MANAGEMENT DE PROIECT

CURS 11: Derularea şi finalizarea

proiectului

Titular curs: prof. dr. ing. Mircea Covrig

as. ing. Cristina Gheorghe
An universitar 2007- 2008, Semestrul I
8. Derularea proiectului
8.1 Lansarea proiectului
Sarcini ale organizaţiei contractoare
 înregistrarea proiectul, pe baza aprobării, în documentele
organizaţiei - activitatea 01
 emiterea comenzii interne - activitatea 02
 deschiderea contului de cheltuieli, în urma comenzii interne -
activitatea 03
 organizarea echipei de conducere a proiectului de către managerul
de proiect - activitatea 04

Sarcini ale echipei de conducere

 A. analiza şi completarea programului – activitatea E1

 B. realizarea legăturii cu clientul - activitatea E4

 se concretizează în pregătirea documentelor:
 structura organizatorică a proiectului – activitatea E2
- este obligaţia managerului de proiect
- este publică
- prezintă următoarele informaţii:
 managerul de proiect; echipa de conducere cu atribuţiile personale;
organizaţiile partenere cu atribuţiile şi reprezentanţii lor; reprezentanţii
conducerii; reprezentanţii clientului; subcontractorii principali, dacă
proiectul are subprograme executate de terţi; furnizorii principali;
consultanţii independenţi

 manualul de proceduri – activitatea E3:

- enumeră diferitele proceduri care trebuie aplicate pe perioada de
implementare şi de execuţie a proiectului

- este elaborat de către echipa de conducere pe baza experienţei

 conţine proceduri pentru:
- corespondenţa şi sistemul de transmitere a documentelor:
înregistrare, numerotare, transmitere, numărare etc.
- matricea de distribuire a documentelor, care specifică la ce
documente au acces diverse persoane
- schema circulaţiei documentelor
- organizarea pregătirilor materialelor: facilităţi energetice, servicii,
echipamente, magazii etc.
- introducerea şi scoaterea din magazie
- angajări preliminare
- modificarea programului proiectului
- sistemul de monitorizare
- control
Activităţile de început
 întâlnire de lansare – activitatea I1
 MP va accentua trendul pe care doreşte să-l imprime realizării

activităţiilor
 MP va sublinia sarcinile fiecărui membru din echipa de conducere

 planificarea în detaliu a activităţilor – activitatea I2

 pe baza sarcinilor primite membrii echipei de conducere vor

organiza echipele de lucru


emiterea comenzilor de lucru – activităţile I3
 pe baza planificării detaliate se întocmesc listele de activităţi pentru fiecare
echipă
8.1 Gestiunea proiectului
8.1.1 Ciclul realizare – monitorizare – actualizare

