Sunteți pe pagina 1din 6

DOCUMENTAŢIA SISTEMULUI CALITĂŢII

Pentru definirea şi documentarea unui sistem de managementul calităţii într-o

organizaţie standardul ISO 9001:2000 impune utilizarea următoarelor tipuri de documente, structurate pe patru niveluri distincte:

1. declaraţii documentate ale politicii în domeniul calităţii şi ale obiectivelor calităţii;

2. un manual al calităţii;

3. proceduri documentate/documentele necesare organizaţiei pentru a se asigura de planificarea, operarea şi controlul eficace ale proceselor sale;

4. înregistrări cerute de standard.

Pe lângă aceste documente, standardul ISO 9000:2000 recomandă, în plus, utilizarea:

planurilor calităţii; specificaţiilor; ghidurilor; Instrucţiunilor de lucru, standardelor; normelor interne, desenelor etc.;

Viziunea strategică Politica referitoare la calitate şi obiectivele calităţii Nivelul  Principiile, filozofia
Viziunea
strategică
Politica referitoare la
calitate şi obiectivele
calităţii
Nivelul 
Principiile, filozofia
obiectivele şi
strategia S.M.Q.
Manualul
De ce ?
calităţii
Nivelul 
Proiect de dezvoltare/
contract specific
Cine?; Ce?; Când?; Cu ce?
Planuri ale calităţii
Proceduri
Cine ?
Ce ?
Descrierea
proceselor S.M.C.
Unde ?
Documente pentru asigurarea
eficacităţii planificării, operării
şi controlului proceselor
Când ?
Nivelul 
Cum
Practica;
Know how-ul
Instrucţiuni de lucru; specificaţii;
ghiduri; standarde; norme de lucru
interne etc.
Demonstrează
prin dovezi
Înregistrări ale calităţii
obiective
Nivelul 
Fig. 1. Piramida documentelor sistemului de management al calităţii

Stabilirea necesarului de documentaţie trebuie efectuată în strictă concordanţă cu cerinţele conţinute în standardul ISO 9001 evitându-se astfel generarea unui exces de documente care nu fac altceva decât să transforme documentaţia sistemului de management într-o lucrare de arhivă. De aceea în tabelul 2. este prezentat necesarul de documentaţie, aşa cum reiese el din analiza standardului ISO 9001:2000. Evaluarea şi utilizarea documentaţiei sistemului calităţii reprezintă activităţi care vor fi abordate în mod dinamic, fiind necesară stabilirea unor dispoziţii adecvate privind identificarea, difuzarea, modificarea, aprobarea şi ţinerea la zi a tuturor documentelor referitoare la calitate.

1. Manualul calităţii

Acest document prezintă politica în domeniul calităţii şi descrie sistemul calităţii unei organizaţii, servind ca referinţă permanentă în implementarea şi menţinerea sistemului respectiv.

Soluţia structurării manualului pe procesele sistemului calităţii, recomandată şi de standardul ISO 10013, este, în prezent, preferată în practica economică. Pentru exemplificare, se prezintă în continuare cuprinsul unui manual al calităţii structurat astfel încât să urmărească fidel organizarea din ISO 9001:

Capitolul 1 – Scop, domeniul de aplicare şi excluderi Capitolul 2 – Documente de referinţă
Capitolul 1 – Scop, domeniul de aplicare şi excluderi
Capitolul 2 – Documente de referinţă
Capitolul 3 – Terminologie şi definiţi
Capitolul 4 – Sistem de management al calităţii
4.1 Cerinţe generale
4.2 Cerinţe referitoare la documentaţie
4.3 Controlul documentelor
4.4 Controlul înregistrărilor
Capitolul 5 – Responsabilitatea managementului
5.1.
Angajamentul managementului
5.2.
Orientare către client
5.3.
Politica referitoare la calitate
5.4.
Planificare
5.5.
Responsabilitate, autoritate şi comunicare
5.6.
Analiza efectuată de management
Capitolul 6 – Managementul resurselor
6.1.
Asigurarea resurselor
6.2.
Resurse umane
6.3.
Infrastructură
6.4.
Mediu de lucru
Capitolul 7 – Realizarea produsului
7.1.
Planificarea realizării produsului
7.2.
Procese referitoare la relaţia cu clientul
7.3.
Proiectare şi dezvoltare
7.4.
Aprovizionare
7.5.
Producţie şi furnizare de servicii
7.6.
Controlul dispozitivelor de măsurare şi monitorizare
Capitolul 8 – Măsurare, analiză şi îmbunătăţire
8.1.
Generalităţi
8.2.
Monitorizare şi măsurare
8.3.
Controlul produsului neconform
8.4.
Analiza datelor
8.5.
Îmbunătăţire
Anexe

