MINISTERUL EDUCAȚIEI PROCEDURA DE EDIȚIA I

NAȚIONALE SISTEM/OPERAȚIONALĂ
Arhivarea documentelor REVIZIA___
_____________________________
EXEMPLAR 1
COD PO 13.02

   Procedura de sistem/operationala
Arhivarea documentelor
   Cod: PO – 13.02
   Editia [ I ], Revizia [....], Data 16.06.2018
 
 

  1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei în
cadrul editiei procedurii documentate (conform modelului de mai jos)
Elemente privind Numele si
Functia Data Semnatura
  responsabilii/operatiunea prenumele
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat     16.06.2018  

1.2. Verificat     16.06.2018  

1.3. Avizat     16.06.2018  

1.4. Aprobat     16.06.2018  

   2. Situatia editiilor si a reviziilor în cadrul editiilor procedurii documentate
(sistem/operationala) (conform modelului de mai jos)

1
 Editia sau, dupa caz, Data de la care se aplica
Componenta
Nr. revizia în cadrul Modalitatea reviziei prevederile editiei sau
revizuita
crt. editiei reviziei editiei
1 2 3 4
2.1. Editia I x x 16.06.2018
2.2. Revizia 1
2.3. Revizia 2
    3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii documentate (sistem/operationala) (conform modelului de mai jos)
Scopul Exemplar Numele si Data
  Departament Functia Semnatura
difuzarii nr. prenumele primirii
  1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare 1  Didactic     16.06.2018

3.2. Aplicare 2 Contabilitate 16.06.2018

3.3. Aplicare 3 Secretariat 16.06.2018

Didactic 16.06.2018
3.4. Aplicare 4
auxiliar
3.5 Aplicare 5 Nedidactic 16.06.2018

3.6 Informare 6  Didactic     16.06.2018  

3.7 Informare 7 Contabilitate 16.06.2018

3.8 Informare 8 Secretariat  

Didactic
3.9 Informare 9  
auxiliar
3.10 Evidenta 10 Secretariat     16.06.2018

3.11 Arhivare 11 Secretariat     16.06.2018

 1.Scopul procedurii:

Scopul procedurii este de a stabili modul de arhivare, păstrarea şi responsabilităţile privind

arhivarea documentelor în cadrul unităţii în vederea menţinerii integrităţii documentelor,
respectării reglementarilor în vigoare, asigurării unui acces rapid şi sigur la acestea. Prezenta
procedura identifică documentele ce vor fi arhivate şi stabileste cerinţele privind colectarea lor,
perioada de pastrare şi modalitatea de predare a acestora.
2
2. Domeniul de aplicare:

Procedura se aplică în ceea ce priveşte:

-Procedura se aplică de către toate compartimentele din cadrul unităţii pentru arhivarea şi
păstrarea tuturor documentelor pe suport hârtie:

-Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronică.;

3. Documente de referință:

3.1. Reglementări internaționale

 Standardele internaționale de control intern

3.2. Legislaţie primară:

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar

preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
- Legea nr.16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naţionale
- Legea nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr.
16/1996.
- Ordonanţa de Urgenţă nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor
Naţionale nr. 16/1996.
3.3. Legislaţie secundară

- Ordinul nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;

- Instrictiune nr. 1 privind aplicarea unitara la nivelul unitatilor de invatamant preuniversitar a

Standardului 9 - Proceduri prevazut in Codul controlului intern managerial al entitatilor publice,
aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018;

-Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

3.4. Alte reglementări interne ale entităţii publice

- regulamentul de organizare și funcționare;

- regulamentul de ordine interioară;
- circuitul documentelor.

3
 4. Definitii si abrevieri
   4.1. Definitii
Nr. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
crt

Entitate publica Autoritate publica, institutie publica, companie/societate

nationala, regie autonoma, societate la care statul sau o unitate
administrativ-teritoriala este actionar majoritar, cu
personalitate juridica, care utilizeaza/administreaza fonduri
publice si/sau patrimoniu public.

