ELABORAREA DOCUMENTELOR

Cod PO-01

Ediţia 4

Întocmit, Verificat, Aprobat,

Eugenia Petrescu Alexandra Negrea Daniel Piţurlea

Numărul exemplarului Tip difuzare: Data intrării în vigoare

controlată  necontrolată  03.03.2006
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR

Nr. Ed. Nr. Data Pagina Parag. Conţinutul reviziei

crt. Rev. ed.
1. 1 0 05.1996 Toate Toate Redactare iniţială

2. 2 0 05.2002 Toate Toate Revizie cf.:

Modificare organigramă
3. 2 1 06.2004 Toate Toate Revizie cf.:
 redenumire şi recodificare
 SR EN ISO 9001:2001
4. 3 0 08.2005 Toate Toate Modificare integrala ca urmare a includerii
cerintelor ISO 14001:2005
5. 4 0 03.2006 toate toate Modificare in structura organizatorica
Includere cerinte pentru system integrat calitate –
mediu- securitate si sanatate ocupationala
conform cerintelor OHSAS 18001:2004

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 2/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

1. Scop
1.1 Procedura corespunde clauzei 4.2.3 din SR EN ISO 9001:2001, clauzei 4.4.5 din standardul SR EN ISO
14001 şi clauzei 4.4.5 din standardul OHSAS 18001:1999, alese ca modele de referinţă pentru implementarea
sistemului integrat de management al calităţii, mediului şi securităţii şi sănătăţii în muncă în cadrul S.C.
CONCELEX S.R.L.
1.2 Scopul acestei proceduri este de a stabili principiile pentru elaborarea, verificarea, aprobarea,
actualizarea şi dacă este cazul, anularea documentelor Sistemului Integrat de Management.
2. Domeniu
2.1 Prezenta procedură se aplică la elaborarea tuturor documentelor incluse în SIM .

3. Definiţii, abrevieri
3.1 Definiţii
Document = informaţie prezentată sub formă scrisă şi/sau pe suport informatic care descrie activităţi, procese,
cerinţe şi responsabilităţi.
Procedură - mod specificat de a descrie o activitate în cadrul unui sistem de management.
Instrucţiune - descriere detaliată a modului de executare şi înregistrare a activităţilor.
Formular - document folosit pentru înregistrarea datelor cerute de către Sistemului de Management al
Calităţii si Mediului. (Un formular devine înregistrare din momentul completării).

3.2 Abrevieri
Conform PS 01 Anexa 3
4. Documente de referinţă

4.1 SR EN ISO 9001:2001 -Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

4.2. SR EN ISO 14001:2004 -Sisteme de management de mediu. Specificaţii şi ghid de utilizare.
4.3 OHSAS 18001:2004 – Occupational health and safety management system – Specification
4.4 SR ISO/TR 10013:2003- Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii

5. Responsabilităţi
5.1 Responsabilul de proces

5.1.1 Responsabilul procesului de elaborare a documentelor SIM este RCMS.

5.2 Şefi de compartimente/Responsabilii de activităţi

5.2.1 Elaborează procedurile operaţionale proprii.

5.3 Responsabilul Calitate, Mediu, Securitatea Muncii

5.3.1 Elaborează documentele SIM.
5.3.2 Coordonează metodologic activitatea de concepţie, redactare şi revizuire a procedurilor întocmite
de celelalte compartimente.
5.3.3 Codifică şi ţine sub control toate documentele SIM elaborate în S.C. CONCELEX S.R.L.
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 3/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

5.4 Directorul Comercial RC - SIM

5.4.1 Avizează documentele SIM din S.C. CONCELEX S.R.L.

5.5 Directorul General al S.C. CONCELEX S.R.L.

Aprobă toate documentele SIM din S.C. CONCELEX S.R.L.

5.6 Responsabil Protectia Muncii

5.6.1 Elaborează procedurile de organizare şi operaţionale in domeniul protectiei muncii, securităţii şi

sanatatii in munca.

6. Procedura

6.1 Structura
6.1.1 O procedură este structurată în modul următor:
a) Lista de difuzare - asigură distribuirea controlată a procedurii celor interesaţi.
b) Procedura - cuprinde toate informaţiile pertinente referitoare la activitatea procedurată.
c) Anexe - dacă este necesară explicitarea anumitor capitole se elaborează anexe. Acestea se redactează
pe acelaşi format ca şi procedura, conţinând atât denumirea şi codul procedurii cât şi numărul şi titlul
anexei. În numărul total de pagini ale procedurii se includ şi anexele aferente acesteia.
d) Formulare utilizate - la sfârşitul fiecărei proceduri se ataşează formularele care stau la baza
înregistrărilor rezultate prin aplicarea procedurii.

e) Etichete şi ştampile utilizate - la sfârşitul fiecărei proceduri se ataşează, când este cazul, modele
pentru etichetele şi ştampilele declarate în procedură.
Procedurile documentate pot face referire la instrucţiunile tehnice, care definesc modul de efectuare a
unei activităţi. Procedurile documentate descriu în mod general activităţile care implică mai multe
funcţii ale organizaţiei, în timp ce instrucţiunile tehnice sunt aplicabile activităţilor din cadrul unei
funcţii.

