Visan Nicoleta-Iulia

Bilet de examen nr. 124

DOCUMENTAREA LUCRĂRILOR IN MISIUNEA DE AUDIT FINANCIAR

Conform Standardului de audit 500 “Probe de audit”, auditorul trebuie sa cuprinda in

documentele sale de lucru dovezi care sunt importante pentru sustinerea raportului. Acest
standard prevede tehnici si metode ce trebuie utilizate de catre auditori in vederea obtinerii
acestora.

Documentele de lucru

Documentele de lucru pentru audit au urmatoarele scopuri:

- Ajuta auditorul la desfasurarea activitatii sale si permite adoptarea unei abordari

metodice.
- Constituie o evident a planificarii, naturii, duratei si intinderii activitatii de audit,
precum si a concluziilor trase pe baza probelor obtinute.
- Faciliteaza controlul, permitand revizuirea adecvata a activitatii. Acest lucru este in mod
evident relevant in situatiile in care auditorul coordonator a delegata o parte din
munca.

Continutul documentelor de lucru

Documentele de lucru pentru audit trebuie pregatite la un standard ridicat, astfel incat sa
realizeze obiectivele de audit cat mai simplu si mai clar posibil. Obiectul, continutul si scopul
trebuie sa fie clare, fara alte explicatii. Acestea trebuie intocmite pe masura efectuarii auditului
si nu trebuie lasate incomplete sau sa contina aspect inutile.

Gradul de extindere a documentelor de audit este o problema de rationament professional, iar

auditorul trebuie sa-si bazeze decizia privind extinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar
pentru a inlesni unui auditor experimentat, fara legaturi anterioare cu auditul respectiv, sa
inteleaga activitatea desfasurata si temeiul deciziilor luate.
Calitatea, tipul si continutul vor varia in fuctie de circumstante, dar documentele de lucru
trebuie sa cuprinda:

Informatii privind structura legala si organizationala a entitatii;

Extrase sau copii ale documentelor, contractelor si proceselor-verbale importante;
Informatii privind sectorul, mediul economic si legislative in cadrul caruia functioneaza
entitatea auditata;
Probe privind procesul de planificare si modificarile ulterioar;
Probe despre faptul ca sistemul de contabilitate si control intern al clientului a fost
evaluat;
Probe privind evaluarea riscului inerent si de control, precum si revizuirile acestora;
Analizele tranzactiilor si soldurilor;
Analizele indicatorilor economic-financiari si ale tendintelor semnificative ale acestora;
O evidenta a naturii, duratei si intinderii procedurilor de audit si rezultatele acestor
proceduri;
Copii ale corespondentei cu alti auditori, experti si alte terte personae;
Copii ale corespondentei cu clientul, rapoarte catre administrator sau conducere si
note ale discutiilor cu acestia privind problemele de audit;
Scrisori de confirmare a declaratiilor;
O sinteza a aspectelor semnificative ale auditului respective, cuprizand detalii despre
informatiile disponibile, sumele implicate, opiniile conducerii, concluzii despre
rezolvarea sau tratarea acestora;
Copii ale situatiilor financiare aprobate.

Standardizarea

Chiar daca specificarea precisa a continutului si formatului documentelor de lucru ar fi gresita,

stanadardizarea documentelor este indicata in imbunatatirea eficientei cu care acestea sunt
elaborate si revizuite.

In vederea stanadardizarii sunt sugerate urmatoarele:

Toate documentele sa fie pe un support adecvat.

Documentele trebuie sa identifice:
- Numele clientului;
- Sfarsitul exercitiului;
 - Obiectul;
- Initialele persoanelor care elaboreaza si revizuiesc;
- Datale de elaborare si revizuire.
Toate tabelele trebuie indexate corspunzator si sa faca trimiteri la situatiile financiare.
Munca depusa, concluziile trase, analiza erorilor, etc. trebuie explicit mentionate.
Documentele trebuie pastrate in dosare corespunzatoare.

Modificari ale documentelor de lucru

Modificarile asupra documentelor de lucru aduse ulterior emiterii raportului de audit sunt
acceptate doar daca sunt corespunzator documentate si indica data si circumstantele in care
au fost effectuate.

Pastrarea si arhivarea

Documentele de lucru sunt proprietatea auditorului, iar acesta trebuie sa ia masuri

corespunzatoare pentru pastrarea lor in siguranta si confidentialitate.

Dosarele de audit

Datorita faptuli ca activitatea de audit are o natura recurenta, documentele de lucru trebuie
impartite in functie de semnificatia lor in: permanente (Dosarul permanent) si curente (Dosarul
exercitiului) – care se refera numai la perioada financiara pentru care se face verificarea.

1. Dosarul exercitiului
Dosarul exercitiului cuprinde toate elementele unei misiuni, a caror utilitate nu depaseste
exercitiul controlat; el permite asamblarea tuturor lucrarilor, de la organizarea misiunii la
sinteza si formularea raportului.