Departament Directie Generala, Directie, Serviciu, Birou, Compartiment;

Procedura Prezentare, în scris, a pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de

lucru stabilite si a regulilor de aplicare necesare îndeplinirii
atributiilor si sarcinilor, având în vedere asumarea
responsabilitatilor;

1. Procedură documentată Modul specific de realizare a unei activităţi sau a unui proces,
editat pe suport hârtie sau în format electronic; procedurile
documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri
operaţionale.
Conducatorul departamentului Director general, director, sef serviciu, sef birou, sef
(compartimentului) compartiment;
2. Procedură operaţională Procedură care descrie un proces sau o activitate care se
(procedură de lucru) desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entităţi
publice. Procedura care descrie un proces sau o activitate ce
se desfasoara la nivelul tuturor departamentelor din cadrul
entitatii publice;
3. Procedura de sistem (procedură Descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul
generală) entităţii publice aplicabil/aplicabilă majorităţii sau tuturor
compartimentelor dintr-o entitate publică. Procedura care
descrie un proces sau o activitate ce se desfasoara la nivelul
unuia sau mai multor departamente din entitatea publica.
4 Ediţie procedură Forma actuală a procedurii; ediţia unei proceduri se modifică

4
 atunci când deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei
proceduri sau atunci când modificările din structura procedurii
depăşesc 50% din conţinutul reviziei anterioare.
5 Revizie procedură Acţiunea de modificare, respectiv adăugare sau eliminare a
unor informaţii, date, componente ale unei ediţii a unei
proceduri, modificări ce implică, de regulă, sub 50% din
conţinutul procedurii.
   4.2. Abrevieri
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PS/PO Procedura documentată

2. PO Procedură operaţională (procedură de lucru)

3. PS Procedura de sistem (procedură generală)

4. E Elaborare

5. V Verificare

6. A Aprobare

7 Ap Aplicare

8 Ah. Arhivare

9 EP Entitate publica

   5. Descrierea procedurii
Compartimentul Activităţile desfăşurate
(postul)/acţiunea
(operaţiunea)

1 Stabilirea responsabilului - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei;

2 care se ocupă cu arhivarea; - stabilirea persoanei, a persoanelor însărcinate să ducă

la îndeplinire prevederile deciziei;

3 - întocmirea deciziei propriu-zise;

4 - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate;

5 - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite;

6 - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice;

5
7 - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să
ducă la îndeplinire prevederile acesteia;

8 - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei;

9 - predarea unui exemplar persoanei desemnate să

gestioneze şi să actualizeze deciziile emise;

10 - arhivarea deciziei.

11 Amenajarea spaţiului necesar - stabilirea spaţiului pentru arhiva astfel încât

pentru arhivă documentele create sau deţinute să fie păstrate în
condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva
distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în
alte condiţii decât cele prevăzute de lege;

12 Stabilirea nomenclatorului - întocmirea nomenclatorului arhivistic

13 arhivistic - aprobarea nomenclatorului arhivistic de către

directorul unităţii;

14 - avizarea nomenclatorului la Directia Judeţeană a

Arhivelor Naţionale;

15 Arhivarea dosarelor în - constituirea dosarelor şi gruparea documentelor în

arhiva curentă (clasarea dosare în vederea arhivării;
documentelor).

16 - arhivarea efectivă

17 - inventarierea dosarelor şi predarea lor la persoana

desemnată cu arhivarea pe bază de proces verbal;

18 Arhivarea dosarelor în - primirea dosarelor de la compartimentele din unitate,

arhiva unităţii propuse pentru arhivare

19 - verificarea dosarelor primite pentru arhivare;

20 - arhivarea dosarelor în arhiva unităţii

21 Stabilirea comisiei de - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei;

22 selecţionare a documentelor - stabilirea persoanelor care fac parte comisia

însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei;

6
 23 - întocmirea deciziei propriu-zise;

24 - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate;

25 - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite;

26 - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice;

27 - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să

ducă la îndeplinire prevederile acesteia;

28 - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei;

29 - predarea unui exemplar persoanei desemnate să

gestioneze şi să actualizeze deciziile emise;

30 - arhivarea deciziei.

