Noțiuni generale privind

prelucrarea informațiilor
contabile

A realizat:Andrieș Anastasia
Tehnici de inregistrare si prelucrare a informatiilor
contabile

De la aparitia datelor contabile pana la prezentarea

lor finala ca indicatori economici ai pozitiei
financiare si performantei entitatii, acestea parcurg
mai multe etape de prelucrare.
Etapele de prelucrare a informatiilor
contabile:
Tehnicile de inregistrare si prelucrare a informatiilor contabile privind
starea si miscarea elementelor bilantiere, dupa anumite reguli, dau
nastere la un sistem de formulare, corelate intre ele. Interfata dintre
aceste formulare se realizeaza prin forma de contabilitate.
Formularele, ca elemente componente ale formei de contabilitate sunt:
documentele justificative, registrele contabile, purtatorii tehnici de
date (dischete, CD-uri etc.), balanta de verificare, registrul-inventar,
situatiile financiare anuale.
Sistemul contabil al entitatii a adoptat urmatoarele forme de
contabilitate: forma clasica sau pe jurnal unic, forma centralizata sau pe
jurnale multiple, forma maestru-sah sau pe conturi corespondente,
forma informatica. Fiecare forma de contabilitate se distinge printr-o
anumita structura a registrelor contabile utilizate si printr-o tehnica
specifica de inregistrare cronologica si sistematica.  
Forma de contabilitate clasica sau pe jurnal unic este specifica
entitatilor mici, in cadrul carora volumul operatiilor efectuate este
redus. Se utilizeaza in mod corelat urmatoarele registre:
 - jurnalul unic, in care se inregistreaza cronologic operatiunile;
 - registrul Cartea mare, in care se inregistreaza sistematic
operatiunile (sintetic si analitic);
 - registrul – inventar, in care se inregistreaza rezultatele inventarierii
generale a entitatii;
 - balanta de verificare, prin care se centralizeaza si se verifica lunar
exactitatea datelor;
 - situatiile financiare anuale, in care se sintetizeaza informatiile
privind pozitia financiara si performantele entitatii.
Forma de contabilitate centralizata sau pe jurnale multiple in
conditiile unui volum mare de activitate, apare necesitatea diviziunii
muncii contabile si, implicit, utilizarea mai multor registre contabile. In
aceasta situatie, jurnalul unic este inlocuit de un sistem de jurnale
auxiliare (multiple sau analitice), structurate pe tipuri de operatiuni cu
caracter repetitiv. Fiecare jurnal corespunde unui singur cont, care este
debitat sau creditat prin creditul, respectiv debitul altor conturi
corespondente. In general, se utilizeaza urmatoarele jurnale multiple:
 - jurnalul de vanzari – pentru debitul contului „Clienti”; 
 - jurnalul de cumparari – pentru creditul contului „Furnizori”;
 - registrul de casa – pentru debitul si creditul contului „Casa”;
 - registrul de stocuri – pentru intrarile si iesirile de stocuri etc.
Inregistrarile in jurnale se realizeaza pe parcursul lunii, direct pe baza
documentelor justificative. La sfarsitul fiecarei luni se fac operatii de
inchidere a jurnalelor analitice, toate inregistrarile fiind grupate si
insumate la nivelul contului sintetic, transcriindu-se in jurnalul unic
(denumit jurnal general sau centralizator).
Registrul Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a
soldurilor pe conturi sintetice. Contabilitatea analitica se tine fie direct
pe jurnalele analitice, fie utilizandu-se formulare specializate (fisa de
cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatii diverse
etc.).
La sfarsitul lunii se intocmesc balanta de verificare sintetica si balantele
de verificare analitice, pentru centralizarea si verificarea exactitatii
datelor inregistrate.
La sfarsitul exercitiului, in urma inventarierii generale, se intocmesc
registrul – inventar si situatiile financiare anuale.
Forma de contabilitate centralizata sau pe jurnale
multiple:
Forma de contabilitate maestru – sah sau pe conturi corespondente : specifica acestei
tehnici de prelucrare a informatiilor contabile este dezvoltarea pe conturi corespondente atat
a rulajului debitor, cat si a rulajului creditor al fiecarui cont sintetic. Inainte de a fi