6.2 Redactarea procedurii

6.2.1 Formatul

6.2.1.1 La redactarea tuturor procedurilor se folosesc formularele declarate în prezenta procedură,

acestea având următoarea codificare:
a) PO 01/F-01 - formularul pe care se redactează procedura;
b) PO 01/F-02 – Lista de difuzare,

6.2.2 Redactarea textului

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 4/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

6.2.2.1 Editarea procedurilor se face pe calculator, pe format A4, alinierea, spaţierea, caracterele şi
numerotarea fiind cele indicate mai jos:

a) Alinierea - textul se aliniază la o distanţă de 2,5 cm faţă de marginea din stânga şi la o distanţă de 2
cm faţă de marginea din dreapta. Marginea de sus a paginii va fi de 2 cm, iar marginea de jos de 2
cm;
b) Caractere - fontul utilizat pentru scriere este Times New Roman, iar mărimea caracterelor este 12.
Titlurile capitolelor se scriu cu majuscule şi se îngroaşă (bold);
c) Numerotarea - numerotarea capitolelor/subcapitolelor, respectiv a secţiunilor şi subsecţiunilor se
face cu cifre arabe despărţite printr-un punct. Subsecţiunile, care nu mai au trimitere, se pot
marca/identifica şi prin litere mici (în ordine alfabetică).

6.3 Conţinutul procedurii

6.3.1 Scop

6.3.1.1 Acest capitol trebuie să răspundă la întrebarea De ce este necesară procedura?. Persoana care
elaborează procedura trebuie să descrie în mod clar şi concis scopul acesteia.

6.3.2 Domeniu

6.3.2.1 Acest capitol descrie limitele de aplicabilitate ale procedurii elaborate.

6.3.3 Definiţii şi Abrevieri

6.3.3.1 În cadrul acestui capitol se definesc numai abrevierile şi termenii care ar putea duce la confuzii
sau interpretări eronate dacă nu sunt precizate sau clarificate suplimentar.

6.3.4 Documente de referinţă

6.3.4.1 Se enumeră numai documentele care conţin informaţii relevante, relative la scopul şi domeniul
procedurii. Prin documente se înţeleg standarde, acte normative, norme în vigoare, etc.

6.3.5 Responsabilităţi

6.3.5.1 În cadrul acestui capitol se definesc succint limitele de competenţă şi responsabilităţile

compartimentelor/persoanelor care desfăşoară activităţile descrise în procedură.

6.3.6 Procedura (Descrierea activităţilor)

6.3.6.1 În acest capitol sunt descrise amănunţit toate activităţile necesare şi modul de lucru pentru
realizarea scopului în virtutea căruia a fost elaborată procedura, incluzând:
a) informaţiile iniţiale şi datele de intrare necesare aplicării procedurii;
b) informaţiile şi datele de ieşire;
c) metoda de lucru folosită pentru a asigura compatibilitatea cu cerinţele contractuale şi/sau standardele
sau normele în vigoare;

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 5/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

d) verificările specifice făcute pentru urmărirea activităţilor descrise şi criteriile de acceptare/respingere;

e) punctele unde este prevăzută participarea beneficiarului şi/sau a reprezentantului unei alte
organizaţii;
f) responsabilităţile şi limitele de competenţă, detaliate la nivelul personalului;
g) mijloacele utilizate (aparatură, instrumentaţie, etc.);
h) măsurile luate pentru asigurarea calităţii (analize, evaluări, examinări, documente, DMM, etc.);
i) condiţiile prealabile (acţiuni prealabile, independente, care trebuie îndeplinite înainte de utilizarea
procedurii), ca de exemplu necesitatea calificărilor;
j) condiţiile pentru asigurarea protecţiei muncii şi a mediului înconjurător.

6.3.7 Înregistrări

6.3.7.1 În cadrul acestui capitol se enumeră toate înregistrările rezultate prin aplicarea procedurii, care
vor fi întocmite pentru a certifica sau dovedi că au fost îndeplinite şi verificate cerinţele stabilite prin
procedură. Se va specifica unde şi pe ce durată se arhivează aceste înregistrări în formularul Lista de
evidenţă a documentelor interne controlate PS 01/F-04.

