice.
Conducerea entit ii publice asigur planificarea i coordonarea activit ilor în vederea realiz rii lor
i reprezint entitatea în raporturile cu celelalte entit i publice, precum i cu alte persoane fizice sau juridice
din ar sau str in tate.
Resursele umane sunt în num r de 500 de persoane, încadrate ca func ionari publici.
17
Entitatea public este structurat pe 10 direc ii generale, 7 direc ii, 65 servicii i 14 compartimente.
Responsabilitatea pentru organizarea procesului de formare profesional a personalului în cadrul
institu iei revine conducerii superioare, care a prev zut în organigram , în cadrul Direc iei Generale de
Resurse Umane, Serviciul Formare Profesional , cu atribu ii i competen e în asigurarea implement rii i
realiz rii activit ii de preg tire i perfec ionare profesional . Structura organizatoric , competen ele i
responsabilit ile specifice personalului acestui serviciu au fost stabilite prin Regulamentul de Organizare i
Func ionare, organigram i fi ele posturilor salaria ilor.
Structura organizatoric înfiin at la nivelul entit ii pentru a asigura realizarea activit ii de formare
profesional a personalului este Serviciul Formare Profesional , a c rui activitate este coordonat de un ef
de serviciu, subordonat direct directorului general adjunct al Direc iei Generale Resurse Umane.
În cadrul politicii de formare profesional a salaria ilor se are în vedere ca obiective principale,
urm toarele:
- adaptarea salariatului la cerin ele postului;
- calificarea profesional a salariatului;
- actualizarea cuno tin elor i deprinderilor specifice postului;
- reconversia profesional ;
- promovarea în munc i dezvoltarea carierei profesionale.
Serviciul Formare Profesional are rolul de a realiza obiectivele generale ale organiza iei, urm rind prin
programele puse în practic dezvoltarea resurselor umane i a competen elor profesionale ale personalului în
concordan i la nivelul standardelor europene. De asemenea, exercit urm toarele atribu ii:
- asigurarea instruirii personalului pe principii de eficien , eficacitate i economicitate,
- asigurarea unei baze de informare i documentare privind activitatea de instruire pentru angaja ii
proprii,
- realizarea colabor rilor interne i interna ionale în domeniul instruirii,
- realizarea programelor anuale de instruire, precum i a rapoartelor anuale de activitate.
Serviciul Formare Profesional , are urm toarea structur :
- Compartimentul strategie, metodologie, planificare
- Compartimentul implementarea programelor de formare, evaluare si raportare
Caracteristicile Serviciului Formare Profesional se eviden iaz prin faptul c fiecare subdiviziune
organizatoric (compartiment) este specializat în efectuarea unor activit i complexe i convergente.
Acesta este dimensionat la un num r de 20 posturi (1 post de conducere i 19 posturi de execu ie), care sunt
ocupate în totalitate. Din cele 20 de posturi, 19 sunt ocupate de personal cu studii superioare i un post,
respectiv cel de informare-documentare i bibliotec este ocupat de un salariat cu studii medii în domeniul
economic. Predomin studiile superioare economice (finan e, contabilitate, management), respectiv 15
salaria i, ceilal i 4 salaria i având studii superioare în domeniul IT. Se remarc , ca un aspect pozitiv,
stabilitatea personalului pentru întreaga perioad auditat .
În concluzie, organizarea actual a Serviciului Formare Profesional permite realizarea activit ilor de
formare profesional de la nivelul entit ii publice. Analiza modului de repartizare a activit ilor la nivel de
serviciu a pus în eviden faptul c toate activit ile identificate sunt repartizate, asigurându-se o delimitare
clar a acestora pe compartimente, evitarea suprapunerilor de activit i sau activit i redundante. Consider m
c pentru realizarea activit ilor serviciului exist personal suficient i calificat.
Repartizarea activit ilor derulate la nivelul Serviciului Formare Profesional pe cele 2
compartimente asigur o omogenitate a acestora, respectiv:
Compartimentul strategie, metodologie, planificare:
a) elaboreaz cadrul unitar normativ i metodologic specific preg tirii profesionale la nivelul
organiza iei;
b) elaboreaz planificarea instruirilor;
18
c) reglementeaz i implementeaz procedurile privind asigurarea standardelor de calitate a
form rii;
d) verific modul de respectare i aplicare a normelor în domeniul form rii profesionale de c tre
toate persoanele si structurile implicate;
e) efectueaz analiza nevoilor de formare;
f) realizeaz colaborarea cu alte institu ii de formare din ar i din str in tate;
g) stabile te contacte i elaboreaz protocoale de colaborare cu institu ii de formare interne i
interna ionale;
h) face demersurile necesare pentru participarea la instruirile organizate de alte institu ii de formare
din ar i str in tate.
Compartiment ul implementarea programelor de formare, evaluare i raportare:
a) desf oar procedurile pentru organizarea cursurilor din planificarea Serviciului,
b) realizeaz eviden a instruirilor la care particip speciali ti din entitate,
c) realizeaz evaluarea instruirilor desf urate,
d) actualizeaz permanent baza de date care con ine informa ii privind desf urarea activit ile de
instruire.
e) gestioneaz fondul de carte i publica iile organiza iei,
f) desf oar serviciile specifice de bibliotec pentru personalul propriu.
Principalele reglement ri care au fost utilizate ca referen iale în cadrul acestei misiuni de audit, se
refer la:
Legea nr. 541/2003 pentru modificarea unor dispozi ii ale Legii nr. 53/2003 - Codul muncii
Legea nr. 188/1999, republicat , privind Statutul func ionarilor publici
HG nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei func ionarilor publici
ANFP Ghid practic pentru evaluarea nevoilor de preg tire profesional
Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entit ile publice, elaborat de
Unitatea Central de Armonizarea a Sistemelor de Management Financiar i Control
Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005 s.a.
În cursul misiunii de audit intern au fost avute în vedere i alte documente, prezentate detaliat într-un
document anex .
1.2. Analiza situa iei actuale privind activitatea de formare profesional din entitatea public
Evaluarea nevoilor de formare profesional a personalului

Analiza nevoilor de formare este în sarcina Serviciului Formare Profesional i este realizat cu
ajutorul responsabililor cu preg tirea profesional din cadrul structurilor entit ii publice, grupul int fiind
reprezentat de to i salaria ii entit ii publice.
Selectarea i prioritizarea temelor ce urmeaz a fi cuprinse în planul de preg tire se realizeaz în
perioada septembrie-decembrie anul curent, pentru anul viitor, pe baza analizei nevoilor de formare.
Din evaluarea documentelor puse la dispozi ie, respectiv cadrul normativ i materialele de
specialitate elaborate în cadrul Serviciului, a rezultat c analiza necesarului de instruire s-a bazat pe:
a) solicitarea de la toate structurile organizatorice de propuneri de instruire ale personalului,
pentru c la nivelul acestora se cunoa te cel mai bine nevoia de instruire a personalului i exist interesul
pentru sprijinirea procesului de preg tire, atât în sus inerea organiz rii cursurilor, cât i în urm rirea
disemin rii informa iilor primite de c tre participantul la curs i utilizarea în practic a cuno tin elor
dobândite. Astfel, pentru perioada analizat s-a solicitat de la structurile func ionale ale entit ii, dar având în
vederea c acestea nu au fost formalizate i astfel r spunsurile au fost general exprimate, f r justificare i
19
termen de finalizare. Astfel, din totalul de 60 de cereri de teme de instruire exprimate anual, în programele
elaborate nu se reg sesc decât 5 (8%), restul fiind stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional .
b) modificarea cadrului normativ i cuprinderea în programele de preg tire profesional a
temelor noi, aprobate de conducerea entit ii. Preciz m c , direc iile de specialitate nu au solicitat
organizarea de cursuri de instruire profesional , în timpul anului, cu privire la modific rile/complet rile
cadrului normativ, dar Serviciul Formare Profesional cuprinde în program astfel de teme. Astfel, nu
întotdeauna au fost ob inute rezultatele dorite.
c) cursurile prev zute a se desf ura în cadrul diverselor programe de twinning, unde Serviciul
Formare Profesional este implicat. La nivelul entit ii publice au fost derulate 3 programe de twinning, care
au vizat tot atâtea direc ii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional a avut sarcina
asigur rii suportului logistic. Din cadrul direc iilor beneficiare au fost coopta i în programele de instruire
profesional to i salaria ii, pe parcursul a 2 ani.
d) analiza nevoilor de formare definit în rapoartele de evaluare a performan elor personalului.
Analizând cele 500 de rapoarte de evaluare ale salaria ilor entit ii publice, pentru anul 2011, s-a constatat c
în 53 dintre acestea, (10,6%), conduc torii compartimentelor solicit câte 3 teme de instruire pentru
executan ii din subordine, în 65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, în 170 (34%) doar o tem , iar restul,
(42,4%), au la rubrica - Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate în urm toarea perioada
pentru care se va face evaluarea nu este cazul. Pentru anii 2012 i 2013, procentele sunt aproximativ
acelea i, nu au evoluat corespunz tor nevoii de informa ii pentru planificarea activit ii de instruire
profesional , respectiv 12% - 3 teme de instruire, 12% - 2 teme de instruire, 36% - 1 tem propus , 40% -
f r propuneri.
e) propunerile de noi cursuri efectuate de c tre participan ii la cursuri. Aceast surs este în
aten ia Serviciului Formare Profesional , începând cu anul 2011, dar nu constituie înc un instrument
important în analiza i cuprinderea lor în nevoia de preg tire.
f) ofertele externe propuse de firme cu renume, îns planificarea s-a axat pe importan a cursului
ca element de viitor în CV-ul salariatului.
Evaluarea ac iunilor de formare profesional i a resurselor disponibile

Pornind de la modul în care au fost identificate, analizate i stabilite nevoile de formare profesional
se procedeaz la elaborarea programelor de formare profesional . Acestea, care de multe ori au fost
actualizate, cuprind temele de cursuri selectate, perioada desf ur rii, durata, locul desf ur rii, num rul de
participan i i numele lectorului care urmeaz s tin cursul.
Responsabilitatea conformit ii i calit ii elabor rii programelor de formare profesional mai sus
prezentate este exclusiv în sarcina Serviciului Formare Profesional .
Analiza realiz rii programelor de preg tire a personalului au pus în eviden urm toarele:
Planificarea de cursuri de formare profesional i nerealizarea acestora. Astfel, pentru perioada
20112013, au fost planificate, un num r de 50 de cursuri, inclusiv cele aprobate în cursul anului, i au fost
organizate i desf urate 42 de cursuri (84%). Ponderea nerealiz rilor pe ani a fost: 2011 50%; 2012
35%; 2013 15%.
Cu privire la temele cuprinse în programele de preg tire pe anul 2012 nu a fost identificat o analiz
de cost i o estimarea a cheltuielilor, astfel încât s se evalueze costul pentru fiecare tem propus a fi
desf urat sau costul total al programului de preg tire a personalului.
Totalul cheltuielilor cu instruirea personalului, men ionat în buget pe anul 2013, a fost stabilit
independent, de c tre Direc ia buget, responsabil cu planificarea i elaborarea bugetului propriu al entit ii.
La fundamentarea acestor costuri nu a existat o colaborare cu Serviciul Formare Profesional , ceea
ce a condus la nerealizarea unor teme de curs planificate datorit lipsei resurselor financiare.
Men ion m faptul c , începând cu anul 2012 Serviciul Formare Profesional a efectuat o estimare a
20
costurilor pentru cursurile planificate, estimare care a fost supus analizei la nivel de conducere superioar .
În urma analizei s-a hot rât: men inerea unor cursuri de formare profesional planificate, în func ie
de prioritate, unele cursuri au fost reprogramate, iar pentru altele s-a redus num rul de zile de prezentare.
Exist cursuri organizate i care nu au fost cuprinse în programele elaborate în medie 5 cursuri
pe an.
În cazurile cursurilor planificate i realizate, în general, s-a respectat perioada de desf urare i
durata cursului.
La stabilirea temelor de instruire s-a avut în vedere în mod prioritar i f r fundamentare ofertele
externe propuse de firme cu renume i nu situa ia real a necesit ilor personalului; planificarea s-a axat pe
importan a cursului ca element de viitor în CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome recunoscute de
autorit i în domeniu).
S-au planificat cerin e de perfec ionare profesional de nivel general, de mare amploare,
costisitoare financiar i uman, în detrimentul unor nevoi de instruire cu influen real i strâns legate de
activitatea curent a salaria ilor.
Programele de formare profesional elaborate nu au urm rit atingerea obiectivelor entit ii i a
indicatorilor de performan ata a i, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare Profesional de
realizare de volum mare de activitate.
În anii 2012 i 2013, exist modific ri ale programelor de formare profesional . Astfel:
programul anului 2012, a fost modificat i actualizat f r a exista fundament ri corespunz toare i f r a se
respecta ordinea de prioritizare a nevoilor de instruire stabilit în centralizatorul ini ial. În acela i sens, în
anul 2013, un num r de 3 teme de curs planificate au fost derulate ulterior solicit rilor structurilor
organizatorice de specialitate.
Pentru perioada auditat , în 75% din rapoartele de evaluare notate cu calificativul bine i 90%
din cele calificate satisf c tor, conduc torul ierarhic a invocat lipsa de profesionalism a salaria ilor în
atingerea obiectivelor asumate i impunerea perfec ion rii preg tirii profesionale a acestora. Analizând în
paralel aceste rapoarte de evaluare cu cele din anul urm tor s-a constatat c numai 30% au participat la
cursuri de perfec ionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios necesar i recomandat .
În anii 2012 i 2013 programele de formare profesional au urm rit s cuprind i elemente de
economicitate, eficien i eficacitate, respectiv modul cum cursurile de instruire contribuie la îmbun t irea
activit ilor individuale i la dezvoltarea entit ii.
Aprecierea calit ii procesului de perfec ionare a preg tirii profesionale

Procesul de instruire trebuie s asigure dezvoltarea resurselor umane, atingerea obiectivelor
individuale i organiza ionale, precum i îmbun t irea raportului dintre nevoi i resurse, atât la nivel
individual cât i la nivel de entitate.
Analiza anual a situa iei particip rilor la cursuri de instruire profesional a personalului entit ii
publice a pus în eviden urm toarele:
Num rul de zile de curs/salariat este de 5,5 zile cursuri/salariat, îns nu tot personalul a
participat la cursuri de preg tire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salaria ilor care au participat la
cursuri este, în medie pe an 80% dintre salaria i au participat la cel pu in un curs de preg tire (iar dintre
ace tia 30% au reprezentat salaria i nou angaja i), 20% dintre salaria i au participat la 2 cursuri de preg tire,
10% dintre salaria i au participat în cursul unui an la 3-4 cursuri de formare profesional . Exist i un
procent de 5% dintre salaria i care au participat în doi ani consecutivi la acela i curs de instruire.
21
Num rul cel mai mare de cursan i a fost, în medie pe an, în domeniile informatic respectiv de
125 cursan i (25%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 7 cursuri (35%) i achizi ii publice, respectiv
de 50 cursan i (10%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 3 cursuri (15%).
Evaluarea de fond a suportului de curs a constituit o etap important , de modul în care s-a realizat
s-a asigurat calitatea informa iilor predate i atingerea scopului temei dezb tute. Suportul de curs a fost
evaluat înainte de a fi prezentat cursan ilor, urm rindu-se s corespund tematicii stabilite i dac structura i
con inutul acestuia poate dezvolta, în urma disemin rii informa iilor, cuno tin e, aptitudini sau abilita i
func ionarului public participant la curs.
În func ie de tipul cursului evalu rile au fost realizate la diverse nivele. În urma analizei s-a
constatat:
Evaluarea realizat de managementul structurii din domeniul c reia face parte tema cursului.
Suportul de curs elaborat de lectorul cursului, a avut la baz tematica de curs care i-a fost comunicat .
Evaluarea de fond a suportului de curs a fost în sarcina managementului structurii din domeniul c reia face
parte tema cursului, pentru a fi asigurat calitatea informa iilor transmise i atingerea obiectivelor. În
procesul de evaluare, suporturile de curs pentru instruirile sus inute de exper ii str ini în cadrul proiectelor
de twinning sau asisten tehnic extern sunt acceptate de liderul român al proiectului.
Evaluarea realizat de Serviciul Formare Profesional . Implicarea Serviciului Formare
Profesional în evaluarea de fond a suporturilor de curs a fost dificil având în vedere diversitatea
domeniilor, îns implicarea sa direct a constat în aprecierea de natur didactic a condi iilor pe care trebuie
s le îndeplineasc cursul, inând cont i de grupul int c ruia i se adreseaz , respectiv nivel de baz sau
nivel avansat. Implicarea SFP în organizarea i desf urarea cursurilor sus inute de speciali ti din cadrul
structurilor entit ii publice, const în contactarea conducerii de specialitate care a propus cursul, în vederea
confirm rii organiz rii acestuia, desemn rii lectorului i a grupului inta, a perioadei i locului de
desf urare.
Evaluarea realizat de cursan i. Evaluarea prezent rii cursurilor este realizat de c tre cursan i,
la sfâr itul cursului, prin utilizarea unor formulare specifice. Responsabilul de curs prime te evalu rile, le
centralizeaz i întocme te un raport cu explica ii pentru fiecare întrebare formularului de evaluare, pe care îl
transmite SFP, care analizeaz raportul i-l comunic structurilor de care apar in lectorii în vederea
îmbun t irii suportului de curs.
La nivelul SFP nu exist o baz de date care cuprinde suporturile de curs în format electronic, astfel
încât i personalul din entitatea public care nu a participat la cursuri s poat accesa aceste informa ii în
cadrul preg tirii profesionale individuale. Aceasta, cu toate c suporturile de curs r mân de regul la
dispozi ia SFP, iar în cazul formatorilor interni acestea nu reprezint proprietatea individual a lectorilor, ci
reprezint proprietatea entit ii publice, respectiv a SFP, fiind astfel obligatorie eviden a i p strarea lor în
cadrul serviciului.
Cu privire la formatorii existen i la nivelul entit ii publice se constat c foarte mul i sunt inactivi,
neparticipând la organizarea i prezentarea de cursuri. Neimplicarea acestora se datoreaz planific rii
desf ur rii cursurilor, în general, în timpul programului de lucru, majoritatea având sarcini de serviciu de
realizat care nu pot fi amânate, cât i prin lipsa motiv rii. La aceasta se adaug i timpul necesar pentru
preg tirea suportului de curs. Preciz m c , în fi ele de post pentru aceast categorie de personal nu este
prev zut expres aceast atribu ie.
Urm rirea efectelor form rii profesionale în activitatea curent

Formarea profesional a personalului a reprezentat un proces de instruire continuu, pe parcursul
c ruia s-a urm rit ca salaria ii s dobândeasc cuno tin e teoretice i abilit i adecvate desf ur rii
activit ilor lor. Procesul de formare profesional a estimat cuno tin ele dobândite i schimb rile de
22
comportament la nivel individual.
Persoana participant la un curs de preg tire profesional a comunicat cuno tin ele dobândite, în
colectivul din care face parte, iar eful ierarhic a urm rit dac aceste cuno tin e au contribuit la îmbun t irea
desf ur rii activit ilor în cadrul serviciului. Astfel, în perioada analizat pentru cele 42 de instruiri
efectuate s-au organizat numai 10 ac iuni de diseminare a cuno tin elor.
Pentru cursurile organizate în cadrul SFP au fost emise, certificate care atest participarea la
cursurile de instruire i domeniul cuno tin elor i abilita ilor dobândite de participant, pentru care exist o
eviden la nivelul serviciului. În cazul certificatelor dobândite la cursurile de preg tire organizate în afara
institu iei nu exist un sistem de eviden , ele fiind cunoscute numai dac cursantul le depune la dosarul
profesional.
Modul de evaluare a aplic rii în practic a cuno tin elor dobândite de salaria i, în cadrul cursurilor
de preg tire profesional , a reprezentat sarcina managementului structurilor organizatorice, din care face
parte func ionarul public. Aceste rezultate nu au ajuns la SFP pentru a se ine cont de ele la analiza viitoare a
nevoilor de formare.
Concluzii
Condi iile privind dezvoltarea activit ii de formare profesional a personalului entit ii publice sunt
reprezentate de:
Puncte forte i oportunit i:
- procesul de gestiune al acestei activit i (managementul) este dezvoltat în conformitate cu
prevederile legale în domeniu;
- existen a procedurilor aferente activit ii de formare;
- personalul utilizat ca formatori este calificat;
- posibilitatea acoperirii temelor majore în ceea ce prive te formatorii;
- rela ii active cu institu ii interne i interna ionale;
- dotare cu tehnic de calcul, acces la Internet la o multitudine de materiale necesare form rii
profesionale
- aderarea României la Uniunea European , implementarea aquis-ului comunitar, cu beneficii
rezultate din experien a statelor membre i formare profesional din fonduri europene .a.
Puncte slabe i amenin ri:

- fonduri insuficiente i nu întotdeauna bine gestionate pentru formarea profesional a
personalului;
- sunt constatate dificult i de comunicare cu direc iile interesate de procesul de formare
profesional continu cu implica ii directe i negative asupra stabilirii necesarului de instruire;
- informa ii insuficient de relevante în ceea ce prive te importan a procesului de formare
profesional ;
- neutilizarea la identificarea nevoilor de preg tire profesionale a rapoartelor de evaluare
individuale;
- inexisten a unor strategii de formare i dezvoltare a personalului;
- posibilit i limitate în motivarea personalului i formatorilor interni;
- preg tire unilateral a angaja ilor cu imposibilitatea de a face fa complexit ii sarcinilor;
- exod de persoane calificate în ri ale UE;
- lipsa de atractivitate a administra iei publice pentru tinerii speciali ti .a.
Cerin e ale utilizatorilor

Utilizatorii sunt reprezenta i de personalul de conducere, personalul de execu ie, inclusiv
23
formatorii, furnizorii externi de servicii de formare .a. To i ace ti factori interesa i dezvolt a tept ri
diferite, atât în ceea ce prive te modul de realizare a obiectivelor, dar i al satisfacerii nevoilor în condi ii de
performan , dintre care putem enumera: organizarea activit ilor în spa ii adecvate; asigurarea unor servicii
de formare corespunz toare; dezvoltarea centrelor de informare i asigurarea unor sisteme de informare
eficiente; asigurarea de materiale i echipamente corespunz toare temelor; asigurarea continuit ii form rii
profesionale; evaluarea dup obiective/criterii adecvate; deschiderea pie elor si promovarea competentelor;
interes pentru anumite produse/servicii; adecvarea presta iei serviciului la propriile a tept ri; existen a unei
baze de date comune cu to i prestatorii de servicii de instruire profesional .a.
Influen a mediului extern i impactul aferent:
Factori Impact asupra activit ii entit ii publice

Factori politici
Schimb rile legislative la nivel european i na ional Influen eaz modalitatea de implementare a
Reforma administra iei publice modific ri frecvente programelor i strategiei entit ii publice
la nivel decizional, politic care duc la destabiliz ri Utilizarea fondurilor comunitare cu greutate i
în derularea activit ii, distorsiuni în stabilirea întârzierea realiz rii proiectelor astfel finan ate
obiectivelor prioritare cu impact asupra reorganiz rii frecvente a
Stabilitate politic slab la nivelul entit ilor publice entit ii, periclitându-se astfel asigurarea
cu influen e negative asupra activit ii entit ii continuit ii i implement rii politicilor
publice; planificate;
Politica altor state cu influen apreciabil asupra Mediul politic genereaz atitudini, conduite i
activit ilor interne. poate fi agent al schimb rii, dar poate deveni i
o amenin are pentru stabilitatea i continuitatea
proceselor. Preferabil este un mediu politic
neutru rezumat strict la componenta de
reglementare.
Factori economici:
Tipul sistemului economic, interven ia statului în Suplimentarea/redirec ionarea resurselor
economie, financiare curente, cu implica ii în elaborarea
Situa ia economic a rii; unei strategii adecvate, reducerea cheltuielilor
Reforma economic lent ; de personal i implicit a celor privind preg tirea
Liberalizarea pie ei muncii. profesional
Atragerea de personal cu preg tire profesional
necorespunz toare pentru structurile publice.
Factori sociali:
Gradul de ocupare a for ei de munc Implica ii în programele de preg tire a
Cre terea exigen elor popula iei în privin a calit ii angaja ilor dintr-o entitate public ;
serviciilor, dezvoltarea societ ii informa ionale; Conduc la o concuren puternic la ocuparea i
Dezvoltarea înv mântului i a cercet rii tiin ifice men inerea unui loc de munc ;
la toate nivelurile nevoia de educa ie permanent
datorit avansului tehnologic rapid;
Apari ia de profesii noi i reconversia profesional ;
Evolu ia ratei omajului.
Factori tehnologici:
Evolu ia rapid a tehnologiei informa iei i Necesitatea adapt rii programelor de formare
dezvoltarea sistemelor de comunica ie; profesional a personalului în acest domeniu;
Cre terea impactului documentelor electronice i Cre terea cheltuielilor cu investi iile în
necesitatea utiliz rii i acces rii eficiente a acestora. domeniul tehnologic i pentru specializarea
personalului.
Formarea profesional trebuie organizat i desf urat având permanent în vedere implicarea
acesteia în sus inerea realiz rii obiectivelor entit ii.
24
Având în vedere cercetarea efectuat i concluziile prezentate mai sus, obiectivele misiunii de audit al
performan ei axate pe economicitate, eficien i eficacitate vor avea în vedere urm toarele:
cu privire la economicitate: analiza dac în activitatea de instruire profesional s-a utilizat corpul
propriu de formatori sau s-a apelat la contracte de prestare servicii de formare profesional i analiza
costurilor ac iunilor de instruire profesional .
cu privire la eficien : analiza modalit ilor de stabilire a ac iunilor de instruire profesional
raportate la necesit i i analiza rezultatelor ob inute în raport cu resursele disponibile.
cu privire la eficacitate: analiza îndeplinirii ac iunilor de instruire profesional programate,
raportând rezultatul dorit, respectiv calitatea profesional a personalului, la rezultatul ob inut, i
anume atingerea obiectivelor .
Echipa de auditori interni va efectua un audit al performan ei care s furnizeze asigurarea cu privire la
economicitatea, eficien a i eficacitatea activit ii de formare profesional a personalului entit ii, în scopul
atingerii obiectivelor i indicatorilor aferen i domeniului.
În acest sens, întreb rile principale la care trebuie s r spund misiunea de audit, în func ie de analiza
diagnostic efectuat sunt:
1. Dac programele anuale de preg tire profesional continu a personalului sunt adecvate i
suficiente?
2. Dac procesul de preg tire profesional continu a personalului se deruleaz în condi ii de
performan ?
3. Dac sunt asigurate competen ele i responsabilit ile adecvate în vederea derul rii eficiente a
activit ii de preg tire profesional continu ?
2. STABILIREA ÎNTREB RILOR SECUNDARE DOMENIULUI AUDITABIL
Pe baza întreb rilor principale au fost stabilite întreb rile de rang inferior care sunt prezentate
detaliat cu scopul de a sprijini auditorii interni în identificarea activit ilor/ac iunilor auditabile, riscurilor
poten iale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entit ii pentru atenuarea efectelor
riscurilor.
Stabilirea întreb rilor pentru domeniul auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
întreb rilor auditului, în care întreb rile sunt detaliate pe 4 niveluri, întreb rile elementare asociate ultimului
nivel au rolul de a identifica instrumentele de control intern implementate.
Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea întreb rilor auditului este prezentat în continuare.

Public Intern Colectarea i prelucrarea informa iilor Data: 06.02.2014
LISTA ÎNTREB RILOR AUDITULUI
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

A. Programul A.1. Analiza A.1.1. Cererile A.1.1.1. Solicitarea este formalizat i
anual de formare necesarului exprimate de r spunde necesit ilor viitoare de
profesional este de instruire a structurile din planificare?
25
asigur privind necesarul A.1.1.4. Necesarul de instruire al
îmbun t irea de instruire? structurii este corelat cu necesarul
acestei individual al salaria ilor?
activit i? A.1.1.5. Necesarul de instruire al
entit ii este corelat cu necesarul de
grup?
A.1.2. Baza de date A.1.2.1. Baza de date este actualizat
a SFP asigur continuu?
informa ii A.1.2.2. Baza de date cuprinde
exhaustive i informa ii necesare preg tirii
relevante pentru profesional a noilor angaja i?
instruirea al A.1.2.3. Baza de date cuprinde
personalului? informa ii necesare preg tirii
profesional a celor transfera i în cadrul
entit ii?
A.1.2.4. Baza de date cuprinde
informa ii necesare cre terii calit ii
profesionale a personalului pe categorii
i nivele de preg tire?
A.1.3. Ac iunile de A.1.3.1. Exist suport real pentru

instruire sunt determinarea nevoilor prioritare?
stabilite în raport A.1.3.2. Necesit ile de instruire
cu nevoile? identificate sunt realizate?
A.1.3.3. Centralizatorul de la nivelul
entit ii publice asigur ordinea de
prioritate a nevoilor de instruire?
A.2.1. Activitatea A.2.1.1. Programul anual de formare
A.2. de formare profesional a personalului este
Planificarea profesional a formalizat?
activit ii de personalului A.2.1.2. Programul anual de formare
preg tire entit ii se profesional a personalului ofer
profesional a desf oar dup un informa ii complete i relevante despre
personalului program adecvat ac iunilor de instruire?
asigur necesit ilor? A.2.1.3. Programul anual de formare
atingerea profesional a personalului asigur
obiectivelor coresponden a cu centralizatorul
entit ii? priorit ilor?
A.2.2. Fondurile A.2.2.1. Fondurile stabilite în buget sunt
bugetare necesare suficiente pentru realizarea programului
instruirii sunt de formare profesional ?
identificate i A.2.2.2. Ac iunile planificate sunt
utilizate eficient? corecte i se încadreaz în fondurile
alocate?
A.2.2.3. Fondurile alocate sunt orientate
doar c tre ac iunile justificat prioritare?
B. Procesul de B.1. Entitatea B.1.1. Resursele B.1.1.1. Exist lectori în cadrul entit ii
formare public are alocate procesului pentru organizarea activit ilor de
profesional se capacitatea de de instruire sunt instruire?
deruleaz în a desf ura adecvate B.1.1.2. Entitatea public dispune de
condi ii de ac iunile de necesit ilor? s li de curs cu dotare tehnic complet
performan ? instruire? pentru derularea instruirii?
B.1.1.3. Fiecare cursant beneficiaz de
suporturile de curs i de materiale
pentru studiile de caz?
26
B.1.1.4. Pentru cursurile derulate în
timpul orelor de lucru, este asigurat
participarea cursan ilor?
B.1.1.5. Pentru materialele de curs
elaborate i sus inerea acestora,
formatorii proprii sunt compensa i
financiar?
B.1.2. Procesul de B.1.2.1. Activitatea de instruire

instruire asigur organizat în timpul orelor de lucru
derularea optim a asigur continuitatea activit ilor?
activit ii curente a
entit ii? B.1.2.2. Un cursant particip o singur
dat la cursuri cu teme similare?
B.2. B.2.1. Sunt B.2.1.1. Sunt utiliza i numai formatorii
Programul de asigurate oferte proprii?
formare optime privind B.2.1.2. Formatorii externi utiliza i sunt
profesional furnizorii de stabili i prin procedur de licita ie?
contribuie la servicii de formare B.2.1.3. Care este criteriul de selec ie a
atingerea profesional ? furnizorului de servicii de formare?
obiectivelor? B.2.1.4. Oferta furnizorului extern de
servicii de formare cuprinde
întotdeauna un suport de curs complet,
avizat de SFP?
B.2.2. Instruirile B.2.2.1. Ac iunile de instruire
profesionale profesional au respectat termenii
asigur prev zu i în program?
personalului B.2.2.2. Este realizat evaluarea final a
calificarea necesar cursan ilor?
pentru atingerea B.2.2.3. Este realizat evaluarea
obiectivelor? cursurilor i lectorilor de c tre cursan i?
B.2.2.4. Este realizat analiza
satisfac iei efilor privind rezultatele
instruirii subalternilor?
C. Sunt asigurate C.1. Rela iile C.1.1. Rela iile C.1.1.1. Serviciul Formare Profesional
competen e i organizatorice organizatorice în este independent de celelalte activit i
responsabilit i i cadrul Serviciului ale entit ii?
adecvate pentru competen ele Formare C.1.1.2. Responsabilit ile Serviciului
derularea stabilite Profesional sunt Formare Profesional sunt stabilite în
eficient a Serviciului clare i ra ionale ? rela ie clar cu activit ile sale?
procesului de Formare C.1.1.3. Responsabilit ile sunt alocate
formare Profesional i coordonate corespunz tor?
profesional ? sunt C.1.1.4. Activit ile Serviciului Formare
suficiente Profesional sunt cele prev zute de
pentru ROF-ului entit ii?
realizarea C.1.2. Activit ile C.1.2.1. Exist obiective stabilite pentru
activit ilor? derulate în fiecare post?
27
iului Formare
Profesional ?
C.2. C.2.1. C.2.1.1. Sunt elaborate proceduri
Preg tirea Managementul opera ionale specifice?
personalului asigur , prin C.2.1.2. Personalul cunoa te sistemul de
din cadrul controlul control privind derularea procesului de
Serviciului implementat, formare profesional ?
Formare eficien a C.2.1.3. Personalul î i cunoa te
Profesional activit ilor ? atribu iile privind realizarea controlului
asigur operativ i cum este realizat controlul
eficien a reciproc?
activit ilor C.2.2. Personalul C.2.2.1. Sunt evaluate nevoile de
derulate? de ine cuno tin ele instruire ale personalului SFP?
necesare realiz rii C.2.2.2. Nivelul de cuno tin e al
procesului de personalului SFP acoper cerin ele
formare prev zute în fi ele posturilor?
profesional ?

