5.

DOCUMENTE DE EVIDENTA
CIRCUITUL, PASTRAREA SI ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Circuitul documentelor de evidenta reprezinta etapele parcurse de documente

din momentul intocmirii pana in momentul arhivarii.

Aceste etape sunt: Întocmirea

Prelucrarea

Analiza contabila

Înregistrare contabila

Clasare (ordonare)

Arhivare.

Circuitul se face de regula pe baza unor grafice stabilite pentru fiecare

institutie.
La intocmirea graficului se tine seama de normele de utilizare a
formularelor.
Graficul de circulatie a documentelor justificative(text/tabel/ schemă) contine:

- denumirea documentelor;
Ex. Bon de consum
- persoanele care poarta raspunderea intocmirii documentelor;
Ex. Pop Vasile Gestionar
- data intocmirii si termenul stabilit pentru predarea documentelor;
Ex La iesirea materiilor prime din gestiune. Se predau pana in data de 10 a lunii,
la contabilitate
- numarul de exemplare si destinatia acestora;
Ex 2 exemplare, unul la depozit si unul la serviciul contabilitate
- alte elemente care se apreciaza ca fiind necesare.
 Pastrarea si arhivarea documentelor

Potrivit normelor în vigoare, arhivarea documentelor financiar-contabile se face

în 2020 conform unor reguli specifice.
Arhivarea lor se poate face atât în format tipărit, cât şi în format electronic.
Pentru o perioada de 50 de ani se arhiveaza si se pastreaza statele de plata si
pontajele in baza carora au fost intocmite statele de plata.
Pentru o perioada de 10 ani se arhiveaza si se pastreaza registrele de
contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in
contabilitate.

Pentru o perioada de 5 ani se arhiveaza si se pastreaza urmatoarele documente:

 notă de recepție și constatare de diferențe ;

 bon de predare, transfer, restituire;
 bon de consum ;
 bon de consum (colectiv);
 lista zilnică de alimente;
 dispoziție de livrare;
 fișă de magazie;
 listă de inventariere;
 listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
 chitanță ;
 chitanță pentru operațiuni în valută;
 dispoziție de plată/încasare către casierie;
 borderou de achiziție;
 borderou de achiziție (de la producători individuali);
 decont pentru operațiuni în participație;
 ordin de deplasare (delegație);
 ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
 decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
 decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
 notă de debitare/creditare;
 fișă de cont pentru operațiuni diverse;
 fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
  decizie de imputare;
 angajament de plată.

De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile

care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie
să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Astfel, companiile au libertatea de a alege una dintre urmatoarele două metode, dar
fiecare dintre acestea implică respectarea unor reguli.

 Daca firma alege să păstreze documentele financiar-contabile în format

hârtie, arhivarea lor trebuie să respecte două reguli esenţiale, astfel:

 documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;

 gruparea documentelor în dosare să fie făcută cronologic și sistematic, în
cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.

Aceste dosare trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate
împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

 Dacă evidenţa contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice

de contabilitate, firmele pot păstra documentele pe suporturi tehnice, cu
o condiţie: actele să poată fi listate în orice moment, fie atunci când
entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control competente.