Bazele contabilitii (Tema 8.

Tema Tema8. 8.Tehnica Tehnicanregistrrilor nregistrrilor contabile contabile

8.1. Ciclul contabil i etapele acestuia. 8.2. nregistrarea a faptelor economice n registrele contabile. Formele de contabilitate. 8.3. Balana de verificare instrument de control al evidenei contabile 8.4. Erorile contabile i modul de corectare a acestora.

8.1. Ciclul contabil i etapele acestuia.

Conform articolului 18 din Legea contabilitii ciclul contabil al entitii cuprinde: a) ntocmirea documentelor primare i centralizatoare; b) evaluarea i recunoaterea elementelor contabile; c) reflectarea informaiilor n conturile contabile; d) ntocmirea registrelor contabile; e) inventarierea elementelor contabile; f) ntocmirea balanei de verificare, a Crii mari i a rapoartelor financiare. In vederea organizrii corecte a contabilizrii i reflectrii oportune a operaiunilor economice n conturi este necesar a respecta riguros cerinele privind ntocmirea documentelor. Prevederile de baz referitoare la documentele contabile sunt prezentate n articolul 19 din Legea contabilitii. Aa cernitele de baz se concretizeaz n urmtoarele cerine semnificative: faptele economice se contabilizeaz n baza documentelor primare i centralizatoare, documentele primare se ntocmesc n timpul efecturii operaiunii, iar dac aceasta este imposibil - nemijlocit dup efectuarea operaiunii sau dup producerea evenimentului. Mrimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, modul de ntocmire i de mijloacele utilizat pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Documentele se ntocmesc de persoane responsabile n termene determinate n conformitate cu regulile i cerinele stabilite, asigurnd valoarea juridic integral a acestora. Etapa ntocmirii documentelor prevede alegerea formularelor, documentelor primare sau a altor purttori de informaie contabil pentru fiecare obiect contabil, alegerea mijloacelor i proceselor de ntocmire a documentelor, stabilirea componenei persoanelor responsabile de ntocmirea corect i oportun a unor sau altor documente primare. La ntocmirea documentelor este important a asigura dou condiii: 1) reflectarea n document a coninutului real al operaiunii economice efectuate, evenimentului sau procesului, adic asigurarea veridicitii, i 2) ntocmirea documentului cu cheltuieli minime ale timpului de munc. Etapa de baz a procesului de ntocmire a documentelor este perceperea i msurarea parametrilor necesari ai operaiunii economice i fixarea n documentul primar a datelor percepute. Perceperea i msurarea operaiunii poate fi efectuat nemijlocit de persoana care ntocmete documentul sau prin mijloace automatizate. ______________________________________________________________________ 1

Bazele contabilitii (Tema 8.) Prelucrarea datelor reprezint transformarea informaiei primare prin operaiuni logice n scopul obinerii indicatorilor centralizatori i generalizatori despre obiectele contabile. Procesul de prelucrare a documentelor n contabilitate cuprinde patru etape: taxarea; gruparea; simbolizarea; nregistrarea documentelor n sistemul informaional contabil. Taxarea (sau evaluarea) prevede transformarea etaloanelor naturale i de munc ntrun etalon bnesc generalizator. De regul, aceast procedur se efectueaz n documentul primar propriu-zis prin nmulirea cantitii bunurilor materiale (kg, m, t) cu preul unitii. Dac documentul conine etalonul de munc exprimat n unitatea de timp (zile, ore), mrimea acestuia se nmulete cu retribuia tarifar a unitii de timp. Urmtoarea etap a prelucrrii contabile a documentelor este gruparea. n acest caz documentele se selecteaz dup criteriul omogen al operaiunii economice. Caracterul gruprii este condiionat de scopul obinerii informaiei n baza documentelor primare. Astfel, documentele de intrare a materialelor pot fi grupate pe depozite, tipuri de materiale, surse de intrare etc., iar cele de ieire - pe denumiri i direcii de utilizare. Scopul gruprii const n pregtirea datelor centralizatoare privind micarea bunurilor i datoriilor pe parcursul perioadei de gestiune, accelernd astfel inerea contabilitii primare. Simbolizarea (cotarea) reprezint indicarea n documentul primar a conturilor corespondente care rezult din coninutul operaiunii economice concrete. Aceast etap necesit un nivel profesional mai nalt, cunoaterea metodologiei de reflectare a operaiunilor economice n conturi. De regul, acest lucru l efectueaz contabilul care activeaz pe un sector concret al procesului contabil ( evidena materialelor, salariilor, costurilor de producie etc.). Pentru nregistrarea contabil n document este prevzut o rubric separat cu denumirea Codul contului corespondent" sau Codul costurilor". nregistrarea documentelor n sistemul contabil prevede reflectarea operaiunilor economice n registrele contabile, nregistrrile se efectueaz n baza simbolizrii, adic a indicrii conturilor corespondente. Operaiunile economice se acumuleaz n registrele contabilitii sintetice (numrul operaiunii, suma), concomitent se nregistreaz n registrele contabilitii analitice. nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se face pe baz de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui document generalizator n care sunt nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni economice de aceeai natur i perioad, de exemplu: registrul de cas, raportul de gestiune, registrul procurrilor sau livrrilor etc. n cazul operaiilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul, dup caz. nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n entitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate. Evaluarea i recunoaterea elementelor contabile Evaluarea i recunoaterea elementelor contabile se efectueaz n conformitate cu prevederile SNC i S.I.R.F. i ale actelor normative prevzute de legislaia rii. Reflectarea informaiilor n conturile contabile Entitatea care aplic sistemul contabil n partid dubl este obligat s in evidena activelor, capitalului propriu, datoriilor, consumurilor, cheltuielilor i veniturilor n baza conturilor contabile. Reflectarea informaiilor n conturi se face prin simbolizarea (cotarea) documentelor primare. ______________________________________________________________________ 2