 documentul de bază -
Programul proiectului
 Programul proiectului
este un document
dinamic
Actualizarea programului
 analizele efectuate au la bază
„măsurătorile” rezultatelor şi informaţii
externe, sau pur şi simplu o cercetare
mai atentă şi o detaliere a programului
 măsuri de prevenire - acţiuni
întreprinse pentru înlăturarea cauzelor
unor „neconformităţi” posibile, în scopul
prevenirii producerii acestora
(standardul ISO 9000)
 măsuri corective - acţiuni întreprinse
pentru înlăturarea cauzelor unor
„neconformităţi” produse, în scopul
prevenirii acestora sau a eliminării
efectelor lor (standardul ISO 9000)
 măsurile corective sunt măsuri de
intervenţie atunci când s-a produs
„neconformitatea”, sau măsuri de
reparaţie ale urmărilor produse de
apariţia „neconformităţii”
Modificările proiectului
 modificare - corecţie de la programul iniţial al proiectului; poate fi făcută la
cererea clientului sau de către realizatorul proiectului
 modificări temporare - abateri de la proiect impuse de situaţii specifice
impuse de necesitatea terminării în termen a unei activităţi
 modificările permanente:
 modificări finanţate:
- sunt făcute la cererea clientului/realizatorului
- sunt impuse de situaţii prevăzute în contract
- schimba valoarea contractului iniţial
 modificări nefinanţate:
- sunt făcute de către realizatorul proiectului/managerul de proiect
- datorită constatării unor deficienţe sau pentru rezolvarea unor situaţii apărute pe
perioada realizării proiectului
 de problema modificărilor permanente răspunde unul dintre membrii echipei de conducere,
care trebuie:
 să înregistreze modificările efectuate
 să distribuie persoanelor interesate documentaţia privind modificările
 să organizeze lucrările comisiei de analiză
 să urmărească realizarea modificărilor în programul proiectului şi să transmită programul nou
tuturor persoanelor interesate
 să urmărească realizarea tuturor documentelor necesare: acte adiţionale, note interne etc.
Monitorizarea
 acţiune de culegere, înregistrare şi raportare a informaţiilor
despre evoluţia proiectului
 are drept scop oferirea datelor necesare pentru realizarea unui
control sigur
 rezultatele monitorizării se folosesc la informarea tuturor
persoanelor autorizate, inclusiv managerul de proiect, sau
pentru realizarea unui audit
 sistemul de monitorizare evidenţiază procedurile care se
aplică pe parcursul proiectului, începând cu nivelul cel mai de
jos, stabileşte priorităţile ce trebuie avute în vedere precum şi
resursele cu care se efectuează activităţile
Culegerea şi transmiterea datelor
Informaţiile pot fi transmise sub diverse forme:
 Rapoarte - prezintă analizele efectuate pe anumite intervale; pot fi:
- rapoarte programate - au un conţinut predeterminat impus de manualul de
proceduri şi se întocmesc la termene precizate în sistemul de monitorizare
- rapoarte la cerere - nu au un conţinut predeterminat şi satisfac nevoile
neplanificate de informare a managerilor sau a altor persoane abilitate
- rapoarte de excepţie - semnalează cazurile unor neconformităţi care trebuie
soluţionate urgent
 documente constatatoare - întocmite cu ocazia producerii unui eveniment şi
evidenţiază o stare de fapt la un moment dat:
- procese verbale
- buletine de încercări
- centralizatoare de materiale, cheltuieli etc.
- devize

 un bun sistem de raportare crează o bază pentru luarea deciziilor

 raportarea analitică şi transparentă justifică modul de folosire a fondurilor
8.1.2 Analiza realizărilor
 încearcă să stabilească relaţia dintre efectele observate la
monitorizare sau la controlul efectuat şi cauzele lor

Controlul
 analizează datele obţinute prin monitorizare, pentru a compara ceea
ce s-a făcut cu ceea ce s-a planificat
 la baza sa stă planul de realizare al proiectului
 urmăreşte:
 modul de realizare a obiectivelor proiectului

 modul de obţinere al rezultatelor

 evoluţia factorilor externi

 impactul proiectului asupra mediului

 Controlul efectuat de managerul de proiect are la bază:
 procesele verbale întocmite cu ocazia finalizării diverselor etape:

model experimental, prototip, încercări de laborator, activităţi de

diseminare etc., întocmite de către responsabili
 rezultatele obţinute la încercările de laborator, staţie pilot etc.

 studiile elaborate: de marketing, de fezabilitate

 studiile elaborate de terţi şi procesele verbale de recepţionare a

acestora
 centralizatorul de cheltuieli

 Controlul efectuat de către finanţator are la bază:

 rapoartele întocmite de directorul de proiect

 raportul de evaluare (dacă s-a cerut)

 procesul verbal de avizare internă

 devize post calcul

 alte documente financiare

 Rezultatele controlului determină stadiul de realizare al

proiectului şi verifică respectarea planificării
Şedinţele de proiect
 sunt o formă de analiză a rezultatelor obţinute prin control

