Cod PG  01

PROCEDURA GENERALA Ed. 1 Rev. 0

Informatii documentate Pag. 1 din 6

INFORMATII DOCUMENTATE
COD PG  01
EDITIA 1, REVIZIA 0

Documente de referinta : SR EN ISO 9001 : 2015

ELABORAT : RESPONSABIL SISTEM DE MANAGEMENT DE CALITATE

APROBAT : ADMINISTRATOR

Ex. controlat x Ex. nr. : 1

Ex. necontrolat 

Nr. Nr. Data Nr. Nr. Continutul

Editie Revizie ed./rev. pag. paragraf editiei/reviziei
1 0 toate toate Elaborare initiala
 Cod PG  01
PROCEDURA GENERALA Ed. 1 Rev. 0
Informatii documentate Pag. 2 din 6

CUPRINS

Pagina de garda 1

Lista de control a editiei/reviziei 1

Cuprins 2

1. Scop 3

2. Domeniu de aplicare 3

3. Documente de referinta 3

4. Definitii, prescurtari 3

5. Responsabilitate si autoritate 3

6. Procedura 4

7. Înformatii documentate 5
 Cod PG  01
PROCEDURA GENERALA Ed. 1 Rev. 0
Informatii documentate Pag. 3 din 6

1. SCOP
Scopul acestei proceduri este de a stabili sistemul de intocmire, identificare, analizare,
aprobare, modificarea ,difuzare, regasirea,accesul ,depozitarea,protejarea,
pastrarea si eliminarea informatiilor documentate care descriu sau rezulta din activitatile
societatii si care sunt folosite in implementarea si functionarea sistemului de management de
calitate .

2. DOMENIUL DE APLICARE
Controlul informatiilor documentate si datelor se aplica tuturor informatiilor
documentate , de provenienta interna si externa considerate necesare pentru planificarea si
operarea SMC aplicat in societate .
Principalele informatii documentate care rezulta in activitatea societatii pot fi grupate
dupa cum urmeaza:
 specifice realizarii serviciului
 specifice functionarii sistemului de management de calitate
 financiar-contabile

3. DOCUMENTE DE REFERINTA
Manual de calitate cod MC  1
SR EN ISO 9001 :2015- Sisteme de management al calitatii – Cerinte

4. DEFINITII SI PRESCURTARI
Conform Manualului de calitate cod MC-1

5. RESPONSABILITATE SI AUTORITATE
Administrator
Analizeaza si dispune circulatia interna a tuturor informatiilor documentate .Pe baza
de decizie interna aproba personalului angajat permisiunea numai de vizualizare si
utilizare/completare a informatiilor documentate sau permisiunea si autoritatea de
vizualizare si modificare a informatiilor documentate.
Aproba toate documentele contractuale si cele care angajeaza societatea in relatiile cu
tertii .
Aproba Manualul de calitate , procedurile generale , procedurile de sistem, si
instructiunile de lucru.
Urmareste asigurarea mijloacelor si a conditiilor de mediu necesare pentru
organizarea corespunzatoare a activitatii de colectare si arhivare a informatiilor documentate
emise sau primite de societate .
Numeste prin decizie un responsabil de arhiva si comisia interna de distrugere a
informatiilor documentate.
Aproba lista informatiilor documentate ale sistemului de management de calitate

Responsabilul sistemului de management de calitate

Verifica modul in care se intocmesc, avizeaza si aproba informatiile documentate .
Asigura un sistem de codificare si evidenta a informatiilor documentate elaborate si
actualizate in cadrul societatii .
Elaboreaza, actualizeaza si gestioneaza toate informatiile documentate ale sistemului
de management Manual,procedure generale si de sistem.
Intocmeste, actualizeaza si difuzeaza periodic lista informatiilor documentate SMC.
Elaboreaza programul anual de elaborare / actualizare proceduri / instructiuni.
Verifica modul de gestiune a informatiilor documentate.

Elaboratorul documentului
Raspunde de continutul informatiei documentate si de modul de prezentare al
acesteia.
Efectueaza actualizarea informatiei documentate elaborate de cate ori este cazul, pe
toata perioada de folosire, initiind fisele de modificare.
 Cod PG  01
PROCEDURA GENERALA Ed. 1 Rev. 0
Informatii documentate Pag. 4 din 6

Difuzeaza controlat si inregistreaza informatiile documentate pe care le elaboreaza.

Asigura tinerea sub control a modificarilor / actualizarilor informatiilor documentate,
analiza, aprobarea si difuzarea conform cerintelor procedurilor aplicabile.

