APROB,

DIRECTOR

CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

PS-01

Copie în evidenţă
Copie informativă

Standard de referinţa: SR EN ISO 9001:2001, SR EN ISO 14001:2005

Ediţia: 1 Data: 10.03.2006 Ex. nr:

Evidenţa modificărilor
Mod 1 2 3 4 5
Pag.
Nr.§
Data
L.S.

F-003 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:1 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

1. SCOP

1.1. Procedura are scopul de a stabili modul în care sunt ţinute sub control
(elaborare, aprobare, emitere, difuzare, actualizare, modificare, retragere din uz şi
arhivare) documentele şi datele emise de societate, precum şi documentele de
origine externă.

1.2. Un alt scop este de a stabili şi impune menţinerea unor metode de identificare,
colectare, asigurare a lizibilităţii, arhivare, protejare, acces, regăsire, retragere şi
distrugere a înregistrărilor calităţii si ale mediului, necesare pentru demonstrarea
conformităţii cu condiţiile specificate, cu prevederile legale si cerintele aplicabile
adoptate şi funcţionarea efectivă a SMI.

2. DOMENIU

Procedura se aplică următoarelor categorii de documente şi date, determinante

pentru calitate si mediu, indiferent de suportul pe care sunt prezentate:

2.1. Documentele sistemului de management integrat calitate-mediu;

2.2. Documentele şi datele aferente activităţilor organizaţiei, legate de

executarea şi livrarea serviciilor sale;

2.3. Documentele de provenienţă externă;

2.4. Înregistrările.

3. DEFINIŢII SI PRESCURTĂRI

3.1. Definiţii

3.1.1. Document - informaţie împreună cu mediul său suport.

EXEMPLU: Înregistrare, specificaţie, document procedură, desen, raport,

standard.
NOTA 1 - Mediul poate fi hîrtia, discuri magnetice, electronice sau optice
pentru computer, fotografie sau mostră, sau combinaţii ale acestora.
NOTA 2 - Un set de documente, de exemplu specificaţii şi înregistrări este
frecvent denumit documentaţie.
NOTA 3 - Unele cerinţe (ca de exemplu, cerinţa de a fi lizibile) se referă la
toate tipurile de documente, totuşi pot fi cerinţe diferite pentru

F-004 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:2 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

specificaţii (de exemplu cerinţa de a fi controlate prin revizii) şi

înregistrări (de exemplu, cerinţa de a fi regăsibile).

3.1.2. Specificaţie - document care stabileşte cerinţe.

NOTA: O specificaţie se poate asocia activităţilor (ex: document procedură,

specificaţie de proces şi specificaţie de încercare) sau produselor (ex:
specificaţie de produs, desen şi specificaţie de execuţie)

3.1.3. Înregistrare - document prin care se declară rezultatele obţinute sau

furnizează dovezi ale activităţilor realizate.

NOTA: 1. Înregistrările pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta

trasabilitatea şi pentru a furniza dovada verificării acţiunii preventive şi
a acţiunii corective.
2. În general înregistrările nu trebuie supuse controlului reviziilor.

3.1.4. Manualul sistemului de management - document care descrie sistemul de

management integrat calitate-mediu al unei organiizaţii.

3.1.5. Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces.

NOTĂ: 1. Procedurile pot fi documentate sau nu.

2. Atunci când o procedură este documentată, se utilizează frecvent
termenul de "procedură scrisă" sau de "procedură documentată".
Documentul care conţine o procedură poate fi denumit ca "document
procedură".

