Entitatea publica Comuna Fundu

Moldovei           Procedura operationala Expediere Ediția 1

corespondenta Revizia nr. 1 
Departamentul Registratura
Exemplar
Revizia. 1 Nr. de ex. 1 cod: P.O.
nr.1
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
Numele și
Elemente privind Funcția Data Semnătura
prenumele
responsabilii/operațiunea
  1 2 3 4 5
1. Elaborat Registrator Registrator –
2. Verificat Secretar Secretar –
3. Avizat Secretar Secretar –
4. Aprobat Primar Primar –
Cuprins
Numărul componentei în cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii
Pagina
procedurii operaționale operaționale
Pagina de garda
Cuprins
1. Scop
2. Domeniu de aplicare
3. Documente de referinta
4. Definitii si abrevieri
5. Descrierea activitatii sau procesului
6. Responsabilitati
7. Formular de evidenta a modificarilor
8. Formular de analiza a procedurii
9. Formular de distribuie/difuzare

10. Anexe, inclusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

1.  Procedura descrie activitatile desfasurate de Compartimentul
Registratura, Relatii cu Publicul; in vederea expedierii
corespondentei cu POSTA ROMANA, firme curierat si direct
cetatenilor.
2. Domeniul de aplicare
2.1. Prezenta procedura se aplica de catre Informare Cetateni,
Registratura.
  Documente de referință
 -LEGEA 215 / 2001 LEGEA ADMINISTRATE PUBLICE
LOCALE cu modificarilor si completarile ulterioare
 -LEGEA 544/2001 privind accesul liber la informatiile de
interes public , cu modificarile si – completarile
ulterioare
 -LEGEA 129/2018 ptr.protectia persoanelor cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal si libera
circulatie a acestor date
4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de
sistem/operațională
4.1. Definiții ale termenilor

Nr.
Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
crt.
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați,
Procedura a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea
1.
operațională realizării activității, cu privire la aspectul
procesual
Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei procednri
Editie a unei proceduri
2. operationale, aprobata si
operationale
difuzata
Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea,
Revizia in cadrul unei
3. dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a
editii
procedurii operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate
SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA
4. S.P.C.L.E.P
PERSOANEI
Programul
5. Aplicatie informatica de informare a cetatenilor
CITYMANAGER
4.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operațională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
   5.  Descrierea procedurii operaționale
5.1. In cadrul Compartimentului Informare Cetateni/Registratura se
primeste toata corespondenta din cadrul tuturor compartimentelor din
cadrul institutiei pentru a fi expediata.

Pentru a fi expediata corespondenta, aceasta se pune in plicuri.

Daca exista pentru aceeasi institute sau persoana fizica, juridica mai multe
adrese care trebuie sa ajunga la acestea, toate adresele respective se pun
in aceelasi plic.

Pe plic se trece destinatarul, iar in coltul plicului se scrie

nr.adresei,adreselor puse inauntru, pe spatele plicului dupa lipire se trece
expeditorul Comuna Fundu Moldovei si se pune stampila institutiei.

In functie de cate coli de hartie se pun intr-un plic acesteaa pot fi de

dimensiuni mari, mijlocii si mici.

Dupa ce plicurile sunt gata, pe un formular tipizat de borderou pentru

expediat corespondenta se trece destinatarul, localitatea, nr.de inregistrare
al adreselor introduse in plic.

Borderourile cu plicurile timbrate se duce la ghiseu unde se verifica daca

timbrele sunt suficiente ca si valoare, iar pe borderoul de trimitere a
corespondentei se trece nr.de recomandata de la posta, pentru a avea
justificare ca acestea au fost trimise dar si pentru a putea urmari traseul in
cazul in care exista reclamatii ca nu au ajuns la destinatar.

Corespondenta se mai expediaza si cu confirmare de primire. Pentru

aceasta corespondenta se scrie plicul, se completeaza un formular de
confirmare primire, care se intoarce de la destinatar cu semnatura acestuia.

Pentru confirmarile de primire, se plasteste o taxa in functie de greutatea

plicului. Pentru suma necesara flecare compartiment care trimite
corespondenta cu confirmare de primire intocmeste un raport de necesitate
pe baza chitantei emisa de la P.T.T.R pentru a fi ridicata de la caseria
institutiei.

O alta categorie de corespondenta se inmaneaza direct persoanei caruia

este adresata corespondenta.

Cetateanul se prezinta la Compartimentul Registratura, Informare Cetateni i

se da adresa, iar pe copia care ramane la Compartimentul care trimite
corespondenta va semna pentru primire.

Corespondenta se mai trimite si prin firme de curierat rapid.

Pentru acest tip de corespondenta se ia legatura cu firma de curierat.

Reprezentantul firmei se prezinta la sediul instituiei, introduce in plic special
corespondenta si elibereaza o chitanta cu contravaloarea servicului prestat.

Pe baza chitantei functioanrul de la compartimentul de la care provine

corespondenta va intocmi un raport de necesitate pentru a fi ridicata suma
respectiva.
Corespondenta care trebuie trimisa cu POSTA MILITARA se trimite
Compartimentului S.C.L.E.P Comuna Fundu Moldovei de unde va fi ridicata
de catre reprezentatii institutiei respective pe baza de borderou.

 6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr.
Compartimente (post) Actiunea (operatiunea)
Crt.
Consilierul din cadrul Compartimentului Informare
Consilierul din cadrul
Cetateni , Registratura preia corespondenta adusa
1. Compartimentului
de catre angajatii institutiei si se ocupa cu
Informare Cetateni, Registratura  
expedierea acesteia  
Structurile compartimentele, birouriIe
Structurile compartimentele,
,serviciile,directive din cadrul primariei Comunei
birourile ,serviciile,directiile din  cadrul
Fundu Moldovei si din subordinea Consiilului Local
2. primariei Comunei Fundu Moldovei si
al Comunei Fundu Moldovei raspund cetatenilor si
din subordinea Consiilului Local al
institutiilor cu privire la probleme pe care acestia le
Comunei Fundu Moldovei
ridica, in termenul prevazut de lege.
 7. Formular de evidenta a modificarilor
Nr. Data Data Descrierea
Editia Revizia Nr. pagina Semnatura conducatorului
Crt. editiei reviziei modificarii
1. Editia 1            
2.              
 8. Formular de analiza a procedurii
Nume prenume
Nr. Inlocuitor de drept sau
Compartiment conducator Aviz favorabil Aviz nefavorabil
crt delegat
compartiment
1. Registratura              
2. Secretariat              
 9. Formular de distribuire/difuzare
Scopul Exemplar Numele și
  Compartiment Funcția Data primirii Semnătura
difuzarii nr. prenumele
  1 2 3 4 5 6 7
1. Aplicare 1 Registratura     –  
2. Informare 1 Registratura –
3. Evidenta 1 Registratura –
4. Arhivare 1 Biblioteca –
 10. Anexe, inclusive diagrama de proces
Nr. Denumirea
Elaborator Aprobă Număr de Arhivare Alte elemente
anexă anexei Difuzare
exemplare