Procedura Controlul documentelor

1 SCOP

Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul n care este asigurat n ENVICONS CIT inerea sub control a documentelor i datelor, astfel nct s se asigure c fiecare angajat dispune de informaiile necesare ndeplinirii sarcinilor i s previn utilizarea fr intenie a documentelor i datelor nevalabile i / sau perimate.

DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedur se aplic n ENVICONS CIT pentru urmtoarele activiti: elaborarea documentelor, verificarea sau avizarea documentelor, aprobarea documentelor interne (cu excepia procedurilor care documenteaz SMC, pentru a cror aprobare se aplic prevederile procedurii cu codul ACPO-4.2.3/1), codificarea documentelor, nregistrarea lor, multiplicarea i difuzarea tuturor documentelor, modificarea , retragerea i nlocuirea documentelor ieite din uz i arhivarea acestora. Not: nregistrrile fiind o categorie special de documente, inerea lor sub control este tratat ntr-o procedur special numit Controlul nregistrrilor, cod: AC-PS-4.2.2.

Definiii Termenii utilizai n aceast procedur sunt definii n conformitate cu SR EN ISO 9000:2006. Se consider a fi necesar prezentarea definiiei urmtoare: 3.1.1 Document original Document al SMC, realizat pe suport de hrtie, fr numr de exemplar, supus aprobrii funciilor care au aceast responsabilitate. 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 Prescurtri ENVICONS S.C. ENVICONS CONSULTING S.R.L. ENVICONS CIT Centrul de Informare Tehnologica ENVICONS CIT SMC Sistemul de Mangement al Calitii MC Manualul Calitii LDIC Lista Documentelor Interne Controlate PS Porcedur de sistem PO Procedur Operaional ASRO Asociaia de Standardizare din Romnia

3.1

DEFINIII I PRESCURTRI

DOCUMENTE DE REFERIN

4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular; 4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calitii. Cerine; 4.3 Manualul calitii, cod: MC ENVICONS CIT 01; 4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO 4.2.3/1.

5.1 5.1.1

inerea sub control a documentelor interne Elaborarea documentelor interne

DESCRIEREA PROCEDURII

5.1.1.1 Documentele SMC sunt elaborate cu ajutorul calculatorului. Dup definitivarea de ctre elaborator a documentului se printeaz proiectul de document care este supus anchetei n ENVICONS CIT, se analizeaz observaiile emise i se stabilesc prin consens ce modificri sunt acceptate, se opereaz modificrile admise, i se printeaz documentul original. 5.1.1.2 Structura i forma tuturor procedurilor care documenteaz SMC implementat n ENVICONS CIT sunt reglementate prin prevederile procedurii operaionale: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC PO - 4.2.3/1. 5.1.1.3 Documentele interne ale SMC se elaboreaz pe calculator i se menin n sistem computerizat pe toat perioada de valabilitate a ediiei/reviziei n vigoare a respectivului document. 5.1.1.4 Documentele interne ale SMC sunt prezentate n LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE. 5.1.1.5 Persoana care a elaborat documentul, este nominalizat i semneaz n coloana ELABORAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecrei proceduri/pe prima pagina a MC situat imediat dup pagina de gard (copert). 5.1.2 Analiza documentelor 5.1.2.1 Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic (anual) i sunt actualizate ori de cte ori se consider necesar. 5.1.2.2 Persoana care a analizat documentul este nominalizat i semneaz n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecrei proceduri/pe prima pagin (nenumerotat) a MC situat imediat dup pagina de gard (coperta). 5.1.3 Aprobarea documentelor 5.1.3.1 nainte de emiterea i punerea n aplicare, dup ce au fost analizate i avizate, documentele interne ale SMC sunt aprobate astfel: Manualul Calitii, procedurile de sistem i procedurile operaionale sunt aprobate de Administratorul ENVICONS; Procedurile de lucru sunt aprobate de Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT. 5.1.3.2 Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de funciile i persoanele care sunt nominalizate pe acestea. 5.1.3.3 Funcia i persoana care aprob documentul este nominalizat i semneaz pe pagina de gard a documentului (copert). 5.1.4 Codificarea documentelor 5.1.4.1 Codificarea procedurilor: Procedurile care documenteaz SMC sunt identificate prin: denumire (titlu) i cod; Codul tuturor procedurilor este format din grupul de litere AC, care indic faptul c sunt proceduri ale SMC implementat n ENVICONS CIT, urmat de o cratim, dup care: pentru procedurile de sistem urmeaz: grupul de litere PS, cu semnificaiile P procedur, S sistem, alt cratim i n final un grup care reprezint capitolul / subcapitolul din standardul de referin ( SR EN ISO 9001:2001) cu ale crui cerine este armonizat procedura respectiv;
pentru procedurile operaionale urmeaz: grupul de litere PO, cu semnificaiile P procedur i O operaional, alt cratim i n final un grup de cifre care reprezint capitolul sau subcapitolul din standardul de referin ( SR EN ISO 9001:2001) cu ale crui cerine este armonizat procedura respectiv;