3.2. Prescurtări

MSM - Manualul sistemului de management

PS - Procedură pentru sistemul de management integrat calitate-mediu
PO - Procedură operationala calitate-mediu
IL/IV - Instructiune de lucru/ verificare
F - Formulare si etichete corespunzatoare
SMI - Sistemul de management integrat calitate-mediu

4. DOCUMENTE DE REFERINŢA. FORMULARE

4.1. Documente de referinnţă

4.1.1. SR EN ISO 9000:2001 - "Sisteme de management al calităţii – Principii

fundamentale şl vocabular"

F-004 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:3 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

4.1.2. SR EN ISO 9001:2001 - "Sisteme de management al calităţii - Cerinţe".

4.1.3. SR EN ISO 14001:2005- ” Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu
ghid de utilizare.”
4.1.4. Manualul sistemului de management, MSM-
4.1.4. PO-01 - "Elaborarea şi aprobarea procedurilor"
4.1.4. PO-02 - "Elaborarea şi aprobarea MSM"

4.2. Fomulare

• Lista documentelor interne în vigoare F-002

• Lista formularelor în vigoare F-001
• Lista cu documente externe aplicabile F-077

5. RESPONSABILITĂŢI

5.1. Directorul

5.1.1. Aprobă MSM, PS, PO;

5.1.2. Aprobă distrugerea înregistrărilor expirate (ca perioadă de păstrare), uzate
sau ilizibile.

5.2. Responsabilul cu managementul calităţii si al mediului

5.2.1. Elaborează şi difuzează MSM, PS, PO;

5.2.2. Difuzează procedurile utilizate în organizaţie;
5.2.3. Ţine la zi listele de difuzare şi listele documentelor în vigoare;
5.2.4. Difuzează modificările/completările la MSM, PS, PO.
5.2.5. Identifică şi difuzează documentele de origine externă ţinute sub control.

5.3. Responsabilii de activităţi

5.3.1. Asigură şi verifică utilizarea numai a documentelor şi datelor conforme cu

specificaţiile, normele şi listele în vigoare;
5.3.2. Asigură evidenţa, colectarea, păstrarea şi gestionarea corespunzătoare a
înregistrărilor emise în sfera lor de activitate precum şi accesul la acestea;
5.3.3. Instruiesc personalul din subordine şi verifică modul de efectuare a
înregistrărilor.

5.4. Utilizatorii documentelor

5.4.1. Asigură păstrarea în bune condiţii a documentelor controlate;

5.4.2. Asigură retragerea promptă a documentelor perimate şi pun la dispoziţie
documentele valabile în zonele de utilizare.

F-004 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:4 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

5.5. Personalul care gestionează înregistrările

5.5.1. Identifică, gestionează şi ţine evidenţa înregistrărilor de la intrarea şi până la

scoaterea lor din uz;
5.5.2. Asigură întreţinerea şi arhivarea înregistrărilor în stare corespunzătoare
(curate, lizibile);
5.5.3. Propune conducerii organizaţiei distrugerea înregistrărilor care au depăşit
termenul de păstrare, sunt uzate sau ilizibile.

6. PROCEDURA

6.1. Identificarea documentaţiei SMI

Documentaţia SMI aplicat în cadrul societăţii se compune din:

1. - declaraţie privind politica în domeniul calităţii si al mediului(PO-01)
2. - declaraţie privind obiectivele calităţii si ale mediului (OB-01)
3. - manualul calităţii, cod MSM-
4. - proceduri pentru sistemul de management integrat (PS)
5. - procedură operationala calitate-mediu (PO)
7. - planuri ale calităţii
8. - prescripţii tehnice, normative, standarde, instrucţiuni tehnice şi alte
reglementări aplicabile în organizaţie
9.- formulare
10.- înregistrări

6.2. Planurile calităţii:

- precizează procedurile şi resursele asociate ce trebuie aplicate de către

cine şi când, pentru un anumit proiect, produs, proces sau contract. Aceste
proceduri le includ, în general, pe cele referitoare la procesele pentru
managementul calităţii şi procesele referitoare la realizarea produselor.
- fac referire la părţi ale manualului calităţii sau la proceduri
- se elaborează numai la cererea clienţilor

