UNITATEA DE INVATAMANT

PROCEDURA DE SISTEM
ELABORAREA
PROCEDURILOR DE SISTEM

Exemplar nr.1

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 1 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT

LISTA DE EVIDENTA A REVIZIILOR

Editia/ DESCRIEREA ELABORAT VERIFICAT APROBAT

Revizia MODIFICARII Data, Semnatura Data, Semnatura Data, Semnatura
1/0 Elaborare document SC HUMRES EXPERT SRL
25.06.2012
ing. STOIAN Ioana Cristina

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 2 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT

LISTA DE DIFUZARE

Ex. Data Verificare

nr. Detinator Semnatura Data difuzarii retragerii periodica(data)
document 1 2 3 4
1 Arhiva Format
electronic
2 Format
electronic
3 Format
electronic
4 Format
electronic
5 Format
electronic
6 Format
electronic

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 3 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT

1. Motivaţie / Notă de fundamentare

Aceasta procedura a fost creata din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea
ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul UNITATII DE INVATAMANT.

2. Baza legală care fundamentează aceasta procedura este reprezentată de:

2.1. Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată în
Monitorul Oficial nr. 799 din 12 noiembrie 2003;
2.2. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006 şi OMFP nr.
1649 din 24 februarie 2011, republicat în Monitorul Oficial nr. 469 din 5 iulie 2011;
2.3. Dispozitia Directorului UNITATII DE INVATAMANT, privind constituirea grupului de lucru pentru
elaborarea si implementarea sistemului de control intern.

Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul administraţiei publice
europene. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor Comisiei Europene defineşte CI ca fiind
„totalitatea politicilor şi procedurilor” concepute şi implementate de managementul instituţiei, pentru a
asigura:
a) Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace;
b) Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne şi a principiilor de management.
Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca „ansamblul formelor de control exercitate la
nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace;
acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile”.

3. Aplicabilitate şi mod de lucru

Aceasta procedura va fi utilizata:
3.1. în elaborarea de noi proceduri, pentru toate Compartimentele, din cadrul UNITATII DE INVATAMANT
� în momentul reactualizării procedurilor deja existente, pentru toate Compartimentele, în lipsa unor
prevederi externe aplicabile.
De asemenea, în scopul realizării unei identităţi vizuale şi a unei unităţi prevăzute în OMFP 946/2005,
republicat, elementele minimale de structură prevăzute în Ordinul menţionat vor fi respectate.

4. Definiţii
Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi regulilor de
aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii .
Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate
repetitivă din cadrul UNITATII DE INVATAMANT .
Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes,
deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor.

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 4 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT
Foarte important este faptul că, deşi DIRECTORUL si/sau seful de Compartiment este cel care iniţiază
elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să
nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică.
De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică.

O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar acestei afirmaţii, este un
instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil.

5. Accepţiuni ale termenilor

a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a unor reglementări
de rang superior;
b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul
sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”.
Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii
esenţiale:
Să fie:
b.1. scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte,
b.2. simple şi specifice,
b.3. actualizate în mod permanent,
b.4. aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor, precum şi terţilor,
b.5. bine înţelese şi bine aplicate,
b.6. să nu fie redundante.

6. Tipuri de proceduri
Procedurile se clasifică în două categorii:
6.1. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul
tuturor compartimentelor din minister, numite şi „proceduri generale”. Nu se consideră de sistem acele
proceduri care presupun doar o implicare limitată a direcţiilor de specialitate.
b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la
nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri
specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri formalizate” etc.

7. Elaborarea unei proceduri scrise

7.1. Iniţierea de proceduri scrise
7.1.1. Proceduri de sistem (PS)
Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către Compartiment, cu consultarea
prealabilă a secretariatului Grupului de Management (numit prin dispozitie a Directorului).
În primul caz, GM stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea
PS. Direcţiile de specialitate vor colabora între ele în vederea elaborării PS.

7.2.2. Proceduri operaţionale (PO)

Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul UNITATII DE INVATAMANT, pentru a
descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora.

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 5 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT
Conducătorul Compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate, va stabili lista
procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la
care acestea vor finaliza realizarea PO.

8. Elaborarea primei pagini

Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente:
8.1. Antetul UNITATII DE INVATAMANT ;
8.2. Denumirea procedurii şi tipul acesteia;
8.3. Numărul ediţiei şi a reviziei ;
8.4. Se va utiliza fontul Verdana .
8.5. Deasemeni, pe prima pagina se va marca numarul exemplarului.

CODUL PROCEDURII
Codul procedurii este in formatul:
SMCI ( sistem de management control intern) – Sxx( numar standard) – Fxx(numar formular)
La cinci revizii, se elaboreaza o editie noua.

9. Elaborarea paginii a doua

Pagina a doua va contine in mod obligatoriu, ’’ LISTA DE EVIDENTA A REVIZIILOR’’, care va contine
urmatoarele elemente:

Editia/ DESCRIEREA ELABORAT VERIFICAT APROBAT

Revizia MODIFICARII Data, Semnatura Data, Semnatura Data, Semnatura

10. Elaborarea paginii a treia

Pagina a treia contine ’’LISTA DE DIFUZARE’’, care va contine urmatoarele elemente:

Ex. Data Verificare

nr. Detinator Semnatura Data difuzarii retragerii periodica(data)
document 1 2 3 4

Procedura se difuzeaza imediat catre membrii numiti prin Dispozitia Directorului, urmand ca acestia sa o
difuzeze catre Compartimentul apartinator.

11. Continutul procedurii

In continutul unei proceduri trebuie sa se regaseasca:
- scop;
- domeniul de aplicare;
- documente de referinta si conexe;
- definitii si prescurtari;
- descrierea activitatii procedurate si responsabilitati;
- diagrame flux si anexe aplicabile;

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 6 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT

Anexa nr.1. Diagrama flux a procesului de elaborare a unei proceduri

Start

Se identifica necesitatea crearii

Cerinte legale unei proceduri
Dispozitii in
urma unor
controale
institutii abilitate Stabilirea
ale statului compartimetului/serviciului/directiei/
biroului , responsabil cu elaborarea
Audituri interne procedurii

Alocarea resurselor necesare

Nu
Resursele
alocate sunt
suficiente?
Da

Emiterea deciziei de elaborare a

A procedurii si de alocare a resurselor

Decizie Nu
aprobata?

Da

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 7 din 8
UNITATEA DE INVATAMANT

Elaborarea procedurii

Verificarea procedurii

Nu
Procedur
a
corecta?

Da

Aprobarea procedurii

Nu
Procedur
a
aprobata
? Da

Difuzarea procedurii

Implementarea procedurii

Nu Implementar Da
Stop ea impune
revizie a A
procedurii?

© SC HUMRES EXPERT SRL cod formulat SMCI-S17-F02-PS, editia 1,revizia 0

Pagina 8 din 8