S.C. ABC S.R.L.

PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ELABORAREA PROCEDURILOR SMI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT APROBAT Data intrarii
RM DIRECTOR GENERAL in vigoare
NUME NUME
XXX YYY
SEMNATURA SEMNATURA

DATA DATA

LISTA DE CONTROL

Ed/rev Obiectivul reviziei

1/0 Elaborarea editiei initiale

 Copie controlata
 Copie necontrolata

Exemplar nr.___

Acest document reprezinta proprietatea intelectuala S.C. ABC S.R.L. Multiplicarea partial sau totala si
difuzarea acestuia se face cu acordul organizatiei.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ELABORAREA PROCEDURILOR SMI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT APROBAT Data intrarii
RM DIRECTOR GENERAL in vigoare
NUME NUME
XXX YYY
SEMNATURA SEMNATURA

DATA DATA

LISTA DE DIFUZARE

Nr.
Crt DESTINATAR DATA NUME SI PRENUME RETAGERE NUME/PRENUME
. DATE SEMNATURA

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
ELABORAREA PROCEDURILOR SMI
1.SCOP

Prezenta procedură are drept scop stabilirea unui mod unitar de elaborare, redactare, avizare, aprobare,
multiplicare, difuzare, revizuire şi arhivare a procedurilor documentate SMI.

2.DOMENIU

Această procedură se aplică tuturor procedurilor documentate SMI eloaborate în cadrul organizaţiei.

3.DEFINIŢII ŞI REFERINŢĂ

Documentele de referintă sunt presentate in Lista documentelor externe aplicabile.

4.DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinţă sunt prezentate in MMI – 01, anexele 4 şi 5.

5.RESPONSABILITAŢI

Responsabilitaţile sunt prezentate in MMI – 01, capitolul 5 Fişele postului.

6.PROCEDURA

6.1 Structura

O procedură este structurată în modul urmator:

a) Lista de control a ediţiei/reviziei – identifică stadiul ediţiilor/reviziilor procedurii.
b) Lista de difuzare a ediţiei/reviziei – asigură distribuirea controlată a procedurii celor interesaţi.
c) Procedura – cuprinde toate informaţiile pertinente referitoare la activitatea procedurată.
d) Anexe – dacă este necesară explicitarea anumitor capitole se pot elabora anexe. Acestea vor fi scrise pe
acelaşi format ca şi procedura şi vor contine atât denumire şi codul procedurii, cat şi numărul şi titlul
anexei.În numărul total de pagini ale procedurii se includ şi anexele aferente acesteia.
e) Formulare utiliyate – la sfârşitul fiecărei proceduri se vor ataşa formularele declarate în cuprinsul
procedurii.

6.2 Redactarea procedurii

6.2.1 Formatul

La redactarea tuturor procedurilor se vor folosi formularele declarate in preyenta procedură, acestea având
următoarea codificare:
a) F-4.2.3-01 – Lista de control a ediţiei/reviziei;
b) F-4.2.3-01 – Lista de difuzare a ediţiei/reviziei;

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
c) F-4.2.3-03 – pentru formularul pe care se redactează procedura.

6.2.2 Redactarea textului

Editarea procedurilor se va face pe calculator, pe format A4, alinierea, spaţierea, caracterele si numerotarea fiind
cele indicate mai jos:

a) Alinierea – textul se va alinia la o distanţă de 2,5 cm faţă de marginea din stanga şi la o distanţă de 1cm faţă
de marginea din dreapta.

b) Spaţierea – distanţa dintre ultimul rând al unui capitol şi titlul capitolului următor va fi de un rând.De
asemenea, distanţa între titlul unui capitol şi primul rând de text este de un rând.Totodată, distanţa dintre
numarul capitolului/subcapitolului respective a secţiunii/subsecţiunii şi textul acestuia va fi de doua spaţii.

c) Caractere – fontul utilizat pentru scriere va fi Arial/Times New Roman, iar mărimea caracterelor va fi de
12.Titlurile capitolelor se vor scrie cu majuscule iar cele ale subcapitolelor se vor scrie cu litere
mici.Ambele categorii de titluri se vor îngroşa.In cayul tabelelor, funcţie de spaţiul disponibil pentru scriere
si de estetica acestora se pot folosi şi alte mărimi ale caracterelor.Denumirile documentelor, se scriu
înclinat.Elaboratorul procedurii, are libertatea de a folosi evidenţieri de tipul: litere mari/mici îngroşate,
litere aplecate, sublinieri de cuvinte, propoziţii, atunci când consideră că acestea prezintă indicaţii
importante care trebuie reliefate si reţinute.

