TEMA: AUDITUL SISTEMELOR DE

MANAGEMENT AL CALITĂȚII

Elaborat:
Ala OBERŞT,
conf. univ., dr.
Departamentul Management
2
FINALITĂȚILE

SCOPUL: Dezvoltarea competențelor pentru funcționarea eficace a

managementului calității în cadrul organizației

OBIECTIVELE:
1) Formarea cunoştinţelor cu privire la:
• Auditul sistemului de management
• Principiile și metodele de realizare a auditului SMC
• Competența auditorului
2) Dezvoltarea abilităților de:
• Programarea și realizarea auditului intern SMC
• Documentarea auditului intern
• Formularea constatărilor și concluziilor de audit
3

STRUCTURA SESIUNII DE FORMARE

1. Audit: definiție, clasificare și principii de

bază
2. Etapele procesului de audit intern SMC
3. Competența auditorilor: aptitudini și
cunoștințe
4. Exercițiu: simularea Auditului Intern SMC
4
INTRODUCERE

ISO 19011:2018
Ghid pentru auditarea
sistemelor de management
5
INTRODUCERE
INTRODUCERE
9.2. AUDIT INTERN

1. Intervale
planificate

2. Program

Informații
3. Criterii
documentate

4. Auditori

5. Rezultatele
auditului
STRUCTURA ISO 19011:2018

INTRODUCERE

1 DOMENIU DE APLICARE
2 REFERINŢE NORMATIVE
3 TERMENI ŞI DEFINIŢII
4 PRINCIPII DE AUDITARE
5 COORDONAREA UNUI PROGRAM DE AUDIT
6 EFECTUAREA UNUI AUDIT
7 COMPETENŢA ŞI EVALUAREA AUDITORILOR
AUDIT: DEFINIȚIE, CLASIFICARE ȘI PRINCIPII
DE BAZĂ

AUDIT
proces sistematic, independent şi documentat în scopul
obţinerii de dovezi obiective şi evaluarea lor cu
obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt
îndeplinite criteriile de audit

CRITERII DE AUDIT
Ansamblu de cerințe
DOVEZI OBIECTIVE
Date care susțin existența sau veridicitatea unui lucru
 AUDIT: DEFINIȚIE, CLASIFICARE ȘI
PRINCIPII DE BAZĂ

AUDITOR - persoană care efectuează un audit

ECHIPA DE AUDIT - unul sau mai mulţi auditori care

efectuează un audit

PROGRAM DE AUDIT – ansamblul de unul sau mai multe

audituri planificate pe un anumit interval de timp şi
orientate spre un anumit scop

PLAN DE AUDIT – descrierea activităţilor

pentru un audit
AUDIT: DEFINIȚIE, CLASIFICARE ȘI PRINCIPII
DE BAZĂ

În funcţie de obiectul În funcţie de inițiatorul

auditului: auditului:

Auditul SMC Audituri interne (de

Auditul calităţii procesului prima parte)
Auditul calităţii Audituri externe
produsului/ serviciului
 Audituri EXTERNE

efectuate de
efectuate de client organisme de
(de secundă parte) certificare
(de terta parte)
AUDIT: DEFINIȚIE, CLASIFICARE ȘI
PRINCIPII DE BAZĂ

În funcţie de obiectivul final: În funcţie de tehnicile de

auditare
Pre-audit
Auditare orizontală
• Audit de certificare
Auditare verticală
• Audit de supraveghere

• Audit de recertificare
(extindere)
AUDIT: DEFINIȚIE, CLASIFICARE ȘI PRINCIPII
DE BAZĂ

Integritate

Abordarea bazată Prezentare

pe risc corectă

PRINCIPII
Conștiința
Abordarea profesională
bazată pe
dovezi

Confidenţialitate
Independenţă
ETAPELE PROCESULUI DE AUDIT INTERN

1 Inițierea auditului

2 Pregătirea activităţilor de audit

3 Efectuarea activităţilor de audit

4 Pregătirea şi difuzarea raportului de audit

5 Încheierea auditului

6 Efectuarea auditului de urmărire

 INITIEREA AUDITULUI
1

1. Desemnarea AUDITORULUI ŞEF

2. Definirea OBIECTIVELOR, a
DOMENIULUI şi ale CRITERIILOR
AUDITULUI
3. Selectarea ECHIPEI DE AUDIT
PREGATIREA ACTIVITĂŢILOR DE AUDIT
2

Include un set de activități:

• Pregătirea PLANULUI DE AUDIT
• ATRIBUIREA activităţilor în cadrul echipei de audit
• PREGĂTIREA DOCUMENTELOR de lucru:
➢ Liste de verificare
➢ Formulare pentru înregistrarea informaţiilor- dovezi
obiective, constatări de audit şi înregistrările
şedinţelor.
 EFECTUAREA ANALIZEI DOCUMENTELOR
2
Include expertizarea precum că
1) INFORMAȚIILE DIN DOCUMENTELE furnizate
sunt:
❑ Complete
❑ Corecte
❑ Consecvente
❑ Actualizate la zi

2) ACOPERĂ DOMENIUL AUDITULUI și sunt

suficiente pentru a susține obiectivele auditului
EFECTUAREA ACTIVITĂŢILOR DE AUDIT
3

Ședința de deschidere

Colectarea și verificarea informațiilor

Generarea constatărilor și concluziilor

Ședința de închidere
3.1 ȘEDINȚA DE DESCHIDERE

Se ţine cu managementul și cu responsabilii

de subdiviziunile şi procesele auditate

SCOPUL:
❑ Analizarea planului de audit
❑ Prezentarea modului de desfăşurare a
activităţilor de audit
❑ Confirmarea canalelor de comunicare
❑ Clarificarea informațiilor
 3.2 COLECTAREA ȘI VERIFICAREA
INFORMAȚIILOR