2. Procedurile sistemului calităţii

Procedura este definită ca reprezentând modalitatea specifică de desfăşurare a unei activităţi.

O procedură documentată conţine, de regulă, următoarele elemente:

scopul şi domeniul de aplicare a procedurii; ce trebuie făcut şi de către cine; când, unde, cum trebuie procedat; ce fel de materiale, echipamente şi documente trebuie utilizate; cum trebuie ţinut sub control procesul specificat.

Standardul ISO 9001 prevede obligaţia elaborării de proceduri documentate pentru:

controlul documentelor; controlul înregistrărilor calităţii; auditurile interne ale calităţii; controlul produsului neconform acţiuni corective acţiuni preventive

PROCEDURI DOCUMENTATE Denumire/titlu 1. Scop 2. Domeniul de aplicare 3. Responsabilitate şi autoritate 4.
PROCEDURI DOCUMENTATE
Denumire/titlu
1.
Scop
2.
Domeniul de aplicare
3.
Responsabilitate şi autoritate
4.
Descrierea activităţilor
Ce ?
Cine face ?
Cine este responsabil ?
Cum ?
(se face apel la instrucţiunile
de lucru şi la documentele de
înregistrare)
5.
Înregistrări
Anexe

Detaliat

Succint

Fig. 2. Cuprinsul unei proceduri documentate

3. Documente pentru asigurarea eficacităţii planificării, operării şi controlului proceselor

Acest tip de document, introdus cu prilejul reviziei familiei de standarde ISO 9000 din anul 2000, are drept scop documentarea proceselor unui sistem de management al calităţii, altele decât cele şase procedurii obligatorii. Motivele care au determinat apariţia acestui tip de document sunt:

Eliminarea constrângerilor determinate de proceduri în documentare proceselor;

Creşterea gradului de aplicabilitate al standardului ISO 9001, la întreprinderile mici şi la prestatorii de servicii;

Reducerea substanţială a volumului de documentaţie necesară pentru realizarea şi implementarea unui sistem de management al calităţii;

Asigurarea rapidă şi simplă a tranziţiei de la sistemul de asigurarea calităţii la sistemul de management al calităţii.

Eliminarea cerinţelor care conduc în timp la uniformizarea sistemului de management al calităţii şi a cerinţelor restrictive care îngrădesc iniţiativele organizaţiei. Se poate concluziona că, organizaţiile erau organizate pe baza unui sistem de asigurare a calităţii, pot păstra documentaţia elaborată, dar sunt necesare o serie de modificări şi adaptări determinate de abordarea pe baza proceselor şi de principiul îmbunătăţirii continue. Astfel, procedurile iniţiale trebuie documentate ţinându-se cont de o serie de elemente legate de managementul proceselor, vezi fig. 3.

Proces Dezvoltă, îmbunătăţeşte, verifică procesul INTRĂRI Evidenţiază activităţile cu necesităţi de
Proces
Dezvoltă,
îmbunătăţeşte,
verifică procesul
INTRĂRI
Evidenţiază activităţile
cu necesităţi de
îmbunătăţire, iniţiază
acţiuni
Execută activităţile
corespunzătoare,
evidenţiază
rezultatele
Analizează
rezultatele,
determină
diferenţele
Managementul procesului
Resurse:
 Mâna de lucru;
 Echipamente;
 Facilităţi;
 Materiale;
 Metode.
Fig. 3. Elemente de managementul proceselor
IEŞIRI
IEŞIRI

Organizaţiile care îşi realizează un sistem de managementul calităţii, pornind de la cerinţele standardului ISO 9001:2000, pot să-şi elaboreze acest tip de documente ghidându-se

după structura recomandată pentru proceduri. Elementele suplimentare care trebuie incluse rezultă din fig. 4.