d) Numerotarea - numerotarea capitolelor/subcapitolelor respective a secţiunilor şi subsecţiunilor se face cu

cifre arabe despărţite printr-un punct.Subsecţiunile, care nu mai au trimitere, se pot marca/identifica şi
simplu prin liniuţă ,bulină, etc.

e) Enumerarea – se referă la enumerarea unor caracteristici şi se poate face ca şi în cazul numerotării sau pur şi
simplu prin liniuţă, bulină, etc.

6.3 Conţinutul procedurii

6.3.1 Scop

Acest capitol trebuie să răspundă la intrebarea De ce este necesară procedura? Persoana care elaborează
procedura trebuie să descrie în mod clar şi concis scopul acesteia.

6.3.2 Domeniu

Acest capitol va descrie limitele de aplicabilitate ale procedurii elaborate.

6.3.3 Definiţii

În cadrul acestui capitol se vor defini numai abrevierile şi termenii care ar putea duce la confuzii sau interpretări
eronate dacă nu sunt precizate sau clarificate suplimentar.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

6.3.4 Documente de referinţă

Se vor enumera numai documentele care conţin informaţii relevante, privind scopul şi domeniul procedurii,
precum şi activitatea descrisă de aceasta.Prin documente se înţeleg standarde, acte normative, norme in vigoare
etc.

6.3.5 Responsabilităţi

În cadrul acestui capitol se vor defini limitele de competenţă, privind scopul şi domeniul procedurii, precum şi
activitatea descrisă de aceasta.Prin documente se inţeleg standarde, acte normative, norme în vigoare etc.

6.3.6 Procedura

6.3.6.1 În acest capitol vor fi descrise amănunţit toate activităţile necesare ţi modul de lucru pentru realizarea
scopului în virtutea căruia a fost elaborată procedura, incluzând:
a. informaţiile iniţiale şi datele de intrare necesare aplicării procedurii.
b. informaţiile şi datele de ieşire.
c. metoda de lucru folosită a asigura compatibilitatea cu cerinţele contractuale şi/sau standardele sau
normele în vigoare.
d. verificarile specifice făcute pentru urmărirea activităţilor descrise ţi criteriile de acceptare/respingere.
e. punctele unde este prevăzută participarea beneficiarului şi/sau a reprezentantului unei alte organizaţii.
f. responsabilităţile şi limitele de competenţă, detaliate la nivelul personalului.
g. mijloacele utilizate (aparatură, instrumentaţie etc)
h. măsurile luate pentru asigurarea calitaţii (analize, evaluări, examinări, documente etc.).
i. condiţiile prealabile (acţiuni prealabile, independente, care trebuie îndeplinite înainte de utilizarea
procedurii) ca de exemplu necesitatea clasificărilor.
j. condiţiile pentru asigurarea protecţiei muncii şi a mediului înconjurător.

6.3.6.2 Pentru vizualizarea circulaţiei datelor şi informaţiilor, se recomandă întocmirea de scheme logice.

6.3.7 Înregistrări

6.3.7.1 În cadrul acestui capitol se vor enumera toate formularele utilizate (raportate, buletine, certificate, fişe
etc.), înregistrări care vor fi întocmite pentru a certifica sau dovedi că au fost îndeplinite si verificate cerinţele
stabilite prin procedură

6.3.7.2 Dacă nu este cuprins în textul procedurii, se va indica clar care dintre formulare circulă cu produsul,
când se completează şi de către cine anume.

6.3.7.3 Modul de completare al formularelor se va detalia dacă este cazul într-o anexă la procedură sau se va
reglementa printr-o procedură conexă, dacă acest lucru nu rezultă din textul procedurii.

6.3.7.4 Se vor exemplifica de asemenea tipurile de etichete, ştampile, poansoane, mărci etc. utilizate.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

6.3.8 Diagrama Flux

La acest capitol se va introduce, dacă este aplicabilă, o schemă ce reprezintă sinteza procedurii.

6.4 Elaborare

6.4.1 Tipul procedurii

6.4.1.1 Procedurile, ca tip, se clasifică în:

a) Procedurile documentate. Acestea descriu actele activităţii, declarate în Manualul Managementului

Integerat, fără de care nu se poate concepe existenţa SMI.

b) Procedurile operationale. Acestea descriu modul de organizare a activităţilor care concură la realizarea
SMI.

