Tema 6.

Gestionarea şi evaluarea calităţii activităţii de audit intern

1. Monitorizarea misiunilor de audit intern

2. Documentarea lucrărilor de audit intern

3. Evaluarea internă şi externă a misiunii de audit intern

1. Monitorizarea misiunilor de audit intern

Misiunea de audit intern este permanent monitorizată de conducătorul unităţii sau
compartimentului de audit intern.
Dacă însăşi conducătorul este implicat în realizarea misiunii, atunci funcţia de monitorizare
este atribuită unui auditor intern cu cea mai mare experienţă desemnat de conducătorul unităţii,
iar în lipsa acestuia este antrenat un expert din exterior.

Monitorizarea reprezintă activităţile de îndrumare, consiliere, supraveghere şi

verificare a lucrărilor efectuate de membrii echipei misiunii de audit.
Activitatea de îndrumare realizată de supervizor este de a oferi instrucţiuni necesare și adecvate
derulării misiunii de audit intern.
Consilierea supervizorului constă în acordarea consultaţiilor membrilor echipei misiunii de
audit intern.
Activitatea supervizorului de supraveghere rezultă în urmărirea executării corecte a programului
misiunii şi a existenţei elementelor probante.
Monitorizarea se regăseşte şi în activitatea de verificare a documentelor ca dovadă fiind
semnate de acesta, cum ar fi, de exemplu:

- programul misiunii de audit,

- fişa de identificare şi analiză a recomandărilor,

- planul de aciuni pentru implementarea recomandărilor,

- raportul de audit intern.

Monitorizarea are ca scop principal de a da asigurări că obiectivele misiunii de audit intern au

fost realizate calitativ şi au fost executate în termen. În acest scop se aplică procedura de
supervizare. Procedura prevede elaborarea listei de supervizare a documentelor.

Conform acestei proceduri, supervizorul examinează fiecare document de lucru şi propune

auditorului intern modificări de îmbunătăţire a conţinutului documentului de lucru.

De exemplu, la verificarea declaraţiei de interese supervizorul va discuta cu auditorul intern care

a emis acest document referitor la existenţa sau lipsa de incompatibilitate.

Dacă supervizorul va fi de acord cu conţinutul documentului în cauză, declaraţia va fi avizată de

acesta.

În scopul ţinerii evidenţei documentelor avizate şi a răspunsurilor auditorilor interni referitor la

propunerile supervizorului de a îmbunătăţi conţinutul documentelor verificate se fac notiţele
respective în lista de monitorizare a documentelor.
 Ţinând cont de aceste cerinţe, lista în cauză trebuie să conţină notiţele supervizorului referitor
la fiecare lucrare exercitată de membrii echipei misiunii de audit intern.
Astfel pentru fiecare lucrare de audit verificată de supervizor în listă se va concretiza documentul
avizat, propunerea supervizorului ca urmare a revizuirii documentului, răspunsul auditorului şi
acordul sau dezacordul supervizorului.

2. Documentarea lucrărilor de audit intern

Documentarea lucrărilor de audit este un proces continuu şi poate crea probleme dacă nu sunt
aplicate anumite reguli de constituire şi de îndosariere a documentelor.

Constituirea documentelor reprezintă perfectarea documentară propriu-zisă a oricărei

lucrări de audit la fiecare etapă de exercitare a auditului intern, iar îndosarierea include
sistematizarea documentelor pe fiecare misiune şi etapă de realizare a ei.

Lucrările de audit sunt perfectate documentar în baza formularelor elaborate de unitatea de audit
intern pentru fiecare tip de activitate.

Elaborarea unor formulare se bazează pe formularele-model prevăzute de normele metodologice

de implementare a standardelor de audit intern.
De exemplu, normele în cauză recomandă utilizarea:

1. modelului ordinului cu privire la efectuarea misiunii de audit intern;

2. programului de lucru al unei misiuni de audit;

3. modele de teste şi chestionare

La colectarea informaţiilor necesare pentru a justifica constatările de audit, auditorii interni

efectuează copii, solicită extrase, întocmesc tabele şi recalculări care sunt documentate atît pe
suport de hârtie, cît şi în format electronic.

Aceste informaţii sunt perfectate documentar şi sunt anexate la formularele de lucru eliberate
fiecărui auditor pentru realizarea activităţilor de audit prevăzute de programul misiunii de audit
intern.

Se documentează de asemenea şi orice informaţie obţinută în mod verbal prin intermediul

întîlnirilor, interviurilor, inclusiv şi a conversaţiilor telefonice.

Pentru întâlnirile oficiale se practică documentarea sub formă de procese-verbale, în care se

dezvăluie informaţia despre scopul, subiectele discutate şi concluziile întâlnirii. Documentarea
probelor obţinute sub formă verbală se efectuează nemijlocit după discuţie.