6.3.7.2 Se precizează codul formularului utilizat, acolo unde este cazul.

6.3.7.3 Dacă nu este cuprins în textul procedurii, se indică clar care dintre formulare circulă cu
produsul, când se completează şi de către cine anume.

6.3.7.4 Modul de completare a formularelor se detaliază într-o anexă la procedură sau se reglementează
printr-o procedură conexă, dacă acest lucru nu rezultă din textul procedurii.

6.3.7.5 Se exemplifică, de asemenea, tipurile de etichete, ştampile, etc. utilizate.

6.4 Elaborare

6.4.1 Tipul procedurii

6.4.1.1 Procedurile, ca tip, se clasifică în:

a) Proceduri de sistem - PS. Acestea sunt procedurile cerute în mod explicit de standardele de referinţă
SR EN ISO 9001:2001, SR EN ISO 14001:2005, OHSAS 18001:1999;
b) Proceduri de organizare - PO. Acestea descriu cadrul general de organizare şi de conducere a
proceselor SIM;
c) Proceduri operaţionale, care se împart în:
c1) Proceduri tehnice de execuţie/instrucţiuni de lucru - PTE/IL. Acestea detaliază modul de
desfăşurare a unei activităţi/proces în vederea asigurării repetabilităţii acţiunii respective la
aceiaşi parametri şi cu aceleaşi rezultate, care să răspundă cerinţelor specificate;
c2) Proceduri de inspecţie - PI. Acestea descriu modalităţile prin care lucrarea/procesul este monitorizat
şi măsurat, precizând în fiecare caz criteriile de acceptare.

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 6/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

6.4.2 Codificare/Indexare

6.4.2.1 Codul procedurilor de sistem este format din grupul de caractere PS, urmat de cratimă şi de
numărul de ordine al procedurii, format din două caractere.

Exemplu: PS-01 (procedura de sistem "Controlul documentelor").

6.4.2.2 Codul procedurilor de organizare este format din grupul de caractere PO, urmat de cratimă şi de
numărul de ordine al procedurii, format din două caractere.

Exemplu: PO-4.2-01 (procedura de organizare "Elaborarea procedurilor SIM").

6.4.2.3 Codul procedurilor operaţionale este format din grupul de caractere care indică tipul procedurii
(PTE/IL sau PI), urmat de cratimă, de numărul capitolului din standard de la care derivă, din două
caractere, de cratimă şi de numărul de ordine al procedurii, din două caractere.
Exemplu: PTE-7.5-01 (procedura tehnică de execuţie pentru executarea lucrărilor de armături, cu
numărul de ordine 01).
6.4.2.4 Identificarea procedurii se mai face după:
a) numărul ediţiei procedurii, de exemplu Ediţia: 1;
b) numărul reviziei procedurii, (maxim 5 revizii), de exemplu Revizia 0.
6.4.3 Responsabilităţi
6.4.3.1 În funcţie de tipul procedurii, responsabilitatea elaborării:
a) Procedurilor de sistem şi de organizare revine Responsabilului Calitate, Mediu, Securitatea muncii;
b) Procedurilor operaţionale revine şefilor compartimentelor implicate/responsabililor de activitate din
S.C. CONCELEX S.R.L.
6.5 Elaborare, avizare, aprobare
6.5.1 Elaborare
6.5.1.1 Şeful compartimentului implicat/responsabilul de activitate elaborează procedura.
6.5.2 Avizare
6.5.2.1 Toate procedurile sunt avizate de RC-SIM.

6.5.3 Aprobare
6.5.3.1 Toate procedurile sunt aprobate de Directorul General al S.C. CONCELEX S.R.L.
6.5.4 Avizare externă

6.5.4.1 În contextul unor clauze contractuale şi/sau norme legale, procedura este supusă avizării/
aprobării inspecţiilor autorizate respective. În acest caz, procedura intră în vigoare numai după
avizul/aprobarea inspecţiilor autorizate.

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 7/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

6.6 Difuzare
6.6.1 Compartimentul care elaborează procedura transmite originalul, după avizare şi aprobare,
responsabilului CMS.