Responsabil arhiva
Asigura si raspunde de arhivarea documentelor pe perioada prestabilita.
Tine evidenta documentelor arhivate , a intrarilor si iesirilor autorizate din cadrul
arhivei si gestioneaza inregistrarile aferente .

Auditorul intern
Verifica modul in care se respecta circuitul informatiile documentate emise in cadrul
societatii pentru realizarea serviciilor .

6. PROCEDURA
Procedura se aplica tuturor informatiilor documentate sistemului de management de
calitate fara a fi limitatativa, dupa cum urmeaza :
-manualul de calitate
-procedurile generale , procedurile de sistem , instructiuni
-formulare aferente procedurilor
-programe ;
-documente si date de intrare externe de la clienti / subcontractanti
-standarde si normative aplicabile,etc
6.1.Clasificarea informatiilor documentate
- de calitate
Dupa faza in care se realizeaza ,informatiile documentate sunt :
 inainte de executia serviciilor
(marketing,ofertare,contractare)
 in timpul executiei serviciului
 inregistrari la finalul executiei serviciului
Informatiile documentate specifice functionarii SMC pot fi :
 inregistrarile referitoare la instruirea personalului
 inregistrarile referitoare la sistemul de management de calitate(rapoarte de
audit , analiza efectuata de management,neconformitati,etc)

Informatiile documentate se pot clasifica in functie de datele si informatiile ce le

contin astfel :
 permanente: - contin date referitoare la un serviciu;  nepermanente : - pentru
demonstrarea ca o activitate a respectat cerintele specificate anume (specificatii ale clientilor)
Dupa perioada de arhivare .

Controlul informatiilor documentate

Controlul informatiilor documentate incepe o data cu elaborarea sau primirea
acestora si continua pana cand acestea nu mai sunt necesare, retragandu-se deoarece nu mai
sunt aplicabile.
Informatiile documentate elaborate sunt analizate, verificate, avizate si aprobate de
personal competent .Toate documentele emise trebuie sa fie lizibile si datate .
Informatiile documentate sunt identificate printr-un cod , un numar de ordine in
cadrul aceluiasi cod, stadiul editiei si reviziei .
Difuzarea informatiilor documentate se face in mod controlat, pe baza listei de
difuzare, cod PG 01-01 de catre compartimentul elaborator. Dupa difuzarea informatiilor
documentate de catre elaboratori, listele de difuzare se ataseaza documentului
difuzat.Documentele pot fi difuzate intern si prin metode electronice pentru a reduce
consumul de hartie.Este indicat ca la difuzarea electronica sa fie trecuti cel putin 2
destinatari.
 Cod PG  01
PROCEDURA GENERALA Ed. 1 Rev. 0
Informatii documentate Pag. 5 din 6

Toate documentele controlate de tipul manualului de calitate , procedurilor generale ,