Ionescu Corneliu
3. ANALIZA OBIECTIVELOR DOMENIULUI AUDITABIL
În baza planului strategic privind domeniul resurselor umane, elaborat de entitatea public , care
con ine priorit ile pe termen mediu i lung i direc iile de ac iune, au fost elaborate la nivelul Direc iei
Generale Resurse Umane obiectivele generale în domeniul dezvolt rii profesionale a salaria ilor, iar la
nivelul Serviciului Formare Profesional obiectivele specifice înso ite de indicatori de realizare i
performan .
Planul strategic al entit ii a fost adus la cuno tin a salaria ilor prin publicare pe site-ul organiza iei,
astfel încât ace tia s cunoasc contextul general privind dezvoltarea entit ii.
Obiectivul strategic în domeniul resurselor umane este: dezvoltarea capacit ii institu ionale
privind dezvoltarea resurselor umane.
Punerea în practic a acestui obiectiv are în vedere faptul c cea mai rentabil investi ie a unei
organiza ii o reprezint capitalul uman, a c rei preg tire i formare profesional pe parcursul întregii cariere
este imperios necesar pentru ca entitatea s poat s se dezvolte.
În consens cu politica i strategia entit ii publice, obiectivul general în domeniul form rii
profesionale a personalului îl reprezint : cre terea capacit ii entit ii publice în asigurarea necesarului
de instruire în vederea satisfacerii cerin elor de perfec ionare a preg tirii profesionale ale angaja ilor la
un standard calitativ superior.
În acord cu obiectivul general în domeniul form rii profesionale a personalului Serviciul Formare
Profesional are stabilite urm toarele obiective specifice:
Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a personalului entit ii
publice.
Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de formare profesional a personalului din
entitatea public .
Îmbun t irea sistemelor de evaluare a programelor anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public prin implementarea de noi instrumente.
Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public .
28
Asigurarea rela iilor de colaborare stabilite în procesul de instruire profesional .
Pentru implementarea corect a obiectivelor specifice este necesar ca exprimarea acestora s se fac în
termeni de rezultate. Un obiectiv specific trebuie s conduc la realizarea obiectivului general i difer de
acesta, prin aceea c vizeaz rezultate concrete.
Pentru a putea fi realizate obiectivele specifice trebuie s fie în concordan cu atribu iile Serviciului
Formare Profesional , repartizate în interiorul serviciului, cuantificabile, abordabile, realiste i încadrate în
timp, astfel încât s r spund pachetului de cerin e SMART, respectiv:
Specific Obiectivul indic exact ceea ce se dore te a se ob ine
M surabil Obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ
Accesibil Obiectivul poate fi atins
Realist Obiectivul contribuie la impactul prev zut de proiect
Raportat la timp Obiectivul con ine perioada pân la care este prev zut a se realiza
Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor, care este prezentat
în continuare.

EVALUAREA OBIECTIVELOR
OBIECTIVE EVALUARE
Specific M surabil Realizabil Realist Limitat în
timp
Obiectiv specific 1. Promovarea
unei strategii unitare privind Da Da Da Da Nu
formarea profesional a
personalului entit ii publice
Evaluare general Nu se poate stabili limitarea în timp
Obiectiv redefinit de conducerea Analiza în perioada de referin a condi iilor prezente i
entit ii i agreat cu auditorii interni viitoare, inclusiv a resurselor disponibile i elaborarea
din punct de vedere al cerin elor strategiei în domeniul form rii profesionale a personalului din
SMART entitatea public
Obiectiv specific 2. Dezvoltarea i
implementarea programelor Da Da Da Da Da
anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public
Evaluare general Obiectiv cu caracteristici SMART
Obiectiv redefinit de conducerea
entit ii i agreat cu auditorii interni Nu este cazul.
din punct de vedere al cerin elor
SMART
Obiectiv specific 3. Îmbun t irea
a sistemelor de evaluare a Da Da Da Da Da
programelor anuale de formare
profesional a personalului din
entitatea public prin
implementarea de noi instrumente
Evaluare general Obiectiv cu caracteristici SMART
Obiectiv redefinit de conducerea
29
entit ii i agreat cu auditorii interni Nu este cazul.
din punct de vedere al cerin elor
SMART
Obiectiv specific 4. Ad ugarea de
noi competen e func ionarilor Da Nu Da Nu Nu
publici din entitatea public
Evaluare general Obiectivul nu este m surabil, realist i limitat în timp
Obiectiv redefinit de conducerea Dezvoltarea sistemului privind gestiunea anual a
entit ii i agreat cu auditorii interni informa iilor privind formarea profesional a personalului din
din punct de vedere al cerin elor cadrul entit ii publice
SMART
Obiectiv specific 5. Asigurarea
rela iilor de colaborare stabilite în Da Nu Da Da Nu
procesul de instruire profesional
Evaluare general Obiectivul nu este m surabil i limitat în timp.
Obiectiv redefinit de conducerea Dezvoltarea sistemului de colaborare cu alte institu ii pentru
entit ii i agreat cu auditorii interni formarea profesional a personalului entit ii în vederea
din punct de vedere al cerin elor asigur rii realiz rii programelor anuale de preg tire
SMART

Ionescu Corneliu
Prin analiza obiectivelor specifice stabilite s-a urm rit ca acestea s fie clar definite, respectiv s fie
suficiente pentru a comunica o cerin clar , s existe o modalitate explicit de a evalua dac activitatea
desf urat pentru atingerea lor are succes, s fie realizabile, s fie compatibile cu alte obiective i relevante
pentru rezultatele dorite (realiste) i limitate în timp.
Din studiul obiectivelor specifice formulate de Serviciul Formare Profesional a rezultat c nu în
toate cazurile acestea au caracteristici SMART, spre exemplu:
obiectivul specific Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a
personalului entit ii publice" nu define te orizontul de timp termen mediu i lung;
obiectivul specific Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public nu
este m surabil, de atins i nu prezint indicii pentru încadrarea în timp.
Obiectivele specifice nu sunt definite în toate cazurile în termeni de rezultate, ceea ce creeaz
dificult i în stabilirea în mod omogen a activit ilor necesare realiz rii lor, exemplu:
obiectiv specific Ad
Ad
Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public .
Scopul obiectivului este "ad ad ugarea de noi competen e, îns competen ele necesare func ionarilor
publici sunt stabilite de structurile abilitate pe domeniul în care ace tia î i desf oar activitatea.
Auditorii interni au procedat la redefinirea clar a obiectivelor i vor fi prezentate în Raportul de

audit public intern.
4. ANALIZA INDICATORILOR DE PERFORMAN
Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan stabilite

de entitate pentru realizarea obiectivelor, auditorii interni evalueaz indicatorii de performan stabili i de
conducere i ata a i obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate criterii de evaluare care sunt reflectate
30
în documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat în continuare.

EVALUAREA INDICATORILOR
Criterii de evaluare Indicator 1.1. Indicator 1.2. Indicator 1.3.

Obiectiv 1: Promovarea unei -
strategii unitare privind Elaborarea unei Respectarea,
formarea profesional a strategii pe termen corespunz tor
personalului entit ii publice mediu i lung privind strategiei,
Obiectiv redefinit 1: Analiza formarea profesional a graficelor anuale de
în perioada de referin a personalului din derulare a
condi iilor prezente i entitatea public instruirilor
viitoare, inclusiv a resurselor
disponibile i elaborarea
strategiei în domeniul
form rii profesionale a
personalului din entitatea
public
Relevant pentru obiective Da Da -
Definit clar i f r ambiguit i Da Da -
U or de în eles i de folosit Da Da -
Comparabil Da Da -
Verificabil Da Da -
Acoper toate variabilele de Axat pe cantitate i Axat pe cantitate -
cantitate, calitate, cost, timp
durat
Raportare la timp Este necesar Este necesar -
clarificarea elementului clarificarea
calitate i cost. elementelor timp,
calitate i cost.
Evaluarea general a Par ial adecvat Par ial adecvat
indicatorilor sau trebuie analizat trebuie analizat -
instrumentelor de m sur cre terea calit ii cre terea calit ii
luate ca întreg ac iunilor raportat la ac iunilor raportat
cost la cost.
Reducerea cu 5% a
Propuneri de Nu este cazul. Nu este cazul. costurilor instruirii
m suri/indicatori noi sau profesionale, fa de
alternative perioada anterioar ,
în condi iile
p str rii
standardelor de
calitate
Criterii de evaluare Indicator 2.1. Indicator 2.2. Indicator 2.3.

Obiectiv 2: Dezvoltarea i Gradul în care Existen a unui program Program de
implementarea programelor programul anual de formare formare
anuale de formare anual/actualizat profesional profesional
31
profesional a personalului cuprinde temele realizat f r
din entitatea public solicitate (90%) modific ri în
timpul anului
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definit clar i f r ambiguit i Da Da Da
U or de în eles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele Da Da Da
Raportare la timp Este necesar clarificarea elementului timp pentru întocmire/
actualizare/aprobare.
Evaluarea general a Adecvat. Adecvat. Adecvat.
indicatorilor sau
instrumentelor de m sur
luate ca întreg.
Propuneri de
m suri/indicatori noi sau Nu este cazul. Nu este cazul. Nu este cazul.
alternative
Criterii de evaluare Indicator 3.1. Indicator 3.2.

Obiectiv 3: Îmbun t irea semnificativ a Gradul de realizare a Gradul de participare a
sistemelor de evaluare a programelor anuale de ac iunilor de instruire grupurilor int
formare profesional a personalului din profesional planificate planificate (80%)
entitatea public prin implementarea de noi (90%)
instrumente
Relevant pentru obiective Da Da
Definite clar i f r ambiguit i Da Da
U or de în eles i de folosit Da Da
Comparabil Da Da
Verificabil Da Da
Acoper toate variabilele de cantitate, calitate, Da Da
cost, durat
Raportare la timp Da Da
Evaluarea general a indicatorilor sau Adecvat. Adecvat.
instrumentelor de m sur luate ca întreg
Propuneri de m suri/indicatori noi sau

alternative Nu este cazul. Nu este cazul.
Criterii de evaluare Indicator 4.1. Indicator 4.2. Indicator 4.3. Indicator

4.4.
Obiectiv 4: Ad ugarea de noi - -
competen e func ionarilor Ponderea Gradul de
publici din entitatea public persoanelor promovabilitate a
Obiectiv redefinit 4: instruite la personalului
Dezvoltarea sistemului nivelul entit ii instruit
privind gestiunea anual a publice profesional
informa iilor privind
formarea profesional a
personalului din cadrul
entit ii publice
Relevant pentru obiective Da Da - -
Definite clar i f r Da Da - -
32
ambiguit i
U or de în eles i de folosit Da Da - -
Comparabil Da Da - -
Verificabil Da Da - -
Acoper toate variabilele de Axat pe Axat pe cantitate - -
cantitate, calitate, cost, cantitate i i calitate
durat calitate
Raportare la timp Este necesar Este necesar - -
clarificarea clarificarea
elementului elementului timp.
timp.
Evaluarea general a Par ial adecvat. Par ial adecvat. - -
indicatorilor sau Obiectivul Obiectivul
instrumentelor de m sur trebuie analizat trebuie analizat i
luate ca întreg i din punct de din punct de
vedere al vedere al
costurilor i costurilor i
timpului. timpului.
Ponderea Num rul de
Propuneri de Nu este cazul. Nu este cazul. persoanelor zile de
m suri/indicatori noi sau propuse pentru perfec ionare
alternative specializ ri profesional /a
externe în n/ angajat.
totalul (10 zile)
personalului -
10%
Criterii de evaluare Indicator Indicator Indicator Indicator 5.4.

5.1. 5.2. 5.3.
Obiectiv 5: Asigurarea
rela iilor de colaborare - - - -
stabilite în procesul de
instruire profesional
Obiectiv redefinit 5:
Dezvoltarea sistemului de
colaborare cu alte
institu ii pentru formarea
profesional a
personalului entit ii în
vederea asigur rii
realiz rii programelor
anuale de preg tire
Repere m surabile - - - -
Relevant pentru obiective - - - -
Defini ie clar i f r - - - -
ambiguit i
U or de în eles i de - - - -
folosit
Comparabil - - - -
Verificabil - - - -
Acoper toate variabilele - - - -
de cantitate, calitate, cost,
durat
Raportare la timp - - - -
Evaluarea general a - - - -
indicatorilor sau
33
instrumentelor de m sur
luate ca întreg
Propuneri de Ponderea Gradul de Gradul de Cre terea num rului
m suri/indicatori noi sau ac iunilor de acoperire a realizare în formatorilor proprii
alternative instruire problematicii termen a utiliza i raportat la
profesional planificate cu ac iunilor de num rul formatorilor
efectuate în temele instruire proprii existen i
num rul celor abordate profesional (poten iali), fa de
prev zute în efectiv. prev zute în perioada anterioar .
contracte. (100%) contracte.
(100%) (100%)

Ionescu Corneliu
Fiec rui obiectiv specific definit i se stabilesc instrumente/indicatori de performan . Ansamblul

acestora r spunde la întrebarea cum ne descurc m pentru a atinge obiectivele i în ce m sur le-am atins?
Sistemul de m surare a performan ei trebuie s respecte cele 6 principii fundamentale, respectiv:
- claritatea scopului cine, în ce mod i de ce va utiliza informa iile;
- accent concentrare pe priorit ile entit ii publice;
- aliniere consens cu procesul de stabilire a unui obiectiv i modul de examinare a performan ei;
- echilibru indicatorii trebuie s ofere o imagine echilibrat a performan ei entit ii publice, un
echilibru între costul colect rii indicatorului i valoarea informa iilor furnizate de acesta;
- perfec ionare continu actualizare permanent pentru adaptarea la situa ii aflate în schimbare;
- robuste e u or de în eles i garantarea solidit ii informa iilor ob inute.
Din analiz a rezultat c , instrumentele de m sur /indicatorii de performan nu sunt acoperitori pentru
m surarea obiectivelor specifice stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional . Pentru unele obiective
nu sunt prev zu i, respectiv calcula i indicatori/instrumente de m sur a performan ei care s ating simultan
variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Pentru ultimul obiectiv nu sunt stabili i indicatori pentru
m surarea performan ei.
Rezultatele evalu rii sunt reflectate în Testul nr. 2. Auditorii interni au analizat instrumentele de
m sur /indicatorii de performan existen i, au f cut propuneri, au recomandat corec ii, care vor fi
prezentate în Raportul de audit public intern.
5. ANALIZA SURSELOR DE DATE UTILIZATE DE MANAGEMENT
Pentru îmbun t irea activit ii de formare profesional au fost analizate sursele de informa ii
utilizate de conducere pentru definirea criteriilor de performan .
În acest scop, într-o prim etap , au fost identificate sursele de informa ii utilizate de management,
iar apoi s-a evaluat adecvarea i corectitudinea surselor de date. Analiza este efectuat cu ajutorul
documentului Evaluarea surselor de date, care este prezentat în continuare.

Public Intern Colectare i prelucrarea informa iilor Data: 06.02.2014
EVALUAREA SURSELOR DE DATE
34
Aprecierea
Surse de date global a
Indicator Criterii stabilite pentru Rezultatele evalu rii
existente suficien ei
evaluarea surselor de date surselor de date
surselor de
date
1.1. Elaborarea Politica entit ii S-a examinat modul în care Indicatorul, de i Strategia
unei strategii publice în politica entit ii publice în realizat, nu r spunde elaborat nu
pe termen domeniul domeniul resurselor umane scopului pentru care este de
mediu i lung resurselor umane este în concordan cu se elaboreaz acest maxim
Strategia entit ii obiectivele document. utilitate.
privind
publice în strategice/generale i Informa iile cuprinse Informa ii
formarea domeniul specifice privind resursele nu asigur o insuficiente.
profesional a resurselor umane umane, respectiv formarea programare eficient
personalului profesional a personalului i eficace pe termen
din entitatea acesteia. mediu i lung a
public activit ii de formare
profesional .
1.2. Strategia 2011 - S-a examinat modul în care Indicatorul este Informa ii
Respectarea, 2013 privind ac iunile de instruire imposibil de realizat insuficiente.
corespunz tor formarea realizate, prev zute în .
strategiei, profesional a Programele anuale sunt în
personalului din concordan cu Strategia.
graficelor
entitatea public
anuale de Programele
derulare a anuale privind
instruirilor formarea
profesional
pentru anii 2011,
2012, 2013.
2.1. Gradul în Programele S-a testat dac ac iunile de Nu este asigurat Valoarea
care planul anuale i formele instruire planificate coresponden a dintre indicatorului
anual/ actualizate ale corespund solicit rilor i cererea i oferta de este mare,
trimestrial acestora. ordinii de prioritate. instruire. dar planurile
Rapoartele anuale de
cuprinde
nevoilor de formare
temele instruire profesional
solicitate nu r spund
(90%) realit ii,
2.2. Existen a Planurile S-a testat modul de derulare Sunt elaborate Realizarea
unui plan anuale/trimestrial a activit ii de formare planuri anuale de indicatorului
anual de e actualizate profesional organizat, formare profesional corespunde
formare prestabilit pe baz de plan pentru anii audita i scopului
dorit.
2.3. Plan Planurile anuale S-a testat modul de derulare Ac iuni de instruire, Realizarea
realizat f r corespund unui a activit ii de formare strict necesare, indicator
modific ri în an calendaristic profesional organizat, necuprinse în plan la ului nu
timpul anului prestabilit pe baz de plan momentul potrivit corespunde
nevoilor de
instruire
3.1. Gradul de Planurile Ac iunile planificate, având Procent bun de Procentul de
realizare a anuale/trimestrial aprobarea conducerii, un realizare a acestui realizare a
ac iunilor de e actualizate graf ridicat de realizare este indicator, în cre tere acestui
instruire Rapoartele de un punct tare pe parcursul anilor indicator de
activitate anuale audita i 90% este un
profesional
ale Serviciului punct tare.
planificate Formare
Profesional
3.2. Gradul de Planurile Asigurarea unui personal Procent bun de Procentul de
participare a anuale/trimestrial preg tit profesional, adaptat realizare a acestui realizare a
grupurilor e actualizate la nevoile postului indicator, în cre tere acestui
int Rapoartele pe parcursul anilor indicator de
35
planificate fiec rei ac iuni audita i 90% este un
întreprinse punct tare.
Rapoartele de
activitate anuale
ale Serviciului
Formare
Profesional .
4.1. Ponderea Num rul total al S-a testat modul în care Cuno tin ele Folosit
persoanelor participan ilor/an salaria ii sunt adapta i la dobândite pot aduce independent
instruite la /domeniu locul de munc , î i un mic aport la indicatorul
nivelul entit ii raportat la îndeplinesc corespunz tor cre terea nu indic
num rul atribu iilor i sunt atinse performan elor informa ii
publice
salaria ilor obiectivele entit ii publice profesionale adecvate,
Rapoartele utile, fiabile
anuale privind privind
activitatea preg tirea
Serviciului personalului
Formare
Profesional
4.2. Gradul de Num rul S-a testat modul în care se Gradul mare de Folosit
promovabilitat certificatelor poate asigura performan în promovabilitate independent
ea elaborate desf urarea activit ii. indic interes din indicatorul
personalului raportat la partea participan ilor, nu indic
num rul buna alegere a informa ii
instruit
participan ilor lectorilor i implicit adecvate,
profesional Rapoartele cre terea utile, fiabile
anuale privind performan elor privind
activitatea profesionale ale preg tirea
Serviciului salaria ilor. personalului
Formare
Profesional .

Ionescu Corneliu
6. STABILIREA ARIEI MISIUNII
Pe baza întreb rilor principale, auditorii interni identific ariile auditabile, care îi ghideaz în
activitatea de efectuare a test rilor. Identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui document
formalizat care este prezentat în continuare.

ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI
Nr. Obiectivele misiunii Arii auditabile Observa ii

crt.
Adecvarea i suficien a A.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale
A. programelor anuale de personalului este asigurat prin calitatea
preg tire profesional programelor de preg tire profesional
36
continu a personalului elaborate
A.2. Asigurarea unor programe de preg tire
profesional corespunz toare în vederea
realiz rii obiectivelor entit ii
B.1. Desf urarea procesului de preg tire
B. Asigurarea performan ei profesional în condi ii de eficien
procesului de preg tire B.2. Asigurarea condi iilor tehnice i
profesional continu a financiare în vederea realiz rii obiectivelor
personalului
C.1. Asigurarea capacit ii organizatorice i
C. Asigurarea competen elor a competen elor necesare realiz rii
i responsabilit ilor procesului de preg tire profesional
adecvate pentru derularea C.2. Preg tirea personalului din cadrul
eficient a procesului de Serviciului Formare Profesional asigur
preg tire profesional performan a procesului de preg tire
continu profesional continu

Ionescu Corneliu

Foaie de lucru nr. 1.1.
Elemente Analiza i evaluarea obiectivelor stabilite de entitate pentru domeniul auditabil

analizate
Documente Analiza definirii corecte a obiectivelor.
analizate Efectuarea test rii a constat în analiza modului în care au fost avute în vedere
caracteristicile SMART în momentul definirii la nivelul entit ii a obiectivelor
specifice domeniului auditabil, prin utilizarea formularului Evaluarea
obiectivelor.
Descrierea E antionul stabilit pentru efectuarea test rilor este constituit din totalitatea
constat rilor obiectivelor stabilite la nivelul entit ii pentru domeniul auditabil, respectiv 5
obiective.
Obiectiv specific 1. Promovarea unei strategii unitare privind formarea
profesional a personalului entit ii publice - Nu se poate stabili limitarea în
timp, obiectivul trebuie reformulat.
Obiectiv specific 2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de
formare profesional a personalului din entitatea public este SMART,
compatibil i respect cerin ele i intele propuse de entitate.
Obiectiv specific 3. Îmbun t irea a sistemelor de evaluare a programelor
anuale de formare profesional a personalului din entitatea public prin
implementarea de noi instrumente este SMART, compatibil i respect
cerin ele i intele propuse de entitate.
Obiectiv specific 4. Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din
entitatea public - Obiectivul nu este m surabil, realist i limitat în timp,
obiectivul trebuie reformulat.
Obiectiv specific 5. Asigurarea rela iilor de colaborare stabilite în procesul de
instruire profesional - Obiectivul nu este m surabil i limitat în timp, obiectivul
trebuie reformulat.
37
Obiectivele 1, 4 i 5, aferente domeniului auditabil, nu sunt definite cu respectarea
în totalitate a cerin elor SMART.

Ionescu Corneliu

Foaie de lucru nr. 1.2
Elemente Analiza i evaluarea indicatorilor de performan

analizate
Documente Analiza indicatorilor stabili i, aferen i obiectivelor, din punct de vedere calitativ i
analizate cantitativ i a intelor de atins.
Efectuarea test rii a constat în analiza indicatorilor de performan ata a i celor 5
obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea unui num r
de 10 criterii de evaluare a acestora, prin utilizarea formularului Evaluarea
indicatorilor.
Descrierea E antionul stabilit pentru efectuarea test rilor este constituit din totalitatea
constat rii indicatorilor stabili i pentru domeniul aferent celor 5 obiective definite.
Indicatorii stabili i permit m surarea performan ei, îns exist situa ii în care
ace tia nu i-au fixat inte calitative sau cantitative sau intele stabilite sunt u or de
realizat.
Ponderea persoanelor instruite la nivelul entit ii publice/Gradul de
promovabilitate a personalului instruit profesional sunt indicatori par ial
adecva i. Obiectivele trebuie analizate i din punct de vedere al costurilor i
timpului.
Gradul de participare a grupurilor int planificate (80%)/ Nivelul de
calificare al cursan ilor raportat la complexitatea instruirilor (nivel încep tor
spre mediu) inte u or de realizat.
Indicatorii stabili i permit m surarea performan ei. Totu i, sunt i indicatori
incomplet stabili i, unii cu inte u or de realizat care nu stimuleaz îmbun t irea
performan ei activit ii. Pentru unele obiective indicatorii fixa i sunt insuficien i.
Aceste aspecte i recomand rile auditorilor interni se vor cuprinde în Raportul de
audit public intern.

