DOCUMENTELE DE EVIDENŢĂ CONTABILĂ

Notiunea si importanta

Legea contabilitatii prevede ca orice operatie economico-financiara efectuata se consemneaza in

momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Este interzisa efectuarea de operatii economice fara sa fie inregistrate in contabilitate.

In raport cu forma, continutul si rolul lor, documentele se grupeaza in:

 documente justificative
 registre contabile
 documente de sinteza.

Documentele economice din sfera contabilitatii, numite in sens general si documente contabile,
realizeaza legatura indisolubila intre cele trei forme ale evidentei economice: evidenta operative
(evidenta primara); evidenta contabila si evidenta statistica.

Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative,

document cu document sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente
justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si perioada.

Documentele justificative sau documentele primare sunt acte scrise, intocmite in momentul
efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea acestor operatii. Ele contin date
letrice si numeroase exprimate in etalon valoric sau natural.

In procesul de prezentare a informatiilor specifice, contabilitatea respecta in mod obligatoriu

doua principii de baza:

 nici o operatie economico-financiara fara document;

 nici o inregistrare contabila fara document.

Se numesc documente justificative pentru ca justifica efectuarea activitatii si inregistrarea

ei in contabilitate.

Importanta documentelor poate fi apreciata dupa urmatoarele caracteristici:

 documentele fac dovada infaptuirii operatiilor economico-financiare si le justifica cu

acte scrise;
 furnizeaza informatii necesare utilizatorilor interni si externi, cu care agentul
economic intra in relatii angrenate de mediul economic;
 documentele constituie proba in relatiile cu tertii si in justitie prin legalitatea
operatiilor pe care le descriu.
 Totalitatea documentelor ca suporturi materiale a informatiilor constituie documentatia
intreprinderii.

 Documentele justificative sunt dovezi scrise ale faptelor economice si financiare,

servesc pentru informarea operativa in legatura cu administrarea patrimoniului
agentului economic. Prin continutul si modul in care sunt intocmite, documentele
angajeaza raspunderea materiala si de aceea trebuie sa indeplineasca anumite cerinte,
atat in ceea ce priveste structura, cat si circulatia si pastrarea lor.

Functiile documentelor justificative:

 functia de justificare operatiilor economico-financiare

 functia de calcul si analiza
 functia de transmiterea de date utilizatorilor
 functia de act probatoriu in justitie.
 Registrele contabile sunt formulare specifice, folosite pentru inregistrarea
operatiilor in conturi. Ele furnizeaza date privind starea si miscarea patrimoniului,
reprezentand fisierul de date pentru contabilitatea curenta. Registrele contabile au o
liniatura speciala si se pot prezenta sub forma de registre, fise si listari informatice.
 Documentele de sinteza sunt documentele complexe obtinute prin centralizarea si
generalizarea inregistrarilor in contabilitate si determinarea unor indicatori
economici. Ele sunt documente de raportare contabila, anuala sau periodica, care
prezinta elemente de active, datoriile si capitalul propriu la sfarsitul exercitiului
financiar sau la alte perioade stabilite de lege; in cadrul documentelor de sinteza,
cele mai importante sunt situatiile financiare anuale care cuprind, in general,
urmatoarele structuri:
 Bilant
 Contul de profit si pierdere
 Note explicative.