1.

SCOP
Stabilirea unui mod documentat de control si verificare a documentelor elaborate de pentru produsele/serviciile furnizate clientilor. Aceasta procedura reglementeaza controlul documentelor n cadrul societatii . Procedurile includ metodele si responsabilitatile pentru identificarea, eleborarea, analiza/avizarea, aprobarea, difuzarea si modificarea documentelor.

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplica in toate sectoarele organizatiei in cadrul activitatilor de baza si a activitatilor de sustinere a acestora. Prezenta procedura se aplica in cadrul tuturor documentelor legate de calitate, inclusiv celor de provenienta externa. Categorii de documente proprii organizatiei: Manualul Sistemului de Management Integrat (422-01); procedurile sistemului de management integrat; alte categorii de documente aferente procedurilor, formulare, instructiuni de lucru, etc.

3. DEFINITII / PRESCURTARI
Document - informatia mpreuna cu mediul sau suport. Mediul poate fi hartia, discuri magnetice, fotografie sau mostra, sau combinatii ale acestora. Analiza - activitate de determinare a potrivirii, adecvantei si eficientei n ceea ce priveste ndeplinirea obiectivelor sale. Eficienta - relatie ntre rezultatul obtinut si resursele utilizate. Sistem de management integrat - sistem de management al calitatii, mediului si sanatatii si securitatii ocupationale Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica si obiectivele si prin care se realizeaza acele obiective. RMI - Reprezentantul Managementului Integrat

4. RESPONSABILITATI
-RMI: raspunde de elaborarea, aplicarea si eficienta procedurii de control al documentelor; raspunde de identificarea, elaborarea, analizarea/avizarea, difuzarea si modificarea documentelor; se ocupa de achizitionarea noilor standarde si STAS-uri aparute in domeniul calitatii, este responsabil de informarea serviciilor implicate despre noi reglementari aparute; -Secretara: este responsabil pentru inregistrarea, copierea, pastrarea si difuzarea documentelor externe. -Juristul: se ocupa de incheierea abonamentelor anuale la Monitorul Oficial, este responsabil de informarea managementului despre noi reglementari aparute si de pastrarea si arhivarea acestora. - Proprietarii de procese: initieaza imbunatatirea procedurilor; aprobarea procedurii al carei proprietar este.

5. DOCUMENTE AFERENTE
Durata de pstrare
Perioada valabilitii Perioada valabilitii Perioada valabilitii Perioada valabilitii Perioada valabilitii Perioada valabilitii 12 luni Perioada valabilitii Perioada valabilitii -

Cod
423-01-01 423-01-02 423-01-03 423-01-04 423-01-05 423-01-06 423-01-07 423-01-08 410-01 424-01

Denumire
Fia Documentului Formular de Confirmarea Instruirii (FCI) Matricea Elementelor Aplicabile Instruciuni de Format i Numerotare a Documentelor Simboluri pentru Diagrame (Flowcharts) Lista Standardelor de Referin Nota de edin Registrul Formularelor Structura Sistemului de Management Integrat Controlul nregistrrilor

Tip
Formular Formular Formular Instr. de lucru Instr. de lucru Registru Formular Registru Registru Procedur

Unde se pastreaz
la RMI la RMI la RMI la RMI la RMI la RMI la RMI la RMI la RMI la RMI

Arhivare
5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani

423-01 Rev. 0 Ex. Proprietar de Proces: RMI Numele: Data: 16 / 02 / 2011

DOCUMENT CONTROLAT

Controlul Documentelor
Semnatura:
2011

Pagina 1 din 5
Procedura Controlul Documentelor 423-01.vsd

6.1 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE SCHEMA LOGICA

Trebuie lansat un document intern nou in sistemul de management integrat.

IL pentru format si numerotare a documentelor 423-01-04

Un nou document intern in sistemul de management la calitatii poate fi - Manual, Procedura Interna, Instructiune de Lucru, Formular, Registru.

IL pentru simboluri diagrame (flowcharts) 423-01-05

Initiator elaboreaza noul document tinand cont de instructiunile de format si numerotare si instructiunile pentru simboluri diagrame a documentelor si il prezinta spre analiza Proprietarului de Proces.

RMI poate fi si el initiatorul unui document intern nou.

Document Intern Nou

Atunci cind Proprietarul de Proces este RMI iar documentul nou este initiat de catre RMI, analiza documentului nou elaborat va fi realizata de catre RMI- Director General.