6.3. Formularele:

- folosesc la elaborarea celorlalte documente din cadrul organizaţiei sau a

înregistrărilor
- sunt, de regulă, anexe ale procedurilor
- sunt purtătoare de date şi informaţii cu privire la acţiuni şi rezultate
referitoare la calitatea unor produse, lucrări sau activităţi
- devin înregistrări după completare

F-004 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:5 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

- sunt ţinute sub control din punct de vedere al formatului, conţinutului şi

codificării (PO-01)

6.4. Alte precizări

6.8.1. În cazul documentelor şi datelor prezentate pe suport informatic se păstrează

un exemplar martor pe hîrtie, al ultimei ediţii în vigoare.
6.8.2. Responsabilul, cu managementul calităţii si al mediului asigură întocmirea şi
actualizarea anuală a listei cu documentele interne în vigoare (F-002) şi a
listei cu formularele în vigoare (F-001).
6.8.3. Controlul difuzării documentelor se face prin intermediul listelor de difuzare
(F-005)

6.5. Documente şi date de provenienţă externă

Documentele şi datele de provenienţă externă sunt controlate prin stadiul reviziilor

(şi al difuzării lor în cadrul organizaţiei, dacă este cazul), în vederea actualizării
documentelor interne pentru care sunt considerate ca date de intrare sau de
referinţă, astfel:
- standardele referitoare la sistemul de management al calităţii si al mediului
- standardele generale, normele, normativele, instrucţiunile tehnice şi reglementările
- sunt controlate de responsabilul cu managementul calităţii si al mediului
- specificaţiile puse la dispoziţie de clienţi - sunt controlate de directorul organizatiei
- specificaţiile puse la dispoziţie de furnizori - sunt controlate de responsabilul cu
aprovizionarea

6.6. Păstrarea, retragerea şi arhivarea documentelor şi înregistrărilor

6.6.1. Documentele şi datele pe suport de hîrtie se păstrează în condiţii care să

împiedice deteriorarea, pierderea sau distrugerea lor accidentală, astfel încît
să rămână lizibile şi uşor identificabile.
6.6.2. Documentele şi datele pe suport informatic se păstrează în condiţii adecvate,
care să împiedice modificarea (parole, acces limitat), deteriorarea sau
ştergerea lor accidentală.
6.6.3. Ediţiile perimate ale documentelor şi datelor sunt retrase din toate punctele
de difuzare, conform listei de difuzare, simultan cu difuzarea ediţiilor noi.
6.6.4. Documentele şi datele perimate, care sunt păstrate în scopuri juridice şi/sau
de conservare a cunoştinţelor sunt identificate corespunzător (pe prima
pagină se scrie "ANULAT" sau "JURIDIC", după caz) şi pe cât posibil, sunt
păsatrate separat de cele în vigoare.
6.6.5. Tipurile de înregistrări ce se menţin, precum şi modul lor de tratare se
stabilesc prin reglementări interne sau, pentru o anumită lucrare, prin
contract, ţinând seama de: prevederile legale existente, prevederile

F-004 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:6 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