Dosarul exercitiului este indispensabil pentru:

-      mai buna organizare si control ale misiunii;
-      documentarea lucrarilor efectuate, deciziilor luate si asigurarea ca programul s-a derulat fara
omisiuni;
-      inlesnirea muncii in echipa si supervizarea lucrarilor date la colaboratori;
-      justificarea opiniei emise si redactarea raportului.
Continut
In mod uzual, acest dosar cuprinde:
 planificarea misiunii:
-   programul general de lucru;
-   note asupra utilizarii lucrarilor de control efectuate de catre altii (auditori interni, diversi
specialisti);
-   datele si duratele vizitelor, locurile de interventie;
-   compunerea echipei;
-   data pentru emiterea raportului;
-   buget de timp si realizarea lui;

 supervizarea lucrarilor:

-   note asupra studierii dosarelor si stabilirea solutiilor la problemele ridicate;

-   aprobarea tuturor deciziilor importante care pot afecta planificarea, programul lucrarilor,
executarea lucrarilor, concluziile lucrarilor, continutul raportului;

 aprecierea controlului intern:

- evaluarea punctelor tari, punctelor slabe si a zonelor de risc;
- foi de lucru privind: bazele de stabilire a sondajelor asupra functionarii sistemelor, detalii
asupra sondajelor efectuate;
- comentarii asupra anomaliilor descoperite;

 obtinerea de elemente probante:

- program de control;
- foi de lucru cuprinzând: obiectivul, detalii asupra lucrarilor efectuate, eventuale
comentarii, concluzii;
- documente sau copii de documente de la intreprindere sau terti, justificând cifrele
examinate;
- detalii asupra lucrarilor efectuate asupra situatiilor financiare: comparatii si explicatii ale
variatiilor, concluzii;
- sinteza generala a rezultatelor pe diferite etape ale misiunii si tratarea distincta a punctelor
care ar putea avea o influenta asupra deciziei de certificare;
- foi de lucru cu privire la faptele delictuale.
Dosarul exercitiului este bine sa fie impartit pe sectiuni (parti) pentru a usura utilizarea sa. In
general se foloseste o impartire in 10 sectiuni (parti) simbolizate de la A la J, astfel:

- EA (dosarul exercitiului, Sectiunea A) intitulata „Acceptarea misiunii" contine documente

referitoare la acceptare sau mentinerea misiunii de audit, cum ar fi: chestionarul de acceptare
(cunoasterea globala a intreprinderii, existenta unor riscuri etc), scrisoarea catre predecesor,
corespondenta cu clientul, fisa de acceptare sau de mentinere a misiunii, alte corespondente cu
organismele profesionale, cu organismele de bursa si scrisoarea de misiune sau con-
tractul de prestari servicii de audit.
- EB (dosarul exercitiului, Sectiunea B) intitulata „Sinteza misiunii si rapoarte" contine
documente precum: elemente de sinteza ale misiunii (sinteza, rezumatul ajustarilor, lista punctelor
in suspensie, situatiile financiare certificate, evenimente posterioare, balante, declaratii ale
conducerii intreprinderii), elemente de gestiune si organizare (buget si planificare, onorarii), si
rapoarte (raport general, rapoarte speciale, raport conturi consolidate, alte rapoarte).
- EC (dosarul exercitiului, Sectiunea C) intitulata „Orientare si planificare" contine documente
(foi de lucru) care se refera la: cunoasterea generala a intreprinderii, evaluarea unor riscuri
inerente la nivelul de ansamblu al situatiilor financiare, mediul general de desfasurare a
controlului intern si planul de misiune; natura, calendarul si intinderea procedurilor de audit,
pragul de semnificatie.
- ED (dosarul exercitiului, Sectiunea D) intitulata „Evaluarea riscului legat de control" contine
elemente precum: documentatie de evaluare a controlului intern (sondaje
asupra functionarii controlului intern, analiza separarii functiilor, sinteza evaluarii riscurilor
legate de control), documentatia si listele de proceduri si concluziile asupra evaluarii riscului
legat de control.
- EE (dosarul exercitiului, Sectiunea E) intitulata „Controale substantive" contine elemente precum:
programul de control, programele de munca pe fiecare membru al echipei, foi de lucru continând
examenul analitic, foi de lucru pe fiecare element patrimonial de activ si de pasiv, natura de
cheltuieli sau natura de venituri.
- EF (dosarul exercitiului Sectiunea F) intitulata „Utilizarea lucrarilor altor profesionisti" contine
documente referitoare la programul de lucru al fiecarui specialist.
- EG (dosarul exercitiului, Sectiunea G) intitulata „Verificari si informatii specifice" cuprinde
documente referitoare la aspecte specifice solicitate expres prin reglementari pentru
intreprinderea auditata (de exemplu, facilitati fiscale, regimuri de subventie etc).
- EH (dosarul exercitiului, Sectiunea H) intitulata „Lucrarile de sfârsit de misiune" cuprinde
documente precum: chestionarul de sfârsit de misiune, chestionarul de evenimente posterioare
inchiderii exercitiului.
- EI (dosarul exercitiului, Sectiunea I) intitulata „Interventii cerute prin reglementari diverse"
cuprinde documente referitoare la operatiuni privind miscarea capitalului, operatiuni de
emisiune de titluri, operatiuni privind dividendele etc.
- EJ (dosarul exercitiului, Sectiunea J) intitulata „Controlul conturilor consolidate" cuprinde
toate documentele elaborate in cadrul etapelor misiunii de audit de baza, cu referire la
conturile consolidate.