• INTERVIURI cu angajaţii
• OBSERVAREA activităţilor
• ANALIZA informațiilor documentate
• PAGINA WEB
 RECOMANDĂRI PENTRU DESFĂŞURAREA
INTERVIURILOR

1. Interviurile cu PERSOANE de la niveluri şi funcţii

RELEVANTE
2. Interviurile în cadrul PROGRAMULUI normal de lucru şi la
LOCUL DE MUNCĂ al persoanei
3. Explicarea MOTIVULUI interviului şi a NOTIŢELOR care se
iau
4. Iniţierea interviurilor prin solicitarea persoanelor de a-şi
DESCRIE ACTIVITATEA
5. EVITAREA întrebărilor care induc RĂSPUNSUL
6. SINTETIZAREA ŞI ANALIZA REZULTATELOR INTERVIULUI cu
persoana intervievată
7. MULŢUMIRI pentru participare
3.3 GENERAREA CONSTATĂRILOR AUDITULUI

• evaluarea DOVEZILOR de audit faţă de CRITERIILE

de audit
• identificarea OPORTUNITĂŢILOR DE ÎMBUNĂTĂŢIRE
• înregistrarea NECONFORMITĂŢILOR auditului şi a
DOVEZILOR care le susţin
• REZOLVAREA DIVERGENŢELOR referitoare la dovezile
şi/sau constatările auditului
3.3 GENERAREA CONCLUZIILOR AUDITULUI

❑ GRADUL DE CONFORMITATE a SMC faţă

de criteriile de audit și ROBUSTEȚEA SMC,
inclusiv eficacitatea în obținerea rezultatelor
intenționate, identificarea riscurilor și
eficacitatea acțiunilor de tratare a riscurilor
❑ CAPABILITATE IMPLEMENTAREA,
MENŢINEREA ŞI ÎMBUNĂTĂŢIREA eficace
a SMC
❑ REALIZAREA OBIECTIVELOR de audit
❑ Identificarea TENDINȚELOR SMC
3.4 ȘEDINȚA DE ÎNCHIDERE

✓ Se desfăşoara sub coordonarea

CONDUCĂTORULUI ECHIPEI DE AUDIT

✓ Se prezinta CONSTATĂRILE şi CONCLUZIILE auditului

✓ Se stabilesc perioade de timp pentru ca auditatul
să prezinte un PLAN DE ACŢIUNI CORECTIVE
✓ Se ÎNŞTIINŢEAZA de situaţiile întâlnite pe parcursul
auditului care pot diminua încrederea în
concluziile auditului
 4
RAPORTUL DE AUDIT

1. Obiectivele auditului
2. Domeniul auditului
3. Perioada de timp şi locurile în care s-a desfăşurat auditul
4. Conducătorul şi membrii echipei de audit
5. Lista reprezentanţilor auditatului
6. Criteriile de audit
7. Constatările auditului
8. Recomandările pentru îmbunătăţire
9. Concluziile auditului
5 ÎNCHEIREA AUDITULUI

Auditul este finalizat atunci când toate activităţile

de audit planificate au fost realizate!!!
 6 EFECTUAREA AUDITULUI DE URMĂRIRE

Finalizarea şi eficacitatea acţiunilor corective

trebue verificată de catre membrii еchipеi
de audit - parte a unui audit ulterior
PROBLEME CE APAR PE PARCURSUL AUDITULUI

1. Intenționate
2. Neintenționate
3. În faza de pregătire a auditului
4. La efectuarea auditului la fața locului
5. Obstrucționarea auditului
COMPETENȚA AUDITORILOR: APTITUDINI ȘI
CUNOȘTINȚE

Competenţa auditorilor se bazează pe demonstrarea:

• aptitudinilor personale
• capabilitatii de a aplica cunoştinţele şi aptitudinile
acumulate prin educaţie, experienţă de muncă,
instruire ca auditor şi experienţă de audit
 COMPETENȚA AUDITORILOR: APTITUDINI ȘI
CUNOȘTINȚE
✓ etică, corectitudine, încredere, sinceritate,
onestitate şi discreţie
✓ receptivitate - ia în considerare idei sau puncte de
vedere alternative
✓ diplomație - tact în lucrul cu oamenii
✓ spirit de observaţie - conştientizare a ambientului
fizic, activităţilor practice
✓ perceptiv - conştientizare instinctivă a situaţiilor şi
capabilitatea de a înţelege situaţiile
✓ flexibil - se adaptează prompt la situaţii diferite
✓ tenace - perseverent, concentrat pe îndeplinirea
obiectivelor
✓ capacitate de decizie
✓ siguranţă de sine
 COMPETENȚA AUDITORILOR: APTITUDINI ȘI
CUNOȘTINȚE

✓ Principii, proceduri şi metode de audit

✓ Sistemele de management şi documente de
referinţă
✓ Organizația și contextul ei
✓ Legi, reglementări şi alte cerinţe relevante
aplicabile auditului
EXERCIȚIU – SIMULAREA AUDIT INTERN
Rolul I – auditori
1. Pregătirea Auditului Intern
SMC
2. Repartizarea
responsabilităților
3. Efectuarea auditului
4. Închiderea auditului
Rolul II – subdiviziunea
auditată
1. Pregătirea documentației
2. Repartizarea
responsabilităților
3. Participarea în auditul
intern
4. Inițierea Acțiunilor
Corective
34
CONCLUZII

1) Auditul – este instrumentul de îmbunătățire

2) Periodicitatea auditului – min 1/an
3) Numărul auditorilor interni – min 2
4) Menținerea și îmbunătățirea competenței
auditorilor interni
5) Auditul SMC facilitează conștientizarea
Multumesc
pentru
atenţie