inregistrate, documentele justificative sunt prelucrate iar daca pentru acelasi fel de operatii
exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic cu ajutorul
documentelor cumulative. Pentru inregistrarile in documente cumulative se intocmesc note de
contabilitate. Se utilizeaza:
 - registrul – jurnal, pentru inregistrarea cronologica a operatiunilor;
 - registrul Cartea mare sah sau pe conturi corespondente, care consta in fise sah (fara a se
mai folosi fisa de cont pentru operatii diverse care cumuleaza debitul, creditul si soldul pe
acelasi formular). Se deschid cate doua fise sah pentru fiecare cont, una  pentru debit si o
alta pentru credit. In fisa deschisa pentru debitul contului, inregistrarile se realizeaza pe
conturi corespondente creditoare iar in fisa deschisa pentru creditul aceluiasi cont,
inregistrarile se fac pe conturi corespondente debitoare.
 - balanta de verificare, care se intocmeste la sfarsitul lunii pe baza totalurilor din fisele
sah; pe baza inregistrarilor din contabilitatea analitica se intocmesc balante analitice (se
utilizeaza fise de cont pentru operatii diverse si fise de cont analitic pentru valori
materiale);
 - registrul – inventar, in care se cumuleaza informatiile privind inventarierea desfasurata la
sfarsitul exercitiului financiar;
 - situatiile financiare anuale, care sintetizeaza informatiile privind pozitia financiara si
rezultatele obtinute.
Forma de contabilitate maestru – sah 
Forma de contabilitate informatica presupune utilizarea tehnicii
electronice de calcul pentru inregistrarea si prelucrarea informatiilor
contabile. Ciclul contabil de prelucrare a datelor are la intrarea in
programul informatic formula contabila, pe baza acesteia cladindu-se
intregul sistem de prelucrare si stocare a datelor.
Pe baza datelor introduse in program se editeaza automat registrul –
jurnal pentru evidenta cronologica si registrul Cartea mare pentru
evidenta sistematica. Dupa prelucrarea automata a datelor, se editeaza
si balanta de verificare sintetica. In plus mai pot fi listate si alte
formulare contabile care au caracter obligatoriu: jurnalul de cumparari,
jurnalul de vanzari, registrul de casa, decontul de TVA, declaratii privind
impozitele si taxele etc.
In functie de complexitatea activitatii si performantele programului de
contabilitate utilizat, informatiile din documentele justificative pot fi
inregistrate mai intai in evidenta analitica, dupa care, printr-o anumita
comanda se pot transmite direct catre registrul – jurnal, pentru
inregistrarea automata in evidenta sintetica. Astfel, la sfarsitul lunii se
obtin concomitent si balantele de verificare analitice. Unele programe
de contabilitate editeaza automat chiar si situatiile financiare anuale.
Pentru aplicarea cu succes a formei de contabilitate informatica este
necesar ca operatorul sa aiba cunostintele necesare pentru utilizarea
programului informatic, sa cunoasca modul in care se introduc datele,
comenzile de prelucrare a informatiilor dar si editarea situatiilor de iesire.
Insa, mai intai de toate, utilizatorul trebuie sa isi insuseasca logica
inregistrarilor contabile. Pe de o parte, dupa cum s-a mentionat anterior,
datele de intrare in program sunt constituite din formulele contabile, care
trebuie cunoscute foarte bine. Ele sunt elaborate dupa analiza si contarea
documentelor justificative, cu ajutorul cunostintelor de contabilitate,
dobandite prin efort intelectual si foarte multa munca individuala. Daca
inregistrarile sunt incorecte, atunci si informatiile prelucrate vor fi tot
incorecte iar situatiile de iesire (balanta de verificare, situatiile financiare
anuale) vor fi eronate. Pe de alta parte, utilizatorul trebuie sa detina acele
cunostinte care sa il ajute sa exercite judecati contabile, rationamentul
profesional si, nu in ultimul rand, sa interpreteze informatiile prelucrate
informatizat. Deci, sa nu uitam ca tehnica electronica de calcul ne ofera
sprijin in prelucrarea rapida a informatiilor contabile dar nu si in stiinta
contabilitatii!