Liceul Tehnologic “C. A.

Rosetti” Constanţa
Bd. 1 Mai Nr. 44
Tel: 0341405814; Tel/Fax: 583854
e-mail: liccarosetti@yahoo.com

REFERAT CU TEMA
Documente de evidenţă - definiţie, importanţă, structură

Specializarea: Maistru construcții navale

An II: semestrul I
Modul 2: Evidența gestiunii

Prof. îndrumător, Elevă,

MUNTEANU AMELIA-MIHAELA Venghiac (Mocanu) Carmen
SCHABERGER SEVIM

PROMOȚIA
2020-2021
 CUPRINS

Capitolul I – Noțiunea și importanța documentelor....................................................pag 1

Capitolul II - Structura documentelor.........................................................................pag 2
Concluzii ..................................................................................................................pag 12
Bibliografie ..............................................................................................................pag 12
 CAPITOLUL I – NOȚIUNEA ȘI IMPORTANȚA DOCUMENTELOR

Documentele sunt acte scrise întocmite pentru operații economice sau financiare, la locul și în
momentul efectuării lor, cu scopul de a dovedi existența acestor operații precum și pentru alte
evenimente care au loc în unitate.1
Potrivit art.6 alin.2 din Legea contabilitatii (Legea nr. 82/19912) orice operație patrimonială se
consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate,
dobândind astfel calitatea de document justificativ."
Ca un act scris să fie document ce îndeplinește calitatea de act justificativ trebuie să aibă un conținut
clar, să fie simplu și ușor de utilizat în procesele de culegere, prelucrare ulterioară, stocare și
transmitere a datelor. Documentele reprezintă actele scrise (dovezi scrise) folosite pentru consemnarea
datelor și informațiilor proprii circuitului economic al patrimoniului, întocmite în momentul și la locul
efectuării operațiilor patrimoniale. Importanța documentelor în economia de piață este foarte mare
întrucat prin și pe baza lor se formulează în scris și se organizează material, faptele petrecute în viața
economică a oricărei întreprinderi.
În cadrul unitãţii patrimoniale, importanţa documentelor contabile se poate concretiza prin3:
 Documentele contabile sunt sursă de date pentru înregistrãri în conturi a operatiilor economice şi
financiare – de exemplu operaţia de încasare a unei sume (creanţe) de la clienţi presupune
întocmirea unei dispoziţii de casă către client. Dispoziţia se întocmește la casierie. Un exemplar se
înmânează clientului, iar altul se anexează la Registrul de casă, la compartimentul contabilitate.
Operaţia de cumpărare de materii prime presupune întocmirea unei facturi și/sau bonul de primire
la magazia de materii prime. Un exemplar rămâne la magazie, iar altul se predă la compartimentul
contabilitate;
 Prin intermediul documenetelor contabile se infãptuieşte controlul economic şi finanaciar , ele
constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli în gestionarea patrimoniului şi asigurã
respectarea disciplinei financiar-contabile – de exemplu cu aj utorul documentelor se pot depista
diverse nereguli precum lipsuri și sustrageri de bunuri, încasări și plăţi ilegale și se pot stabili
răspunderile materiale pentru cei vinovaţi;

 Documentele contabile sunt sursă de informare operativă a organelor de conducere asupra operaţiilor
economico-financiare ce au loc în unitate;

1
https://www.scribd.com/document/373927936/Documente-de-Evidenta, accesat la data de 29.11.2020;
2- http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/94309, accesat la data de 29.11.2020;
3- https://biblioteca.regielive.ro/referate/contabilitate/documente-contabile-notiune-importanta-clasificare-
89706.html, accesat la data de 29.11.2020;
2
3
 Documentele contabile au importanţã juridică –în cazul litigiilor sunt folosite ca probă în justiţie
pentru stabilirea adevãrului. De aici rezultă importanţa deosebita pe care o are cunoaşterea
documentelor contabile de cãtre jurişti. De exemplu dacă obiectul litigiului îl constituie lipsa de
materii prime în momentul recepţiei de la un anumit furnizor, se cer în instanţă facturile fiscale,
bonurile de primire și fișele de magazie.

Capitolul II - STRUCTURA DOCUMENTELOR

Sub aspectul conţinutului documentelor de evidenţã trebuie sã cuprindã urmãtoarele elemente:

 denumirea documentului;

 denumirea şi sediul unitãţii care emite documentul;

 numãrul de ordine al documentului;

 data şi locul emiterii documentului;

 părţile care participã la operaţia economicã ;

 descrierea operaţiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel încât sã cuprindã
toate datele necesare înregistrãrii în evidenţã;

 datele cantitative şi valorice aferente operaţiei consemnate;

 semnãtura persoanelor autorizate care rãspund de întocmirea documentelor conform

dispozitiilor legale.