Bazele contabilitii (Tema 8.) Nomenclatorul grupelor de conturi contabile i metodologia privind utilizarea acestora snt stabilite n Planul general de conturi contabile, care se elaboreaz i se aprob de Ministerul Finanelor.

8.2. nregistrarea a faptelor economice n registrele contabile. Formele de contabilitate.

Cunoaterea modului de nregistrare a operaiunilor economice n registrele contabile are o mare nsemntate pentru formarea informaiei oportune i veridice la entitate i prezentarea acesteia utilizatorilor. nregistrarea datelor privind operaiunile economice efectuate n cursul perioadei de gestiune (lunii) se efectueaz n baza documentelor primare care se afl la gestionari, apoi se prezint n contabilitate, n acest caz, n prealabil se efectueaz simbolizarea, adic indicarea codurilor conturilor debitoare i creditoare direct n documentele primare. Consecutivitatea nregistrrilor n registrele contabile poate fi diferit. Uneori datele se reflect la nceput n registrele contabilitii analitice, apoi, fiind grupate, n registrele contabilitii sintetice. De exemplu, datele privind salariile (calculele pe tipuri, reinerile impozitelor i contribuiilor la asigurrile sociale, altor tipuri i sumele spre plat) mai nti se nscriu n borderoul de decontare i/sau plat pentru fiecare salariat. Apoi totalurile pe fiecare poziie se trec n diverse registre ale contabilitii sintetice (registre, jurnale - order, etc.). n unele cazuri, viceversa, la nceput se fac nscrieri n registrele contabilitii sintetice, iar apoi n baza lor se completeaz registrele contabilitii analitice. De menionat c, exist i registre combinate (cu mbinarea datelor contabilitii analitice i sintetice). n acest caz volumul lucrrilor contabile se micoreaz, ntruct nregistrrile n registru se efectueaz numai o dat. Drept exemplu poate servi registrul privind decontrile cu gestionarii, n care pentru fiecare gestionar se reflect soldul datoriilor la nceputul lunii, sumele pe conturile sintetice primite ca avans, cheltuielile privind deconturile de avans, sumele cheltuite sau de rambursat. Ulterior se determin soldul creanelor sau datoriilor la sfritul lunii. La sfritul lunii atele finale n debitul i creditul conturilor din registre se trec n Cartea mare. nscrierile n registre trebuie s fie efectuate sistematic, pe msura primirii documentelor primare, iar cnd acest lucru este imposibil n primele zile ale lunii care urmeaz dup cea raportat. n scopul excluderii nregistrrii repetate n registrul contabil a unuia i aceluiai document n acesta trebuie s se fac meniunea corespunztoare. Uneori n documentul respectiv se indic numrul rndului i registrului n care este trecut suma operaiunii aferent documentului dat. n funcie de procesul construirii registrului i necesitii gruprii informaiei n activitatea practic se utilizeaz diverse metode de nregistrare n registrele contabile. Cea mai rspndit este metoda liniar. Avantajele acesteia constau n asigurarea ilustrativitii i controlului, n special, privind operaiunile cu caracter de decontare. n acest caz pe un rnd (linie) se reflect toi indicatorii referitori la un debitor sau creditor: denumirea, data, numrul documentului, pentru ce au aprut datoriile, suma din factura fiscal, data i valoarea plii. Astfel de registre n practica contabil din rile occidentale se numesc Carte de cumprri" i Carte de vnzri. n acestea de asemenea este posibil mbinarea contabilitii analitice i sintetice. O utilizare larg n tehnica nregistrrii datelor contabile a cptat metoda acumulrii prealabile a sumelor aferente operaiunilor economice omogene n unele registre contabile n scopul gruprii i generalizrii ulterioare etc. De exemplu, contabilitatea micrii materialelor sau mrfurilor se ine pe fiecare depozit (gestionar) separat n borderouri speciale, apoi totalurile se trec n borderoul centralizator al micrii materialelor ntocmit pe ntreaga entitate. n cazul dat n locul numrului mare de nregistrri contabile este posibil a face n registrul contabilitii sintetice o nscriere n baza ______________________________________________________________________ 3

