PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008

PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

CUPRINSUL ŞI STADIUL REVIZIILOR

SECŢIUNE DENUMIRE SECŢIUNE / SUBSECŢIUNE PAG STADIUL

NR. REVIZIEI
0 1 2 3 4
CUPRINS 1
LISTA DE CONTROL A MODIFICĂRILOR 2
SECŢIUNEA 1 SCOP 3
SECŢIUNEA 2 DOMENIU DE APLICARE 3
SECŢIUNEA 3 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 3
3.1 Definiţii 3
3.2 Prescurtări 3
SECŢIUNEA 4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 3
SECŢIUNEA 5 DEFINIREA PROCESULUI 4
SECŢIUNEA 6 MANAGEMENTUL PROCESULUI 4
6.1 Iniţiere acţiuni preventive 4
6.2 Difuzare acţiuni preventive 5
6.3 Aplicare acţiuni preventive 5
6.4 Evaluarea gradului de aplicare a acţiunilor preventive 5
SECŢIUNEA 7 RESURSE 6
SECŢIUNEA 8 ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESULUI 6
SECŢIUNEA 9 RESPONSABILITĂŢI 6
9.1 Directorul General 6
9.2 Reprezentantul Managementului pentru Calitate 6
9.3 Proprietarii de procese 6
9.4 Personalul operaţional 7
SECŢIUNEA 10 ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE 7
Raport de acţiuni preventive
Registru rapoarte de acţiuni preventive

Data: pag. din revizia

1 7 0 1 2
Formular cod
 PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008
PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

Lista de control a modificărilor

Ed./ Pagina RMC –

Conţinutul modificărilor / cauza Data
Rev. modificată semnătura
La sectiunea 3, cap 3.1 s-a inlocuit versiunea
1/1 standardului ISO 9000 :2000 cu ISO 3/7
9000 :2006/audit recertificare
La sectiunea 4, s-au modificat editia MC si
1/2 editia standardului ISO 9001/tranzitia la ISO 3/7
9001 :2008
S-au modificat antetul si subsolul/tranzitia la
1/2 toate
ISO 9001 :2008

1. SCOP

Data: pag. din revizia

2 7 0 1 2
Formular cod
 PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008
PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

- descrierea modului în care se realizează în cadrul SC ………………… SRL

managementul procesului de iniţiere, analiză şi implementare acţiuni preventive;
- asigurarea că şi acest proces contribuie la creşterea performanţelor organizaţiei;
- transpunerea principiilor fundamentale ale managementului calităţii în cultura
organizaţiei, îndeosebi a principiului „abordare bazată pe proces”.

2. DOMENIU DE APLICARE

 obiecte:
- cerinţe ale clientului;
- reclamaţii ale clientului;
- rapoarte de neconformitate;
- probleme contractuale;
- procesele verbale rezultate în urma analizelor efectuate de management;
- proceduri, instrucţiuni, specificaţii;
- cerinţe legale şi de reglementare;
- politica şi obiectivele calităţii.
 activităţi: iniţierea, analiza şi implementarea acţiunilor preventive.
 personal din compartimentele: toate.

3. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

3.1 Definiţii

Pentru scopul prezentei proceduri se aplică definiţiile din standardul ISO 9000:2006 –
Sisteme de Management al Calităţii – Principii fundamentale şi vocabular.

3.2 Prescurtări

AP – acţiuni preventive
RAP – raport acţiuni preventive

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

 Manual Calitate
 Standardul ISO 9001:2008 Sisteme de Management al Calităţii – Cerinţe
 Procedura de Sistem PS–02 Procesul audit intern
 Procedura de Sistem PS-06 Procesul de control al produsului neconform
 Procedura Operaţională PO–03 Procesul analiza efectuată de management

Data: pag. din revizia

3 7 0 1 2
Formular cod
 PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008
PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

5. DEFINIREA PROCESULUI

Rolul proprietarului de proces: asigură documentarea şi se asigură de respectarea

prezentei proceduri; se asigură de atingerea indicatorilor de performanţă.

Element Definire
Date de intrare: proces din amonte - proces sau produs care furnizează avertizări din timp
referitoare la apropierea ieşirii din limitele de toleranţă
prescrise
furnizor intern - auditor intern/ proprietarii de procese
documente - raport de audit/ raport de neconformitate/ reclamaţii ale
clienţilor/ PV ale AEM
Date de ieşire: proces din aval - proces sau produs care generează date utile pentru
elaborarea planurilor de prevenire a pierderilor
client intern - proprietarii de procese
documente - raport de acţiuni preventive
Indicatori de performanţă - creşterea performanţei procesului

Proprietar de proces RMC

Măsurare şi monitorizare indicatori de performanţă:

Indicator Mod de calcul Responsabil Surse date Periodicitate

măsurare de intrare
a). Număr acţiuni preventive
b). Stadiul acţiunilor preventive planificate RMC RAP Lunar
c). Eficienţă, realizare obiective

Verificarea procesului se face de către proprietarul de proces prin:

 evaluarea eficacităţii acţiunii preventive (ex.: activităţi planificate şi realizate sau
rezultate planificate şi realizate) prin evaluarea îndeplinirii obiectivului planificat;
 evaluarea eficienţei acţiunii preventive (realizarea raportului dintre resurse şi
rezultate);
 standardizarea implementării în cazul acţiunilor eficace şi eficiente care poate fi
realizată prin:
 elaborarea sau revizia unei proceduri/instrucţiuni;
 elaborarea sau modificarea unei specificaţii;
 comunicarea practicii performante în întreaga organizaţie.