6.4.1.2 După modul de tratare a problemelor, procedurile pot fi:

a. Proceduri de Organizare – PO, care stabilesc cadrul executiv de organizare în vederea derulării unei
activităţi.

b. Proceduri de Lucru, care detaliază modul de desfăşurare a unei activităţi/proces în vederea asigurării
repetabilităţii acţiunii respective la aceiaşi parametri şi cu aceleaşi rezultate, care să răspundă criteriilor
de acceptare.

6.4.2 Codificare/Index

Codul procedurii cuprinde:

a. tipul procedurii ce cuprinde 2 sau 3 caractere (de exemplu: PO).

b. numarul de ordine al procedurii de maxim 2 caractere (de exemplu: 23).
c. numărul ediţiei procedurii de 2 caractere (de exemplu: 05).
d. numarul reviziei procedurii, maxim 5 revizii (de exemplu: Revizia 2).
cum ar fi de exemplu: PO-23-05, Revizia 2- Procedura operaţională numărul 23, Ediţia 5, Revizia 2.

6.4.3 Responsabilitaţi

În funcţie de tipul procedurii, responsabilitatea elaborarii revine după cum urmează:

a. Procedurile generale revin Repreyentantului Managementului;

b. Procedurile operaţionale,revin compartimentelor organizaţiei în funcţie de specific, şi se elaborează sub
directa îndrumare a Reprezentantului Managementului.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

6.5 Elaborare, verificare, avizare, aprobare

6.5.1 Elaborare

Fiecare compartiment elaborează procedurile specifice conform punctului 6.4.3

6.5.2 Verificare

Verificarea se efectuează de o persoană din cadrul compartimentului în care a fost elaborată procedura
respectivă, alta decât cea care a elaborat-o sau de către şeful compartimentului.Semnătura din subsolul paginii,
in rubrica aprobat, are semnificaţia unei aprobări la nivel de departament.

6.5.3 Aprobare

Directorul General aprobă toate procedurile SMI. După aprobarea lor acestea devin operaţionale.

6.5.4 Avizare externă

În contextul unor clauze contractuale şi/sau norme legale, procedura va fi supusă avizării/aprobării inspecţtiilor
autorizate respective.În acest caz, procedura devine operaţională abia după avizul/ aprobarea inspecţiilor
autorizate.

6.6 Difuzare

6.6.1 Cel care elaborează procedura o difutzează controlat celor interesaţi, conform Listei de difuzare a
ediţiei/reviziei.Pentru a dovedi că exemplarul a fost luat în evidenţă, pe foecare pagină va fi marcat numărul
exemplarului.

6.6.2 Se pot transmite şi copii informative (necontrolate) solicitanţilor, dar în acest caz Lista de control a
ediţiei/reviziei va trebui marcată în mod corespunzător (stampilă “COPIE INFORMATIVĂ” sau cu un alt tip de
marcaj vizibil cu acelaşi conţinut).

6.6.3 Obligatoriu, exemplarul numărul 1 va fi distribuit Reprezentantului Managementului iar originalul va

rămâne în posesia emitentului.

6.7 Implementare

6.7.1 Acţiuni prealabile

Pentru a asigura succesul implementării cerinţelor procedurilor se vor lua toate măsurile considerate necesare
privind:
a) selectarea personalului adecvat;
b) Instruirea corespunzatoare;

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
c) prelucrarea personalului pe linia protecţiei muncii şi mediului;
d) asigurarea cu mijloace de lucru necesare;
e) asigurarea cu mijloace de măsură şi verificare necesare;
f) asigurarea cindiţiilor de mediu şi lucru solicitate prin proceduri şi norme de protecţia muncii;
g) asigurarea condiţiilor pentru dovedirea activităţilor procedurate (registre, formulare, birotică etc)

6.7.2 Acţiuni de implementare propriu-zisă

Prin acţiuni adecvate, Reprezentantul Managementului se va asigura că în desfăşurarea activităţilor,

personalul care aplică procedura respectă întocmai metoda de lucru, foloseşte aparatura şi instrumentaţia
indicată, respectiv echipamente de inspecţie, măsurare şi încercare verificate şi calibrate.