Bazele contabilitii (Tema 8.) sumei totale obinute pe operaiuni economice omogene. Prin urmare, se simplific procedura contabilitii sintetice, iar informaia obinut devine simpl i ilustrativ. Metoda ah, reprezint o alt metod de nregistrare n registrele contabile , care permite cu ajutorul unei nregistrri indicarea sumei operaiunii economice n debitul unui cont i creditul altui cont, deci respectarea principiilor dublei nregistrri. Acest lucru este posibil, deoarece n registrele contabile rndurile orizontale ale unor conturi se intersecteaz cu coloanele verticale ale altor conturi. Ca rezultat, se dezvluie coninutul intern al conturilor corespondente i crete sigurana operaiunilor economice reflectate, ntruct debitul i creditul conturilor corespondente sunt prezentate mpreun n registrul contabil. Drept exemplu de nregistrare ah pot servi un ir de registre, precum i Balana de verificare - ah, care se ntocmete la sfritul anului (lunii, nainte de ntocmirea bilanului) pentru verificarea corectitudinii reflectrii operaiunilor economice pe conturi. Dup nregistrarea tuturor datelor documentele se coas n mape cu indicarea registrului la care se refer (sau numrul contului). In registrele propriu-zise se determin totalurile sumelor pe vertical i orizontal, confirmnd datele contabilitii sintetice i analitice.

Prin forma contabilitii se nelege o anumit organizare i construire a sistemelor de registre contabile n scopurile controlului curent asupra strii i micrii mijloacelor i surselor de venituri i cheltuieli i obinerii informaiei necesare pentru ntocmirea situaiilor financiare. Forma contabilitii depinde de doi factori: sistemul de registre contabile utilizate, i consecutivitatea nregistrrilor n acestea i modul de ntocmire a registrelor (manual sau automatizat). O dat cu dezvoltarea contabilitii se perfecionau i formele contabilitii i registrele utilizate. S-a parcurs un itinerar de la cri i fie simple pn la automatizarea total a procesului contabil. Forma de eviden pe memoriale - order se utilizeaz rar, dei este o metod mai simpl. n calitate de registru sintetic se folosete nota de contabilitate care se ntocmete pentru fiecare cont sintetic n baza documentelor primare i centralizatoare. n acest registru se nscriu sumele pe conturile corespondente (debit i credit) cu indicarea datei i numrului documentului primar. Separat se ine evidena analitic a mijloacelor i datoriilor n cri, fie n baza crora se ntocmesc balanele de verificare. Pentru controlul asupra strii i micrii mijloacelor bneti n numerar, casierul ine registrul de cas. Generalizarea informaiei pe toate conturile sintetice se poate efectua cu ajutorul: - Jurnalului-ah; - Crii mari; - Registrului principal. Pe lng unele avantaje (de exemplu, simplitatea registrelor contabile i ilustrativitatea datelor reflectate), forma de eviden prin memoriale - order nu este lipsit de neajunsuri: - notele de contabilitate reprezint nite registre de grupare ntocmite ntre documentele primare i registrele principale de contabilitate sintetic; - masivitatea contabilitii analitice, izolarea acesteia de contabilitatea sintetic; - dublarea datelor n diverse registre; - dificultatea efecturii procedurilor contabile. Dat fiind acest fapt n prezent mai pe larg se utilizeaz forma de eviden prin jurnale - order . Informaia de intrare din documentele primare se trece n borderourile i fiele contabilitii analitice n scopul controlului asupra ntocmirii i micrii mijloacelor i ______________________________________________________________________ 4

