SR EN ISO 9001: 2008

PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

CUPRINS

CAPITOLUL
DENUMIRE CAPITOL/SUBCAPITOL PAGINA
NR.

CUPRINSUL 1
LISTA DE CONTROL A MODIFICĂRILOR 2
CAPITOLUL 1 SCOP 3
CAPITOLUL 2 DOMENIU DE APLICARE 3
CAPITOLUL 3 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 3
3.1 Definiţii 3
3.2 Prescurtări 4
CAPITOLUL 4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI DOCUMENTE ASOCIATE 4
CAPITOLUL 5 DEFINIREA PROCESULUI 4
CAPITOLUL 6 MANAGEMENTUL PROCESULUI 5
6.1 Comunicarea internă 5
6.2 Comunicarea externă 6
6.3 Informaţii care pot fi furnizate în exteriorul organizaţiei 6
6.4 Informaţii confidenţiale 7
6.5 Participare şi consultare 7
CAPITOLUL 7 RESURSE 7
CAPITOLUL 8 ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESULUI 8
CAPITOLUL 9 RESPONSABILITĂŢI 8
9.1 Directorul General 8
9.2 Reprezentantul Managementului pentru Calitate, Mediu şi Sănătate şi securitate 8
ocupaţională
9.3 Proprietarii de procese 8
CAPITOLUL 10 ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE 8
FG1-09 Registrul de Evidenţă a sugestiilor şi reclamaţiilor
FG2-09 Chestionar de consultare a angajaţilor

Lista de control a modificărilor

Data: 20.08.2010 Pagina
Formular: FG1-01 Rev.0 1 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

Ed. / Pagina RMCMS –

Conţinutul modificărilor / cauza Data
Rev. modificată semnătura

1. SCOP

Data: 20.08.2010 Pagina

Formular: FG1-01 Rev.0 2 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

Descrierea modului în care se desfăşoară procesul de comunicare internă către şi de la angajaţi între
diferite niveluri şi funcţii ale organizaţiei şi cel de comunicare externă către autorităţi, populaţie, ONG-uri
şi alte părţi interesate pe probleme referitoare la mediu şi la sănătate şi securitate ocupaţională precum şi
gestionarea solicitărilor pertinente ale părţilor interesate din exteriorul organizaţiei.

2. DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică tuturor compartimentelor din cadrul organizaţiei DRAGOS CONSTRUCT
GRUP SRL.

 obiecte: documente şi informaţii

 activităţi:
 comunicarea internă între diferitele niveluri şi funcţii ale organizaţiei referitoare la activităţile ce
pot influenţa mediul înconjurător şi securitatea şi sănătatea ocupaţională;
 primirea, documentarea şi transmiterea răspunsurilor corespunzătoare la solicitările pertinente ale
părţilor interesate din exterior referitoare la activităţile ce pot influenţa mediul înconjurător şi
securitatea şi sănătatea ocupaţională.
 personal: din compartimentele: Directorul General, RMCMS şi proprietarii de procese.

3. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

3.1 Definiţii

Pentru scopul prezentei proceduri se aplică definiţiile din standardele:

 SR ISO 14050:2009 - Management de Mediu. Vocabular;
 SR OHSAS 18001:2008 - Sisteme de Management al Sănătăţii şi Securităţii Ocupaţionale –
CerinŢe.

Sănătate şi securitate ocupaţională = condiţii şi factori care afectează starea de sănătate a angajaţilor,
personalului temporar angajat, personalului subcontractant, vizitatorilor şi a oricărei alte persoane aflate
la locul de muncă;

Mediu de muncă = microclimatul la locul de muncă, noxe chimice, ventilaţie industrială, iluminat,
zgomot.

Aspect de mediu: element al activităţilor, produselor sau serviciilor unei organizaţii care poate
interacţiona cu mediu.
Notă: un aspect semnificativ de mediu semnificativ este acela care are sau poate avea un impact important asupra mediului.

Parte interesată: individ sau grup preocupat sau afectat de aspectele de mediu ale unei organizaţii.

Public: una sau mai multe persoane fizice sau juridice, inclusiv asociaţii, organizaţii sau grupuri.
Informaţie de mediu: informaţie sub orice formă care se referă la starea elementelor mediu, factori de
impact asupra mediului inclusiv planuri şi programe, analize şi prognoze aferente, starea sănătăţii
personalului.