Popescu George/Ionescu Corneliu Sl vescu Dana
Not :
Auditorul intern urm re te s g seasc i s evalueze caracterul adecvat, corectitudinea, utilitatea i
eficien a datelor/informa iilor utilizate de conducere în scopul monitoriz rii instrumentelor de
m surare/indicatorilor de performan . Auditorul intern trebuie s evalueze ce informa ii exist , cum
sunt acestea folosite, cum testeaz conducerea acurate ea i completitudinea informa iilor. Auditorul
intern evalueaz în ce m sur informa iile sunt suficiente, utile, fiabile, complete i furnizate în timp
util pentru fiecare instrument/indicator de performan .
38
Public Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern Data: 07.02.2014
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR
Nr. Obiective Activit i/Ac iuni Riscuri identificate Criterii de analiz a Punctaj Ierarhizarea
crt. riscurilor total riscurilor
Probabilitate Impact (I)
(P)
1. Adecvarea i Optimizarea nevoilor Nevoile de instruire exprimate de structurile din entitate
suficien a de instruire ale con in informa ii incomplete i nefundamentate 2 3 6 Ridicat
programelor personalului este
anuale de asigurat prin calitatea Baza de date con ine informa ii exhaustive i nerelevante
preg tire programelor de pentru analiza necesarului de instruire 2 3 6 Ridicat
profesional preg tire profesional
continu a elaborate Ac iunile de instruire sunt determinate incorect în raport
personalului cu obiectivele individuale i ale entit ii 3 2 6 Ridicat
Asigurarea unor Inexisten a unui plan de formare profesional formalizat

programe de preg tire adecvat necesit ilor 1 3 3 Mediu
profesional Neadecvarea i neprioritizarea nevoilor de instruire ale
corespunz toare în programului anual de formare profesional la resursele 1 3 3 Mediu
vederea realiz rii financiare alocate activit ii
obiectivelor entit ii
2. Asigurarea Desf urarea procesului Resursele alocate procesului de instruire sunt utilizate
performan ei de preg tire neadecvat raportat la necesit i 3 3 9 Ridicat
procesului de profesional în condi ii Procesul de instruire perturb derularea optim a activit ii
preg tire de eficien curente a entit ii publice 2 3 6 Ridicat
profesional Asigurarea condi iilor Serviciile de formare profesional , interne i externe,
continu a tehnice i financiare în utilizate necorespunz tor 2 3 6 Ridicat
personalului vederea realiz rii Lipsa rezultatelor a teptate în urma procesului de instruire
obiectivelor realizat 2 3 6 Ridicat
39
3. Asigurarea Asigurarea capacit ii Stabilirea ambigu a rela iilor organizatorice în cadrul
competen elor organizatorice i a Serviciului Formare Profesional 1 1 1 Mic
i competen elor necesare
responsabilit realiz rii procesului de Activit ile Serviciului Formare Profesional sunt
ilor adecvate preg tire profesional necorespunz toare atribuite personalului 1 1 1 Mic
pentru Preg tirea personalului Neimplementarea controlului operativ i reciproc 1 1 1 Mic
derularea din cadrul Serviciului
eficient a Formare Profesional Nerealizarea evalu rii nevoilor de instruire profesional
procesului de asigur performan a pentru personalul propriu 1 1 1 Mic
preg tire procesului de preg tire
profesional profesional continu
continu

Ionescu Corneliu
40
PROBABILITATE
Public Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern Data: 07.02.2014
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
ÎNTREB RI DA NU OBSERVA II
Obiectiv 1: Adecvarea i suficien a programelor anuale de preg tire profesional continu a personalului
Activitatea 1.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea programelor de
preg tire profesional elaborate
1.1.1. Planificarea necesarului de instruire are la baz solicit ri
formalizate?
1.1.2. Necesit ile de instruire ale structurilor entit ii sunt
centralizate i valorificare?
1.1.3. Necesit ile de instruire ale salaria ilor entit ii sunt
centralizate i valorificare?
1.1.4. Necesit ile de instruire ale salaria ilor se reg sesc în cele ale
structurilor în care func ioneaz ace tia?
1.1.5. Necesit ile de instruire ale structurilor se reg sesc în necesarul
de instruire al entit ii?
1.1.6. Se are în vedere actualizarea continu a bazei de date?
1.1.7. Informa ii privind necesitatea preg tirii noilor angaja i se
g sesc în baza de date?
1.1.8. Informa ii privind necesitatea preg tirii angaja ilor transfera i
în cadrul entit ii?
1.1.9. Informa iile cuprinse în baza de date sunt centralizate pe
categorii i nivele de preg tire, astfel încât s asigure cre terea calit ii
profesionale a personalului?
1.1.10. Nevoile de instruire stabilite ca prioritare sunt reale?
1.1.11. Nevoile de instruire stabilite sunt realizate?
1.1.12. Nevoile de instruire stabilite î i p streaz ordinea de prioritate
în centralizatorul de la nivelul entit ii?
.
Activitatea 1.2. Asigurarea unor programe de preg tire profesional corespunz toare în vederea realiz rii
obiectivelor entit ii
1.2.1. Anual, formarea profesional a personalului se desf oar pe
baza unui program formalizat?
1.2.2. Pentru fiecare ac iune de instruire prev zut în programul
anual de formare profesional informa iile sunt complete i relevante?
1.2.3. Baza elabor rii programului anual de formare profesional a
personalului o constituie centralizatorul priorit ilor?
1.2.4. La stabilirea programului de formare profesional s-a inut cont
de fondurile bugetare destinate acestei activit i?
1.2.5. Fondurile bugetare alocate activit ii de formare profesional
sunt cu prec dere orientate spre ac iunile priritare?
Obiectiv 2 Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului

Activitatea 2.1. Desf urarea procesului de preg tire profesional în condi ii de eficien
2.1.1. Activit ile de instruire sunt sus inute de lectori de la nivelul
entit ii publice?
42
2.1.2. Pentru activit ile de instruire organizate în entitate sunt
asigurate condi ii tehnice adecvate?
2.1.3. Sunt asigurate pentru fiecare cursant materialele didactice
necesare particip rii la modulele practice ale cursurilor?
2.1.4. Pentru activit ile de instruire organizate în timpul orelor de
lucru se asigur participarea cursantilor?
2.1.5. Formatorii proprii sunt motiva i financiar pentru elaborarea i
sus inerea materialelor de curs?
2.1.6. În cazul în care activitatea de instruire este organizat în timpul
orelor de lucru este asigurat continuitatea activit ilor
2.1.7. Pentru ca derularea activit ilor curente s fie asigurat se
urm re te ca salaria ii s participe o singur dat la o tem din
programul de instruire?
Activitatea 2.2. Asigurarea condi iilor tehnice i financiare în vederea realiz rii obiectivelor
2.2.1. politica entit ii publice în domeniul form rii profesionale este
de a utiliza numai formatori proprii?
2,.2.2. Dac nu, formatorii externi utiliza i sunt stabili i în urma unei
proceduri de licita ie?
2.2.3. Dac da, care este criteriul de selec ie a furnizorului de servicii
de formare?
2.2.4. Înaintea fiec rei sesiuni de cursuri furnizorul extern de servicii
de formare prezint suportul de curs ce urmeaz a fi sus inut?
2.2.5. Dac da, sunt sus inute doar acele cursuri agreate de SFP?
2.2.6. Pentru toate ac iunile de formare profesional sunt respecta i
termenii prev zu i în program?
2.2.7. Dup fiecare ac iune de formare profesional se realizeaz
evaluarea cursan ilor?
2.2.8. Dac da, rezultatele sunt transmise c tre structurile din care fac
parte cursan ii?
2.2.9. Dup fiecare ac iune de formare profesional cursan ii au
posibilitatea evalu rii cursurilor?
2.2.10. Dup fiecare ac iune de formare profesional cursan ii au
posibilitatea evalu rii lectorilor?
2.2.11. Se urm re te în timp efectul preg tirii cursan ilor?
.
Obiectiv 3 Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a procesului
de preg tire profesional continu
Activitatea 3.1. Asigurarea capacit ii organizatorice i a competen elor necesare realiz rii procesului de
preg tire profesional
3.1.1. La nivelul entit ii SFP este singura structur cu atribu ii în
domeniul form rii profesionale?
3.1.2. Dac da, responsabilit ile structurii sunt stabilte în total
rela ie cu activit ile sale?
3.1.3. Dac da, este asigurat coordonarea corespunz toare a
responsabilit ilor?
3.1.4. ROF-ul cuprinde în totalitate activit ile derulate la nivelul
3.1.5. La nivelul fiec rui post sunt stabilite obiective de atins?
3.1.6. Dac da, obiectivele stabilite la nivelul fiec rui post acoper
toate activit ile repartizate Serviciului?
3.1.7. La nivelul fiec rui post sunt stabilite corespunz tor nivelurile
de competen aferente?
43
3.1.8. Separarea sarcinilor este asigurat prin nivelurile de
competen stabilite la nivelul fiec rui post?
.
Activitatea 3.2. Preg tirea personalului din cadrul Serviciului Formare Profesional asigur performan a
procesului de preg tire profesional continu
3.2.1. Exist proceduri opera ionale specifice activit ilor derulate la
nivelul Serviciului Formare Profesionale?
3.2.2. Sistemul de control implementat privind derularea procesului
de formare profesional este cunoscut de personalul Serviciului
Formare Profesionale?
3.2.3. Dac da, sunt stabilite personalului atribu iile privind realizarea
controlului operativ?
3.2.4. La stabilirea nevoilor de instruire ale personalului sunt luate în
calcul i cele privind propriul personal?
3.2.5. Dac da, personalul responsabil din cadrul SFP are preg tirea
profesional necesar pentru a asigura desf urarea corespunz toare a
procesului de instruire profesional pentru întreaga entitate public ?
..
Auditori interni, Supervizor,

Ionescu Corneliu
44
Compartiment Audit Public PREG TIREA MISIUNII
Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern Data: 10.02.2014
EVALUAREA INI IAL A CONTROLULUI INTERN I STABILIREA OBIECITVELOR DE AUDIT
Activit i/ ac iuni Riscuri Ierarhizarea Controale interne Controale interne existente Evaluare ini ial a Selectare în
identificate riscurilor a teptate controlului intern auditare
OBIECTIV : Adecvarea i suficien a programului anual de preg tire profesional continu a personalului
Optimizarea Nevoile de Organizarea unei eviden e centralizate a Analiza comparativ a
nevoilor de instruire cererilor de instruire a structurilor centralizatorului nevoilor de
instruire ale exprimate de organizatorice din cadrul entit ii. formare transmise de structurile
Da
personalului este structurile din Corelarea programului anual de entit ii i programul anual de
asigurat prin entitate con in preg tire profesional elaborat cu preg tire profesional .
calitatea informa ii necesit ile formalizate. Stabilirea nevoilor de instruire
programelor de incomplete i Formalizarea fiec rei nevoi individuale individual exprimate în
preg tire nefundamentate de instruire exprimat . chestionarele de satisfacere i
profesional Corelarea necesarului de instruire rapoartele de evaluare
elaborate stabilit la nivelul unei structuri profesional individuale. PAR IAL
func ionale cu nevoile individuale ale Analiza solicit rilor privind CONFORM
Ridicat salaria ilor. nevoile de preg tire
Armonizarea solicit rilor privind profesional i a notelor de
nevoile de preg tire profesional de fundamentare a acestora.
grup cu necesit ile entit ii.
Baza de date Elaborarea i actualizarea periodic a Baza de date exist i este
con ine bazei de date privind instruirea actualizat periodic.
informa ii personalului.
exhaustive i Cuprinderea în baza de date de teme de
nerelevante curs pentru noii angaja i. Da
pentru analiza Cuprinderea în baza de date de teme
necesarului de Ridicat pentru salaria ii transfera i în cadrul PAR IAL
instruire entit ii. CONFORM
45
Stabilirea de criterii de elaborare a
cursurilor pe categorii i nivele de
preg tire ale personalului.
Ac iunile de Stabilirea unor criterii pentru
instruire sunt determinarea nevoilor prioritare de Stabilirea gradului de realizare
determinate instruire. a programului de preg tire
incorect în Verificarea periodic a realiz rii profesional
PAR IAL
raport cu programului de preg tire profesional i Da
CONFORM
obiectivele Ridicat analiza nerealiz rilor.
individuale i ale Centralizatorul cererilor de instruire Cererile de instruire sunt
entit ii trebuie asigur prioritizarea nevoilor de centralizate.
instruire.
Asigurarea unor Inexisten a unui Formalizarea programului anual de Programul anual de preg tire
programe de plan de formare preg tire profesional . profesional este elaborat i
preg tire profesional Cuprinderea în programul anual de aprobat.
profesional formalizat preg tire profesional de informa ii Programul anual de preg tire
PAR IAL
corespunz toare adecvat privind tema cursurilor, perioada de profesional con ine informa ii
CONFORM
în vederea necesit ilor desf urare, lectorii, loca ia. privind tema cursurilor,
realiz rii perioada de desf urare,
Mediu Da
obiectivelor lectorii, loca ia.
entit ii Asigurarea coresponden ei între Analiza comparativ a nevoilor
programul anual de preg tire de formare transmise de
profesional i centralizatorul prioritizat structurile entit ii i programul
al necesarului de instruire. anual de preg tire profesional .
Neadecvarea/ Identificarea fondurilor necesare Fondurile necesare realiz rii
neprioritizarea realiz rii programului de instruire, programului de instruire, sunt
nevoilor de asigurarea suficien ei acestora, cuprinse în buget.
instruire ale cuprinderea lor în buget.
programului Încadrarea cheltuielilor cu organizarea
anual de formare i desf urarea instruirilor profesionale Ac iunile de instruire Da
profesional la în bugetul aprobat i în estimarea planificate s-au încadrat în PAR IAL
Mediu
resursele ini ial din programele elaborate. bugetul aprobat. CONFORM
financiare Orientarea resurselor financiare c tre
alocate activit ii ac iunile de instruire determinate a fi
prioritare.
46
OBIECTIV: Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului
Desf urarea Resursele Identificarea lectorului i domeniului în Entitatea public dispune de
procesului de alocate care acesta poate sus ine cursuri lectori proprii pentru mai multe
preg tire procesului de Identificarea loca iei i logisticii din domeniile de instruire
profesional în instruire sunt adecvate. necesare.
condi ii de utilizate Verificarea existen ei la dispozi ia Loca ia i logistica sunt cu
eficien neadecvat cursan ilor a suporturilor de curs i preponderen propunerea
raportat la materialelor pentru studiile de caz. formatorului extern.
necesit i Ob inerea de aprob ri pentru toate Sunt elaborate toate materialele
Ridicat Da
cursurile organizate în timpul orelor de necesare instruirii pentru to i
lucru, astfel încât s fie asigurat cursan ii. PAR IAL
participarea cursan ilor. CONFORM
Elaborarea de propuneri de motivare Cursurile organizate în timpul
financiar a lectorilor proprii i orelor de lucru, au aprobarea
aprobarea acestora conducerii.
Procesul de Verificarea aprob rilor pentru toate Cursurile organizate în timpul
instruire cursurile organizate în timpul orelor de orelor de lucru, au aprobarea
perturb lucru, astfel încât s fie asigurat conducerii.
PAR IAL
derularea optim continuitatea activit ilor. Da
CONFORM
a activit ii Ridicat Analiza cursului privind particip rile
curente a anterioare ale salaria ilor la teme
entit ii publice. similare
Asigurarea Serviciile de Prioritizarea cursurilor i elaborarea Încheierea de contracte de
condi iilor formare materialelor aferente, astfel încât s achizi ii de servicii de formare.
tehnice i profesional , poat fi sus inute de lectori interni.
financiare în interne i Existen a unui criteriu de selec ie a Suporturile de curs prezentate PAR IAL
vederea realiz rii externe, Ridicat furnizorului de servicii de formare de formatorii externi au avizul CONFORM Da
obiectivelor utilizate Verificarea acord rii avizului suportului SFP.
necorespunz tor. de curs prezentat de formatorii externi.
Lipsa Realizarea ac iunilor de instruire la Aprobarea derul rii ac iunilor
rezultatelor termenele planificate cu respectarea de instruire la termenele
a teptate în urma con inutului suportului de curs. planificate.
PAR IAL Da
procesului de Realizarea de evalu ri a cursan ilor
Ridicat CONFORM
instruire realizat. pentru fiecare curs organizat: aprecierea
nivelului de cuno tin e dobândit, Analiza chestionarelor
47
aprecierea utilit ii cursului pentru solicitate, la finalul instruirii,
cursan i. beneficiarilor ac iunilor de
Realizarea de evalu ri a satisfac iei formare profesional .
cursan ilor, aprecierea nivelului de
cuno tin e dobândit, aprecierea utilit ii
cursului.
OBIECTIV: Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a procesului de preg tire profesional continu
Asigurarea Stabilirea
capacit ii ambigu a
organizatorice i rela iilor Definire prin ROF Definire prin ROF Nu
a competen elor organizatorice în Stabilire prin fi a postului Stabilite prin fi a postului CONFORM
Mic
necesare cadrul
realiz rii Serviciului
procesului de Activit ile Corelarea atribu iilor serviciului cu Corelarea atribu iilor serviciului
preg tire Serviciului sunt sarcinile din fi a postului cu sarcinile din fi a postului
profesional necorespunz tor Corelarea obiectivelor individuale cu Corelarea obiectivelor Da
atribuite Mic sarcinile postului individuale cu sarcinile postului NECONFORM
personalului Analiza înc rc ri posturilor Analiza înc rc ri posturilor
Preg tirea Neimplementare Verificarea procedurilor opera ionale Analiza procedurilor
personalului din a controlului specifice activit ii de formare opera ionale privind activitatea
cadrul Serviciului operativ i profesional . de formare profesional .
Formare reciproc Formalizarea i asigurarea cunoa terii Procedurile opera ionale
Profesional de c tre fiecare salariat al SFP a specifice sunt cunoscute de
asigur atribu iilor pentru realizarea controlului salaria ii SFP.
Mediu
performan a operativ i reciproc. CONFORM Nu
procesului de Procedurile opera ionale privind Stabilirea controlului operativ
preg tire activitatea de formare profesional i reciproc în derularea
profesional asigur derularea adecvat a acestei opera iunilor de c tre fiecare
continu activit i. salariat.
Nerealizarea Stabilirea nevoii de preg tire de Existen a în programul de
evalu rii specialitate pentru salaria ii SFP. formare profesional i a
nevoilor de instruirilor adecvate salaria ilor
Da
instruire SFP.
Mediu NECONFORM
profesional Stabilirea coresponden ei între nivelul Verificarea coresponden ei între
pentru de cuno tin e al personalului SFP i nivelul de cuno tin e al
48
personalul cerin ele cuprinse în fi ele posturilor. personalului SFP i cerin ele
propriu cuprinse în fi ele posturilor.
Not : Activit ile/ac iunile selectate în auditare se prezint dup cum urmeaz :
Nr.
Obiective Activit i/ac iuni Riscuri
crt.
1. Adecvarea i suficien a Optimizarea nevoilor de instruire ale Nevoile de instruire exprimate de structurile din entitate con in
programului anual de personalului este asigurat prin calitatea informa ii incomplete i nefundamentate
preg tire profesional programelor de preg tire profesional Baza de date con ine informa ii exhaustive i nerelevante pentru analiza
continu a personalului elaborate necesarului de instruire
Ac iunile de instruire sunt determinate incorect în raport cu obiectivele
individuale i ale entit ii
Asigurarea unor programe de preg tire Inexisten a unui plan de formare profesional formalizat adecvat
profesional corespunz toare în vederea necesit ilor
realiz rii obiectivelor entit ii Neadecvarea/ neprioritizarea nevoilor de instruire ale programului anual
de formare profesional la resursele financiare alocate activit ii
2. Asigurarea performan ei Desf urarea procesului de preg tire Resursele alocate procesului de instruire sunt utilizate neadecvat raportat
procesului de preg tire profesional în condi ii de eficien la necesit i
profesional continu a Procesul de instruire perturb derularea optim a activit ii curente a
personalului entit ii publice.
Asigurarea condi iilor tehnice i financiare în Serviciile de formare profesional , interne i externe, utilizate
vederea realiz rii obiectivelor necorespunz tor
Lipsa rezultatelor a teptate în urma procesului de instruire realizat
3. Asigurarea competen elor i Asigurarea capacit ii organizatorice i a Activit ile Serviciului sunt necorespunz tor atribuite personalului
responsabilit ilor adecvate competen elor necesare realiz rii procesului
pentru derularea eficient a de preg tire profesional
procesului de preg tire Preg tirea personalului din cadrul Serviciului Nerealizarea evalu rii nevoilor de instruire profesional pentru
profesional continu Formare Profesional asigur performan a personalul propriu

Popescu George, Sl vescu Dana
Ionescu Corneliu
49
1.1. Optimizarea nevoilor de instruire Analiza 32 SD, PG, SI SP
1. Adecvarea i ale personalului este asigurat prin Examinarea
suficien a calitatea programelor de preg tire Verificarea
programelor de profesional elaborate
preg tire
profesional 1.2. Asigurarea unor programe de Analiza 24 SD, PG, IC, SI SP
continu a preg tire profesional corespunz toare Examinarea SAI
personalului în vederea realiz rii obiectivelor
entit ii
2. Asigurarea 2.1. Desf urarea procesului de Observarea 32 SD, IC, SI SP
performan ei preg tire profesional în condi ii de Compararea analiza SAI
procesului de eficien Examinarea.
preg tire 2.2. Asigurarea condi iilor tehnice i Verificarea 24 SD, PG, IC, SI SP
profesional financiare în vederea realiz rii Analiza SAI
continu a obiectivelor examinarea
personalului
3. Asigurarea Asigurarea capacit ii organizatorice i Analiza
competen elor i a competen elor necesare realiz rii Examinarea
responsabilit ilo procesului de preg tire profesional
r adecvate pentru Preg tirea personalului din cadrul Analiza
derularea Serviciului formare profesional asigur Examinarea
eficient a performan a procesului de preg tire
procesului de profesional continu
preg tire
profesional
continu
14. Revizuirea documentelor i - 4 SD, PG, IC SAI
constituirea dosarelor de audit intern
15. edin a de închidere - 4 SD, PG, IC, SI SAI, SP
III. Raportul de audit intern 30
16. Elaborarea proiectului Raportului - 20 SD, PG, IC SAI
misiunii de audit public intern
17. Transmiterea proiectului Raportului - 2 SD, PG, IC SAI
misiunii de audit public intern
51
18. Reuniunea de conciliere - 4 SD, PG, IC, SI SAI, SP
19. Elaborarea Raportului misiunii de - 2 SD, PG, IC SAI
audit public intern
20. Difuzarea Raportului misiunii de - 2 SD, PG, IC SAI
audit public intern
IV. Urm rirea recomand rilor 2
21. Elaborarea Fi ei de urm rire a - 2 SD, PG, IC SAI
implement rii recomand rilor
Auditori interni, Supervizat, Aprobat,

Popescu George/ Sl vescu Dana ef Compartiment Audit Intern
Ionescu Corneliu
52
Compartiment Audit INTERVEN IA LA FA A LOCULUI
Public Intern Colectarea i analiza probelor de audit Data: 14.02.2014
TESTUL NR. 1.1.
Obiectivul misiunii Adecvarea i suficien a programelor anuale de formare profesional a personalului.
Obiectivul testului Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea
programelor de preg tire profesional elaborate.
Pentru efectuarea testului s-au analizat toate documentele care au constituit baza
Modalitatea de elabor rii programelor anuale de preg tire profesional a personalului pentru anii
e antionare 2012 i 2013 (referatele de necesitate ale structurilor organizatorice ale entit ii,
notele de fundamentare ale acestora, rapoartele de evaluare ale salaria ilor,
propuneri de teme ale participan ilor la cursuri .a.).
Testarea a urm rit analiza modului de elaborare i fundamentare a programelor
Descrierea testului anuale de formare profesional a personalului, stabilirea eficacit ii ac iunii de
implementare a nevoii de instruire a personalului.
Pentru perioada analizat s-au transmis solicit ri structurilor entit ii, dar acestea
Constat ri nu sunt formalizate i astfel r spunsurile au fost general exprimate, f r justificare
i termen de finalizare. Din totalul mediu de 60 de cereri de teme de instruire anual
exprimate, în planurile elaborate nu se reg sesc decât 15 (25%), restul fiind
stabilite numai la nivelul Serviciului Formare Profesional .
Direc iile de specialitate nu au solicitat, de câte ori a fost necesar în timpul anului,
organizarea de cursuri de instruire profesional , pentru fundamentarea teoretic i
practic a modific rilor/complet rilor cadrului normativ. Planul cuprinde astfel de
teme, unele i la propunerea Serviciului Formare Profesional , dar nu întotdeauna
se ob in rezultatele dorite (ex. organizarea de multe ori în contratimp cu intrarea în
vigoare a noilor acte normative conduce la dezinteres din partea direc iilor de
specialitate privind participarea).
La nivelul entit ii publice sunt în derulare 3 programe de twinning, care vizeaz
tot atâtea direc ii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional are
sarcina asigur rii suportului logistic. Din cadrul direc iilor beneficiare sunt coopta i
în programele de instruire profesional to i salaria ii, prin rota ie, pe parcursul a 2
ani.
Analizând cele 500 de rapoarte de evaluare ale salaria ilor entit ii publice, pentru
anul 2012, s-a constatat c în 53 dintre acestea, (10,6%), conduc torii
compartimentelor solicit câte 3 teme de instruire pentru executan ii din subordine,
în 65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, în 170 (34%) doar o tem , iar restul,
(42,4%), au la rubrica - Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate
în urm toarea perioada pentru care se va face evaluarea nu este cazul. Pentru anii
2012 i 2013, procentele sunt aproximativ acelea i, nu au evoluat corespunz tor
nevoii de informa ii pentru planificarea activit ii de instruire profesional ,
respectiv 12% - 3 teme de instruire, 12% - 2 teme de instruire, 36% - 1 tem
propus , 40% - f r propuneri. Temele propuse nu se reg sesc decât într-o foarte
mic m sur în propunerile ulterioare ale direc iilor i în planurile finale privind
formarea profesional a personalului.
Pentru o analiz mai aprofundat i stabilirea eficacit ii acestei activit i, în baza
Concluzii acestui test s-a solicitat un interviu. R spunsurile la întreb rile cuprinse în interviu
i adresate responsabilului cu activitatea de formare profesional din entitatea
public fac referire i confirm aspectele constatate i prezentate în test.
53
Auditorii interni au hot rât organizarea unui workshop, care s pun în prim plan
a tept rile i propunerile celor dinafara Serviciului Formare Profesional , vis-a-vis
de îmbun t irea activit ii de analiz a nevoilor de instruire a lor i s-a
concluzionat c ac iunea de stabilire a nevoii de formare profesional a fost
neperformant în ceea ce prive te asigurarea eficacit ii activit ii.
Rezultatele workshop-ului au permis s se afirme c , de i participan ii sunt
executan i i nu implica i în procesul de decizie, prin contribu ia lor în cadrul
edin ei au demonstrat un real interes pentru asigurarea eficacit ii activit ii de
preg tire profesionale i acord sprijinul auditorilor interni în cunoa terea realit ii
i formularea unor recomand ri de îmbun t ire pertinente.
Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit
ineficace. Este vital pentru întreaga activitate de formare profesional , inclusiv
în asigurarea eficacit ii analizei nevoii de instruire. Eficacitatea este asigurat
prin în elegerea i con tientizarea clar a ceea ce se urm re te prin aceast
activitate. Trebuie în eles i aplicat în mod conving tor efectul de und .
Este posibil s fie nevoie de mult timp pân s apar beneficiile complete ale
instruirii, dar este nevoie de o monitorizare ulterioar permanent i rezultatele vor
apare în m sura de realizare a indicatorilor de performan .
Auditorul intern a concluzionat c se dore te s se con tientizeze necesitatea
form rii profesionale, dar înc nu exist o rela ie bine pus la punct între
organizator (Serviciul Formare Profesional ) i beneficiari (structurile
organizatorice/personalul entit ii) care are efecte negative în ceea ce prive te
eficacitatea fundament rii planurilor de instruire.
Coroborând cu indicatorii de m sur ai performan ei, raporta i la Optimizarea
activit ii de formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a
personalului din entitatea public , formularea, num rul lor foarte mic i pu in
reprezentativ pentru fiecare activitate component a obiectivului, nu corespund
unei interpret ri performante a realiz rilor în domeniu. De exemplu, indicatorul
existen a unui plan anual de formare, cu realizare 100%, nu asigur o
planificare, respectiv derulare de ac iuni de instruire cu efect de performan în
activitatea entit ii publice. Astfel, este necesar introducerea unor noi indicatori de
m surare a performan ei privind Optimizarea activit ii de formare profesional
prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public , respectiv:
- num r de r spunsuri conforme cu solicitarea/num r de r spunsuri
primite/num r de r spunsuri solicitate int de realizat 100%;
- num r de prime priorit i în solicit rile structurilor entit ii/num r ac iuni
planificate int de realizat 100%;
- num r de ac iuni de instruire derulate prin metode informatice/total ac iuni
planificate int de realizat 50%;
- num r ac iuni desf urate cu formatori interni/num r ac iuni cu formatori
externi/ total ac iuni planificate int de realizat 80%.

Popescu George/Ionescu Corneliu Dana Sl vescu
54
Interviu nr. 2.1.1.

adresat doamnei ST NESCU IOANA, ef Serviciul Formare Profesional
Nr. Întreb ri R spunsuri

crt.
Organiza i i coordona i Da. Sunt eful Serviciului Formare Profesional din 2007, de la
1. activitatea Serviciului organizarea distinct a acestei structuri în cadrul entit ii. Deci
Formare Profesional ? am coordonat activitatea acestei structuri pe întreaga perioad
De când? auditat acum de dumneavoastr .
Este definit clar atitudinea Formarea profesional de cele mai multe ori este concentrat pe
2. i abordarea acestui aspect costuri i mai pu in se v d avantajele în ceea ce prive te
din partea managementului? profesionalismul salaria ilor.
Salaria ii cunosc i în eleg Salaria ii nu acord o aten ie deosebit carierei lor profesionale.
3. pe deplin care este pozi ia Nu sunt con tien i de pre ul preg tirii lor i c acest proces le
entit ii cu privire la este la îndemâna. Baza de date indic repetare de cursuri, cu
dezvoltarea lor profesional ? repetare de cursan i, de unde deduc o indiferen fa de scopul
i utilitatea instruirii.
Spune i c se repet temele, Exist un plan anual de desf urare a activit ii de formare
4. participan ii. Întreaga profesional i care s-a dorit s se modifice i s se actualizeze
activitate are la baz un permanent, corespunz tor nevoilor de instruire. Iar în ceea ce
plan? prive te participan ii, fiecare structur organizatoric stabile te
salaria ii cursan i.
Exist procedur scris i Exist proceduri opera ionale scrise i formalizate pentru toate
5. formalizat de derulare a activit ile Serviciului Formare Profesional .
activit ii de planificare?
Nevoile de formare Conform procedurii opera ionale se solicit fiec rei structuri (pe
6. profesional apar din baz de adres ) o situa ie a nevoilor specifice de formare
întâmplare sau ca urmare a profesional . Este necesar ca solicit rile s fie prioritizate
rezultatelor unor anchete fundamentat, ca ordine în derulare, timp afectat fiec rei teme,
speciale? subiectele concrete de dezb tut i eventual propuneri de
furnizori de formare, num rul participan ilor, nivelul lor de
calificare i ceea ce se dore te s se ob in .
Toate propunerile primite sunt centralizate, reformulate i
regrupate. În baza acestor date, se elaboreaz Raportul nevoilor
de formare.
7. Cum sunt stabilite temele Temele selectate i prioritizate, cuprinse în Raportul nevoilor de
cuprinse în plan? formare sunt incluse în planul de formare profesional .
În cursul anului, ca urmare a apari iei unor elemente noi, de
exemplu evolu ia cadrului de reglementare, programele de
formare profesional sunt actualizate.
O alt surs important de informa ii pentru desf urarea
programelor de preg tire profesional o reprezint cursurile
prev zute a se desf ura în cadrul diverselor programe de
twinning, unde entitatea este implicat .
Analiza nevoilor de formare definit în rapoartele de evaluare a
performan elor personalului reprezint un alt canal pentru
55
elaborarea programelor de preg tire profesional .
O alt surs important de formulare a nevoilor de formare o
reprezint propunerile de noi cursuri efectuate de c tre
participan ii la cursuri.
Se au în vedere nevoile de formare exprimate de fiecare direc ie
de specialitate din entitate, de num rul i calificarea formatorilor
proprii i nu în ultimul rând de fondurile alocate acestei
activit i.
8. Direc iile de specialitate Nu în totalitate sau a a cum s-ar dori din partea noastr .
sunt receptive la solicitarea De aici si problemele pe care le-a i sesizat în organizarea
dumneavoastr în a planific rii activit ii de preg tire profesional .
definitiva planul anual de În cazul în care ni se solicit anumite teme, consider m c
formare profesional a prima op iune ar fi prioritar i o încadr m ca atare în plan. Dar
personalului? al turat nu exist nicio referin de luat în calcul. Astfel, pe
Colabora i cu responsabilii parcurs ne lovim de situa ia în care se organizeaz cursul
cu preg tirea profesional de respectiv, dar cursan ii nu au calificarea necesar , absenteaz pe
la nivelul direc iilor de motiv de planificare gre it în timp, nu sunt satisf cu i de
specialitate? cuprinsul temelor. Rezultatul ob inut nu este cel proiectat, dar
resursele au fost planificate i utilizate la maxim.
Încerc m s centraliz m informa iile cuprinse în rapoartele de
evaluare a activit ii individuale ale salaria ilor i pe rezultatele
anterioare privind activitatea de preg tire profesional .
Rapoartele sunt foarte s race în exprimare i aprecierea
indicatorilor de performan aferen i fiec rei activit i derulate
de salaria i, iar propunerile managerilor de linie privind
necesarul de preg tire a subordona ilor evalua i sunt aproape
inexistente.
9. În concluzie, sunte i Nu. Încerc m s con tientiz m mai mult factorii de decizie
mul umit de feed-back-ul privind importan a form rii i dezvolt rii profesionale i implicit
din acest moment? importan a informa iilor de care dispun structurile vis-a-vis de
nevoile de instruire.
10. Considera i c stabilirea Ne confrunt m cu multe probleme i dorim ca în urma misiunii
necesarului de formare dumneavoastr recomand rile primite s ne sprijine în
profesional a personalului performarea ac iunilor noastre, în sensul de a asigura eficacitatea
se deruleaz în mod eficace, activit ii de stabilire a nevoii de formare profesional a
respectiv este evaluat personalului.
realizarea, sau nu, a scopului
pentru care stabilim nevoia
de instruire i derul m
programul de formare
profesional ?
11. Mai ave i ceva de ad ugat? Nu.
Data: 14.02.2014
Dat în fa a noastr
Auditori interni ef Serviciul Formare Profesional
St nescu Ioana
Interviul este folosit pentru urm rirea mai în profunzime a informa iilor despre o anume
problem . Acest interviu se desf oar la structura auditat , în biroul celui întrebat. Auditorul intern
explic pe scurt scopul interviului, condi ia de confiden ialitate a r spunsurilor, respectiv cine i cum
va avea acces la acestea i tehnica de derulare a acestei ac iuni.
În acest caz, auditorul intern a optat pentru un interviu centrat pe probleme care are la baz
constat ri anterioare i r spunsurile vin s confirme rezultatele cercet rii efectuate.
56
Compartiment INTERVEN IA LA FA A LOCULUI
Audit Public Intern Colectarea i analiza probelor de audit Data: 14.02.2014
FOAIE DE LUCRU nr. 1.1.1.