31 Selecţionarea documentelor - analiza fiecărei unităţi arhivistice în parte, stabilindu-i

valoarea practică sau istorică;

32 - scoaterea documentelor spre distrugere din evidenţa

arhivei;

33 - depunerea spre păstrare permanentă la Direcţia

Judeţeana a Arhivelor Naţionale;

   6. Responsabilitati
 CONDUCEREA UNITĂŢII:
- Numeşte prin decizie responsabilul cu arhiva;
- Intreprinde demersurile necesare pentru alocarea unui spaţiu potrivit de arhivare la
nivelul structurii;
- Numeşte prin decizie componenţa Comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul
unităţii;
- Verifică, periodic, respectarea procedurii de arhivare;
- Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei în urma selecţionării
 RESPONSABILUL CU ARHIVA:
- iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor;
- asigură legatura cu Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale în vederea verificării şi
confirmării nomenclatorului;
- urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;

7
 - verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite;
- asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă pe baza
registrului de evidenţă;
- organizează depozitul de arhivă conform prevederilor legale;
- menţine ordinea şi curăţenia în depozit.
 COMISIA DE SELECŢIONARE:
- analizeaza dosarele cu documentele care au termenele de păstrare depaşite şi face
demersurile pentru înlăturarea lor din arhivă;

 PERSONALUL DE EXECUTIE

- arhivează toate documentele intrate, documentele întocmite, precum şi copiile celor

ieşite;
- indosariază toată documentaţia în dosare sau bibliorafturi;
- numerotează filele fiecarui dosar/biblioraft;
- întocmeste Opisul dosarului şi/sau biblioraftului;
- depune documentele în al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei pe baza de
proces verbal de predare – primire;
7. Formular evidenta modificari
Semnatura
Nr. Data Descriere
Editia Data editiei Revizia Nr. pag. conducatorului
crt. reviziei modificare
departamentului
1 I 15.06.2018 - -
    8. Formular analiza procedura
Nume si Înlocuitor Aviz favorabil Aviz nefavorabil
Nr. prenume de drept
Compartiment
crt. conducator sau Semnatura Data Observatii Semnatura Data
compartiment delegat
1  Didactic Director      15.06.2018      
2 Contabilitate Adm. finan. 15.06.2018

3 Secretariat Secretar 15.06.2018

4 Didactic Biliotecar, 15.06.2018

auxiliar laborant,

8
 pedagog,
antrenor
5 Nedidactic Adm.patrim. 15.06.2018

    9. Lista de difuzare a procedurii

Data intrarii
Nr. Nume si Data Data
Compartiment Semnatura în vigoare a Semnatura
ex. prenume primirii retragerii
procedurii
1  Didactic Director          
2 Contabilitate Adm. finan.
3 Secretariat Secretar
Biliotecar,
Didactic laborant,
4          
auxiliar pedagog,
antrenor
5 Nedidactic Adm.patrim.          
    10. Anexe/formulare
  
1. Formular F01-PO-13.01: Inventar documente;
2. Formular F01-PO-13.014: Nomenclator Arhivistic
3. Formular F02-PO-13.04: Proces-verbal predare-primire documente;
4. Formular F03-PO-13.04: Registru de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice;
5. Formular F04-PO-13.04: Proces-verbal al Comisiei de selectie;
6. Formular F05-PO-13.04: Proces-verbal de predare-preluare;
7. Formular F06-PO-13.04: Registru de depozit;
8. Formular F07-PO-13.04: Fisa de control;
9. Formular F08-PO-13.04: Cerere acces arhiva;
10. Formular F09-PO-13.04: Cerere solicitare cutii/documente depozit;
11. Formular F10-PO-13.04: Lista termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele
privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor

9
 11. Cuprins
 
Nr. componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
în cadrul
procedurii
operaţionale

1 Scopul procedurii
2 Domeniul de aplicare
3 Documente de referință
4 Definiții și abrevieri
5 Descrierea procedurii
6 Responsabilități
7 Formular de evidență modificări
8 Formular analiză procedură
9 Formular de distribuire/difuzare
10 Anexe

10