3.2 Prescurtări

Data: 20.08.2010 Pagina

Formular: FG1-01 Rev.0 3 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

MSMI-CMS - Manualul Sistemului de Management Integrat Calitate, Mediu, Sănătate şi securitate

ocupaţională;
SMI-CMS - Sistem de Management Integrat Calitate, Mediu, Sănătate şi securitate ocupaţională;
RMCMS - Reprezentantul Managementului pentru Calitate, Mediu, Sănătate şi securitate
ocupaţională;
PG - Procedură Generală;
PO - Procedură Operaţională;
POM - Procedură Operaţională Mediu;
POS - Procedură Operaţională Sănătate şi securitate ocupaţională;
FP - Fişă de Post;
RU - Resurse Umane;
MIR - Ministerul Industriei şi Resurselor;
ONG - Organizaţii Non - Guvernamentale.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI DOCUMENTE ASOCIATE

4.1 Documente de referinţă

 SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;

 SR EN ISO 14001:2005 - Sisteme de management de mediu, specificaţii şi ghid de utilizare;
 SR OHSAS 18001:2008 - Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Cerinţe;
 MSMI-CMS - Manualul Sistemului de Management Integrat Calitate, Mediu, Sănătate şi
securitate ocupaţională – paragrafele 5.5.3 Comunicare internă şi 7.2.3 Comunicarea cu
clientul;
 Legi, Hotărâri de Guvern, Ordonanţe (de Urgenţă) Guvern şi Ordine MAPPM cuprinse
în ,,Registrul de evidenţă a cerinţelor legale”, formular FG1-08, din PG-08;

4.2 Documente asociate

 SR EN ISO 9004:2010 – Conducerea unei organizaţii către un succes durabil. O abordare bazată
pe managementul calităţii;
 SR EN ISO 14004:2005 - Sisteme de management de mediu. Ghid privind principiile,
sistemele şi tehnicile de aplicare;
 SR OHSAS 18002:2009 - Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale – Ghid
pentru implementarea OHSAS 18001;
 Reglementări şi decizii aplicabile proceselor în cadrul organizaţiei DRAGOS CONSTRUCT
GRUP SRL

5. DEFINIREA PROCESULUI

Rolul proprietarului de proces: asigură documentarea şi se asigură de respectarea prezentei proceduri;

se asigură de atingerea indicatorilor de performanţă.

Element Definire
Date de intrare: 1) proces din amonte 1) procese SMI-CMS, procese gestionate de alte părţi interesate
2) furnizor 2) compartimente sau părţi interesate
3) documente 3) documente, înregistrări, informaţii
Date de ieşire: 1) proces din aval 1) procese SMI-CMS, procese gestionate de alte părţi interesate
2) client 2) compartimente sau părţi interesate
Data: 20.08.2010 Pagina
Formular: FG1-01 Rev.0 4 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

3) documente 3) documente, înregistrări, informaţii

Obiectiv
Indicator de performanţă
Proprietar de proces
Comunicarea în timp util a tuturor informaţiilor către toate persoanele implicate
Indicator Comunicare Internă (ICI)
Raportul dintre Numărul de informaţii primite şi Numărul de informaţii comunicate
=1
Indicator Comunicare Externă (ICE)
Raportul dintre Numărul de răspunsuri solicitate şi Numărul de răspunsuri
transmise = 1
Proprietari de procese

Măsurare şi monitorizare indicatori de performanţă:

Indicator Surse date
Mod de calcul Responsabil Periodicitate
măsurare de intrare
Numărul de informaţii primite/ Numărul de informaţii Proprietari Documente
ICI Permanent
comunicate de procese specifice
Numărul de răspunsuri solicitate / Numărul de răspunsuri Proprietari Documente
ICE Permanent
transmise de procese specifice

Verificarea procesului se face de către RMCMS şi de către proprietarii de procese prin sondaj,
rezultatele fiind prezentate în analizele efectuate de management prin raportarea rezultatelor procesului la
indicatorul de performanţă.

6. MANAGEMENTUL PROCESULUI

6.1 Comunicarea internă

În procesul de comunicare în cadrul organizaţiei stau la dispoziţia personalului următoarele metode:

 clasice: decizii, circulare interne, informări, comunicare prin poştă, telefon, fax etc.;
 moderne: mesaje trimise prin poştă electronică.
Fluxul principal al comunicării în domeniu are loc între compartimentele funcţionale – RMCMS şi
reciproc.

