Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr.

ed/rev:1/0 Data:

Controlul Documentelor

Nume prenume Elaborat Verificat Aprobat

Semnatura

Data

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr. ed/rev:1/0 Data:

Cuprins : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Scop Domeniu de aplicare Documente normative Definitii si abrevieri Responsabilitati Procedura Anexe

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr. ed/rev:1/0 Data:

1. SCOP Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul in care este asigurata in firma AUTO S.A. tinerea sub control a documentelor si datelor, astfel incat sa se asigure ca fiecare angajat dispune de informatiile necesare indeplinirii sarcinilor si sa previna utilizarea fara intentie a documentelor si datelor nevalabile si / sau perimate.

2. DOMENIUL DE APLICARE Prezenta procedura se aplica pentru urmatoarele activitati : elaborarea documentelor; verificarea sau avizarea documentelor; aprobarea documentelor interne; codificarea documentelor; inregistrarea documentelor; multiplicarea si difuzarea tuturor documentelor; modificarea, retragerea si inlocuirea documentelor iesite din uz si arhivarea acestora.

3. DOCUMENTE NORMATIVE SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte ; SR EN ISO 9004:2010 - Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor ; SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular;

Manualul Calitatii.

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr. ed/rev:1/0 Data:

4. DEFINITII SI ABREVIERI

SMC : Sistemul de Management al Calitatii. LDIC : Lista documentelor interne controlate. PS : Procedura de sistem. PO : Procedura operationala.

MC : Manualul Calitatii ASRO : Asociatia de Standardizare din Romania Termenii utilizai in aceasta procedura sunt definiti n conformitate cu SR EN ISO 9000:2006. Document original Document al SMC, realizat pe suport de hartie, fara numar de exemplar, supus aprobarii functiilor care au aceasta responsabilitate. Procedura : mod specific de a executa o activitate. Inregistrare: document care furnizeaza dovezi obiective ale activitatilor efectuate sau ale rezultatelor obtinute. Produs: rezultat al activitatilor sau proceselor.

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr. ed/rev:1/0 Data:

5. RESPONSABILITATI

Directorul general: aproba documentele interne ale SMC, care prin continutul lor necesita aceasta aprobare; stabileste responsabilitatile care revin personalului in ceea ce priveste controlul documentelor si al datelor; numeste responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii firmei; stabileste necesarul de documente specifice pentru buna desfasurare si desemneaza personae competente din cadrul organizatiei care sa elaboreze procedurile de lucru aplicabile proceselor desfasurate in interiorul organizatiei; asigura cunoasterea, intelegerea, acceptarea si respectarea de catre personalul din subordine a documentelor aplicabile; aproba procedurile de lucru elaborate;

Responsabil Asigurarea Calitatii : verifica daca personalul utilizeaza editia si revizia in vigoare a documentelor; asigura difuzarea controlata a documentelor; asigura retragerea/distrugerea documentului iesit din uz si inlocuirea documentului retras cu documentul in vigoare; asigura revizia/modificarea documentelor si datelor in ceea ce priveste identificarea si operarea.

Directorii de proiect : raspund de arhivarea dosarelor cu documentele si datele referitoare la proiect ; asigura tinerea sub control a documentelor care apartin clientului.

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03

6. PROCEDURA

Nr. ed/rev:1/0 Data:

inerea sub control a documentelor interne : 1) Elaborarea documentelor interne - Documentele SMC sunt elaborate cu ajutorul calculatorului. Dupa definitivarea de catre elaborator a documentului se printeaza proiectul de document care este supus anchetei, se analizeaza observatiile emise si se stabilesc prin consens ce modificari sunt acceptate, se opereaza modificarile admise, si se printeaza documentul original; - Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaza SMC implementat sunt reglementate prin prevederile procedurii operaionale ; - Documentele interne ale SMC se elaboreaza pe calculator si se menin in sistem computerizat pe toata perioada de valabilitate a editiei/reviziei in vigoare a respectivului document. - Documentele interne ale SMC sunt prezentate in LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE. - Persoana care a elaborat documentul, este nominalizata si semneaza in coloana ELABORAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina a MC situata imediat dupa pagina de garda (coperta). 2) Analiza documentelor - Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic (anual) si sunt actualizate ori de cate ori se considera necesar. - Persoana care a analizat documentul este nominalizata si semneaza in coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecarei proceduri/pe prima pagina (nenumerotata) a MC situata imediat dupa pagina de garda (coperta). 3) Aprobarea documentelor Inainte de emiterea si punerea in aplicare, dupa ce au fost analizate si avizate, documentele interne ale SMC sunt aprobate astfel: - Manualul Calitatii, procedurile de lucru ,procedurile de sistem si procedurile operationale sunt aprobate de Directorul General ; - Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de funciile si persoanele care sunt nominalizate pe acestea; - Functia si persoana care aproba documentul este nominalizata i semneaza pe pagina de garda a documentului (coperta).