Evaluarea
 presupune expertiza tehnică şi financiară
 este efectuată la cerere de către o echipă/organizaţie exterioară
proiectului
 se realizează pe baza informaţiilor transmise de către sistemul de
monitorizare al proiectului
 se finalizează cu un raport care compară rezultatele obţinute cu
rezultatele planificate şi analizează activitatea tuturor factorilor
implicaţi în activităţile proiectului
 se poate efectua pe cheltuiala proiectului, dacă sunt prevăzute în
contractul de finanţare, sau pe cheltuiala celui care doreşte
evaluarea
8.1.3 Urmărirea costurilor
 presupune monitorizarea şi controlul costurilor şi veniturilor
 asigură ca fiecare tranzacţie financiară să se desfăşoare la momentul potrivit
 este o funcţie distictă a managementului de proiect, necesitând cel puţin o
persoană specializată
Bugetul proiectului
 reprezintă o repartiţie a costului proiectului pe articole de cheltuieli
 se stabileşte pe baza programului proiectului
 poziţiile în buget depind de necesităţile proiectului, sunt elemente agreate
de finanţatorul proiectului
 odată aprobată finanţarea proiectului, bugetul şi programul proiectului sunt
singurele documente care argumentează cheltuirea fondurilor
 se întocmeşte pe costurile estimate, iar cu provizioanele considerate se
formează un „buget de rezervă”
 în cazul multor proiecte, bugetele nu sunt statice, modificându-se, după
necesitate, în structură la valoarea brută fixă sau la altă valoare totală
aprobată de finanţator
 important este ca modificările care apar în buget să fie reflectate în
defalcarea bugetului pe grupe de activităţi
Fluxul de numerar (cash-flow)
 reprezintă diferenţa dintre toate încasările şi plăţile realizate efectiv
 intrările bugetului:
 fondurile alocate pentru realizarea proiectului

 vânzări cu plata pe loc, dacă există, şi producţie parţială

 încasarea pe credit

 ieşirile bugetului:
 plata salariilor

 cheltuieli curente

 taxe şi impozite

 valoarea achiziţiilor cu plata la vedere

 valoarea achiziţiilor prin contracte care au termene scadente

 dobânzi şi rate curente

Costul total
 se impune respectarea costului proiectului

 nu trebuie respectate întocmai costurile defalcate pe grupe de activităţi

 economiile realizate pentru un anumit grup de activităţi pot fi utilizate

pentru acoperirea costurilor suplimentare ale altor activităţi

 modificarea unor activităţi într-un departament poate conduce la

apariţia unor diferenţe de costuri în alt departament

 trebuie analizat în ce mod activităţile unui departament influenţează

costurile celorlalte departamente
Contabilitatea proiectului
 urmăreşte modul de efectuare al cheltuielilor şi încadrarea în resursele
planificare pe articole de buget
 este asigurată de un personal specializat care formează o echipă
aparte în cadrul structurii organizatorice a proiectului
 răspunde de procedeele de colectare a costurilor, de corectitudinea
înregistrării acestor costuri şi de modul de repartizare a costurilor pe
articole de buget
Controlul costurilor
 presupune:
 verificarea corectitudini înregistrărilor în contabilitate şi
prevenirea erorilor de înregistrări
 acţiuni privind limitarea posibilităţilor de creştere nejustificată
a costurilor
 acţiuni pentru aducerea costurilor în limite rezonabile
 acţiuni pentru detectarea variaţiilor costurilor
 informarea partenerilor cu privire la modificările apărute
Analiza costurilor
 elementul de legătură dintre rapoartele întocmite de
contabilitate sau de sistemul de control al costurilor,
bugetul proiectului şi manager
 cea mai simplă analiză - compararea bugetului planificat
cu costurile realizate
Exemplu:
Analiza exemplului:
 comparaţia s-a efectuat la terminarea activităţii A4
 se observă o întârziere de 3 săptămâni şi costul suplimentar de 3 u.c.
 era necesar ca managerul proiectului să se sesizeze deja la sfârşitul
etapei A2, în sensul că după trecerea a 33% din timpul planificat,
proiectul este întârziat cu 1 săptămână (5,5% din timp), iar costul a
depăşit bugetul cu 2 u.c (5% din valoarea bugetului)