2. Dosarul permanent

Unele informatii si documente primite sau analizate in cursul diferitelor etape ale misiunii pot fi
folosite pe toata durata mandatului. Ele nu au deci nevoie sa fie cercetate in fiecare an. Clasarea
lor intr-un dosar separat, dosarul permanent, permite utilizarea lor ulterioara dupa aducerea sa
la zi.

Dosarul permanent permite deci evitarea repetarii in fiecare an a unor lucrari si transmiterea de
la un exercitiu la altul a elementelor de cunoastere a intreprinderii.

Elementele caracteristice continute de dosarul permanent sunt:

-       fisa de prezentare
-       scurt istoric al intreprinderii
-       organigrame
-       persoanele care angajeaza intreprinderea
-       situatiile financiare ale ultimelor exercitii
-       note asupra organizarii sectorului de activitate, productie etc.
-       note asupra statutului
-       procese verbale ale CA si AG
-       lista actionarilor sau asociatilor
-       structura grupului
-       contracte, asigurari

Dosarul permanent se organizeaza in sectiuni (parti) care usureaza clasarea documentelor si

consultarea lor. Fiecare sectiune poate fi materializata printr-un despartitor comportând un
sumar al continutului. Ţinerea la zi se efectueaza pe sumar, indicând data introducerii
documentului.
Dosarul permanent se subdivide in 7 sectiuni pentru a facilita lectura si controlul din partea
organismului profesional, dupa cum urmeaza:
- PA (dosarul permanent, Sectiunea A) intitulata „Generalitati" cuprinde documente precum:
fisa de prezentare a clientului, istoric, organizarea generala, documentatii despre client (brosuri,
extrase din presa etc), fisa de acceptare si de mentinere a misiunii etc.
- PB (dosarul permanent, Sectiunea B) intitulata „Documente privind controlul intern" care
cuprinde: rapoarte asupra controlului intern (interne ale intreprinderii, efectuate de alti experti si
intocmite de auditor), sinteze privind aprecierea (evaluarea) controlului intern etc.
- PC (dosarul permanent, Sectiunea C) intitulata „Situatii financiare si rapoarte privind
exercitiile precedente" contine: situatiile financiare ale exercitiilor precedente, raportari
intermediare, programele de control din exercitiile precedente, rapoartele de audit, rapoarte
speciale si alte rapoarte privind exercitiile precedente.
- PD (dosarul permanent, Sectiunea D) intitulata „Analize permanente" cuprinde diverse
lucrari de analiza clasate pe elemente ale situatiilor financiare.
- PE (dosarul permanent, Sectiunea E) intitulat „Fiscal si social" contine declaratii fiscale si alte
aspecte fiscale ale intreprinderii, precum si aspecte sociale (contracte colective, contracte sociale)
etc.
- PF (dosarul permanent, Sectiunea F) intitulat „Juridice" contine documente referitoare la
contracte principale, conventii, lista asociatilor, extrase din procese verbale ale AGA sau CA,
extrase din actele constitutive ale intreprinderii etc.
- PG (dosarul permanent, Sectiunea G) intitulat „Interventi externi" care contine documente
referitoare la alti auditori ai intreprinderii, avocatii intreprinderii, expertul contabil care asigura
asistenta contabila si fiscala a intreprinderii etc.

Pentru a-si indeplini rolul de informare, dosarul permanent trebuie:

- tinut la zi;
- sa fie eliminate informatiile perimate;
- sa nu contina documentele voluminoase ale intreprinderii (ci numai extrasele necesare).

De fiecare data când se lucreaza asupra unor posturi din situatiile financiare sau in alte domenii
auditorul poate:
- corecta daca informatii privind subiectul respectiv se gasesc in dosarul permanent;
-  prevedea aducerea la zi a dosarului permanent.

BIBLIOGRAFIE:
1. Toma, Marin, Initiere in auditul situatiilor financiare ale unei entitati, editia a IIIa,
revizuita si adaugita, Editura CECCAR, Bucuresti, 2009
2. ***, ISA 500 “Audit Evidence”
3. Camera Auditorilor din Romania, Norme minimale de audit, Editura ECONOMICA,
Bucuresti, 2001