privind rezultatele workshop-ului organizat
Misiunea de audit intern: Îmbun t irea activit ii de formare profesional a personalului din
entitatea public
WORKSHOP (grup de dezbatere) o selec ie de persoane adunate la un loc pentru a dezbate teme i
probleme cu caracter specific.
Obiectul workshop-ului:
Adecvarea i suficien a programelor anuale de formare profesional a personalului din entitatea
public .
Obiectivul workshop-ului:
Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea programelor de
formare profesional elaborate.
Participan ii sunt reprezentan i ai fiec rei structuri organizatorice din cadrul entit ii, respectiv
responsabilii cu activitatea de planificare, coordonare i monitorizare a form rii profesionale a
salaria ilor, eful Serviciului Formare Profesional i coordonatorul Compartimentului strategie,
metodologie, planificare, cu atribu ii privind analiza nevoilor de formare i elaborare a planific rii
instruirilor la nivel de entitate.
Desf urarea întâlnirii are loc în data de 14.02.2014 în incinta entit ii, sala de cursuri a Serviciului
Formare Profesional (este o sal de curs echipat corespunz tor pentru o astfel de întâlnire).
Avantajele organiz rii unui workshop:
participan ii reac ioneaz i dezbat r spunsurile celorlal i, se fac analize i comentarii;
mediatorul interac ioneaz direct cu participan ii i dac este cazul clarific r spunsurile i
pune întreb ri;
r spunsurile nu sunt limitate i opiniile sunt exprimate cu propriile cuvinte i pot fi în elese cu
u urin atât de amatori, cât i de profesioni ti;
datele se ob in mai rapid, subiectele pot fi mult mai concise;
costurile folosirii acestui grup de dezbatere se rezum , în acest caz, la suporturile materialelor
organizate i prezentate de mediator;
participan ii sunt din cadrul entit ii auditate, dezbaterea are loc în timpul orelor de lucru i,
mai mult, în timpul desf ur rii interven iei la fa a locului a misiunii de audit intern. Este foarte
important ca workshop-ul s fie bine organizat, deoarece participan ii cedeaz din timpul lor i
sentimentul de timp pierdut poate periclita rezultatele a teptate de auditor i rela iile acestuia cu
structura auditat .
Mediatorul este auditorul intern. El trebuie:
s cunoasc activitatea supus dezbaterii;
s stabileasc participan ii;
s transmit invita iile de participare;
57
s defineasc clar scopul întâlnirii;
s explice modul de desf urare, înregistrare i confiden ialitate a discu iilor;
s cunoasc persoanele participante i s reu easc s comunice, dac este cazul, cu
participan i reticen i, exper i în domeniu, prieteni sau colegi, agresivi .a.
Invita iile de participare se transmit de c tre auditorii interni cu cel pu in 5 zile înainte de data
prev zut pentru desf urarea edin ei de workshop. Aceste invita ii sunt în format scris i con in cel
pu in urm toarele elemente de referin :
- locul, data i ora;
- obiectivul edin ei;
- o scurt prezentare a temei;
- alte informa ii adi ionale considerate folositoare pentru îndeplinirea obiectivului.
Etapele desf ur rii edin ei de workshop
- enun area problemei, cu care deja participan ii sunt familiariza i, tema fiind anun at în
invita ia de participare;
- reformularea problemei, pentru a forma o imagine cât mai clar asupra ce se a teapt în urma
edin ei, pentru a genera un câmp de dezbatere;
- afi area regulilor i a temei pentru a nu se pierde din vedere ceea ce se c ut ;
- derularea propriu-zis ;
- consemnarea punctelor de vedere;
- evaluarea solu iilor.
Derularea dezbaterii
Mediatorul:Se prezint i ureaz tuturor bun venit la aceast reuniune. Sunt prezenta i invita ii.
De i participan ii sunt din structuri organizatorice diferite, prin fi a postului to i au ca
responsabilitate, la acest nivel, organizarea i monitorizarea activit ii de formare profesional a
personalului.
Introduce în discu ie problematica întâlnirii. Prezint câteva aspecte legate de aceast
problematic .
Dezvoltarea carierei se bazeaz în mare m sur pe formarea profesional . Este modalitatea
prin care salaria ii reu esc s se integreze i s lucreze eficient într-o entitate. În prezent, entit ile
privesc formarea profesional concentrat pe costuri i nu îi v d avantajele. Nu consider formarea
profesional ca o investi ie în capital uman. Acord o prioritate sc zut acestei activit i i o asimileaz
cel mai frecvent doar cu costurile efective form rii, respectiv:
- costuri de absen costul men inerii func ionarilor publici pe statul de plat în timp ce
ace tia particip la cursuri de preg tire profesional ;
- costuri de înlocuire costul personalului folosit pentru a acoperi postul r mas liber pe
perioada în care un salariat particip la cursuri de formare profesional ;
- cheltuieli de formare profesional costul legat de un anumit curs de formare
profesional , plus costuri de deplasare, cazare i mas , dup cum este necesar;
- manuale, rechizite i echipamente pentru cursurile de formare profesional ;
- costul legat de angajarea lectorilor, exper ilor din afara entit ii atunci când este cazul;
- taxe pentru utilizarea s lilor i a altor facilit i;
- costuri de implementare când cursantul are nevoie de o perioad de timp pentru a aplica
ceea ce a înv at;
- costuri de oportunitate orice activitate la care s-a renun at ca urmare a particip rii la
58
cursul respectiv.
Toate acestea par cople itoare dac nu se compar cu costurile care decurg din nerealiz rile
datorate neprofesionalismului salaria ilor prin neparticiparea la cursurile de formare profesional .
Invit s se supun dezbaterii problema eficacit ii analizei nevoilor de formare profesional în
planificarea activit ii de instruire, la nivel de structur i la nivel general. O reu it a acestei întâlniri
este s se realizeze un feed-back pozitiv între Serviciul Formare Profesional i ceilal i invita i cu
atribu ii în domeniu.
Participant: Trebuie s con tientiz m faptul c entitatea trebuie s - i direc ioneze eforturile i resursele
c tre acele activit i de formare profesional care o pot ajuta cel mai bine s - i ating obiectivele. De
aceea, este necesar o analiz sistematic i corect a nevoilor de preg tire profesional raportat la
obiective. Aceasta analiz trebuie desf urat pe trei niveluri:
- nivelul organiza ional - const în corelarea nevoilor de preg tire i a resurselor cu obiectivele
entit ii, precum i identificarea climatului organiza ional i de mediul extern (legisla ie, probleme
sociale, economice etc.).
- nivelul departamental - analiza anterioar corelat cu nevoile i obiectivele specifice fiec rei
direc iei;
- nivelul individual - presupune identificarea persoanelor care au nevoie de preg tire, precum i a
metodelor ce trebuie utilizate, pentru fiecare individ in parte. In aceasta situa ie, evaluarea
performan elor i a poten ialului individului reprezint punctul de pornire în stabilirea nevoii de
preg tire.
Participant: Vin i completez cu faptul c trebuie s monitoriz m rezultatele pe care trebuie s le
ating acest proces, vis-a-vis de obiectivele lui, respectiv:
- obiective ale instruirii - ce fel de concepte sau tehnici trebuie înv ate în cadrul programului de
preg tire, cine trebuie s le înve e i când s fie asimilate;
- obiective organiza ionale si departamentale - ce impact va avea preg tirea asupra unor
fenomene precum absenteismul, fluctua ia personalului, reducerea costurilor, cre terea productivit ii;
- obiective la nivelul individului - care va fi impactul asupra comportamentului individului,
asupra cre terii performan elor sale.
Determinarea cât mai exact a obiectivelor preg tirii profesionale constituie i o baz pentru
stabilirea metodelor, con inutului i resurselor alocate acestui program.
Participant: Este necesar i important stimularea preg tirii profesionale i consider c se poate
realiza prin mai multe forme:
- motivare - influen eaz gradul de asimilare a cuno tin elor. Se refer la implicarea i interesul
persoanei pentru îmbog irea cuno tin elor (motivare intrinsec ) sau la posibilitatea ob inerii unor
recompense superioare (motivare extrinsec );
- recompens - se refera atât la posibilitatea aplic rii celor înv ate, ceea ce va duce la cre terea
performan elor i deci i a satisfac iei în munc , cât i la ob inerea unui atestat sau a unei diplome care
ii certific preg tirea;
- modificarea comportamentului - realizat prin motivare pozitiv (recompense sporite),
motivare negativ (sanc iuni) sau ap rut ca urmare a insuficien ei cuno tin elor de specialitate, care îl
pune în dificultate pe angajat, acesta neputând s - i îndeplineasc sarcinile f r o preg tire
corespunz toare.
Utilizarea acestor forme de stimulare a preg tirii profesionale trebuie s in cont de obiectivele
59
acestei activit i i de particularit ile fiec rui individ în parte, astfel încât procesul de instruire s dea
randamentul maxim.
Mediator: V mul umim pentru informa iile transmise, astfel încât s în elegem modul de a gândi când
ne propunem s abord m problema instruirii personalului, dar s încerc m s ne desprindem de teorie
i s prezent m realit ile cu care v confrunta i i s g sim solu ii de îmbun t ire.
Participant: Consider c trebuie s existe un feed-back între noi i fiecare salariat cu privire la nevoile
i a tept rile acestuia privind cariera profesional . Printr-un dialog corect i o monitorizare complet s
aducem la un numitor comun dorin ele salaria ilor cu obiectivele organiza iei. Astfel propunerile
noastre c tre Serviciul Formare Profesional vor fi cu adev rat reale.
Participant: Precizez c este nevoie s revenim mereu la resurse. S cunoa tem în momentul
exprim rii op iunilor de preg tire profesional de resursele reale disponibile. A fost un caz în care s-a
propus i fundamentat organizarea prioritar a unei teme de o anumit amploare i nu a fost cuprins
în planul Serviciului Formare Profesional din lipsa fondurilor.
Participant: La informa iile pe care le oferim noi la un moment dat trebuie ad ugate informa iile
privind ac iunile anterioare. Astfel, se impune s se creeze, la nivelul fiec rei structuri, i implicit la
nivelul Serviciului Formare Profesional , i s se între in cu mult responsabilitate o baz de date
foarte cuprinz toare cu situa ia preg tirii fiec rui salariat. De asemenea, solicit m din partea Serviciului
Formare Profesional s cunoa tem posibilit ile entit ii în achizi ionarea serviciilor externe de
formare.
Participant: Nevoia de instruire trebuie pus permanent al turi de cointeresarea real pentru preg tire
i perfec ionare profesional a salaria ilor. S accepte aceast instruire pornind de la ideea c va primi
atribu ii noi, va avansa în func ie, va fi cooptat în echipe de lucru în diferite proiecte de colaborare, va
fi un plus fa de situa ia anterioar instruirii. Sunt nemul umiri, i de aici dezinteres pentru
perfec ionarea preg tirii profesionale.
Mediator: Considera i c pân în prezent activitatea de analiz a necesarului de formare profesional
pentru stabilirea adecvat i suficient a planului nu este eficace. Eficacitate înseamn evaluarea
realiz rii, sau nu, a scopului pentru care stabilim nevoia de instruire i derul m programul de formare
profesional .
Un exemplu în acest sens, aspect care a fost sesizat, este procentul de utilizatori ai programului
de formare profesional care au primit instruirea de care aveau nevoie i sunt mul umi i de cariera
profesional ob inut . În exemplific rile dumneavoastr procentul ar fi destul de redus.
Ca o parantez i completare totodat vin i adaug faptul c un concept important al eficacit ii
acestei activit i este calitatea. Calitatea procesului de stabilire a nevoii de formare profesional se
poate stabili prin mai multe metode, ca de exemplu:
indicatori cantitativi procentul de cereri de formare profesional la care s-a r spuns în
timp;
studii privind beneficiarii cunoscând grupul int , care este satisfac ia cursan ilor i care
sunt motivele de neparticipare;
num rul de reclama ii num rul mare indic existen a unor probleme de organizare, de
formatori etc., un nivel sc zut indic indiferen fa de program/experien e nedorite a se
repeta/dificult i în a rezolva o reclama ie;
evaluare profesional posibil ca salaria ii s nu aib o imagine rezonabil a ceea ce le
ofer un program de instruire i sunt sau nu mul umi i de el. Astfel se recurge la o evaluare
profesional realizat în mod profesionist .a.
60
Participant: S punct m i acest aspect - trebuie s existe interesul formatorilor. Sunt deja formatori pe
diferite domenii din rândul propriilor angaja i. Cât timp activitatea lor ca formatori în cadrul entit ii
este perceput ca o sarcin de serviciu, ace tia nu vor fi interesa i de elaborarea unor materiale de curs
performante ca mod de prezentare i con inut, i ori vor refuza exercitarea calit ii de formatori, ori se
vor rezuma la a- i expune propria experien i a fi simpli moderatori pentru cursan i. Aceasta conduce
mai departe la refuzul participan ilor de a- i consuma timpul la întâlniri ineficiente.
Participant: Având în vedere solicit rile multiple, diverse i complexe la care sunt chema i s r spund
continuu salaria ii, la modific rile foarte dese a cadrului legal i necesitatea studierii, în elegerii i
aplic rii lui aproape concomitent, de multe ori planificarea anticipat nu corespunde necesit ilor.
Propun ca anumite teme cu implica ii reale i foarte importante în activitatea entit ii s fie acoperite
printr-o preg tire continu . Lunar, prin rota ie pentru fiecare structur s se organizeze întâlniri de
lucru, cu participare total . Formatorii proprii, dar i ceilal i salaria i s fie antrena i în aceste ac iuni.
Participant: S nu omitem educa ia prin Internet. O modalitate modern de formare, care permite
fiec rui cursant s parcurg materialul cursului în ritmul propriu, sub îndrumarea profesorului i
comunicând i cu ceilal i cursan i, folosind calculatorul, este metoda e-learning. Este de luat în calcul
de c tre Serviciul Formare Profesional achizi ionarea software-ului e-learning.
Participant: Prin aceast metod , pe care o sus in i eu, se pot instrui foarte bine foarte multe persoane.
Vin i completez c aceast modalitate poate atrage toate persoanele, indiferent de vârst , interesate s
citeasc suportul de curs postat pe platforma e-learning, s participe la dezbaterile desf urate, i se va
putea colabora între genera ii, a se înv a din experien a fiec ruia i a se progresa profesional.
Participant: În contextul actual, al crizei economice, suntem pu in reticen i în a expune anumite dorin e
de instruire. Din lipsa fondurilor suntem limita i la num rul temelor propuse, la anumi i formatori, la
num rul participan ilor. De aici cererile noastre sunt din ce în ce mai generale, nefundamentate i în
final salaria ii apeleaz la firme de formare profesional externe atunci când li se impune un anumit
nivel de specializare.
Participant: S nu omitem importan a instruirilor în cazul noilor angaja i sau a angaja ilor care î i
schimb locul de munc în cadrul entit ii. Cred c pentru acest tip de instruire Serviciul Formare
Profesional nici nu trebuie s a tepte cererile direc iilor ci s colaboreze cu resursele umane i s
organizeze instruirea în mod automat.
Mediator: Completez cu un alt aspect privind eficacitatea activit ii dezb tute. Nu trebuie s uit m în
acest context abordarea de tip efect de und . Rezultatele în acest caz sunt stabilite pe termen lung i
sunt influen ate de numero i factori. Stabilirea programului de formare profesional poate fi privit ca o
piatr aruncat în ap . Undele create sunt obiectivele specifice, generale i strategice care trebuie
atinse. Indicatorii privind nevoia de formare profesional m soar de fapt activit i care vor conduce la
rezultatele finale. Aceasta în condi iile în care nevoia, respectiv programul derulat i rezultatul se
doresc conectate, au un consens general conform c ruia ac iunea contribuie la rezultat.
Pentru interpretarea probelor de audit se utilizeaz , în practic , i tehnica - matricea datelor

calitative, prezentat mai jos.
Construirea matricei, prezentat , a constat în parcurgerea urm toarelor etape:
- identificarea subiectului ce face obiectul examin rii, înso it de o serie de subobiective
detaliate ale studiului i care constituie func ia-scop a analizei matriciale. Aceste date sunt trecute pe
prima linie a matricei;
- identificarea variabilelor prin care evalu m subiectul examinat. În acest caz, interviul
individual i participan ii la workshop. Datele sunt trecute pe prima coloan a matricei;
61
- cercetarea datelor urm toarele 4 c su e din matrice în care se înscriu informa iile din
interviu i workshop;
- o paralel între nivelul atins i un standard stabilit de atins.
Matricea datelor calitative realizeaz o restructurare a datelor calitative, sco ând în eviden
informa iile necesare studiului auditului.
Prezentarea subobiectivelor respect o cronologie în derulare, auditorul reu ind s realizeze o
matrice a datelor calitative i analiz cronologic .
62
Optimizarea Solicitarea Culegerea informa iilor Prioritizarea Definitivarea Nivelul atins
activit ii de informa iilor privind cererea de cererilor privind Programului de structura
formare privind instruire profesional instruirea de formare Standard auditat Concluzie
profesional instruirea profesional profesional
profesional
Procedura Nu toate structurile Temele sunt Exist planuri Existen a unei Îmbun t irea Ac iune
I opera ional interne r spund solicit rii centralizate, anuale privind proceduri corespunz toar neperfor-
n prevede Serviciului Formare reformulate i activitatea de opera ionale privind e a procedurii mant în
t solicitarea Profesional regrupate, constituind formare analiza nevoilor de opera ionale asigurarea
e fiec rei Exist r spunsuri Raportul nevoilor de profesional , instruire a eficacit ii
r structuri nefundamentate formare îns : personalului pentru Slab activit ii de
v organiza ionale Rapoarte de evaluare a Pierderea priorit ilor Vizeaz în definitivarea colaborare între stabilire a
i a necesarului performan elor prin lipsa fondurilor. primul rând Programului anual. SFP i nevoii de
e de instruire, dar profesionale individuale Nu au fost costurile. responsabilii formare
v este incomplet incomplete sau con in întotdeauna evaluate Au la baz Procedura intermediari/ profesional
a i neclar . informa ii generale, costurile seminariilor rapoarte ale opera ional trebuie beneficiarii
t neelocvente. planificate, astfel c nevoilor de cunoscut , aplicat , direc i.
Nu sunt în plan teme de unele nu s-au realizat formare, total responsabilizat
i aprofundare a De cele mai multe ori incomplete, i permanent Neaplicarea/
cuno tin elor teoretice i modificarea cadrului nefundamentat îmbun t it . aplicare
p practice a modific rilor/ legal nu constituie e Responsabilii incipient a
a complet rilor aduse necesitate de Pe parcursul intermediari instrui i modalit ilor
r cadrului normativ. instruire/este târziu anului, de i corespunz tor, direct moderne,
t Propunerile cursan ilor i f cut solicitarea i necesare, nu implica i i informatizate
i formatorilor formulate la preg tirea nu are sunt realizate permanent solicita i de formare
c finalul unui ciclu de efectul dorit actualiz ri. în derularea profesional .
i preg tire sunt neutilizate. Nu exist o informare activit ii.
p Baz de date privind permanent privind Studiul i aplicarea
a preg tirea salaria ilor/ noii angaja i i nevoia metodelor eficiente,
formatorii interni este de preg tire eficace, economice i
i ncomplet i profesional a de actualitate privind
workshop neactualizat . acestora pentru formarea
adaptarea pe post. profesional .
63
FI A DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.
Problema Fundamentare inadecvat i insuficient a programului anual de formare profesional a

personalului din entitatea public .
Constatarea Pentru perioada analizat s-au transmis solicit ri structurilor entit ii, dar acestea nu sunt
formalizate i astfel r spunsurile au fost general exprimate, f r justificare i termen de
finalizare.
Direc iile de specialitate nu au solicitat organizarea de cursuri de instruire profesional ,
în timpul anului, pentru fundamentarea modific rilor/ complet rilor cadrului normativ;
Rapoartele de evaluare a salaria ilor, respectiv recomand rile managerilor în ceea ce
prive te nevoia de instruire a personalului nu au constituit o prioritate în activitatea de
planificare a form rii profesionale.
Cauza Un feed-back necorespunz tor între organizatorul serviciilor de formare profesional i
beneficiar;
Orientarea form rii profesionale pe costuri i nu pe asigurarea profesionalismului
salaria ilor;
Lipsa unor metode noi, atractive, informatizate în preg tirea profesional a personalului;
Lipsa unor metode de motivare privind cariera profesional a personalului.
Consecin a Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit ineficace.
Planurile anuale privind formarea profesional a personalului sunt în propor ie mult prea
mare concep ia Serviciului Formare Profesional i mult prea pu in reflect nevoia real
de instruire;
Derularea ac iunilor de formare profesional pentru realizarea planurilor de activitate,
dar f r atingerea obiectivelor propuse i a indicatorilor asocia i.
Recomandarea S existe un dialog permanent cu salaria ii cu privire la cererea de instruire a acestora i
posibilitatea de a stabili o ofert viabil . Acest dialog trebuie formalizat i continuu
actualizat la nivel de structur organizatoric i monitorizat de responsabilul de la acest
nivel.
Organizarea unor grupuri de dezbatere trimestriale, i de fiecare dat când un responsabil
solicit , cu participarea tuturor respon
responsabililor cu formareaea profesional din entitatea
public . Tema dezbaterilor va fi analiza i prioritizarea necesarului de instruire nou
ap rut i actualizarea corespunz toare a planului anual.
Cererile privind realizar
realizarea unor cursuri trebuie s fie înso ite de fundament ri cu privire
la necesitatea lor i cum acestea contribuie la crearea de plusvaloare, respectiv cum
cuno tin ele i aptitudinile care vor fi dobândite vor ajuta la cre terea eficien ei
activit ilor i/sau îndeplinirea obiectivelor.
Participarea SFP la elaborarea bugetului cu privire la fundamentarea i sus inerea
cheltuielilor cu preg tirea i instruirea personalului. Aprobarea prin decizia
conduc torului entit ii publice a Programului de preg tire a personalului, înregistrarea
în contabilitate a angajamentului bugetar, garantând c resursele financiare sunt
acoperitoare, astfel încât nerealizarea lui s nu se datoreze lipsei de resurse financiare.
Dezvoltarea i actualizarea sistematic a unor baze de date la nivelul direc iilor i pentru
64
întreaga entitate la nivelul SFP. S existe o gestiune previzional a personalului în
ipoteza form rilor de adaptare, respectiv reconversie.
Întocmit Auditorii interni, Pentru luare la cuno tin , Reprezentantul

Data: Popescu George/ entit ii/structurii auditate
Ionescu Corneliu
Supervizat Supervizor St nescu Ioana
Data: Sl vescu Dana
65
TEST nr. 1.2.
Obiectivul misiunii Adecvarea i suficien a programelor anuale de formare profesional a personalului.
Obiectivul testului Asigurarea unor programe de preg tire profesional corespunz toare pentru instruirea
i calificarea personalului.
Modalitatea de Pentru efectuarea testului s-au analizat, corespunz tor activit ii desf urate în anii
e antionare 2012 i 2013, centralizatoarele referatelor de necesitate, notele de fundamentare,
planurile anuale privind activitatea de perfec ionare profesional a personalului
entit ii publice, rapoartele de evaluare individual a personalului i Programul de
dezvoltare a sistemului de control managerial ce se elaboreaz la nivelul unei entit i
publice, respectiv raport rile trimestriale i anuale ale acestui program care scot în
eviden realiz rile/nerealiz rile structurilor organizatorice i justific rile acestor
rezultate.
Descrierea testului Echipa de audit hot r te utilizarea ca tehnic de interpretare a probelor de audit a
examin rii documentare.
Ob inerea informa iilor din texte sau alte surse materiale este o tehnic utilizat în
auditul performan ei i se caracterizeaz prin faptul c auditorul examinator nu
influen eaz în nici un fel cadrul sau evenimentul cercetat, activitatea lui fiind în
principiu neobservat . Auditorul intern s-a concentrat mai mult pe interpretarea
datelor decât pe culegerea lor.
Testarea a urm rit analiza modului în care planificarea i desf urarea activit ii de
formare profesional a personalului a asigurat atingerea obiectivelor entit ii.
Constat ri Documentele elaborate de Serviciul Formare Profesional i analizate de auditorii
interni respect formatele standard impuse de procedura opera ional aferent
activit ii, ele sunt validate de persoanele responsabile i sunt elaborate în termen.
Înainte de 2012 nu a existat în organigram o structur distinct cu atribu ii privind
formarea profesional a personalului entit ii i în consecin nu au existat documente
similare ca modele de îmbun t it i utilizat ulterior.
Materialele examinate, respectiv centralizatoarele i planurile anuale de instruire
profesional sunt elaborate în anii 2012 i 2013 de persoane diferite, chiar în timpul
aceluia i an, persoane cu încadrare, experien , calificare nereprezentativ acestei
ac iuni importante pentru întregul parcurs al activit ii Serviciului Formare
Profesional i implicit al entit ii. Numai în fi ele posturilor de consilieri apare
atribu ia elabor rii planurilor de activitate.
Lipsa de experien a autorilor documentelor, în mare parte necunoa terea temeinic
i nerecunoa terea importan ei obiectivelor entit ii s-a reg sit în slaba performan în
activitatea de planificare, astfel:
la stabilirea temelor de instruire s-a avut în vedere în mod prioritar i f r
fundamentare ofertele externe propuse de firme cu renume i nu situa ia real a
necesit ilor personalului; planificarea s-a axat pe importan a cursului ca element de
viitor în CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome recunoscute de autorit i în
domeniu),
66
s-au planificat cerin e de perfec ionare profesional de nivel general, de mare
amploare, costisitoare financiar i uman, în detrimentul unor nevoi de instruire strâns
legate i cu influen real în activitatea salaria ilor;
planurile elaborate nu au urm rit atingerea obiectivelor entit ii i a
indicatorilor de performan ata a i, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare
Profesional de realizare de volum mare de activitate;
în fiecare din anii 2012 i 2013, exist modific ri ale planurilor de activitate.
Astfel, prin demersuri f cute de managerii structurilor organizatorice care au
întâmpinat dificult i datorate profesionalismului personalului, parte din erorile de
planificare au putut fi corectate pe parcurs. Totu i:
- planul anual 2012, examinat, a suportat modific ri i actualiz ri
nefundamentate corespunz tor, care automat au condus la înc lcarea ordinei de
prioritizare a nevoilor de instruire stabilit în centralizatorul ini ial.
- în anul 2013, un num r de 3 ac iuni de instruire sunt prev zute i s-au
derulat ulterior solicit rilor structurilor organizatorice de specialitate.
în medie, pentru anii analiza i, în 75% din rapoartele de evaluare notate cu
calificativul bine i 90% din cele calificate satisf c tor, conduc torul ierarhic a
invocat lipsa de profesionalism a salaria ilor în atingerea obiectivelor asumate i
impunerea perfec ion rii preg tirii profesionale a acestora. Analizând în paralel aceste
rapoarte de evaluare cu cele din anul urm tor s-a constatat c numai 30% au participat
la cursuri de perfec ionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios
necesar i recomandat .
planurile anuale elaborate au o calitate de fond apreciabil fa de
anterioarele documente, punându-se accent pe economicitate, eficien i eficacitate
privitor la formarea profesional a personalului entit ii publice.
Constat rile auditului ob inute în urma examin rii documentare au constituit
subiectul discu iilor orale, purtate în mod separat, cu autorii documentelor.
Experien a auditorilor interni în comunicare, respectiv limbajul i semiotica în
comunicare, a condus la concluzia c audita ii î i recunosc disponibilitatea de
îmbun t ire a activit ii de planificare, de orientare spre atingerea indicatorilor de
performan propu i i în final a obiectivelor structurii i entit ii publice.
În concluzie, având în vedere progresele înregistrate i ob inute, în timp, înaintea
Concluzii misiunii de audit, este necesar asigurarea permanent a eficacit ii planific rii
instruirii profesionale a personalului, respectiv ac iunile planificate s fie proiectate pe
realizarea obiectivelor entit ii i monitorizarea îndeplinirii obiectivelor programate.