6.6.2 RCMS difuzează controlat procedura celor interesaţi, conform Listei de difuzare. In cadrul
societăţii difuzarea documentelor SIM se face prin intranet. RCMS şi Inginerul de Sistem asigura
accesul persoanelor autorizate la documentaţia pe suport electronic, conform Listei de difuzare

6.6.3 Se pot transmite şi copii informative (necontrolate) solicitanţilor, dar în acest caz prima pagină a
procedurii trebuie marcată în mod corespunzător “Necontrolată”

6.7 Implementare

6.7.1 Acţiuni prealabile

6.7.1.1 Pentru a asigura succesul implementării cerinţelor procedurilor se vor lua toate măsurile
considerate necesare privind:
a) selectarea personalului adecvat;
b) instruirea corespunzătoare;
c) asigurarea cu mijloacele de lucru necesare;
d) asigurarea condiţiilor de mediu şi lucru solicitate prin proceduri şi norme de protecţia muncii;
e) asigurarea condiţiilor pentru dovedirea activităţilor procedurate (registre, formulare, birotică, etc.);

6.7.2 Acţiuni de implementare propriu-zisă

6.7.2.1 Prin acţiuni adecvate, RCMS se va asigura că, în desfăşurarea activităţilor, personalul care
aplică procedura respectă întocmai metoda de lucru, foloseşte corect echipamentele de lucru şi
completează formularele eferente procedurii..

6.7.3 Urmărirea menţinerii condiţiilor specificate

6.7.3.1 Prin audituri interne planificate sau inopinate, RCMS se asigură că sunt menţinute condiţiile
pentru aplicarea corectă şi completă a procedurii. Aceasta nu exonerează personalul care coordonează
activitatea procedurată de responsabilitatea continuei aplicări şi adecvări a prevederilor procedurii.

6.8 Revizie

6.8.1 Modificările din textul procedurii şi aprobarea acestora, se fac conform formularului PO 01/F-03
„Fişa de modificvare” şi sunt controlate prin Lista de control a reviziilor, ţinută pe a doua pagină a
procedurii. Se editează pagini noi în locul celor în care au apărut modificări. Diferenţierile de cele vechi
se fac prin numărul reviziei paginii şi prin data aprobării paginii revizuite.

6.8.2 Modificările efectuate şi aprobate la aceeaşi dată conduc la creşterea cu o unitate a numărului
reviziei procedurii, care este regăsit în Lista de difuzare şi în Lista de control a reviziilor, în rubrica

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 8/9
 ELABORAREA DOCUMENTELOR
PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
Cod PO-01

specifică. Elaborarea iniţială a unei proceduri are revizia 0. Pagina modificată/revizuită va conţine
numărul reviziei aferente.
6.8.3 Dacă, prin revizie, este necesară introducerea unor pagini suplimentare, acestea se marchează cu
numărul paginii iniţiale, diferenţiată prin litere latine majuscule (de exemplu: pagina 6A, 6B, etc.).
Acest lucru va fi explicit menţionat în Lista de control a reviziilor documentului.
6.8.4 În documentele sistemului se fac referiri numai la ediţiile în vigoare.
6.9 Ediţie
6.9.1 În momentul în care s-au făcut mai multe revizii sau când se consideră că volumul modificărilor
este suficient de mare, se difuzează o nouă ediţie a procedurii. Ediţia iniţială se notează cu 1. Este
recomandabil să se difuzeze o nouă ediţie când sunt mai mult de cinci revizii sau când este afectat mai
mult de 50% din conţinutul procedurii.

6.10 Arhivare

6.10.1 Responsabilul CMS are obligaţia de a arhiva exemplarul original în condiţii care să prevină
deteriorarea sau pierderea acestora. De asemenea, modalitatea de arhivare trebuie să asigure o regăsire
uşoară şi o definire precisă a persoanelor ce au acces nemijlocit la aceste documente.
6.10.2 Arhivarea pe suport electronic este asigurată de responsabilul IS prin parolarea corespunzătoare a
fişierelor cu documentele SIM.

6.11 Retragere

6.11.1 Dacă în urma analizei sistemului de management al calităţii se constată că o anumită procedură
nu mai are obiect (nu mai este aplicabilă), ea poate fi retrasă din sistem de către responsabilul CMS, la
solicitarea emitentului, numai prin parcurgerea aceluiaşi circuit de avizare şi aprobare ca la emitere, iar
în cazul în care este o condiţie specificată şi cu avizul/aprobarea inspecţiilor autorizate sau clientului.

7 ÎNREGISTRĂRI

Înregistrările rezultate în urma aplicării prezentei proceduri se păstrează în condiţii corespunzătoare în

locuri şi pe durate conform Listei de evidenţă a documentelor interne controlate (LEDIC – PS01/F-04).
Aceste înregistrări sunt următoarele (în paranteză este menţionat codul formularului utilizat):

7.1 Proceduri (PO 01/F-01)

7.2 Foaie de difuzare (PO 01/F-02)
7.3 Fişa de modificfare (PO 01/F-03)

PROCEDURĂ DE ORGANIZARE
PO 01/F-01 Editia 4 Revizia 0 Pagina 9/9