PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL

MANAGERIAL

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente
Numele şi
privind Funcţia Data Semnătura
prenumele
responsabilii/
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat
1.2. Verificat
1.3 Aprobat

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Data de la care
Componenta
Modalitatea se aplică
Ediţia/ revizia revizuită
reviziei prevederile
în cadrul ediţiei
ediţiei sau
reviziei ediţiei
1 2 3 4
2.1. Ediţia 1
2.2. Revizia 1
2.3 Revizia 2

3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii operaţionale .

Exem Compar-
Nr. Scopul Nume şi Data Semnăt
-plar timent Funcţia
Crt difuzării prenume primirii ura
nr.
0 1 2 3 4 5 6 7
Informar
e
3.1. aplicare 1 Secretariat
și
arhivare
Informar Echipa
3.2. e și 2 managerial
evidență ă
 Aplicare
și
3.3. 1 CEAC
monitoriz
are
Activitatea
educativă
3.4. Aplicare 1 și
extracurric
ulară
Contabilitat
3.5 Aplicare 2
e
3.6. Aplicare 3 Administrativ
3.7. Aplicare 4 Bibliotecă

4. SCOP

4.1. Prezenta procedură stabileşte cadrul organizatoric de derulare a activităţii de comunicare

pe plan intern şi extern, strategia de comunicare instituţională, compartimentele şi persoanele
implicate.
Furnizează personalului și conducerii un instrument care permite realizarea activităţii
procedurate, în conformitate cu normele legale.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor
educaţionale.

Scopul specific al procedurii este dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare internă şi
externă prin:
 creşterea gradului de colaborare între compartimente;
 informarea eficientă a personalului despre activităţile, strategiile, proiectele şi
programele;
 fluidizarea circulaţiei informaţiilor pe verticală şi pe orizontală;
 eficientizarea timpilor de răspuns la solicitările şi sesizările primite;
 responsabilizarea angajaţilor cu privire la sarcinile care le revin;
 crearea unei identităţi instituţionale bine conturate în vederea menţinerii unui nivel
ridicat de motivare şi angajare a personalului.

În privinţa comunicării cu partenerii săi externi, urmăreşte:

 formarea şi menţinerea unei imagini pozitive în cadrul învăţământului ieșean/

românesc;
 informarea corectă şi constantă a partenerilor externi cu privire la activitatea;
 îndeplinirea cu profesionalism a angajamentelor asumate;
 aplicarea coerentă şi unitară a reglementărilor legale în domeniul educaţiei şi
învăţământului;
 construirea unor relaţii de colaborare reciproc avantajoase
 informarea şi conştientizarea comunităţii locale cu privire la rolul şi importanţa în
 educaţia copiilor;
 informarea publicului ţintă privind activităţile specifice care se desfăşoară în cadrul
 5. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplicabilă compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare ale activităţii

proedurate.
Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a
implementa un management al calităţii serviciilor educaţionale furnizate.

6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE

6.1. Reglementări internaţionale: -

6.2. Legislaţie primară: Legea nr. 544/2001, Legea 52/2003, HG 123/2002, HG 1085/2003
6.3. Legislaţie secundară:
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar

6.4. Reglementări interne: Strategia de comunicare instituţională

7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

7.1. Definiţii:

Nr.crt. Termenul Definiţia

1. Compartiment Unitate organizatorică, funcțională, prevăzută în organigrama LVA

Prezentarea în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat necesare
2. Procedură îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilităţilor

7.2. Abrevieri

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1.
2. ROI Regulament de ordine interioară
3. PDI Proiect de dezvoltare instituţională
Comisia de evaluare și
4. CEAC
asigurare a calității din cadrul
5. PS Procedură de sistem
6. SCIM Sistem control intern managerial

8. DESCRIEREA PROCEDURII

8.1. Generalităţi
Procedura se aplică în coroborare cu procedura de sistem privind circuitul documentelor,
componentă a dezvoltării şi implementării sistemului de control managerial/intern.
8.2. Etape în implementarea procedurii

Nr. Etapa Descrierea operaţiunilor

crt.
1. Planificarea şi - revizia procedurii de comunicare
realizarea - stabilirea programului de audienţe, de lucru cu publicul
sistemului de - elaborarea de note interne privind modalităţile de transmitere
comunicare a informaţiilor
- verificarea funcţionalităţii mijloacelor de comunicare
virtuale: site-ul
- stabilirea documentelor şi informaţiilor de interes public
- stabilirea resurselor necesare realizării unui sistem
informaţional adecvat pentru prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor de interes public
- diseminarea în cadrul Consiliului profesoral a fluxului
informaţional intern şi extern.
2. Crearea - actualizare bază de date de contact – telefoane,
instrumentelor adrese de
de lucru e-mail ale unităţilor de învăţământ şi ale instituţiilor partenere
necesare - actualizare bază de date de contact ale instituţiilor mass-
media la nivel local şi naţional
- actualizarea informaţiilor privind legile şi alte acte normative
aplicabile
3. Aplicarea - transmiterea documentelor şi informaţiilor specifice în
sistemului de funcţie de solicitările scrise elaborate de către terţi şi
comunicare înregistrate la secretariat
externă - afişarea la sediul a informaţiilor specifice
informării publice
- actualizarea permanentă a informaţiilor şi a documentelor pe
site-ului
- revista presei – lecturarea zilnică a articolelor referitoare la
învăţământ, evaluarea acestora şi informarea corectă a
personalului şi a părinţilor, dacă e cazul, prin solicitarea
dreptului la replică
4. Verificarea - gestionarea corectă – elaborarea/ actualizarea şi difuzarea
documentelor documentelor specifice instituţiei – Plan de dezvoltare instituţională,
prevăzute rapoarte, anunţuri, comunicate de presă, pliante
pentru
accesul
public,
conform
legislaţiei în
vigoare
5. Asigurarea - comunicarea informaţiilor de interes public prin afişare la
accesului la sediu, prin postare pe site,
informaţiile de prin organizarea de
 interes conferinţe de presă, participarea la emisiuni de radio sau
public televiziune, interviuri, briefing-uri etc.
6. Analiza - rapoarte
eficacităţii şi - comunicarea informaţiilor privind comunicarea externă,
îmbunătăţirea rezultatelor evaluării sistemului de comunicare externă
sistemului structurilor/ persoanelor interesate
informaţional

8.1. Generalităţi:

Procedura se aplică în coroborare cu procedura de sistem privind circuitul documentelor,

componentă a dezvoltării şi implementării sistemului de control managerial/intern.

8.2. Etape în implementarea procedurii:

Instrumente de comunicare internă: e-mailul, afişarea în cancelarie, informarea verbală,
informarea prin şedinţele de Consiliu de administraţie, Consiliul profesoral, consemnarea şi
semnarea procesului verbal de şedinţă, cerere scrisă

8.4. Resurse necesare

8.4.1. Resurse materiale: imprimantă, conexiune internet, hârtie, ziare, reviste, site-ul, colecții
legi
8.4.2. Resurse umane: membrii compartimentului Secretariat, directorul în calitate de purtător
de cuvânt, personalul
8.4.3. Resurse financiare: -

9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII

9.1. Director:
9.1.1. Directorul asigură cadrul formal privind realizarea comunicării interne şi externe 9.1.2.
Reprezintă instituţia în relaţia cu mass-media
9.2. Secretariat:
9.2.1. Furnizează servicii de relaţii cu publicul
9.2.2. Rol esenţial în circuitul documentelor
9.3. Personalul
9.3.1. Respectă prevederile prezentei proceduri