Ionescu Corneliu
67
Foaie de lucru nr. 1.2.1.

pentru realizarea examin rii documentare
Direc ia Obiectiv specific Indicator de Comentarii

performan
Inspec ia Intensificarea Num r de rapoarte Iregularit ile semnificative sau posibilele prejudicii identificate in timpul misiunilor de audit
Intern controalelor elaborate în termen intern sunt raportate conduc torului entit ii i structurii de control intern abilitate, respectiv
efectuate în vederea fa de totalul Inspec ia Intern .
eficientiz rii rapoartelor Din cele 10 sesiz ri transmise acestei structuri, 7 rapoarte aferente acestora (70%) au dep it
utiliz rii fondurilor termenele de finalizare.
publice Motiva ia:
Aspectele grele ce trebuie controlate, diversitatea activit ilor controlate i foarte important
lipsa de personal cu cuno tin e, abilit i i valori profesionale necesare exercit rii activit ii de
inspec ie.
De i personalul structurii are preg tire de specialitate diferit (economic, juridic, informatic,
management) nu este suficient de acoperitor, iar solicit rile de instruire ale managerilor acestei
structuri nu au fost satisf cute din lipsa formatorilor de specialitate. Personalul a participat la
cursuri cu teme de aprofundare a legisla iei, dar f r abordare practic i pe specificul
controlului.
Astfel, etapele procedurii opera ionale ale derul rii misiunii de control au suferit întârzieri i
reveniri, nu au fost atin i indicatorii de performan i obiectivele specifice stabilite.
Direc ia Verificarea Num rul 60% din procedurile de atribuire au suportat contest ri, mai mult sau mai pu in consistente, ceea
Achizi ii procesului de contesta iilor depuse ce denot o cunoa tere superficial a metodologiei în domeniu.
Publice atribuire a raportat la num rul Aspecte pozitive:
contractelor în mod procedurilor de În planurile privind instruirea profesional anual sunt i teme din acest domeniu, iar participarea
selectiv, pe baza atribuire a fost , în medie pe an, de 50 cursan i (10%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 3
analizei de risc cursuri (15%).
68
Aspecte negative:
Cursurile au avut aceea i tem în fiecare an, teme generale, prezentate de formatori f r
experien , care au pus accent în mod deosebit pe partea teoretic a metodologiei i mult prea
pu in pe studii de caz.
Promovarea Num r de cursuri Comunicarea cu alte entit i publice interesate în problemele de achizi ii publice se rezum la
comunic rii cu organizate în coresponden a corespunz toare procedurilor de derulare a acestei activit i.
entit ile publice colaborare cu ceilal i Nu au fost organizate i nu sunt prev zute pentru viitor astfel de întâlniri de lucru.
interesate în actori ai sistemului de Cursurile organizate, pe tema procesului de achizi ii publice, au fost cu participan i i formatori
problemele de achizi ii publice: nu a din interiorul entit ii.
achizi ii publice fost cazul.
Direc ia Între inerea Num r de personal Nu au fost alocate fonduri financiare pentru specializarea personalului i ulterior realizarea de
pentru infrastructurii hard, specializat în aceste proiecte privitor la sistemul informatic conform standardelor europene.
Sistemul soft i de standarde: 1 (0,2%)
Informatic comunica ii la Num r de proiecte
nivelul entit ii realizate folosind
publice conform aceste standarde: nu a
standardelor fost cazul
europene
Serviciul Dezvoltarea i Plan realizat f r În fiecare din anii 2012 i 2013, exist modific ri ale planurilor de activitate.
Formare implementarea modific ri în timpul Aspecte pozitive:
Profesional programelor anuale anului Prin demersuri f cute de managerii structurilor organizatorice care au întâmpinat dificult i
de perfec ionare datorate profesionalismului personalului, parte din erorile de planificare au putut fi corectate pe
profesional a parcurs.
personalului din Aspecte negative:
entitatea public Planul anual 2012, a suportat modific ri i actualiz ri nefundamentate corespunz tor, care
automat au condus la înc lcarea ordinei de prioritizare a nevoilor de instruire stabilit în
centralizatorul ini ial.
În anul 2013, 3 ac iuni de instruire sunt prev zute i s-au derulat ulterior solicit rilor structurilor
organizatorice de specialitate.
Indicatorul de performan propus nu a fost realizat, ceea ce a avut influen e negative asupra
gradului de atingerea a obiectivului structurii i implicit a obiectivului general al entit ii în ceea
ce prive te resursele umane.
Not :
Informa iile prezentate în primele 3 coloane sunt publicate pe site-ul entit ii publice i fac parte dintr-o etap a Programului de dezvoltare a sistemului de
control managerial ce se elaboreaz la nivelul unei entit i publice. Raport rile trimestriale i anuale ale acestui program scot în eviden realiz rile/nerealiz rile
69
structurilor organizatorice i justific rile acestor rezultate.
În ultima coloan sunt cumulate motiva iile responsabililor direc i ai structurilor organizatorice cu comentariile auditorilor interni i fac referire la
neatingerea obiectivelor entit ii publice, prin nerealizarea indicatorilor de performan propu i, raporta i la profesionalismul salaria ilor i la participarea acestora
la ac iunile de instruire profesional .
Fiecare din cele 18 structuri organizatorice distincte ale entit ii publice (10 direc ii generale, 7 direc ii i un serviciu (care func ioneaz ca o direc ie) au în
medie 8 obiective specifice, deci un total de aprox. 144 de obiective specifice, raportate la cele generale i la strategia entit ii. Cu un num r mediu de 3 indicatori
de performan /rezultate pentru fiecare obiectiv specific, se ajunge la un total de aprox. 432 de indicatori.
Auditorii interni au considerat relevant analizarea i extragerea tuturor indicatorilor de performan cu valori negative i care au ca principal motiva ie
lipsa de profesionalism a salaria ilor responsabili.
Rezultatele analizei se reg sesc în tabelul urm tor:
Num r total de indicatori Num r de indicatori Num r de indicatori Num r de cursuri Num r total de Num r de participan i din
de performan propu i propu i, dar cu propu i, cu realiz ri organizate pe participan i la aceste cadrul structurilor care au
(num r mediu) realiz ri neperformante, cu problematica cursuri ca obiect de activitate in
neperformante motiva ia lipsa de nerealiz rilor mod direct tematica
profesionalism cursului
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013
432 432 432 112 86 35 85 44 15 5 7 11 100 180 250 50 110 225
26% 20% 8% 76% 51% 43% 50% 61% 90%
20% 10% 3,4%
din din din
total total total
Concluzie:
Se observ o tendin continu de cre tere a ponderii realiz rii indicatorilor de performan /rezultate aferen i obiectivelor specifice structurilor
organizatorice, i implicit a celor generale i strategice ale entit ii publice. Performan a activit ii de formare profesional se reg se te în performan ele
ob inute de fiecare structur organizatoric în parte.
70
TESTUL NR. 1.3.
Obiectivul Asigurarea performan ei procesului de formare profesional a personalului.

misiunii
Obiectivul Desf urarea procesului de preg tire profesional în condi ii de eficien .
testului
Modalitatea de Pentru efectuarea testului s-au analizat toate documentele aferente ac iunii de instruire
e antionare profesional cu costurile cele mai mari, planificat în perioada auditat .
Descrierea Testarea a urm rit analiza acestei ac iuni de instruire profesional a personalului din punct
testului de vedere al economicit ii.
Constat ri La nivelul anului 2012, într-o societate avansat , 80% din locurile de munc vor necesita
abilit i de utilizare a tehnologiei informa iei i comunic rii.
În cadrul administra iei publice este în derulare procesul de instruire i certificare în
informatic , la standarde europene, a func ionarilor publici.
Prin intermediul programelor de instruire primar se urm re te acumularea cuno tin elor de
baz privind operarea i utilizarea calculatorului, în conformitate cu standardul ECDL
(Licen a european de operare pe computer) pentru to i func ionarii care lucreaz în
administra ia public . Acest standard cuprinde dou certific ri: ECDL - start i ECDL -
complet.
Având în vedere obligativitatea ob inerii permisului ECDL-start (4 module), de c tre
func ionarii publici, pân la finele anului 2012, Programul de instruire în domeniul
informaticii este parte distinct în Planul de formare profesional a personalului din
entitatea public .
Prin planificare s-a urm rit ca în perioada 2011 2013 s fie cuprin i în acest proces de
certificare informatic , e alonat, to i angaja ii func ionari publici, astfel încât fiecare s
aib la dispozi ie, conform prevederilor, dup perioada de preg tire, 2 ani pentru sus inerea
examenelor i ob inerea permisului.
În cadrul entit ii publice sunt 20 formatori în domeniul informatic. To i au ob inut
Permisul ECDL-complet (7 module) la finalul anului 2011 i îndeplinesc integral condi iile
de lectori în domeniu. Pentru ace tia, derularea programului informatic a avut loc la un
centru acreditat ECDL România. Costurile pentru întreaga procedur de ob inere a
permisului (preg tire, respectiv 5 zile teorie i practic /modul, ob inerea cardului de
aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost suportate de angajator.
Începând cu anul 2012 entitatea public are bugetat achizi ionarea anual a 120 de carduri
de aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot
atâ ia func ionari publici.
Pân în prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugeta i, au fost cuprinse în
acest proces. Anul 2013 este ultimul an din procesul de preg tire pentru certificare
informatic .
În fiecare an, din cei trei men iona i, entitatea public a încheiat un contract cu o firm
acreditat pentru întregul program de preg tire i atestare ECDL.
Aceasta, în condi iile în care, entitatea public , începând cu anul 2011, beneficiaz de
condi ii tehnice de instruire complete, dar nu a folosit i nici nu are în vedere aceast
oportunitate.
71
Concluzii Nu a existat comunicare între SFP i structurile organizatorice în care func ioneaz
formatorii în domeniul informatic.
Nu exist din partea SFP o monitorizare a activit ii formatorilor proprii pentru includerea
lor în procesul de instruire a personalului entit ii.
Dezinteres în utilizarea fondurilor alocate form rii profesionale prin distribuirea lor
neeconomic /Posibilitatea existen ei unui interes individual în încheierea contractelor cu
firma acreditat ECDL.
Activitatea de certificare în informatic , la standarde europene, a func ionarilor publici este
neeconomic pentru entitatea public (rezultatele estimate ale activit ii, cu men inerea
corespunz toare a calit ii acestora, se pot ob ine prin minimizarea costului resurselor
alocate).
Având în vedere c preg tirea informatic nu este obligatorie, dar în acest caz este
fundamentat necesitatea ei, i c entitatea public poate asigura, începând cu anul 2012,
condi iile tehnice pentru instruire (capacitate de spa iu, logistic , resurse de specialitate
suficiente, orar flexibil, suport de curs autorizat, asigurarea unui minim de 30 de
ore/modul, asigurare pretestare i simulare testare), r mânând ca doar sus inerea
examenelor i eliberarea permiselor s se desf oare la centre acreditate, entitatea public
trebuie s foloseasc capacit ile proprii, justificând astfel i costurile f cute cu
perfec ionarea preg tirii i specializarea formatorilor din domeniul informatic (cheltuieli,
în plus pentru 20 formatori/3 module, în condi ia în care ace tia nu sunt folosi i i ca
formatori, de 11.460 lei). Pentru anul 2013 entitatea poate economisi prin organizarea
instruirii practice la nivelul entit ii publice cu formatorii proprii suma de 576.930 lei..

Ionescu Corneliu
72

pentru analiza costurilor
1. Elemente analizate
Costurile necesare cu preg tirea profesional continu a personalului i formarea formatorilor
2. Documente analizate
Documente privind înregistrarea în contabilitate a cheltuielilor cu preg tirea profesional continu a
personalului i cu formarea formatorilor
3. Descrierea constat rilor

Analiza cheltuielilor cu procesul de ob inere a permiselor ECDL a fost efectuat pe baza datelor
privind costurile directe i indirecte aferente.
Datele sunt prezentate în continuare desf urat i tabelar:
Cheltuieli pentru 20 formatori / 7 module (întreg procesul s-a derulat înafara entit ii):
8680 x 20 =173.600 lei
Cheltuieli în plus pentru 20 formatori / 3 module (în condi ia în care ace tia nu sunt
folosi i i ca formatori, ei trebuiau s parcurg necesarul de 4 module pentru permisul ECDL start):
3820 x 3 = 11.460 lei
Cheltuiala anual cu formarea formatorilor în cazul în care ace tia nu sunt utiliza i în anii
2012 i 2013:
11.460 : 2 = 5.730 lei
Cheltuieli anuale pentru 120 func ionari publici care deruleaz întregul proces înafara
entit ii:
5135 x 120 = 616.200 lei
Cheltuieli anuale pentru 120 func ionari publici care deruleaz procesul de instruire în
cadrul entit ii.
375 x 120 = 45.000 lei
Diferen a anual dintre cheltuielile anuale pentru 120 func ionari publici care deruleaz
întregul proces înafara entit ii i cheltuielile anuale pentru 120 func ionari publici care deruleaz
procesul de instruire în cadrul entit ii:
616.200 45.000 = 571.200 lei
inând cont de faptul c entitatea putea derula procesul de preg tire informatic la nivelul
entit ii publice în anul 2013, pierderea suportat de entitate este în sum de:
571.200 + 5.730 = 576.930 lei
Pentru anul 2014 dac se continu ob inerea permiselor ECDL înafara entit ii, aceasta va
continua s înregistreze în continuare pierderi.
73
Problem Neasigurarea economicit ii ac iunii de instruire profesional .

Constatare Având în vedere obligativitatea ob inerii permisului ECDL-start (4 module), de c tre
func ionarii publici, pân la finele anului 2012, Programul de instruire în domeniul
informaticii este parte distinct în Planul de formare profesional a personalului din
entitatea public .
certificare informatic , e alonat, to i angaja ii func ionari publici, astfel încât fiecare s
aib la dispozi ie, conform prevederilor, dup perioada de preg tire, 2 ani pentru sus inerea
examenelor i ob inerea permisului.
În cadrul entit ii publice sunt 20 formatori în domeniul informatic. To i au ob inut
Permisul ECDL-complet (7 module) la finalul anului 2011 i îndeplinesc integral condi iile
de lectori în domeniu. Pentru ace tia, derularea programului informatic a avut loc la un
centru acreditat ECDL România. Costurile pentru întreaga procedur de ob inere a
permisului (preg tire, respectiv 5 zile teorie i practic /modul, ob inerea cardului de
aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost suportate de angajator.
Începând cu anul 2012 entitatea public are bugetat achizi ionarea anual a 120 de carduri
de aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot
atâ ia func ionari publici.
Pân în prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugeta i, au fost cuprinse în
acest proces. Anul 2013 este ultimul an din procesul de preg tire pentru certificare
informatic .
În fiecare an, din cei trei men iona i, entitatea public a încheiat un contract cu o firm
acreditat pentru întregul program de preg tire i atestare ECDL. Aceasta, în condi iile în
care, entitatea public , începând cu anul 2011, beneficiaz de condi ii tehnice de instruire
complete, dar nu a folosit i nici nu are în vedere aceast oportunitate.
Cauz Nu exist dialog profesional intre SFP i celelalte structuri din entitate.
Lipsa/neutilizarea bazei de date privind disponibilit ile de formatori interni.
Dezinteres în utilizarea fondurilor alocate form rii profesionale prin distribuirea lor
neeconomic .
Consecin Activitatea de certificare în informatic , la standarde europene, a func ionarilor publici este
neeconomic pentru entitatea public (rezultatele estimate ale activit ii, cu men inerea
corespunz toare a calit ii acestora, se pot ob ine prin minimizarea costului resurselor
alocate).
Imposibilitatea organiz rii mai multor cursuri de formare profesional datorit lipsei de
fonduri cu consecin e negative în atingerea obiectivelor entit ii publice.
Insatisfac ia formatorilor proprii în aprecierea profesional de c tre entitate, cu consecin e
negative în presta iile lor ulterioare.
Recomandare Cointeresarea moral i material a speciali tilor din cadrul entit ii pentru formarea lor ca
i formatori. Interes pentru utilizarea lor i extern prin înt rirea colabor rii cu alte entit i
din domeniu.
Crearea i actualizarea unei baze de date care s cuprind informa ii despre formatorii
74
interni i utilizarea ei la planificarea activit ii de formare profesional .

Ionescu Corneliu
Data: Sl vescu Dana
75
TESTUL NR. 1.4.
Obiectivul Asigurarea performan ei procesului de formare profesional a personalului

misiunii
Obiectivul Asigurarea condi iilor tehnice i financiare în vederea realiz rii obiectivelor entit ii.
testului
Metodologia Pentru efectuarea testului s-au analizat toate documentele aferente ac iunii de instruire
de profesional cea mai diversificat ca arie de abordare, complex i complet planificat
e antionare în perioada auditat .
Descrierea Testarea a urm rit analiza acestei ac iuni de instruire profesional a personalului din
testului punct de vedere al eficien ei.
Constat ri Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are încheiat un contract de colaborare, în
vederea perfec ion rii aplic rii în practic a unor metode i tehnici de folosin
interna ional , în ceea ce prive te func iile de specialitate ale unei entit i publice din
domeniul finan elor.
În anul 2012 au fost derulate seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor
teoretice, iar în 2013 este prev zut participarea la misiuni mixte (speciali ti români i
str ini, în ar i str in tate) reale, orientate pe problemele seminarizate.
Colaborarea s-a încheiat cu ri vorbitoare de limba francez i s-a condi ionat
cunoa terea acestei limbi de c tre personalul român angrenat în ac iune.
SFP, în anul 2013, cu sprijinul Institutului francez, a organizat, pentru salaria ii doritori,
cursuri de perfec ionare a limbii franceze. Cursan ii au fost selec iona i de Institutul
francez în urma unor teste de verificare a cuno tin elor. Astfel cursurile au fost urmate
de cei cu un nivel mediu sau avansat de cunoa tere a limbii franceze.
În virtutea contractului cu Institutul francez, s-a hot rât continuarea cursurilor de teorie
de specialitate ale noului contract de colaborare cu participan ii de la cursul de limba
francez , salaria i în direc iile de specialitate.
La finele anului 2013, când s-a dorit stabilirea persoanele participante la ac iunea
practic a contractului, s-a constatat c dintre persoanele instruite (limb francez i
teorie de specialitate) foarte pu ine au calificare superioar i experien în cadrul
domeniile de specialitate prev zute în colaborare. S-a constatat, de asemenea, c
sus inerile teoretice s-au realizat cu persoane tinere, nou angajate, f r expertiz în
activitatea organiza iei.
Indicatorii de m sur ai performan ei, cu referire la asigurarea permanent a unui
personal calificat pentru atingerea obiectivelor entit ii, nu corespund unei interpret ri
performante a realiz rilor în domeniu. De exemplu, indicatorul Gradul de
promovabilitate a personalului instruit profesional, cu valori superioare pentru ambele
teme de instruire derulate, respectiv limba francez i teorie de specialitate, nu a fost
suficient pentru asigurarea eficien ei activit ii.
Concluzii Echipa de audit a hot rât evaluarea oficial (formal ), respectiv realizarea unei
cercet ri tiin ifice pentru colectarea i analiza informa iilor privind con inutul,
structura i rezultatele activit ii de instruire. Evaluarea este important pentru auditul
76
performan ei mai ales în ceea ce prive te culegerea probelor de audit privind aprecierea
rezultatelor i ulterior pentru determinarea modului în care s-au atins obiectivele
planificate i gradul de men inere a rezultatelor în viitor. Echipa de audit va utiliza ca
tehnic analitic i de diagnosticare chestionarea, pentru a sus ine punctul de vedere al
auditului, respectiv ineficien a activit ii de instruire.
Ac iunea derulat s-a dovedit a fi ineficient . Persoanele participante la ac iunile de
instruire nu îndeplinesc cerin ele pentru continuarea practic a misiunii. Este necesar o
analiz a posibilit ii de continuare a contractului inând cont de obiectivele de atins. În
acest moment, resursele utilizate în ac iunea de actualizare, aprofundare i consolidare
teoretic a cuno tin elor nu au condus la rezultatul dorit, respectiv posibilitatea
continu rii perfec ion rii practice ulterioare a unor metode i tehnici de folosin
interna ional privind func iile de specialitate ale entit ii. De asemenea, num rul
participan ilor cu func ii de consilieri este mult mai mare decât a celor cu func ii de
exper i. Astfel de la început pentru instruire au fost selecta i mai pu ini speciali ti pe
domeniile ce urmau a fi aprofundate teoretic i practic i mai multe persoane care au ca
activit i prioritare asisten a, îndrumarea, analiza, rela iile func ionale.

Ionescu Corneliu
77

privind aplicarea chestionarului
Chestionarul este un procedeu folosit pentru colectarea de informa ii mai ales în auditul performan ei.
Este un mijloc util pentru ob inerea probelor de audit, cu condi ia s fie bine proiectat, planificat i procesat.
În acest caz se va utiliza chestionarea mixt , o chestionare efectuat de auditorul intern împreun cu
Serviciul Formare Profesional , inând cont de faptul c informa iile ob inute îi sunt folositoare i structurii
auditate i rezultatele i recomand rile vor fi mai u or acceptate de aceasta.
În vederea aplic rii metodei vor fi cuprin i 5 efi de servicii ierarhici ai cursan ilor i un num r de 25
cursan i ,participan i la diferite cursuri în anul 2013.
Metoda de transmitere a chestionarul este cea electronic . Auditorul intern transmite fiec rei persoane
stabilit a fi chestionat , la adresa electronic , de serviciu, chestionarul corespunz tor. Se solicit ca
r spunsurile s fie complete, s fie transmise la aceea i adres , cea a auditorului intern, în timp de 5 zile de la
primire.
La proiectarea chestionarelor s-a avut în vedere ca cei chestiona i s fie informa i c datele pe care le
ofere sunt confiden iale i vor fi folosite doar de auditorii interni i de asemenea au fost oferite informa ii
pentru completarea chestionarelor. De asemenea, s-au avut în vedere i urm toarele aspecte:
- a ezarea în pagin ;
- ordinea întreb rilor (structurare i ordine logic );
- întreb rile s fie clare, scurte, la obiect;
- întreb rile s foloseasc cuvinte simple dând posibilitatea de a ob ine r spuns la majoritatea;
- întreb rile s fie formulate astfel încât s aib acela i în eles pentru to i cei chestiona i;
- întreb rile s fie formulate astfel încât s necesite un singur r spuns;
- întreb rile s respecte formatul standard de filtrare sau s evite pe cât posibil folosirea filtrului.
În cazul de fa s-a optat pentru varianta întreb ri-închise care presupune r spunsuri prestabilite, printr-o
list fix de r spunsuri alternative.
Pentru ca analiza i interpretarea datelor din chestionare s fie mai sugestiv s-a utilizat prezentarea
rezultatelor în m rimi relative i grafice (diagrame cerc, grafice prin coloane etc.). Constat rile principale
înso ite de tabele sau grafice sugestive vor fi prezentate i în raportul de audit.
De asemenea, toate etapele parcurse în realizarea chestion rii vor constitui documente anex la raportul de
audit intern.
78
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Serviciul Formare Profesional
CHESTIONAR DE EVALUARE
(Adresat efilor de serviciu)
V rug m s rezerva i câteva momente pentru completarea acestui chestionar privind evaluarea
eficien ei instruirii salaria ilor din serviciul pe care îl coordona i, în vederea cre terii eficien ei
realiz rii activit ilor.
Denumire curs: ..
Numele, prenumele i func ia persoanei instruite .. .
Direc ia în care este angajat participantul: . . ..
1) Dup absolvirea cursului, participantul i-a exprimat:

a) satisfac ia pentru cuno tin ele dobândite la instruire;
b) insatisfac ia privind desf urarea instruirii;
c) a considerat cursul ca o acumulare de cuno tin e generale f r aplicabilitate în activitatea curent
a acestuia.
2) A i constatat o îmbun t ire a calit ii activit ii desf urate de participant?

DA NU
3) Cursantul a formulat propuneri concrete de aplicare în practic a no iunilor dobândite la curs?

DA NU
4) În general, cât sunte i de mul umit de modul în care participantul a aplicat în practic ceea ce a
înv at la curs?
a) foarte mul umit;
b) destul de mul umit;
c) neutru;
d) destul de nemul umit;
e) foarte nemul umit.
5) Aprecia i o cre tere calitativ a modului de solu ionare a sarcinilor de serviciu ale subordonatului,
dup participarea la instruire:
a) semnificativ; b) moderat c) nu
6) Cuno tin ele i abilit ile acumulate de participantul la cursul de instruire v-au permis s îi delega i
i alte sarcini?
DA NU
7) Considera i c participantul la instruire poate participa efectiv la misiunile mixte privind domeniul
de specialitate al serviciului dumneavoastr , organizate în colaborare cu alte ri europene?
DA NU
V mul umim pentru colaborare i timpul acordat.
Numele i prenumele:
Func ia:
Semn tura:
Data:
79
ENTITATEA PUBLIC
Compartimentul Audit Intern
Serviciul Formare Profesional
CHESTIONAR DE EVALUARE
(Adresat participan ilor la instruire)
V rug m s rezerva i câteva momente pentru completarea acestui chestionar privind evaluarea
eficien ei instruirii la care a i participat în vederea cre terii eficien ei realiz rii activit ilor.
Denumire curs: ..
Direc ia în care este angajat participantul: . .
1) V rug m s selecta i categoria de personal din care face i parte:

a) consilier;
b) expert;
c) referent de specialitate.
2) v rug m s specifica i categoria de vârst din care face i parte:

a) pân 30 ani;
b) între 31 40 ani;
c) între 41 50 ani;
d) peste 50 ani.
3) De cât timp lucra i în entitate?

a) mai pu in de 6 luni;
b) între 6 luni i un an;
c) între 1 i 3 ani;
d) între 3 i 5 ani;
e) între 5 i 7 ani;
f) între 7 i 10 ani;
g) peste 10 ani.
4) Aplica i în practic , la locul de munc , informa iile teoretice predate în timpul cursului?
a) Da, în mare m sur ;
b) Da, în mic m sur ;
c) Nu
5) În cazul în care a i r spuns NU la întrebarea nr. 1), considera i c ve i putea utiliza
cuno tin ele dobândite la curs:
a) în urm toarele 2 luni;
b) în urm toarele 3 6 luni;
c) mult mai târziu;
d) niciodat .
6) În cazul în care a i r spuns cu DA la întrebarea nr. 1), considera i c informa iile teoretice
i/sau abilit ile dobândite la curs v-au ajutat în rezolvarea unor sarcini de serviciu care se refer la:
a) interpretarea unor prevederi legale în domeniul de activitate;
b) punerea în aplicare a legisla iei de specialitate;
c) rezolvarea unor spe e;
80
d) utilizarea produselor software de birotic ;
e) utilizarea aplica iei informatice;
f) alte sarcini.
7) Ce impact a avut cursul asupra activit ii dumneavoastr ?

a) a crescut operativitatea în rezolvarea lucr rilor repartizate;
b) s-a îmbun t it modul de prezentare al lucr rilor elaborate;
c) s-a îmbun t it colaborarea i comunicarea cu angaja ii din alte structuri
ale entit ii publice;
d) alt impact;
e) nici un impact.
8) V-au permis cuno tin ele/abilit ile dobândite la curs s participa i i la alte activit i ale
direc iei fa de cele pe care le îndeplinea i anterior?
DA
NU
9) Aprecia i c participarea la aceast instruire a contribuit la consolidarea cuno tin elor necesare în
dezvoltarea carierei profesionale individuale (promovarea într-o func ie public superioar )?
DA
NU
10) Exerci iile, studiile de caz , exemplific rile au fost suficiente pentru în elegerea cursului?
DA
NU
11) Durata cursului a fost apreciata corect ?

DA
NU
12) Considera i ca aceasta instruire si-a atins obiectivele ?

DA
NU
13) Considera i ca este necesara o continuare a cursului?

DA (ce subiecte considera i c trebuie abordate)
NU
V mul umim pentru colaborare i timpul acordat.
Rata de r spuns a fost de 80% în ce prive te efii de compartimente (un ef nu a transmis nici un
r spuns i un altul a completat un chestionar generalizându-l pentru to i salaria ii din subordine, participan i
la instruire) i de 70% pentru executan i (35 de chestionare completate cu r spunsuri la toate întreb rile).
Având în vedere practica interna ional în domeniu este o rat de r spuns relevant pentru continuarea
interpret rii datelor din chestionare.
Interpretarea rezultatelor
În cazul chestionarelor adresate efilor de servicii sunt în total 41 de formulare completate,

corespunz tor a 45 de participan i la instruire.
81
Întrebarea nr. 1 Dup absolvirea cursului, participantul i-a exprimat:
R spunsuri: Num r %
Satisfac ia pentru cuno tin ele dobândite la instruire 11 24,5
Insatisfac ia privind desf urarea instruirii 28 62,2
A considerat cursul ca o acumulare de cuno tin e generale f r 6 13,3
aplicabilitate în activitatea curent
Total 45 100
Ponderea conduc torilor nemul umi i de rezultatele instruirii subalternilor dep e te de aprox. 2,5 ori
pe cea a celor mul umi i.
Este ridicat i procentajul celor care consider ca neaplicabile în practic a cuno tin elor asimilate.
Întrebarea nr. 2 A i constatat o îmbun t ire a calit ii activit ii desf urate de participant?
R spunsuri: Num r %
DA 10 22,2
NU 35 77,8
Total 45 100
Se constat o diferen mult prea evident între îmbun t irea i lipsa acesteia în calitatea activit ii
profesionale, ulterioare instruirii, a cursan ilor.
Întrebarea nr. 3 Cursantul a formulat propuneri concrete de aplicare în practic a no iunilor dobândite
la curs?
R spunsuri: Num r %
DA 7 15,5
NU 38 84,5
Total 45 100
Se constat lipsa aproape total a aplic rii în practic a no iunilor dobândite la curs.
Întrebarea nr. 4 În general, cât sunte i de mul umit de modul în care participantul a aplicat în practic
ceea ce a înv at la curs?
R spunsuri: Num r %
Foarte mul umit - -
Destul de mul umit 9 20
Neutru - -
Destul de nemul umit 25 55,5
Foarte nemul umit. Insatisfac ia privind desf urarea instruirii 11 24,5
Total 45 100
i raportat la acest r spuns ponderea cea mai mare o au conduc torii nesatisf cu i de eficien a practic
a cursului, i niciun r spuns de mul umire total .
82
24.5%
55.5%
0%
20%
0%
0 10 20 30 40 50 60
Întrebarea nr. 5 Aprecia i o cre tere calitativ a modului de solu ionare a sarcinilor de serviciu ale
subordonatului, dup participarea la instruire:
R spunsuri: Num r %
Semnificativ - -
DA 10 22,2
NU 35 77,8
Total 45 100
O foarte mic schimbare de comportament profesional este remarcat de conduc tori fa de subalternii
instrui i.
Întrebarea nr. 6 Cuno tin ele i abilit ile acumulate de participantul la cursul de instruire v-au permis
s îi delega i i alte sarcini?
R spunsuri: Num r %
DA 9 20
NU 36 80
Total 45 100
Un procent de 80% dintre efii de compartimente nu vor putea delega sarcini noi cursan ilor instrui i.
Întrebarea nr. 7 Considera i c participantul la instruire poate participa efectiv la misiunile mixte
privind domeniul de specialitate al serviciului dumneavoastr , organizate în colaborare cu alte ri
europene?
R spunsuri: Num r %
DA 10 22,3
NU 35 77,7
Total 45 100
Este triplu num rul conduc torilor care nu vor aproba participarea subalternilor la misiunile mixte
viitoare.
83
da
22%
nu
78%
În cazul chestionarelor adresate participan ilor la instruire sunt în total 35 de formulare completate,
corespunz tor a 35 de persoane.
Întrebarea nr. 1 V rug m s selecta i categoria de personal din care face i parte:
R spunsuri: Num r %
Consilier 25 71,4
Expert 10 28,6
Referent de specialitate - -
Total 35 100
Num rul participan ilor cu func ii de consilieri dep e te cu mult pe al celor cu func ii de exper i. Au
fost selecta i mai pu ini speciali ti pe domeniile ce urmau a fi aprofundate teoretic i practic i mai multe
persoane care au ca activit i prioritare asisten a, îndrumarea, analiza, rela iile func ionale.
0%
28.6%
71.4%
Întrebarea nr. 2 V rug m s specifica i categoria de vârst din care face i parte:
R spunsuri: Num r %
pân 30 ani 25 71,5
între 31 40 ani 8 22,8
între 41 50 ani 2 5,7
peste 50 ani - -
Total 35 100
Grupa de vârst pân în 30 de ani reprezint mult peste jum tate fa de num rul total al
cursan ilor, iar din grupa peste 50 de ani nu a fost selectat nicio persoan . Nu a fost luat în calcul aspectul
c este necesar un num r suficient de ani pentru a putea cunoa te, aplica i îmbun t i un domeniu de
84
specialitate de la nivelul entit ii.
80 71,5
60
40
22,8
20
5,7
0
0
Întrebarea nr. 3 De cât timp lucra i în entitate?