Principalele documente financiar-contabile care se întocmesc în cadrul unui magazin sunt4:

A. Documente de evidenţă a stocurilor

 Nota de intrare-recepție (NIR) sau nota de recepție și constatare diferențe este un document
pentru recepția bunurilor aprovizionate și în același timp este un document justificativ pentru
încărcarea în gestiune (fig. 1);

 Aviz de însoţire a mărfii (fig. 2) este document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, stă
la baza întocmirii facturii (după caz), poate servii ca document de primire în gestiune a mărfii sau
document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit, de asemenea poate servii
ca dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale
aceleiaşi unităţi;

 Factura (fig. 3) emisă cumpărătorului este documentul care certifică o vânzare/cumpărare de

mărfuri sau prestarea unui serviciu, emis de vânzător cumpărătorului, prin care se face dovada
proprietății bunului cumpărat și a prețului plătit;

4
http://www.snfm.ro/snfm/ws-content/uploads/Suport_Curs_Managementul_documentelor_financiare.pdf , accesat
la data de 29.11.2020;
 Raport de gestiune (fig. 4) este documentul care se completează pe baza documentelor de
intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzare.

Fig. 1 – Model NRCD

Fig. 2 – Model Aviz de însoțire a mărfii
 Fig. 3 – Model Factură

Fig. 4 – Model Raport de gestiune zilnic

B. Documente de evidenţă a salariilor şi alte drepturi de personal

 Ordin de deplasare (fig. 5) este documentul care se întocmește în cazul delegațiilor/deplasărilor

în interes de serviciu precum și pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de
valori materiale cu plata in numerar;

 Decontul de cheltuieli (fig. 6) este documentul pentru decontarea de către titularul de avans a
cheltuielilor efectuate, cu ocazia deplasării, este document justificativ de înregistrare în
registrul de casă și în contabilitate;

 Stat de plată este (fig. 7) un document justificativ de înregistrare în contabilitate pentru calculul
drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor și altor sume datorate;

 Pontaj sau foaie colectivă de prezență (fig. 8) este documentulul în care se înregistrează
prezența individuală la lucru a salariaților unui magazin, department.
Fig. 5 – Model Ordin de deplasare
Fig. 6 – Model Decont de cheltuieli

Fig. 7 – Model Stat de plată

 Fig. 8 – Model Foaie colectivă de prezență

C. Documente de evidenţă a mijloacelor băneşti şi a decontărilor

 Chitanța (fig. 9) este un act scris prin care se dovedește primirea unei sume de bani, chitanța
reprezintă documentul cel mai des utilizat de către agenții economici;

 Dispoziție de plată/încasare (fig. 10) este documentul pentru casierie care se folosește pentru:

- achitarea în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate
pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de încasat de către titularul de avans în
cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit;

- încasarea în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare,
potrivit dispozițiilor legale;

 Registru de casă (fig. 11) este documentul în care se înregistrează încasările si plățile în
numerar pe baza documentelor justificative (bon fiscal, chitanță, dispoziție de plată, dispoziție
de încasare etc.), documentul stabilind la sfârșitul fiecărei zi soldul de casă. Se întocmește în
dublu exemplar;

 Monetar (fig. 12) este documentul justificativ pentru evidențierea la sfârșitul zilei a
numerarului existent în casierie, corespunzător mărfurilor comercializate; este un document
justificativ de înregistrare în contabilitate.
 Fig. 9 – Model Chitanță

Fig. 10 – Model Dispoziție de plată/încasare

Fig. 11 – Model Registru de casă

Fig. 12 – Model Monetar

D. Registre contabile

 Registrul-inventar (fig. 13, fig. 14) este document contabil obligatoriu, în care se înregistrează
toate elementele patrimoniale de activ și pasiv, grupate în funcție de natura lor, inventariate de
entitate, potrivit legii, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecărui post al
bilanțului.

Fig. 13 – Model Registrul-inventar

Fig. 14 – Model Plan de control inventar

 CONCLUZII

Pentru a planifica activitatea întreprinderii pentru o perioadă viitoare, administratorul va culege date
din contul de exploatare dar și din ceea ce observă zi de zi în desfășurarea activității. Pe baza analizării
principalilor indicatori ai activității poate concepe planuri de dezvoltare ale magazinului pe termen
mediu și lung.
Contul de exploatare permite planificarea pentru anul următor a lucrărilor de dezvoltare a activității,
administratorul putând estima valoarea investițiilor. Utilitatea contului de exploatare este aceea că
oferă informații asupra activității firmei, a modului cum se gestionează afacerile prin dimensiunea
veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor pe care le generează.

BIBLIOGRAFIE
Site-uri web:
1- https://www.scribd.com/document/373927936/Documente-de-Evidenta, accesat la data de 29.11.2020;
2- http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/94309, accesat la data de 29.11.2020;
3- https://biblioteca.regielive.ro/referate/contabilitate/documente-contabile-notiune-importanta-clasificare-
89706.html, accesat la data de 29.11.2020;
4- http://www.snfm.ro/snfm/ws-content/uploads/Suport_Curs_Managementul_documentelor_financiare.pdf , accesat
la data de 29.11.2020.