Bazele contabilitii (Tema 8.) datoriilor. Concomitent datele din documentele primare se nscriu n registrele contabilitii sintetice, principalele din care sunt jurnalele-order. ns din documentele primare datele se trec direct n jurnale-order n cazurile n care pe un oarecare cont se efectueaz un numr nsemnat de operaiuni. n caz contrar, informaia primar se grupeaz sau se acumuleaz n borderouri speciale, apoi se trece n jurnale-order, unde se formeaz informaia necesar privind conturile sintetice. La sfritul perioadei le gestiune rulajele conturilor sintetice se trec n Cartea mare. Datele acesteia se compar cu totalurile sumelor din balanele de verificare a conturilor analitice i cu soldurile mijloacelor bneti n numerar din registrul de cas. Apoi n baza informaiei privind conturile din Cartea mare se ntocmesc bilanul contabil i alte rapoarte financiare. Utilizarea computerelor a dus la crearea formei automatizate a contabilitii care a ridicat la un nivel mai nalt procesul de nregistrare a operaiunilor economice, operativitatea i calitatea informaiei obinute. Ca i n cazul aplicrii altor forme ale sistemului de contabilitate automatizat documentele primare constituie baza informaional iniial, ns acestea pot fi de dou tipuri: completate manual pe formulare tip sau ntocmite prin intermediul tehnicii de calcul. In primul caz informaia se introduce n baza de date a computerului, iar n al doilea caz aceasta se afl deja n memoria tehnicii de calcul. Introducerea informaiei contabile se efectueaz n baza unei structuri de nregistrri determinat n prealabil. Prin introducerea unic a informaiei se asigur unitatea bazei informaionale i un proces tehnologic automatizat complet de prelucrare a informaiei. Integrarea prelucrrii datelor contabilitii primare i adaptarea programelor informatice la sarcinile utilizatorilor se realizeaz prin utilizarea diverselor programe informatice de contabilitate (de exemplu, 1C Contabilitate, Wiscount, Book-Keeper, etc.). Pentru computerele de nivel contemporan este caracteristic universalitatea din punctul de vedere al abordrilor metodologice generale ale organizrii contabiliti, totodat, posibilitatea utilizrii programelor destinate unei ntreprinderi concrete, innd cont de propunerile clientului. Cu ajutorul programelor se realizeaz introducerea rapid a formulelor contabile prin metoda n baza creia st corespondena-tip a nregistrrilor contabile. Modificarea sau adugarea operaiunilor se efectueaz de nsui utilizatorul. Volumul mare al memoriei computerului permite a lucra cu agenii de toate nivelurile, ceea ce d posibilitate de a efectua fr dificulti operaiuni cumulative (calcularea salariilor, a uzurii i amortizrii, etc.). Jurnalele-order i borderourile, balanele de verificare i balanele-ah pot fi formate pentru orice perioad, de formatul necesar i n termene reduse. La computer poate fi ntocmit bilanul i alte rapoarte financiare nu numai pe un trimestru i an, ci, dup caz, i lunar, ceea ce ridic caracterul analitic i sigurana acestora n utilizare. Unii indicatori din rapoarte pot fi detaliai, inclusiv pn la o operaiune. O particularitate a utilizrii computerelor este pstrarea documentelor primare i registrelor nu numai n mape, ci i pe purttori tehnici - ceea ce asigur sigurana pstrrii informaiei i d posibilitate a grupa datele iniiale dup alte criterii.

8.3. Balana de verificare instrument de control al evidenei contabile

Balana de verificare denumit i balana conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitii care asigur verificarea exactitii nregistrrii operaiilor economice n conturi, legtura dintre conturile sintetice i analitice, centralizarea datelor contabilitii curente i legtura dintre conturile sintetice i bilan. Balana de verificare este un document contabil ce se prezint sub forma unui tabel n care se nscriu datele valorice preluate din ______________________________________________________________________ 5