R spunsuri: Num r %
mai pu in de 6 luni - -
între 6 luni i un an 21 60
între 1 i 3 ani 5 14,3
între 3 i 5 ani - -
între 5 i 7 ani - -
între 7 i 10 ani 8 22,9
peste 10 ani 1 2,8
Total 35 100
Coroborat cu r spunsurile anterioare, un procent mult prea mare reprezint cursan ii selec iona i cu
vechime foarte mic în entitate.
60
40 22.9%
60%
14.3%
20 2.8%
0% 0% 0%
0
Întrebarea nr. 4 Aplica i în practic , la locul de munc , informa iile teoretice predate în timpul
cursului?
R spunsuri: Num r %
Da, în mare m sur 3 8.5
Da, în mic m sur 10 28,5
Nu 22 63
Total 35 100
Potrivit r spunsurilor, este foarte ridicat procentul participan ilor care nu aplic în practic
cuno tin ele dobândite i sunt pu in încrez tori c o vor face într-un viitor apropiat.
85
8.5%
28.6%
63%
Întrebarea nr. 5 În cazul în care a i r spuns NU la întrebarea nr. 4), considera i c ve i putea utiliza
cuno tin ele dobândite la curs:
R spunsuri: Num r %
În urm toarele 2 luni - -
În urm toarele 3 6 luni 5 14,3
Mult mai târziu 25 71,4
Niciodat 5 14,3
Total 35 100
Peste 70% dintre cursan i consider c vor putea utiliza cuno tin ele asimilate destul de târziu, deci nu
sunt ap i profesional pentru participarea la misiunea mixt planificat .
Întrebarea nr. 6 În cazul în care a i r spuns cu DA la întrebarea nr. 4), considera i c informa iile
teoretice i/sau abilit ile dobândite la curs v-au ajutat în rezolvarea unor sarcini de serviciu care se
refer la:
R spunsuri: Num r %
Interpretarea unor prevederi legale în domeniul de activitate - -
Punerea în aplicare a legisla iei de specialitate 5 14,3
Rezolvarea unor spe e 5 14,3
Utilizarea produselor software de birotic 10 28,6
Utilizarea aplica iei informatice 15 42,8
Alte sarcini - -
Total 35 100
Pu in sub jum tate dintre responden ii cu DA vor putea beneficia de punerea în practic a cuno tin elor
asimilate doar în ceea ce prive te aplica ia informatic , i procente mult reduse de participan i la instruire
vor asigura aplicabilitate no iunilor noi în domeniile de specialitate.
Întrebarea nr. 7 Ce impact a avut cursul asupra activit ii dumneavoastr ?

R spunsuri: Num r %
A crescut operativitatea în rezolvarea lucr rilor repartizate 4 11,5
S-a îmbun t it modul de prezentare al lucr rilor elaborate 6 17,2
S-a îmbun t it colaborarea i comunicarea cu angaja ii din alte 5 14,3
structuri ale entit ii publice
Alt impact - -
Nici un impact 20 57
86
Total 35 100
Întrebarea nr. 8 V-au permis cuno tin ele/abilit ile dobândite la curs s participa i i la alte activit i
ale direc iei fa de cele pe care le îndeplinea i anterior?
R spunsuri: Num r %
DA - -
NU 35 100
Total 35 100
Coroborat cu r spunsurile anterioare privind aplicabilitatea practic a cuno tin elor asimilate, peste
jum tate dintre cursan i nu întrev d un impact asupra activit ii lor viitoare.
Întrebarea nr. 9 Aprecia i c participarea la aceast instruire a contribuit la consolidarea cuno tin elor
necesare în dezvoltarea carierei profesionale individuale (promovarea într-o func ie public
superioar )?
R spunsuri: Num r %
DA - -
NU 35 100
Total 35 100
În unanimitate, salaria ii instrui i nu cred în contribu ia cursului la dezvoltarea carierei profesionale

individuale.
Întrebarea nr. 10 Exerci iile, studiile de caz , exemplific rile au fost suficiente pentru în elegerea
cursului?
R spunsuri: Num r %
DA 5 14,3
NU 30 85,7
Total 35 100
Întrebarea nr. 11 Durata cursului a fost apreciat corect ?

R spunsuri: Num r %
DA 5 14,3
NU 30 85,7
Total 35 100
Întrebarea nr. 12 Considera i ca aceasta instruire i-a atins obiectivele ?

R spunsuri: Num r %
DA 5 14,3
NU 30 85,7
Total 35 100
Întrebarea nr. 13 Considera i ca este necesara o continuare a cursului?

R spunsuri: Num r %
DA 30 85,7
NU 5 14,3
Total 35 100
87
100
14.3%
80
60
40 85.7%
20
0
Procentele foarte mari de r spunsuri nesatisf c toare la întreb rile 10, 11, 12 i 13 vin în completarea
r spunsurilor privind nemul umirea participan ilor i ineficien a derul rii acestui curs.
88
Problema Inexisten a unui personal calificat pentru asigurarea atingerii obiectivelor.

Constatare Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are încheiate contracte de colaborare, în
vederea perfec ion rii profesionale i aplic rii în practic a unor metode i tehnici specifice
de managementul organiz rii.
În anul 2012 sunt derulate seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor teoretice,
iar în 2013 este prev zut participarea la misiuni mixte (speciali ti români i str ini, în ar i
str in tate), orientate pe problemele seminarizate.
La finele anului 2012, când s-au stabilit persoanele participante, s-a constatat c foarte pu ine
au calificare superioar i experien practic . De asemenea, s-a constatat c sus inerile
teoretice s-au realizat cu persoane tinere, nou angajate, f r expertiz în activitatea
organiza iei.
Cauz U urin i lips de profesionalism în alegerea persoanelor participante.
Consecin Insuficien a cuno tin elor acumulate pentru derularea viitoare a activit ii salaria ilor
instrui i.
Neaplicarea în practic a experien elor profesionale parcurse în timpul instruirii; foarte mul i
chestiona i nu au sim it nici un impact pozitiv asupra activit ii lor curente prezente i
viitoare.
78% dintre efii serviciilor implicate în ac iune, nu sunt satisf cu i de cuno tin ele acumulate,
de cre terea capacit ilor de solu ionare a sarcinilor, de perspectiva particip rii la misiunile
mixte viitoare ale subalternilor participan i la instruire.
Recomandare Îmbun t irea cadrului metodologic cu privire la urm rirea efectelor form rii profesionale în
activitatea func ionarului public i analiza periodic a modului în care cursurile organizate au
contribuit la dezvoltarea carierei acestora. În virtutea atribu iilor de elaborare a cadrului
metodologic consider m necesar dezvoltarea unei proceduri de urm rire a efectelor preg tirii
în timp.
Înt rirea colabor rii dintre Serviciul Formare Profesional i responsabilii cu preg tirea
profesional din cadrul structurilor entit ii.

Ionescu Corneliu
Data: Sl vescu Dana
89
Public Intern edin a de închidere Data: 24.02.2014
MINUTA EDIN EI DE ÎNCHIDERE
A. Lista participan ilor:
Direc ia/
Numele Func ia Semn tura
Serviciul
Sl vescu Dana Sef serviciu SAI
Popescu George Auditor intern SAI
Ionescu Corneliu Auditor intern SAI
Stefanescu
Director General Direc ia general resurse umane (DGRU)
Mihai
Serviciul sintez , metodologie i
Tomescu Viorel ef serviciu
reglement ri DGRU
St nescu Ioana ef serviciu SFP
Coordonator Compartiment metodologie, planificare,
Cristea Gabriel
compartiment evaluare programe si asigurarea calit ii
Coordonator Compartimentul implementarea programelor
Nicolae Ana
compartiment de formare, eviden e si raport ri
Compartimentul rela ii inter-institu ionale in
Coordonator
Manea Ion domeniul form rii, la nivel na ional si
compartiment
interna ional
Coordonator Compartiment informare, documentare,
Florea Cristiana
compartiment bibliotec
B. Concluzii
În cadrul edin ei au fost prezentate constat rile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost
discutate constat rile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunc ionalit ilor i au
fost comentate recomand rile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficien elor constatate.
În cadrul edin ei de închidere structura auditat i-a însu it în totalitate constat rile si recomand rile
formulate de echipa de auditori.
In consecinta, proiectul Raportului misiunii de audit public intern devine Raport al misiunii de audit
public intern final care va fi preg tit pentru aprobare i transmitere structurii auditate.
Structura aauditata
uditata se angajeaza s completeze Planul de actiune si calendarul
lendarul implementarii
recomandarilor,, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu implementare acestora,
pe care il vor discuta cu echipa de auditori.
90
Entitatea Public
PROIECTUL
RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC
INTERN
PERFEC IONAREA ACTIVIT II DE PREG TIRE

PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
STRUCTURA AUDITAT :
SERVICIUL FORMARE PROFESIONAL - DIREC IA
RESURSE UMANE
Bucure ti,
2014
91
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formata din :

Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.
Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 76456/15.01.2014
Baza legal a ac iunii de auditare:

- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea institu iei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat , cu modific rile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activit ii de audit public
intern;
Durata ac iunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.
Perioada supus audit rii: 2011 2013.
Umane Serviciul Preg tire Profesional cu privire la organizarea i realizarea activit ilor în
mod eficient i eficace. În acest sens, se va se va analiza modul în care Serviciul Formare
Profesional asigur un sistem adecvat de formare profesional a personalului la nivelul entit ii
i se va urm ri dac obiectivele sunt realizate în condi ii de economicitate, eficien i
eficacitate.
Obiectivele misiunii:
Adecvarea i suficien a programului anual de preg tire profesional continu a personalului;
Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern al
performan ei, respectiv realizarea unei analize a activit ilor desf urate în domeniul preg tirii
profesionale continue a personalului, urm rindu-se economicitatea, eficien a i eficacitatea
acestora.
Metodologia utilizat în realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desf urat în conformitate cu prevederile Ghidului
general privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern i
Normele proprii de audit intern ale entit ii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activit ii de audit intern în cadrul entit ii.
Tehnici de audit intern utilizate:
92
• verificarea se realizeaz în vederea asigur rii validit ii, realit ii i acurate ei înregistr rilor
în contabilitate a documentelor i a concordan ei cu legile i regulamentele în vigoare, precum
i a eficacit ii controlului intern cu ajutorul urm toarele tehnici de verificare:
- compara ia: pentru confirmarea identit ii unor informa ii, dup ob inerea lor din dou
sau mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularit ilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
înregistr ri;
- confirmarea: pentru solicitarea informa iilor din mai multe surse independente cu
scopul valid rii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realit ii tranzac iilor înregistrate pornind de la
examinarea înregistr rilor spre documentele justificative;
- urm rirea: verificarea modului în care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul înregistrat.
• observarea fizic : const în urm rirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul î i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
• analiza: const în descompunerea unei entit i/ structuri/activit i în elemente, care pot fi
izolate, identificate, cuantificate i m surate distinct;
• e antionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai pu in de 100% din
elementele popula iei, cu condi ia ca toate elementele e antionului s aib posibilitatea de a fi
selectate, în scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga popula ie, bazate pe constat rile
ob inute din e antion..
interviul pentru l murirea de aspecte legate de organizarea i desf urarea activit ilor de preg tire i
perfec ionare profesional ;
testarea pentru urm rirea detect rii erorilor sau a iregularit ilor;
dezbatere în grup;
chestionare;.
Documente i materiale examinate în cadrul Serviciului Formare Profesional - verificarea la fa a
locului a vizat urm toarele materiale i documente întocmite pentru anii 2011-2013:
- Programele de preg tire i perfec ionare profesionale întocmite i aprobate;
- ROF-ul si fi ele posturilor;
- legisla ia in vigoare privind activitatea de instruire;
- contractele de prestare servicii de formare încheiate i documenta ia aferent care a stat la
baza întocmirii lor;
- chestionare cu organizatorii i beneficiarii activit ii de instruire;
- rapoartele de audit anterioare;
- rapoartele altor structuri de control sau audit.
Documente i materiale întocmite pe timpul audit rii:

- Studiu preliminar;
- Chestionarul de luare la cuno tin ;
93
- Lista întreb rilor auditului;
- Evaluarea obiectivelor;
- Evaluarea indicatorilor;
- Evaluarea surselor de date;
- Evaluarea gradului de încredere în controlul intern;
- Programul misiunii de audit public intern
- teste si foi de lucru privind descrierea activit ilor auditate;
- fi e de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- Chestionarul de control intern;
raport de audit, minutele edin elor de deschidere, închidere etc.
II. CONSTAT RI SI RECOMAND RI
Prezent m în continuare, în mod sintetic, principalele constat ri înso ite de cauze, consecin e i
recomand ri pe baza test rilor efectuate pe timpul Colect rii i prelucr rii informa iilor i Interven iei la
fa a locului, consemnate în documentele de lucru.
II.1. Analiza obiectivelor i indicatorilor domeniului auditabil
Pentru a avea siguran a optimiz rii resurselor în activitatea de formare profesional a resurselor
umane, trebuie ca nevoile de preg tire s fie corelate cu serviciile furnizate si atingerea obiectivelor
entit ii; în elegerea de c tre entitate a importan ei calit ii resurselor umane; sa existe o strategie privind
preg tirea profesional , aplicabila si revizuita permanent.
Formarea profesional reprezint activitatea desf urat în vederea l rgirii i actualiz rii
cuno tin elor, dezvolt rii aptitudinilor sau model rii acestora, pentru cre terea nivelului calific rii
profesionale, în concordan cu cerin ele impuse în activitatea practic , cu scopul de a permite salariatului
realizarea sarcinilor alocate postului în prezent sau viitor, în condi ii de performan .
Instruirea profesional a personalului din cadrul entit ii publice se realizeaz , prin Serviciul
Formare Profesional în condi iile Legii nr. 188/1999 privind Statutul func ionarilor publici, modificat i
republicat .
Potrivit planului propriu, privind priorit ile strategice, Serviciul Formare Profesional are func ia
de a coordona metodologic procesele de formare profesional din toate structurile entit ii publice,
asigurând un standard ridicat de calitate acestora i rolul de a sprijini managementul în domeniul
form rii profesionale a angaja ilor.
În cadrul Serviciului Formare Profesional atribuirea responsabilit ilor, separarea sarcinilor si
delegarea autorit ilor sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, pa ii care trebuie parcur i i
algoritmii de calcul sunt cunoscu i de c tre salaria i i se reg sesc în ROF i in fi ele posturilor.
În realizarea misiunii sale, respectiv de a "contribui la realizarea obiectivelor entit ii publice
prin intermediul proceselor de instruire organizate pentru salaria i", Serviciul Formare Profesional
trebuie s asigure desf urarea urm toarelor tipuri de activit i:
formarea de baz destinat noului angajat pentru asigurarea integr rii mai rapide la locul de
munc ;
94
formarea în domeniul specializ rii destinat întregului personal, urm re te s adauge noi
abilit i practice i cuno tin e teoretice în domeniile în care salariatul î i desf oar activitatea.
formarea permanent - are ca scop actualizarea permanent a cuno tin elor angaja ilor i
realizarea aplic rii unitare a noilor prevederi, îns aceast activitate nu este în totalitate în sarcina i
obliga ia Serviciului Formare Profesional , deoarece este realizat i de fiecare salariat la locul de munc .
1.1. Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
În cadrul strategiei entit ii cu privire la componenta referitoare la dezvoltarea capacit ii

institu ionale privind dezvoltarea resurselor umane am identificat, legat de activitatea de formare
profesional , obiectivul general cre terea capacit ii entit ii publice în asigurarea necesarului de
instruire în vederea satisfacerii cerin elor de perfec ionare a preg tirii profesionale a angaja ilor la un
standard calitativ superior, pentru care s-a stabilit în cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de
control managerial, un num r de 5 obiective specifice, cu activit i i ac iuni corespunz toare:
1. Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a personalului entit ii
publice.
2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de formare profesional a personalului
din entitatea public .
3. Îmbun t irea sistemelor de evaluare a programelor anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public prin implementarea de instrumente noi.
4.Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public .
5.Asigurarea rela iilor de colaborare stabilite în procesul de instruire profesional .
Analiza obiectivelor stabilite de Serviciul Formare Profesional a pus în eviden c acestea
acoper realizarea func iei de coordonare a proceselor de formare profesional , cât i sprijinirea
managementului cu privire la acest procese. Trebuie men ionat îns c 3 obiective specifice nu prezint
toate caracteristicile SMART, astfel:
obiectivul specific promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a
obiectivul specific Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea
public nu este m surabil, de atins i nu prezint indicii pentru încadrarea în timp.
obiectiv specific Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public .
Scopul obiectivului este "ad ugarea de noi competen e, îns competen ele necesare func ionarilor
publici sunt stabilite de structurile abilitate pe domeniul în care ace tia î i desf oar activitatea.
În aceast situa ia echipa de audit intern a agreat cu conducerea entit ii urm toarele obiective
revizuite:
Obiectiv specific definit incorect Obiectiv specific revizuit
1. Promovarea unei strategii unitare 1. Analiza în perioada de referin a condi iilor prezente i
privind formarea profesional a viitoare, inclusiv a resurselor disponibile i elaborarea
personalului entit ii publice strategiei în domeniul form rii profesionale a personalului din
entitatea public
2. Dezvoltarea i implementarea 2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de
programelor anuale de formare formare profesional a personalului din entitatea public .
95
entitatea public .
3. Îmbun t irea sistemelor de 3. Îmbun t irea sistemelor de evaluare a programelor anuale
evaluare a programelor anuale de de formare profesional a personalului din entitatea public
formare profesional a personalului prin implementarea de instrumente noi
din entitatea public prin
implementarea de instrumente noi
4. Ad ugarea de noi competen e 4. Dezvoltarea sistemului privind gestiunea anual a
func ionarilor publici din entitatea informa iilor privind formarea profesional a personalului din
public cadrul entit ii publice
5. Asigurarea rela iilor de colaborare 5. Dezvoltarea sistemului de colaborare cu alte institu ii pentru
stabilite în procesul de instruire formarea profesional a personalului entit ii în vederea
profesional asigur rii realiz rii programelor anuale de preg tire
Obiectivele redefinite la nivelul Serviciului Formare Profesional au fost discutate cu conducerea

acestei structuri fiind însu ite i confirmate.
1.2. Analiza indicatorilor

Din analiz a rezultat c , instrumentele de m sur /indicatorii de performan permit m surarea
performan ei obiectivelor specifice stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional . Totu i, pentru
unele obiective nu sunt prev zu i, respectiv calcula i indicatori/instrumente de m sur a performan ei care
s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Pentru ultimul obiectiv nu sunt stabili i
indicatori pentru m surarea performan ei. Sunt situa ii în care intele fixate sunt u or de realizat i nu este
stimulat performan a. Exemple:
Ponderea persoanelor instruite la nivelul entit ii publice/Gradul de promovabilitate a
personalului instruit profesional sunt indicatori par ial adecva i.
Gradul de participare a grupurilor int planificate (80%)/Nivelul de calificare al
cursan ilor raportat la complexitatea instruirilor (nivel încep tor spre mediu) indicatori cu inte
u or de realizat.
Auditorii interni au analizat instrumentele de m sur /indicatorii de performan existen i i au
agreat cu conducerea entit ii urm torii indicatori:
Reducerea cu 5% a costurilor instruirii profesionale, fa de perioada anterioar , în
condi iile p str rii standardelor de calitate a acestora
Ponderea persoanelor propuse pentru specializ ri externe în totalul personalului - 10%
Num rul de zile de perfec ionare profesional /an/angajat. (10 zile)
Ponderea ac iunilor de instruire profesional efectuate în num rul celor prev zute în
contracte. (100%)
Gradul de acoperire a problematicii planificate cu temele abordate efectiv. (100%)
Gradul de realizare în termen a ac iunilor de instruire profesional prev zute în contracte.
(100%)
Cre terea num rului formatorilor proprii utiliza i raportat la num rul formatorilor proprii
existen i (poten iali), fa de perioada anterioar .
96
II. 2. Adecvarea i suficien a programelor anuale de preg tire profesional continu a personalului
2.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea
programelor de preg tire profesional continu elaborate
Analiza nevoilor de formare este atribu ia Serviciului Formare Profesional i trebuie s se

realizeze cu ajutorul responsabililor cu preg tirea profesional din cadrul structurilor entit ii publice,
grupul int fiind reprezentat de to i salaria ii entit ii publice.
Selectarea i prioritizarea temelor ce urmeaz a fi cuprinse în planul de preg tire trebuie s se
realizeze în perioada septembrie-decembrie anul curent, pentru anul viitor, pe baza analizei nevoilor de
formare.
Din analiza documentelor puse la dispozi ie, din cadrul normativ i din alte materiale de
specialitate, reiese c analiza necesarului de instruire trebuia s se bazeze în principal pe:
pentru c la nivelul fiec rei direc ii trebuie s se cunoasc cel mai bine nevoia de instruire a personalului
i trebuie s existe interesul pentru sprijinirea procesului de preg tire, atât în sus inerea organiz rii
cursurilor, cât i în urm rirea disemin rii informa iilor de c tre participantul la curs i/sau utilizarea în
practic a cuno tin elor dobândite. Din totalul de 60 de cereri de teme de instruire anual exprimate, în
planurile elaborate nu se reg sesc decât 5 (8%), restul fiind stabilite numai la nivelul Serviciului Formare
Profesional .
b) cursurile de instruire profesional pentru fundamentarea modific rilor/ complet rilor
cadrului normativ, care nu au fost solicitate de direc iile de specialitate, ci sunt propunerea Serviciului
Formare Profesional . Astfel, nu întotdeauna s-au ob inut rezultatele dorite (organizarea de multe ori în
contratimp cu intrarea în vigoare a noilor acte normative conduce la dezinteres din partea direc iilor de
specialitate privind participarea).
c) cursurile prev zute a se desf ura în cadrul diverselor programe de twinning, unde
Serviciul Formare Profesional este implicat. La nivelul entit ii publice sunt în derulare 3 programe de
twinning, care vizeaz tot atâtea direc ii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional are
sarcina asigur rii suportului logistic. Din cadrul direc iilor beneficiare sunt coopta i în programele de
instruire profesional to i salaria ii, prin rota ie, pe parcursul a 2 ani.
d) analiza nevoilor de formare definite în rapoartele de evaluare a performan elor
personalului. Analizând cele 500 de rapoarte de evaluare ale salaria ilor entit ii publice s-a constatat c
în 53 dintre acestea, (10,6%), conduc torii compartimentelor solicit câte 3 teme de instruire pentru
executan ii din subordine, în 65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, în 170 (34%) doar o tem , iar
restul, (42,4%), au la rubrica - Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate în urm toarea
perioada pentru care se va face evaluarea nu este cazul.
aten ia Serviciului Formare Profesional , începând cu anul 2011, i începe s constituie un instrument
f) acest necesar de instruire profesional se impune actualizat trimestrial, i ori de cate ori este
nevoie, în func ie de solicit rile venite de la direc ii pentru noi cursuri, modific rile legislative etc. Nu
exist o practic curent a actualiz rii programelor de preg tire i perfec ionare profesional a personalului.
97
Echipa de auditori interni a optat pentru un interviu centrat pe probleme, solicitat efului
Serviciului Formare Profesional . R spunsurile la întreb rile cuprinse în interviu i adresate
responsabilului cu activitatea de formare profesional din entitatea public fac referire i confirm
aspectele constatate.
Auditorii interni au hot rât organizarea unui workshop, care s pun în prim plan a tept rile i
propunerile celor dinafara SFP, vis-a-vis de îmbun t irea activit ii de analiz a nevoilor de instruire a
lor
Participan ii au fost reprezentan ii fiec rei structuri organizatorice din cadrul entit ii, respectiv
responsabilii cu activitatea de planificare, coordonare i monitorizare a form rii profesionale a
salaria ilor, eful SFP i coordonatorul Compartimentului strategie, metodologie, planificare, cu atribu ii
privind analiza nevoilor de formare i elaborare a planific rii instruirilor la nivel de entitate.
Rezultatele workshop-ului permit s se afirme c , de i participan ii sunt executan i i nu implica i
în procesul de decizie, prin contribu ia lor în cadrul edin ei au demonstrat un real interes pentru
asigurarea eficacit ii activit ii de preg tire profesionale i acord sprijinul auditorilor interni în
cunoa terea realit ii i formularea unor recomand ri de îmbun t ire pertinente. SFP, dup primirea
acestor informa ii, va proceda la perfec ionarea colabor rii în elaborarea programelor de instruire a
personalului entit ii.
Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit ineficace. Este
vital pentru întreaga activitate de formare profesional asigurarea eficacit ii analizei nevoii de
instruire. Eficacitatea este asigurat prin în elegerea i con tientizarea clar a ceea ce se urm re te prin
aceast activitate. Trebuie în eles i aplicat în mod conving tor efectul de und . Este posibil s fie
nevoie de mult timp pân s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este nevoie de o monitorizare
ulterioar permanent i rezultatele vor apare în m sura de realizare a indicatorilor de performan .
Echipa de audit intern a concluzionat c se dore te s se con tientizeze necesitatea form rii
profesionale, dar înc nu exist o rela ie bine pus la punct între organizator - SFP i beneficiari -
structurile organizatorice/personalul entit ii, care are efecte negative în ceea ce prive te eficacitatea
fundament rii planurilor de instruire.
Coroborând cu indicatorii de m sur ai performan ei, raporta i la Optimizarea activit ii de
formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public , formularea,
num rul lor foarte mic i pu in reprezentativ pentru fiecare activitate component a obiectivului, nu
corespund unei interpret ri performante a realiz rilor în domeniu. De exemplu, indicatorul existen a unui
plan anual de formare, cu realizare 100%, nu asigur o planificare, respectiv derulare de ac iuni de
instruire cu efect de performan în activitatea entit ii publice.
Întreaga activitate a auditorilor a avut la baz constat rile anterioare i r spunsurile au venit s
confirme rezultatele cercet rii efectuate.
Auditorii interni au recomandat:
Pentru a asigura eficacitatea activit ii de analiz a necesarului de instruire al personalului
entit ii publice, activitate de importan major în derularea întregului proces, cu finalitate în atingerea
obiectivelor entit ii, trebuie s existe un dialog permanent cu salaria ii cu privire la cererea de instruire
a acestora i posibilitatea de a stabili o ofert viabil . Acest dialog trebuie formalizat i continuu
actualizat la nivel de structur organizatoric i monitorizat de responsabilul de la acest nivel. De
asemenea, facem recomandarea organiz rii unor grupuri de dezbatere trimestriale, i de fiecare dat
98
când un responsabil solicit , cu participarea tuturor responsabililor cu formarea profesional din
entitatea public . Tema dezbaterilor va fi analiza i prioritizarea necesarului de instruire nou ap rut i
actualizarea corespunz toare a planului anual.
Este necesar introducerea unor noi indicatori de m surare a performan ei privind Optimizarea
activit ii de formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public ,
respectiv:
- num r de r spunsuri conforme cu solicitarea/num r de r spunsuri primite/num r de
r spunsuri solicitate int de realizat 100%;
- num r de prime priorit i în solicit rile structurilor entit ii/num r ac iuni planificate int
de realizat 100%;
- num r de ac iuni de instruire derulate prin metode informatice/total ac iuni planificate
int de realizat 50%;
- num r ac iuni desf urate cu formatori interni/num r ac iuni cu formatori externi/ total
ac iuni planificate int de realizat 80%.
Complet rile, modific rile i îmbun t irile aduse activit ii de analiz a necesarului de formare
profesional trebuie s conduc la modific ri ale procedurilor opera ionale aferente, cu recomandarea
expres de responsabilizare a tuturor pa ilor prev zu i de acestea.
2.2. Asigurarea unor programe de preg tire profesional continu corespunz toare în vederea
Instrumentele de m surare a rezultatului sunt cruciale pentru a monitoriza atingerea obiectivelor,