6.7.3 Urmărirea menţinerii contiţiilor specificate

Prin audituri interne planificate şi inopinate, Reprezentantul Managementului se asigură că sunt menţinute
condiţiile pentru aplicarea corectă şi completă a procedurii. Aceasta nu exonerează personalul care coordonează,
precum şi pe cel care efectuează activitatea procedurată de responsabilitatea continuei aplicări şi adecvări a
prevederilor procedurii.

6.8 Revizie

6.8.1 Modificările din textul procedurii sunt controlate prin Lista de control a ediţiei/reviziei (F-4.2.3-01). Se
vor edita pagini noi în locul celor în care au apărut modificări. Diferenţierile de cele vechi se fac prin data
întocmirii paginii revizuite, care va fi regăsită in Lista de control a ediţiei/reviziei (F-4.2.3-01) marcarea în
rubric specifică, precum şi indicaţia expresă din procedure (de exemplu: Revizia 3). Elaborarea iniţială a unei
proceduri va avea Revizia 0.

6.8.2 Dacă prin revizie este necesară introducerea unor pagini suplimentare acestea se vor marca cu numărul
paginii iniţiale, diferenţiată prin litere latine majuscule (de exemplu: Pagina 6A, 6B etc). Acest lucru va fi
explicit mentionat în Lista de control a ediţiei/reviziei (F-4.2.3-01).

6.8.3 În documentele SMI se vor face referiri doar la ediţiile aplicabile.

6.9 Ediţie

În momentul în care s+au făcut mai multe revizii sau când se consider că volumul modificărilor este sufficient
de mare se difuzează o nouă ediţie a procedurii. Ediţia iniţială se va nota cu 01. Este recomandabil să se
difuzeze o nouă ediţie când sunt mai mult de cinci revizii sau când este afectat mai mult de 25% din conţinutul
procedurii.

6.10 Arhivare

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
6.10.1 Compartimentul care a emis procedura are obligaţia de a arhiva exemplarul original, considerat
exemplarul 0, în condiţiile care să prevină deteriorarea sau pierderea lui. De asemenea, modalitatea de arhivare
trebuie să asigure o regăsire uşoară şi o definire precisă a persoanelor ce au acces nemijlocit la aceste
documente.

6.10.2 Reprezentantul Managementului are obligaţia de a arhiva exemplarul propriu în aceleaşi condiţii ca şi
compartimentul care a emis procedura.

6.11 Retragere

Dacă în urma analizei SMI se constată că o anumită procedură nu mai are obiect (nu mai este aplicabilă), ea
poate fi retrasă din sistem de către emitent, numai cu avizul Reprezentantul Managementului şi aprobarea
Directorul General, iar în cazul în care este o condiţie specific şi cu avizul/aprobarea inspecţiilor autorizate sau
clientului.

7. ÎNREGISTRĂRI

7.1 Lista de control a ediţiei/reviziei.

7.2 Lista de difuzare a ediţiei/reviziei.

7.3 Formular de redactare procedură.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT APROBAT Data intrarii
RM DIRECTOR GENERAL in vigoare
NUME NUME
XXX YYY
SEMNATURA SEMNATURA

DATA DATA

LISTA DE CONTROL

Ed/rev Obiectivul reviziei

1/0 Elaborarea editiei initiale

 Copie controlata
 Copie necontrolata

Exemplar nr.___

Acest document reprezinta proprietatea intelectuala S.C. ABC S.R.L. Multiplicarea partial sau totala si
difuzarea acestuia se face cu acordul organizatiei.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT APROBAT Data intrarii
RM DIRECTOR GENERAL in vigoare
NUME NUME
XXX YYY
SEMNATURA SEMNATURA

DATA DATA

LISTA DE DIFUZARE

Nr.
Crt DESTINATAR DATA NUME SI PRENUME RETAGERE NUME/PRENUME
. DATE SEMNATURA

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

1.SCOP

Procedura prezintă cerinţele şi responsabilităţile specifice activităţii de analiză a SMI efectuată de

managementul organizaţiei.

2.DOMENIU

Procedura se aplică la nivelul managementului, la intervale planificate, pentru a se asigura continua adecvare,
eficacitatea şi eficienţa SMI.

3.DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Definiţiile şi abrevierile sunt prezentate în MMI – 01, anexele 4 şi 5.

4.DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinţă sunt prezentate in Lista documentelor externe aplicabile.

5.RESPONSABILITĂŢI

5.1 Reprezentantul Managementului

 organizează şedinţele de analiză a SMI.

 convoacă membrii echipei manageriale, şi după caz invitaţi.