Bazele contabilitii (Tema 8.) conturi, servind la ntocmirea bilanului contabil. Cu ajutorul balanei de verificare se verific corelaiile dintre egalitile generate de dubla nregistrare a operaiilor patrimoniale n contabilitate, respectiv concordana dintre totalul nregistrrilor din jurnalul de nregistrri cronologice (denumit i registru jurnal) i totalul rulajelor debitoare i totalul rulajelor creditoare din balana, precum i concordana dintre totalul soldurilor finale debitoare i creditoare din balana. Egalitile structurale i globale proprii dublei nregistrri i corespondenei conturilor obinute n cadrul balanei de verificare exprim un echilibru permanent ntre aceste date. Balana de verificare se ntocmete att pentru conturile sintetice ct i pentru conturile analitice. Cu ajutorul balanei de verificare analitice se verific concordana dintre conturile sintetice i conturile lor analitice. Balana de verificare conine toate conturile folosite de o entitate, fiecare cont fiind nscris cu soldul iniial aferent perioadei curente, totalul sumelor i soldul final de la sfritul perioadei curente, totalul sumelor i soldul final la sfritul lunii pentru care se ncheie balana respectiva. Dintre funciile balanei de verificare enumerm: funcia de verificare a exactitii nregistrrilor efectuate n conturi; funcia de realizare a concordanei dintre conturile analitice i cele sintetice; funcia de legtur dintre conturile sintetice i bilan; funcia de grupare i centralizare a datelor existente n conturi; funcia de analiz a situaiei economice-financiare a entitii etc. Funcia de verificare a exactitii nregistrrilor efectuate n conturi, consta n controlul i identificarea erorilor de nregistrare n conturi, prin intermediul diferitelor egaliti valorice care trebuie s existe n cadrul balanei de verificare precum i prin intermediul unor corelaii valorice stabilite cu ajutorul acesteia. Caracterul de instrument de verificare i control i este conferit balanei de verificare urmare a semnalrilor pe care le face privind: nregistrarea greita a unor operaii economice; nscrierea eronata a sumelor din jurnalul de nregistrri cronologice (registrujurnal) n registrul cartea-mare i de aici n balana; efectuarea unor calcule greite n formele contabile complexe; inegaliti ntre totalurile balanei urmare a stabilirii eronate a rulajelor i a soldurilor conturilor etc. Utilizarea calculatoarelor electronice n instrumentarea contabilitii entitilor conduce la creterea exactitii calculelor, dar nu elimina funcia de verificare i control a balanei de verificare. Funcia de realizare a concordanei dintre conturile analitice i cele sintetice, consta n ntocmirea unor balane de verificare ale conturile analitice pentru fiecare cont sintetic , care se desfoar pe conturi analitice. Cu ajutorul balanelor se verifica concordanta dintre datele nscrise n conturile sintetice i conturile lor analitice. Funcia de legtura dintre conturile sintetice i bilan, se concretizeaz n faptul c datele din bilanul anual reprezint soldurile finale ale conturilor preluate din balana de verificare, prelucrate i grupate conform necesitilor de ntocmire a bilanului. Soldurile iniiale ale conturilor la nceputul anului sunt preluate din bilanul anual, conform principiului intangibilitii bilanului de deschidere a noului exerciiu, care trebuie s corespund cu bilanul de nchidere a perioadei precedente. Funcia de grupare i centralizare a datelor existente n conturi, ofer conducerii entitii posibilitatea de a cunoate totalitatea modificrilor intervenite n masa i structura patrimoniului, precum i rezultatele financiare realizate n urma proceselor i operaiilor economice. Balanele de verificare cuprind centralizat toate datele privitoare la existentele i micrile elementelor patrimoniale nregistrate n conturile sintetice i analitice pe o ______________________________________________________________________ 6

Bazele contabilitii (Tema 8.) perioada de timp, oferind astfel posibilitatea comparrii datelor de la nceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfritul ei sau cu alte perioade de gestiune trecute. In acest mod se determin toate schimbrile n volumul i structura patrimoniului, eficiena utilizrii resurselor, rezultatele obinute etc. Funcia de analiza a situaiei economico-financiare a entitii, conform creia balana de verificare are rol important n analiza situaiei economico-financiare pe perioade scurte de timp, precum i n intervalul dintre doua bilanuri, fiind un instrument de sintez ce furnizeaz informaii conducerii entitii, utile, dar nu suficiente, pentru luarea deciziilor precum informaiilor oferite de bilanul contabil. Balanele de verificare ale conturilor sintetice , denumite i balane generale, se ntocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice i cuprind toate conturile sintetice folosite n contabilitatea curenta a unei entiti intr-o anumita perioada de gestiune. Balanele de verificare ale conturilor analitice, denumite i balanele auxiliare, se ntocmesc naintea elaborrii balanei conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Aceste balane se ntocmesc pentru fiecare cont sintetic desfurat pe conturile analitice i au drept scop verificarea exactitii nregistrrilor din conturile sintetice i cele analitice prin concordanta care trebuie s existe cu privire la soldurile iniiale, rulaje, sume totale i solduri finale. Balana de verificare ale conturilor sintetice Din punct de vedere grafic se prezint fie sub form tabelar cu ase coloane, din care dou coloane pentru solduri iniiale, debitoare i creditoare, dou pentru rulaje, debitoare i creditoare i dou pentru solduri finale, creditoare i debitoare, ce permite stabilirea a trei serii de egaliti, fie sub forma unui tablou matricial care conine aceleai egaliti. Balana de verificare cu trei serii de egaliti este conceput pentru a spori volumul informaiilor oferite de balanele de verificare cu o serie sau dou de egaliti. Egalitile acestei balane sunt: 1) Totalul soldurilor iniiale Debitoare = Totalul soldurilor iniiale Creditoare ( SID) = (SIC) 2) Totalul rulajelor Debitoare = Totalul rulajelor Creditoare ( RD) = ( RC) 3) Totalul soldurilor finale Debitoare = Totalul soldurilor finale Creditoare ( SFD) = (SFC) Reprezentarea sa tradiional se prezint n tabel (de exemplu tabelul8.1.), formatul fiind determinat de necesarul informailor i respectiv de numrul de egaliti. Tabelul 8.1. Balana de verificare ntocmit la data de 31.12.N
Simbol cont

Denumirea contului

Solduri iniiale
Debitoare Creditoar e

Micri
Debitoare Creditoar e

Solduri finale
Debitoar e Creditoar e

______________________________________________________________________

Bazele contabilitii (Tema 8.) Balana de verificare ah n practica contabil n scopul verificrii exacticitii ntocmirii formulelor contabile se mai aplic balana de verificare ah reprezint o generalizare a rulajelor debitoare i creditoare conturilor respective cu desfurarea acestor rulaje prin corespondena conturilor n scopul verificrii exacticitii acestor nregistrri : Balana de verificare ah 211 531 ///// 63.800

211 811 121 .......... Total

521 51.600 ////// 51.600

..............