contractuale, consideraţii legate de răspunderea juridică asupra lucrării,

trasabilitate, condiţii de garanţie, etc.
6.6.6. Sistemul de înregistrări asigură că:
1- înregistrările sunt şi rămân lizibile, identificabile în raport cu
lucrarea în cauză, completate corect şi semnate de persoanele
împuternicite
2- este păstrată evidenţa înregistrărilor
3- toate înregistrările sunt uşor de regăsit şi păstrate în mod ordonat
(în funcţie de contract)
4- înregistrările se colectează de fiecare compartiment executant
5- înregistrările sunt identificate în aşa fel încât să fie uşor regăsite, în
raport cu lucrarea în cauză şi/sau după comandă/contract
6- înregistrările se depozitează şi arhivează în amenajări şi dotări
corespunzătoare, astfel încât să se asigire un mediu adecvat, pentru a
preveni deteriorarea, distrugerea sau pierderea acestora
6.6.7. În cadrul organizaţiei se iau măsuri adecvate pentru a se evita:
- condensul sau inundaţia
- focul sau variaţii ale temperaturii
- acţiunea câmpurilor magnetice sau electrostatice
- furtul sau pierderea
- manipularea necorespunzătoare
- deteriorarea sau distrugerea intenţionată
- acţiunea insectelor sau rozătoarelor
6.6.8. Documentele uzate sau care nu mai sunt lizibile se refac/înlocuiesc de
emitent.
6.6.9. La stabilirea duratei de păstrare a înregistrărilor se au în vedere următoarele
aspecte:
- prevederile legale
- prevederile contractuale
- considerente legate de răspunderea juridică asupra lucrării existenţa
sau inexistenţa cerinţei de trasabilitate condiţii de garanţie
- durata de garanţie a lucrării în condiţii specificate
- analiza înregistrărilor în vederea identificării tendinţelor calităţii, a
necesităţii acţiunilor corective şi verificarea eficacităţii acestor acţiuni
6.6.10. Dacă nu sunt prevăzute alte termene contractuale sau alte precizări în
documentaţia de licitaţie sau în procedurile organizaţiei, durata de păstrare
este conform anexei 3.
6.6.11. Înregistrările sunt disponibile pentru clienţi pe toată perioada de timp
stabilită în contract, pentru a fi evaluate de clienţi sau de reprezentanţii lor.
6.6.12. Pentru înregistrările care au depăşit termenul de păstrare, sunt uzate sau
nu mai sunt lizibile, persoana care le gestionează întocmeşte un referat de
distrugere, aprobat de directorul organizatiei, şi înregistrat în evidenţa
organizaţiei.

F-004 Ed. 1/03.2006

 PS-01
PROCEDURA Ediţia: 1
Data: 10.03.2006
Pag:7 of 8
CONTROLUL DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

6.7. Modificările documentelor

6.7.1. Atât documentele şi datele elaborate în cadrul organizaţiei cât şi cele de

provenienţă externă pot fi supuse modificărilor şi actualizărilor.
6.7.2. Modificările pot fi iniţiate intern sau extern (de către client sau furnizor).
6.7.3. Modificările documentelor şi datelor sunt analizate şi aprobate de aceleaşi,
funcţii/organizaţii care le-au analizat şi aprobat iniţial, dacă nu se specifică
altfel în documentele SMI, normele, legile sau reglementările în vigoare în
momentul analizării şi aprobării lor. Funcţiile desemnate au accesul asigurat
la informaţiile de bază, adecvate, pe care îşi fundamentează analiza şi
aprobarea.
6.7.4. Decizia de aprobare a modificării este documentată şi notificată tutuor celor
afectaţi de ea, prin grija celui care a elaborat-o.
6.7.5. Clienţii sunt informaţi în legătură cu modificările care afectează
caracteristicile şi performanţele serviciului, iar dacă se prevede prin contract,
li se cere acordul asupra implementării modificării.
6.7.6. Atunci cînd este practic sau necesar, natura modificării este identificată în
documente şi în anexele acestora (de obicei printr-o linie verticală în partea
stîngă a textului modificat, pe toată lungimea acestuia).

7. ÎNREGISTRĂRI
7.1. Lista documentelor interne în vigoare se întocmeşte şi se actualizează de
responsabilul cu managementul calităţii si al mediului anual şi ori de cîte ori este
cazul.

7.2. Lista formularelor în vigoare se întocmeşte şi se actualizează de responsabilul

cu managementul calităţii si al mediului ori de câte ori este cazul.

7.3. Listele documentelor externe aplicabile se întocmesc şi se actualizează de

responsabilul cu managementul calităţii si al mediului ori de câte ori este cazul.

8. ANEXE

Anexa 1 - Lista de difuzare

Anexa 2 - Lista documentelor interne în vigoare

Anexa 3 - Lista cu documente externe aplicabile

Întocmit: RMCM

F-004 Ed. 1/03.2006