Entitatea publica Procedura operationala Ediția 1 

Comuna Fundu Moldovei       Preluare Corespondenta Revizia 1

Departamentul Registratura Cod P.O Exemplar nr 1
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
   Numele și prenumele Funcția Data Semnătura
Elemente privind responsabilii/operațiunea
  1 2 3 4 5
1. Elaborat Registrator Registrator
2. Verificat Secretar Secretar
3. Avizat Secretar Secretar
4. Aprobat Primar Primar
Cuprins
Numărul componentei în cadrul procedurii Denumirea componentei din cadrul procedurii
Pagina
operaționale operaționale
Pagina de garda
Cuprins
1. Scop
2. Domeniu de aplicare
3. Documente de referinta
4. Definitii si abrevieri
5. Descrierea activitatii sau procesului
6. Responsabilitati
7. Formular de evidenta a modificarilor
8. Formular de analiza a procedurii
9. Formular de distribuie/difuzare

10. Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

 Procedura descrie activitatile desfasurate de Compartimentul Registratura, Relatii
cu Publicul; in vederea preluarii corespondentei de la POSTA ROMANA, firme
curierat si cetateni
2. Domeniul de aplicare
2.1. Prezenta procedura se aplica de catre compartimentul Informare cetateni, Registratura


Documente de referință
 Reglementari internationale
-SRENISO 9001:2001

 Legislate Primara
-LEGEA 215 / 2001 LEGEA ADMINISTRATED PUBLICE LOCALE cu modificarilor si
completarile ulterioare
-LEGEA 544/2001 privind accesul liber la informatiile de interes public, cu modificarile si –
completarile ulterioare

-LEGEA 129/2018 ptr.protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter

personal si libera circulate a acestor date
3.3. Legislatie secundara

-Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice

-Regulamentul de Organizare si Functionare

 4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

Nr.
Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
crt.
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a
1. Procedura operațională metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării
activității, cu privire la aspectul procesual
Editie a unei proceduri Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri operationale,
2.
operationale aprobata si difuzata
Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa
Revizia in cadrul unei
3. caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii
editii
operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate
SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA
4. S.P.C.L.E.P
PERSOANEI
Programul
5. Aplicatie informatica de informare a cetatenilor
CITYMANAGER
4.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operațională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
5.  Descrierea procedurii operaționale
5.1. In cadrul Compartimentului Informare Cetateni, Registratura se primeste toata
corespondenta adusa de catre cetateni si de factorii postali.
Pentru corespondenta adusa de catre factorii postali se preda de catre acestia pe baza de
borderou pe care se pune stampila institutiei si se semneaza de catre persoana de la
Registratura.

Dupa preluarea corespondentei, plicurile cu corespondenta se deschid, se pune stampila de la

Registratura cu antetul institutiei si numarul de inregistrare.
Se inregistreaza în Programul informatic INFOPRIM - Registratura pentru corespondenta, se
trece numarul pe document si se pune in mapa de corespondenta pentru a fi repartizata
compartimentului caruia este necesar.

Cetatenii se prezinta la Compartimentul Registratura cu documentele pe care doresc sa le

depuna pentru solutionarea diferitelor probleme. La fel ca si corespondenta primita de la
factorii postali si aceste documente se inregistreaza pe Programul informatic INFOPRIM -
Registratura si se lasa in mapa de corespondenta pentru a fi repartizate.

Mapa cu corespondenta zilnic se introduce pentru a fi repartizata de catre conducerea

institutiei:

•           PRIMAR

•           VICEPRIMAR

•           SECRETAR

La solicitarea cetatenilor daca acestia doresc pe copia documentelor depuse pentru inregistrare
si solutionare se pune stampila cu antetul institutiei si numar de inregistrare, aceasta fiind
dovada ca respectivul document a fost depus la sediul institutiei.

Corespondenta este adusa si de catre firmele de curierat. Pentru plicurile aduse de catre
firmele de curierat se semneaza pe borderourile angajatilor de la aceste firme, se trece numar
si seria de C.I, data primirii corespondentei si stampila institutiei.

Daca in corespondenta primita exista plicuri cu corespondenta pentru S.P.C.L.E.P Comuna

Fundu Moldovei acestea nu se vor inregistra de catre Compartimentul Registratura, Informare
Cetateni. Se transmit Compartimentului S.P.C.L.E.P Comuna Fundu Moldovei pentru a fi
inregistrate de catre acesta.

Se primeste corespondenta cu caracter special, aceasta fiind adusa de catre POSTA

MILITARA.

Acesta corespondenta se aduce la sediul S.P.C.LE.P. Comuna Fundu Moldovei, se preia de

catre acestia si fara a fi desfacuta se aduce si se preda pe baza de semnatura pe borderou
corespondenta Compartimentului REGISTRATURA din cadrul Comunei Fundu Moldovei.

La fel ca si celelalte plicuri si acestea se desfac, se pune stampila pentru a fi inregistrate si se

lasa in mapa pentru repartizare la compartimente pentru a fi solutionate.

 6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr.
Compartimente (post) Actiunea (operatiunea)
Crt.
Consilierul din cadrul Compartimentului Informare
Cetateni, Registratura preia corespondenta adusa de
catre factorii postali si angajatii firmelor de curierat,
Consilierul din cadrul Compartimentului
1. precum si corespondenta adusa de catre cetateni.
Informare Cetateni, Registratura
Pune la dispozitia cetateanului formularele tip, care
trebuie sa fie completate de catre acesta si lasate pentru
inregistrare
 Conducerea institutiei verifica toate documentele din
2. Conducerea institutiei mapa si le repartizeaza compartimentelor pentru
solutionare
Structurile compartimentele ,birourile Structurile compartimentele, birourile
,serviciile,directiile din cadrul primariei ,serviciile,directiile din cadrul primariei Comunei Fundu
3. Comunei Fundu Moldoveisi din subordinea Moldovei si din subordinea Consiilului Local al
Consiilului Local al Comunei Fundu Comunei Fundu Moldovei informeaza cetatenii cu
Moldovei privire la probleme pe care acestia trebuie sa le rezolve
 7. Formular de evidenta a modificarilor
Nr. Data Data Descrierea
Editia Revizia Nr. pagina Semnatura conducatorului
Crt. editiei reviziei modificarii
1
2
 8. Formular de analiza a procedurii
Nr. Nume si prenume conducator Inlocuitor de drept sau Aviz Aviz
Compartiment
crt compartiment delegat favorabil nefavorabil
1
2
 9. Formular de distribuire/difuzare
Scopul Exemplar Numele și
  Compartiment Funcția Data primirii Semnătura
difuzarii nr. prenumele
  1 2 3 4 5 6 7
Laurenția
1. Aplicare 1 Registratura inspector  –  
CIUMĂU 
Laurenția
2. Informare 1 Registratura inspector  –
CIUMĂU 
Laurenția
3. Evidenta 1 Registratura inspector  –
CIUMĂU 
Laurenția
4. Arhivare 1 Biblioteca inspector  –
CIUMĂU 
 10. Anexe, inclusive diagrama de proces

Nr. Denumirea Număr de

Elaborator Aprobă Difuzare Arhivare Alte elemente
anexă anexei exemplare
1
2