PROCEDURA ARHIVARE DOCUMENTE FINANCIAR CONTABILE

1. Definitia procedurii
Procedura stabileste clasarea actelor si a documentelor provenite din
activitatea S.C. ____________________ SRL, constituirea lor in dosare dupa norme
stabilite
2. Descrierea procedurii
Pregatirea documentelor in vederea arhivarii respectiv gruparea
documentelor in dosare numerotate, snuruite si parafate in functie de
continutul economical documentelor justificative astfel:
1. Dosar de facturi de intrare marfa si niruri
2. Dosar de facturi de iesire marfuri
3. Dosar de avize de insotire a marfii, note de transfer intre gestiuni,
dispozitii de livrare
4. Dosar de Cheltuieli si registre de banca si de casa, balante de
verificare, note contabile, jurnale de vanzari, cumparari , diverse.
5. Dosare de personal si state de plata
Documentele se vor aranja in dosare in ordinea cronologica si sistematic,
in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii
sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza
separat;
Termenele de pastrare ale documentelor justificative sunt:
- termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani,
- termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile
este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul
caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:
- facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la
baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile
- documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu
durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de
timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Documentele care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii
exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite,
1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de predare, transfer, restituire
3. Bon de consum
4. Bon de consum (colectiv)
5. Fisa limita de consum
6. Dispozitie de livrare
7. Fisa de magazie
9. Lista de inventariere
10. Lista de inventariere
11. Chitanta

12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.

Chitanta pentru operatiuni in valuta

Dispozitie de plata/incasare catre casierie
Ordin de deplasare (delegatie)
Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
Nota de debitare-creditare
Extras de cont
Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
Fisa de cont pentru operatiuni diverse
Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
Document cumulativ
Document cumulativ
Decizie de imputare
Angajament de plata

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la

domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
Dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in
spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau
sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
Pentru documentele al caror termen de pastrare a expirat, eliminarea lor
din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe
baza de proces-verbal Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei
si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de
colectare a deseurilor de hartie. In situatia in care societatea a creat
documente cu valoare istorica, acestea nu pot fi distruse, ci trebuie predate
Arhivelor Nationale .
In caz de incetare a activitatii documentele contabile se arhiveaza si
se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie,
dupa caz.
Prezenta procedura este intocmita de SC
______________________________ SRL cu respectarea urmatoarelor acte
normative :
- Legea nr 82/91 Republicata,Legea contabilitatii.
- OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

- Legii 16/1996 republicata, Legea Arhivelor Nationale.