Total 51.600 63.800

63.800

114.800

Aceast balan reprezint o combinaie a balanei de sume i solduri cu balana de rulaje lunare cu solduri iniiale. De aceea, ea mai poart denumirea de balan de rulaje lunare cu sume precedente. Egalitile acestei balane sunt: 1) Totalul soldurilor iniiale Debitoare = Totalul soldurilor iniiale Creditoare ( SID) = (SIC) 2) Totalul rulajelor Debitoare = Totalul rulajelor Creditoare ( RD) = ( RC) 3) Totalul sumelor Debitoare = Totalul sumelor Creditoare la data ntocmirii balanei = la data ntocmirii balanei ( TSD) = (TSC) 4) Totalul soldurilor finale Debitoare = Totalul soldurilor finale Creditoare ( SFD) = (SFC) Balana de verificare cu patru egaliti se ntocmete n dou variante, care iau natere din coninutul diferit al primelor coloane, astfel: n cazul lunii ianuarie, balana de verificare cu patru egaliti cuprinde soldurile iniiale debitoare i creditoare, iar egalitatea se stabilete ntre aceste totaluri ale soldurilor iniiale debitoare i creditoare; la sfritul celorlalte luni ale lunii, primele dou coloane conin date privind totalul sumelor precedente debitoare i creditoare.

8.4. Erorile contabile i modul de corectare a acestora.

Balanele de verificare ndeplinesc funcia de control i identificare a erorilor de nregistrare prin intermediul egalitilor care trebuie s existe ntre totalurile diferitelor coloane, precum i prin intermediul corelaiilor ce se stabilesc cu ajutorul lor. Neasigurarea unei egaliti sau a unei corelaii se datoreaz existenei unei erori. Cu ajutorul balanei de verificare se pot descoperii o serie de erori: a) erori de ntocmire a balanei de verificare b) erori de nchidere a conturilor pentru stabilirea soldurilor finale c) erori de nregistrare n cartea mare d) erori n stabilirea sumelor din formulele contabile compuse.