mai ales într-un domeniu complex cum este formarea profesional .
Este posibil s fie nevoie de mult timp pân s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este
nevoie de o monitorizare ulterioar permanent i rezultatele vor apare în m sura de realizare a
indicatorilor de performan .
Materialele examinate, respectiv centralizatoarele i planurile anuale de instruire profesional
elaborate în anii 2012-2013 nu asigur o preg tire profesional adecvat a personalului, respectiv:
la stabilirea temelor de instruire s-a avut în vedere în mod prioritar i f r fundamentare
ofertele externe propuse de firme cu renume i nu situa ia real a necesit ilor personalului; planificarea s-
a axat pe importan a cursului ca element de viitor în CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome
recunoscute de autorit i în domeniu);
s-au planificat cerin e de perfec ionare profesional de nivel general, de mare amploare,
costisitoare financiar i uman, în detrimentul unor nevoi de instruire strâns legate i cu influen real în
activitatea salaria ilor;
planurile elaborate nu au urm rit atingerea obiectivelor entit ii i a indicatorilor de
performan ata a i, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare Profesional de realizare de volum
mare de activitate;
în fiecare din anii 2012 i 2013, exist modific ri ale planurilor de activitate. Astfel, prin
demersuri f cute de managerii structurilor organizatorice care au întâmpinat dificult i datorate
profesionalismului personalului, parte din erorile de planificare au putut fi corectate pe parcurs.
în medie, pentru anii analiza i, în 45 (75%) din rapoartele de evaluare notate cu calificativul
99
bine i 24 (90%) din cele calificate satisf c tor, conduc torul ierarhic a invocat lipsa de profesionalism a
salaria ilor în atingerea obiectivelor asumate i impunerea perfec ion rii preg tirii profesionale a acestora.
Analizând în paralel aceste rapoarte de evaluare cu cele din anul urm tor s-a constatat c numai 30 (30%)
au participat la cursuri de perfec ionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios necesar i
recomandat ;
în anul 2013 planul anual elaborat este de o calitate de fond apreciabil fa de anterioarele
documente, punându-se accent pe economicitate, eficien i eficacitate privitor la formarea profesional a
Luând în considerare progresele înregistrate i ob inute înaintea misiunii de audit, s-a recomandat
ca programele de preg tire profesional elaborate s ia în considerare elementele de economicitate,
eficien i eficacitate în realizarea temelor de instruire profesional a personalului raportate la atingerea
obiectivelor stabilite.
II. 3. Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului
3.1. Desf urarea procesului de preg tire profesional în condi ii de eficien
Procesul de preg tire trebuie s asigure dezvoltarea resurselor umane, premis pentru atingerea
obiectivelor individuale i organiza ionale, prin optimizarea raportului dintre nevoi i resurse, atât la nivel
Analiza anual a situa iei capacit ii entit ii publice de a desf ura ac iunile de instruire a pus în
eviden urm toarele:
num rul de zile de curs/salariat este de 5,5 zile cursuri/salariat, îns nu tot personalul a
participat la cursuri de preg tire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salaria ilor care au participat la
cursuri este, în medie pe an 80% dintre salaria i au participat la cel pu in un curs de preg tire (iar dintre
ace tia 30% au reprezentat salaria i nou angaja i), 20% dintre salaria i au participat la 2 cursuri de
preg tire, 10% dintre salaria i au participat în cursul unui an la 3-4 cursuri de formare profesional . Exist
i un procent de 5% dintre salaria i care au participat în doi ani consecutivi la acela i curs de instruire.
num rul cel mai mare de cursan i a fost, în medie pe an, în domeniile informatic respectiv
de 125 cursan i (25%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 7 cursuri (35%) i achizi ii publice,
respectiv de 50 cursan i (10%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 3 cursuri (15%).
la nivelul Serviciului Formare Profesional nu exist o baz de date care s cuprind
suporturile de curs în format electronic, astfel încât i personalul din entitatea public care nu a participat
la cursuri s poat accesa aceste informa ii în cadrul preg tirii profesionale individuale. Aceasta, cu toate
c în cea mai mare parte a cazurilor, suporturile de curs sunt elaborate de lectori interni, în virtutea
sarcinilor de serviciu, acestea nereprezentând proprietatea individual a lectorilor, ci proprietatea entit ii
publice, respectiv a Serviciului Formare Profesional , fiind astfel necesar eviden a i p strarea lor în
cadrul serviciului.
cu privire la formatorii existen i la nivelul entit ii publice se constat c foarte mul i sunt
inactivi, neparticipând la organizarea i prezentarea de cursuri. Neimplicarea acestora se datoreaz
planific rii desf ur rii cursurilor, în general, în timpul programului de lucru, majoritatea având sarcini de
serviciu de realizat care nu pot fi amânate, cât i prin lipsa motiv rii. La aceasta se adaug i timpul
100
necesar pentru preg tirea suportului de curs. Preciz m c , în fi ele posturilor pentru aceast categorie de
personal nu este prev zut expres aceast atribu ie.
În cadrul administra iei publice este în derulare procesul de instruire i certificare în informatic ,
la standarde europene, a func ionarilor publici. Prin intermediul programelor de instruire primar se
urm re te acumularea cuno tin elor de baz privind operarea i utilizarea calculatorului, în conformitate
cu standardul ECDL (Licen a european de operare pe computer) pentru to i func ionarii care lucreaz în
administra ia public .
Având în vedere obligativitatea ob inerii permisului ECDL-start (4 module), de c tre func ionarii
publici, pân la finele anului 2014, Programul de instruire în domeniul informaticii este parte distinct în
Planul de formare profesional a personalului din entitatea public .
certificare informatic , e alonat, to i angaja ii, astfel încât fiecare s aib la dispozi ie, conform
prevederilor, dup perioada de preg tire, 2 ani pentru sus inerea examenelor i ob inerea permisului.
În cadrul entit ii publice sunt 20 formatori în domeniul informatic. To i au ob inut Permisul
ECDL-complet (7 module) la finalul anului 2011 i îndeplinesc integral condi iile de lectori în domeniu.
Pentru ace tia, derularea programului informatic a avut loc la un centru acreditat ECDL România.
Costurile pentru întreaga procedur de ob inere a permisului (preg tire, respectiv 5 zile teorie i
practic /modul, ob inerea cardului de aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost
suportate de angajator.
Începând cu anul 2011 entitatea public are bugetat achizi ionarea anual a 120 de carduri de
aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot atâ ia func ionari
publici.
Pân în prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugeta i, au fost cuprinse în acest
proces.
În fiecare an, din cei trei men iona i, entitatea public a încheiat un contract cu o firm acreditat
pentru întregul program de preg tire i atestare ECDL.Aceasta, în condi iile în care, entitatea public ,
începând cu anul 2011, beneficiaz de condi ii tehnice de instruire complete, dar nu a folosit i nici nu are
în vedere aceast oportunitate.
privind costurile directe i indirecte aferente i este prezentat în foaia de lucru aferent test ri.
Pentru anul 2013 entitatea poate economisi prin organizarea instruirii practice la nivelul
entit ii publice cu formatorii proprii suma de 576.930 lei.
Având în vedere c preg tirea informatic nu este obligatorie, dar în acest caz este fundamentat
necesitatea ei, i c entitatea public poate asigura, începând cu anul 2011, condi iile tehnice pentru
instruire (capacitate de spa iu, logistic , resurse de specialitate suficiente, orar flexibil, suport de curs
autorizat, asigurarea unui minim de 30 de ore/modul, asigurare pretestare i simulare testare), r mânând
ca doar sus inerea examenelor i eliberarea permiselor s se desf oare la centre acreditate, entitatea
public trebuie s foloseasc capacit ile proprii, justificând astfel i costurile f cute cu perfec ionarea
preg tirii i specializarea formatorilor din domeniul informatic.
3.2. Asigurarea condi iilor tehnice i financiare în vederea realiz rii obiectivelor
101
Preg tirea profesional a personalului reprezint un proces de instruire continuu, pe parcursul
c ruia salaria ii dobândesc cuno tin e teoretice i abilit i adecvate desf ur rii activit ilor lor. Procesul
de preg tire profesional trebuie s estimeze ad ugarea de cuno tin e i schimb rile de comportament la
nivel individual, bazate pe analiza modific rilor comportamentului personalului la locul de munc , pe
analiza rezultatelor evalu rilor i a datelor privind productivitatea individual .
Persoana participant la un curs de preg tire profesional trebuie s comunice cuno tin ele
dobândite, în colectivul din care face parte, iar eful ierarhic s urm reasc dac aceste cuno tin e
contribuie la îmbun t irea desf ur rii activit ilor în cadrul serviciului. În perioada analizat pentru cele
42 de instruiri efectuate s-au organizat numai 10 ac iuni de diseminare a cuno tin elor.
Modul de evaluare a aplic rii în practic a cuno tin elor dobândite de salaria i, în cadrul
cursurilor de preg tire profesional , reprezint sarcina managementului structurilor organizatorice, din
care face parte func ionarul public. Aceste rezultate trebuie s ajung i la Serviciul Formare Profesional
pentru a se ine cont de acestea la analiza viitoare a nevoilor de formare. Nu exist o asemenea eviden la
nivelul Serviciului Formare Profesional .
Evaluarea de fond a suportului de curs este o etap important , de modul în care se realizeaz se
asigur calitatea informa iilor predate i atingerea scopului temei dezb tute. Suportul de curs este necesar
a fi evaluat înainte de a fi prezentat cursan ilor, pentru a se observa dac acesta corespunde tematicii
stabilite i dac con inutul i structura acestuia poate dezvolta, în urma disemin rii informa iilor,
cuno tin e, aptitudini sau abilita i func ionarului public participant la curs.
În func ie de tipul cursului evalu rile sunt realizate la diverse nivele, astfel:
Evaluarea realizat de managementul structurii de unde provine lectorul. Suportul de curs
este elaborat de c tre lectorul cursului, având la baz tematica de curs care i-a fost comunicat . Evaluarea
de fond a suportului de curs cade în sarcina managementului structurii din domeniul c reia face parte
tema cursului, astfel încât s fie asigurat calitatea informa iilor transmise i atingerea obiectivelor. În
procesul de evaluare, suporturile de curs pentru instruirile sus inute de exper ii str ini în cadrul proiectelor
de twinning sau asisten tehnic extern sunt acceptate de liderul român al proiectului.
Evaluarea realizat de Serviciul Formare Profesional . Implicarea Serviciului Perfec ionare
în evaluarea de fond a suporturilor de curs este dificil având în vedere diversitatea domeniilor, îns
implicarea sa direct const în aprecierea de natur didactic a condi iilor pe care trebuie s le
îndeplineasc cursul, inând cont i de grupul int c ruia i se adreseaz , respectiv nivel de baz sau nivel
avansat. Implicarea Serviciului Perfec ionare în organizarea i desf urarea cursurilor sus inute de
speciali ti din structurile entit ii publice, const în contactarea conducerii de specialitate care a propus
cursul, în vederea confirm rii organiz rii acestuia, desemn rii lectorului i a grupului inta, a perioadei i
locului de desf urare.
Evaluarea realizat de cursan i. Evaluarea prezent rii cursurilor este realizat de c tre
cursan i, la sfâr itul cursului, prin utilizarea unor formulare specifice. Responsabilul de curs prime te
evalu rile, le centralizeaz i întocme te un raport cu explica ii pentru fiecare întrebare formularului de
evaluare, pe care îl transmite Serviciului Perfec ionare, care analizeaz raportul i-l comunic structurilor
de care apar in lectorii în vederea îmbun t irii suportului de curs.
Potrivit analizei riscurilor, Asigurarea permanent a unui personal calificat în vederea atingerii
obiectivelor entit ii publice a reprezentat un element al ariei auditate cu risc ridicat în primul rând
datorit scorului acordat criteriilor privind eficien a.
102
Astfel auditorii interni i-au propus s analizeze eficien a unei ac iuni de instruire profesional ,
considerat cea mai complex , complet i diversificat ca arie de abordare. S-a constatat i concluzionat
aspectele redate în continuare:
Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are încheiate contracte de colaborare, în
vederea perfec ion rii aplic rii în practic a unor metode i tehnici de organizarea muncii. În anul 2012
sunt derulate seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor teoretice, iar în 2013 este prev zut
participarea la misiuni mixte (speciali ti români i str ini, în ar i str in tate), orientate pe problemele
teoretice.
La finele anului 2012, când s-a stabilit persoanele participante la ac iunea practic a
contractului, s-a constatat c foarte pu ine au calificare superioar i experien în domeniu, ceea
În urma elabor rii chestionarului i prelucr rii r spunsurilor primite s-a constatat c rezultatele
instruirilor profesionale nu s-au dovedit a fi ineficiente. Persoanele participante la ac iunile de instruire nu
dobândit cuno tin ele i aptitudinile necesare în vederea cre terii eficien ei i eficacit ii activit ilor
derulate. Astfel, din analiza r spunsurilor formulate de personalul de conducere se constat c 78% dintre
responden i nu sunt satisf cu i de cuno tin ele acumulate, de cre terea capacit ilor de solu ionare a
sarcinilor curente sau a unor posibile noi sarcini, precum i de perspectiva particip rii la misiunile mixte
viitoare ale subalternilor participan i la instruire.
De asemenea, este foarte ridicat procentul participan ilor care nu aplic în practic cuno tin ele
dobândite i sunt pu in încrez tori c o vor face într-un viitor apropiat. Foarte mul i dintre cei chestiona i
nu au sim it nici un impact pozitiv asupra activit ii lor curente prezente i viitoare cuno tin ele dobândite
la seminarile de preg tire profesional . Circa, 85% dintre responden i solicit , pentru o real perfec ionare
profesional a lor, ca instruirile s se repete i s fie mult diversificate astfel încât s asigure totalitatea
domeniului.
Fa de cele constatate s-a recomandat pentru viitor, ca fiecare ac iune de formare profesional s
aib la baz o analiz judicioas privind rezultatul final a teptat i s se înt reasc colaborarea dintre
Serviciul Formare Profesional i responsabilii cu preg tirea profesional din cadrul structurilor entit ii.
De asemenea, s-a recomandat îmbun t irea cadrului metodologic cu privire la urm rirea efectelor
preg tirii profesionale în activitatea func ionarului public i analiza periodic a modului în care cursurile
organizate au contribuit la dezvoltarea carierei acestora;
II. 4. Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a
4.1. Asigurarea capacit ii organizatorice i a competen elor necesare realiz rii procesului de
preg tire profesional continu
.
4.2. Preg tirea personalului din cadrul serviciului formare profesional asigur performan a
procesului de preg tire profesional
.
103
IV. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport al misiunii de audit public intern a fost întocmit în baza Programului
misiunii de audit public intern, a constat rilor efectuate, în timpul colect rii i prelucr rii informa iilor, i
în timpul muncii pe teren. Toate constat rile au la baza probe de audit ob inute pe baza testelor efectuate
consemnate in documentele de lucru (întocmite de auditorii interni i însu ite de factorii de management
ai entit ii.
Echipa de auditori interni a evaluat activitatea Serviciului Formare Profesional conform grilei:
Nr. Activit i auditabile APRECIERE

crt. Func ional De îmbun t it Critic
1. Adecvarea i suficien a programelor anuale de
preg tire profesional continu a personalului X
2. Asigurarea performan ei procesului de

3. Asigurarea competen elor i
responsabilit ilor adecvate pentru derularea X
eficient a procesului de preg tire
profesional continu
Evaluarea are la baz analiza activit ilor desf urate în cadrul entit ii i bunei practici în
domeniu i discu iile care au avut loc cu reprezentan ii structurii auditate, cu ocazia edin ei de
închidere, cu privire la recomand rile echipei de auditori apreciate de c tre participan i ca fiind
realiste i fezabile.
Auditori interni, Supervizat, Luat la cuno tin

Popescu George Sl vescu Dana Responsabil structura auditat
Ionescu Corneliu
Not :
Având în vedere faptul c reprezentan ii structurilor ale c ror activit i au implica ii asupra desf ur rii
în bune condi ii a procesului bugetar i-au însu it constat rile i recomand rile i nu au formulat un
punct de vedere, PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN devine
RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN.
104
Entitatea Public
RAPORTUL
MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
PERFEC IONAREA ACTIVIT II DE PREG TIRE

PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
STRUCTURA AUDITAT :
SERVICIUL FORMARE PROFESIONAL - DIREC IA
RESURSE UMANE
Bucure ti,
2014
105
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formata din :

Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.
Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 76456/15.01.2014
Baza legal a ac iunii de auditare:

- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea institu iei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat , cu modific rile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activit ii de audit public
intern;
Durata ac iunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.
Perioada supus audit rii: 2011 2013.
Umane Serviciul Preg tire Profesional cu privire la organizarea i realizarea activit ilor în mod
eficient i eficace. În acest sens, se va se va analiza modul în care Serviciul Formare Profesional
asigur un sistem adecvat de formare profesional a personalului la nivelul entit ii i se va urm ri
dac obiectivele sunt realizate în condi ii de economicitate, eficien i eficacitate.
Obiectivele misiunii:
Adecvarea i suficien a programului anual de preg tire profesional continu a personalului;
Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a procesului de
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern f, respectiv
realizarea unei analize a activit ilor desf urate în domeniul preg tirii profesionale continue a
personalului, urm rindu-se economicitatea, eficien a i eficacitatea acestora.
Metodologia utilizat în realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desf urat în conformitate cu prevederile Ghidului general
privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern i Normele proprii de
audit intern ale entit ii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activit ii de audit
intern în cadrul entit ii.
Tehnici de audit intern utilizate:

• verificarea se realizeaz în vederea asigur rii validit ii, realit ii i acurate ei înregistr rilor în
contabilitate a documentelor i a concordan ei cu legile i regulamentele în vigoare, precum i a
106
eficacit ii controlului intern cu ajutorul urm toarele tehnici de verificare:
- compara ia: pentru confirmarea identit ii unor informa ii, dup ob inerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularit ilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
înregistr ri;
- confirmarea: pentru solicitarea informa iilor din mai multe surse independente cu scopul
valid rii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realit ii tranzac iilor înregistrate pornind de la examinarea
înregistr rilor spre documentele justificative;
- urm rirea: verificarea modului în care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul înregistrat.
• observarea fizic : const în urm rirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul î i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
• analiza: const în descompunerea unei entit i/ structuri/activit i în elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i m surate distinct;
• e antionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai pu in de 100% din elementele
popula iei, cu condi ia ca toate elementele e antionului s aib posibilitatea de a fi selectate, în
scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga popula ie, bazate pe constat rile ob inute din
e antion..
interviul pentru l murirea de aspecte legate de organizarea i desf urarea activit ilor de preg tire i
perfec ionare profesional ;
testarea pentru urm rirea detect rii erorilor sau a iregularit ilor;
dezbatere în grup;
chestionare;.
Documente i materiale examinate în cadrul Serviciului Formare Profesional - verificarea la fa a
locului a vizat urm toarele materiale i documente întocmite pentru anii 2011-2013:
- Programele de preg tire i perfec ionare profesionale întocmite i aprobate;
- ROF-ul si fi ele posturilor;
- legisla ia in vigoare privind activitatea de instruire;
- contractele de prestare servicii de formare încheiate i documenta ia aferent care a stat la baza
întocmirii lor;
- chestionare cu organizatorii i beneficiarii activit ii de instruire;
- rapoartele de audit anterioare;
- rapoartele altor structuri de control sau audit.
Documente i materiale întocmite pe timpul audit rii:

- Studiu preliminar;
- Chestionarul de luare la cuno tin ;
- Lista întreb rilor auditului;
- Evaluarea obiectivelor;
107
- Evaluarea indicatorilor;
- Evaluarea surselor de date;
- Evaluarea gradului de încredere în controlul intern;
- Programul misiunii de audit public intern
- teste si foi de lucru privind descrierea activit ilor auditate;
- fi e de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- Chestionarul de control intern;
raport de audit, minutele edin elor de deschidere, închidere etc.
II. CONSTAT RI SI RECOMAND RI
Prezent m în continuare, în mod sintetic, principalele constat ri înso ite de cauze, consecin e i recomand ri
pe baza test rilor efectuate pe timpul Colect rii i prelucr rii informa iilor i Interven iei la fa a locului,
consemnate în documentele de lucru.
II.1. Analiza obiectivelor i indicatorilor domeniului auditabil
Pentru a avea siguran a optimiz rii resurselor în activitatea de formare profesional a resurselor
umane, trebuie ca nevoile de preg tire s fie corelate cu serviciile furnizate si atingerea obiectivelor entit ii;
în elegerea de c tre entitate a importan ei calit ii resurselor umane; sa existe o strategie privind preg tirea
profesional , aplicabila si revizuita permanent.
Formarea profesional reprezint activitatea desf urat în vederea l rgirii i actualiz rii cuno tin elor,
dezvolt rii aptitudinilor sau model rii acestora, pentru cre terea nivelului calific rii profesionale, în
concordan cu cerin ele impuse în activitatea practic , cu scopul de a permite salariatului realizarea sarcinilor
alocate postului în prezent sau viitor, în condi ii de performan .
Instruirea profesional a personalului din cadrul entit ii publice se realizeaz , prin Serviciul Formare
Profesional în condi iile Legii nr. 188/1999 privind Statutul func ionarilor publici, modificat i republicat .
Potrivit planului propriu, privind priorit ile strategice, Serviciul Formare Profesional are func ia de a
coordona metodologic procesele de formare profesional din toate structurile entit ii publice, asigurând un
standard ridicat de calitate acestora i rolul de a sprijini managementul în domeniul form rii profesionale a
angaja ilor.
În cadrul Serviciului Formare Profesional atribuirea responsabilit ilor, separarea sarcinilor si
delegarea autorit ilor sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, pa ii care trebuie parcur i i algoritmii
de calcul sunt cunoscu i de c tre salaria i i se reg sesc în ROF i in fi ele posturilor.
În realizarea misiunii sale, respectiv de a "contribui la realizarea obiectivelor entit ii publice prin
intermediul proceselor de instruire organizate pentru salaria i", Serviciul Formare Profesional trebuie s
asigure desf urarea urm toarelor tipuri de activit i:
formarea de baz destinat noului angajat pentru asigurarea integr rii mai rapide la locul de
munc ;
formarea în domeniul specializ rii destinat întregului personal, urm re te s adauge noi
abilit i practice i cuno tin e teoretice în domeniile în care salariatul î i desf oar activitatea.
formarea permanent - are ca scop actualizarea permanent a cuno tin elor angaja ilor i
108
realizarea aplic rii unitare a noilor prevederi, îns aceast activitate nu este în totalitate în sarcina i obliga ia
Serviciului Formare Profesional , deoarece este realizat i de fiecare salariat la locul de munc .
1.1. Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
În cadrul strategiei entit ii cu privire la componenta referitoare la dezvoltarea capacit ii

institu ionale privind dezvoltarea resurselor umane am identificat, legat de activitatea de formare profesional ,
obiectivul general cre terea capacit ii entit ii publice în asigurarea necesarului de instruire în vederea
satisfacerii cerin elor de perfec ionare a preg tirii profesionale a angaja ilor la un standard calitativ
superior, pentru care s-a stabilit în cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control managerial, un
num r de 5 obiective specifice, cu activit i i ac iuni corespunz toare:
6. Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a personalului entit ii
publice.
7. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de formare profesional a personalului din
entitatea public .
8. Îmbun t irea sistemelor de evaluare a programelor anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public prin implementarea de instrumente noi.
9.Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public .
10. Asigurarea rela iilor de colaborare stabilite în procesul de instruire profesional .
Analiza obiectivelor stabilite de Serviciul Formare Profesional a pus în eviden c acestea acoper
realizarea func iei de coordonare a proceselor de formare profesional , cât i sprijinirea managementului cu
privire la acest procese. Trebuie men ionat îns c 3 obiective specifice nu prezint toate caracteristicile
SMART, astfel:
obiectivul specific promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a
obiectivul specific Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public nu
este m surabil, de atins i nu prezint indicii pentru încadrarea în timp.
obiectiv specific Ad ugarea de noi competen e func ionarilor publici din entitatea public .
Scopul obiectivului este "ad ugarea de noi competen e, îns competen ele necesare func ionarilor publici
sunt stabilite de structurile abilitate pe domeniul în care ace tia î i desf oar activitatea.
În aceast situa ia echipa de audit intern a agreat cu conducerea entit ii urm toarele obiective revizuite:
Obiectiv specific definit incorect Obiectiv specific revizuit
1. Promovarea unei strategii unitare 1. Analiza în perioada de referin a condi iilor prezente i
privind formarea profesional a viitoare, inclusiv a resurselor disponibile i elaborarea
personalului entit ii publice strategiei în domeniul form rii profesionale a personalului din
entitatea public
2. Dezvoltarea i implementarea 2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de
programelor anuale de formare formare profesional a personalului din entitatea public .
entitatea public .
3. Îmbun t irea sistemelor de 3. Îmbun t irea sistemelor de evaluare a programelor anuale
evaluare a programelor anuale de de formare profesional a personalului din entitatea public
formare profesional a personalului prin implementarea de instrumente noi
109
din entitatea public prin
implementarea de instrumente noi
4. Ad ugarea de noi competen e 4. Dezvoltarea sistemului privind gestiunea anual a
func ionarilor publici din entitatea informa iilor privind formarea profesional a personalului din
public cadrul entit ii publice
5. Asigurarea rela iilor de colaborare 5. Dezvoltarea sistemului de colaborare cu alte institu ii pentru
stabilite în procesul de instruire formarea profesional a personalului entit ii în vederea
profesional asigur rii realiz rii programelor anuale de preg tire
Obiectivele redefinite la nivelul Serviciului Formare Profesional au fost discutate cu conducerea acestei
structuri fiind însu ite i confirmate.
1.2. Analiza indicatorilor