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr. ed/rev:1/0 Data:

4) Codificarea documentelor a) Codificarea procedurilor: Procedurile care documenteaz SMC sunt identificate prin: denumire (titlu) i cod; b) Codificarea MC: Manualul Calitatii care descrie SMC implementat are codul MC AUTO S.A. 01. c) Codificarea formularelor: Toate formularele SMC (prezentate ca anexe in proceduri) au atribuit pentru identificare un cod de formular. Codul formularelor este format din: litera F cu semnificaia formular, un punct, unul din grupurile de litere: PS, PO sau PL urmat de acelasi grup de cifre (din finalul codului procedurii care il genereaza), o cratima i un numar de ordine atribuit formularului n documentul care l-a generat. 5) Indexarea / inregistrarea documentelor Toate documentele SMC sunt identificate prin: cod si/sau titlu, numar unic si data si sunt inregistrate. 6) Multiplicarea si difuzarea documentelor Documentele originale ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox; Exemplarele (numerotate) se distribuie sub semnatura, in conformitate cu LISTA DE DIFUZARE. Documentaia de executie este difuzata controlat si este inscriptionata VALABIL ANUL ______( in care se menioneaza anul curent). Exemplarele copii ale documentelor interne care sunt distribuite in scop informativ, nu primesc numar de exemplar si se inscriptioneaza cu COPIE INFORMATIV. 7) Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si / sau reviziei documentelor. Atunci cand sunt analizate anual documentele SMC, cu ocazia efectuarii auditurilor interne/externe, in urma analizelor efectuate de management se impun modificari ale documentelor, aceste modificari pot sa fie: - actualizari de pagini ; - schimbarea reviziei unui document ; - schimbarea ediiei unui document ;

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03 Nr. ed/rev:1/0 Data:

8) Retragerea, nlocuirea documetelor nevalabile i arhivarea documentelor

Toate documentele perimate sunt retrase prin grija RMC din firma AUTO S.A. Toate documentele interne controlate sunt arhivate in coditii corespunzatoare care sa le asigure lizibilitatea, integritatea si securitatea, in locuri si pe intervalele de timp specificate in LDIC. Documentele si datele perimate care se pastreaza in scopuri juridice si sau de conservare a informatiei sunt marcate cu inscriptia EXPIRAT VALABILITATEA LA DATA ___________ , insotita de numele si semnatura persoanei care a facut aceasta mentiune. Toate documentele sunt meninute att pe suport de hartie cat si pe suport informatic. Accesul la documentele mentinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securitatii informatiilor si pentru ca persoane neautorizate sa nu poata sa faca modificari neautorizate. inerea sub control a documentelor externe Documentele externe, inclusiv reglementarile legale aplicabile sunt pastrate astfel incat sa fie accesate de catre toate persoanele interesate, fiind tinute la zi si protejate impotriva deteriorarii sau pierderii. Documente ale clientului sunt pastrate, difuzate, modificate, retrase de catre persoana care asigura legatura cu clientul.

7. ANEXE Anexa 7.1 Lista documentelor interne controlate ; Anexa 7.2 Lista de difuzare ; Anexa 7.3 Lista de difuzare a paginilor actualizate ; Anexa 7.4 Lista pentru controlul formularelor, etichetelor, stampilelor.

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03

Anexa 7.1

Nr. ed/rev:1/0 Data:

LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE

Nr. crt 1

Denumire/ cod Editia /Revizia/Data Elaborator Locu/Durata document intrarii in vigoare de arhivare 2 3 4 5

Observatii 6

Aprobat (nume , functie, semnatura)

Elaborat ... (nume , functie, semnatura)

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03

Anexa 7.2.

Nr. ed/rev:1/0 Data:

LISTA DE DIFUZARE
Titlul documentului: _____________________________________________________ Codul documentului: ______________________

Distribuit Nr. crt. Editia Nr. reviziei/ Data reviziei 2 Nr. exemplarului difuzat 3 Numele si prenumele Semnatura Data 4

Primit Numele si prenumele Semnatura Data 5

0 1 2

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03

Anexa 7.3.

Nr. ed/rev:1/0 Data:

LISTA DE DIFUZARE A PAGINILOR ACTUALIZATE

Titlul documentului: _____________________________________________________ Codul documentului: ____________________________________________________

Nr. crt.

Editia

0 1 2

Nr. reviziei/ Data reviziei Nr. exemplarului difuzat 2

Distribuit Nr. paginii actualizate Numele si prenumele Semnatura Data 4

Primit Numele si prenumele Semnatura Data 5

Pagina: Firma AUTO S.A. Procedura de sistem PL-CD-03

Anexa 7.4.

Nr. ed/rev:1/0 Data:

LISTA PENTRU CONTROLUL FORMULARELOR, ETICHETELOR, STAMPILELOR

Nr. crt 0

Denumire document 1

Cod 2

Localizare 3

Informatii 4

Aprobat (nume, functie, semnatura)

Elaborat . (nume, functie, semnatura)