pentru procedurile de lucru urmeaz: grupul de litere PL cu semnificaiile P - procedur, L de lucru, alt cratim i n final un grup de litere i cifre format din codul compartimentului elaborator i numrul atribuit procedurii n ordinea cronologic a elaborrii acesteia.(ex: Procedura de sistem Audit intern are codul. AC PS 8.2.2; Procedura operaional Procese referitoare la relaia cu clientul are codul: AC PO 7.2; Procedura de lucru Urmrire derulri contracte are codul: AC PL DC.01) 5.1.4.2 Codificarea MC: Manualul Calitii care descrie SMC implementat n ENVICONS CIT are codul MC - ENVICONS CIT 01. 5.1.4.3 Codificarea formularelor: Toate formularele SMC (prezentate ca anexe n proceduri) au atribuit pentru identificare un cod de formular. Codul formularelor este format din: litera F cu semnificaia formular, un punct, unul din grupurile de

litere: PS, PO sau PL urmat de acelai grup de cifre (din finalul codului procedurii care l genereaz), o cratim i un numr de ordine atribuit formularului n documentul care l-a generat.(ex: Formularul RAPORT DE AUDIT INTERN generat de procedura Audit Intern, cod: AC-PS-8.2.2 are codul F.PS.8.2.2 4, fiind al 4lea formular generat de procedur. 5.1.5 Indexarea / nregistrarea documentelor Toate documentele SMC sunt identificate prin: cod i/sau titlu, numr unic i dat i sunt nregistrate. 5.1.6 Multiplicarea i difuzarea documentelor 5.1.6.1 Documentele originale ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox; Exemplarele (numerotate) se distribuie sub semntur, n conformitate cu LISTA DE DIFUZARE(F.PS.4.2.3 2, Anexa 7.2 la prezenta procedur). 5.1.6.2 Documentaia de execuie este difuzat controlat i este inscripionat VALABIL ANUL ______( n care se menioneaz anul curent). 5.1.6.3 Exemplarele copii ale documentelor interne care sunt distribuite n scop informativ, nu primesc numr de exemplar i se inscripioneaz cu COPIE INFORMATIV 5.1.7 Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea ediiei i / sau reviziei documentelor Atunci cnd sunt analizate anual documentele SMC, cu ocazia efecturii auditurilor interne/externe, n urma analizelor efectuate de management se impun modificri ale documentelor, aceste modificri pot s fie: actualizri de pagini care se realizeaz atunci cnd se impun modificri minore n coninutul unui document cum ar fi: greeli de scriere sau gramaticale, modificri/adugri de fraze sau paragrafe care nu sunt de fond i au scopul de a face precizri suplimentare. nregistrarea acestor modificri i monitorizarea paginilor actualizate se realizeaz n LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR/ MODIFICRILOR. Paginile actualizate se retrag de distribuitor i se nlocuiesc cu paginile actualizate.
schimbarea reviziei unui document care implic creterea cu o unitate a numrului de ordine atribuit reviziei i se realizeaz n cazurile n care apar modificri importante n coninutul documentului.

