Denumire F.

E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

PO 3 – CIRCUITUL
DOCUMENTELOR
IN FIRMA

1
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

DERULARE TRANZACŢII
aprovizionare
1

3
4
5

1 – Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei

firmelor de exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei,
selectare oferta etc.)

2 – Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)

3 – Transmiterea ordinului de plata la ROCT

4 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu

platitoare

5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu

furnizoare.

2
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

DERULARE TRANZACŢII
vânzare
1
2

4
6
5

1 – Transmiterea oferta
2 – Primirea comenzii
3 – Transmiterea factura
4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT
5 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de
exercitiu platitoare
6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de
exercitiu furnizoare.
Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei,
facturii, etc., in general a unui mesaj
Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la
obiect cu respectarea regulilor cerute de corespondenta comerciala.
Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme
de exercitiu din tara si strainatate).

3
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

Descrierea proceselor de
achiziţie
1.Emiterea comenzii
şi înregistrarea
ei în registrul DEP.
de comenzi.

VÂNZĂRI
DEP. 2.Pregătirea
livrării,
ACHIZIŢII emiterea avizului
de expediţie şi a
facturii sau
3.Primirea bunurilor numai a facturii.
în depozit şi
confruntarea
facturii cu
recepţia acestora .
4.Înscrierea realizării DEP.
livrării în registrul de
comenzi şi
certificarea facturii. CONTABILITATE
5.Înregistrarea facturii
în evidenţa contabilă, 6.Întocmirea ordinului
cantitativ şi valoric şi de plată în vederea
stabilirea achitării facturii.
obligaţiei de
plată către furnizor.

4
Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

Procesarea unei comenzi

VANZARI
1

ACHIZITII
3

1. Cerere de ofertă

2. Ofertă fermă

3. Comandă

4. Aviz de expediere/comandă

5
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

Lucrări
5. realizate după înfiinţarea firmei de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing

•Solicitarea de cataloage •Solicitarea unui •Stabilirea Corporate Identity;
pentru materialele de birou, catalog şi a unor •Stabilirea obiectivelor de marketing;
echipamente de birotică, oferte speciale de •Elaborarea planului de marketing
mobilier, etc de la alte firme la serviciul de planificarea activităţilor publicitare;
de exerciţiu; marketing;
Solicitarea de cataloage de la firm
•Crearea unei liste pentru •Telemarketing pe reale( de la firma parteneră sau de
evidenţa furnizorilor; baza listei de alte firme);
•Emiterea de comenzi, în clienţi, pentru
prezentarea •Elaborarea unor statistici referitoa
vederea aprovizionării cu
mijloace fixe sau cu obiecte ofertelor speciale la clienţi şi mărimea cifrei de afaceri;
de inventar, etc; şi eventual a unor •Evaluarea listei de produse în funcţ
•Înregistrarea comenzilor în bonusuri acordate de cifra de afaceri;
registrul de evidenţă a clienţilor care fac •Stabilirea sortimentului;
comenzilor; cele mai rapide •Stabilirea condiţiilor de livrare
comenzi. plată; CGA
•Urmărirea livrărilor,
compararea facturilor cu •Stabilirea politicii de preţ;
comenzile, înregistrarea •Analizarea prevederilor legate d
facturilor şi transmiterea la protecţia consumatorilor;
departamentul contabilitate. •Elaborarea unor oferte noi c
caracter general şi special;

6
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

Secretariat Personal Contabilitate

•Elaborarea respectiv •Construirea dosarelor de •Transmiterea către banca
preluarea modelului / viziunii personal; Roct a fişei cu specimenele de
întreprinderii; •Stabilirea numărului de ore semnături;
•Stabilirea obiectivelor săptamânal şi lunar; •Solicitarea de majorare de
anuale; •Completarea contractelor capital, pentru firmele care se
•Elaborarea unor formulare individuale de muncă; reînfiinţează.
personalizate sau preluarea •Stabilirea nevoilor de
modelelor deja existente instruire / perfecţionare.
(hârtie cu antet; modele de e-
mail; comandă; confirmare de
comandă; notă telefonică,
etc);
•Notificarea modificării datelor
firmei de exerciţiu către
centrala firmelor de exerciţiu
(ROCT);
•Crearea unui dosar care să
conţină un istoric al firmei,
departamentele care compun
structura organizatorică,
organigrama firmei şi fişele de
post;
•Stabilirea de contacte cu
firma parteneră.