6. MANAGEMENTUL PROCESULUI

6.1 Iniţiere acţiuni preventive

Analiza unor neconformităţi potenţiale referitoare la SMC, a căror cauze nu este întotdeauna
evidenţiată, în vederea iniţierii de acţiuni preventive, implică extinderea investigaţiilor. În
acest caz, în cadrul analizelor, se utilizează ca date de intrare:
 rezultatele auditurilor;

Data: pag. din revizia

4 7 0 1 2
Formular cod
 PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008
PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

 modul de derulare a proceselor (activităţilor);

 satisfacţia clienţilor;
 evaluarea furnizorilor;
 evaluarea competenţei personalului;
 experienţe anterioare.

Acţiunile preventive se documentează în Raportul de acţiuni preventive formular cod

F1-PS-05 precum şi în Registrul rapoarte de acţiuni preventive, pot fi propuse de orice
persoană din cadrul SC ………….. SRL dar se aplică numai după ce au fost analizate şi
aprobate de proprietarul de proces.

La iniţierea de acţiuni preventive se iau în considerare următoarele:

 rezultate ale auditului (intern sau extern)
 deficienţe ale proceselor
 sesizări din partea clienţilor (interni sau externi)
 evaluarea furnizorilor
 evaluarea competenţei personalului
 experienţe anterioare
Acţiunile preventive întreprinse constituie baza pentru îmbunătăţirea continuă a Sistemului de
Management al Calităţii.

6.2 Difuzare acţiuni preventive

Acţiunile preventive iniţiate se difuzează proprietarilor de procese implicate şi Directorului

General prin formular cod F1-PS-05 Raport de acţiuni preventive de către RMC.

6.3 Aplicare acţiuni preventive

Aplicarea acţiunilor preventive în cadrul SC ……………. SRL ţine cont de termenele şi

responsabilii specificaţi în raportul de acţiuni preventive.

Proprietarul de proces implicat urmăreşte stadiul aplicării acţiunilor preventive şi îl informează

permanent pe RMC.

6.4 Evaluarea gradului de aplicare a acţiunilor preventive

Gradul de aplicare a acţiunilor preventive este verificat, la termenele stabilite, de către RMC.
În urma evaluării pot apărea două situaţii:
1. Acţiunea preventivă a fost eficace, caz în care se închide Raportul de acţiuni preventive.
2. Acţiunea preventivă nu a fost eficace, caz în care persoanele implicate analizează din
nou cauza şi în funcţie de cele constatate se reia:

 aplicarea (acţiunea preventivă nu a fost aplicată sau a fost incorect aplicată), prin
nominalizare responsabil şi fixare termen.

Data: pag. din revizia

5 7 0 1 2
Formular cod
 PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008
PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

7. RESURSE

- identificate de proprietarii de procese implicate;

- aprobate de Directorul General sau alte entităţi conform competenţelor aprobate prin
fişele de post;
- se referă la:
 timp alocat derulării procedurii.

8. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESULUI

Pe baza analizei rezultatelor înregistrate sunt stabilite şi aplicate acţiuni de îmbunătăţire a

performanţelor procesului (atunci când este cazul se actualizează indicatorul de
performanţă).

9. RESPONSABILITĂŢI

9.1Directorul General

 dispune aplicarea acţiunilor preventive stabilite pentru prevenirea apariţiei cauzelor

neconformităţilor atunci când acestea implică alocarea de resurse;
 participă, dacă este cazul, la evaluarea gradului de aplicare a acţiunilor preventive;
 nominalizează responsabilii pentru aplicarea acţiunilor preventive şi fixează termenul de
finalizare (atunci când este cazul).

9.2 Reprezentantul Managementului pentru Calitate

 analizează cauzele apariţiei neconformităţilor potenţiale în colaborare cu proprietarii de

procese implicate;
 analizează şi aprobă acţiunile preventive propuse (atunci când este cazul);
 urmăreşte aplicarea acţiunilor preventive;
 păstrează toate înregistrările cu privire la acţiunile preventive întreprinse;
 închide raportul de acţiuni preventive în urma evaluării gradului de aplicare a acţiunilor
preventive;
 efectuează instruiri privind aplicarea acţiunilor preventive proprietarilor de procese.

9.3 Proprietarii de procese

 analizează cauzele apariţiei neconformităţilor potenţiale în colaborare cu RMC;

 analizează şi dispun propunerile de acţiuni preventive pentru procesul pe care-l
coordonează;
 comunică RMC rezultatele aplicării acţiunilor preventive;

Data: pag. din revizia

6 7 0 1 2
Formular cod
 PROCEDURA DE SISTEM ISO 9001: 2008
PS – 05
PROCESUL ACŢIUNI PREVENTIVE Ed.:1

 răspund de respectarea termenelor de aplicare a acţiunilor preventive pentru procesul

pe care-l coordonează;
 închid raportul de acţiuni preventive în urma evaluării gradului de aplicare a acţiunilor
preventive;
 efectuează instruiri privind aplicarea acţiunilor preventive personalului din subordine.

9.4 Personalul operaţional

 propune acţiuni preventive;

 aplică acţiunile preventive numai după aprobarea acestora de către proprietarul de
proces;
 înregistrează şi raportează permanent proprietarului de proces stadiul de aplicare a
acţiunilor preventive.

10. ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE

Aplicarea şi rezultatele aplicării acestei proceduri sunt documentate prin completarea de către
responsabilii desemnaţi conform procedurilor, a formularelor pentru înregistrări specifice
descrise în tabelul de mai jos.
F1-PS-05 Raport de acţiuni preventive
F2-PS-05 Registru rapoarte de acţiuni preventive

Ţinerea sub control a formularelor se face conform procedurii Procesul de control al

documentelor iar a înregistrărilor (formulare completate, datate şi semnate) conform
procedurii Procesul de control al înregistrărilor.

Data: pag. din revizia

7 7 0 1 2
Formular cod