______________________________________________________________________

Bazele contabilitii (Tema 8.) Erorile de ntocmire a balanei de verificare se produc cu ocazia adunrii coloanelor sau a transcrierii sumelor din registrul cartea mare n formularul de balan (ca urmare a inversrii cifrelor, a omiterii unor cifre care fac parte din suma respectiv sau a adugrii unor cifre la suma respectiv, a prelurii altei sume dintr-un rnd sau coloan alturat etc.) etc. identificarea erorilor de calcul se face prin repetarea calculelor, iar a celor transcrise prin punctare, adic prin confruntarea tuturor sumelor transcrise din registrul cartea mare n formularul de balan de verificare. Erorile de nchidere a conturilor pentru stabilirea soldurilor finale se datoreaz calculelor greite efectuate cu ocazia adunrii sumelor debitoare sau creditoare din conturi, ori cu ocazia stabilirii soldurilor finale ale acestora. Identificarea lor se face prin repetarea calculelor din cadrul fiecrui cont n parte. Erori de nregistrare n cartea mare se datoreaz reportrii greite a sumelor din jurnal n cartea mare sau de la o pagin la alta a registrului cartea mare, ca de exemplu: omiterea reportrii n cartea mare a sumei unui cont din articolele contabile ntocmite n jurnal, reportarea de dou ori a aceleai sume din jurnalul cartea mare, nregistrarea n cartea mare a altei sume dect cea din jurnal, fie datorit inversrii cifrelor, fie datorit omiterii unor cifre din sumele respective, fie datorit reportrii altei sume dect cea n cauz etc, reportarea sumei care trebuie trecut n debitul unui cont din cartea mare, n credit, i invers, reportarea greit a totalului de pe o fil din cartea mare, adic prin confruntarea sumelor transcrise din jurnal n cartea mare sau a reportrilor de la o pagin la alta a registrului cartea mare. Erorile n stabilirea sumelor din formulele contabile compuse se datoreaz adunrii greite a sumelor n aceste formule contabile. Identificarea unor astfel de erori se asigur prin refacerea calculelor la formulele contabile compuse i prin punctarea unor astfel de nregistrri cu documentele care au stat la baza lor. Din cele de mai sus se observ c posibilitatea de descoperire a erorilor cu ajutorul balanei de verificare sintetice, prin intermediul egalitilor dintre coloane sunt foarte limitate, deoarece cu ajutorul lor se pot descoperii numai erorile care se bazeaz pe inegaliti, nu i cele care denatureaz nsui sensul nregistrrilor contabile. Din categoria erorilor care nu pot fi descoperite cu ajutorul balanelor de verificare sintetice, fac parte urmtoarele: omisiunea de nregistrare a operaiilor, erori de compensaie, erori de imputaie i erori de nregistrare n registrul jurnal. Omisiunile de nregistrri constau n faptul c operaia economic nu a fost nregistrat de loc, nici n contul debitor i nici n contul creditor. Identificarea unor astfel de erori este posibil fie n urma verificrii documentelor prin punctare pentru a se vedea dac acestea au fost nregistrate n totalitate, fie n urma descoperirii unor documente care nu poart pe ele meniunea de nregistrare, fie ca urmare a reclamaiilor primite de la corespondeni n legtur cu operaiile respective. Erorile de compensaie se datoreaz reportrii greite a sumelor din documentele justificative n jurnal sau din jurnal n cartea mare, n sensul c sa trecut o sum n plus ntro parte a unui cont sau a mai multor conturi i alt sum n minus, egal cu aceea trecut n plus, n aceeai parte a unuia sau mai multor conturi, astfel nct pe total cele dou categorii de erori se compenseaz. Identificarea acestor erori este posibil datorit apariiei de solduri finale nefireti n unele conturi, cu ajutorul balanelor de verificare analitice sau n urma reclamaiilor primite de la teri. Erori de imputaie se datoreaz repetrii unei sume exacte ca mrime din jurnal n cartea mare, att n debit, ct i n credit, ns nu n conturile la care trebuie s fie trecut, ci n alte conturi, care nu corespund coninutului economic al operaiei respective. Identificarea acestor erori se face ca n cazul precedent. Erori de nregistrare n registrul jurnal se pot datora stabilirii greite a conturilor corespondente, nregistrrii unei operaii de dou ori, att n debit ct i n credit, inversrii ______________________________________________________________________ 9

Bazele contabilitii (Tema 8.) formulei contabile sau ntocmirii unei formule contabile corecte, dar cu alt sum mai mare sau mai mic, att la debit ct i la credit. i identificarea acestor erori se face n cazul erorilor de compensaie. Singura balan de verificare cu ajutorul creia se pot descoperii aceste erori care nu influeneaz egalitile este balana ah, i aceasta ntruct ea red pe lng cele trei serii de egaliti i corespondena conturilor. Astfel, balana ah ofer posibilitatea identificrii corespondenelor eronate de conturi, a erorilor de compensaie i a celor de imputaie. Metode de corectare a erorilor n contabilitate n cazul nregistrrii nscrierilor multiple efectuate la o entitate greelile n documente i registre sunt inevitabile. La depistarea discordanelor i greelilor n registrele contabile acestea trebuie corectate. Exist cteva metode de corectare a greelilor n contabilitate , n funcie de caracterul i etapa nregistrrii sumei operaiunii economice. Greelile comise n contabilitate pot avea loc la ntocmirea documentelor primare, registrelor contabile sau rapoartelor financiare. Acestea pot fi rezultatul neglijenei lucrtorilor, dereglrilor tehnicii de calcul sau aciunilor intenionate ale executorilor. Caracterul erorilor determin greelile n cifre, documentarea operaiunilor, corespondena conturilor ntocmit incorect, totalizarea greit. De aici i divizarea greelilor n matematice, de cancelarie, metodico-contabile. Pentru reducerea numrului de greeli sau excluderea lor administraia entitii trebuie s creeze condiii normale de lucru persoanelor care au atribuie la colectarea i prelucrarea informaiei contabile, s urmreasc starea de funcionare a tehnicii de calcul, s verifice calificarea lucrtorilor contabili etc. Procesul de lucru asupra erorilor poate fi divizat n dou etape. La prima etap contabilul cu ajutorul unor procedee speciale trebuie s depisteze greeala. Cunoaterea acestor procedee permite a reduce timpul pentru cutri. n al doilea rnd, micorarea numrului de greeli este posibil n cazul cnd contabilul va verifica minuios veridicitatea documentelor primare, corectitudinea taxrii i altor operaii aritmetice, totalurile obinute etc. Dup posibilitate documentele primare i centralizatoare trebuie ntocmite cu ajutorul computerelor, ceea ce nu numai economisete timpul de lucru, ci i reduce probabilitatea greelilor aprute la ntocmirea acestora i copierea manual. n teorie i practic exist cteva metode de depistare a greelilor n contabilitate. Acestea cuprind verificarea consecutiv a datelor registrelor cu sursele iniiale ( metoda total), verificarea reciproc a acelorai date reflectate n diverse registre, metodele selectiv i logic. Verificarea consecutiv const n verificarea corectitudinii nregistrrii datelor din documentele primare n registrul contabil, notnd (repetat) pe fiecare document un oarecare semn de confruntare. ns aceasta este o metod laborioas i forat de depistare a greelilor. n multe cazuri sumele obinute (totalurile) n unele registre trebuie s fie identice sumelor reflectate n alte registre contabile. n astfel de cazuri se efectueaz confruntarea reciproc a acelorai date. De exemplu, verificarea corectitudinii nscrierilor banilor primii n casierie de pe contul de decontare poate fi efectuat cu ajutorul registrului la contul respectiv, n acest scop este necesar a confrunta totalul sumelor din corespondena conturilor 241 Casa (n debit) i 242 ,, Cont de decontare (n credit). Erorile cifrice pot fi stabilite prin recalcularea selectiv a sumelor (totalurilor) sau efectuarea unei operaiuni inverse - scderea. Dac o astfel de verificare nu este rezultativ, este necesar a efectua recalcularea repetat a tuturor sumelor reflectate n registrele contabile, n cazul construirii registrelor sub form de ah, este uor a gsi greeala, ntruct este suficient a verifica corectitudinea sumelor reflectate pe vertical i orizontal care trebuie s fie egale. ______________________________________________________________________ 10