Fiecare document de lucru se păstrează în anumite dosare. Se practică întocmirea dosarului

pentru fiecare misiune de audit, iar în cadrul acesteia pe fiecare etapă de exercitare.
De exemplu, primele documente de lucru care se află în dosarul unei misiuni de audit
intern se referă la:

 dispoziţia de efectuare a misiunii de audit intern;

 declaraţia de interese a fiecărui auditor care realizează misiunea;

  programul misiunii de audit intern.

 Dosarele sunt codificate prin atribuirea de litere şi cifre pentru fiecare misiune de audit
intern.

 Se codifică şi documentele de lucru în concordanţă cu codul dosarului şi respectiv a

misiunii de audit în cadrul căreia se perfectează.

Fiecare document inclus în dosar este înregistrat în Jurnalul de evidenţă a documentelor de

lucru pentru dosarul respectiv.

Există două tipuri de dosare:

 dosarul permanent;

 dosarul curent.

Dosarul permanent conţine toate informaţiile importante pentru înţelegerea specificului

entităţii, care nu se modifică de la an la an.El este utilizat pentru efectuarea misiunilor de audit
viitoare şi pentru a oferi informaţii iniţiale noilor auditori. Conţine toate informaţiile permanente
despre sisteme, oferă informaţii de bază esenţiale şi este examinat la începutul fiecărei misiuni de
audit.Spre exemplu: acte normative; documente, ce conţin descrieri ale procedurilor de control
intern, planuri de audit intern etc.
Dosarul permanent de audit este format din următoarele secţiuni:

Informaţii generale, care includ:

- informaţii cu privire la evaluarea riscurilor;

- scopurile şi obiectivele sistemului;

- organigrame;

- devize de cheltuiel şi bugete,

- date statistice cu privire la performanţă.

Rapoarte:

- copii ale tututror rapoartelor de audit intern;

- planuri de implementare a recomandărilor;

- rapoartele Curţii de Conturi;

- alte rapoarte ale conducerii.

Modificări:

- documente cu privire la modificări semnificative.

Dosarul curent conţine informaţii ce se referă la derularea unei misiuni curente. El este format
din următoarele secţiuni:

Iniţierea şi şedinţa de deschidere:

- documente de context (organigrame, legi, etc);

- rezultatele şedinţei preliminare pentru definirea titlului misiunii de audit,

- ordinul cu privire la efectuarea misiunii de audit;

- agenda şedinţei de deschidere;

- procesul-verbal al şedinţei de deschidere.

Programul de testare:

- înregistrarea sistemului, inclusiv diagrame;

- chestionarele controlului intern;

- formulare de evaluare a riscurilor;

- formularul pentru cercetare şi evaluare;

- programul de testare.

Testarea:

- tabele cu teste.

Concluzii:

- constatări;

- procesul-verbal al şedinţei de închidere a lucrului pe teren.

Raportul:

- proiectul raportului final şi scrisoarea de însoţire;

- procesul-verbal al şedinţei de închidere a misiunii de audit;

- răspunsul conducerii cu privire la raportul de audit;

- corespondenţa ulterioară/procese-verbale ale şedinţelor etc;

- planul de acţiuni privind implementarea recomandărilor;

- raportul de urmărire a implementării recomandărilor de audit.

 3. Evaluarea internă şi externă a misiunii de audit intern

Evaluarea misiunii de audit constă în efectuarea de controale a calităţii lucrărilor exercitate de

membrii echipei misiunii intern.
Controalele în cauză realizate de însăşi conducătorul unităţii de audit intern alcătuiesc şi definesc
evaluarea internă.
Iar cele realizate de către autorităţile ierarhic superioare sunt numite evaluări externe.

În cadrul evaluării interne cât şi externe se examinează respectarea normelor de audit intern şi a
procedurilor de asigurare a calităţii lucrărilor de audit intern, inclusiv şi cele cu privire la
întocmirea raportului de audit intern.
Evaluările a ca scop de a depista deficienţele legate de derularea misiunii de audit în baza
căror vor fi formulate recomandări de a îmbunătăţi viitoarele misiuni.
De asemenea, scopul urmărit este de a asigura perfecţionarea profesională a auditorilor interni.

În continuare sunt enumerate ca exemplu, câteva criterii de evaluare internă a misiunii de

audit intern:

 programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în

cadrul bugetului de timp alocat;

 a existat o bună comunicare între auditori şi conducerea structurii auditate;

 auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost

identificate problemele.

Evaluarea internă comparativ cu cea externă se realizează după fiecare misiune de audit intern.
La finisarea fiecărei misiuni se perfectează documentul numit „Fişa de evaluare a misiunii de
audit intern”.
Fişa este completată de conducătorul unităţii de audit intern.
În fişă se apreciază fiecare etapă de exercitare a misiunii de audit intern conform următoarelor
calificative: foarte bine, bine, satisfăcător, slab şi nesatisfăcător.

Activitatea de evaluare externă a activităţii de audit intern public se realizează o dată la 5 ani.
Evaluarea externă se finisează cu formularea măsurilor corective, care urmează a fi implementate
de unitatea de audit intern.
 De analizat documentele:
1. Evaluarea planului strategic
2. Extras din fișa de evaluare a activității de audit intern