5.2 Proprietarii de procese

 participanţii convocaţi la şedinţa de analiză pregătesc fiecare un raport privind activitatea desfăşurată în
cadrul compartimentelor pe care le conduc.

6. PROCEDURA

6.1 Generalităţi

Adoptarea SMI – ul în cadrul organizaţiei presupune angajarea organizaţiei pentru:

 atingerea obiectivelor propuse pe linia calităţii, mediului şi siguranţei alimentului ce constă în realizarea
unui nivel calitativ superior al servicilor/produselor furnizate pentru a putea satisface în permanenţă
cerinţele clienţilor reali şi potenţiali şi pentru a castiga încrederea acestora;

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
 aplicarea şi respectarea normelor de calitate şi siguranţa alimentuluii impuse de legile în vigoare,
precum şi a normelor legislative privind mediul.

Pentru atingerea acestor scopuri este necesar ca SMI - ul implementat în cadrul organizaţiei să fie analizat
periodic sau ori de câte ori este cazul (vezi punctual 6.2) pentru a desfăşura activităţile într-un mod de abordare
unitar şi controlat al proceselor effectuate în vederea eficacităţii şi eficienţei acestora.

6.2 Oportunităţi pentru analiza SMI

Reprezentantul Managementului organizează şedinţele de analiză a SMI:

 planificat la începutul fiecarui an în scopul stabilirii strategiei
 în cazul unor contestări ale unor nereguli ce trebuie imediat rezolvate:
abateri grave de la norme, legi
reclamaţii repetate venite din partea cclientului
constatarea unor neconformităţi sistematice
 modificări organizatorice
 schimbări importante în legislatie
 noi strategii de dezvoltare, noi abordări privind relaţiile cu clienţii.

6.3 Convocarea participanţilor

La analiza SMI participă membrii echipei manageriale, Reprezentantul Managementului, precum şi după caz,
invitaţi. Aceştia sunt convocaţi cu cel puţin o saptămână de către Reprezentantul Managementului, utilizând
diverse mijloace, în funcţie de caz (e-mail, notă de convocare) în care sunt specificate:
 tema supusă dezbaterii
 data şi ora dezbaterii
 locul unde se va desfăşura şedinţa
 lista participanţilor

6.4 Pregătirea analizei

Participanţii convocaţi la şedinţa de analiză pregătesc un raport privind activitatea desfăşurată în cadrul
compartimentelor pe care le conduc.

Rapoartele pot include:

 stadiul atingerii obiectivelor în raport cu cele propuse la analiza precedentă şi/sau cele propuse la nivelul
anului în curs.
 respectarea sau nu a termenului acordat pentru atingerea obiectivelor şi, dacă este cazul, modivele pentru
care nu s-a respectat termenul
 probleme întampinate în realizarea obiectivelor (neconformităţi constatate rezolvate sau nu)
 noi propuneri pentru înlăturarea neconformităţilor nerezolvate/îmbunatătiţirea/dezvoltarea activităţilor
desfăsurate, aceste propuneri fiind susţinute de informaţii verificabile.

6.5 Elementele de intrare

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

Cel puţin o data pe an, sunt dezbătute în cadrul şedintelor de analiză, următoarele puncte esenţiale ale SMI :
 politica şi obiectivele referiotare la calitate, mediu şi siguranţa alimentului.
 stabilirea politicii şi a obiectivelor de calitate, mediul şi siguranţei alimentului pentru anul in curs
 modificarea acestora în funcţie de schimbările apărute
Manual/procedure/înregistrări SMI
 manual/proceduri:
o iniţierea unei noi revizii/ediţii, după caz
o elaborarea unor noi proceduri
 înregistrări:
o modificarea unor modalităţi de înregistrare
o stabilirea unor noi înregistrări
Audituri interne/externe
 prezentarea rezultatelor auditurilor precedente
 stabilirea unor audituri de urmărire cu privire la acţiunile corective/preventive ce vor fi întreprinse
 stabilirea unei noi planificări a auditurilor
Resurse
 umane:
o necesitatea unor instruiri/recrutări în funcţie de noile competenţe cerute
o planificarea instruirilor pe anul în curs
o organizarea unor cursuri de instruire
o conştientizarea personalului
 financiare:
o stabilirea bugetului alocat pentru activităţile existente sau pentru investiţiile ce urmează a fi
făcute
 infrastructură:
o elaborarea planului de mentenanţă a echipamentelor/spaţiilor de lucru
o achiziţionarea unor noi echipamente/spaţii de lucru
Performanţa de mediu şi a proceselor şi conformitatea produselor
 capabilitatea furnizorilor de a satisface condiţiile specific contractual sau cele legale şi de reglementare
 controlul neconformităţilor apărute sau potenţiale prin analiza lor, modul de tratare şi aplicarea unor
acţiuni corective/preventive
 reclamaţiile provenite de la client şi tratarea acestora
Stadiul de implementare a acţiunilor corective/preventive
 probleme întâmpinate în implementare
 încadrarea în terenul de rezolvare a neconformităţilor
 eficacitatea şi eficienţa acestora evaluate în timp
Schimbări care ar putea influenţa SMI
 modificări ale structurii organizatorice datorată reorganizării sau/şi dezvoltării organizaţiei
 noi legi ţi reglementări apărute