schimbarea ediiei unui document care implic creterea cu o unitate a numrului de ordine atribuit ediiei i se realizeaz n cazul n care modificrile efectuate n coninutul documentului sunt majore. 5.1.8 Retragerea, nlocuirea documetelor nevalabile i arhivarea documentelor 5.1.8.1 Toate documentele perimate sunt retrase prin grija RMC din ENVICONS CIT. 5.1.8.2 Toate documentele interne controlate sunt arhivate n codiii corespunztoare care s le asigure lizibilitatea, integritatea i securitatea, n locuri i pe intervalele de timp specificate n LDIC. 5.1.8.3 Documentele i datele perimate care se pstreaz n scopuri juridice i sau de conservare a informaiei sunt marcate cu inscripia EXPIRAT VALABILITATEA LA DATA ___________ , nsoit de numele i semntura persoanei care a fcut aceast meniune. 5.1.8.4 Toate documentele sunt meninute n ENVICONS CIT att pe suport de hrtie ct i pe suport informatic. Accesul la documentele meninute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securitii informaiilor i pentru ca persoane neautorizate s nu poat s fac modificri neautorizate. 5.2 inerea sub control a documentelor externe 5.2.1 Documentele externe, inclusiv reglementrile legale aplicabile sunt pstrate astfel nct s fie accesate de ctre toate persoanele interesate, fiind inute la zi i protejate mpotriva deteriorrii sau pierderii. 5.2.2 Documente ale clientului sunt pstrate, difuzate, modificate, retrase de ctre persoana care asigur legtura cu clientul.

6.1

6.2

Administrator ENVICONS aprob documentele interne ale SMC, care prin coninutul lor necesit aceast aprobare. Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT: stabilete responsabilitile care revin personalului ENVICONS CIT n ceea ce privete controlul documentelor i al datelor; numete responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii ENVICONS CIT;

RESPONSABILITI

 stabilete necesarul de documente specifice ENVICONS CIT pentru buna desfurare a activitii i desemneaz persoane competente din cadrul ENVICONS CIT care elaboreaz procedurile de lucru aplicabile proceselor desfurate n ENVICONS CIT; asigur cunoaterea, nelegerea, acceptarea i respectarea de ctre personalul din subordine a documentelor aplicabile; desemneaz persoana care arhiveaz documentele i datele generate n ENVICONS CIT; aprob procedurile de lucru elaborate n cadrul ENVICONS CIT. 6.3 Responsabilul calitii din ENVICONS CIT verific dac personalul ENVICONS CIT utilizeaz ediia i revizia n vigoare a documentelor; asigur difuzarea controlat a documentelor; asigur retragerea/distrugerea documentului ieit din uz i nlocuirea documentului retras cu documentul n vigoare; asigur asigur revizia/modificarea documentelor i datelor n ceea ce privete identificarea i operarea. 6.4 Directorii de proiect rspund de arhivarea dosarelor cu documentele i datele referitoare la proiect asigur inerea sub control a documentelor care aparin clientului.

7.1 Anexa 7.1 Lista documentelor interne controlate 7.2 Anexa 7.2 Lista de difuzare 7.3 Anexa 7.3 Lista de difuzare a paginilor actualizate 7.4 Anexa 7.4 Lista pentru controlul formularelor, etichetelor, tampilelor

ANEXE

Anexa 7.1

LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE

Nr. crt.

Denumire / cod document 1

Ediia / Revizia / data intrrii n vigoare 2

Elaborator 3

Locul / durata de arhivare 4

Observaii 5

Aprobat, ...................................................
(nume, funcie, semntura)

Elaborat, .......................................................
(nume, funcie, semntura)

Anexa 7.2

LISTA DE DIFUZARE 1)
Titlul documentului: _____________________________________________________ Codul documentului: ______________________
Nr. crt.

Ediia

Nr. reviziei / Data reviziei

Numrul exemplarului difuzat 3

Distribuit Numele i prenumele Data Semntura 4

Primit Numele i prenumele Data Semntura 5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 / / / / / / / / / / / / / /

1)Se arhiveaz mpreun cu exemplarul original n ENVICONS CIT

LISTA DE DIFUZARE A PAGINILOR ACTUALIZATE

Anexa 7.3

Titlul documentului: _____________________________________________________ Codul documentului: ____________________________________________________

Nr. crt.

Ediia

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 / / / / / / / / / / / / / /

Nr. reviziei / data reviziei / nr. exemplarului difuzat 2

Numrul paginii actualizate 3

Difuzat Numele i prenumele Data Semntura 4

Primit Numele i prenumele Data Semntura 5

Anexa 7.4

LISTA PENTRU CONTROLUL FORMULARELOR, ETICHETELOR, TAMPILELOR

Nr. crt.
0

Denumire document *
1

Cod:
2

Localizare
3

Observaii
4

* Prin document se nelege: formular, etichet, tampil

Aprobat, .............................................................
(nume, prenume, funcie, semntura)

Elaborat, .................................................................
(nume, prenume, funcie, semntura)