Proprietarul de Proces analizeaza continutul "Documentului Intern Nou" si comunica rezultatul analizei in maxim 2 zile.

Proprietarul de Proces este de acord cu "Documentul Intern Nou" ? "Fisa Documentului" se completeaza pentru Manualul Sistemului de Management Integrat, Proceduri Interne, Instructiuni de Lucru, Organigrama, Politica Calitatii, Interactiunea si Succesiunea Proceselor, Structura Sistemului Integrat. "Registrul Formularelor" se completeaza pentru toate formularele si registrele interne.
Matricea Elementelor Aplicabile 423-01-03

NU

Initiator / RMI pe baza observatiilor facute aduce modificari la documentul nou.

DA Proprietarul de Proces aproba "Documentul Intern Nou" prin semnatura sa pe "Fisa Documentului" sau pe "Registrul Formularelor".
Fisa Documentului 423-01-01

Registrul Formularelor 423-01-08

Este INTERZISA multiplicarea neautorizata a documentelor, pentru a se preveni circulatia de documente scapate de sub control.

RMI distribuie copii controlate ale "Documentului Intern Nou" in maxim 2 zile tuturor persoanelor implicate in procesul respectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" si inregistreaza distributia documentului in "Fisa Documentului" sau "Registrul Formularelor".

RMI actualizeaza "Structura Sistemului de Management Integrat".

Structura Sistemului de Management Integrat 410-01

Proprietarul de Proces instruieste tot personalul din subordine cu privire la "Documentul Intern Nou" si completeaza un "Formular de Confirmare a Instruirii".

Formular de Confirmare a Instruirii 423-01-02

Sfarsit Proces

423-01 Rev. 0 Ex. Proprietar de Proces: RMI Numele: Data: 16 / 02 / 2011

DOCUMENT CONTROLAT

Controlul Documentelor
Semnatura:
2011

Pagina 2 din 5
Procedura Controlul Documentelor 423-01.vsd

6.1 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE SCHEMA LOGICA (continuare)

IL pentru format si numerotare a documentelor 423-01-04

Trebuie modificat un document intern existent al sistemul de management integrat.

IL pentru simboluri diagrame (flowcharts) 423-01-05

Initiatorul modificarii tinand cont de instructiunile de format si numerotare si instructiunile pentru simboluri diagrame a documentelor, modifica documentul intern existent si il prezinta spre analiza Proprietarului de Proces.

RMI poate initia si el modificarea unui document intern.

Document Intern Modificat

Atunci cind Proprietarul de Proces este RMI iar modificarea documentului este initiata de catre RMI, analiza documentului modificat va fi realizata de catre RMI - Director General.

Proprietarul de Proces analizeaza continutul "Documentului Intern Modificat" si comunica rezultatul analizei in maxim 2 zile.

Proprietarul de Proces este de acord cu "Documentul Intern Modificat" ?

DA

NU

Initiator / RMI pe baza observatiilor facute aduce imbunatatiri la modificarile propuse.

Proprietarul de Proces aproba "Documentul Intern Modificat" prin semnatura sa pe "Fisa Documentului" sau pe "Registrul Formularelor".
Matricea Elementelor Aplicabile 423-01-03

Este INTERZISA multiplicarea neautorizata a documentelor, pentru a se preveni circulatia de documente scapate de sub control.

RMI distribuie copii controlate ale "Documentului Intern Modificat" in maxim 2 zile tuturor persoanelor implicate in procesul respectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" si inregistreaza distributia documentului in "Fisa Documentului" sau "Registrul Formularelor".

Fisa Documentului 423-01-01

Registrul Formularelor 423-01-08

RMI retrage documentele perimate care se afla in circulatie, le marcheaza cu pix rosu cu insemnul "ANULAT", pastreaza un exemplar iar restul exemplarelor le distruge conform procedurii aplicabile.

Controlul Inregistrarilor 424-01 Structura Sistemului de Management Integrat 410-01

RMI actualizeaza "Structura Sistemului de Management Integrat".

Proprietarul de Proces instruieste tot personalul din subordine cu privire la "Documentul Intern Modificat" si completeaza un "Formular de Confirmare a Instruirii".

Formular de Confirmare a Instruirii 423-01-02

Sfarsit Proces

423-01 Rev. 0 Ex. Proprietar de Proces: RMI Numele: Data: 16 / 02 / 2011

DOCUMENT CONTROLAT

Controlul Documentelor
Semnatura:
2011

Pagina 3 din 5
Procedura Controlul Documentelor 423-01.vsd

6.1 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE SCHEMA LOGICA (continuare)

Document de provenienta externa de controlat Documentele si datele de provenienta externa sint: - norme si reglementari in domeniul de activitate - documentatie provenita de la clienti - documentatie provenita de la furnizori

documente de la clienti sau furnizori, literatura de specialitate

Tipul documentului de provenienta externa?