Noi oportunităţi pentru îmbunătăţire şi dezvoltare

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
 la nivel de compartimente prin stabilirea unor noi modalităţi de comunicare
 la nivel de organizaţie date de:
o feed – back de la client
o studiul de piaţă
o contextul sicio-economic
o noi legi şi reglementări apărute.

6.6 Elemente de ieşire

Elementele de ieşire ale analizei efectuate de management se concretizează printr-un plan de măsuri anexat la
raportul analizei efectuate de management. Acest plan de măsuri ce implică decizii şi acţiuni luate în urma
acestei analize cum ar fi:
 declararea politicii şi a obiectivelor(re)definite
 revizuirea documentaţiei
 stabilirea/rectificarea bugetului alocat în funcţie de nevoile organizaţiei
 planificări referitoare la:
o procesele de realizare a produselor – cum ar fi planificări ce se realizează atunci când este
adoptată o nouă abordare de furnizare a produselor sau când este vorba de introducerea unui nou
produs pe care organizaţia intenţionează să-l furnizeze clienţilor săi, sau legate de asigurarea
infrastructurii necesare realizării produsului
(ex. mentenanţa echipamentelor/spaţiilor de lucru)
o procesele suport:
 de asigurare a resurselor adecvate – financiare, umane
 de imbunatăţire – audituri interne
 iniţierea unor rapoarte de acţiuni corective/preventive
 adoptarea unor noi strategii.

Acest plan de măsuri cuprinde de asemenea termenul de realizare, precum şi responsabilii pentru îndeplinirea
acestora. Planul de măsuri constituie elementele de intrare ale procesului de îmbunătăţire a SMI.

Planul de măsuri se difuzează la compartimentele implicate.

7.ÎNREGISTRĂRI

În urma analizei efectuate de management rezulta un raport ce cuprinde:

 concocatorul
 lista participanţi AEM
 datele de intrare ale AEM
 datele de ieşire AEM
 planul de măsuri
 anexe, dacă este cazul(copia rapoartelor de audit, de neconformitate etc)

8. DIAGRAMA FLUX

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

Neaplicabilă.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

APROVIZIONARE ŞI EVALUARE FURNIZORI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT APROBAT Data intrarii
RM DIRECTOR GENERAL in vigoare
NUME NUME
XXX YYY
SEMNATURA SEMNATURA

DATA DATA

LISTA DE CONTROL

Ed/rev Obiectivul reviziei

1/0 Elaborarea editiei initiale

 Copie controlata
 Copie necontrolata

Exemplar nr.___

Acest document reprezinta proprietatea intelectuala S.C. ABC S.R.L. Multiplicarea partial sau totala si
difuzarea acestuia se face cu acordul organizatiei.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

APROVIZIONARE ŞI EVALUARE FURNIZORI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT APROBAT Data intrarii
RM DIRECTOR GENERAL in vigoare
NUME NUME
XXX YYY
SEMNATURA SEMNATURA

DATA DATA

LISTA DE DIFUZARE

Nr.
Crt DESTINATAR DATA NUME SI PRENUME RETAGERE NUME/PRENUME
. DATE SEMNATURA

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
APROVIZIONARE ŞI EVALUARE FURNIZORI

1. SCOP

Prezenta procedura stabileşte ansamblul de măsuri care se aplică produselor/serviciilor aprovizionate, descriind
responsabilităţile referitoare la procesul de aprovizionare ţi verificare a produsului aprovizionat în scopul
determinării conformităţii acestora cu cerinţele specificate.