Bazele contabilitii (Tema 8.) Metoda logic const n faptul c, cunoscnd esena dublei nregistrri, greeala se depisteaz n balana de verificare a conturilor sintetice. In acest scop se compar totalurile rulajelor i soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor. Diferena dintre acestea va arta reflectarea incorect a unei oarecare operaiuni economice. Este posibil c suma acesteia a fost nscris de dou ori n debitul sau creditul unui cont corespondent. n acest caz este necesar ca diferena obinut s fie mprit n dou i rezultatul respectiv poate fi gsit ntrun document anexat la registrul n cauz. Acest lucru poate fi stabilit cu ajutorul computerului. De menionat c, pot avea loc cazuri cnd suma operaiunii economice este reflectat numai o dat n debitul sau creditul unui cont sintetic. Suma discordanelor n acest caz se stabilete prin metoda direct. ns n orice caz trebuie s se utilizeze acele procedee de depistare a greelilor care vor permite a le depista cu cele mai mici pierderi de timp. Greeala depistat trebuie corectat imediat. Pentru aceasta exist cteva metode: de corectare, a formulei suplimentare i de stornare. Metoda de corectare este cea mai simpl i se utilizeaz n cazul cnd greeala este depistat n nsui documentul primar sau n cursul completrii registrelor contabile. Aceasta const n anularea cifrei scrise incorect prin tragerea unei linii peste cifra scris (astfel nct aceasta s se vad) i nscrierea alturi a cifrei corecte. O astfel de corectare trebuie s fie confirmat prin semntura persoanei care are atribuie la ntocmirea registrului sau documentului cu indicarea datei corectrii. Corectrile neconfirmate n documentele primare i registrele contabile nu se admit, iar n documentele de cas i bancare acestea n general trebuie s fie excluse. Dac greeala a fost depistat n cazul cnd n registrele contabile s-au fcut totalurile i s-au ntocmit Cartea mare i bilanul contabil, metoda de corectare nu poate fi utilizat. n cazul cnd la completarea registrului n conturi a fost nscris o sum mai mica dect cea indicat n documentul primar, iar corespondena conturilor este respectat, pentru corectarea greelii se utilizeaz metoda formulei suplimentare (formule de stornare, v. exemplul din tema 5.). n acest caz pentru diferena depistat se ntocmete o nregistrare contabil similar.

Bibliografie
1. Legea contabilitii Nr.113 XVI din 27 aprilie 2007/, (Monitorul Oficial Nr. 90-93/ 399 din 29.06.2007). 2. Bazele contabilitii. Fundamente i premise pentru un raionament profesional autentic / Dumitru Mati. Cluj-Napoca:Casa Crii de tiin, 2010. 3. Bazele contabilitii: noiuni de baz, probleme, studii de caz, teste gril i monografie/ Ristea Mihai, Dumitru Corina-Graziella. Bucureti : Editura Universitar, 2005. 4. Horomnea Emil. Bazele contabilitii. Concepte, aplicaii, lexicon. Iai : Sedcom Libris, 2003. 5. Needles B., Anderson H., Caldwell J. Principiile de baz ale contabilitii. Trad. din engl. Chiinu: Editura ARC, 2000. 6. urcanu V., Bajerean E. Bazele contabilitii. Chiinu, Editura Tipografia central, 2004.

______________________________________________________________________

11