Standarde, STAS-uri

Documentele de la clienti sau furnizori sint primite la secretariat, sau daca nu, sunt inaintate spre secretariat, unde primesc un numar de intrare si sunt inscrise in Registrul Intrari-Iesiri de catre Secretara, apoi puse pe biroul Directorului .

Registru de Intrari-Iesiri

Noile legii, standarde si STASuri de referinta aparute in domeniul calitatii, mediului si sanatatii ocupationale sunt dirijate catre RMI.

Standarde, STAS-uri

Dir. General verifica documentele si innapoieaza Secretarei spre distribuire. (In cazul in care pe documentul respectiv nu este trecut numele destinatarului, atunci Directorul noteaza pe documentul respectiv destinatarul acestuia.)

norme si reglementari

Lista Standardelor de Referinta 423-01-06

RMI instiinteaza persoanele interesate de standardele si STAS-le respective, dupa care intregistreaza Standardele si STAS-le in "Lista Standardelor de Referinta" si indosarieaza documentele externe in dosarele aferente

Documentele externe se multiplica in functie de necesitati (cate persoane trebuie sa primeasca respectivul document), dar o copie se pastreaza la Secretariat in dosare specifice documentului

Dosar STANDARDE

Contabilitatea se ocupa de incheierea abonamentelor anuale la Monitorul Oficial.

Dosar Contracte cu Furnizori (AP)

Monitorul Oficial soseste in cadrul firmei prin mandat postal, in urma abonamentelor incheiate anual si este dirijat spre Contabilitate, unde se pastreaza in Dosare, fiecare Dosar avand un opis.

Monitorul Oficial

Dosar Contracte

Dosar "Monitor Oficial"

Dosar Comenzi Intrate

Serv. Contabil studiaza Monitorul Oficial si aduce normele si reglemetarile noi la cunostinta factorilor implicati prin intermediul unor Note de Sedinta.

Note de Sedinta 423-01-07

Dosar Intrari (Cereri de oferte, scrisori, etc.)