2.DOMENIU

Procedura se aplică tuturor produselor/serviciilor aprovizionate de către S.C. ABC S.R.L.

3.DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Definiţiile şi abrevierile sunt prezentate în MMI – 01, anexele 4 şi 5.

4.DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinţă sunt prezentate în Lista documentelor externe aplicabile.

5.RESPONSABILITĂŢI

Directorul General
 Aprobă contractele/comenzile pe care societatea le încheie cu clienţii/furnizorii de produse şi servicii.
 Numeşte prin decizie componenţa Comisiei de Recepţie.

5.1 Comisia de Recepţie

 Verifică produsele aprovizionate din punct de vedere calitativ si cantitativ.

 Întocmeşte NIR (tipizat) şi înscrie produsul în Fişa de magazie (tipizat) dacă în urma recepţiei se
introduce în gestiune
 Verifică permanent respectarea condiţiilor de depozitare, conservare a produselor din depozit.

5.2 Proprietarii de procese

 Transmit periodic comenzile interne pentru materii prime, ingrediente, consumabile sau alte
produse/servicii necesare desfăşurării activităţilor proprii.
 Urmăresc calitatea produselor/serviciilor aprovizionate în cursul derulării proceselor/activităţilor.

6.PROCEDURA

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
A.PROCESUL DE APROVIZIONARE

6.1 Datele de aprovizionare

Directorul General împreuna cu Reprezentantul Managementului stabilesc Necesarul de aprovizionare în

vederea realizării comenzilor in termenele stabilite, necesarele sunt aprobate de Director General.
Responsabilul Aprovizionare/Desfacere transmite comenzile furnizorilor selectaţi, conformei Listei
Furnizorilor Acceptaţi.

Directorul General împreuna cu Reprezentantul Managementului (RM) selectează furnizorii. Ofertele

primite de la furnizori sunt analizate de către Directorul General şi Reprezentantul Managementului şi în funcţie
de complexitatea şi valoarea materiei prime şi materialelor (ambalajele, etichetele, etc) comanda de
aprovizionare este aprobată de către Directorul General.

Toate contractele/comenzile de aprovizionare trebuie să conţină date de aprovizionare care să descrie clar
produsul/serviciul comandat, cuprinzând după caz următoarele:
a. numele furnizorului, adresa acestuia şi datele referitoare la organizaţie;
b. numărul comenzii
c. descrierea clară a produsului/serviciului cu toate datele precise de identificare (categorie, calitate, tip,
etc)
d. titlul sau alte identificări precise precum şi ediţiile aplicabile ale specificaţiilor, cerinţele de proces sau
alte date tehnice relevante;
e. titlul, numărul şi ediţia standardului de calitate aplicabil;
f. criterii de verificare;
g. cerinţe de identificare a produsului;
h. condiţii de supraveghere a cantităţii şi verificare a produsului comandat de către reprezentanţii S.C.
ABC S.R.L.;
i. indicaţii privind depozitarea produselor;
j. indicaţii privind modul de rezolvare a neconformităţilor;
k. preţul şi termenul de livrare;
l. modalităţile şi modul de livrare;

Orice reviyie a comenzii/contractului este analizată de către S.C. ABC S.R.L. în acelaşi mod ca şi documentul
iniţial.Modificările la comenzi/contracte (diminuări, suplimentări, sistări, anulări etc.) sunt transmise
Proprietarilor de Procese implicaţi, în vederea înştiinţării acestora de modificările survenite.

6.3 Verificarea produselor/serviciilor achiziţionate

În cazul în care verificarea produsului aprovizionat se face la furnizor, aceasta cât şi modul cum se procedează
se specifică în comenzile/contractele de achiziţie, în vederea îndeplinirii de către furnizor a conformităţii
produselor/serviciilor oferite cu cerinţele stabilite contractual.

Verificarea produselor achiziţionate se face de către Comisia de Recepţie şi constă în inspecţia cantitativă şi
calitativă.