Avantajele metodei:
 este simplă
 permite adoptarea rapidă a unor măsuri corespunzătoare, necesare
corelării abaterilor
 din analiza curbei de variaţie a bugetului se pot determina grupurile de
activităţi cu durată mare – vezi activitatea A3, şi divizarea acestora
pentru a avea grupe de activităţi cu durate comparabile
Dezavantajele metodei:
 analizele se efectuează la terminarea activităţilor dintr-un grup de activităţi, ceea ce
face ca etapele de durată lungă să întârzie analiza
 nu pune în evidenţă stadiul activităţilor care au fost executate parţial
 nu permite o previziune a tendinţei costurilor

Analiza costurilor permite determinarea:

 abaterea de cost exprimată în unităţi monetare: AC  BE  CE  u.m 
BE - bugetul alocat pentru lucrările executate
CE - costul efectiv al lucrărilor realizate
AC
 expresia în procente: ac   100  %
CE
 abaterea de timp exprimată în unităţi monetare: AT  BE  BP  u.m 
BP - bugetul planificat pentru momentul de timp considerat
AT
 expresia în procente: at   100  %
BP

 valori negative pentru cele două abateri reprezintă depăşiri de buget

şi de timp alocat
 8.1.4 Aprovizionarea
 achiziţiile pentru proiect se
desfăşoară prin paşi succesivi,
după anumite reguli - ciclul
aprovizionării
 dacă materialul nu corespunde – se
introduc activităţi de urmărire a
produselor returnate
 trebuie stabilite condiţii comerciale
pentru aprovizionare printr-un
contract, printr-un act adiţional sau
printr-o referire la un act normativ
 lungimea în timp a ciclului de
aprovizionare depinde de furnizor şi
de tipul materialului achiziţionat -
din acest motiv este necesar ca
cererea de materiale să fie făcută
din timp pentru ca iniţierea achiziţiei
să se facă cât mai rapid posibil
9. Finalizarea proiectului
9.1 Documentele de închidere ale proiectului
 nota finală conţine următoarele informaţii:
 denumirea proiectului
 data de închidere
 motivul închiderii
 preţul proiectului şi documentele de achitare a acestuia
 procesul verbal de recepţie a rezultatului proiectului
 instrucţiuni speciale, dacă este cazul
 modul de realizare al transferului tehnologic
 semnăturile autorizate şi înregistrarea documentelor
 raportul final întocmit de către executant la cererea
finanţatorului, conţine:
 situaţia existentă la începerea proiectului
 prezentarea proiectului şi a modului de desfăşurare
 realizarea obiectivelor
 planul de realizare a proiectului pe durata de fabricaţie
 analiza financiară
 transferul tehnologic
 pe lângă nota finală semnată de organizaţia coordonatoare a
proiectului şi finanţator, managerul de proiect trebuie să
întocmească şi un document intern de închidere care
precizează:
 denumirea proiectului
 numele managerului de proiect
 data închiderii proiectului cu finanţatorul
 data închiderii interne a proiectului
 aprobarea bugetului pentru închiderea proiectului
 costul proiectului, cu argumentarea pe articole de cost
 profitul realizat
 documentaţia realizată, enumerare, modul de prezentare,
modul de păstrare
 acordul final de parteneriat, dacă este cazul
 analiza critică a modului de desfăşurare a proiectului
 propuneri de îmbunătăţiri pentru proiectele viitoare
Întocmirea documentului de închidere internă necesită activităţiile specifice:
 propunerea unui buget pentru închiderea proiectului - trebuie să conţină
activităţile ce vor fi efectuate şi costurile acestora. Aceste cheltuieli sunt
acoperite din regia contractorului şi a partenerilor sau pe baza unui fond
prevăzut în bugetul proiectului
 închiderea conturilor de cheltuieli - interzice efectuarea unor cheltuieli după
o anumită dată. Sunt autorizate numai colectarea costurilor necesare procedurii
de închidere şi achitarea facturilor întârziate, care deja au fost înregistrate în
contabilitate