Sfarsit Proces
DOCUMENT CONTROLAT

423-01 Rev. 0 Ex. Proprietar de Proces: RMI Numele: Data: 16 / 02 / 2011

Controlul Documentelor
Semnatura:
2011

Pagina 4 din 5
Procedura Controlul Documentelor 423-01.vsd

6.2 DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE TEXT

Trebuie lansat un document intern nou in sistemul de management integrat. Un nou document intern in sistemul de management integrat poate fi - Manual, Procedura Interna, Instructiune de Lucru, Formular, Registru. Initiator elaboreaza noul document tinand cont de instructiunile de format si numerotare ["IL pentru format si numerotare a documentelor" (423-01-04)] si instructiunile pentru simboluri diagrame a documentelor ["IL pentru simboluri diagrame (flowcharts)" (423-01-05)] si il prezinta spre analiza Proprietarului de Proces. RMI poate fi si el initiatorul unui document intern nou. Proprietarul de Proces analizeaza continutul "Documentului Intern Nou" si comunica rezultatul analizei in maxim 2 zile. Atunci cind Proprietarul de Proces este RMI iar documentul nou este initiat de catre RMI, analiza documentului nou elaborat va fi realizata de catre RMI - Director. Proprietarul de Proces este de acord cu "Documentul Intern Nou" ? Daca NU, Initiator / RMI pe baza observatiilor facute de Proprietarul de Proces aduce modificari la documentul nou. Proprietarul de Proces aproba "Documentul Intern Nou" prin semnatura sa pe "Fisa Documentului" (423-01-01) sau pe "Registrul Formularelor" (423-01-08). "Fisa Documentului" se completeaza pentru Manualul Sistemului de Management Integrat, Proceduri Interne, Instructiuni de Lucru, Organigrama, Politica Calitatii, Interactiunea si Succesiunea Proceselor, Structura Sistemului Integrat. "Registrul Formularelor" se completeaza pentru toate formularele si registrele interne. RMI distribuie copii controlate ale "Documentului Intern Nou" in maxim 2 zile tuturor persoanelor implicate in procesul respectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" (423-01-03) si inregistreaza distributia documentului in "Fisa Documentului" (423-0101) sau "Registrul Formularelor" (423-01-08). Este INTERZISA multiplicarea neautorizata a documentelor, pentru a se preveni circulatia de documente scapate de sub control. RMI actualizeaza "Structura Sistemului Integrat" (410-01). Proprietarul de Proces instruieste tot personalul din subordine cu privire la "Documentul Intern Nou" si completeaza un "Formular de Confirmare a Instruirii" (423-01-02). Trebuie modificat un document intern existent al sistemul de management integrat. Initiatorul modificarii tinand cont de instructiunile de format si numerotare ["IL pentru format si numerotare a documentelor" (42301-04)] si instructiunile pentru simboluri diagrame a documentelor ["IL pentru simboluri diagrame (flowcharts)" (423-01-05)], modifica documentul intern existent si il prezinta spre analiza Proprietarului de Proces. Proprietarul de Proces analizeaza continutul "Documentului Intern Modificat" si comunica rezultatul analizei in maxim 2 zile. Atunci cind Proprietarul de Proces este RMI iar modificarea documentului este initiata de catre RMI, analiza documentului modificat va fi realizata de catre RMI - Director. Proprietarul de Proces este de acord cu "Documentul Intern Modificat" ? Daca NU, Initiator / RMI pe baza observatiilor facute aduce imbunatatiri la modificarile propuse. Proprietarul de Proces aproba "Documentul Intern Modificat" prin semnatura sa pe "Fisa Documentului" (423-01-01) sau pe "Registrul Formularelor" (423-01-08). RMI distribuie copii controlate ale "Documentului Intern Modificat" in maxim 2 zile tuturor persoanelor implicate in procesul respectiv conform "Matricei Elementelor Aplicabile" (423-01-03) si inregistreaza distributia documentului in "Fisa Documentului" (423-01-01) sau "Registrul Formularelor" (423-01-08).Este INTERZISA multiplicarea neautorizata a documentelor, pentru a se preveni circulatia de documente scapate de sub control. RMI retrage documentele perimate care se afla in circulatie, le marcheaza cu pix rosu cu insemnul "ANULAT", pastreaza un exemplar iar restul exemplarelor le distruge conform procedurii aplicabile "Controlul Inregistrarilor " (424-01). RMI actualizeaza "Structura Sistemului Integrat" (410-01). Proprietarul de Proces instruieste tot personalul din subordine cu privire la "Documentul Intern Modificat" si completeaza un "Formular de Confirmare a Instruirii" (423-01-02). Document de provenienta externa de controlat: Documentele si datele de provenienta externa sint: - norme si reglementari in domeniul de activitate (Standarde, STAS-uri); - documentatie provenita de la clienti sau de la furnizori; - literatura de specialitate. In functie de tipul documentului de provenienta externa se asigura controlul asupra documentelor externe: - documente de la clienti sau furnizori sunt primite de Secretariat, unde Secretara atribuie documentului un nr. de inregistrare din Registrul de Intrari/Iesiri. Secretara inainteaza documentele de la clienti sau furnizori, literatura de specialitate, la Dir. General, care denumeste beneficiarii documentelor respective notand pe documente departamentul si numele beneficiarului, apoi le innapoieaza Secretarei pentru difuzarea acestora. Documentele externe se multiplica in functie de necesitati (cate persoane trebuie sa primeasca respectivul document), dar o copie se pastreaza la Secretariat in dosare specifice documentului - Norme si reglementari. Contabilitatea se ocupa de incheierea abonamentelor anuale la Monitorul Oficial. Monitorul Oficial soseste in cadrul firmei prin mandat postal, in urma abonamentelor incheiate anual si este dirijat spre Contabilitate, unde se pastreaza in Dosare, fiecare Dosar avand un opis. Serv. Contabil studiaza Monitorul Oficial si aduce normele si reglemetarile noi la cunostinta factorilor implicati prin intermediul unor "Note de Sedinta " (423-01-07). - Noile standarde si STAS-uri de referinta aparute in domeniul calitatii sunt dirijate catre RMI, care instiinteaza persoanele interesate de standardele si STAS-le respective, dupa care intregistreaza documentele in "Lista Standardelor de Referinta" (42301-06) si indosarieaza documentele externe in dosarele aferente.
DOCUMENT CONTROLAT

423-01 Rev. 0 Ex. Proprietar de Proces: RMI Numele: Data: 16 / 02 / 2011

Controlul Documentelor
Semnatura:
2011

Pagina 5 din 5
Procedura Controlul Documentelor 423-01.vsd