Politica şi obiectivele în domeniul calităţii
Politica şi obiectivele
în domeniul calităţii

Aprovizionare

şi obiectivele în domeniul calităţii Aprovizionare Instruire personal Obiective pentru proces Mentenanţă

Instruire personal

Obiective pentru

proces Mentenanţă Planificarea procesului Infrastructură Desfăşurarea procesului INTRĂRI Îmbunătăţire
proces
Mentenanţă
Planificarea
procesului
Infrastructură
Desfăşurarea procesului
INTRĂRI
Îmbunătăţire
Măsurare şi monitorizare produs/proces
Măsurare şi
monitorizare
produs/proces

continuă

IEŞIRI
IEŞIRI

Fig. 4. Elemente ce trebuie luate în considerare la elaborarea documentelor pentru planificarea, operarea şi controlul proceselor

4. Instrucţiuni de lucru

Instrucţiunile de lucru reprezintă documente care furnizează informaţii despre modul în care se realizează cu consecvenţă activităţi şi procese - ştiinţa de a face necesară:

Reprezintă instrucţiuni specifice pentru efectuarea diferitelor operaţii;

Detaliază şi descriu în mod clar modalitatea în care se va desfăşura lucrul şi nivelul calităţii cerute.

Se redactează sub forma de:

- check-list sau,

- schemă logică (dacă este necesar);

De asemenea trebuie scrise într-un limbaj uşor de înţeles şi în concordanţă cu calificarea angajaţilor.

INSTRUCŢIUNE DE LUCRU Denumire/titlu 1. Scop 2. Domeniul de aplicare 3. Responsabilitate şi autoritate 4.
INSTRUCŢIUNE DE LUCRU
Denumire/titlu
1.
Scop
2.
Domeniul de aplicare
3.
Responsabilitate şi autoritate
4.
Descrierea activităţilor
1. Se precizează domeniul (dacă este necesar)
2. Se listează sarcinile/responsabilităţile
3. Se precizează:
 resursele;
 mijloacele: materiale,
documente de referinţă şi
înregistrări proprii activităţii
( în afara documentelor
calităţii);
 ştiinţa de a face necesară:
5.
Înregistrări
Anexe

Ce se face ? (Succint)

Cum ?

(Detaliat)

Fig. 5. Cuprinsul unei instrucţiuni de lucru

5. Înregistrările referitoare la calitate

Pentru a putea demonstra conformitatea produselor cu cerinţele specificate şi pentru a verifica funcţionarea eficientă a sistemului calităţii întreprinderii este necesară ţinerea la zi a unor înregistrări referitoare la calitate. Prezentăm, pentru exemplificare, câteva dintre aceste înregistrări:

înregistrări referitoare la recepţie: note de recepţie şi constatare de diferenţe, registre de intrări, rapoarte de respingere, buletine de note de recepţie şi constatare de diferenţe, registre de intrări, rapoarte de respingere, buletine de analiză, fişe de urmărire a furnizorilor etc.;

înregistrări referitoare la activităţile de inspecţie, încercări şi la activităţile de metrologie: cerere pentru nregistrări referitoare la activităţile de inspecţie, încercări şi la activităţile de metrologie: cerere pentru încercări de laborator, buletine de analize, registru pentru evidenţa analizelor efectuate, registru de neconformităţi, buletin de verificare metrologică etc.;

a

reclamaţiilor

înregistrări din perioada de garanţie şi postgaranţie:buletin de verificare me trologică etc.; a reclamaţiilor registru de a evidenţă procedurilor şi instrucţiunilor

registru

de

a

evidenţă

procedurilor

şi

instrucţiunilor

întocmite, registru

de evidenţă

clienţilor, planificarea şi evidenţa lucrărilor efectuate etc.