Directorul General transmite RMCMS obiectivele sau angajamentele asumate de către organizaţie cu
implicaţii în problemele de management de mediu şi sănătate şi securitate ocupaţională şi solicită acestuia
soluţii pentru atingerea/respectarea lor.
RMCMS redactează informări, referate şi rapoarte către conducerea organizaţiei, referitoare la aspectele
de mediu şi sănătate şi securitate ocupaţională din cadrul SMI-CMS, conform responsabilităţilor sale
prevăzute în procedurile SMI-CMS şi în fişa postului şi comunică proprietarilor de procese, verbal sau în
scris dacă se consideră necesar, orice aspect, sarcină, acţiune sau cerinţă apărută în funcţionarea SMI-
CMS.

Proprietarii de procese aduc la cunoştinţa personalului din subordine obiectivele de mediu şi sănătate şi
securitate ocupaţională ale organizaţiei şi desemnează responsabilii pentru îndeplinirea acelor obiective în
care entităţile pe care le conduc sunt implicate.

Atât RMCMS cât şi Proprietarii de procese se asigură că angajaţii sunt:

 implicaţi în dezvoltarea şi analizarea politicilor şi procedurilor de management al riscurilor;
 consultaţi acolo unde apare orice modificare care afectează sănătatea şi securitatea la locul de
muncă;
 reprezentaţi în probleme de sănătate şi securitate;

Data: 20.08.2010 Pagina

Formular: FG1-01 Rev.0 5 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

 informaţi privind reprezentantul angajaţilor pentru OHSAS şi reprezentantul managementului

(RMCMS).
Personalul organizaţiei semnalează proprietarilor de procese orice sesizare, propunere, modificare sau alt
aspect apărut în activităţile pe care le desfăşoară, care poate avea implicaţii în problemele de protecţie şi
management de mediu.

6.2 Comunicarea externă

Declaraţiile privind politicile de mediu şi sănătate şi securitate ocupaţională sunt principalul instrument
utilizat pentru a comunica părţilor interesate din exterior intenţiile organizaţiei în ceea ce priveşte
managementul mediului şi al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Politicile sunt făcute cunoscute tuturor
părţilor interesate din exterior prin: Raportul de Mediu (anual) şi prin diverse documente semnate de
Directorul General al organizaţiei sau RMCMS.

Prin astfel de documente se face cunoscut tuturor clienţilor, furnizorilor şi colaboratorilor, faptul că
organizaţia SC DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL are implementat un SMI-CMS şi criterii de
performanţă în domeniul calităţii, protecţiei mediului şi al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, solicitate de
către organizaţie furnizorilor şi colaboratorilor săi, atunci când contractează un serviciu sau
aprovizionează materii prime şi materiale.
Proprietarii de procese şi RMCMS furnizează/primesc date şi informaţii către/de la:
 Autorităţile de Mediu şi Protecţia Muncii;
 Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale;
 Ministerul Agriculturii, Pădurilor şi Dezvoltării Rurale - Direcţii/Ocoluri silvice;
 Ministerul Mediului şi Gospodăririi Apelor;
 Compania Naţională Apele Române – Exploatări/Sisteme de gospodărire a apelor;
 Ministerul Industriei şi Resurselor;
 Organizaţiile de certificare a sistemelor de management de mediu şi sănătate şi securitate
ocupaţională;
 Alte instituţii.

Organizaţia întreţine o permanentă relaţie de comunicare cu societatea civilă (vecini, organizaţii

nonguvernamentale, comunităţi locale). Sesizările, reclamaţiile şi plângerile venite din această direcţie
sunt analizate după caz la nivelul conducerii organizaţiei şi li se răspunde direct, în scris, în termen
maxim de 30 de zile.

RMCMS întocmeşte „ Registrul de evidenţă a sugestiilor şi reclamaţiilor” FG1-09.

6.3 Informaţii care pot fi furnizate în exteriorul organizaţiei

6.3.1 În România, legislaţia în vigoare armonizată cu cea UE garantează drepturile privind accesul la
informaţie, participarea publicului la luarea deciziei şi accesul la justiţie în probleme de mediu/securitate
şi sănătate ocupaţională.