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

În cazul în care se specifică în contract, clientul sau reprezentantul acestuia poate participa la verificarea
produselor achiziţionate. În acest caz, se vor lua măsuri pentru depozitarea în spaţii corespunzătoare a
produselor ce urmează a fi recepţionate în prezenţa clientului sau a reprezentantului acestuia

B. EVALUAREA FURNIZORILOR

6.1 Generalităţi

Organizaţia a stabilit modalităţi şi criterii de selectare şi evaluare a furnizorilor săi, dat fiind faptul că aceştia
reprezintă unul din factorii ce influenţează calitatea produselor realizate de organizaţie. Procesul de evaluare şi
selectare a furnizorilor implică reducerea costurilor noncalităţii prin reducerea neconformităţilor.

Furnizorii noştri sunt selectaţi şi evaluaţi atât iniţial, înainte de încheierea contractului/comenzii cu aceştia, dar
şi în cursul prestării serviciilor sau furnizării produselor lor pentru a se menţine sau îmbunătăţi continuu nivelul
calitativ al proceselor desfăşurate în organizaţie şi al produselor noastre.

6.2 Criterii şi modalităţi de selectare şi evaluare a furnizorilor

6.2.1 Performanţele demonstrate de furnizor la nivelul pieţei

Informaţiile despre performanţele furnizorilor sunt preluate din:

 studiul de piaţă realizat de Reprezentantul Managementlui prin care s-a cercetat:
o gradul de pătrundere a furnizorului pe piaţă, măsurat în raport cu dimensiunile pieţei;
o trăsături ale unui furnizor care ar putea câştiga piaţa de profil date fiind condiţiile de
comercializare pe liaţa existentă (în ansamblu sau pe regiuni cu potenţial ridicat),
o calitatea condiţiilor de igienă pentru producerea materiei prime.
 publicaţiile sau alte surse de informare (cataloage de firme şi produse etc.) care pot oferi date statistice
sau clasamente despre potenţialii sau actualii furnizori cum ar fi:
o procentul vânzărilor calculat în funcţie de criterii stabilite ( pe tip de produse, pe regiuni);
o rata cresterii volumului vânzărilor;
o rata cresterii cifrei de afaceri etc.
 sondaje efectuate la utilizatori cu privire la calitatea produselor furnizate sau serviciile prestate

6.2.2 Adoptarea sau nu a unui sistem de management (certificat sau nu de către organisme de certificare)

Existenţa unui sistem de management implementat şi menţinut în cadrul organizaţiei unui furnizor presupune
realizarea produselor/serviciilor în mod controlat. Acest fapt poate oferi garanţia calităţii produselor/serviciilor
livrate de furnizor propriei noastre organizaţii.
Acest criteriu implică mai multe modalităţi de evaluare cum ar fi:
 chestionar de autoevaluare;
 audituri de secondă parte;
 informaţii privind modul în care furnizorii îndeplinesc cerinţele contractuale (vezi punctul 6.2.3);

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001 PO – 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005 Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
 graficul acţiunilor de supraveghere

6.2.3 Performanţele demonstrate în relaţiile anterioare cu organizaţia

Înregistrările referitoare la produsele livrate şi prestările de servicii ale furnizorilor reprezintă dovezi obiective
ale performanţelor demonstrate de aceştia în relaţiile cu organizaţia noastra.

Aceste înregistrări sunt de doua tipuri:

 înregistrări financiar-contabile;
 înregistrări ale calitîţii.

Înregistrările financiare furnizează informaţii privind:

 respectareatermenului plăţilor;
 facilităţi de plată oferite de furnizor.

Înregistrările calităţii oferă informaţii despre:

 calitatea produselor şi serviciilor furnizate (sunt luate în consideraţie rapoartele de neconformitate,
reclamaţiile clienţilor, acţiunile corective, rezultatele auditurilor de secundă parte);
 promptitudinea furnizorilor în rezolvarea neconformităţilor apărute la recepţe şi/sau pe fluxul de
fabricaţie;
 respectarea termenului de livrare.

7. ÎNREGISTRĂRI
Nr. Formular Cod Elaborator Analizat Destinatar Timp
Crt Aprobat Arhivare
Registru comenzi
1 de achiziţii F-7.4-06 RM Director general - 5 ani

Chestionar de
2 autoevaluare a F-7.4-01 RM Director general RM 5 ani
furnizorului
Lista furnizorilor
3 acceptati F-7.4-03 RM Director general RM 5 ani

Necesarul de Responsabil
4 aprovizionare F-7.4-05 RM Director general Proces 5 ani

Fisa de evaluare a Comisia de

5 aprovizionării F-7.4-04 Recepţie - - 5 ani

FORMULAR COD: F -4.2.3 – 01, Rev. 0 2/1