7
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

Lucrări curente în firma de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing

•Colectarea şi ordonarea
prospectelor şi cataloage-
lor de la alte firme de exerciţiu;
•Actualizarea continuă a listei
de evidenţă a furnizorilor;
•Redactarea unor cereri de
ofertă la solicitarea conducerii
sau a celorlalte compartimente;
•Verificarea ofertelor primite şi
compararea lor;
•Intocmirea comenzilor
evidenţierea lor într-un registru
de evidenţă a comenzilor;
•Controlarea livrarii
confruntarea cu factura
aferentă;
•Redactarea unor notificări în
situatii de neconformitate ,/
defecte sau urgentarea unor
anumite livrari în caz de
intârzieri la livrare;
•Gestionarea stocurilor din
depozit.
•Elaborarea ofertelor generale şi a •Publicitate pentru
celor ca răspuns la cererile de vânzări ;
ofertă emise de celelalte firme de •Promovarea
exerciţiu; vânzărilor;
•Întocmirea avizelor de expediţie, a •Public relations;
facturilor, şi a confirmărilor de •Vânzări
comandă; personalizate;
•Completarea documentelor de •Atragerea de clienţi
transport şi transmiterea acestora noi.
către transportator;
şi •Supravegherea încasărilor;
•Încasarea sumelor pentru care
plata s-a făcut prin card de credit;
şi •Întocmirea somaţiilor;
•Redactarea scrisorilor de răspuns
la notificările de neconformitate şi
pentru mărfurile returnate;
•Discuţii de vânzări;
•Actualizarea listei de clienţi;
•Întocmirea de statistici cu privire la
cifra de afaceri, pe clienţi şi pe
produse.

Secretariat Personal Contabilitate

•Procesarea intrărilor şi ieşirilor •Administrarea dosarelor de •Prelucrarea

8
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

de poştă; personal; documentelor

•Stabilirea de contacte noi cu •Elaborarea statelor de plată şi a justificative şi
celelalte firme de pe piaţa fluturaşilor de salarii ; înregistrarea acestora
firmelor de exerciţiu; în contabilitatea
•Folosirea internetului pentru generală a societăţii;
•Administrarea contului bancar
transmiterea raspunsurilor spre pentru personal; •Întocmirea registrului
mediul extern al firmei, pentru de casă;
•Derularea cumpărăturilor efectuate
distribuirea e-mailurilor primite de personal. •Întocmirea lunară a
şi căutarea de informaţii; balanţei de verificare;
•Primirea partenerilor de •Întocmirea
afaceri şi a persoanelor declaraţiilor privind
externe şcolii, cu ocazia unor obligaţiile de plată la
întâlniri fixate pentru diverse bugetul statului cât şi
evenimente; a celor referitoare la
•Achiziţionarea şi administrarea asigurările sociale cât
materialelor de birou; şi pentru şomaj
•Administrarea bazei de date •Efectuarea de
de adrese şi actualizarea ei analize;
continuă; •Elaborarea bilanţului
Întocmirea de procese verbale semestrial şi anual;
cu diferite ocazii; •Efectuarea plăţilor;
•Utilizarea telefonului şi a
faxului şi stabilirea costurilor
aferente;
•Organizarea arhivei ;
•Reprezentarea conducerii şi
administrarea agendei
managerului.

9
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

Lucrări la predarea firmei de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing Secretariat Personal Contabilitate
•Redactarea •Redactarea •Analiza •Realizarea •Participarea •Redactarea unui
unui raport unui raport îndeplinirii unui raport cu la evaluarea raport anual
final; final; obiectivelor de privire la modul activităţii asupra activităţii
•Predarea •Predarea marketing; în care au fost elevilor; şi întocmirea
locului de locului de •Redactarea realizate •Scoatere din unui bilanţ la
muncă. muncă. unui raport obiectivele; evidenţa închiderea
final; •Transmiterea asigurărilor activităţii;
•Predarea unei liste cu sociale; •Predarea arhivei
locului de propuneri •Elaborarea contabile..
muncă. pentru clasa pe baza
următoare; statelor de
•Redactarea plată a unei
unui raport final; analize
•Predarea asupra
locului de salariilor;
muncă. •Redactarea
unui raport
final;
•Predarea
locului de
muncă.

10
 Denumire F.E: Albinutza Eco
Sediu: Buzau, str. Tudor Vladimirescu, nr 15
Telefon: 0738724247
Web: www.albinutza.co.cc

Albinutza din Buzau, face mierea buna rau !

SECRETARIAT MARKETING APROVIZIONARE CONTABILITATE LIMBI DESFACERE

STRĂINE

Registru Oferte Repertoriu Registru Bibliotecă Repertoar clie

corespondenţă furnizori acţionari minimală
Catalog Jurnal vânzăr
Repertoriu Jurnal cumpărări Registru casă
Materiale Contracte de
telefoane
pentru presă Contracte cu Facturi vânzare-cump
Ecusoane furnizorii cu clienţii
Invitaţii Documente de
Cărţi de vizită Scadenţar plăţi plată Scadenţar plă
Pliante
R.O.F. Facturi primite Registru jurnal Oferte
Fluturaşi
Necesar Condiţii de livrare State de plată Facturi emise
documente Broşuri şi plată
Registru inventar Condiţii de liv
centralizate pe
departamente şi plată
Cartea mare
Fişa de magaz
Jurnal cumpărări Balanţe de
Contract de verificare
muncă Bilanţ contabil
Fişe de post

Dosare
personale

DOCUMENTE SPECIFICE COMPARTIMENTELOR

11