Din analiz a rezultat c , instrumentele de m sur /indicatorii de performan permit m surarea
performan ei obiectivelor specifice stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional . Totu i, pentru unele
obiective nu sunt prev zu i, respectiv calcula i indicatori/instrumente de m sur a performan ei care s ating
simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Pentru ultimul obiectiv nu sunt stabili i indicatori pentru
m surarea performan ei. Sunt situa ii în care intele fixate sunt u or de realizat i nu este stimulat
performan a. Exemple:
Ponderea persoanelor instruite la nivelul entit ii publice/Gradul de promovabilitate a
personalului instruit profesional sunt indicatori par ial adecva i.
Gradul de participare a grupurilor int planificate (80%)/Nivelul de calificare al cursan ilor
raportat la complexitatea instruirilor (nivel încep tor spre mediu) indicatori cu inte u or de realizat.
Auditorii interni au analizat instrumentele de m sur /indicatorii de performan existen i i au agreat
cu conducerea entit ii urm torii indicatori:
Reducerea cu 5% a costurilor instruirii profesionale, fa de perioada anterioar , în condi iile
p str rii standardelor de calitate a acestora
Ponderea ac iunilor de instruire profesional efectuate în num rul celor prev zute în contracte.
(100%)
(100%)
II. 2. Adecvarea i suficien a programelor anuale de preg tire profesional continu a personalului
2.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea programelor
de preg tire profesional continu elaborate
Analiza nevoilor de formare este atribu ia Serviciului Formare Profesional i trebuie s se realizeze
110
cu ajutorul responsabililor cu preg tirea profesional din cadrul structurilor entit ii publice, grupul int fiind
reprezentat de to i salaria ii entit ii publice.
Selectarea i prioritizarea temelor ce urmeaz a fi cuprinse în planul de preg tire trebuie s se realizeze
în perioada septembrie-decembrie anul curent, pentru anul viitor, pe baza analizei nevoilor de formare.
Din analiza documentelor puse la dispozi ie, din cadrul normativ i din alte materiale de specialitate,
reiese c analiza necesarului de instruire trebuia s se bazeze în principal pe:
pentru c la nivelul fiec rei direc ii trebuie s se cunoasc cel mai bine nevoia de instruire a personalului i
trebuie s existe interesul pentru sprijinirea procesului de preg tire, atât în sus inerea organiz rii cursurilor, cât
i în urm rirea disemin rii informa iilor de c tre participantul la curs i/sau utilizarea în practic a
cuno tin elor dobândite. Din totalul de 60 de cereri de teme de instruire anual exprimate, în planurile elaborate
nu se reg sesc decât 5 (8%), restul fiind stabilite numai la nivelul Serviciului Formare Profesional .
b) cursurile de instruire profesional pentru fundamentarea modific rilor/ complet rilor cadrului
normativ, care nu au fost solicitate de direc iile de specialitate, ci sunt propunerea Serviciului Formare
Profesional . Astfel, nu întotdeauna s-au ob inut rezultatele dorite (organizarea de multe ori în contratimp cu
intrarea în vigoare a noilor acte normative conduce la dezinteres din partea direc iilor de specialitate privind
participarea).
c) cursurile prev zute a se desf ura în cadrul diverselor programe de twinning, unde Serviciul
Formare Profesional este implicat. La nivelul entit ii publice sunt în derulare 3 programe de twinning, care
vizeaz tot atâtea direc ii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional are sarcina asigur rii
suportului logistic. Din cadrul direc iilor beneficiare sunt coopta i în programele de instruire profesional to i
salaria ii, prin rota ie, pe parcursul a 2 ani.
d) analiza nevoilor de formare definite în rapoartele de evaluare a performan elor personalului.
Analizând cele 500 de rapoarte de evaluare ale salaria ilor entit ii publice s-a constatat c în 53 dintre acestea,
(10,6%), conduc torii compartimentelor solicit câte 3 teme de instruire pentru executan ii din subordine, în
65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, în 170 (34%) doar o tem , iar restul, (42,4%), au la rubrica -
Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate în urm toarea perioada pentru care se va face
evaluarea nu este cazul.
aten ia Serviciului Formare Profesional , începând cu anul 2011, i începe s constituie un instrument
f) acest necesar de instruire profesional se impune actualizat trimestrial, i ori de cate ori este
nevoie, în func ie de solicit rile venite de la direc ii pentru noi cursuri, modific rile legislative etc. Nu exist o
practic curent a actualiz rii programelor de preg tire i perfec ionare profesional a personalului.
Echipa de auditori interni a optat pentru un interviu centrat pe probleme, solicitat efului Serviciului
Formare Profesional . R spunsurile la întreb rile cuprinse în interviu i adresate responsabilului cu activitatea
de formare profesional din entitatea public fac referire i confirm aspectele constatate.
Auditorii interni au hot rât organizarea unui workshop, care s pun în prim plan a tept rile i
propunerile celor dinafara SFP, vis-a-vis de îmbun t irea activit ii de analiz a nevoilor de instruire a lor
Participan ii au fost reprezentan ii fiec rei structuri organizatorice din cadrul entit ii, respectiv
responsabilii cu activitatea de planificare, coordonare i monitorizare a form rii profesionale a salaria ilor,
eful SFP i coordonatorul Compartimentului strategie, metodologie, planificare, cu atribu ii privind analiza
111
nevoilor de formare i elaborare a planific rii instruirilor la nivel de entitate.
Rezultatele workshop-ului permit s se afirme c , de i participan ii sunt executan i i nu implica i în
procesul de decizie, prin contribu ia lor în cadrul edin ei au demonstrat un real interes pentru asigurarea
eficacit ii activit ii de preg tire profesionale i acord sprijinul auditorilor interni în cunoa terea realit ii i
formularea unor recomand ri de îmbun t ire pertinente. SFP, dup primirea acestor informa ii, va proceda la
perfec ionarea colabor rii în elaborarea programelor de instruire a personalului entit ii.
Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit ineficace. Este vital
pentru întreaga activitate de formare profesional asigurarea eficacit ii analizei nevoii de instruire.
Eficacitatea este asigurat prin în elegerea i con tientizarea clar a ceea ce se urm re te prin aceast
activitate. Trebuie în eles i aplicat în mod conving tor efectul de und . Este posibil s fie nevoie de mult
timp pân s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este nevoie de o monitorizare ulterioar permanent
i rezultatele vor apare în m sura de realizare a indicatorilor de performan .
Echipa de audit intern a concluzionat c se dore te s se con tientizeze necesitatea form rii
profesionale, dar înc nu exist o rela ie bine pus la punct între organizator - SFP i beneficiari - structurile
organizatorice/personalul entit ii, care are efecte negative în ceea ce prive te eficacitatea fundament rii
planurilor de instruire.
Coroborând cu indicatorii de m sur ai performan ei, raporta i la Optimizarea activit ii de formare
profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public , formularea, num rul lor
foarte mic i pu in reprezentativ pentru fiecare activitate component a obiectivului, nu corespund unei
interpret ri performante a realiz rilor în domeniu. De exemplu, indicatorul existen a unui plan anual de
formare, cu realizare 100%, nu asigur o planificare, respectiv derulare de ac iuni de instruire cu efect de
performan în activitatea entit ii publice.
Întreaga activitate a auditorilor a avut la baz constat rile anterioare i r spunsurile au venit s
confirme rezultatele cercet rii efectuate.
Auditorii interni au recomandat:
Pentru a asigura eficacitatea activit ii de analiz a necesarului de instruire al personalului entit ii
publice, activitate de importan major în derularea întregului proces, cu finalitate în atingerea obiectivelor
entit ii, trebuie s existe un dialog permanent cu salaria ii cu privire la cererea de instruire a acestora i
posibilitatea de a stabili o ofert viabil . Acest dialog trebuie formalizat i continuu actualizat la nivel de
structur organizatoric i monitorizat de responsabilul de la acest nivel. De asemenea, facem recomandarea
organiz rii unor grupuri de dezbatere trimestriale, i de fiecare dat când un responsabil solicit , cu
participarea tuturor responsabililor cu formarea profesional din entitatea public . Tema dezbaterilor va fi
analiza i prioritizarea necesarului de instruire nou ap rut i actualizarea corespunz toare a planului anual.
Este necesar introducerea unor noi indicatori de m surare a performan ei privind Optimizarea
activit ii de formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public ,
respectiv:
- num r de r spunsuri conforme cu solicitarea/num r de r spunsuri primite/num r de r spunsuri
solicitate int de realizat 100%;
- num r de prime priorit i în solicit rile structurilor entit ii/num r ac iuni planificate int de
realizat 100%;
- num r de ac iuni de instruire derulate prin metode informatice/total ac iuni planificate int de
realizat 50%;
112
- num r ac iuni desf urate cu formatori interni/num r ac iuni cu formatori externi/ total ac iuni
planificate int de realizat 80%.
Complet rile, modific rile i îmbun t irile aduse activit ii de analiz a necesarului de formare
profesional trebuie s conduc la modific ri ale procedurilor opera ionale aferente, cu recomandarea
expres de responsabilizare a tuturor pa ilor prev zu i de acestea.
2.2. Asigurarea unor programe de preg tire profesional continu corespunz toare în vederea
Instrumentele de m surare a rezultatului sunt cruciale pentru a monitoriza atingerea obiectivelor, mai
ales într-un domeniu complex cum este formarea profesional .
Este posibil s fie nevoie de mult timp pân s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este nevoie
de o monitorizare ulterioar permanent i rezultatele vor apare în m sura de realizare a indicatorilor de
performan .
Materialele examinate, respectiv centralizatoarele i planurile anuale de instruire profesional
elaborate în anii 2012-2013 nu asigur o preg tire profesional adecvat a personalului, respectiv:
la stabilirea temelor de instruire s-a avut în vedere în mod prioritar i f r fundamentare ofertele
externe propuse de firme cu renume i nu situa ia real a necesit ilor personalului; planificarea s-a axat pe
importan a cursului ca element de viitor în CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome recunoscute de
autorit i în domeniu);
s-au planificat cerin e de perfec ionare profesional de nivel general, de mare amploare,
costisitoare financiar i uman, în detrimentul unor nevoi de instruire strâns legate i cu influen real în
activitatea salaria ilor;
planurile elaborate nu au urm rit atingerea obiectivelor entit ii i a indicatorilor de performan
ata a i, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare Profesional de realizare de volum mare de activitate;
în fiecare din anii 2012 i 2013, exist modific ri ale planurilor de activitate. Astfel, prin
demersuri f cute de managerii structurilor organizatorice care au întâmpinat dificult i datorate
profesionalismului personalului, parte din erorile de planificare au putut fi corectate pe parcurs.
în medie, pentru anii analiza i, în 45 (75%) din rapoartele de evaluare notate cu calificativul bine i
24 (90%) din cele calificate satisf c tor, conduc torul ierarhic a invocat lipsa de profesionalism a salaria ilor
în atingerea obiectivelor asumate i impunerea perfec ion rii preg tirii profesionale a acestora. Analizând în
paralel aceste rapoarte de evaluare cu cele din anul urm tor s-a constatat c numai 30 (30%) au participat la
cursuri de perfec ionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios necesar i recomandat ;
în anul 2013 planul anual elaborat este de o calitate de fond apreciabil fa de anterioarele
documente, punându-se accent pe economicitate, eficien i eficacitate privitor la formarea profesional a
Luând în considerare progresele înregistrate i ob inute înaintea misiunii de audit, s-a recomandat ca
programele de preg tire profesional elaborate s ia în considerare elementele de economicitate, eficien i
eficacitate în realizarea temelor de instruire profesional a personalului raportate la atingerea obiectivelor
stabilite.
II. 3. Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului
113
3.1. Desf urarea procesului de preg tire profesional în condi ii de eficien
Procesul de preg tire trebuie s asigure dezvoltarea resurselor umane, premis pentru atingerea
obiectivelor individuale i organiza ionale, prin optimizarea raportului dintre nevoi i resurse, atât la nivel
Analiza anual a situa iei capacit ii entit ii publice de a desf ura ac iunile de instruire a pus în
eviden urm toarele:
num rul de zile de curs/salariat este de 5,5 zile cursuri/salariat, îns nu tot personalul a participat
la cursuri de preg tire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salaria ilor care au participat la cursuri este, în
medie pe an 80% dintre salaria i au participat la cel pu in un curs de preg tire (iar dintre ace tia 30% au
reprezentat salaria i nou angaja i), 20% dintre salaria i au participat la 2 cursuri de preg tire, 10% dintre
salaria i au participat în cursul unui an la 3-4 cursuri de formare profesional . Exist i un procent de 5% dintre
salaria i care au participat în doi ani consecutivi la acela i curs de instruire.
num rul cel mai mare de cursan i a fost, în medie pe an, în domeniile informatic respectiv de
125 cursan i (25%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 7 cursuri (35%) i achizi ii publice, respectiv de
50 cursan i (10%), iar num rul de cursuri organizate a fost de 3 cursuri (15%).
la nivelul Serviciului Formare Profesional nu exist o baz de date care s cuprind suporturile de
curs în format electronic, astfel încât i personalul din entitatea public care nu a participat la cursuri s poat
accesa aceste informa ii în cadrul preg tirii profesionale individuale. Aceasta, cu toate c în cea mai mare parte
a cazurilor, suporturile de curs sunt elaborate de lectori interni, în virtutea sarcinilor de serviciu, acestea
nereprezentând proprietatea individual a lectorilor, ci proprietatea entit ii publice, respectiv a Serviciului
Formare Profesional , fiind astfel necesar eviden a i p strarea lor în cadrul serviciului.
cu privire la formatorii existen i la nivelul entit ii publice se constat c foarte mul i sunt inactivi,
neparticipând la organizarea i prezentarea de cursuri. Neimplicarea acestora se datoreaz planific rii
desf ur rii cursurilor, în general, în timpul programului de lucru, majoritatea având sarcini de serviciu de
realizat care nu pot fi amânate, cât i prin lipsa motiv rii. La aceasta se adaug i timpul necesar pentru
preg tirea suportului de curs. Preciz m c , în fi ele posturilor pentru aceast categorie de personal nu este
prev zut expres aceast atribu ie.
În cadrul administra iei publice este în derulare procesul de instruire i certificare în informatic , la
standarde europene, a func ionarilor publici. Prin intermediul programelor de instruire primar se urm re te
acumularea cuno tin elor de baz privind operarea i utilizarea calculatorului, în conformitate cu standardul
ECDL (Licen a european de operare pe computer) pentru to i func ionarii care lucreaz în administra ia
public .
Având în vedere obligativitatea ob inerii permisului ECDL-start (4 module), de c tre func ionarii
publici, pân la finele anului 2014, Programul de instruire în domeniul informaticii este parte distinct în
Planul de formare profesional a personalului din entitatea public .
Prin planificare s-a urm rit ca în perioada 2012 2013 s fie cuprin i în acest proces de certificare
informatic , e alonat, to i angaja ii, astfel încât fiecare s aib la dispozi ie, conform prevederilor, dup
perioada de preg tire, 2 ani pentru sus inerea examenelor i ob inerea permisului.
În cadrul entit ii publice sunt 20 formatori în domeniul informatic. To i au ob inut Permisul ECDL-
complet (7 module) la finalul anului 2011 i îndeplinesc integral condi iile de lectori în domeniu. Pentru
114
ace tia, derularea programului informatic a avut loc la un centru acreditat ECDL România. Costurile pentru
întreaga procedur de ob inere a permisului (preg tire, respectiv 5 zile teorie i practic /modul, ob inerea
cardului de aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost suportate de angajator.
Începând cu anul 2011 entitatea public are bugetat achizi ionarea anual a 120 de carduri de
aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot atâ ia func ionari publici.
Pân în prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugeta i, au fost cuprinse în acest proces.
În fiecare an, din cei trei men iona i, entitatea public a încheiat un contract cu o firm acreditat
pentru întregul program de preg tire i atestare ECDL.Aceasta, în condi iile în care, entitatea public , începând
cu anul 2011, beneficiaz de condi ii tehnice de instruire complete, dar nu a folosit i nici nu are în vedere
aceast oportunitate.
privind costurile directe i indirecte aferente i este prezentat în foaia de lucru aferent test ri.
Pentru anul 2013 entitatea poate economisi prin organizarea instruirii practice la nivelul entit ii
publice cu formatorii proprii suma de 576.930 lei.
Având în vedere c preg tirea informatic nu este obligatorie, dar în acest caz este fundamentat
necesitatea ei, i c entitatea public poate asigura, începând cu anul 2011, condi iile tehnice pentru instruire
(capacitate de spa iu, logistic , resurse de specialitate suficiente, orar flexibil, suport de curs autorizat,
asigurarea unui minim de 30 de ore/modul, asigurare pretestare i simulare testare), r mânând ca doar
sus inerea examenelor i eliberarea permiselor s se desf oare la centre acreditate, entitatea public trebuie s
foloseasc capacit ile proprii, justificând astfel i costurile f cute cu perfec ionarea preg tirii i specializarea
formatorilor din domeniul informatic.
3.2. Asigurarea condi iilor tehnice i financiare în vederea realiz rii obiectivelor
Preg tirea profesional a personalului reprezint un proces de instruire continuu, pe parcursul c ruia
salaria ii dobândesc cuno tin e teoretice i abilit i adecvate desf ur rii activit ilor lor. Procesul de preg tire
profesional trebuie s estimeze ad ugarea de cuno tin e i schimb rile de comportament la nivel individual,
bazate pe analiza modific rilor comportamentului personalului la locul de munc , pe analiza rezultatelor
evalu rilor i a datelor privind productivitatea individual .
Persoana participant la un curs de preg tire profesional trebuie s comunice cuno tin ele dobândite,
în colectivul din care face parte, iar eful ierarhic s urm reasc dac aceste cuno tin e contribuie la
îmbun t irea desf ur rii activit ilor în cadrul serviciului. În perioada analizat pentru cele 42 de instruiri
efectuate s-au organizat numai 10 ac iuni de diseminare a cuno tin elor.
Modul de evaluare a aplic rii în practic a cuno tin elor dobândite de salaria i, în cadrul cursurilor de
preg tire profesional , reprezint sarcina managementului structurilor organizatorice, din care face parte
func ionarul public. Aceste rezultate trebuie s ajung i la Serviciul Formare Profesional pentru a se ine
cont de acestea la analiza viitoare a nevoilor de formare. Nu exist o asemenea eviden la nivelul Serviciului
Formare Profesional .
Evaluarea de fond a suportului de curs este o etap important , de modul în care se realizeaz se
asigur calitatea informa iilor predate i atingerea scopului temei dezb tute. Suportul de curs este necesar a fi
evaluat înainte de a fi prezentat cursan ilor, pentru a se observa dac acesta corespunde tematicii stabilite i
dac con inutul i structura acestuia poate dezvolta, în urma disemin rii informa iilor, cuno tin e, aptitudini
115
sau abilita i func ionarului public participant la curs.
În func ie de tipul cursului evalu rile sunt realizate la diverse nivele, astfel:
Evaluarea realizat de managementul structurii de unde provine lectorul. Suportul de curs este
elaborat de c tre lectorul cursului, având la baz tematica de curs care i-a fost comunicat . Evaluarea de fond a
suportului de curs cade în sarcina managementului structurii din domeniul c reia face parte tema cursului,
astfel încât s fie asigurat calitatea informa iilor transmise i atingerea obiectivelor. În procesul de evaluare,
suporturile de curs pentru instruirile sus inute de exper ii str ini în cadrul proiectelor de twinning sau asisten
tehnic extern sunt acceptate de liderul român al proiectului.
Evaluarea realizat de Serviciul Formare Profesional . Implicarea Serviciului Perfec ionare în
evaluarea de fond a suporturilor de curs este dificil având în vedere diversitatea domeniilor, îns implicarea
sa direct const în aprecierea de natur didactic a condi iilor pe care trebuie s le îndeplineasc cursul, inând
cont i de grupul int c ruia i se adreseaz , respectiv nivel de baz sau nivel avansat. Implicarea Serviciului
Perfec ionare în organizarea i desf urarea cursurilor sus inute de speciali ti din structurile entit ii publice,
const în contactarea conducerii de specialitate care a propus cursul, în vederea confirm rii organiz rii
acestuia, desemn rii lectorului i a grupului inta, a perioadei i locului de desf urare.
Evaluarea realizat de cursan i. Evaluarea prezent rii cursurilor este realizat de c tre cursan i, la
sfâr itul cursului, prin utilizarea unor formulare specifice. Responsabilul de curs prime te evalu rile, le
centralizeaz i întocme te un raport cu explica ii pentru fiecare întrebare formularului de evaluare, pe care îl
transmite Serviciului Perfec ionare, care analizeaz raportul i-l comunic structurilor de care apar in lectorii
în vederea îmbun t irii suportului de curs.
Potrivit analizei riscurilor, Asigurarea permanent a unui personal calificat în vederea atingerii
obiectivelor entit ii publice a reprezentat un element al ariei auditate cu risc ridicat în primul rând datorit
scorului acordat criteriilor privind eficien a.
Astfel auditorii interni i-au propus s analizeze eficien a unei ac iuni de instruire profesional ,
considerat cea mai complex , complet i diversificat ca arie de abordare. S-a constatat i concluzionat
aspectele redate în continuare:
Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are încheiate contracte de colaborare, în vederea
perfec ion rii aplic rii în practic a unor metode i tehnici de organizarea muncii. În anul 2012 sunt derulate
seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor teoretice, iar în 2013 este prev zut participarea la
misiuni mixte (speciali ti români i str ini, în ar i str in tate), orientate pe problemele teoretice.
La finele anului 2012, când s-a stabilit persoanele participante la ac iunea practic a contractului,
s-a constatat c foarte pu ine au calificare superioar i experien în domeniu.
În urma elabor rii chestionarului i prelucr rii r spunsurilor primite s-a constatat c rezultatele
instruirilor profesionale nu s-au dovedit a fi ineficiente. Persoanele participante la ac iunile de instruire nu
dobândit cuno tin ele i aptitudinile necesare în vederea cre terii eficien ei i eficacit ii activit ilor derulate.
Astfel, din analiza r spunsurilor formulate de personalul de conducere se constat c 78% dintre responden i
nu sunt satisf cu i de cuno tin ele acumulate, de cre terea capacit ilor de solu ionare a sarcinilor curente sau a
unor posibile noi sarcini, precum i de perspectiva particip rii la misiunile mixte viitoare ale subalternilor
participan i la instruire.
De asemenea, este foarte ridicat procentul participan ilor care nu aplic în practic cuno tin ele
dobândite i sunt pu in încrez tori c o vor face într-un viitor apropiat. Foarte mul i dintre cei chestiona i nu au
sim it nici un impact pozitiv asupra activit ii lor curente prezente i viitoare cuno tin ele dobândite la
116
seminarile de preg tire profesional . Circa, 85% dintre responden i solicit , pentru o real perfec ionare
profesional a lor, ca instruirile s se repete i s fie mult diversificate astfel încât s asigure totalitatea
domeniului.
Fa de cele constatate s-a recomandat pentru viitor, ca fiecare ac iune de formare profesional s aib
la baz o analiz judicioas privind rezultatul final a teptat i s se înt reasc colaborarea dintre Serviciul
Formare Profesional i responsabilii cu preg tirea profesional din cadrul structurilor entit ii. De asemenea,
s-a recomandat îmbun t irea cadrului metodologic cu privire la urm rirea efectelor preg tirii profesionale în
activitatea func ionarului public i analiza periodic a modului în care cursurile organizate au contribuit la
dezvoltarea carierei acestora;
II. 4. Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a procesului
4.1. Asigurarea capacit ii organizatorice i a competen elor necesare realiz rii procesului de
.
4.2. Preg tirea personalului din cadrul serviciului formare profesional asigur performan a
procesului de preg tire profesional
.
IV. CONCLUZII
Raportul misiunii de audit public intern a fost întocmit în baza Listei întreb rilor, a
Programului misiunii de audit i a constat rilor efectuate pe perioada colect rii i prelucr rii
informa iilor i în timpul muncii pe teren. Constat rile au la baz probe de audit ob inute pe baza
testelor efectuate consemnate în documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activit ile desf urate, în cadrul procesului de preg tire
profesional continu a personalului utilizând o gril cu 3 nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocup ri din partea managementului pentru implementarea unor
ac iuni/instrumente de control necesare desf ur rii activit ilor în condi ii de economicitate, eficien
i eficacitate;
2. De îmbun t it: se îndeplinesc cerin ele minime ale cadrului normativ, exist preocup ri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei
preg tiri profesionale corespunz toare personalului, implementarea i func ionarea sistemului
informa ional din cadrul entit ii i realizarea unor studii i analize necesare activit ii de preg tire
profesional continu a personalului;
3. Func ional: exist o strategie în domeniul preg tirii profesionale continue a personalului,
programe de preg tire aprobate i realizate în totalitate.. Totodat , activitatea se desf oar cu
respectarea bunei practici din domeniu.
În urma test rilor efectuate echipa de auditori apreciaz activit ile desf urate în cadrul procesului
de preg tire profesional continu a personalului dup cum urmeaz :
117

profesional continu
Evaluarea are la baz analiza activit ilor desf urate în cadrul entit ii i bunei practici în
domeniu i discu iile care au avut loc cu reprezentan ii structurii auditate, cu ocazia edin ei de
închidere, cu privire la recomand rile echipei de auditori apreciate de c tre participan i ca fiind
realiste i fezabile.
În consecin , apreciem c implementarea recomand rilor echipei de auditori va avea ca efect
îmbun t irea economicit ii, eficien ei i eficacit ii activit ilor de preg tire profesional continu a
personalului.
Structura auditat are obliga ia s întocmeasc Programul de ac iune în vederea
implement rii recomand rilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implement rii acestora.
Data: 28.02.2014

Ionescu Corneliu
118
Entitatea public
Compartimentul de audit public intern
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit public intern privind Perfec ionarea activit ii de preg tire profesional
continu a personalului in cadrul entit ii s-a desf urat în conformitate cu prevederile Legii nr.
672/2002 privind auditul public intern, republicat , cu modific rile ulterioare, HG nr. 1086/2013 de
aprobare a Normelor generale privind exercitarea activit ii de audit public intern, a Normele proprii
de audit intern ale entit ii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activit ii de audit
intern în cadrul entit ii i a Planului de audit intern pe anul 2014, i a fost realizat de:
Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.
Scopul misiunii de audit a fost de a formula recomand ri, care s fie avute în vedere în procesul
de fundamentare a deciziilor managementului pentru cre terea economicit ii, eficien ei i eficacit ii
activit ii de preg tire profesional a personalului la nivelul entit ii.
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomand ri pertinente în vederea
cre terii eficacit ii sistemelor de control intern instituite în procesul de preg tire profesional
continu a personalului.
În contextul obiectivului general, au fost avute în vedere urm toarele obiective specifice:
Adecvarea i suficien a programelor anuale de preg tire profesional continu a personalului
Asigurarea performan ei procesului de preg tire profesional continu a personalului
Asigurarea competen elor i responsabilit ilor adecvate pentru derularea eficient a procesului
II. CONSTAT RI I RECOMAND RI
Prezent m în continuare, în mod sintetic, principalele constat ri i recomand ri formulate în

Raportul de audit intern, elaborat pe baza constat rilor efectuate pe perioada colect rii i prelucr rii
informa iilor i în timpul muncii pe teren, consemnate în documentele de lucru.
Principalele constat ri:
Problema 1
Auditorii interni au analizat indicatorii de performan existen i i au agreat cu conducerea entit ii urm torii
indicatori:
119
Reducerea cu 5% a costurilor instruirii profesionale, fa de perioada anterioar , în condi iile
p str rii standardelor de calitate a acestora
Ponderea ac iunilor de instruire profesional efectuate în num rul celor prev zute în contracte.
(100%)
(100%)
Problema 2
La stabilirea temelor de instruire s-a avut în vedere în mod prioritar i f r fundamentare ofertele externe
propuse de firme cu renume i nu situa ia real a necesit ilor personalului;
Planurile de preg tire elaborate nu au urm rit atingerea obiectivelor entit ii.
Doar circa 30% dintre salaria ii cu calificative inferioare ob inute la evaluarea performan elor i c rora li s-au
recomandat participarea la seminarii de preg tire profesional au participat la astfel de cursuri.la care temele
abordate au fost în concordan cu recomand rile.
Problema 3
Nu tot personalul a participat la cursuri de preg tire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salaria ilor care
au participat la cursuri este, în medie pe an 80% dintre salaria i au participat la cel pu in un curs de preg tire,
20% dintre salaria i au participat la 2 cursuri de preg tire, 10% dintre salaria i au participat în cursul unui an
la 3-4 cursuri de formare profesional . Exist i un procent de 5% dintre salaria i care au participat în doi ani
consecutivi la acela i curs de instruire.
La nivelul Serviciului Formare Profesional nu exist o baz de date care s cuprind suporturile de curs în
format electronic, astfel încât i personalul din entitatea public care nu a participat la cursuri s poat accesa
aceste informa ii în cadrul preg tirii profesionale individuale.
..
Principalele recomand ri:
Îmbun t irea con inutului scrisorii de solicitare privind nevoia de formare profesional adresat
structurilor entit ii.
Dezvoltarea i actualizarea sistematic a unor baze de date la nivelul structurilor i pentru întreaga
entitate la nivelul Serviciului Formare Profesional . S existe o gestiune previzional a personalului în ipoteza
form rilor de adaptare, respectiv reconversie.
Întâlniri de lucru, înaintea definitiv rii programelor de instruire, între responsabilii cu activitatea de preg tire i
perfec ionare profesional pentru analiza i prioritizarea propunerilor de instruire.
Participarea Serviciului Formare Profesional la elaborarea bugetului cu privire la fundamentarea i
sus inerea cheltuielilor cu preg tirea i instruirea personalului. Aprobarea prin decizia conduc torului entit ii
publice a Programului de preg tire a personalului, înregistrarea în contabilitate a angajamentului bugetar,
garantând c resursele financiare sunt acoperitoare, astfel încât nerealizarea lui s nu se datoreze lipsei de
resurse financiare.
Crearea i actualizarea permanent a unei baze de date care s cuprind informa ii despre formatorii
interni i utilizarea ei la planificarea activit ii de formare profesional .
120
III. CONCLUZII
În urma test rilor efectuate echipa de auditori apreciaz activit ile desf urate în cadrul procesului
de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finan area cheltuielilor cu bunurile i
serviciile dup cum urmeaz :


profesional continu
Data: 28.02.2014
Ionescu Corneliu
121
Compartiment Audit URM RIREA RECOMAND RILOR
Public Intern Urm rirea recomand rilor Data: 28.02.2014
FI A DE URM RIRE A IMPLEMENT RII RECOMAND RILOR
ENTITATEA PUBLIC Compartimentul Audit Intern

Misiunea de audit public intern: Raportul misiunii de
Perfec ionarea activit ii de preg tire audit public intern
Serviciul Formare Profesionala profesional continu a personalului nr.342543/
28.02.2014
Par ial
Nr. Implemen Neimpleent Data planificat /
Recomandarea tat
implemen
at Data implement rii
crt. tat
1. Dialog permanent cu salaria ii cu privire
la cererea de instruire a acestora i
posibilitatea de a stabili o ofert viabil .
Acest dialog trebuie formalizat i X
continuu actualizat la nivel de structur
31.05.2014
organizatoric i monitorizat de
responsabilul de la acest nivel.
2. Organizarea unor grupuri de dezbatere
trimestriale, i de fiecare dat când un
responsabil solicit , cu participarea
tuturor responsabililor cu formarea
profesional din entitatea public . Tema X
dezbaterilor va fi analiza i prioritizarea
31.05.2014
necesarului de instruire nou ap rut i
actualizarea corespunz toare a planului
anual.
3. Cererile privind realizarea de cursuri de
instruire s fie înso ite de fundament ri
cu privire la necesitatea lor i cum
acestea contribuie la crearea de
X
plusvaloare, respectiv cum cuno tin ele i
aptitudinile care vor fi dobândite vor 31.05.2014
ajuta la cre terea eficien ei activit ilor
i/sau îndeplinirea obiectivelor.
4. Participarea SFP la elaborarea bugetului
cu privire la fundamentarea i sus inerea
cheltuielilor cu preg tirea i instruirea
personalului. Aprobarea prin decizia
conduc torului entit ii publice a
X
Programului de preg tire a personalului,
înregistrarea în contabilitate a 31.05.2014
angajamentului bugetar, garantând c
resursele financiare sunt acoperitoare,
astfel încât nerealizarea lui s nu se
122
datoreze lipsei de resurse financiare.
5. Dezvoltarea i actualizarea sistematic a
unor baze de date la nivelul direc iilor i
pentru întreaga entitate la nivelul SFP. S
X
existe o gestiune previzional a
personalului în ipoteza form rilor de 31.05.2014
adaptare, respectiv reconversie.
6. Cointeresarea moral i material a
speciali tilor din cadrul entit ii pentru
formarea lor ca i formatori. Interes
X
pentru utilizarea lor i extern prin
înt rirea colabor rii cu alte entit i din 31.05.2014
domeniu.
7. Crearea i actualizarea unei baze de date
care s cuprind informa ii despre
formatorii interni i utilizarea ei la X
planificarea activit ii de formare
31.05.2014
profesional .
8. Îmbun t irea cadrului metodologic cu
privire la urm rirea efectelor form rii
profesionale în activitatea func ionarului
public i analiza periodic a modului în
care cursurile organizate au contribuit la
- X -
dezvoltarea carierei acestora. În virtutea
atribu iilor de elaborare a cadrului 31.05.2014
metodologic consider m necesar
dezvoltarea unei proceduri de urm rire a
efectelor preg tirii în timp.
9. Înt rirea colabor rii dintre Serviciul
Formare Profesional i responsabilii cu
X
preg tirea profesional din cadrul
structurilor entit ii. 31.05.2014
. .
123

AUDIT

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

AUDIT

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINAN ELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

PERFEC IONAREA ACTIVIT II DE

Perioada supus audit rii: 01.01.2012  31.12.2013

Obiectivele generale ale misiunii sunt:

Echipa de audit este format din urm torii auditori interni:

ef Compartiment Audit Intern,

Nume i prenume: Popescu George

4. Ave i responsabilit i în derularea programelor i proiectelor finan ate integral

1. Incompatibilit i personale: Nu este cazul

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,

Nume i prenume: Ionescu Corneliu

4. Ave i responsabilit i în derularea programelor i proiectelor finan ate integral

1. Incompatibilit i personale: Nu este cazul

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,

NOTIFICAREA PENTRU DECLAN AREA MISIUNII DE AUDIT

C tre: Serviciul Formare Profesional

De la: eful Compartimentului Audit Intern

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca în perioada 03.02.2014 

Perioada supusa evalu rii este perioada 01.01.2012  31.12.2013.

Obiectivele generale ale misiunii sunt:

Pentru facilitarea procesului de evaluare a performan ei sistemului de preg tire profesional a

MINUTA EDIN EI DE DESCHIDERE

Lista participan ilor:

În cadrul edin ei de deschidere s-a procedat la:

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNO TIN

Nr. ÎNTREBAREA DA NU COMENTARII

Auditori interni, Supervizat,

1. ANALIZA DOMENIULUI AUDITABIL

1.1. Prezentare general a entit ii publice i a domeniului auditabil

Evaluarea nevoilor de formare profesional a personalului

Evaluarea ac iunilor de formare profesional i a resurselor disponibile

Aprecierea calit ii procesului de perfec ionare a preg tirii profesionale

Urm rirea efectelor form rii profesionale în activitatea curent

Puncte slabe i amenin ri:

Cerin e ale utilizatorilor

Influen a mediului extern i impactul aferent:

Factori Impact asupra activit ii entit ii publice

2. STABILIREA ÎNTREB RILOR SECUNDARE DOMENIULUI AUDITABIL

Compartiment Audit PREG TIREA MISIUNII

LISTA ÎNTREB RILOR AUDITULUI

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

A.1.3. Ac iunile de A.1.3.1. Exist suport real pentru

B.1.2. Procesul de B.1.2.1. Activitatea de instruire

Auditori interni, Supervizat,

3. ANALIZA OBIECTIVELOR DOMENIULUI AUDITABIL

Compartiment Audit PREG TIREA MISIUNII

Auditori interni, Supervizat,

Auditorii interni au procedat la redefinirea clar a obiectivelor i vor fi prezentate în Raportul de

4. ANALIZA INDICATORILOR DE PERFORMAN

Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan stabilite

Compartiment Audit PREG TIREA MISIUNII

Criterii de evaluare Indicator 1.1. Indicator 1.2. Indicator 1.3.

Criterii de evaluare Indicator 2.1. Indicator 2.2. Indicator 2.3.

Criterii de evaluare Indicator 3.1. Indicator 3.2.

Propuneri de m suri/indicatori noi sau

Criterii de evaluare Indicator 4.1. Indicator 4.2. Indicator 4.3. Indicator

Criterii de evaluare Indicator Indicator Indicator Indicator 5.4.

Auditori interni, Supervizat,

Fiec rui obiectiv specific definit i se stabilesc instrumente/indicatori de performan . Ansamblul

5. ANALIZA SURSELOR DE DATE UTILIZATE DE MANAGEMENT

Compartiment Audit PREG TIREA MISIUNII

EVALUAREA SURSELOR DE DATE

Auditori interni, Supervizat,

Perioada supus audit rii: 01.01.2012 31.12.2013

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca în perioada 03.02.2014

Perioada supusa evalu rii este perioada 01.01.2012 31.12.2013.