 realizarea documentaţiei proiectului - cuprinde calculele de proiectare,
desenele de execuţie, utilizare şi documentele de realizare a proiectului.
Acestea sunt numerotate, indexate şi stocate. Desenele sunt completate cu
toate modificările efectuate şi înregistrate în borderoul de desene
 înregistrarea documentelor de realizare ce trebuie arhivate: aprobări de
abateri şi modificări, acte adiţionale, documente de calitate a materialelor
utilizate documente privind încercările efectuate în cadrul proiectului etc.
Documentele se vor utiliza ulterior pentru asigurarea asistenţei tehnice in
perioada de garanţie şi pentru rezolvarea eventualelor reclamaţii ulterioare
sau a defecţiunilor apărute
 întocmirea documentaţiei pentru echipamentele achiziţionate - constă în
enumerarea, înregistrarea şi stocarea tuturor documentelor necesare pentru
asigurarea remedierilor în perioada de garanţie şi service-ului în perioada de
post garanţie. Documentaţia precizează şi numerele de inventar pentru
identificarea fiecărui echipament
 întocmirea documentaţiei pentru produsul realizat în cazul în care
acesta este un produs comercial; documentaţia cuprinde toate desenele de
execuţie, fişele tehnologice şi rezultatele probelor de laborator privind produsul
 arhivarea corespondenţei externe (cu finanţatorul şi cu partenerii) şi a
documentele interne
 eliminarea surplusurilor de materiale din stoc prin:
- transferul către finanţator sau parteneri în raport cu prevederile contractuale
- vânzarea pe componente şi înregistrarea veniturilor în contabilitatea proiectului
- casare în conformitate cu prevederile legale
 înregistrarea costurilor finale ale proiectului care se face printr-un
document cumulativ, pe articole de cost; documentul consideră toate costurile
inclusiv cele aprobate pentru efectuare după închiderea conturilor de cheltuieli,
din care se scad veniturile obţinute: din producţie, din eliminarea materialelor
din stoc, dobânzi bancare etc.
9.2 Transferul tehnologic
 realizat prin activităţile de preluare de către beneficiar a rezultatelor
proiectului
 predarea/ preluarea întregii documentaţii privind realizarea proiectului,
echipamente achiziţionate, proiectarea şi realizarea produsului proiectului,
reciclarea produselor ieşite din uz
 predarea/primirea echipamentelor şi mijloacelor fixe necesare pentru
realizarea produsului în conformitate cu prevederile contractului de finanţare
 predarea/primirea materialelor necesare pentru realizarea primei serii de
produse, în conformitate cu contractul de finanţare
 semnarea documentelor privind asigurarea asistenţei în perioada de garanţie
şi a service-ului în perioada post garanţie
 instruirea personalului muncitor, activitate care se începe înainte de
finalizarea proiectului; această activitate poate fi finanţată prin contractul de
finanţare sau din altă sursă
 semnarea unor documente preliminare privind modul de efectuare a
îmbunătăţirilor aduse produsului
 continuă pe toată durata de viaţă a produsului prin realizarea unor
modernizări sau îmbunătăţiri ulterioare
 transferul tehnologic reprezintă „introducerea sau
achiziţionarea în circuitul economic a tehnologiilor şi
utilajelor specifice, echipamentelor şi instalaţiilor
rezultate din cercetare, în vederea obţinerii unor
procese, produse şi servicii noi sau îmbunătăţite,
cerute de piaţă sau prin care se adoptă un
comportament inovativ, inclusiv activitatea de a
disemina informaţii, a explica, a transfera cunoştinţe, a
acorda consultanţă şi a comunica cu persoane care
nu sunt experţi în problemă despre rezultatele
cercetării fundamentale, aplicative şi precompetitive
într-un asemenea mod încât să crească şansa
aplicării unor astfel de rezultate, cu condiţia să existe
un proprietar al rezultatelor” (Legea 324/2003)