de sistem contin lista de control a editiilor/reviziilor in care se evidentiaza toate
modificarile facute in timp asupra documentului . Lista de control a editiilor/reviziilor intra
in componenta documentului si are acelasi cod cu acesta .
Toate schimbarile / modificarile informatiilor documentate sunt analizate , avizate ,
aprobate, difuzate si inregistrate de aceleasi functii / compartimente ca si documentele
initiale .
Responsabilul sistemului de management de calitate elaboreaza Programul anual de
elaborare / actualizare proceduri / instructiuni, cod PG 01-02 pe baza propunerilor celor
care le-au elaborat si care considera necesara modificarea lor .
La inceputul fiecarui an sau ori de cate ori este nevoie , Responsabilul sistemului de
management intocmeste si difuzeaza lista documentelor SMC in vigoare cod PG 01-03 si
Evidenta informatiilor documentate cod PG 01-04 ,ce contin perioadele de pastrare si
arhivare pentru informatiile documentate . Aceste documente contin toate documentele
sistemului si toate formularele utilizate in cadrul societatii la acea perioada . Formularele
poarta acelasi indice de editie si revizie ca al procedurii de la care provin.
In cazul in care se fac diferite greseli in evidente , registre si alte documente care
permit modificari , exceptand pe cele ale calitatii, acestea se remediaza dupa care corecturile
sunt aprobate prin semnatura .
Toate informatiile documentate interne sunt editate sau transmise doar cu Sigla
societatii.
Toate informatiile documentate transmise in exterior ,pentru asigurarea identitatii
vizuale si imaginea societatii, sunt editate cu antetul complet – Sigla,date de identificare si
inregistrare,adresa,certificari.
In cazul in care in exterior trebuie transmise documente interne doar cu Sigla acestea
vor avea o scrisoare de inaintare cu antetul complet.
Toate documentele controlate de provenienta externa sunt inregistrate, la intrarea in
societate in Registrul de intrari/iesiri de catre secretariat ce repartizeaza documentul unuia
din compartimentele functionale in care urmeaza a utiliza sau gestiona documentul extern
primit..Deasemeni toate documentele emise de catre societate si difuzate in exterior se
inregistreaza in acelasi mod in Registrul de intrari/iesiri .
In cadrul societatii o mare parte din documente si date sunt inregistrate si pe suport
magnetic, in caz de neconcordanta fiind valabil suportul de hartie.
Fiecare computer are o parola proprie cunoscuta de posesor. Documentele arhivate se
salveaza periodic, pe CD-uri /sticuri care se arhiveaza la compartimentul respectiv .
Documentele de provenienta externa se retrag de catre detinator dupa utilizare si se
arhiveaza in arhiva societatii pe o perioada de minim 5 ani .
Normativele, standardele, legislatia se pastreaza de utilizatori , retragandu-se in
momentul in care nu mai sunt valabile si arhivate un exemplar pe perioada de existenta a
societatii .
La nivel de societate exista un sistem unitar de emitere si gestiune decizii interne .
Deciziile sunt gestionate la nivelul Compartimentului de Resurse Umane unde se pastreaza 1
exemplar original din fiecare decizie emisa de conducerea societatii.
Pastrare si arhivare
Informatiile documentate de calitate sunt pastrate si arhivate ca o dovada ca :
 sistemul de management se aplica efectiv, functie de solicitarile clientilor si
in conformitate cu cerintele legale in vigoare sau alte cerinte aplicabile
 serviciul executat satisface cerintele clientului
 personalul este calificat si instruit corespunzator
Modul de pastrare si arhivare al informatiilor documentate se executa controlat in
conditii de siguranta.
Rafturile, dulapurile, rastelele, pardoseala si peretii arhivei trebuie confecţionate din
materiale incombustibile. Microclimatul interior se va menţine pe cât este posibil în limitele:
temperatura +15°C - +25°C iar umiditatea relativă a aerului între 40-65% pentru arhivă pe
suport hârtie. Ventilarea spaţiilor se poate face natural cât şi artificial. Instalaţiile electrice
din depozitele de arhivă trebuiesc executate, astfel încât, să poată fi deconectate din exteriorul
 Cod PG  01
PROCEDURA GENERALA Ed. 1 Rev. 0
Informatii documentate Pag. 6 din 6

încăperii. Corpurile de iluminat se amplasează pe axul culoarelor dintre rafturi, la o distanţă

de minimum 50 cm de arhivă depozitată. Corpurile de iluminat electric cu incandescenţă
trebuie prevăzute cu globuri de protecţie sau cu lampi antiex.
Fumatul si focul deschis sunt interzise in arhiva; arhiva este prevazuta cu mijloace
iniţiale de stingere (stingătoare cu gaze inerte, CO2 şi praf inert, zăpadă carbonică etc) si cu
pictograme de avertizare la intrare in exteriorul incaperii.
Accesul in arhiva este limitat personalului societatii si asigurat numai in prezenta
responsabilului cu arhiva, persoana ce detine cheile ca mijloc de securitate a documentelor
arhivate.
La fiecare compartiment elaborator de documente ce constituie informatii
documentate ale calitatii se pastreaza exemplarul original pe o perioada limitata , apoi se
depun la arhiva in vederea arhivarii conform perioadelor specificate in Evidenta
informatiilor documentate cod PG 01-04 .
Pastrarea in arhiva societatii a documentelor cu valoare istorica referitoare la
documentele de constituire ale societatii , se face pe perioada de existenta a societatii ;
In arhiva societatii , dosarele primite sunt inregistrate intr-un registru de arhiva cod
PG 01-05 in care se mentioneaza si perioada de arhivare .Persoana numita prin decizie
responsabila cu arhiva tine evidenta intrarilor si iesirilor documentelor din arhiva, circulatia
a documentelor care se face numai cu aprobarea Administratorului societatii . La termenul la
care perioada de pastrare expira se intruneste Comisia de distrugere documente si
Responsabilul cu arhiva completeaza Procesului verbal de distrugere documente, cod PG 01-
06 .

7. INFORMATII DOCUMENTATE
7.1. Lista de difuzare PG 01-01
7.2. Program anual de elaborare/ actualizare
proceduri / instructiuni PG 01-02
7.3. Lista documentelor SMC in vigoare PG 01-03
7.4. Evidenta informatiilor documentate PG 01-04
7.5. Registrul de arhiva PG 01-05
7.6. Proces verbal de distrugere documente PG 01-06