Procedura de arhivare a

documentelor

www.portalcontabilitate.ro
 Procedura de arhivare a documentelor

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

o stabilirea unui set de reguli pentru arhivarea documentelor Financiar-contabile.

 Domeniul

Procedura se aplică la arhivarea documentelor și scoaterea din arhivă a documentelor.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare;
 Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2.634/2015, cu completările
ulterioare.

 Descrierea procedurii

Arhivarea documentelor se poate realiza fie pe suport hârtie, fie pe suport electronic.

Termene de arhivare ale documentelor Financiar-contabile

 Termen 50 ani - statele de salarii

- situații financiare anuale, raportări semestriale

 Termen 10 ani - Registrul-jurnal

- Registrul-inventar

- Cartea mare

© Rentrop & Straton Page 1 of 8

 Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă
mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe
perioada de utilizare a bunurilor.

 Termen 5 ani

o Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;

o Bon de primire în consignaţie;

o Bon de predare, transfer, restituire;

o Bon de consum;

o Fişă limită de consum;

o Dispoziţie de livrare;

o Fişă de magazie;

o Listă de inventariere;

o Chitanţă;

o Chitanţă pentru operaţiuni în valută;

o Dispoziţie de plată/încasare către casierie;

o Decont pentru operaţiuni în participaţie;

o Ordin de deplasare (delegaţie);

o Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate pentru transporturi internaţionale;

o Decont de cheltuieli pentru deplasări externe;

o Decont de cheltuieli valutare transporturi internaţionale;

o Notă de debitare-creditare;

o Extras de cont;

o Borderou de primire a obiectelor în consignaţie;

o Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie;

o Jurnal privind operaţiuni diverse;

© Rentrop & Straton Page 2 of 8

 o Fişă de cont pentru operaţiuni diverse;

o Document cumulativ;

o Decizie de imputare;

o Angajament de plată.

Arhivarea pe suport hârtie

 Documentele se aranjează în dosare, în ordinea cronologică producerii sau

înregistrării în contabilitate.

 Gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul

fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea.

Documentele financiar-contabile se grupează în dosare, de maximum ....300....... file.

Documentele financiar-contabile se grupează anual, nu pe perioade mai mari.

La gruparea documentelor se urmărește așezarea documentelor de același fel, cu același

termen de păstrare, în ordine cronologică, de exemplu:

- facturi achiziție, facturi emise, avize de însoțire, documente de gestiune internă - note de
intrare-recepție, fișe de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;

- se arhivează distinct documentele de achiziție a unor imobilizări corporale cu durată de

viață mai mare de 5 ani, care trebuie păstrate pe durata de viață a acestora;

În cazul în care numărul de documente este redus, se pot grupa toate documentele
Financiar-contabile emise și primite într-un exercițiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.

Statele de salarii, având durată de arhivare mult mai mare decât alte documente se
arhivează separat, indiferent de numărul de file al unui dosar.

 Dosarele se şnuruiesc și se leagă.

 Filele se numerotează.

Prima filă din dosar va purta numărul 1.

Numerele se înscriu cu pastă pe fiecare filă într-un loc vizibil (centru, colț, sus, jos).

© Rentrop & Straton Page 3 of 8

  Următoarele informaţii se înscriu pe coperta fiecărui dosar:

- denumirea societăţii;
- conţinutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
- perioada în care au fost emise documentele (data iniţială şi data finală);
- numărul de file;
- termenul de păstrare al documentelor cuprinse în dosar conform prevederilor
legale.

 Dosarele se predau la arhiva societăţii.

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la

constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire.

Dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate

în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte

documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la
sediile secundare.

Evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit Legii

Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele și documentele
intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor

 La expirarea timpului de păstrare se constituie o comisie sub conducerea

administratorului care constată expirarea timpului de păstrare pentru anumite documente.

 Comisia este compusă din: președintele comisiei, secretarul comisiei și un număr

impar de membri din rândul specialiștilor proprii;

 Comisia se întrunește anual în perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare

unitate arhivistică în parte. Hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal.

 Comisia întocmește un proces-verbal prin care constată:

- documentele al căror termen de arhivare s-a scurs;

- perioada din care acestea provin.

© Rentrop & Straton Page 4 of 8

 Se propune eliminarea documentelor din arhivă și distrugerea acestora.

Procesul-verbal este semnat și aprobat de administratorul societății.

 Pe baza procesului-verbal întocmit de această comisie, însoțit de inventarul

documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare se procedează la
eliminarea documentelor din arhivă.

 Scăderea documentelor eliminate se consemnează în Registrul de evidenţă al

arhivei.

Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-
verbale ale comisiilor.

În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea

documentelor ce urmează a fi arhivate.

Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor

contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați,
potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice.

Răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului,

ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

© Rentrop & Straton Page 5 of 8

 Model de proces-verbal de eliminare a documentelor din arhivă

S.C. ............. S.R.L.

PROCES-VERBAL nr. din ....................

de eliminare a documentelor .............. din arhivă

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. .......... din data........., selecţionând
documentele din anii ....... - .......... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie
înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute de legislația în
vigoare.

Preşedinte comisie, Membri,

..................... ..................... .....................

(numele şi prenumele) (numele şi prenumele)

Semnături..........

Arhivarea electronică

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor

care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea
prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, cu
modificările ulterioare.

Nu este necesară semnarea electronică a arhivei.

© Rentrop & Straton Page 6 of 8

 Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în
formă electronică în cadrul unei arhive electronice.

Documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor

prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de
necesitățile entității sau la cererea organelor de control.

Informaţiile în format electronic vor fi stocate şi pe dischete/CD-uri/stick-uri şi vor avea

aceleaşi termene de păstrare ca şi cele pe suport de hârtie.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă stocarea datelor prin

echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitală, şi de stocare şi utilizând
mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Societățile trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost
emise de client ori de un terţ în numele şi în contul său, precum şi a tuturor facturilor primite.

Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiţia ca acestea să fie
puse la dispoziţia autorităţilor competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest
lucru.

Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei ţări cu care nu există niciun
instrument juridic referitor la asistenţa reciprocă sau la dreptul de a accesa documentele prin
mijloace electronice, de a descărca şi de a utiliza facturile respective.

Ca regulă generală, societățile care au sediul activităţii economice în România au

obligaţia de a stoca pe teritoriul României facturile emise şi primite, precum şi facturile emise de
client sau de un terţ în numele şi în contul său.

Pot fi păstrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea
garantează accesul online organelor fiscale competente.

În situaţia în care locul de stocare nu se află pe teritoriul României conducerea societății

trebuie să comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.

 Persoane responsabile

Pregătirea documentelor în vederea arhivării acestora se efectuează de către persoanele

care au produs/înregistrat în contabilitate respectivele documente justificative.

© Rentrop & Straton Page 7 of 8

 Primirea dosarelor în arhivă şi înscrierea acestora în Registrul de evidenţă al arhivei se
vor executa de către angajaţii desemnaţi prin decizia administratorului.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.

Procedura intră în vigoare la data de ................... .

© Rentrop & Straton Page 8 of 8