6.3.2 Informaţia de mediu/securitate şi sănătate ocupaţională (scrisă, vizuală, audio, electronică sau sub
orice formă materială) care poate fi comunicată în exteriorul organizaţiei se poate referi la:
a) starea elementelor de mediu (aerul, apa, solul, pământul, peisajul, etc.);
b) factori (substanţe, energie, zgomot, radiaţie, etc.) inclusiv acorduri/autorizaţii de mediu,
planuri/programe/analize/prognoze în domeniu;
Data: 20.08.2010 Pagina
Formular: FG1-01 Rev.0 6 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

c) starea sănătăţii şi siguranţei umane inclusiv modul în care acestea pot fi afectate de starea
elementelor de mediu ori de factorii, activităţile sau măsurile cuprinse în sub-punctul b).

6.4 Informaţii confidenţiale

În conformitate cu Legea nr. 86/2000 (art.4) o solicitare de informaţie de mediu poate fi refuzată, dacă
dezvăluirea acesteia ar afecta negativ:
a) confidenţialitatea procedurilor autorităţilor publice;
b) relaţiile internaţionale, siguranţa naţională sau securitatea publică;
c) cursul justiţiei;
d) confidenţialitatea informaţiilor comerciale şi industriale;
e) drepturile de proprietate intelectuală;
f) confidenţialitatea unor date personale;
g) interesele unei terţe părţi;
h) mediul la care se referă informaţia (ex.: locul de cuibărit al speciilor rare).

Se consideră informaţii confidenţiale de mediu în cadrul organizaţiei:

 formularul pentru raportarea echipamentelor sau materialelor ce conţin compuşi poluanţi în
concentraţii mai mari 50 ppm sau volum de peste 5 dm3 (anexa 2 din HG 173/2000);
 planurile de eliminare pentru toate echipamentele şi materialele ce conţin compuşi desemnaţi în
cantităţi mai mari decât cantităţile minimale (anexa 7 din HG 173/2000);
 formularul de raportare pentru transferul pe acelaşi amplasament sau pe alt amplasament al
echipamentelor ce conţin compuşi desemnaţi în cantităţi mai mari decât cantităţile minimale
(anexa 8 secţiunea C din HG 173/2000).

Aceste categorii de informaţii vor fi transmise la cererea autorităţilor de mediu.

Transmiterea informaţiilor confidenţiale factorilor interesaţi, alţii decât autorităţile de mediu, se face
numai cu aprobarea conducerii SC DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL.

6.5 Participare şi consultare

Pentru a se asigura performanţa în domeniul sănătăţii şi securităţii, în condiţiile respectării cerinţelor

legale referitoare la participarea şi consultarea salariaţilor în domeniul sănătăţii şi securităţii ocupaţionale
la în muncă, Directorul General al DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL a stabilit metode prin care
toţi angajaţii participă la discutarea tuturor problemelor referitoare la sănătate şi securitate în muncă.

Administratorul DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL a numit prin decizie Responsabilul SSM SU şi
PM cu atribuţii clare în domeniul SSM, acesta având rolul de coordonare a activităţilor de prevenire şi
protecţie în cadrul organizaţiei. Pentru a se asigura participarea angajaţilor la orice decizii referitoare
sănătate şi securitate ocupaţională în funcţie de numărul salariaţilor se numesc prin decizie reprezentanţii
acestora, care pot face parte şi din Comitetul de Securitate şi Sănătate în Muncă (CSSM). CSSM-ul se
formează când numărul personalului angajat depăşeşte 50 de persoane sau când în urma evaluării
riscurilor asociate sănătăţii şi securităţii ocupaţionale se consideră necesar.

Pentru a se asigura o cât mai bună identificare a riscurilor asociate sănătăţii şi securităţii ocupaţionale,
pentru locurile de muncă identificate în cadrul organizaţiei, în echipa de evaluare numită prin decizie de
către Directorul General al DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL,, vor face parte şi reprezentanţii
Data: 20.08.2010 Pagina
Formular: FG1-01 Rev.0 7 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

salariaţilor, în număr de cel puţin 2.

Rezultatele evaluării riscurilor constituie date de intrare pentru întocmirea planului de prevenire şi
protecţie. Măsurile propuse de către echipa de evaluare a riscurilor se transpun în Planul de prevenire şi
protecţie cu termene, resurse, responsabilităţi, realizarea acestora fiind urmărită de către Responsabilul
SSM, SU şi PM.

Tot ca date de intrare în Planul de prevenire şi protecţie se constituie şi rezultatele chestionării angajaţilor.
Chestionarea angajaţilor se face în baza Chestionarului de consultare a angajaţilor – formular FG2-09,
cu scopul de identifica eventualele probleme legate de sănătate şi securitate lucrătorilor, mediul de lucru,
etc.

7. RESURSE

 identificate de managerii compartimentelor implicate;

 aprobate de Director General sau alte funcţii conform competenţelor aprobate prin fişele post;
 se referă la:
 timp alocat derulării procedurii;
 mijloace suport şi de stocare pentru documente: dulapuri, dosare, bibliorafturi, fişiere informatice,
spaţiu arhivare;
 logistică.

8. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESULUI

Pe baza analizei rezultatelor înregistrate sunt stabilite şi aplicate acţiuni corective/preventive/de

îmbunătăţire a performanţelor procesului (atunci când este cazul se actualizează indicatorul de
performanţă).

9. RESPONSABILITĂŢI

9.1 Directorul General

 aprobă corespondenţa externă pe problematica prezentată de RMCMS;
 repartizează RMCMS prin secretariatul organizaţiei solicitările externe din domeniu formulate de
părţi interesate;
 aprobă reglementările interne cu referire la confidenţialitatea informaţiei în domeniu precum şi
transmiterea în exterior a informaţiilor confidenţiale.

9.2 Reprezentantul Managementului pentru Calitate, Mediu, Sănătate şi securitate ocupaţională

(RMCMS)
 reprezintă organizaţia şi informează părţile interesate din exterior asupra problemelor de protecţia
mediului şi sănătate şi securitate ocupaţională;
 face cunoscute, părţilor interesate din exterior, politica de mediu şi de sănătate şi securitate
ocupaţională a organizaţiei precum şi obiectivele generale şi specifice ale acestei politici;
 dispune proprietarilor de procese obiectivele şi angajamentele asumate de către organizaţie cu
implicaţii în problemele de sănătate şi securitate ocupaţională şi management de mediu;
 asigură comunicarea biunivocă cu RMCMS şi cu proprietarii de procese;
 este responsabil cu corespondenţa cu autorităţile de mediu şi de sănătate şi securitate ocupaţională,
organismele de certificare şi celelalte instituţii externe pe probleme de protecţia mediului şi
sănătate şi securitate ocupaţională (primire semnare corespondenţă);
Data: 20.08.2010 Pagina
Formular: FG1-01 Rev.0 8 9
 SR EN ISO 9001: 2008
PROCEDURĂ GENERALĂ
SR EN ISO 14001:2005
PG-09
SR OHSAS 18001:2008
Ed. Rev.
COMUNICARE, PARTICIPARE ŞI CONSULTARE
2 1

ţine la zi registrul Evidenţa sugestiilor şi reclamaţiilor.

9.3 Proprietarii de procese
 asigură comunicarea permanentă cu RMCMS;
 când sunt contractate servicii sau aprovizionează materii prime şi materiale în numele
organizaţiei îi informează pe furnizori asupra politicii de mediu a organizaţiei şi a criteriilor sale
de performanţă în domeniul sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, poluării sau protecţiei mediului
solicitate de către SC DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL prin introducerea în contract a
unor clauze specifice;
 primesc de la personalul din subordine sesizări şi propuneri şi decid dacă este necesar să le
transmită mai departe RMCMS sau conducerii.

10. ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE

Aplicarea şi rezultatele aplicării acestei proceduri sunt documentate prin completarea de către responsabilii desemnaţi conform
procedurilor, a formularelor pentru înregistrări specifice descrise în tabelul de mai jos.
Cod Perioada de arhivare
Denumire formular
formular pentru înregistrare*
FG1-09 Registrul de Evidenţă a sugestiilor şi reclamaţiilor 3 ani
FG2-09 Chestionar de consultare a angajaţilor 3 ani
* formularul completat, datat, semnat devine înregistrare

Ţinerea sub control a formularelor se face conform procedurii de sistem PG-01 Controlul documentelor
iar a înregistrărilor (formulare completate, datate şi semnate) conform procedurii de sistem PG-02
Controlul înregistrărilor.

Prezenta procedură nu conţine anexe.

Data: 20.08.2010 Pagina

Formular: FG1-01 Rev.0 9 9
SC DRAGOS CONSTRUCT GRUP SRL REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A SUGESTIILOR ŞI RECLAMAŢIILOR

Nr. Parte interesată care

Data Descriere sugestie /reclamaţie Mod de soluţionare Responsabil Termen
Crt. transmite sugestia/reclamaţia

Formular: FG1-09 Rev.0